Programa de Formación Complementaria virtual

Legislación Documental en el Entorno Laboral

Ensayo AA1

Conceptos Básicos de la Legislación

Ensayo

Conceptos Básicos de la Legislación.

Para realizar esta actividad, el Aprendiz deberá analizar previamente el material

de formación titulado Conceptos básicos de la legislación documental disponible
en la plataforma y consultar el material complementario propuesto, además de
otras fuentes de Internet que considere convenientes.

Se deberá elaborar un escrito a manera de ensayo, donde se profundice sobre la

definición de cinco de los conceptos estudiados durante la actividad de
aprendizaje AA1.
Por lo que he investigado y leído en esta fase del curso podemos decir que el
Estado surge como respuesta a necesidades de organización, se ve precisado a
fijarse en la necesidad de buscar sus decisiones en las normas que rigen la
conducta humana. La autoridad no podrá hacer que reinen el orden y la paz, si no
comienza por concebir las relaciones de los hombres entre sí sobre las bases de
justicia.

El reconocimiento del Estado moderno debe de traer unos elementos esenciales

como son:

 POBLACIÓN:

Grupo de personas que habitan en un territorio determinado.

El pueblo implica una multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo

un mismo territorio con interese comunes, es decir, hace referencia de simple
agrupación de seres humanos dentro de un territorio donde un estado ejerce su
poder político.
  TERRITORIO:

Constituido por el suelo, subsuelo, espacio aéreo y las aguas, en que se lleva a
cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades.

Es el lugar geográfico en el que habita una población determinada; es el soporte

físico de la Nación y del Estado.

 GOBIERNO:

Es la estructura organizada asumida por cada país para el ejercicio del poder del
Estado.

Gobernar implica la toma de decisiones apropiadas para llegar al objetivo

planteado.

El Gobierno es esencialmente la acción por la cual la autoridad impone una línea

de conducta, a individuos humanos.

Los gobernados son los habitantes del Estado, nacionales y extranjeros, que se
encuentran en el territorio estatal.

La actividad de la autoridad en su aspecto de Gobierno es dar órdenes. Su misión

principal es ordenar. Naturalmente que esas órdenes no deben ser arbitrarias, sino
que han de dirigirse hacia la consecución del bien público. Esto es, la fuente
material del Derecho positivo debe ser siempre el Derecho natural entendiendo a
éste como el recto ordenamiento de la conducta de los hombres, que deriva de su
peculiar naturaleza individual y social.

 Se observa que el Derecho en esta forma nace del aspecto de la actividad

de la autoridad que hemos considerado como Gobierno según como se ve
en el video mostrado para esta actividad.

Esta función de elaboración del Derecho en su aspecto formal por medio de las
órdenes que dicta el Estado, se ve condicionada por la orientación hacia la
consecución del bien público.

La nación puede caracterizarse como un grupo social relativamente extenso cuyos

integrantes poseen un sentido de pertenencia a él debido a rasgos culturales y a
una conciencia histórica común.

Los integrantes de una nación tienen una conciencia más o menos explícita,
según los casos, de formar parte de una comunidad distinta a las demás. Esta
conciencia nacional implica la identificación con valores culturales comunes, así
como vínculos efectivos de solidaridad entre los integrantes de una nación.
En Colombia la legislación sobre la documentación no es muy conocida, por esta
razón los funcionarios y personas atinentes a esta situación caigan en muchas
equivocaciones al momento de dar un concepto o dar trámite a un documento.

Esto siendo cobijado por las leyes colombianas a cobijo de la constitución

colombiana, tratados internacionales y leyes acorde a la necesidad del Estado. En
cuanto a la legislación documental es preciso referenciar lo siguiente: el objetivo
esencial de los archivos consiste en disponer de una documentación organizada,
de tal forma que la historia institucional sea recuperable para el uso de la
administración y del servicio al ciudadano y se constituya en fuente de la historia.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes.

 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN

Una sociedad de la información es aquella en la cual las tecnologías que facilitan

la creación, distribución y manipulación de la información juegan un papel
importante en las actividades sociales, culturales y económicas.

La noción de sociedad de la información ha sido inspirada por los programas de

los países industrializados, surge para dar seguimiento a la evolución que tiene la
sociedades para generar, aplicar e intercambiar información y conocimiento que
esté encaminado a mejorar la productividad, que da origen a la Sociedad del
Conocimiento que transmite información y estimula a laceración de nuevos
conocimientos mediante la educación y las TIC (Tecnologías de Información y
Conocimiento).

Tales sociedades se caracterizan por el fluido de información, que viaja por todo el
mundo mediante las TIC, para realizarlo se requiere de un plan o proyecto que
socorra y mejore la enseñanza e infraestructura en las universidades, siendo estas
la base del conocimiento, la producción, el manejo, el control y el uso continuo de
información, son consustanciales al que hacer de toda entidad.

Desde los trámites más rutinarios hasta la integración de políticas y la toma de

decisiones sobre las actividades más trascendentales, se sustentan en la
producción, integración y uso de la información.

 CUÁL ES EL PAPEL DEL ARCHIVISTA EN LA SOCIEDAD DE LA

INFORMACIÓN.
El papel del archivista hoy en día se concibe como una ciencia que estudia la
naturaleza de los archivos, su organización, los principios para su conservación
los medios para prestar un servicio.

Tradicionalmente se ha considerado que el manejo de información en instituciones

públicas y privadas se centra en aquellas etapas archivísticas de gestión y archivo
central para la documentación de carácter administrativo y una vez que ha
adquirido valor científico cultural, se envía a su destino final en los archivos
históricos, siempre basado en su procedencia y organicidad institucional.

 ESTÁ EN PELIGRO EL TRABAJO DE LA ARCHIVISTA EN ESTA ERA

INFORMÁTICA.

La importancia que tiene para los archivos, el hecho de contar con personal
capacitado que asuma las tareas archivísticas en una forma profesional, que
ocupa un papel fundamental en esta misión, como custodios del patrimonio
documental.

Los conocimientos que debe tener un archivista están señalados por el objetivo o
finalidad de los archivos que es proporcionar información y testimonio a los
usuarios.

El cumplimiento de estos objetivos se consigue a través de una serie de funciones

que nos van marcándolas materias cuyo conocimiento es imprescindible y que
serán unas de carácter técnico y otras de carácter científico.

Los conocimientos teóricos de la Archivística que son los fundamentales, desde el

punto de vista teórico como desde el punto de vista práctico; no solo con
documentos de archivos, sino también con grupos documentales que pueden ir
desde los documentos que forman series hasta fondos documentales completos,
cuestión que sólo se puede resolver satisfactoriamente en los propios archivos.

La formación profesional de personal calificado es esencial para el futuro de la

profesión Archivística, es condición básica para la misma supervivencia
profesional, sin ella resulta evidente el peligro de pérdida de la propia identidad de
la profesión.

En esta época de transformación de las técnicas y las metodologías, se hace cada

vez más patente la necesidad de unos profesionales y plenamente capacitados;
cada vez se comprende mejor la necesidad y la importancia de toda profesión.
  QUÉ RELACIÓN EXISTE ENTRE: SOCIEDAD, INFORMACIÓN,
DOCUMENTO Y LEGISLACIÓN.

En la actualidad vivimos con nuevas tecnologías de la información y de la

comunicación TICS, iniciando su proceso de reestructuración con el entorno
político, económico, social y cultural.

Nos lleva a replantear la posición y el tratamiento archivísticos dado a la

documentación en las instituciones pública y privada de los nuevos cambios que
ofrecen la información, no solo a la administración interna, sino también a la
externa de otras empresas.

Con una buena gestión de los archivos dependen en gran medida del
conocimiento que tenga la persona responsable de los documentos, acerca de las
normas legales administrativas y técnicas que deben cumplir en la prestación del
servicio.

 CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO PÚBLICO Y PRIVADO.

Se entiende como ARCHIVO todo Conjunto de documentos sea cual fuere su

fecha forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona
o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia también se
puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa
la información la investigación y la cultura.

Los ARCHIVOS PUBLICOS son documentos pertenecientes a entidades oficiales

y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.

Los ARCHIVOS PRIVADOS son aquellos que por su valor para la historia la
investigación la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por
el legislador.

 CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

PARA LAS EMPRESAS PRIVADAS.

Este sistema le permite a las empresas privadas de tener un apoyo para guardar
todos aquellos documentos importantes y le permite mantener vigente la memoria
de todos aquellos documentos que son tan indispensables para no olvidar nuestra
historia ya que el que no conoce su pasado está condenado a repetirlo.

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones

archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que
manifiesten el interés de pertenecer al sistema sean estas del orden nacional
departamental distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por
ley que articuladas entre se posibilitan la homogenización y normalización de los
procesos archivísticos promueven el desarrollo de estos centros de información la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos en todo el territorio nacional.