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CÓDIGO TR-SIS-01

SISTEMA INTEGRAL SIPLAFT VERSIÓN 01


VIGENCIA 2018

TABLA DE CONTENIDO

Carta de presentación........................................................................................................................ 4
Objetivos ............................................................................................................................................ 5
Objetivo ......................................................................................................................................... 5
Objetivos específicos ..................................................................................................................... 5
Justificación........................................................................................................................................ 7
Marco legal ........................................................................................................................................ 8
Organigrama empresarial transportes s.a.s .................................................................................... 10
Desarrollo......................................................................................................................................... 11
Definiciones ..................................................................................................................................... 11
Política integrada de gestión ........................................................................................................... 23
Aprobación de las políticas .............................................................................................................. 24
Comunicación de la política ............................................................................................................. 24
Forma de comunicación............................................................................................................... 24
Procedimientos de prevención y control del riesgo de la/ft – padm .............................................. 25
Cumplimiento estricto de las políticas de la empresa ................................................................. 26
Funciones responsabilidades de los órganos de administración y control de la empresa.............. 26
Junta directiva (Máximo Órgano Social) ...................................................................................... 26
Representante legal ..................................................................................................................... 27
Revisor fiscal ................................................................................................................................ 27
Comité de cumplimiento ............................................................................................................. 28
Objetivo. .................................................................................................................................. 28
Quienes lo conforman. ............................................................................................................ 29
Funciones del comité de cumplimiento................................................................................... 29
Reuniones del comité de cumplimiento. ................................................................................. 30
Puntos mínimos a tratar. ......................................................................................................... 31
Toma de decisiones. ................................................................................................................ 31
Acta de reuniones. ................................................................................................................... 31

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Empleado u oficial de cumplimiento ........................................................................................... 32


Capacitaciones ................................................................................................................................. 35
Identificación de las situaciones que generan riesgo de la/ft-padm en operaciones, negocios o
contratos que realiza la empresa.......................................................................................................... 36
Procedimiento del IFR-LA/FT-PADM ............................................................................................ 36
Objetivo. .................................................................................................................................. 36
Alcance. .................................................................................................................................... 36
Identificación del factor de riesgo. .......................................................................................... 36
Principales fuentes de riesgo: ...................................................................................................... 37
Administrativo y operativo. ..................................................................................................... 37
Valoración de los riesgos. ........................................................................................................ 39
La valoración del riesgo incluye. .............................................................................................. 39
Probabilidad de ocurrencia. ..................................................................................................... 40
Severidad. ................................................................................................................................ 40
Relación probabilidad – severidad........................................................................................... 41
Prioridad del riesgo. ................................................................................................................. 41
Medidas de prevención y control .................................................................................................... 42
Monitoreo y revisión.................................................................................................................... 42
Aplicación estricta sobre los procedimientos diseñados para la vinculación de: empleados,
proveedores, contratistas, clientes/asociados y usuarios .................................................................... 46
Formato único de vinculación...................................................................................................... 46
Requisitos mínimos persona natural ........................................................................................... 49
Requisitos mínimos persona jurídica ........................................................................................... 49
Vinculación empleados ................................................................................................................ 50
Conocimiento de asociados (accionistas) .................................................................................... 51
Personas expuestas políticamente pep’s..................................................................................... 51
Verificación de información ......................................................................................................... 52
Lista de las naciones unidas ONU ................................................................................................ 52
Lista OFAC .................................................................................................................................... 53
Lista interpol ................................................................................................................................ 54
Policía nacional ............................................................................................................................ 54

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Actualización de información ...................................................................................................... 54


Monto máximo de efectivo que puede manejarse al interior de la empresa ................................. 55
Procedimientos para el control de riesgos de LA/FT-PADM ........................................................... 55
Operaciones inusuales o sospechosas ......................................................................................... 55
Objetivo. .................................................................................................................................. 56
Alcance. .................................................................................................................................... 56
Implementación. ...................................................................................................................... 56
Constitución del formato de reporte de situaciones inusuales o sospechosas............................... 59
Reportes a la unidad de información y análisis financiero .............................................................. 60
Reporte de operaciones intentadas o sospechosas-ros .................................................................. 60
Reporte de ausencia de ROS ............................................................................................................ 61
Reportes objetivos ........................................................................................................................... 61
Reportes de transacciones múltiples de carga ................................................................................ 61
Reportes de ausencia de transacciones múltiples de carga ............................................................ 62
Otros reportes.................................................................................................................................. 62
Plazos para el reporte trimestral ..................................................................................................... 62
Acreditación con soportes de todas las operaciones, negocios y contratos ................................... 63
Mantenimiento de registros ............................................................................................................ 63
Sanciones por incumplimiento del sistema SIPLAFT ....................................................................... 63

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Carta de presentación

El presente documento recopila todas las herramientas, pasos y estrategias de prevención y

control para Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la

Proliferación de Armas de Destrucción Masiva LA/FT-PADM que implementara la empresa

TRANSPOTES RED S.A.S en cada una de sus áreas y procesos de trabajo.

Con el desarrollo de este documento, se da cumplimiento a la resolución 074854 del 21 de

diciembre del 2016 y a toda la normatividad legal vigente expuesta aquí mismo, y que aplica

para la formación del Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de Activos,

Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción

Masiva, denominado SIPLAFT.

El contenido de este sistema integral debe ser divulgado a todos los funcionarios y/o

empleados de la empresa, ya que será de obligatorio cumplimiento y debe convertirse en la

medida principal de consulta, prevención y control sobre él LA/FT-PADM.

El presente Sistema SIPLAFT fue estudiado y aprobado por el Máximo Órgano Social de

la empresa TRANSPORTES RED S.A.S en la reunión realizada el día ___ del mes de

____________ del año _______

Cordialmente:

_________________________________________________
Gerente de TRANSPORTES RED S.A.S

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Objetivos

Objetivo

Establecer los parámetros o medidas necesarias para llevar a cabo la implementación del

sistema integral para la prevención y control de lavado de activos, la financiación del

terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva SIPLAFT,

obedeciendo a la Resolución 074854 del 21 de Diciembre del 2016

Objetivos específicos

 Dar a conocer a cada una de las partes involucradas en la empresa TRANSPORTES

RED S.A.S cada una de las estrategias y procedimientos implementados para el

SIPLAFT , y la importancia de su cumplimiento

 Impedir que la empresa TRANSPORTES RED S.A.S pueda ser utilizada para el

lavado de activos y/o la financiación del terrorismo (LA/FT)

 Establecer herramientas que permitan a la empresa TRANSPORTES RED S.A.S

tener un mejor conocimiento sobre cada uno de sus asociados, funcionarios y

proveedores, para así garantizar el cumplimiento de su política SIPLAFT

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 Establecer parámetros de investigación y control de procedimiento y conductas en

caso de presentarse algún tipo de incumplimiento en lo establecido en las políticas de

la empresa.

 Mantener la imagen de la empresa TRANSPORTES RED S.A.S limpia, dando

ejemplo del cumplimiento de la normatividad legal vigente para el SIPLAFT

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Justificación

Según lo establecido en la Resolución 074854 del 21 de Diciembre del 2016, el marco

legal sobre la prevención y control de lavado de activos, la financiación del terrorismo y

financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva SIPLAFT, tiene como

principio o base fundamental la implementación de herramientas que permitan a todas las

empresas habilitadas para el transporte terrestre automotor de carga, prevenir que estas sean

utilizadas como instrumento para lavado de activos y/o financiamiento de actividades

terroristas.

Es por ello que la empresa TRANSPORTES RED S.A.S establece en este documento el

sistema SIPLAFT, el cual se implementara de forma inmediata y será comunicado a todos los

involucrados de la empresa, dando cumplimiento a su vez a su normatividad aplicable y a las

exigencias de la Superintendencia de Puertos y Transportes – Ministerio de Transporte.

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Marco legal

Los requerimientos para el Manual SIPLAFT fueron emitidos por la Superintendencia de

puertos y transporte de Colombia en concordancia con las siguientes normas:

 40 recomendaciones GAFI: Estándares internacionales sobre la lucha contra el lavado

de activos y el financiamiento del terrorismo y la proliferación.

 Ley 526 de 1999 mediante la cual se creó la Unidad Especial de Investigación y

Análisis Financiero (UIAF), como una unidad de inteligencia financiera, encargada de

recibir y administrar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) y de todos

aquellos que requieran análisis para determinar comportamientos atípicos de los

clientes, en la realización de transacciones financieras. Entre otros reportes están:

Operaciones en Efectivo, Clientes exonerados, Productos entregados

 Ley 599 de 2000, mediante la cual se expidió el Código penal que en el Título X,

Capítulo Quinto describe las diferentes conductas punibles relacionadas con el lavado

de activos. Igualmente en Título XIII - Capítulo Primero se hace mención sobre los

delitos “Del concierto, el terrorismo, las amenazas y la instigación”.

 Ley 1121 del 2006: por la cual se dictan normas para la prevención, detección,

investigación y sanciones de la financiación del terrorismo.

 Ley 1762 del 2015: por medio de la cual se adoptan instrumentos para prevenir,

controlar y sancionar el contrabando, el lavado de activos y le evasión fiscal.

 Decreto 1497 del 2002 artículo 2: sectores económicos obligados a informar

operaciones.

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 Código de comercio, articulo 1011: informes y documentos del remitente antes del

transporte

 Circular externa número 000011 del 25 noviembre del 2011: por la cual se adopta el

sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del

terrorismo.

 Resolución número 074854 del 21 de diciembre del 2016: Por la cual se establece de

manera obligatoria la implementación del sistema integral para la prevención y

control de lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la

proliferación de armas de destrucción masiva – SIPLAFT.

 Así como cualquier otra norma que modifique o aplique.

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Organigrama empresarial TRANSPORTES S.A.S

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Desarrollo

TRANSPORTES RED S.A.S dará cumplimiento al Sistema Integral para la Prevención y

Control de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la

Proliferación de Armas de Destrucción Masiva - SIPLAFT estipulado en la resolución

074854 del 21 de diciembre el 2016 ,teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:

Definiciones

Actividad transportadora: De conformidad con el artículo 6º de la Ley 336 de 1996, se

entiende por actividad transportadora un conjunto organizado de operaciones tendientes a

ejecutar el traslado de personas o cosas, separada o conjuntamente, de un lugar a otro,

utilizando uno o varios modos, de conformidad con las autorizaciones expedidas por las

autoridades competentes, basadas en los reglamentos del Gobierno Nacional.

Administradores: De conformidad al artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son

administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o

consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones.

Asociados: Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas personas que, en

asociación con otra u otras, constituyen una sociedad mercantil con fines de lucro,

participando en las pérdidas y beneficios. Cuando dicha persona es socio de una organización

donde el capital está representado en acciones se usa el término accionista.

Beneficiario final: Para efectos del presente acto administrativo de conformidad con las

recomendaciones del GAFI se entenderá como beneficiario final a la(s) persona(s) natural(es)

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que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se

realiza una transacción. Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo final o

tienen una titularidad por el 25% o más de una persona jurídica.

Cadena del transporte: De acuerdo a lo dispuesto en el literal d) del artículo 2.4.4.2 del

Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte 1079 de 2015, la cadena de transporte, se

refiere a la secuencia de modos de transporte y puntos de intercambio o nodos para el

movimiento de carga o pasajeros desde su origen hasta su destino, con uno o más

transbordos.

Control del riesgo de LA/FT-PADM: Comprende la implementación de políticas,

procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo

LA/FTPADM en las operaciones, negocios o contratos que realice la organización.

Cuenta de cobro: Formalidad documental o promesa de pago, exigida cuando se presta

un servicio.

Debida diligencia: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos

interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera,

se concibe cómo actuar con el cuidado que sea necesario para evitar la posibilidad de llegar a

ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades

administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico y más proactiva,

se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones

suficientemente informadas.

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Documentos del transporte: Son aquellos documentos de porte obligatorio, requeridos

como requisitos para el transporte de mercancías peligrosas y que pueden ser solicitados en

cualquier momento y lugar por la autoridad competente.

Organización de servicio público de transporte terrestre automotor de carga: Es

aquella persona natural o jurídica legalmente constituida y debidamente habilitada por el

Ministerio de Transporte, cuyo objeto social es la movilización de cosas de un lugar a otro en

vehículos automotores apropiados en condiciones de libertad de acceso, calidad y seguridad

de los usuarios.

Evento: Incidente o situación de LA/FT-PADM que ocurre en la organización durante un

intervalo particular de tiempo.

Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de

las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de

la Ley 1453 de 2011.

Fuentes de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT-PADM en una

organización y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle

este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza.

Gestión del riesgo de LA/FT-PADM: Consiste en la adopción de políticas que permitan

prevenir y controlar el riesgo LA/FT-PADM.

Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI): Organismo intergubernamental

cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.

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Herramientas: Son los medios que utiliza la organización para prevenir que se presente el

riesgo de LA/FT-PADM y para detectar operaciones intentadas, inusuales o sospechosas.

Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta,

indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos

organizacionales y hojas electrónicas de control.

Manifiesto de carga: Es el documento que ampara el transporte de mercancías ante las

distintas autoridades, por lo tanto, debe ser portado por el conductor del vehículo durante

todo el recorrido. Se utilizará para llevar las estadísticas del transporte público de carga por

carretera dentro del territorio nacional.

LA/FT-PADM: Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la

Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad

a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del

Código Penal, modificado por el artículo 33, Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo

11, Ley 1762 de 2015.

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y organizaciones que de

acuerdo con el organismo que las públicas, pueden estar vinculadas con actividades de lavado

de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de

las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser

consultadas por Internet las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.

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Máximo Órgano Social: Se le conoce como junta de socios o asamblea de accionistas y

se conforma cuando se reúnen los socios o los accionistas, respectivamente.

Monitoreo: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia

y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y

debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados

esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la

retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a

partir de la práctica.

Omisión de denuncia de particular: Consiste en tener conocimiento de la comisión de

los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos ante las

autoridades competentes.

Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una

persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por

cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o

definidos por la organización no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán

reportarse de forma inmediata a la UIAF.

Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características que no guardan relación con

la actividad económica ordinaria o normal de la organización o, que por su número, cantidad

o características no se ajusta a las pautas de normalidad establecidas por la organización para

un sector, una industria o una clase de contraparte.

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Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se

enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un

sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que

se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de

operaciones, deben ser reportadas de manera inmediata a la UIAF.

Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por

razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o

gozan de reconocimiento público. Las PEP extranjeras son individuos que cumplen o a

quienes se les han confiado funciones públicas prominentes en otro país, como por ejemplo

los Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o

judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporaciones

estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las PEP domésticas son individuos

que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes internamente,

como por ejemplo los Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios

gubernamentales o judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel

de corporaciones estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las personas que

cumplen o a quienes se les han confiado funciones prominentes por una organización

internacional se refiere a quienes son miembros de la alta gerencia, es decir, directores,

subdirectores y miembros de la junta o funciones equivalentes.

Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y

el control del riesgo de LA/FT-PADM en la organización. Deben hacer parte del proceso de

gestión del riesgo de LA/FT-PADM.

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Remesa terrestre de carga: Documento donde constan las especificaciones establecidas

en el artículo 1010 del Código del Comercio y las condiciones generales del contrato, de

conformidad con lo establecido en el artículo 30 del Decreto 173 de 2001 compilado en el

Decreto 1079 de 2015, capítulo 7, artículo 2.2.1.7.5.5.

Reportes de transacciones múltiples de carga: Son aquellos reportes que se presentan

ante la UIAF durante los 10 primeros días calendario del mes siguiente al trimestre, de todas

las transacciones de carga nacionales o internacionales, realizadas con una misma persona

natural o jurídica que en conjunto en el trimestre sean iguales o superiores a treinta millones

de pesos ($ 30.000.000), o su equivalente en otras monedas.

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la organización, están

dirigidos al oficial de cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquier empleado o

miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada,

inusual o sospechosa.

Reporte objetivo: Son los reportes de aquellas transacciones que por sus características y

de acuerdo con las condiciones de cada uno de los sectores reportantes, constituyen una

fuente de información importante para el análisis desarrollado en la UIAF, por ejemplo,

transacciones en efectivo, transacciones cambiarias, entre otros.

Riesgo de LA/FT-PADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una

organización al ser utilizada para cometer los delitos de lavado de activos o financiación del

terrorismo.

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Sanciones financieras: El término sanciones financieras son tanto el congelamiento de

activos como las prohibiciones para prevenir que los fondos u otros activos sean se ponga a

disposición, directa o indirectamente, de o para el beneficio de alguna persona o entidad ya

sea designada por o bajo la autoridad del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas

dentro del capítulo VII de la cara de las Naciones Unidas.

Señales de alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y

cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como

relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuno y/o prospectivamente la posible

existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la organización determine como

normal; a modo de ilustración pueden ser las siguientes:

1. Se encuentra reportada en listas restrictivas o vinculantes.

2. Presenta vínculos con delincuentes.

3. Efectúa altos movimientos en efectivo y se encuentra en zonas de alta influencia de

Grupos Armados Organizados (GAO).

4. Presenta incremento patrimonial injustificado.

5. Presenta fraccionamientos frecuentes en sus operaciones financieras.

6. Presenta altas operaciones en efectivo no acordes con su estructura financiera.

7. Operaciones realizadas con jurisdicciones listadas por el GAFI como no cooperantes.

8. Operaciones realizadas con monedas virtuales.

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9. Operaciones de transporte de carga terrestre por carretera de productos que no

corresponden con su actividad económica ordinaria.

10. Cambios de último minuto en el destino final de la mercancía o en la carga a

transportar por parte del solicitante del servicio de transporte de carga terrestre por carretera.

11. Operaciones en las que se detecta que la persona que está solicitando el servicio de

transporte de carga terrestre por carretera está actuando a nombre de un tercero y que

sugieren el deseo de anonimato del real propietario de los bienes o la mercancía.

12. Operaciones de transporte de carga terrestre por carretera efectuadas a favor de

menores de edad por personas que no poseen un vínculo cercano con este.

13. Solicitud de transporte de mercancías a sitios donde existe una producción excesiva de

dicha mercancía.

14. Solicitud de servicio de transporte de carga terrestre por carretera por parte de personas

naturales o jurídicas con escaso capital o sin aparente capacidad económica para poder

solicitar dicho servicio.

15. Solicitud de transporte de carga terrestre por carretera por personas con domicilio

aparentemente falsos.

16. Compraventa de organización quebradas o en dificultades económicas, por parte de

personas sin trayectoria en el sector.

17. Cancelación del servicio de transporte de carga terrestre por carretera efectuado por

terceras partes que no tienen relación directa con la operación.

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18. Información de un generador de carga o proveedor que no se pueda confirmar.

19. Crecimiento desproporcionado en las operaciones tradicionales del generador de carga

terrestre.

20. Pagos de valor significativo mediante la utilización de recursos en efectivo no acordes

con su estructura financiera.

21. Transportadores de carga que buscan permanecer por periodos de tiempo prolongados

en el mismo lugar, sin que se presenten reportes de fallas mecánicas o bajo circunstancias que

imposibiliten el transcurso normal de las rutas de viaje.

22. Intentos de soborno u ofrecimientos de dádivas con el fin de otorgar servicios o

permitir afiliaciones a organización de transporte.

23. Presionar o amenazar a funcionarios para que no cumplan con la reglamentación en

cuanto a la vinculación de clientes nuevos dentro de la organización transportadora de carga

terrestre.

24. Proveedores que ofrezcan a la organización de transporte descuentos inusuales o fuera

de las condiciones de mercado.

25. Aumento inesperado en las rutas o frecuencias de organización de transporte para

abastecer cierta zona del país, sin un incremento en el nivel de ventas.

26. Evidencia de desvíos reiterativos no autorizados en las rutas de entrega de los

productos.

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27. Incrementos inusuales en los gastos por insumos sin una variación en las frecuencias o

rutas de una organización de transportes.

28. Cambios evidentes del nivel de vida sin razón aparente de las personas que participan

en las cadenas de suministro, compra y distribución de la organización.

29. Nuevas rutas de repartición del producto en zonas alejadas de los núcleos urbanos, con

escasa población y altas probabilidades de ser controladas por grupos terroristas.

Servicio público de transporte terrestre automotor de carga: De conformidad con el

artículo 6º del Decreto 173 del 2001 compilado en el Decreto 1079 de 2015, capítulo 7,

artículo 2.2.1.7.3, es aquel destinado a satisfacer las necesidades generales de movilización

de cosas de un lugar a otro, en vehículos automotores de servicio público a cambio de una

remuneración o precio, bajo la responsabilidad de una organización de transporte legalmente

constituida y debidamente habilitada en esta modalidad.

Sistema de Reporte en Línea (SIREL): Es el sistema administrado por la Unidad de

Información y Análisis Financiero (UIAF), por medio del cual las organización obligadas a

implementar un sistema de prevención y control de Lavado de Activos, Financiación del

Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, realizan los reportes

correspondientes.

Transporte público: De conformidad con el artículo 3º de la Ley 105 de 1993, el

transporte público es una industria encaminada a garantizar la movilización de personas o

cosas, por medio de vehículos apropiados, en condiciones de libertad de acceso, calidad y

seguridad de los usuarios y sujeto a una contraprestación económica.

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Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una Unidad Administrativa

Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por

la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la

prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o

la financiación del terrorismo. Asimismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a

determinados sectores económicos.

Usuario del servicio de transporte terrestre automotor de carga: Es la persona natural

o jurídica que celebra contratos de transporte terrestre de carga directamente con el operador

u organización de transporte debidamente constituida y habilitada.

Vehículo de carga: Vehículo autopropulsado o no, destinado al transporte de mercancías

por carretera. Puede contar con equipos adicionales para la prestación de servicios

especializados.

Vehículos vinculados: Vehículos de transporte de carga de servicio público y/o particular

destinado al transporte de mercancías por carretera, que, mediante contrato o vinculación

transitoria, regido por las normas del derecho privado, establece una relación contractual con

una persona natural o jurídica, con el fin de prestar un servicio de transporte de mercancías

peligrosas.

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Política integrada de gestión

TRANSPORTES S.A.S es una empresa de transporte de carga por carretera, que rige su

sistemas y principios éticos al correcto funcionamiento y cumplimiento de las normas

aplicables a su campo de acción, enfocándose de esta manera principalmente en la prevención

y control del lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la

proliferación de armas de destrucción masiva LA/FT – PADM, estipulado por la resolución

074854 expedida por la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Cada uno de los temas relacionados con LA/FT – PADM que afecte a la empresa de

manera directa o indirecta, serán manejados por la persona encargada y capacitada

(Empleado de Cumplimiento), la cual elaborara un reporte detallado y lo dará a conocer de

manera inmediata al comité directivo de la empresa, ya que todo incumplimiento de la

normatividad y políticas de la empresa es considerado como una falta grave y deberá ser

investigada por el máximo órgano social y el comité de cumplimiento.

La empresa no aceptará como asociados ni realizara operación alguna con personas que

no estén plenamente identificadas, por lo cual, la vinculación de un nuevo cliente a su sistema

no se realizara sin antes verificar o estudiar su perfil, y así evitar posibles riesgos que puedan

afectar la imagen y credibilidad de la compañía.

TRANSPORTES RED S.A.S generara conciencia y cultura en materia de prevención y

control del LA/FT - PADM a sus empleados, capacitándolos en los temas y procedimientos

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VIGENCIA 2018

del SIPLAFT, su normatividad, y obligatoriedad del cumplimiento, por lo cual se dispondrá

de charlas mensuales evaluadas, y se dejara constancia de estas.

TRANSPORTESS S.A.S vela por el cumplimiento de esta política buscando siempre la

mejora continua de su empresa.

Aprobación de las políticas

El máximo órgano social se reúne y realiza la aprobación de las políticas definidas para el

SIPLAFT, y se deja constancia escrita mediante acta de aprobación debidamente firmada.

Comunicación de la política

La política será comunicada a todos los empleados, socios, directivos, administradores y

cualquier otra persona que tenga vinculación con la empresa.

Forma de comunicación

La comunicación de la política será realizada así:

 Capacitación: Todo el personal de la empresa recibirá una charla de capacitación

sobre el tema de LA/FT – PADM y se le dará a conocer la política se tiene frente a

este.

 Correo electrónico institucional: se enviara un correo con el archivo adjunto de la

política del SIPLAFT a cada uno de los involucrados en la empresa para su estudio y

conocimiento personal.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 24


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VIGENCIA 2018

 Página web: se publicara de forma inmediata en la página oficial de la empresa la

política del SIPLAFT.

Procedimientos de prevención y control del riesgo de LA/FT – PADM

La empresa TRANSPORTES RED S.A.S implementa los siguientes procedimientos y

definen responsabilidades, deberes, y facultades de sus empleados con el fin de contribuir a la

prevención y el control del LA/FT-PADM:

 Cumplimiento estricto de las políticas de la empresa.

 Junta directiva

 Representante legal

 Comité de cumplimiento

 Empleado de cumplimiento

 Identificación de las situaciones que generan riesgo de LA/FT-PADM en operaciones,

negocios o contratos que realiza la empresa.

 Aplicación estricta sobre los procedimientos diseñados para la vinculación de:

Empleados, proveedores, contratistas, extranjeros, clientes/asociados y usuarios.

 Realizar las consultas respectivas sobre sus clientes, su perfil y antecedentes: listas

nacionales e internacionales.

 Consultas oportunas: Reporte Oportuno al Empleado de Cumplimiento sobre las

operaciones inusuales o sospechas detectadas.

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VIGENCIA 2018

Cumplimiento estricto de las políticas de la empresa

Se considera falta grave el incumplimiento de todas las políticas de la empresa, y

principalmente se investigara las faltas relacionadas con la violación al sistema SIPLAFT

Se generara formatos de reportes para la consignación de la información sobre dichas falta

o incumplimiento, y se realizaran las respectivas sanciones.

Funciones responsabilidades de los órganos de administración y control de la


empresa.

Junta directiva (Máximo Órgano Social)

Las siguientes son funciones de la junta directiva en relación a la prevención y control del

lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de

armas de destrucción masiva LA/FT – PADM:

 Diseñar y aprobar las políticas del sistema SIPLAFT.

 Nombrar al empleado de cumplimiento.

 Conformar el comité de cumplimiento.

 Definir los recursos, técnicos, humano y financieros, necesarios para la debida

implementación y evaluación del sistema SIPLAFT.

 Verificar la información suministrada por sus futuros asociados.

 Efectuar los correctivos necesarios cuando o sugerir cambios en la política o el

sistema SIPLAFT para mantener el correcto funcionamiento de la empresa.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 26


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VIGENCIA 2018

Representante legal

El Representante legal puede asumir compromisos y tomar decisiones que serán atribuidas

a la empresa en relación a LA/FT-PADM:

 Verificar el cumplimiento de las políticas de la empresa, aprobadas por la junta

directiva.

 Dar disposición a los recursos técnicos, humanos y financieros aprobados por la junta

directiva para la implementación y evaluación del sistema SIPLAFT.

 Hacer parte del Comité de Cumplimiento.

 Dirigir y verificar cada uno de los procedimientos necesarios para el desarrollo del

sistema SIPLAFT (conservación de archivo, sistemas de reportes negativos) y todo lo

concerniente a la prevención y control del LA/FT-PADM, y garantizar su

confidencialidad.

Revisor fiscal

Los señalados en el artículo 203 del código de comercio y las sociedades comerciales que

cumplan con los requisitos del parágrafo 2 del artículo 13 de la ley 43 de 1990 deben tener

revisor fiscal.

Las sociedades comerciales tendrán que verificar de nuevo el valor de sus activos e

ingresos brutos del año 2016 para determinar si deben tener revisor fiscal. En este sentido,

aquellas con activos brutos iguales o superiores a $3.447.275.000 al treinta y uno (31) de

diciembre del 2016, o ingresos iguales o superiores a $2.068.365.000 durante dicho año

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VIGENCIA 2018

deberán tener revisor fiscal en 2017.

Lo anterior se debe a que según el parágrafo 2 del artículo 13 de la ley 43 de 1990, las

sociedades comerciales que registren al treinta y uno (31) de diciembre del año

inmediatamente anterior activos brutos iguales o superiores a 5000 salarios mínimos

mensuales legales vigentes – smmlv – o cuyos ingresos durante el año inmediatamente

anterior sean iguales o excedan a los 3000 smmlv (dicha remuneración mínima fue de

$689.455 para 2016) tendrá que tener revisor fiscal.

vale la pena señalar que, según el artículo 203 del código de comercio, deberán tener

revisor fiscal las sociedades por acciones, sucursales de compañías extranjeras y sociedades

donde la administración no corresponda a todos los socios y así lo disponga cualquier número

de socios excluidos de la administración que representen no menos del 20 % capital

Por todo lo anterior mencionado, la empresa TRANSPORTES RED S.A.S no está en la

obligación de tener revisor fiscal, ya que esta no se acerca ni supera los montos para ello.

Comité de cumplimiento

El comité de cumplimiento lo establece la empresa como un órgano interdisciplinario de

gestión el cual ayudara a la organización a protegerse frente a los posibles riesgos

provenientes de operaciones ilícitas (LA/FT-PADM); dicho comité será nombrado por la

junta directiva y quedara constancia de este.

Objetivo.

 Velar por el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable, políticas y

procedimientos realizados por TRASNPORTES RED S.A.S con el fin de prevenir,

TRANSPORTES RED S.A.S Página 28


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VIGENCIA 2018

evaluar y mitigar los riesgos que pueden afectarla en materia de lavado de activos,

financiación del terrorismo, y financiamiento de la proliferación de armas de

destrucción masiva.

 Estudiar los reportes de investigación realizados por Empleado de Cumplimiento y

darle solución a estos.

Quienes lo conforman.

 Empleado de Cumplimiento

 Suplente Empleado de Cumplimiento - Secretario

 Alta dirección – Junta Directiva

 Representante legal

 Un representante de cada área de trabajo

Caso especial: cada uno de los integrantes tendrá derecho a voto, excepto el Suplente del

Empleado de Cumplimiento quien solo podrá hacer uso de este cuando asista en calidad de

principal.

Funciones del comité de cumplimiento.

 Servir como consultor para la implementación y ejecución de estrategias que ayuden a

mejorar la empresa en cuestión de prevención y control de LA/FT-PADM.

 Estudiar los perfiles de clientes o usuarios que quieren vincularse a la empresa y que

son considerados de alto riesgo.

 Estar atento a las actualizaciones por parte de la superintendencia de puestos y

TRANSPORTES RED S.A.S Página 29


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VIGENCIA 2018

transporte sobre normatividad aplicable a la empresa y así alimentar de manera

correcta el sistema SIPLAFT.

 Realizar las Capacitaciones y seguimientos de estas a todos los empleados de la

empresa con el fin de mejorar en temas de prevención y control de LA/FT-PADM.

 Investigar cualquier posible acción sospechosa en los procedimientos y/o acciones de

la empresa o sus clientes y asociados que puedan llevar al incumplimiento de las

políticas de prevención y control del LA/FT-PADM.

 Establecer medidas disciplinarias de ser necesario al personal que incurra en el

incumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa en

materia de prevención y control de LA/FT-PADM.

 Establecer mecanismo o pautas que garanticen la integridad del personal de la

empresa, y su confidencialidad sobre documentación, procesos y operaciones

realizadas por esta.

 Revisar y actualizar el sistema SIPLAFT mínimo 1 vez al año o antes, de ser

necesario.

Reuniones del comité de cumplimiento.

El comité se reunirá en la sede principal de TRANSPORTES RED S.A.S mínimo 1 vez al

mes, en horas laborales. De igual manera podrá hacerlo cuando se considere necesario y

puedan estar presentes todos sus integrantes.

Las reuniones serán dirigidas por el Empleado de Cumplimiento quien será el presidente

del Comité de Cumplimiento

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VIGENCIA 2018

Todas las reuniones deben ser previamente convocadas por el Empleado de Cumplimiento

o su Suplente, presentando una carta o documento escrito donde se cite con nombre propio al

integrante del comité, la fecha y hora de reunión y anexarla agenda con los puntos a tratar en

dicha reunión.

Puntos mínimos a tratar.

 Novedades en reportes de la superintendencia de puertos y transporte.

 Reportes de operaciones inusuales (ROI) IUAF

 Reporte de ausencias de ROS

 Reportes en línea SIREL

 Reporte de transacciones múltiples de carga

 Y otros puntos que el presidente el comité considere.

Toma de decisiones.

Las decisiones del comité serán tomadas y aprobadas cuando en la reunión exista la

presencia de la mitad más uno, de todos los integrantes del comité. En caso de no llegar a un

acuerdo, la decisión quedara en manos del presidente del comité (Empleado de

Cumplimiento).

Acta de reuniones.

Todas las reuniones quedaran evidenciadas por medio de actas debidamente numeradas y

fechadas, y se adjuntara la agenda con los puntos tratados en cada una, las decisiones

tomadas, y se firmara por el presidente del comité y cada uno de sus integrantes.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 31


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VIGENCIA 2018

Esta documentación gozara de reserva legal y será conservada cronológicamente en el

archivo de la empresa.

Empleado u oficial de cumplimiento

El máximo órgano social deberá nombrar a un trabajador con vinculación directa con la

empresa, con actitudes y aptitudes propias para el cargo, tales como:

 Responsabilidad.

 Liderazgo.

 Toma de decisiones.

 Confiabilidad.

 Conocimientos básicos de prevención y control del Lavado de Activos, la

financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de

destrucción masiva LA/FT-PADM.

 Registrarse ante la UIAF.

 Contar con la certificación de aprobación de los cursos e-learning de la UIAF.

 No podrá pertenecer a los órganos de control de la empresa (auditor, representante

legal).

La persona designada deberá manifestar la aceptación de dicho cargo por escrito ante la

Junta Directiva.

Una vez hecho esto, cumplirá con las siguientes funciones determinadas por la Resolución

074854 SIPLAFT:

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1. Implementar y desarrollar cada uno de los procesos determinados y hacer

cumplimiento de las políticas en el sistema SIPLAFT.

2. Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las

operaciones que realiza la empresa.

3. Determinar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-

PADM en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa.

4. Realizar seguimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos.

5. Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el

adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados

con la prevención de riesgos de LA/FT-PADM y garantizar la confidencialidad de

dicha información.

6. Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos

asociados al LA/FT-PADM, dirigidos a todas las aéreas y funciones de la

organización, incluyendo los órganos de administración y control.

7. Proponer a la Junta Directiva, los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas

del SIPLAFT.

8. Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o

sospechosas.

9. Mantener actualizados los documentos que contengan las políticas y procedimientos

del SIPLAFT.

10. Realizar los reportes y actualizar la base de datos registrados en el sistema de reportes

en línea – SIREL de la UIAF.

11. Asegurarse de mantener todas las actas establecidas del SIPLAFT.

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VIGENCIA 2018

12. Custodiar toda la información documental del sistema SIPLAFT.

13. Revisar periódicamente como fuente de consulta la página web de la UIAF, donde se

publicarán los anexos técnicos, manuales y/o documentos de interés para la empresa.

Deberá presentar un informe de toda su gestión semestralmente a los administradores y

anualmente a la Junta Directiva o Máximo Órgano Social

La designación del Empleado de Cumplimiento y sus funciones de prevención y control de

LA/FT-PADM, de ninguna manera eximen a los demás empleados sobre la obligación de

comunicar la ocurrencia de operaciones inusuales o sospechosas en la empresa.

NOTA: El Representante Legal de la empresa deberá informar a la Superintendencia de

Puertos y Transporte el nombramiento del Empleado u Oficial de cumplimiento con los

siguientes datos:

 Nombre completo.

 Cargo.

 Ciudad.

 Departamento.

 Correo electrónico.

 Teléfono.

 Dirección. (ubicación del cargo).

 Fecha de nombramiento.

Así mismo, anexar copia de la carta de aceptación del cargo y sus respectivos soportes.

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VIGENCIA 2018

El empleado de cumplimiento deberá realizar los cursos de e-learning ofrecidos por la

UIAF en su página web.

Capacitaciones

La empresa brinda capacitación sobre LA/FT-PADM a sus empleados durante el periodo

de inducción, y a su vez cuenta con un cronograma de capacitaciones anual donde está

especificado cada uno de los temas a capacitar, su intensidad horaria, la persona responsable

de la capacitación y se anexa una lista de asistencia para verificar la participación de todos los

trabajadores de la empresa.

CODIGO: TR-FC-01

CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES - LA/FT-PADM VERSION: 1

FECHA: ene-18

INTENSIDAD MESES
TEMA RESPONSABLE
HORARIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

POLITICAS SIPLAFT 2 X X X

LA/FT-PADM 2 X

IDENTIFICACION DE RIESGOS 2 X

PROCEDIMIENTOS DE PREVENCION
CONTROL PARA LA/FT-PADM 2 X X

OPERACIONES INTENTADAS O
SOSPECHOSAS 2 X

REPORTES 2 X X

Véase archivo Excel Cronograma de Capacitaciones LA/FT-PADM – Código TR-FC-01 –

Versión 01

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VIGENCIA 2018

Identificación de las situaciones que generan riesgo de LA/FT-PADM en operaciones,


negocios o contratos que realiza la empresa

TRANSPORTES RED S.A.S establece un sub-programa para la identificación de factores

de riesgo de lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamientos de la

proliferación de armas de destrucción masiva denominada IFR-LA/FT-PADM.

Procedimiento del IFR-LA/FT-PADM

Objetivo.

Establecer las actividades para la identificación, evaluación y controlar todos los posibles

factores de riesgo de LA/FT-PADM que puedan afectar la credibilidad y el buen

funcionamiento legal de la empresa.

Alcance.

Esta determinado únicamente para la prevención y control de los riesgos relacionados con

el lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de

armas de destrucción masiva de la empresa, abarcando cada uno de sus procesos.

Identificación del factor de riesgo.

El propósito general de la identificación del factor de riesgo y la valoración de este, es

entender cómo se pueden generar en el desarrollo de las actividades o procesos de la empresa,

TRANSPORTES RED S.A.S Página 36


CÓDIGO TR-SIS-01

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VIGENCIA 2018

esto con el fin de establecer controles necesarios a tal punto que la empresa pueda asegurar

que cualquier riesgo está controlado.

Para esto se ha diseñado una Matriz de Riesgos, basada en la utilizada para los Sistemas de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Esta se incluye:

 Proceso: cada uno de los pasos seguidos por la empresa para la ejecución de su

actividad económica.

 Zona o Lugar: sitio inmediato donde se produce el riesgo

 Actividad: tareas llevadas a cabo por la empresa, y en las cuales se puede presentar el

riesgo.

 Riesgos: Todo posible suceso o acción tomada que afecte a la empresa y la lleve al

incumplimiento de sus políticas ligadas a la prevención y control LA/FT-PADM

 Descripción: breve argumentación sobre el riesgo.(causas)

 Evaluación del Riesgo: valores dados al riesgo según criterio de la empresa.

 Prioridad del riesgo: Según criterio de la empresa, se establece la necesidad y

priorización de intervención al riesgo más relevante.

 Medidas de Intervención: son cada una de las acciones y procedimientos que

implementara la empresa para mitigar el riesgo presente, y que ayudaran a la mejora

continua de la compañía.

Principales fuentes de riesgo:

Administrativo y operativo.

 Clientes nuevos reportados en listas restrictivas o vinculantes

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VIGENCIA 2018

 Vínculos delincuenciales

 Servicios en zonas de influencia de grupos armados

 Servicios adicionales que no correspondan a la actividad económica del cliente

 Alteraciones en los servicios pactados con la empresa

 Falsedad en documentación

 Servicios de transporte de contenido sospechoso

 Solicitud de servicios a la empresa por personas que no cuentan con el capital para

adquirir dicho servicio

 Aumento de solicitud de servicios por una misma persona y mismo destino

 Pagos significativos en efectivo

 Intentos de soborno

 Amenazas e intimidación

 Cambio inesperado de rutas de transporte sin razón justificada

 Omisión de detalles del transporte.

 Acceso de personal no identificado

 Mercancía no inventariada

 Ausencia de seguimiento en el transporte

 No colocación o alteración de sellos en la mercancía

 Alteración de información

 Accidentes o incidentes durante el transporte

 Personal no confiable o incompetente

 No tener claridad en las responsabilidades según el cargo desempeñado en la empresa

 No asistir a las capacitaciones dadas por la empresa

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VIGENCIA 2018

 Conductores con antecedentes

Valoración de los riesgos.

La valoración de los riesgos es la base para la gestión de medidas de prevención y control

del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la

Proliferación de Armas de Destrucción Masiva LA/FT-PADM, liderada por la alta dirección

como parte de la gestión integral del sistema SIPLAFT, con la participación y compromiso de

todos los niveles de la organización y otras partes interesadas. Independientemente de la

complejidad de la valoración de los riesgos, ésta debería ser un proceso sistemático que

garantice el cumplimiento de su propósito. Todos los trabajadores deberían identificar y

comunicar a su empleador los riesgos asociados a su actividad laboral en materia de LA/FT-

PADM.

La valoración del riesgo incluye.

 Su probabilidad de ocurrencia.

 Severidad.

 Relación Probabilidad – Severidad.

 Prioridad del Riesgo.

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VIGENCIA 2018

Probabilidad de ocurrencia.

Es la posibilidad de que un riesgo ocurra o se materialice:

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
VALOR PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN
No es esperable que se
1 BAJA materialice el riesgo, aunque
puede ser concebible
El riesgo se presenta
2 MEDIA ocasional o esporádicamente
Normalmente la
3 ALTA materialización del riesgo
ocurre con frecuencia

Severidad.

Es el daño que se deriva de la ocurrencia o materialización de un riesgo:

ÍNDICE DE SEVERIDAD

VALOR SEVERIDAD Descripción

1 LEVE Consecuencias Bajas

2 GRAVE Consecuencias Medias

3 MUY GRAVE Consecuencias Altas

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VIGENCIA 2018

Relación probabilidad – severidad.

La probabilidad y severidad de un riesgo están muy íntimamente relacionadas, ya que es

importante conocer cada uno de los niveles y consecuencias que puede generar un riesgo en

la empresa, determinando su complejidad y priorizando su intervención.

SEVERIDAD
PRIORIDAD DEL
RIESGO LEVE GRAVE (2) MUY GRAVE
(1) (3)

BAJA (1) Riesgo Riesgo tolerable Riesgo moderado


tolerable
PROBABI MEDIA (2) Riesgo Riesgo Riesgo importante
LIDAD tolerable moderado
ALTA (3) Riesgo Riesgo Riesgo importante
moderado importante

Prioridad del riesgo.

Es el riesgo que por su evaluación se ha considerado como prioritario y debe ser

intervenido y controlado de manera inmediata, y realizar seguimiento de este.

PRIORIDAD DEL RIESGO


Relación probabilidad – severidad Prioridad
Tolerable Latente Bajo
Moderado Significativo Medio
Importante Inmediato Alto

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VIGENCIA 2018

Medidas de prevención y control

Una vez completada la valoración de los riesgos la organización debería estar en

capacidad de determinar si los controles existentes son suficientes o necesitan mejorarse, o si

se requieren nuevos controles. Si se requieren controles nuevos o mejorados, siempre que sea

viable, se deberían priorizar y determinar de acuerdo con el riesgo presentado y así establecer

las medidas de prevención y control.

Monitoreo y revisión

Todo lo anterior está incluido en la Matriz de Riesgos para el sistema SIPLAFT. Cuando

la empresa incursione en nuevos mercados u ofrezca nuevos bienes o servicios, se deberá

evaluar y analizar los riesgos de LA/FT-PADM, y deberán ser incluidos en esta Matriz de

Riesgos.

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VIGENCIA 2018

CODIGO: TR-F.IFR-01

MANUAL SIPLAFT - SUB-PROGAMA IFR-LA/FT-PADM. VERSION: 1

VIGENCIA: 1-ene-18
MATRIZ DE RIESGOS IFR-LA/FT-PADM
EVALUACION DEL RIESGO
ZONA O PRIORIDAD DEL MEDIDAS DE PREVENCION
PROCESO ACTIVIDAD RIESGO DESCRIPCION RELACION
LUGAR RIESGO Y CONTROL
PROBABILIDAD SEVERIDAD PROBABILIDAD -
SEVERIDAD
SUGERIR Y APROBAR LA
NO TENER APROBACIÓN DE POLÍTICAS IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS
FALTA DE POLÍTICAS DE DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LA/FT- POLÍTICAS Y MEJORAR LAS YA
PREVENCIÓN Y CONTROL PADM, NO IMPLEMENTAR O ALIMENTAR 1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO EXISTENTES, PARA MANTENER EL
DE LA/FT-PADM LAS QUE YA EXISTAN BUEN FUNCIONAMIENTO LEGAL DE LA
PERIÓDICAMENTE. EMPRESA Y EVITAR EN LO MÁXIMO EL
LA/FT.PADM

APROBAR LOS RECURSOS TÉCNICOS,


NO DEFINIR LOS RECURSOS HUMANOS, Y FINANCIEROS
GERENCIA SALA DE REUNIONES GESTIÓN GENERAL SUFICIENTES PARA LA NECESARIOS PARA LA
DEFINIR RECURSOS 1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO
IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO DEL IMPLEMENTACIÓN Y EL BUEN
SIPLAFT FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA
SIPLAFT

NO TENER CLARIDAD EN LAS DEFINIR RESPONSABILIDADES CLARAS


NO DEFINIR RESPONSABILIDADES SEGÚN EL SEGÚN EL CARGO O PUESTO
1 2 TOLERABLE LATENTE
RESPONSABILIDADES CARGO DESEMPEÑADO EN LA DESEMPEÑADO EN LA EMPRESA, Y
EMPRESA CUMPLIR CON ESTAS

LA CONTRATACIÓN CON FUTUROS


CLIENTES QUE ESTÉN REPORTADOS
REPORTES LISTAS
EN LAS LISTAS RESTRICTIVAS O
NACIONALES E 1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO
VINCULANTES PUEDE LLEVAR A LA REALIZAR ESTUDIO DE
INTERNACIONALES
EMPRESA A SER UTILIZADA PARA FINES ANTECEDENTES DEL CLIENTE
ILÍCITOS (DISCIPLINARIOS), COMPARAR LISTAS
ÁREA NACIONALES E INTERNACIONALES DE
GESTIÓN COMERCIAL CLIENTES NUEVOS
ADMINISTRATIVA REPORTADOS, SOLICITUD DE
DOCUMENTOS ORIGINALES
(DOCUMENTO DE IDENTIDAD, CÁMARA
CONOCIMIENTO DE POSIBLE RELACIÓN
DE COMERCIO, RUT, Y DEMÁS)
DEL CLIENTE CON VÍNCULOS
VÍNCULOS DELINCUENCIALES (ROBO, ESTAFA,
1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO
DELINCUENCIALES SUPLANTACIÓN, GRUPOS ARMADOS,
NARCOTRÁFICO, EXPLOTACIÓN
SEXUAL, Y DEMÁS)

TRANSPORTES RED S.A.S Página 43


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VIGENCIA 2018

REVISAR CARGA A TRASPORTAR,


INVENTARIAR, SELLAR Y ANOTAR EN LA
PITÁGORA DE DESPACHOS EN
PRESTAR SERVICIOS DE TRANSPORTE
DETALLE TODA LA INFORMACIÓN DEL
SERVICIOS A ZONAS DE TERRESTRE A ZONAS DE ALTO
2 3 RIESGO IMPORTANTE INMEDIATA TRANSPORTE, HACER SEGUIMIENTO A
INFLUENCIA RIESGO DE INFLUENCIA DELICTIVA
LA RUTA DEL VEHÍCULO, Y CONTROL
(PARAMILITAR, NARCOTRÁFICO DEMÁS)
DE ENTREGA FINAL, REPORTAR
CUALQUIER CAMBIO O SITUACIÓN
SOSPECHOSA.

LEVANTAR UN INFORME ESCRITO


AREA PRESTACIÓN DE SERVICIOS SOBRE LOS SERVICIOS ADICIONALES
GESTIÓN COMERCIAL PRESTACIÓN DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVA ADICIONALES AL CLIENTE QUE NO QUE REQUIERA EL CLIENTE, HACER
SERVICIOS ADICIONALES TENGAN RELACIÓN CON SU ACTIVIDAD 1 2 RIESGO TOLERABLE LATENTE SEGUIMIENTO A LA MERCANCÍA,
ECONÓMICA Y QUE SE CONSIDERE SOLICITAR LA DOCUMENTACIÓN
SOSPECHOSO COMPLETA Y REVISAR SU VERACIDAD
PARA PROCEDER AL TRANSPORTE

REALIZAR LOS RESPECTIVOS


FALTA DE CUMPLIMIENTO POR PARTE
CONTROLES COMO ASOCIADOS DE
DEL CLIENTE EN LOS CONTRATOS O
NEGOCIOS O CLIENTES ANTES DE LA
ALTERACIONES EN LOS SERVICIOS YA PACTADOS O FIRMADOS
1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO CONTRATACIÓN (CLAUSULAS DE
CONTRATOS (ENVIÓ ADICIONALES, CAMBIOS DE
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS,
RUTA, PROBLEMAS CON EL PAGO,
SANCIONES DE INCURRIMIENTO,
DOCUMENTACIÓN ALTERADA)
POLÍTICAS DE LA EMPRESA)

VERIFICAR LA DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓN ALTERADA O FALSA
PRESENTADA POR EL CLIENTE,
FALSEDAD EN PRESENTADA POR EL CLIENTE PARA
1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO HACER SEGUIMIENTO DE ESTE, Y
DOCUMENTACIÓN CONTRATAR LOS SERVICIOS DE LA
REPORTAR CUALQUIER SOSPECHA
EMPRESA
DE FALSEDAD.

PERSONAS QUE QUIEREN REALIZAR


TRASPORTES DE MERCANCÍAS
AREA COSTOSAS PERO NO TIENEN COMO
GESTIÓN COMERCIAL RECEPCIÓN SUSTENTAR LOS GASTOS (SON
ADMINISTRATIVA SOLICITUD DE SERVICIOS ESTUDIO DE SOLICITUD Y FORMAS DE
PERSONAS QUE PRESTAN SUS 1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO
SIN CAPITAL MONETARIO PAGO
NOMBRES PARA CONTRATAR LOS
SERVICIOS DE LA EMPRESA),
PERDIDAS ECONÓMICAS PARA LA
EMPRESA.

CLIENTES QUE CONTRATAN LOS


VERIFICACIÓN PROVENIENTE DE
PAGOS SIGNIFICATIVOS EN SERVICIOS DE LA EMPRESA Y PAGAN
1 2 TOLERABLE LATENTE CAPITAL, MANEJAR TRANSACCIONES
EFECTIVO ALTAS SUMAS DE DINERO EN
BANCARIAS.
EFECTIVO.

REGISTRAR TODA LA INFORMACIÓN


FALTA DE INFORMACIÓN (TIPO DE RELEVANTE REAL SOBRE LA
OMISIÓN DE INFORMACIÓN MERCANCÍA, VOLUMEN O CANTIDAD, 2 3 IMPORTANTE INMEDIATA MERCANCÍA. NO REALIZAR EL
VALOR, DESTINO) SERVICIO EN CASO DE SOSPECHA U
OMISIÓN DE INFORMACIÓN.

HACER SEGUIMIENTO A LOS


VEHÍCULOS DE TRANSPORTE DE LA
EMPRESA PERIÓDICAMENTE (MEDIO
FALTA DE SEGUIMIENTO POR PARTE SATELITAL, EQUIPOS DE
DE LA EMPRESA A LOS VEHÍCULOS DE COMUNICACIÓN), LLEVAR REGISTRO
FALTA DE MONITOREO 1 3 MODERADO SIGNIFICATIVO
TRASPORTE DURANTE SU EN PITÁGORA DE TRASPORTES,
AREA RECORRIDO LLEVAR HOJA DE VIDA DE VEHÍCULOS
GESTIÓN COMERCIAL RECEPCIÓN
ADMINISTRATIVA (HORA DE SALIDA, LLEGADA,
KILOMETRAJE, COMBUSTIBLE Y
DEMÁS)

DARLE A LA INFORMACIÓN CALIDAD


LEGAL Y RESTRINGIR EL ACCESO A
CONTROLES INADECUADOS EN EL ELLA, CAPACITAR A LOS EMPLEADOS
ALTERACIÓN DE
MANEJO DE LA INFORMACIÓN (SIN 1 3 MODERADO SIGNIFICATIVO EN MANEJO DE ARCHIVO Y CUSTODIA
INFORMACIÓN
CUSTODIA, FÁCIL ACCESO DE INFORMACIÓN, CREAR USUARIOS
PRIVADOS PARA EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN.

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VIGENCIA 2018

TRABAJADORES QUE SU HOJA DE VIDA


NO SEA CLARA, PRESENTE
ANTECEDENTES, SE RELACIONE CON
PERSONAS SOSPECHOSAS, (SON
ESTABLECER CRITERIOS DE
PERSONAL NO CONFIABLE POCO CONFIABLES). TRABAJADORES
1 3 MODERADO SIGNIFICATIVO CONTRATACIÓN DE PERSONAL,
O INCOMPETENTE QUE NO ASISTAN A CAPACITACIONES,
IMPLEMENTAR CAPACITACIONES
CHARLAS DE INDUCCIÓN Y NO
PRESENTE BUENAS RELACIONES
INTERPERSONALES (PERSONAL
INCOMPETENTE)

AREA CARGUE Y REVISIÓN,


GESTIÓN COMERCIAL
ADMINISTRATIVA RECEPCIÓN CONTRATAR PERSONAL IDÓNEO CON
CARACTERÍSTICAS DE ÉTICA Y
MORAL, RESPONSABLES Y DE BUENA
CLIENTES QUE PUEDEN SOBORNAR A FE, QUE ESTÉN A GUSTO CON LA
ALGÚN EMPLEADO DE LA EMPRESA EMPRESA Y QUE SEAN FIELES A ELLA.
PARA AGILIZAR UN PROCESO, REMUNERAR SU BUEN SERVICIO Y
SOBORNOS 1 3 MODERADO SIGNIFICATIVO
SALTARSE ALGÚN PROCEDIMIENTO, Y PROMOVER CHARLAS DE CULTURA Y
BUSCAR BENEFICIO DE ALGUNA CIUDADANÍA, ESTABLECER MEDIDAS
MANERA. SANCIÓNALES POR INCURRIR EN ESTE
HECHO, REPORTAR A LOS CLIENTES E
IMPEDIR FUTUROS NEGOCIOS CON
ELLOS

CLIENTES QUE PUEDEN INCURRIR EN


REPORTAR CUALQUIER CASO DONDE
AMENAZAS O CUALQUIER FORMA DE
EL TRABAJADOR SEA AMENAZADO O
AMENAZA E INTIMIDACIÓN INTIMIDACIÓN HACIA LOS EMPLEADOS 1 3 MODERADO SIGNIFICATIVO
SE SIENTA INTIMIDADO POR OTRA
DE LA EMPRESA PARA TENER ALGÚN
PERSONA.
TIPO DE BENEFICIO.

VERIFICAR Y REVISAR LA MERCANCÍA


DETALLADAMENTE AL MOMENTO DE
REALIZAR EL TRANSPORTE DE
SU CARGA, COLOCAR SELLOS DE
MERCANCÍA DE LA CUAL SE TENGA
REVISIÓN EN LA MERCANCÍA LUEGO
SOSPECHA DE ALTERACIONES DE
CONTENIDO SOSPECHOSO 1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO DE SER REVISADA, COLOCAR SELLOS
CUALQUIER TIPO (TRANSPORTE DE
EN LAS PUERTAS DEL VEHÍCULO,
PRODUCTOS ILÍCITOS DENTRO DE LA
CAPACITAR AL EMPLEADO PARA
MERCANCÍA LEGAL)
DETECTAR PROCEDIMIENTOS
SOSPECHOSOS.

HACER SEGUIMIENTO A LOS


VEHÍCULOS DE TRANSPORTE DE LA
CAMBIO INESPERADO DE RUTAS DE EMPRESA PERIÓDICAMENTE (MEDIO
CAMBIO DE RUTAS TRASPORTE SIN RAZÓN JUSTIFICADA O 2 3 RIESGO IMPORTANTE INMEDIATA SATELITAL, EQUIPOS DE
PREVIO AVISO COMUNICACIÓN),DEFINIR LAS CAUSAS
DEL CAMBIO DE RUTA Y ESPERAR
APROBACIÓN DE LA EMPRESA
GESTIÓN COMERCIAL ÁREA OPERATIVA CAGUE Y REVISIÓN

VERIFICAR O REVISAR MERCANCÍA


ANTES DE CARGAR LOS VEHÍCULOS
TRASPORTE DE MERCANCÍA DE TRANSPORTE, REGISTRAR LA
MERCANCÍA NO
ADICIONAL A LA QUE ESTÁ 1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO INFORMACIÓN DE SU CONTENIDO,
INVENTARIADA
REGISTRADA REPORTAR CUALQUIER SOSPECHA
DE FRAUDE O INCUMPLIMIENTO DE
LAS NORMAS DE LA EMPRESA

COLOCAR SELLOS DE REVISIÓN EN LA


MERCANCÍA Y EN LAS PUERTAS DE
ACCESO DE LOS VEHÍCULOS UNA VEZ
ESTÉ TODO REVISADO Y EN ORDEN,
ADULTERACIÓN, FALSIFICACIÓN O
SELLOS 1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO DICHOS SELLOS DEBERÁN LLEGAR
AUSENCIA DE SELLOS DE LA EMPRESA
INTACTOS AL LUGAR DE DESTINO Y
SERÁN VERIFICADOS, REPORTAR
CUALQUIER CAMBIO O SEÑAL DE
ALTERACIÓN DE ESTOS.

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VIGENCIA 2018

SEGUROS OBLIGATORIOS (SOAT,


PROBLEMAS DE MOVILIDAD VIAL,
SEGURO MERCANCÍA), HOJA DE VIDA
FALLAS EN EL VEHÍCULO DE
ACCIDENTES O INCIDENTES 2 3 IMPORTANTE INMEDIATA DEL VEHÍCULO (ESTADO,
TRANSPORTE, FALLAS DE TERCEROS
REPARACIONES, Y DEMÁS
INVOLUCRADOS
CONDICIONES)

GESTIÓN COMERCIAL AREA OPERATIVA TRANSPORTE VERIFICAR HOJA DE VIDA Y PERFIL DEL
CONDUCTOR QUE REALIZARA EL
TRASPORTE, CAPACITARLO EN
CONDUCTORES CON ANTECEDENTES,
CONDUCTORES 1 3 RIESGO MODERADO SIGNIFICATIVO MANEJO Y CONDICIÓN, MECÁNICA
MALOS HÁBITOS, POCO CONFIABLES
BÁSICA, CONATO DE INCENDIOS,
PRIMEROS AUXILIOS, TRASPORTE DE
MERCANCÍAS Y DEMÁS)

Véase archivo Excel IFR-LA/FT-PADM – MATRIZ DE RIESGOS, CódigoTR-F.IFR-01,

Versión 01

Aplicación estricta sobre los procedimientos diseñados para la vinculación de:


empleados, proveedores, contratistas, clientes/asociados y usuarios

Para los procesos de vinculación de personas nuevas a la empresa TRANSPORTES RED

S.A.S se realiza el siguiente procedimiento, con el fin de prevenir y controlar el Lavado de

Activos, la Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de

Destrucción Masiva LA/FT-PADM:

Formato único de vinculación

Este formato está diseñado para recopilar toda la información básica del cliente, así como

su información financiera y empresarial según corresponda su estado (Persona Natural,

Jurídica) lo cual ayudara a la empresa a analizar los antecedentes y comportamientos

financiero y personal de sus futuros clientes.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 46


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VIGENCIA 2018

Una vez diligenciado en su totalidad, este deberá estar firmado y con la respectiva huella

del futuro asociado, con esto el reconocerá toda la información incluida y asume un

compromiso de actualizarla cuando se requiera.

El formato debe ser estudiado y aparvado por el Empleado de Cumplimiento el cual

verificara que se esté cumpliendo con los requisitos de Prevención y Control LA/FT-PADM

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VIGENCIA 2018

CODIGO: TR-F.VIN-01

FORMATO UNICO DE VINCULACION


VERSION: 1
ASOCIADOS (CLIENTES,
USUARIOS,PROVEEDORES)
VIGENCIA: 2018

A. PERSONAS NATURALES
1. Nombres
2. Apellidos
3. N° Identificación CC TI CE Pas
4. Fecha de nacimiento AAAA/MM/DD
5. Lugar de nacimiento Departamento Municipio
6. Dirección domicilio Departamento Municipio
7. Teléfono (s)
8. Nombre de la empresa donde labora 9. Cargo
10. Dirección Trabajo Departamento Municipio
11. Teléfono(s) N° de Fax
12. Ocupación, oficio o profesión
13. Administra recursos públicos SI NO
14. Actividad Económica 13. CIIU
15. INFORMACION FINANCIERA ($)
Ingresos mensuales derivados de su actividad principal
Otros ingresos (especificar)
Egresos mensuales

Total activos
Total pasivos

B. PERSONAS JURIDICAS
16. Razón Social
17. NIT
18. Cámara de Comercio
19. Dirección domicilio Departamento Municipio
20.Teléfono(s) N° de Fax
21. Nombre completo del Representante legal
22. N° Identificación del representante legal CC TI CE Pas
23. Dirección domicilio Departamento Municipio
24. Teléfono (s)
25. Tipo de empresa privada pública mixta
26. Actividad Económica CIIU
27. INFORMACION FINANCIERA ($)
Ingresos mensuales derivados de su actividad principal
Otros ingresos (especificar)
Egresos mensuales

Total activos
Total pasivos
C. OPERACIONES EN MONEDA EXTRANJERA
28. Realiza operaciones en SI Cuáles
moneda extranjera NO

29. Posee cuentas en SI Banco Moneda


moneda extranjera N° cuenta Ciudad País
NO

30. Declaro que no realizo transacciones en moneda


extranjera
FIRMA CLIENTE HUELLA

CERTIFICO QUE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA ES VERIDICA Y AUTORIZO A LA EMPRESA TRANSPORTES RED S.A.S PARA QUE LA
VERIFIQUE.
ESTOY INFORMADO DE MI OBLIGACION DE ACTUALIZAR ANUALMENTE LA INFORMACION QUE SOLICITE LA ENTIDAD POR CADA
PRODUCTO O SERVICIO QUE UTILICE.
AUTORIZO A LA EMPRESA TRASPORTES RED S.A.S PARA QUE CONSULTE Y REPORTE INFORMACION A LAS CENTRALES DE RIESGO.

DECLARO QUE MIS INGRESOS Y BIENES PROVIENEN DEL DESARROLLO DE MI ACTIVIDAD ECONOMICA PRINCIPAL.

FIRMA CLIENTE HUELLA

FECHA DILIGENCIAMIENTO AAAA/MM/DD

D. ESPACIO PARA USO LA EMPRESA TRANSPORTES RED S.A.S


28. OBSERVACIONES:

29. FECHA REALIZACION ENTREVISTA AAAA/MM/DD


30. NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO QUE REALIZO LA ENTREVISTA
31. NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO RESPONSABLE DE VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
32. FECHA VERIFICACION INFORMACION AAAA/MM/DD

DOCUMENTOS ANEXOS SI NO
Fotocopia del documento de identificación
Constancia de ingresos (honorarios, laborales, certificación de ingresos y retenciones)
Declaración de rente del último período gravable disponible
Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a 3 meses
Fotocopia del documento de identificación del Representante legal
Fotocopia del Número de Identificación Tributaria NIT
Fotocopia camara de comercio
Fotocopia del registro unico tributario RUT
Referencias comerciales (minimo 2)
Fotocopias de certificados de calidad

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VIGENCIA 2018

Ver archivo Excel FORMATO UNICO DE VINCULACIÓN Código TR-F.VIN-01

Versión 2018

Requisitos mínimos persona natural

 Fotocopia documento de identidad (nacional o 49extranjero)

 Fotocopia documento representante legal (cuando aplique)

 Certificado laboral.

 Certificado de pensión (cuando aplique).

 Fotocopia desprendible de nómina o soportes de ingresos.

 Certificado de otros ingresos.

 Si maneja recursos públicos, certificado de otros ingresos.

 Certificado sobre políticas de conocimiento del asociado y mecanismos de prevención

y control de LA/FT-PADM en la empresa.

Requisitos mínimos persona jurídica

 Fotocopia documento de identidad

 Fotocopia del RUT.

 Fotocopia de cedula de ciudadanía del representante legal y personas autorizadas.

 Original del certificado de existencia y representación legal.

 Estados financieros de la última fecha de corte.

 Certificado sobre políticas de conocimiento del asociado y mecanismos de prevención

y control de LA/FT-PADM en la empresa.

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VIGENCIA 2018

Vinculación empleados

Para la vinculación directa con la empresa, los candidatos deberán presentar una

documentación básica:

 Hoja de vida.

 Fotocopia documento de identidad.

 Certificado de antecedentes disciplinarios.

 Certificaciones laborales.

 Certificaciones personales.

 Certificados de aptitudes.

Posterior a esto se realizara una entrevista individual con el candidato, donde se pretende

identificar las cualidades de este y verificar su información.

Una vez contratado, en su proceso de inducción se capacitara en materia de prevención y

control de lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la

proliferación de armas de destrucción masiva LA/FT-PADM, se le dará a conocer las

políticas del sistema SIPLAFT, como se maneja y cuáles son las estrategias implementadas.

Todos los datos de los empleados de la empresa deberán ser actualizados mínimo una vez

al año, y se dejara constancia de la validación ya sea en medio físico o electrónico.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 50


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VIGENCIA 2018

Conocimiento de asociados (accionistas)

Se relaciona un documento donde esta especificada toda la información detallada de los

accionistas de la empresa, sus datos personales, la procedencia de sus dineros o bienes

aportados y los documentos que los sustentan.

ANEXAR DOCUMENTO ACCIONISTAS

Personas expuestas políticamente PEP’S

Son las personas que por su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de

disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público.

Para realizar cualquier tipo de vinculación con la empresa, estas personas deben ser

autorizadas por el órgano competente para negociar o contratar y explicar el origen de sus

recursos.

Una vez esto, la Junta Directiva deberá aprobar la realización de las relaciones

comerciales con clientes nuevo o ya existentes, y hacer seguimiento a esa relación así como a

los conyugues, compañeros permanentes y familiares hasta en segundo grado de

consanguinidad.

Deberá quedar constancia de la aprobación de las relaciones comerciales con las Personas

Expuestas Políticamente PEP’s.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 51


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VIGENCIA 2018

Verificación de información

Cada uno de los procedimientos de vinculación anteriormente mencionados, deben pasar

obligatoriamente por una verificación donde principalmente se compara la información con

las listas nacionales e internacionales respectivas con relación LA/FT-PADM. (Listas del

Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, OFAC, Interpol, Policía Nacional,

Procuraduría, Contraloría y otras).

NOTA: Para el personal de conducción se verificara adicionalmente las listas de runt,

simit, secretaria de movilidad (comparendos).

Lista de las naciones unidas ONU

La consulta a la lista de la Organización de las Naciones Unidas ONU, es de carácter

obligatorio en el proceso de vinculación.

La lista ONU está compuesta así.

 Lista de individuos que pertenecen o están asociados con los Talibanes.

 Lista de Organizaciones que pertenecen o están asociadas con los Talibanes.

 Lista de Individuos que pertenecen o están asociados con Al-Qaida.

 Lista de Organizaciones que pertenecen o están asociados con Al-Qaida.

 Individuos y Organizaciones que han sido borrados de la lista por decisión del Comité

de Seguridad de las Naciones Unidas.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 52


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VIGENCIA 2018

Lista OFAC

La lista OFAC o CLINTON dirige a congelar activos y prohibir transacciones con

importantes traficantes de narcóticos. Este documento señala nombres de personas

presuntamente vinculadas con los llamados "carteles" del narcotráfico.

Los individuos y Empresas forman parte de esta lista si se determina lo siguiente:

 Juegan un papel importante en el narcotráfico internacional basado en Colombia.

 Ayudan o proveen apoyo financiero o técnico, o bienes y servicios, para las actividades

narcotraficantes de individuos ya sancionados.

 Son propietarios, tienen control, o actúan de parte de (testaferro) individuos sancionados

bajo el Orden Ejecutivo 12978.

Las implicaciones de estar en esta lista son:

 Se niega el acceso a todo servicio del sector financiero (tanto a nivel nacional como

internacional).

 Se niega el acceso a los beneficios de comercio y transacciones con empresas

estadounidenses.

 Se le revoca la visa americana a toda persona en la lista OFAC.

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VIGENCIA 2018

Lista interpol

Es la mayor organización policial internacional del mundo. Su función es permitir que las

organizaciones policiales de todo el planeta colaboren en identificar y buscar criminales en

todo el mundo. Para esto cuenta con una base de datos donde tiene el listado de todos los

criminales que actualmente se encuentran buscados.

Policía nacional

La Policía Nacional de Colombia es un cuerpo armado de seguridad pública que en

conjunto con las Fuerzas Militares componen lo que se denomina como la Fuerza Pública de

Colombia.

Actualización de información

De acuerdo con la Superintendencia, la empresa está en la obligación de actualizar la

información por lo menos una vez al año y dejar constancia de su actualización, para tal

efecto el empleado de cumplimiento deberá verificar por lo menos una vez al año los

asociados y proveedores que tienen información desactualizada y diseñar las estrategias para

la actualización.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 54


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VIGENCIA 2018

Monto máximo de efectivo que puede manejarse al interior de la empresa

TRANSPORTES RED S.A.S ha definido:

 El monto máximo de dinero en efectivo que se recibirá a los clientes será por un valor

de Cinco Millones de Pesos ($5.000.000).

 El monto máximo de dinero en efectivo para realizar pagos a proveedores será por un

valor de Tres Millones de Pesos (3.000.000).

 Todos los movimientos tanto de ingresos como de egresos deben ser realizados por

medio de la entidad financiera Bancolombia. El uso de efectivo será permitido pero

solo en los montos máximos definidos.

Procedimientos para el control de riesgos de LA/FT-PADM

Los procedimientos para el control de riesgos de LA/FT-PADM que implementa

TRANSPORTES RED S.A.S se basan principalmente en la identificación, evaluación y

control de los riesgos identificados en la MATRIZ DE RIESGOS. Adicional a esto la

empresa establece herramientas para:

Operaciones inusuales o sospechosas

La empresa establece un formato o aplicativo por medio del cual se reportaran todos los

casos que se consideren como una operación inusual o sospechosa, o cualquier situación que

se pudiera presentar para dar pie a LA/FT-PADM.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 55


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VIGENCIA 2018

Objetivo.

Reportar cada una de las situaciones internas o externas que se consideren inusuales o

sospechosas y que afecten a la empresa.

Alcance.

Este procedimiento aplica para cada una de las aéreas de la empresa, todos sus procesos,

tareas y cualquier otro tipo de actividad que se realice dentro y fuera de esta.

Implementación.

Identificar las Situaciones Inusuales o Sospechosas

Cada uno de los empleados de la empresa está capacitado para identificar cualquier tipo de

situación inusual o sospechosa, y podrá a su vez implementar el formato de reportes.

Alertas de Situaciones Inusuales o Sospechosas

 Reporte en listas restrictivas o vinculantes.

 Vínculos delincuenciales.

 Manejo altas sumas de dinero en efectivo.

 Incremento patrimonial injustificado.

 Operaciones realizadas con monedas virtuales.

 Solicitud de transporte de productos no acordes con su actividad económica.

 Cambio de último minuto en rutas o condiciones.

 Actuar a nombre de terceros.

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VIGENCIA 2018

 Solicitud de transporte de mercancías a sitios donde exista producción excesiva de

esta.

 Solicitud de transporte de carga por personas con escaso capital para cubrir dicho

servicio.

 Documentación falsa.

 Cancelación del servicio de transporte efectuado por terceras partes que no tienen

relación directa con la operación.

 Intentos de soborno.

 Amenazas e intimidación.

 Proveedores que ofrezcan descuentos inusuales.

 Aumento inesperado en las rutas o frecuencias de empresas de transporte para

abastecer ciertas zonas del país sin un incremento en el nivel de ventas.

 Desvíos reiterativos de rutas.

Situaciones Inusuales o Sospechosas a Nivel Interno

 Empleado nervioso.

 Cambios repentinos en su rutina.

 Llamadas telefónicas inusuales.

 Acceso a información no autorizada.

 Ausencias en su puesto de trabajo.

 Visitas sospechosas.

 Querer estar constantemente solo en la empresa.

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VIGENCIA 2018

Situaciones Inusuales o Sospechosas a Nivel Externo

 Personas extrañas haciendo preguntas.

 Vehículos sospechosos.

Situaciones Inusuales o Sospechosas en las Instalaciones

 Cámaras de seguridad dañadas.

 Puertas de acceso forzadas.

 Equipos de cómputo alterados o con señales de accesos no autorizados.

 Archivo en desorden o con faltantes.

 Vehículos averiados sin razón.

 Perdida sospechosa de llaves de acceso de toda la empresa y vehículos.

Situaciones Inusuales o Sospechosas en los Procesos

 información no registrada en el sistema.

 Alteración de la información (tachones, enmendaduras)

 Accesos a personal no autorizado.

 Servicios adicionales sin soportes físicos.

 Mercancías sin sellar.

 Mercancías sin reportar.

 Transportes sin monitoreo.

 Omisión de información en general.

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VIGENCIA 2018

Constitución del formato de reporte de situaciones inusuales o sospechosas

El formato está diseñado de la siguiente manera:

 Fecha: Se coloca la fecha exacta del momento en que se identifica la situación

sospechosa o inusual. (Día, Mes, Año).

 Hora: Se coloca la hora exacta en que se identificó la situación sospechosa o inusual.

 Lugar: Se nombra el lugar exacto donde se presentó la situación sospechosa o

inusual.

 Proceso: Se nombra el proceso que se realizaba al momento de identificarse la

situación sospechosa o inusual.

 Nombre del Informante: Nombre completo de la persona que identifico y reporto la

situación sospechosa o inusual.

 Descripción de la situación sospechosa o inusual: Breve resumen de lo ocurrido.

 Análisis del Empleado de Cumplimiento: El empleado de cumplimiento dará una

observación al caso.

 Fecha de reporte a la UIAF: El caso de situación inusual o sospechosa debe ser

reportado a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF a través del

Sistema de Reporte en Línea SIREL.

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VIGENCIA 2018

CODIGO: TR-F.OIS-01
FORMATO REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES O VERSION: 1
SOSPECHOSAS
FECHA: 1/01/2018

FECHA DE
DESCRIPCION DE SITUACION ANALISIS DEL EMPLEADO DE
FECHA HORA LUGAR PROCESO NOMBRE DEL INFORMANTE REPORTE A LA
SOSPECHOSA O INUSUAL CUMPLIMIENTO
UIAF

Ver archivo Excel Formato de Operaciones Inusuales o Sospechosas, Código TR-F.OIS-

01.

Reportes a la unidad de información y análisis financiero

La empresa TRANSPORTES RED S.A.S en cumplimiento con el artículo 5.2.2.2 de la

resolución 074854 está obligada a reportar los posibles casos de situaciones inusuales o

sospechosas a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL.

Reporte de operaciones intentadas o sospechosas-ros

Cuando se identifique alguna situación de operaciones intentadas o sospechosas, la

empresa deberá reportar dicho suceso ante la Unidad de Información y Análisis Financiero

TRANSPORTES RED S.A.S Página 60


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VIGENCIA 2018

UIAF conforme al ANEXO 1-ROS de manera inmediata así la empresa no tenga certeza de

que se trate de una actividad delictiva, tan solo se requiere que la operación sea sospechosa.

Véase el archivo pdf ANEXO TECNICO No. 1-ROS NOVIEMBRE DEL 2013

Reporte de ausencia de ROS

Si durante el trimestre, no se ha presentado ningún reporte de operaciones intentadas o

sospechosas, la empresa deberá realizar un reporte de ausencias de ROS ante la UIAF.

Reportes objetivos

La empresa TRANSPORTES RED S.A.S asegura que toda la información proporcionada

a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF es objetiva

Reportes de transacciones múltiples de carga

Se deberá reportar ante la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF todas las

transacciones derivadas de los movimientos de productos y/o mercancías de carga nacionales

o internacionales realizadas con una misma persona natural o jurídica que en conjunto en el

trimestre anterior sean iguales o superiores a treinta millones de pesos ($30.000.000), o su

equivalente en otras monedas, conforme a las instrucciones impartidas en el instructivo

(anexo 2) de la UIAF.

Véase el archivo pdf ANEXO TECNICO No. 2 – Transacciones Múltiples de Carga.

TRANSPORTES RED S.A.S Página 61


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VIGENCIA 2018

Reportes de ausencia de transacciones múltiples de carga

Si durante el trimestre anterior la empresa no cumple con los requisitos para un Reporte de

Transacciones Múltiples de Carga, deberá reportar ante la Unidad de Información y Análisis

Financiero UIAF, la ausencia de las transacciones múltiples.

Otros reportes

La empresa TRANSPORTES RED S.A.S realizara todos los reportes que la Unidad de

Información y Análisis Financiero considere pertinentes según sus riesgos, para la correcta

prevención y control del lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento

de la proliferación de armas de destrucción masiva, y serán entregados en la periodicidad que

determinen.

Plazos para el reporte trimestral

En cumplimiento con la resolución 074854 del 21 de diciembre del 2016, el plazo para el

reporte de ausencia de operaciones sospechosas, transacciones múltiples de carga y la

ausencia de transacciones múltiples de carga, será trimestral conforme a las siguientes fechas:

TRIMESTRE FECHA DE REPORTE

Enero – Marzo 1 al 10 de Abril

Abril – Junio 1 al 10 de Julio

Julio – Septiembre 1 al 10 de Octubre

Octubre – Diciembre 1 al 10 de Enero

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VIGENCIA 2018

Acreditación con soportes de todas las operaciones, negocios y contratos

En TRANSPORTES RED S.A.S está prohibida la realización de actividades, negocios o

contratos sin que exista un respectivo soporte de la celebración del acuerdo debidamente

fechado y autorizado por el Representante legal. Dicho soporte contendrá toda la información

detallada del servicio acordado, su costo y demás acuerdos entre las partes involucradas.

Adicional a esto, la empresa llevara soportes de transacciones financieras, dineros en

efectivo, compras, pagos y todo lo concerniente a la prestación de sus servicios.

Todos estos soportes además de servir para llevar un correcto control de la empresa, serian

pieza clave como respaldo probatorio ante cualquier investigación que puedan adelantar las

autoridades competentes.

Mantenimiento de registros

Todos los documentos del Sistema SIPLAFT (actas, reportes, formatos, y demás) deberán

ser conservados por un tiempo mínimo de cinco (5) años por medio físico en el archivo de la

empresa y medio magnético en su archivo sistematizado.

Sanciones por incumplimiento del sistema SIPLAFT

Cuando la empresa TRANSPORTES RED S.A.S evidencie el incumplimiento de este

sistema, o de cualquier norma legal por parte de sus empleados o cualquier persona que tenga

relación con esta y que afecte a la empresa, estará en la obligación de tomar medidas según

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VIGENCIA 2018

corresponda (SANCIONES INTERNAS), y hará el reporte a las respectivas entidades, ya que

cualquier inconformidad puede llevar a la empresa a recibir sanciones administrativas o

penales contenidas en la ley 336 de 1996.

ANEXOS

 Documentación contenida en la carpeta SIPLAFT.

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