Gestión de Contratos

Gestión de Contratos
Documento de Construcción
Copyright © 2016 | Bizagi

Access Management | 1
Tabla de Contenido
Identificación del proceso general y sus hitos............................................................................ 2
Stakeholders .......................................................................................................................................... 5
Diseño de Experiencia ................................................................................................................... 5
Gestionar los Stakeholders........................................................................................................... 6
Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders? ............................................. 9
Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos. ............................................................. 11
Dueño del contrato ....................................................................................................................... 11
Otorgante del Consentimiento..................................................................................................12
Empleado perteneciente al Área Legal ...................................................................................13
Descripción del Proceso ........................................................................................................................13
Principales aspectos en el proceso de Construcción ...................................................................18
Modelo de Datos ................................................................................................................................18
Configuración de la herencia ..........................................................................................................19
Plantillas .................................................................................................................................................21
Disparadores y actividades/eventos condicionales ................................................................ 22
Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

El ejemplo expuesto en este documento es una representación de un proceso no

estructurado de Gestión de Contratos, en el cual, cualquier clase de contrato puede
ser administrado desde su solicitud hasta su expiración. Este acercamiento se realiza
de forma general, debido a que un proceso que pueda manejar cualquier tipo de
contratos detalladamente debe considerar una gran cantidad de situaciones
distintas.
Gestión de Contratos se apoya en las herramientas que ofrece Bizagi para manipular
cada caso y cada actividad de manera diferente.
Alcance: el proceso inicia cuando se requiere un contrato y su dueño crea una

solicitud que será evaluada por empleados internos y participantes previamente
definidos (quienes actúan como representantes de las partes externas del contrato)
y que, como resultado, se obtendrá un contrato en ejecución. Cualquier modificación
del estado del contrato, alarmas de las reuniones programadas y seguimiento al
mismo son soportadas, sin embargo, este proceso no soporta la gestión directa del
documento en sí, su nombre, términos, condiciones, políticas, restricciones, etc.
Como se mencionó anteriormente, este proceso se apoya en el uso de las

funcionalidades de la versión 11 de Bizagi, tomando ventaja del concepto Diseño de
Experiencia para representar un proceso no estructurado.
Los procesos no estructurados son aquellos que se pueden catalogar como

impredecibles o dinámicos, principalmente, porque estos procesos involucran, en
algún punto, un gran número de posibles alternativas de flujo de trabajo.
De igual manera, representa cómo los Stakeholders (trabajadores del conocimiento)

pueden tomar decisiones que definen el flujo de cada caso, el cual no puede ser
previsto con anterioridad.
El alcance de un caso perteneciente a la Gestión de contratos es la ejecución del

contrato, el cual ha sido evaluado internamente, y de manera similar, el control de
sus reuniones y los cambios de su estado.
A través del Diseño de experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de

los trabajadores del conocimiento, presentando una experiencia de usuario
personalizada, la cual utiliza las capacidades de BPM, entre otros.
Identificación del proceso general y sus hitos

Identificar el proceso general, o la ruta feliz, que proporciona un alto nivel de la
descripción del negocio a automatizar y de igual manera, identifica los resultados
comunes (en la primera etapa sin incluir excepciones) y las etapas para el caso o sus
hitos.

Los hitos de un proceso de Gestión de Contratos de Bizagi son:
• Creación de una solicitud de contrato
• Evaluación interna, aprobación y consentimiento del borrador.
• Evaluación por parte de los participantes, y aprobación del borrador.
• Ejecución del contrato y almacenamiento de una copia digital.
• Actualización del estado del contrato.
No todos los hitos culminan en un caso particular. De hecho, varios de ellos son
exclusivos. Algunos pueden ser revocables: incluso cuando el hito ha sido alcanzado,
el Stakeholder del caso como segunda opción, puede decidir si finalmente se alcanza
o no. Además, aunque las acciones ejecutadas en relación a la información de la
solicitud del contrato sean parte del caso, no significa que todos los hitos hagan
parte del mismo.
Tenga en cuenta que la intención de cada contrato en ejecución es poder ser

utilizado en otros procesos, en otras palabras, proporcionar control de forma
adecuada a los contratos disponibles.
Los estados definidos para cada contrato se especifican en la siguiente tabla:
Estado Descripción Posible Siguiente

Estado
Borrador El contrato está bajo revisión, y se encuentra aún sin Cancelado

firmar.
Renovación Un contrato previo ha sido tomado como base. El Cancelado

contrato está bajo revisión, y se encuentra aún sin
firmar.
En negociación El contrato se encuentra en negociación con terceras Cancelado, En ejecución

partes.
Ejecución El contrato ha sido firmado y está actualmente activo. Expirado, Cancelado,

Esto significa que está disponible para ser Bloqueado
referenciado en otros procesos.
Bloqueado El contrato no está disponible actualmente pero no Expirado, Cancelado,

ha expirado. Ejecución

Expirado La validación del contrato ha expirado, o el valor

principal del objetivo se ha excedido.
Cancelado El contrato ha sido finalizado antes de la fecha

indicada en el término respectivo, por lo cual, no se
encuentra disponible.

Stakeholders
Bizagi 11 presenta un Portal de trabajo que permite a los trabajadores del
conocimiento tomar decisiones informadas, tales como, cuándo iniciar un proceso o
cuándo actualizar datos, de manera que se impulse la agilidad y la productividad en
la organización.
Varios Stakeholders pueden estar asociados con un caso. Sin embargo, cada
Stakeholder deberá influenciar dicho caso directa o indirectamente. No todos los
Stakeholders que han sido mencionados deben estar involucrados en cualquier
instancia del caso.
Para personalizar su experiencia es importante que identifique sus Stakeholders.
- Otorgante del consentimiento

- Dueño del contrato
- Empleado del área Legal
Diseño de Experiencia
En Bizagi Studio cada Stakeholder tiene su propia experiencia diseñada en el menú
Diseño de Experiencia. Cada pestaña, (Acciones, Mis Cosas, Búsqueda) tiene una
definición, de acuerdo a las opciones disponibles para cada usuario.
Tenga en cuenta que para habilitar un grupo que estará disponible en la sección de
Mis Cosas, el Stakeholder debe tener una colección bien sea directa o indirecta a una
entidad.
Por lo tanto, el dueño del contrato, por ejemplo, tiene una colección a la entidad
ContractManagement. (Gestión de Contratos). De esta manera, cada dueño del
contrato será propietario de uno o más contratos, y podrá verlos en el Portal de
trabajo, y administrarlos si existen acciones disponibles para ello.

Diseño de experiencia del Dueño del Contrato
Gestionar los Stakeholders

Tan pronto descargue esta plantilla, asegúrese de haber creado y configurado al
menos un usuario por Stakeholder en la opción Admin en el Portal de Trabajo. Si
usted no tiene un usuario por Stakeholder, esta plantilla no funcionará
adecuadamente.
Diríjase a la opción Admin y para cada Stakeholder, establezca un Nuevo registro,

creando un Nuevo usuario, e ingrese toda la información adicional requerida.

Tenga en cuenta que la administración de Stakeholders en el Portal de Trabajo ha

sido definida previamente en la configuración de formas. Dichas formas mostrarán
qué información será mostrada y requerida cuando se esté configurando un usuario
como un Stakeholder.
En Studio se ha definido una forma para mostrar, en la cual se representan las

columnas de la vista principal del Stakeholder.
De igual manera, se ha añadido una forma de edición que se refiere a la manera

cómo se añade y se edita un registro de un Stakeholder.


Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders?

Representa aquellas actividades y otras operaciones relacionadas que pueden
iniciar y ejecutar los Stakeholders, categorizando las interacciones permitidas en el
Portal de trabajo habilitadas para cada uno de los Stakeholders.
Se debe definir si las actividades son obligatorias sobre cierta circunstancia o, si

están disponibles, pero son ejecutadas según el criterio de elección de cada
Stakeholder; lo cual ayudará a categorizar una actividad como una acción
disponible como parte de un proceso no estructurado.
En un caso, muchas de las actividades no están siempre disponibles para ser

ejecutadas. Sólo cuando ciertos hitos son culminados en dicho caso, o se cumplen
ciertas condiciones específicas, se podrá ejecutar la actividad.
Las actividades pueden ser retiradas cuando pierdan su nivel de relevancia y no

deben ser presentadas a los Stakeholders.
Stakeholder Descripción de la ¿Cuándo será Comentarios

actividad ejecutada la acción
actividad?
Dueño del Crear un contrato En cualquier

Contrato
momento
Solicitar una Cuando se cree el

evaluación contrato.
Registrar Cuando se esté

retroalimentación evaluando el
de partes externas contrato
Contrato en Una vez se

ejecución aprueba el
contrato
Adjuntar una En cualquier Crea un Nuevo

alerta momento caso de
seguimiento del
contrato

Auditar contrato En cualquier

momento
Otorgante del Sólo estará
consentimiento Entregar Una vez todos las
disponible para el
consentimiento evaluaciones creador del caso y
requeridas el representante
aprueban la legal.
versión actual del
contrato.
Auditar contrato En cualquier

momento
Buscar contratos En cualquier

momento
Empleado del Almacenar una Una vez se

área legal firma el
copia digital del
contrato firmado contrato
Dependiendo del estado

Actualizar estado En
del contrato, las opciones
cualquier
siguientes del contrato
momento
podrán variar
Auditar contrato En
cualquier
momento
Buscar contratos En
cualquier
momento

Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos.
Dueño del contrato
Descripción Contexto Disponibilidad Acción /

de la actividad Actividad
Adjuntar una Siempre A través de una Acciones: Inicia un

alerta disponible búsqueda o nuevo proceso de
mediante Mis Seguimiento al
Cosas. Según Contrato.
prefiera.
Solicitar una Cuando se Obligatorio Acción: Inicia una

evaluación del cree un Nuevo caso de
borrador contrato evaluación del
contrato.
Auditar un Siempre Elección libre Acción: Muestra

contrato disponible una forma acerca
de la información
del contrato.

Descripción de Contexto Disponibilidad Acción /

los datos Actividad
Gestión de Siempre A través de Mis Acción: Abre

Contratos Cosas una forma para
auditar la
solicitud log del
contrato.
Otorgante del Consentimiento
Descripción Contexto Acción / Descripció

de la Actividad n de la
actividad actividad
Dar el Una vez se Obligatorio Actividad: Crear

consentimiento aprueba un el borrador
a una versión contrato
del contrato internamente,
está listo para
su
consentimiento.
Auditar contrato En cualquier Elección libre Acción: Muestra

momento una forma acerca
cuando se de la información
del contrato.
ejecuten
búsquedas.
Descripció Contexto Disponibilidad Acción /

n de los Actividad
datos
Gestión de Siempre Mediante Mis Acción: Abre

Contratos Cosas una forma
para auditar la
solicitud log.

Empleado perteneciente al Área Legal
Descripción Contexto Acción / Descripció

de la Actividad n de la
actividad actividad
Dar el Una vez se Obligatorio Actividad: Crear

consentimiento aprueba un el borrador
a una versión contrato
del contrato internamente,
está listo para
su
consentimient
o
Auditar contrato En cualquier Elección libre Acción: Muestra

momento una forma en
cuando se relación a la
información del
ejecuten
contrato.
búsquedas
Actualizar el En cualquier Elección libre Acción: Inicia una

estado momento actualización del
cuando se estado del
proceso.
ejecuten
búsquedas
Descripción del Proceso

Después de revisar las acciones disponibles, podemos crear la estructura del
proceso principal y sus procesos complementarios, los cuales serán iniciados a
través de Acciones para soportar la estructura del caso.
El proceso comienza con una solicitud de contrato. El dueño del contrato, quien es
un empleado previamente autorizado, realiza dicha solicitud. Cada solicitud tiene
un grupo de participantes que actúan como representantes externos de terceras
partes implicadas en el contrato a crear, las cuales son incluidas en la solicitud, de
igual manera, se incluye el tipo de contrato y el contrato base para empezar a
trabajar sobre éste.

Una vez la solicitud es realizada, se convierte en borrador y se genera una nueva

versión automáticamente. Sin embargo, si la solicitud es definida como una
renovación, el estado “Borrador” será remplazado por el estado “Renovación”.
Cuando se esté editando un borrador, se hace necesario requerir evaluaciones a

los miembros de la misma compañía. Si alguno de los miembros no aprueba la
versión del contrato, se asignará al dueño del contrato una nueva versión para su
respectiva edición. Por otro lado, si se aprueba la versión del contrato, es
obligatorio que el dueño del contrato y su representante legal, den un
consentimiento del mismo, antes de enviar el borrador a los participantes (es decir,
los representantes de las partes externas).
Tan pronto se entregan ambos consentimientos, se envía una notificación a cada

uno de los participantes y se habilitan varios eventos para el dueño del contrato,
de manera que se registre la retroalimentación recibida de la versión y su respectiva
aprobación o rechazo.
Bizagi automáticamente verifica si todos los participantes han aprobado la versión

del contrato para continuar con la firma y la ejecución del mismo. Sin embargo, si
la versión del contrato ha sido rechazada por al menos uno de los participantes, se
crea una nueva versión del contrato estará lista para ser editada por su dueño.
Después de la aprobación, un empleado perteneciente al área legal debe

almacenar una copia digital del contrato firmado y el dueño del contrato debe
establecer el estado del contrato como “En ejecución”. Mientras se ejecuta, el
dueño del contrato puede iniciar alarmas en relación a las actividades pendientes
de la versión actual del contrato.
Una vez se ejecuta el contrato, el proceso de solicitud de contrato es finalizado. Por

lo tanto, cada modificación al estado o alarma adjunta debe ser manejada por un
empleado del área legal a través de Acciones en Bizagi. Es posible tener acceso a
dichas acciones utilizando una búsqueda sobre los contratos.
Cada alarma, que puede ser definida a través de las acciones de Bizagi, mantendrá
a las partes involucradas al tanto de la fecha de la reunión, y si el resultado de una
reunión debe ser registrado, la retroalimentación será guardada usando un
conector para registrarla en Evernote.
Cada contrato siempre mostrará una acción donde se expone detalladamente la

información de la solicitud y cada uno de los cambios ejecutados en el estado del
contrato, una acción para cambiar su estado actual (la cual varía de acuerdo al
estado del contrato actual) y una acción para adjuntar una alerta (que comienza el
proceso de seguimiento al contrato).

Proceso principal: Gestión de Contratos
Sub-proceso: Crear el Borrador
Sub-proceso: Evaluar el Borrador

Sub-proceso: Solicitar aprobación y recibir retroalimentación
Otros procesos (que soportan la gestión de procesos no estructurados):


Principales aspectos en el proceso de Construcción
Modelo de Datos

La entidad de proceso del proceso Gestión de Contratos es “ContractManagement”

la cual tiene todos los atributos y las relaciones necesarias para almacenar la
información principal del caso.
En este ejemplo, se han creado tres Stakeholders los cuales tienen un Diseño de
Experiencia específico, es decir, un Portal de Trabajo único para cada uno de ellos.
 Dueño del contrato
 Otorgante del consentimiento
 Legal Area Employee
Configuración de la herencia
Se realizan dos tipos de evaluaciones al contrato: evaluaciones internas y
evaluaciones realizadas por un tercero. En consecuencia, hay dos entidades que
heredan la entidad Assesment (Evaluación): Reviews (Revisiones) y Party approval
(Aprobación de terceros). Cada uno de ellas es una entidad de proceso
independiente para el proceso de revisión (Reviews (Revisión) es la entidad de
proceso del subproceso Evaluación del borrador y Party approval (Aprobación de
terceros) es la entidad de proceso del subproceso Solicitar aprobación y recibir
retroalimentación).


Plantillas
Cuando navega a través de los datos, bien sea respecto a los resultados de una
búsqueda específica o sobre listas de información que hacen parte de Mis Cosas,
usted podrá personalizar la información mostrada para los registros resultantes.
Por defecto, Bizagi utiliza una plantilla básica que escoge de manera aleatoria
atributos de la entidad a la cual pertenece un registro.
Hemos definido plantillas de datos para mostrar las entidades más relevantes:
Gestión de Contratos (Contract Management) y Personas (Person).

Disparadores y actividades/eventos condicionales

Las actividades condicionales son usadas en los procesos para habilitar o
deshabilitar actividades de acuerdo a la condición de los datos en el proceso. En
esta plantilla, usamos el evento “Todas las aprobaciones finalizadas” (“All
approbations finished”).
Una vez se finalizan todas las evaluaciones, se deberá habilitar el evento “Todas las
aprobaciones finalizadas” (“All approbations finished”) y no antes de que se hayan
completado.
La condición para habilitar o deshabilitar la actividad condicional se configura en

el cuarto paso del Asistente de procesos, Definir Expresiones, tal como se muestra
a continuación:

Para configurar el atributo

ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished a verdadero o falso, y en
consecuencia, para habilitar o deshabilitar la actividad, usaremos un Disparador.

Primero, utilizamos una expresión al finalizar todos los procesos de Evaluación

del borrador indicando que han sido completados. Cuando se finaliza cada
uno de ellos, se lanza el Disparador y luego se analiza:
Si todas las evaluaciones han finalizado, el Disparador ejecuta una expresión en

el evento para revisar si realmente todas las evaluaciones relacionadas de la
versión del contrato han sido completadas.
Si al menos una de ellas no ha sido finalizada, el atributo

ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished permanecerá en falso.
Sin embargo, tan pronto culminen, el atributo

ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished será verdadero y la
actividad condicional “Todas las aprobaciones finalizadas” (“All approbations
finished”)” será habilitada para continuar con el proceso.

Gestión de Contratos - Construcción PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Gestión de Contratos - Construcción PDF

Título original:

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Copyright © 2016 | Bizagi

Diseño de Experiencia ................................................................................................................... 5

Gestionar los Stakeholders........................................................................................................... 6

Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders? ............................................. 9

Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos. ............................................................. 11

Dueño del contrato ....................................................................................................................... 11

Otorgante del Consentimiento..................................................................................................12

Empleado perteneciente al Área Legal ...................................................................................13

Descripción del Proceso ........................................................................................................................13

Principales aspectos en el proceso de Construcción ...................................................................18

Modelo de Datos ................................................................................................................................18

Configuración de la herencia ..........................................................................................................19

Disparadores y actividades/eventos condicionales ................................................................ 22

Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

El ejemplo expuesto en este documento es una representación de un proceso no

Alcance: el proceso inicia cuando se requiere un contrato y su dueño crea una

Como se mencionó anteriormente, este proceso se apoya en el uso de las

Los procesos no estructurados son aquellos que se pueden catalogar como

De igual manera, representa cómo los Stakeholders (trabajadores del conocimiento)

El alcance de un caso perteneciente a la Gestión de contratos es la ejecución del

A través del Diseño de experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de

Identificación del proceso general y sus hitos

Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

Los hitos de un proceso de Gestión de Contratos de Bizagi son:

• Creación de una solicitud de contrato

• Evaluación interna, aprobación y consentimiento del borrador.

• Evaluación por parte de los participantes, y aprobación del borrador.

• Ejecución del contrato y almacenamiento de una copia digital.

• Actualización del estado del contrato.

Tenga en cuenta que la intención de cada contrato en ejecución es poder ser

Estado Descripción Posible Siguiente

Borrador El contrato está bajo revisión, y se encuentra aún sin Cancelado

Renovación Un contrato previo ha sido tomado como base. El Cancelado

En negociación El contrato se encuentra en negociación con terceras Cancelado, En ejecución

Ejecución El contrato ha sido firmado y está actualmente activo. Expirado, Cancelado,

Bloqueado El contrato no está disponible actualmente pero no Expirado, Cancelado,

Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

Expirado La validación del contrato ha expirado, o el valor

Cancelado El contrato ha sido finalizado antes de la fecha

Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

Para personalizar su experiencia es importante que identifique sus Stakeholders.

- Otorgante del consentimiento

Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

Diseño de experiencia del Dueño del Contrato

Gestionar los Stakeholders

Diríjase a la opción Admin y para cada Stakeholder, establezca un Nuevo registro,

Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

Tenga en cuenta que la administración de Stakeholders en el Portal de Trabajo ha

En Studio se ha definido una forma para mostrar, en la cual se representan las

De igual manera, se ha añadido una forma de edición que se refiere a la manera

Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

Copyright © 2016 | Bizagi Confidential

Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders?

Se debe definir si las actividades son obligatorias sobre cierta circunstancia o, si

En un caso, muchas de las actividades no están siempre disponibles para ser

Las actividades pueden ser retiradas cuando pierdan su nivel de relevancia y no

Stakeholder Descripción de la ¿Cuándo será Comentarios

Dueño del Crear un contrato En cualquier

Solicitar una Cuando se cree el

Registrar Cuando se esté

Contrato en Una vez se