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1.

Definición y clases de soportes de contabilidad


2. Definición y aspectos legales de los Libros de Contabilidad, Libros
Principales, Libros Auxiliares y su descripción
3. Concepto de balance general, y los elementos del balance general
4. Clasificación por grupos de cuentas del balance general
5. Definición del estado de resultados, elementos del estado de resultados y
diga cuáles son el grupo de cuentas que intervienen en él

De otra parte desarrollaremos y analizaremos los conceptos de balance general, los


elementos del balance general, y procederemos a clasificar por grupos de cuentas del
balance, y a definir el estado de resultados y a establecer los grupos de cuentas que
intervienen en él.

Definición y clases de soportes de contabilidad


Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de
los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico. Los soportes
tienen carácter probatorio y son necesarios para la realización de los registros que tienen
la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de
información contable.
Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los internos son todos aquellos que la
empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de transacciones
realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas
formas que establece la ley y en otras a las necesidades de información y control del ente
económico; entre los cuales encontramos:
1.1.-SOPORTES INTERNOS:
-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a
caja recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas débito,
tarjetas créditos. Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original para
quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de información
contable.
-Recibo de caja de caja menor. Son aquellos que tienen la finalidad de soportar
los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque,
como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se
crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se
elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso
correspondiente.
-Comprobantes de egresos. Son aquellos que tienen la función de servir como prueba
de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control
deben hacerse en cheque.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho
pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de
su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el
beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, ara la
incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia
para incorporar al consecutivo y la segunda copia para lapersona que realizó el pago.
-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de
compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del
contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en
la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien
o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede
realizar con posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir
con las disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los
requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas competentes.
-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones
de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el
original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema
de información contable.
-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por
error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago
de sus obligaciones.
-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de
las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las
necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante las transacciones
realizadas en un periodo determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.
1.2 .-SOPORTES EXTERNOS:
Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por
terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito
por los bancos, pagarés y demás.
-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características de las factura de
venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y
servicios.
-Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos por las entidades
bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a
sus clientes.
-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes que soportan el
registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como
suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisione por
remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o prestamos bancarios con
abono a la cuenta del cliente.
-Pagarés: Es el documento que representa el soporte de una obligación mediante el cual se
compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona a favor de la que se
ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la segunda ha
endosado el documento.

Definición y aspectos legales de los Libros de Contabilidad,


Libros Principales, Libros Auxiliares y su descripción
Los libros deben llevarse y diligenciarse de tal manera que se garantice su autenticidad e
integridad, con numeración sucesiva y continua, y las hojas y tarjetas deben ser codificadas
por clase de libros. Teniendo en cuenta la naturaleza del ente económico y a la de sus
operaciones, se deben llevar todos los libros que sean necesarios para registrar:
-Asentar en orden cronológico todas las operaciones , bien en forma individual o por
resúmenes globales no superiores a un mes.
-Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos débito y crédito, cambiando el movimiento de los diferentes establecimientos.
-Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
-Permitir el completo entendimiento de los anteriores registros, y para ello se deben llevar
los auxiliares necesarios para:
-Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen
global.
- Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada
establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones.
-Conocer los códigos o símbolos utilizados para descubrir las transacciones , con indicación
de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y
otras.
-Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.
-Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases
comprensivas de contabilidad.
-Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados
de dirección, administración y control del ente económico.
2.1.- REGISTRO DE LIBROS
Cuando la ley lo exija y para que tengan carácter probatorio, los libros deben haberse
registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes
en el lugar del domicilio principal, y para el caso colombiano es la Cámara de
Comercio respectiva. Los libros de los establecimientos deben registrarse en el lugar donde
funcionan los establecimientos de comercio ante la autoridad competente a nombre de ente
económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Los libros auxiliares, sin
perjuicio de lo dispuesto en las normas legales no requieren ser registrados.
Solamente se pueden registrar libros en blanco, y para registrar un nuevo libro se requiere
lo siguiente:
-Que al anterior le falten pocos folios por utilizar.
-Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
Los libros de exhibirse en el domicilio principal del ente económico, y la forma de llevar los
libros exige aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada
o electrónica como computadores o similares. El ente económico debe conservar
los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables; teniendo en
cuenta que los libros deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad
que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resúmen como en los auxiliares, deben totalizarse por los
menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
En los libros está prohibido:
-Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
-Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a
continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios
mecanizados o electrónicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es
posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la
integridad de las partida que se han contabilizado.
-Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
-Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
-Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar los libros.
Los libros incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando los mismos se hayan
cometido los anteriores actos prohibidos.
2.2.-CORRECCIÓN DE ERRORES:
Los errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página
respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita
evidenciar su corrección. La anulación de los folios se debe efectuar señalando sobre los
mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con
indicación de su nombre completo.
2.3.-EXHIBICIÓN DE LIBROS:
El examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio
principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que éste
hubiere designado para ello. Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya
exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte
se proponga demostrar si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca
probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.
2.4.-CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS:
Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad,
de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de
contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo los dispuesto en
normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de
veinte años contados a partir del cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento
o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio
técnico pueden destruirse diez años después. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco años, contados a
partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
2.5.- CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES: LIBROS PRINCIPALES,
LIBROS AUXILIARES Y SU DESCRIPCIÓN.
Libros principales: Son de obligatoria utilización por parte de los comerciantes, y para
quienes lleven una contabilidad con fines probatorios y son conocidos como libros mayores;
y tienen la finalidad de registrar allí todas las operaciones comerciales que realicen como
consecuencia del giro de sus operaciones. De acuerdo a la legislación comercial, los libros
principales o mayores son:
 Libros de inventarios y balances
 Libro diario columnario.
 Mayor y balances.
Los libros de inventarios y balances, se utilizan para registrar el inventario de iniciación y el
balance general de cada uno de los periodos contables siguientes. Su manejo se realiza una
sola vez al año y en el se resume el balance general al final del ejercicio, en el cual se
presentan los saldos de las cuentas del activo, pasivo ypatrimonio en forma global en la
mayoría de las cuentas se hace necesario discriminar como están conformados esos saldos.
El libro diario columnario sirve para registrar en orden cronológico todos los comprobantes
de diario elaborados por la empresa durante un periodo. Puede contener 12 o más
columnas, dependiendo el número de cuentas que maneje la empresa.
El libro Mayor y Balances: Se registra el movimiento mensual en forma resumida, tomando
la información del libro diario columnario y se traslada al libro mayor y balances.
Libros Auxiliares: Son aquellos libros de soportes o complementación de los libros
principales, ya que allí se registra en forma analítica y detallada toda la información diaria
de las operaciones o transacciones que realiza la empresa. Estos son los siguientes:
-Libro Auxiliar de Inventarios.
- Libro Auxiliar de Maquinaria y Equipos.
- Libro Auxiliar de Aportes Sociales.
-Libro de Inventarios y Balances

Concepto de balance general, y los elementos del balance


general
El balance general, se conoce como estados financieros a los informes que se deben
preparar como mínimo al terminar el periodo contable, o en cualquier época del mismo
cuando se requiera conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en
las actividades de un ente económico dentro de un periodo determinado.
Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los
administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a
quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.
Son Estados financieros de propósito general, aquellos que se preparan al cierre de un
periodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de
satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para
generar flujos favorables de fondos, y se deben caracterizar por su concisión, claridad,
neutralidad y fácil consulta.
Los estados financieros de propósito general, son de interés para:
-Los administradores, como herramienta esencial en el proceso integral de toma de
decisiones, para el cumplimiento del objeto social del ente económico.
-Los dueños del negocio para identificar la evolución financiera, el cumplimiento de
los objetivos sociales y el rendimiento de su inversión.
-Los proveedores, inversionistas y analistas de crédito, para conocer la capacidad que tiene
el ente económico para responder por sus obligaciones a corto, mediano y largo plazo.
-El Estado para la construcción de las estadísticas nacionales y el control de los recaudos
de impuestos.
El Balance General es un estado financiero de carácter estático, muestra la situación
financiera del ente en un momento determinado en el tiempo, revela el valor de sus bienes
y derechos (Activos), el valor de las obligaciones con terceros (pasivos) y el monto de la
participación de los dueños (Patrimonio), presentados y valuados de acuerdo con normas
legales y en consideración al ciclo de las operaciones.
El balance muestra sus cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los
saldos ajustados del libro Mayor, debe ser elaborado por lo menos una vez al año con corte
a 31 de diciembre.
3.1- ELEMENTOS DEL BALANCE GENERAL:
El reglamento general y universal de la contabilidad establece que los elementos del
Balance General son: Activo, Pasivo y Patrimonio.
3.1.1. ACTIVO: Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente
económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la
empresa beneficios económicos futuros.
3.1.2. PASIVOS: Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del
ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud del cual se reconoce que en el
futuro se deberán transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
3.1.3. PATRIMONIO: El patrimonio es el valor residual de los activos del ente
económico, después de deducir todos sus pasivos.

Clasificación por grupos de cuentas del balance general


El ente económico prepara el Balance General debidamente clasificado en parte corriente y
no corriente, teniendo en cuenta la realización de los activos y la exigibilidad de los pasivos:
4.1. ACTIVOS CORRIENTES: Están representados por el disponible y todos los bienes y
derechos que se puedan realizar para convertirlos en disponible en un término inferior a un
año, se pueden incluir las cuentas del grupo disponible: Caja, bancos, cuentas de
ahorro, inversiones temporales y la parte corriente de los grupos de deudores, inventarios y
gastos pagados por anticipado.
4.2.-ACTIVOS NO CORRIENTES: Este grupo está representado por los bienes
utilizados para el desarrollo del objeto social y todos aquellos bienes y derechos que
solamente podrán utilizarse o convertirse en disponible en periodos superiores a un año,
entre los cuales están las inversiones permanentes, la parte no corriente de los deudores,
los bienes que constituyen la propiedad planta y equipo, los activos intangibles, los
diferidos y las valorizaciones.
4.3.- PASIVOS CORRIENTES: Representan las obligaciones a favor de terceros y a
cargo del ente económico, que deberá pagar en un término inferior a un cargo del ente
económico, que deberá pagar a un término inferior a una año, su exigibilidad determina el
orden de presentación dentro del balance, dentro de las cuáles están: Obligaciones
financieras a corto plazo, proveedores, cuentas por pagar, impuestos gravámenes y tasas,
obligaciones laborales, pasivos estimados y provisiones, pasivos diferidos y otros pasivos.
4.4.- PASIVOS A LARGO PLAZO: Representan todas las obligaciones a favor de
terceros, que el ente económico deberá pagar en términos superiores a un año, entre otras
están todas aquellas que no son corrientes como las obligaciones financieras a largo plazo,
las obligaciones hipotecarias, bonos etc.
4.5.- PATRIMONIO: Este grupo de cuentas representan las obligaciones del ente
económico con los dueños o propietarios, estas son: Capital social, superávit de capital,
reservas, revalorización del patrimonio, resultado del ejercicio, etc.

Definición del estado de resultados, elementos del estado de


resultados y diga cuáles son el grupo de cuentas que
intervienen en él
5.1. Concepto de Estado de Resultados: Es un estado financiero básico de propósito
general, que sirve para revelar el resultado de las operaciones del ente económico durante
un periodo determinado y permite identificar en forma detallada y ordenada como se dio el
proceso de ganancias o pérdidas. Se constituye en un estado financiero de gran importancia
para los dueños del negocio y para todas aquellas personas internas y externas interesadas
en conocer el desarrollo y los resultados de la gestión del ente durante un periodo contable,
para tenerlo en cuenta como herramienta fundamental en la toma de decisiones.
Es conocido igualmente como el estado de pérdida y ganancias- P&G-, y cumple la función
de facilitar el mecanismos adecuado para calcular en una forma sistemática, los resultados
del ejercicio que pasan a formar parte del balance general en el grupo de cuentas del
patrimonio a partir de la relación de los ingresos con los gastos ocasionados para la
obtención de estos, como consecuencia del giro de las operaciones realizadas durante el
periodo contable por el ente económico.
5.2- ELEMENTOS Y GRUPOS DE CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS:
5.2.1. INGRESOS: Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de
incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que
generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación
de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un periodo, que no
provienen de los aportes de capital.
Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el
ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio
determinado, así como el valor del ajuste por inflación de los conceptos que componen esta
clase susceptibles de ser ajustados.
A través del sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en
consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se
entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya
hecho efectivo el cobro.
5.3. INGRESOS: SE CLASIFICAN EN OPERACIONALES Y NO
OPERACIONALES.
5.3.1. INGRESOS OPERACIONALES: Comprenden los valores recibidos y/o causados
como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social
mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás
ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el
objeto social principal del ente económico.
5.3.2. INGRESOS NO OPERACIONALES: Comprenden los ingresos provenientes de
transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente
económico e incluye entre otros, los ítems relacionados con operaciones de carácter
financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad
en venta de propiedades, planta y equipos e inversiones, dividendos y participaciones,
indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.
5.4. GASTOS: Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de
disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que
generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades
de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un
periodo, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.
Agrupan las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el
ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico
determinado, así como el valor del ajuste por inflación. Mediante el sistema de causación se
registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes
de pago, y se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se
haya hecho efectivo el pago.
5.4.1.LOS GASTOS SE CLASIFICAN EN OPERACIONALES Y NO
OPERACIONALES.
Los gastos operacionales son los ocasionados o causados en el desarrollo del objeto social
principal del ente económico por concepto de administración o ventas y registra, sobre la
base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio.
Los gastos no operacionales: Comprenden las sumas pagadas y/o causadas por gastos no
relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se
incorporan conceptos tales como financieros, pérdida en venta y retiro de bienes, gastos
extraordinarios y gastos diversos.
5.5.-COSTOS: Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente
con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales
un ente económico obtuvo sus ingresos.
Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos
necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de
acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un periodo
determinado, así como el valor del ajuste por inflación de los conceptos que componen esta
clase, susceptibles de ser ajustados de acuerdo con las normas legales vigentes.

Autor:
Inocencio Meléndez Julio.
Magíster en Administración
Magíster en Derecho
Doctorando en Derecho Patrimonial: La Contratación Contemporánea.

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Libros Contables
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Published on 09 de noviembre de 2009

Published in: Negocios

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Osniel Paredes

muy buen aporte.... solo falta describir algunos objetivos especificos por lo demas todo esta bien
entendible...........

Hace 1 año

Joselinee1972

Muy Util este informe

Hace 2 años


vaglio

Esta Increible esta informacion, gracias :D...

Hace 2 años


Angel Chirino , Estudiante de Administracion at Universidad Nacional Experimental Simon
Rodriguez

gracias

Hace 2 años


bardackjerr

gacias , hora saco 10

Hace 2 años

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Transcript
 1. LIBROS CONTABLES
En el Sistema Manual, es una disciplina que nos enseña el ARTE de registrar las diversas
operaciones en forma ordenada, clara, precisa y cronológica, con la finalidad de tener una
mejor presentación de los libros contables y ver el proceso contable de acuerdo transcurra el
tiempo.
En el sistema manual, conjunto de registros especiales donde se registran las operaciones
que realiza una empresa, en forma cronológica y ordenada.
En el sistema computarizado, es un conjunto de listados en forma de reporte en hojas
continuas, luego según importancia son o no legalizados.
En ambos casos la finalidad es de mostrar la situación en que se encuentra una empresa, en
meses o períodos distintos, sujetándose a las disposiciones legales y a una técnica contable.
Importancia:
Mediante ellos seremos justos, ante la ley.
Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales.
Nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de
las operaciones.
Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar
constancia de las operaciones que se realiza)
Nos obtiene una información e cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa.
Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de la empresa.
Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que nos adeudan.
Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.
FOLIACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de
contabilidad. Existen dos clases de Folio:
Foliación simple; consiste en cada una de las páginas de los libros contables que tienen
numeración correlativa y van de uno en uno.
Foliación doble; consiste en que la numeración correlativa de las páginas de los libros
contables van de dos en dos.
CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES
Aspecto Legal; Libros principales y obligatorios: Estos libros tienen que ser legalizados
obligatoriamente para dar su justo valor de todas las operaciones que se registran.
Libro de Inventario y Balances.
Libros Caja Tabular e italiana.
Libro Diario.
Libro mayor.
Aspecto técnico; libros auxiliares y voluntarios: Estos libros son llevados de acuerdo a la
necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares obligatorios tienen que ser
legalizados y los libros auxiliares voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el
control interno, y para determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad.
453390-4445Registro de VentasRegistro de ComprasPlanilla de remuneracionesLibro de
actasRegistro de ActivosRegistro de ingresosRegistro de retencionesRegistro de retenciones
a proveedoresLibros bancos - ConciliacionesLibro Kárdex de ExistenciasLibro caja
chicaCuentas CorrientesRegistro de Letras por cobrarRegistro de letras por pagarRegistro
de importación y de exportaciónRegistro de control de inventariosRegistro de Kárdex de
proveedoresRegistro de Kárdex de clientesObligatoriosVoluntariosAuxiliares
LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES; es un libro principal y obligatorio de foliación
simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este
libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se
utiliza dos veces al año, no al inicio de las operaciones ( cualquier mes del año llamado
inventario inicial) y otro al finalizar el período económico ( al 31 de diciembre, llamado
inventario fina o de Cierre)
El libro de inventario y balances, empezara por el inventario que deberá formar el
comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá:
La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles a
inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que
constituyen su activo.
La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y
que formen su pasivo.
Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que
principia sus operaciones.
INVENTARIO; es una relación detallada, valorada, ordenada, clara y precisa de cada uno
de los activos y pasivos que tiene una empresa.
Esta relación se detalla es el Libro de Inventario y Balances, con la finalidad de determinar
los bienes y derechos que posee una empresa y también sus deudas.
Clases de inventario por su naturaleza:
Físico: conteo e inspección de los activos.
Contable: Registro de las informaciones previa documentación.
Fases de la preparación del inventario; para preparar el inventario debe realizarse una
cuidadosa labor administrativa, que comprende las siguientes fases:
Determinación de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio.
Descripción de dichos elementos, caracterizando su individualidad.
Valoración de cada elemento.
Agrupación conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad
contable.
Suma de valores por grupos homogéneos y totalización separada del activo y del pasivo.
Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto.
Comparación con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas
durante el período.
Partes del inventario:
Activo
Pasivo
Resumen
Balance de inventario
LIBRO CAJA TABULAR E ITALIANA; es un libro principal y obligatorio de foliación
doble, para que tenga validez ante la ley se legaliza en la primera página en un notario
público o ante un juez de paz letrado.
Este libro es obligatorio, en el cual se registran todas las operaciones que realiza la empresa
al contado (efectivo o en cheque), los registros son diariamente en forma ordenada y
cronológica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones.
El objetivo de este libro es de controlar y administrar todas las operaciones cuyo origen es el
movimiento del dinero ya sea en ingresos y/o egresos. Cada fin de mes se centraliza al libro
diario.
Clases:
Libro Simple o italiana; para este tipo de caja se utiliza el rayado del libro diario, dos hojas
de este hacen un rayado, para que sea de foliación doble, debe estar legalizado en la primera
página para su utilización.
Es un libro el cual los registros que se efectúan generalmente pertenecen a pequeños
negocios, empresas individuales, unipersonales o asociaciones, con los que sus movimientos
operacionales efectúan en dos o tres cuentas. Se conoce también con el nombre de caja
simple.
Se denomina Caja italiana porque en Italia se dio el uso por primera vez, su características
es de anotar las operaciones económicas en forma cronológica, sin importar un
ordenamiento según las cuentas que se utilicen. Cada fin de mes se centraliza al libro diario.
Libro caja tabular o americana; para la utilización de este libro se legaliza en la primera
página ante el notario público.
En este libro se registran todas las operaciones que realiza la empresa exclusivamente al
contado (movimientos de dinero en efectivo o con cheque por ingresos y/o egresos).
Es un libro obligatorio de foliación doble, su característica principal es de clasificar por
divisionarias en forma analítica y luego analizarlas, cada divisionaria ocupa una columna y
se detalla el concepto de cada una de las operaciones y se distribuyen tanto en el Debe como
en el haber según el concepto de cada una de las operaciones y se disribuyen tanto en el
debe como en el haber según correspondan, la utilización de este libro es en empresas que
tienen mayor movimiento de cuentas, tales como empresas comprendidas en el Régimen
Especial y renta y Régimen General. Cada fin de mes se centraliza al libro diario.
LIBRO DIARIO; Es un documento numerado, que le permite registrar en forma
cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro
contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.
El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa,
en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros,
gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los
registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o
de primera anotación.
El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse
posteriormente en el mayor.
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el
capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se
ordenan por fecha de creación.
Importancia y finalidad
Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el
Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro
Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y
deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.
El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por
primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las
transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará
indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes
de los débitos y créditos.
El libro Diario puede ser:
El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al
Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal.
El Diario Multicolumnar.
Diario Columnar. Importancia; Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo
indica, su contenido incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que
tienen mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en
una determinada transacción, se llevan en una columna especial que denominamos Cuentas
Varias.
Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado
y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas pequeñas, su manejo
es sencillo y reduce el trabajo contable.
No existe un modelo único de Diario Multicolumnar, cada empresa lo diseña de acuerdo a
sus necesidades.
El manejo del Diario Multicolumnar es sencillo, asentamos la operación cargándole y
abonándole a las cuentas respectivas, operación por operación, destinándole una línea para
cada operación, si se necesita otras líneas las utilizamos; pero se debe tener cuidado de no
dejar espacios en blanco, no borrar, no tachar, etc., si se comete un error u omisión al
formular el asiento, lo corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia (artículos
32, 33, 34, 35, 36, 37, 38 del Código de Comercio).
Una vez registradas las operaciones de un determinado período generalmente en forma
mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos que deben ser igual al
total de los abonos y luego se transfieren estos totales al Mayor General.
Ventajas del Diario.
El diario cumple tres útiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues
si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de
omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito.
Este peligro se reduce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada
operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase de errores.
En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario
guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo
lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que
se desee.
En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden
cronológico.
LIBRO MAYOR; es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la
cooperativa.
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que
moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean
válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el
propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.
Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se
registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.
Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el
haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso;
anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro
mayor, representada por una T.
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja
(positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos
será objeto de continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta
fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos
registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data,
siendo éste el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo.
Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la
correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
– Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
– Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.
– Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores
coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del
Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.
Tipos de Libros Mayor
Se reconoce que hay dos tipos:
Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general
Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.
Importancia y Finalidad.
Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y
el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo
controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y
nominales.
El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del
C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que
son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad