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VERSION: 6

PROCEDIMIENTO CODIGO: ES-P-CV-001

COMERCIALIZACIÓN Y VENTA FECHA: 2010/12/14

0. TABLA BITÁCORA
VERSION FECHA Descripción del Cambio

1. Se unificaron los formatos de propuesta comercial, con


información específica de cada servicio, que estaba
consignada en la oferta mercantil.
2. Se elimina el formato ES-P-CV-01-F-011 la oferta
mercantil.
3. Se cambia el nombre de la Dirección de Educación y
Desarrollo, por Direccción de Educación.
4. Se cambia el nombre del formato procedimiento el
término E-learning, por el de Capacitación Virtual, ya que
este ultimo es más comercial y mas cercano a los
clientes.
5. Se cambio el nombre del formato ES-P-CV-01-F-010
PROPUESTA COMERCIAL PARA CAPACITACIÓN E-
6 2010/12/14 LEARNING por PROPUESTA COMERCIAL PARA
CAPACITACIÓN VIRTUAL
6. Se introdujo una guía para unificar la codificación de
propuestas comerciales.

JUSTIFICACIÓN:

1. Se pretende hacer más amigable el formato de


propuesta comercial para los clientes y para los
Ejecutivos de Cuenta, así como hacer más comercial el
nombre del servicio de capacitación virtual.
2. De igual manera se genera una tabla que sirve de guía
para codificar las propuestas comerciales a nivel nacional
e internacional.

1. OBJETIVO

Presentar el procedimiento de comercialización y venta del servicio de Educación.

2. ALCANCE

No Aplica

3. DEFINICIONES

ABIERTO: es la modalidad de venta de un curso, programa ó diplomado del portafolio de


servicios, con las intensidades horarias establecidas para cada uno de ellos. Los asistentes a
este tipo de programa son personas de diferentes empresas.
NOTA. Las intensidades horarias establecidas por ICONTEC, son las siguientes:
Curso: 8, 12, 16 y 24 horas.
Programas: De 25 a 89 horas.
Diplomados: De 90 horas, en adelante

AFILIADO: son las empresas que se encuentran afiliadas al ICONTEC y que gozan de
beneficios especiales en la prestación de servicios

CONCURSO PÚBLICO:proceso mediante el cual una entidad pública escoge al contratista


idóneo, para desarrollar una actividad específica. El concurso público puede desarrollarse a
través de los siguientes procedimientos:

-Concurso de méritos.
-Licitación pública.
-Contratación directa.
-Selección abreviada.

CONVENIO: es la modalidad de venta de un curso o un conjunto de cursos del portafolio de


servicios, bajo un acuerdo con una institución. Los criterios de prestación de servicios se
establecen de acuerdo a lo pactado entre el ICONTEC con la institución. Algunos ejemplos de
esta modalidad de venta son universidades, asociaciones, entre otros.

DEROGACIÓN:actividad cuyo propósito consiste en generar la autorización consensuada entre


el Director Regional y el Director de la UEN de Educación, para la aprobación de cupos mínimos
y máximos de participantes en los diferentes cursos, programas y diplomados del portafolio
académico. Para cursos, programas ó diplomados empresariales, se le deben dar a conocer
formalmente al cliente las consecuencias pedagógicas, metodológicas y de calidad, que se
pueden ocasionar al exceder el cupo máximo permitido.

DIPLOMA: documento que se entrega a cada participante al finalizar su ciclo de formación


como constancia de asistencia y cuando sea pertinente la aprobación del mismo.

EMPRESARIAL: es la modalidad de venta de un curso, programa ó diplomado del portafolio de


servicios a una empresa específica. Los asistentes a este tipo de programa son personas de la
misma empresa.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS: son los cursos, programas y diplomados diseñados por la


Dirección de Educación, para dar respuesta a las necesidades del mercado, en diferentes
sistemas de gestión.

PROGRAMAS ESPECIALES: cursos del portafolio de servicio que se combinan de manera


diferente a la originalmente establecida por el diseño de la Dirección, los cuales se adecuan de
acuerdo a unas necesidades específicas de los clientes, cumpliendo con características
académicas.

La comercialización de estos programas especiales, requieren del acompañamiento técnico de


la UEN de Educación, con el fin de garantizar el cumplimiento de las especificaciones
solicitadas por los clientes.

CAPACITACIÓN VIRTUAL: forma de aprendizaje a distancia, la cual utiliza tecnología de redes


(Internet, Intranet o Extranet) o CD para proporcionar soluciones tendientes a mejorar el
conocimiento y el desempeño de las personas en sus actividades laborales, a través de la
plataforma virtual cuya dirección es www.icontecvirtual.edu.co.
IRCA: International register of certificated auditors. Registro internacional de Auditores
Certificados

PROGRAMA AUDITOR LIDER DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD IRCA QMS 2008:


curso de formación certificado por el IRCA. Este curso cumple con los criterios establecidos en el
documento IRCA 2245, para garantizar el conocimiento y las habilidades necesarias para la
realización de auditoría de primera, segunda y tercera parte de sistemas de gestión de la calidad,
según la norma ISO 9001, de acuerdo a la norma ISO 19011

4. CRITERIOS PARA LA VENTA Y REALIZACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN.

4.1. ABIERTOS:

4.1.1. Promoción y comercialización

 1 Para la modalidad de venta abierta, la promoción y comercialización se realizará teniendo en


cuenta el plan comercial, el presupuesto de ventas establecido,2 la programación de servicios
en cada regional, la cual debe ser solicitada al proceso de programación por medio del formato
(ES-P-CV-01-F-015),y el portafolio académico.3 Para la ejecución de esta actividad, los
Ejecutivos de Cuenta enviarán a los clientes vía correo electrónico, correo certificado o a través
de entrega personal la información correspondiente por medio de BANERS, junto con la
propuesta comercial (ES-P-CV-01-F-008). Commented [D1]: Actividad 1

 4 A continuación se realiza la recepción de la aceptación de la propuesta comercial


completamente diligenciada por parte de los clientes y5 se legalizan en el formato lista de
inscripción de clientes para formación abierta (ES-P-CV-01-F-003).

 Para los cursos, programas ó diplomados virtuales, el Ejecutivo de Cuenta responsable


entregará a cada participante la propuesta comercial (ES- P-CV-01-F-010), la cual debe ser
aceptada, diligenciada y devuelto por el cliente. En la propuesta comercial, se informará sobre
las condiciones para la prestación del servicio de capacitación virtual.

 Para los cursos con registro IRCA, el Ejecutivo de Cuenta responsable entregara a los clientes
via correo electronico, correo certificado o a travs de entrega personal la informacion
correspondiente por medio de BANNERS, junto con la propuesta comercial (ES-P-CV-01-F-
00YRY). A continuacion se realiza la recepcion de la aceptacin de la propuesta comercial
completamente diligenciada por parte de los clientes y se legalizan en el formato lista de
inscripcion de clientes para formacion IRCA

 Las personas independientes deberán cancelar el 100% del valor del curso y presentar el
recibo de pago correspondiente antes de dar inicio al mismo.

4.1.2. Prestación del servicio

4.1.2.1. Participantes

 6El Ejecutivo de Cuenta responsable, deberá entregar al proceso de programación, el nombre


y actividad principal de las empresas en las cuales trabajan los participantes del curso,
programa ó diplomado, el cual se 7informará al docente respectivo, con el propósito de la
orientación de ejemplos y talleres correspondientes.
 El cupo mínimo de participantes permitido para realizar un curso, programa ó diplomado
abierto debe responder a factores de rentabilidad, los cuales se analizarán teniendo en cuenta
el punto de equilibrio arrojado por un presupuesto, en el cual se tendrán en cuenta todos los
costos y gastos ocasionados para la prestación del servicio (Ver formato ES-P-CV-01-F-014).
En los casos en los cuales por fuerza mayor se solicite la prestación del servicio con un número
inferior a este, se debe solicitar a través de correo electrónico una derogación formal al Director
de Educación en consenso con el Director Regional. Esta derogación será autorizada solo en
los casos en el que el desarrollo del curso no se vea afectado sus objetivos pedagógicos
(parcelación, número de talleres, metodología, etc.).

 El cupo máximo de participantes permitido por curso abierto debe ser de 30 participantes, en
los casos en los cuales se solicite el ingreso de personas adicionales a este número se debe
solicitar a través de correo electrónico una derogación formal al Director de Educación para que
en consenso con el Director Regional se autorice.

 La cancelación o reprogramación de cualquier curso, programa ó diplomado sólo será


autorizado en consenso entre el Director UEN y el Director Regional, los ejecutivos de cuenta
no podrán tomar este tipo de decisiones.

 Los cupos para los cursos con registro IRCA, como cupo m ximo de participantes permitido es
de 20 participantes. Este criterio segn lo establecido en el documento IRCA 2245

4.1.2.2. Materiales del curso.

 Las condiciones de los materiales para los cursos presenciales, se presentan en la propuesta
comercial (ES-P-CV-01-F-008).

 8. El material para la capacitación virtual es completamente virtual el cual será entregado al


participante a medida que avance en el programa, las normas y material de estudio estarán
disponibles en la plataforma de Internet.

 El material para el curso Auditor Líder QMS IRCA se entrega las normas ISO 9000, ISO 9001,
ISO 9004 e ISO 19011, así como el material de estudio se entrega en formato digital e impreso

4.1.2.3. Examenes

 9. Se aplicará examen en los cursos, programas ó diplomados del portafolio académico,


solamente en aquellos temas relacionados con: formación de auditores ó evaluación de un
sistema de gestión. Estos exámenes, deben ser aplicados al finalizar el seminario respectivo y
se aprobarán con una calificación igual o superior al 70%. En caso que el participante no pueda
presentar el examen en la fecha establecida, contará con máximo 2 meses para presentarlo,
transcurrido este tiempo, el ICONTEC, no tendrá ninguna obligación de aplicarlo. Esta
presentación extemporánea del examen, tendrá un costo definido en la tabla de tarifas de los
servicios (ES-M-CV-01-A-003) del manual comercial.

 En los casos en los cuales un participante requiera ingresar a un(os) curso(s) de un programa
ó diplomado en el cual ya se haya visto el curso de fundamentación o aspectos básicos de
cualquier sistema de gestión, éste deberá presentar un examen que permita evaluar sus
conocimientos del referencial ó tema específico y sólo podrá acceder, si obtiene una calificación
igual o superior al 70%.
 Para la capacitación virtual, se debe presentar un examen sobre la plataforma, el cual
autoriza al participante para acceder al siguiente módulo. El participante tendrá la opción de
presentar el examen de cada módulo hasta cuatro oportunidades (máximo), hasta obtener la
calificación mínima de 70%. Si después de estas cuatro oportunidades no obtiene la calificación
mínima requerida, tendrá la opción de consultar al docente tutor, quien autorizará la continuidad
en el programa. Para el examen del módulo de auditorías internas, el participante tendrá dos
opciones de presentación al finalizar el curso, el cual se aprobará con una calificación del 70%.
En caso que el participante no pueda presentar el examen en la fecha establecida, contará con
máximo 2 meses para presentarlo, transcurrido este tiempo, el ICONTEC, no tendrá ninguna
obligación de aplicarlo. Esta presentación extemporánea del examen, tendrá un costo definido
en la tabla de tarifas de los servicios (ES-M-CV-01-A-003) del manual comercial.

 Para los cursos con certificacion IRCA se debe presentar el examen registrado ante IRCA, para
el logro de la certificación, Estos exámenes, deben ser aplicados al finalizar el curso y se
aprobarán con una calificación igual o superior al 70%. En caso que el participante no apruebe el
examen tiene plazo máximo de 6 meses para presentarlo nuevamente, transcurrido este tiempo
el ICONTEC o IRCA no tendra ninguna obligación de aplicarlo. Esta presentacion extemporánea
del examen no tendrá costo alguno y debe ser en presencia del docente tutor.

4.1.2.4. Generación y entrega de diplomas

10.El ICONTEC generará y entregará los diplomas a los participantes así:

Si el curso tiene una duración 8 horas se requiere asistencia a las 8 horas;

Si el curso es de 12 horas, se requiere asistencia a las 12 horas;

Si el curso dura 16 horas, se requiere asistencia por lo menos a 12 horas;

Si el curso dura 24 horas se requiere asistencia por lo menos a 20 horas;

 Para programas, el participante deberá asistir al 100% del programa y por lo menos al 80%
de cada uno de los cursos que los componen, esto se monitorea con el formato de control de
asistencia (ES-C-EE-01-F-001).

 Los certificados para diplomados se realizarán solo si el total de las horas de asistencia por
participante es de 90 horas y se cumple el requisito de asistencia de al menos el 80% de cada
curso, esto se monitorea con el formato de control de asistencia (ES-C-EE-01-F-001). Si el
participante no cumple la condición anterior, se entregará un diploma en dónde se relacionan la
capacitación recibida, siempre y cuando supere el 80% de cada curso.

El diploma expedido por la Regional correspondiente, es de asistencia al curso, programa ó


diplomado y se relacionan los módulos y las horas de acuerdo a la asistencia de cada
participante, así como se relacionará el nombre del programa según la denominación en el
portafolio académico. El diploma del participante especificará la asistencia y no la calificación.

 En los casos en que un participante presente un examen para validar sus conocimientos, con
el propósito de acceder a un programa ó diplomado que ya haya iniciado, sólo se generará el
diploma por los cursos a los que asistió y no por el que presentó el examen.
 El tiempo establecido para la entrega de los diplomas a los participantes es de 15 días hábiles
después de finalizado el curso, previa verificación del pago a través de People Soft e informe de
bancos.

 Para la capacitación virtual, se hará entrega de diplomas de manera física así: para un
participante que haya tomado todo el diplomado y haya aprobado todas las evaluaciones
correspondientes, el administrador de capacitación virtual genera un reporte de las personas
que cursaron y aprobaron los programas correspondientes indicando los datos del participante.
(Nombres y apellidos, número de cédula, ubicación, programa, módulos tomados, equivalente
en horas a un presencial y fechas en que se realizó). El tiempo para la entrega de un diploma
del participante es de 15 días hábiles después de finalizado el programa.

 Para los cursos con registro IRCA, se entregaran los diplomas de asistencia, con el 100% de
participación a las sesiones según el registro de asistencia y de aprobación con la aprobación del
100% de la evaluación independiente, asi como de la aprobación del examen escrito.

4.1.2.5. Condiciones generales.

En la propuesta comercial (ES-P-CV-01-F-008), se encuentran todas las condiciones


contractuales adicionales al presente procedimiento las cuales deben ser claras entre las partes
antes de aceptar propuestas.

4.2. EMPRESARIALES.

4.2.1. Promoción y comercialización.

 La promoción y comercialización de esta modalidad de venta, se realizará teniendo en cuenta


el plan comercial, a través de la solicitud directa de los clientes y/ó por medio del contacto que
el Ejecutivo de Cuenta realiza a los clientes que le han sido asignados y/ó a los nuevos que
consiga, en línea del presupuesto de ventas establecido. Se realiza teniendo en cuenta el
portafolio académico. Para la realización de esta actividad, los Ejecutivos de Cuenta enviarán a
los clientes vía correo electrónico, correo certificado o a través de entrega personal, la
propuesta comercial (ES-P-CV-01-F-009), junto con las fichas técnicas específicas.

 Los seminarios se realizan de lunes a viernes en el horario: de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. ó de
6:00 p.m. a 10:00 p.m. Para programaciones en días sábados, la empresa deberá cancelar un
valor hora adicional, el cual está definido en la tabla de tarifas de los servicios (ES-M-CV-01-A-
003) del manual comercial, tarifa que cubre el valor de las horas extras pagadas al profesional
que presta el servicio.

 Una vez el cliente confirma la aceptación de la propuesta comercial, el Ejecutivo de Cuenta


responsable solicita una propuesta de fechas al proceso de programación de la UEN de
Educación, según condiciones establecidas previamente con el cliente. La solicitud de
programación por parte del Ejecutivo de Cuenta se realizará a través de un correo electrónico,
por medio del formato (ES- P-CV-01-F-015), al igual que cualquier modificación a la misma. En
el efecto en que por cualquier circunstancia se realicen modificaciones por parte del ICONTEC a
las fechas establecidas inicialmente por el proceso de programación, el Coordinador de
Programación deberá comunicarla oficialmente al Ejecutivo de Cuenta responsable, a través de
un correo electrónico.
 La respuesta a las solicitudes comerciales por parte del proceso de programación se realizará
a través de un correo electrónico y se tendrá como criterios, las necesidades propias del
proceso comercial y la capacidad del proceso de programación.

 El Ejecutivo de Cuenta responsable, deberá enviar a la empresa, la programación de los


cursos, programas ó diplomados solicitados, según respuesta del proceso de programación.

 Una vez aprobadas las fechas por parte de la empresa, el Ejecutivo de Cuenta debe enviar un
correo electrónico al proceso de programación, con el formato de confirmación de servicios (ES-
P-CV-01-F-016), en el cual se suministra toda la información relacionada con aspectos
generales, logísticos, de desplazamientos y transportes y observaciones generales de los
servicios. Esta confirmación debe realizarla el Ejecutivo de Cuenta, máximo en la fecha límite
establecida por el proceso de Gestión de la Programación, al momento de dar respuesta a la
solicitud comercial.

 Antes de iniciar la prestación del servicio para cursos, programas ó diplomados presenciales
ó virtuales, se debe tener la aceptación de la propuesta comercial firmada (ES-P-CV-01-F-009)
entre las partes, en especial con las entidades del gobierno. En caso de no existencia de esta
aceptación no se realizará la prestación del servicio. La solicitud para capacitación virtual, la
realizan los ejecutivos de cuenta a través de correo electrónico al administrador de la
plataforma, en la cual deben enviar los siguientes datos de los participantes: Nombres y
apellidos completos, número de identificación y correo electrónico, para ser registrados.

 Antes de iniciar la capacitación en la modalidad empresarial, debe tenerse la aceptación de la


propuesta comercial firmada. (ES-P-CV-01-F-009).

4.2.2.Prestación del servicio.

4.2.2.1Participantes.

 El Ejecutivo de Cuenta responsable del negocio, deberá solicitar por escrito a la empresa
contratante el número de participantes, así como el listado correspondiente con nombres y
apellidos completos.

 Los ejecutivos de cuenta deben solicitar información del cliente relacionada al quehacer de la
empresa, principales actividades, políticas, objetivos, mapa de procesos, productos y en general
cualquier información que contribuya a una adecuada prestación del servicio.

 El Ejecutivo de Cuenta deberá entregar la información mencionada anteriormente al proceso


de Programación, para que ésta sea entregada oportunamente al profesional que prestará los
servicios de capacitación.

 El cupo máximo permitido en los cursos, programas ó diplomados empresariales es de 25


personas, se podría aceptar la asistencia de máximo 30 personas, como factor de negociación
del ejecutivo de cuenta. En el evento en que una empresa requiera la asistencia de grupos
mayores a 30 participantes, se debe solicitar a través de correo electrónico una derogación
formal al Director de Educación en consenso con el Director Regional. Esta derogación será
autorizada siempre y cuando se tengan en cuenta las siguientes condiciones:

- Que al cliente se le aclare y él acepte, que por el alto volumen de participantes, el


cumplimiento de los objetivos pedagógicos y metodológicos, se pueden ver afectados.

- Que se le comunique al cliente que la asistencia de participantes a partir del número 31, tendrá
un costo adicional por día de capacitación por participante, el cual se encuentra definido en la
tabla de tarifas (ES-M-CV-01-A-003) del manual comercial. En ningún caso, el número de
participantes a un curso, programa ó diplomado, podrá ser superior a 35.

 El valor de la capacitación empresarial, independientemente del número de participantes,


siempre y cuando no supere a 30, no tendrá ningún tipo de variación.

 Para cursos, programas ó diplomados virtuales, el cupo mínimo será de 20 participantes. El


cupo máximo, será el definido por la empresa. Para aquellos programas combinados (presencial
y capacitación virtual), para el aspecto presencial, aplicarán las mismas condiciones de
logística, materiales, exámenes, generación y entrega de diplomas y participantes, descritas
inicialmente.

4.2.2.2.Materiales.

 Las condiciones de los materiales para los cursos presenciales, se presentan en la propuesta
comercial (ES- P-CV-01-F-009).

 El material para la capacitación virtual es completamente virtual el cual será entregado al


participante a medida que avance en el programa, las normas y material de estudio estarán
disponibles en la plataforma de Internet.

4.2.2.3.Logística.

 Las condiciones logísticas para la prestación de los cursos, programas ó diplomados, se


presentan en la propuesta comercial (ES- P-CV-01-F-009).

4.2.2.4. Examenes.

Si la empresa lo requiere, se aplicará examen en los cursos, programas ó diplomados


contratados, solamente en aquellos temas relacionados con: formación de auditores ó
evaluación de un sistema de gestión. Estos exámenes, deben ser aplicados al finalizar el
seminario respectivo y se aprobarán con una calificación igual o superior al 70%. En caso que el
(los) participante (s) no pueda (n) presentar el examen en la fecha establecida, contará (n) con
máximo 2 meses para presentarlo, transcurrido este tiempo, el ICONTEC, no tendrá ninguna
obligación de aplicarlo. Esta presentación extemporánea del examen, tendrá un costo definido
en la tabla de tarifas de los servicios (ES-M-CV-01-A-003) del manual comercial.

 Cuando una empresa compre un curso que requiera de prerrequisitos académicos, deberá
demostrar el conocimiento por parte de sus trabajadores del tema prerrequisito, esto se podrá
demostrar a través de una constancia de haber recibido capacitación equivalente a la de
ICONTEC en el tema ó presentar un examen que permita evaluar sus conocimientos del
referencial ó tema específico y sólo podrá acceder, si obtiene una calificación igual o superior al
70%. Esta condición también aplicará, para aquellas empresas que compren programas ó
diplomados, para los cuales requieran que uno de sus trabajadores ingrese después de iniciado
el mismo.

 Para el caso de la aplicación de exámenes para la capacitación virtual, aplican las mismas
condiciones mencionadas en el numeral 4.1.2.3 de este procedimiento.

4.2.2.5. Generación y entrega de diplomas.

 Para la generación y entrega de diplomas para programas empresariales, aplican las mismas
condiciones mencionadas en el numeral 4.1.2.4 de este procedimiento.

4.2.2.6. Condiciones generales.


En la propuesta comercial (ES-P-CV-01-F-009), se encuentran todas las condiciones
contractuales adicionales al presente procedimiento las cuales deben ser claras entre las partes
antes de aceptar propuestas o firmar contratos.

4.3. CONVENIOS.

Antes de presentar el procedimiento que aplica a esta modalidad de venta, es importante


aclarar que el interés del ICONTEC no está centrado en la creación de múltiples convenios, sino
aquellos que sean en temas de gran interés institucional y con entidades estratégicas, para la
oferta de actividades de capacitación. Para la celebración de convenios académicos en los
cuales ICONTEC haga parte, se deben seguir las disposiciones establecidas en el
procedimiento de convenios y contratos especiales (ES-P-GJ-001).

4.3.1 Promoción y comercialización.

 La promoción y comercialización de esta modalidad de venta, se realiza teniendo en cuenta el


plan comercial, el presupuesto de ventas establecido para esta modalidad y puede ser por la
solicitud directa de los clientes (Universidades, asociaciones, gremios, entre otros) y/ó por
medio del contacto que el Director Regional o un Ejecutivo de Cuenta realiza a los clientes que
le han sido asignados y/ó a los nuevos que consiga, gestionándolos a través de la Dirección
Regional.

 Para el desarrollo de ésta actividad, el Ejecutivo de Cuenta a través de la Dirección Regional


debe solicitar el acompañamiento de la UEN de Educación en aspectos técnicos y comerciales,
mediante reuniones con las entidades interesadas en el convenio. Este acompañamiento hace
referencia entre otros, a temas relacionados con: Mallas curriculares, unidades de aprendizaje,
intensidades, syllabus, programas especiales, etc.

 Si el convenio se realiza con una Institución de Educación Superior, la Dirección regional y la


UEN deberán determinar el tipo de negociación que se presentará a la Institución
correspondiente. Al respecto se presentan las siguientes opciones:

- Opción 1: Negociación por repartición de utilidades.


En esta modalidad debe hacerse un presupuesto de los costos y gastos en los cuales incurre
cada una de las entidades para la realización de los cursos, programas, diplomados,
especializaciones ó maestrías, los cuales deberán ser cruzados con los ingresos provenientes
de los valores de las matrículas. El porcentaje de la utilidad generada del ejercicio anterior,
deberá ser negociada entre el ICONTEC y la entidad correspondiente.

- Opción 2: Negociación por valor hora dictada.


En esta modalidad, el ICONTEC tendrá una tarifa establecida de valor hora de capacitación, la
cual contempla los siguientes rubros: Materiales de los estudiantes, normas técnicas
Colombianas necesarias, know-how, diplomas y exámenes.

NOTA: Independientemente de la negociación acordada con la institución, ésta deberá cancelar


el valor de los honorarios de los docentes, por dictar clases en horarios extra laborales. La tarifa
de estos honorarios, no podrá ser inferior a $60.000.oo hora.

 Si el convenio se realiza con entidades diferentes a las Instituciones de Educación Superior,


las condiciones de manejo serán similares a las de los servicios empresariales, siempre con el
acompañamiento del Director de la UEN de Educación y el Director Regional, asegurando:

o Control de tarifas para no controvertir otros convenios realizados con otras entidades o en
otras regionales.
o No crear competencia a nuestra fuerza comercial en nuestras zonas de influencia.

o En caso de cobro directo de la entidad o asociación al cliente asegurar que no entramos en


conflictos tarifarios con las que maneja ICONTEC.

o Asegurar que no se realizan convenios con entidades que pueden tener conflicto de intereses
con otros convenios firmados por ICONTEC.

 Una vez aclarados los temas anteriores, la Dirección Regional enviará a la institución
correspondiente la propuesta comercial (ES- P-CV-01-F-009), cuando sea aplicable, y el
formato de convenio marco tipo definido en el procedimiento de convenios y contratos
especiales (ES-P-GJ-001) para que sea revisado y si hay que hacerle adecuaciones, sean
avisadas a la Dirección Regional, para la revisión por parte del Asesor Jurídico del ICONTEC.

 Antes de iniciar cualquier tipo de convenio de capacitación, éste deberá estar firmado por las
partes en señal de aceptación y conformidad, el cual reposará en un archivo administrado por la
DAF.

4.3.2. Prestación del servicio.

4.3.2.1. . Participantes.

 En el caso de Instituciones de Educación Superior, el cupo mínimo de participantes permitido


para realizar un curso, programa, diplomado, especialización ó maestría, está dado por la
modalidad de negociación pactada con la Institución. Si es la opción 1, el número mínimo de
participantes estará dado por el punto de equilibrio arrojado por el presupuesto de ingresos y
gastos. Si es la opción 2, el número mínimo de participantes será definido por la Institución.

 El cupo máximo de participantes permitido para los convenios debe ser de 30 participantes,
en los casos en los cuales se solicite el ingreso de personas adicionales a este número, se debe
solicitar a través de correo electrónico una derogación formal al Director de Educación para que
en consenso con el Director Regional se autorice.

4.3.2.2. Materiales.

En el convenio específico definido en el procedimiento de convenios y contratos especiales (ES-


P-GJ-001) se deben establecer las condiciones en las cuales el ICONTEC entregará el material
a la Institución, para que sea suministrado a los estudiantes (físico, electrónico, etc).

4.3.2.3. Examenes.

En el convenio específico definido en el procedimiento de convenios y contratos especiales (ES-


P-GJ-001) se deben establecer las condiciones en las cuales se aplicarán los exámenes y las
respectivas calificaciones de aprobación.

4.3.2.4. Generación y entrega de diplomas.

En el convenio específico definido en el procedimiento de convenios y contratos especiales (ES-


P-GJ-001) se deben establecer las condiciones en las cuales se generará y entregarán los
diplomas acordados dentro del convenio.

4.3.2.5. Condiciones generales.

En los convenios marco y específico definidos en el procedimiento de convenios y contratos


especiales (ES-P-GJ-001) se encuentran todas las condiciones contractuales adicionales al
presente procedimiento las cuales deben ser claras entre las partes antes de aceptar
propuestas o firmar contratos.

4.4. CONCURSO PÚBLICO.

4.4.1. Condiciones generales.

 Los Ejecutivos de Cuenta ó quien defina el Director Regional, deberán estar consultando el
portal único de contratación (www.contratos.gov.co), para enterarse de aquellas licitaciones que
están en curso y que son del interés de ICONTEC, de participar para servicios de capacitación.
En su defecto, deberán estar pendientes de las diferentes convocatorias que realizan las
empresas públicas y/o de economía mixta.

 Una vez se tengan los términos establecidos en la convocatoria, el Ejecutivo de cuenta


deberá solicitar apoyo de la UEN de Educación para la revisión técnica y económica de los
mismos y del Asesor Jurídico en cuanto a los aspectos legales pertinentes, para que en
consecuencia con lo anterior, determinar la presentación o no a la misma.

 Si la decisión es presentarse a la convocatoria, se requerirá del siguiente acompañamiento:

- De la UEN de Educación, para la elaboración técnica de la licitación, en cuanto a: asignación


de posibles docentes, intensidades horarias, temas ó contenidos, programación, capacidad
operativa, número máximo de participantes, entre otros.

- De Desarrollo Humano: Hojas de vida, soportes de las hojas de vida, certificaciones laborales,
entre otros.

- De la Dirección Administrativa y Financiera: Documentos actualizados de estados financieros,


certificado de aportes parafiscales, certificado de cámara y comercio, entre otros.

- Del Director Regional, para la elaboración de la propuesta económica.

- Del Auxiliar Comercial: Solicitud de pólizas, publicación en el diario oficial, gaceta distrital ó
donde corresponda de acuerdo con la región.

 Para efectos del montaje y presentación de la licitación, esta se realizará junto con el apoyo
del auxiliar comercial de la regional.

 Si llega a ser asignada la licitación al ICONTEC, se debe asegurar la firma y legalización del
contrato establecido por la entidad, antes de dar inicio a la prestación del servicio.

4.4.2. Prestación del servicio.

4.4.2.1. . Participantes

 El Ejecutivo de Cuenta responsable de la licitación, deberá solicitar a la empresa contratante


el número de participantes, así como el listado correspondiente con nombres y apellidos
completos.

 El Ejecutivo de Cuenta debe solicitar información de la entidad relacionada con su quehacer


misional, principales actividades, políticas, objetivos, mapa de procesos, productos y en general
cualquier información que contribuya a una adecuada prestación del servicio. También es
importante que la entidad suministre el perfil de los participantes.
 El Ejecutivo de Cuenta deberá entregar la información mencionada anteriormente al proceso
de Programación, para que ésta sea entregada oportunamente al profesional que prestará los
servicios de capacitación.

 El cupo máximo permitido en los cursos, programas ó diplomados ejecutados en licitaciones


es de 25 personas, se podría aceptar la asistencia de máximo 30 personas.

4.4.2.2 Materiales.

 ICONTEC entregará el material a la entidad contratante, de acuerdo con lo establecido en el


contrato respectivo.

 Cabe resaltar que los materiales de capacitación, talleres y ejercicios son de uso exclusivo de
ICONTEC y no podrán ser utilizados bajo ninguna circunstancia por personas diferentes a
nuestros docentes, ni podrán ser reproducidos bajo ninguna circunstancia.

 Los seminarios no podrán ser grabados, ni filmados por los participantes. El profesional
encargado de la prestación del servicio tiene la responsabilidad de borrar los archivos
magnéticos en los casos en los cuales, por fuerza mayor, sean grabados en computadores
diferentes a los de ICONTEC.

 El material para la capacitación virtual es completamente virtual el cual será entregado al


participante a medida que avance en el programa, las normas y material de estudio estarán
disponibles en la plataforma de Internet.

4.4.2.3 Logística.

 Este capitulo está definido en las condiciones de contratación, que en el caso de que
ICONTEC acepte, está definido en cada pliego y hará parte integradle la oferta presentada.

4.4.2.4 Examenes.

Esta condición está de acuerdo a lo establecido en la oferta y contrato final.

4.4.2.5 Generación y entrega de diplomas.

 Para la generación y entrega de diplomas para programas realizados para concursos


públicos, aplican las mismas condiciones mencionadas en el numeral 4.1.2.4 de este
procedimiento. Cualquier condición fuera de los criterios anteriores harán parte de la evaluación
inicial para presentarse a una licitación.

Los pagos para los programas de capacitación virtual se realizan antes de registrar al
participante en la plataforma. Si los participantes hacen parte de un contrato con una entidad u
organización los pagos se realizaran según la especificación del contrato.

5. CODIFICACIÓN DE PROPUESTAS COMERCIALES

Con el propósito de unificar la codificación de las propuestas comerciales, por parte de los
Ejecutivos, de Cuenta, Auxiliares Comerciales, Asistentes Comerciales y Representantes
Comerciales, a nivel nacional e internacional, se ha creado la siguiente estructura de
codificación:

Cada propuesta se debe codificar por Regional de acuerdo con la siguiente estructura de
código.
20XX-REG-OFI-000Y

Donde:
20XX, año calendario en la que se presenta la propuesta
REG, abreviatura de la Regional
OFI, abreviatura de la oficina o país
000Y, Consecutivo de propuestas presentadas de cada año calendario

6. PORTAFOLIO DE SERVICIOS

El Portafolio de Educación tiene como objetivo presentar las fichas técnicas vigentes de los
diplomados, programas, cursos y sensibilizaciones como una herramienta que facilite la
comercialización en el mercado de los mismos.

Este documento se encuentra dividido en varias partes:

 • En la parte inicial se encuentran las fichas técnicas vigentes de los Diplomados y


programas, luego se están las fichas técnicas vigentes de todas las Sensibilizaciones, y luego
se encuentran las fichas técnicas vigentes de los Temas opcionales / cursos abiertos.

 En la parte final del documento esta descrito el listado de Otros programas y cursos
disponibles; que aunque no se encuentren allí sus fichas técnicas estas están en la Dirección de
educación para su consulta.

El portafolio de servicios de la Dirección de Educación se describe en el anexo ES-G-CV-01-A-


001.

7. GUIAS DE VENTA

Las guías de venta de la Dirección de Educación se describen en el ES-G-CV-001.

Este documento proporciona las herramientas básicas necesarias para realizar una adecuada
comercialización del portafolio de servicios y suministra información sobre la estructura de los
programas, los clientes potenciales del servicio, las características del programa, la metodología
que se aplica y las razones para seleccionar a ICONTEC como organismo de los programas de
formación. De acuerdo a lo anterior debe ser consultado antes de la venta de un servicio.

8. FORMATOS COMERCIALES

Los formatos comerciales aplicados en la comercialización y venta del servicio de Educación se


describen en el numeral 10 de este documento.

Los siguientes son los formatos y la descripción del uso que debe hacer el ejecutivo de cuenta
durante el proceso de comercialización y venta:

ES-P-CV-01-F-003 Listado de inscripción de clientes en la modalidad abierta: este formato se


utiliza como mecanismo de control para llevar el registro de los participantes inscritos en un
curso, programa ó diplomado para la modalidad de venta abierta presencial. En las modalidades
empresariales y convenio esta información debe ser suministrada por la empresa.

ES-P-CV-01-F-008 Propuesta comercial para capacitación abierta: Documento que se utiliza


para la venta de cursos, programas ó diplomados en la modalidad abierta, en el cual se
exponen las condiciones generales requeridas por ICONTEC para la prestación de los servicios
de capacitación.

ES-P-CV-01-F-009 Propuesta comercial para capacitación empresarial: Documento que se


utiliza para la venta de cursos, programas ó diplomados en la modalidad empresarial, en el cual
se exponen las condiciones generales requeridas por ICONTEC para la prestación de los
servicios de capacitación solicitada por el cliente.

ES-P-CV-01-F-010 Propuesta comercial para capacitación virtual: Documento que se utiliza


para la venta de cursos, programas ó diplomados en la modalidad virtual, en el cual se exponen
las condiciones generales requeridas por ICONTEC para la prestación de los servicios de
capacitación solicitada por el cliente.

ES-P-CV-01-F-014 Presupuesto para cursos, programas ó diplomados abiertos: Herramienta


operativa que permitirá analizar y tomar decisiones sobre el cupo mínimo de participantes
permitido para realizar un curso, programa ó diplomado abierto, respondiendo a factores de
rentabilidad, los cuales se analizarán teniendo en cuenta el punto de equilibrio, en el cual se
tendrán en cuenta todos los costos y gastos ocasionados para la prestación del servicio.

ES-P-CV-01-F-015 Solicitud de programación de servicios de capacitación: Documento que se


utiliza para:

- La solicitud formal por parte del Ejecutivo de Cuenta al proceso de Gestión de la


Programación, para la asignación de fechas y profesionales, para los servicios de Educación.

ES-P-CV-01-F-016 Confirmación de servicios de capacitación: Documento que se utiliza para:

- La confirmación por parte del Ejecutivo de Cuenta al proceso de Gestión de la Programación,


de todos los datos relacionados con el servicio, una vez que el cliente acepta las fechas.

9. TARIFAS DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS

En el documento ES-M-CV-01-A-003 se establecen las tarifas para los cursos de la Dirección de


Educación. Estos precios se definen para la modalidad de afiliados y no afiliados al ICONTEC,
cualquier modificación a este documento deberá ser aprobado por el Director de Educación, el
Director Administrativo y Financiero, el Director Comercial y el Director Ejecutivo y esta
modificación deberá formalizarse a través de un correo electrónico que servirá de evidencia
para el seguimiento a los pagos por parte de los clientes.
Todos los registros generados por la aplicación de este procedimiento se deben controlar de
acuerdo a lo establecido en el control de registros del proceso comercialización y venta.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

10.1 ES-G-CV-01-A-001. Portafolio de Servicios.


10.2 ES-M-CV-01-A-003. Tarifas ICONTEC.

11. RELACION DE ANEXOS Y FORMATOS

ES-P-CV-01-F-003 Listado de inscripción de clientes

ES-P-CV-01-F-008 Propuesta comercial para capacitación abierta

ES-P-CV-01-F-009 Propuesta comercial para capacitación empresarial

ES-P-CV-01-F-010 Propuesta comercial para capacitación virtual

ES-P-CV-01-F-014 Presupuesto para cursos, programas ó diplomados abiertos

ES-P-CV-01-F-015 Solicitud de programación de servicios de capacitación

ES-P-CV-01-F-016 Confirmación de servicios de capacitación