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¿Qué es la previsión?
"El análisis de la información relevante del presente y del pasado, ponderando probables
desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de acción (planes) que
posibiliten a la organización para el logro de objetivos" (Sisck y Sverdlik).
"Es el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que una
empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los
principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de la empresa" (Agustín
Reyes Ponce).
"Es calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular los programas de acción" (Henri Fayol).
Como puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver
anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir".
Entonces, entenderemos por previsión como aquella etapa del proceso administrativo donde se
diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente, de tal forma que se puedan
construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá
la empresa en el mediano como en el largo plazo.
Todo administrador debe ser un visionario, pero a la vez, previsor, ya que en la actualidad la única
constante es el "cambio", y debemos estar preparados para enfrentarlo. El mundo puede cambiar
de un momento a otro, tal como sucedió el 11 de septiembre con las Torres Gemelas en Nueva
York.
Principios de la previsión
La planificación
La planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible
determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.
El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear es función del administrador,
aunque el carácter y la amplitud de la planificación varían con su autoridad y con la naturaleza de
las políticas y planes delineados por su superior".
Cualquier organización está en búsqueda de ser exitosa. Por este motivo, se hace fundamental trazar
un camino claro que permita alcanzar las metas previstas. Sin embargo, trazar este camino no
significa sólo establecer el punto al que se quiere llegar, implica también plantear cuáles serán
los pasos para alcanzar esa meta. Es precisamente esto en lo que consiste la Planeación
Estratégica de una organización. Aquí en Pensemos queremos contarle con exactitud qué es la
Planeación Estratégica y para qué sirve. ¡Acompáñenos!
Porque la Planeación Estratégica proporciona un marco real para que, tanto los líderes, como
los miembros de la organización, comprendan y evalúen la situación de la organización. Esto,
ayuda a alinear al equipo con el fin de que empleen un lenguaje común basados en la misma
información, lo que ayudará a que surjan alternativas provechosas y de valor para la organización.
El plan estratégico de una organización establece el quehacer de cada miembro, lo que garantiza
que las acciones de cada uno estén direccionadas hacia el cumplimiento de las metas a futuro.
(Conozca también los errores comunes en la Planeación Estratégica de una organización)
BENEFICIOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Permite que su organización actúe de forma proactiva y no reactiva
Permite que todas las decisiones estén alineadas con los objetivos.
El Cuadro de Mando Integral es una metodología de Planeación Estratégica que permite evaluar el
funcionamiento de una organización a partir de cuatro perspectivas clave: La perspectiva financiera,
la perspectiva del cliente, la perspectiva de procesos y la perspectiva de aprendizaje y crecimiento.
Además organiza la Planeación Estratégica en términos de objetivos, indicadores e iniciativas.
Conozca más al respecto aquí.
Mapa Estratégico
Es una herramienta visual diseñada para comunicar el plan estratégico a toda la organización. El
Mapa Estratégico es muy importante para el Balanced Scorecard, sin embargo, no es exclusivo para
esta metodología. A modo de resumen, este ofrece la posibilidad de comunicar la Planeación
Estratégica desde lo gerencial hacia todo el equipo, por medio de un formato fácil de digerir y
entender.
Análisis DOFA
También conocido como el análisis SWOT por sus siglas en inglés (Strengths, weaknesses,
opportunities, threats) es una herramienta de análisis de una organización que se basa en sus
características internas (Debilidades y fortalezas) y sus características externas (Amenazas y
oportunidades). A partir de la evaluación de estas características, el análisis DOFA permite conocer
la situación real en la que se encuentra una organización y así ayuda a plantear la estrategia futura.
Análisis PEST
Por sus siglas en ingles PEST (Política, económica, sociocultural, tecnológica) pretende analizar el
entorno industrial o empresarial de una organización a partir de estos cuatro factores, así, pretende
determinar cómo ese entorno podría afectar a la organización. Usualmente el Análisis PEST se usa
dentro de las características externas del Análisis DOFA.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en
un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de
tiempo concretas.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea
que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo
fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede
asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal
requeridos.
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En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje
horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.
En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado de
progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o estructurales del
Saber qué es un diagrama de Gantt permite darse cuenta de todas las ventajas que implica
usarlo. Entre los beneficios que definen a este tipo de gráfico se encuentran los siguientes:
Un buen ejemplo del uso del diagrama de Gantt puede ser gestionar presupuestos o
controlar el gasto en diferentes partidas. Pero, además de las finanzas existen muchas otras
aplicaciones de este tipo de gráficos, como las siguientes:
Es por ello que Henri Fayol realizó sus propuestas que se convirtieron en doctrinas, principios y
teorías que hoy en día son bases para la realización de un excelente desempeño administrativo.
Introducción
Henri Fayol es considerado en la actualidad “El padre de la Administración Moderna” ya que sus
teorías, principios y doctrinas que realizó desde el año de 1900 han sido las bases para una buena
administración en la actualidad.
En la investigación en base a los logros realizados por este gran personaje revelaremos paso a
paso el desarrollo de la administración.
El objetivo es dar a conocer a los estudiantes y trabajadores las enseñanzas básicas que nos dejó
Henri Fayol y que sirvan de gran ayuda para aumentar expectativas, estrategias u objetivos dentro
de su lugar funcional laboral de cada uno.
Henri Fayol
Henri Fayol (1841-1925), quien nació en Constantinopla en el seno de una familia burguesa, hizo
sus primeros estudios en el Liceo de Lyon, Francia. Posteriormente, en 1860, la Escuela Nacional
de Minas en Saint Etienne le otorgo el grado de ingeniero en minas. A partir de ese momento
trabajo en la extracción de carbón y la fundición de hierro del consorcio francés Commentry-
Fourchambault Company.
Fayol laboro toda su vida en la misma empresa. De 1860 a 1866 trabajo de ingeniero, época en la
cual realizo notables avances en la técnica para combatir los incendios subterráneos que ocurrían
en la compañía.
A los 25 años su trabajo fue recompensado con el ascenso a gerente de las minas Commentry.
Seis años después ocupo el cargo de director de un grupo de minas. En 1888, la empresa pasaba
por serias dificultades pues no había pagado dividendos desde 1885, lo nombro director general,
puesto desde el cual empezó a revitalizarla. Cerró la fundición de Fourchambault y centralizo la
producción en Montuclon, otra planta del consorcio, para conseguir economías de escala.
Sin lugar a dudas, Fayol fue el que mayor influencia teórica ejerció sobre la perspectiva clásica: es
necesario recordar que en el primer capitulo explicamos las funciones de la administración, las
cuales son resultados de sus estudios. Estas funciones, que tienen ya más de 80 años, se estudian
en todas las universidades estadunidenses, europeas y de gran parte del resto del mundo.
En el año de 1888 el ingeniero de Minas Henri Fayol (1841-1925), logró salvar de la ruina a una
gran compañía metalúrgica de Francia, en la cual el había venido trabajando desde hacia veinte
años. Actuando como director de la misma, el Ingeniero Fayol aplicó un nuevo método de
administración que le dio resultados satisfactorios, al cual llamó Administración Positiva.
Según sus propias manifestaciones, los estudios administrativos que realizó tenían fines
exclusivamente prácticos y de aplicación personal; no obstante al cabo de varios años de
experimentación, observación y control constantes, estos le sirvieron no solo para alcanzar un
éxito sin precedentes sino que también le permitieron postular el cuerpo doctrinal de los principios
de la ciencia de la administración. La doctrina Fayolista se inició dando especial trascendencia a la
fundamentación metodológica, de ahí que el mismo Fayol la llamara Administración Positiva,
Científica o Experimental.
En una segunda etapa Fayol amplió su doctrina, incluyendo procedimientos para la investigación
administrativa, puesto que la primera concepción metodológica presentaba solo reglas
fundamentales alas cuales había llamado Elementos de Administración.
Para Fayol, los procedimientos administrativos eran instrumentos muy importantes para la buena
dirección de toda empresa puesto que permitían el diagnostico y la solución de muchas dificultades
propias de las organizaciones de su tiempo.
El Fayolismo tuvo también una tercera expansión o etapa en cuanto a sus postulados se refiere,
cuando el propio Fayol completo y profundizo los principios de su doctrina para hacerla universal y
aplicable también al campo de la administración pública. En los últimos años de su vida se dedicó
preferentemente a escribir acerca de este tema con el fin de indoctrinar al Estado para hacerlo más
eficiente.
Las investigaciones de Fayol se enfocaron hacia todas las empresas y hacia el Estado. Poco a
poco se convenció de que los principios administrativos eran aplicables a todas las empresas,
cualesquiera fuese su naturaleza, objetivos y magnitud. “No hay una doctrina administrativa para la
industria y una doctrina administrativa para el Estado; no hay mas que una sola doctrina
administrativa. Los principios y las reglas que valen para la industria valen para el Estado y
viceversa.”
Principios de la administración
Los principios generales de la administración sugeridos por Fayol aun son considerados, por gran
parte de los administradores, útiles para la practica contemporánea de la administración.
Estos principios, elaborados en 1916, son presentados en el orden que los expuso su autor, con
sus respectivas explicaciones, a saber:
1. División de trabajo: la distribución de tareas debe realizarse entre grupos e individuos, para
garantizar el esfuerzo y la atención sean enfocados en partes especiales de la actividad;
Fayol propuso la especialización del trabajo como la mejor manera de aprovechar los
recursos humanos de la organización.
2. Autoridad y responsabilidad: la autoridad para Fayol, se define como “el derecho de dar
ordenes y el poder para conseguir su fiel obediencia”; la responsabilidad entraña ser
confiable, lo cual, por naturaleza esta asociado con la autoridad.
3. Disciplina: este precepto implica la necesidad de que los trabajadores realicen un esfuerzo
común, en forma ordenada; sin embargo se deben aplicar sanciones, con un buen criterio,
para alentar el esfuerzo común.
4. Unidad de mando: los trabajadores de las organizaciones deben recibir ordenes de un solo
“administrador”, para así evitar conflictos y malos entendidos.
5. Unidad de dirección: de acuerdo con esta regla, toda la organización se debe mover en
dirección de un objetivo común: en una dirección única.
6. Subordinación del interés individual al interés general: este principio sostiene que los
intereses de una persona (o grupo) no deben prevalecer sobre las metas de la
organización en su conjunto.
7. Remuneración del personal: el pago debe ser justo –no explotador-y recompensar el buen
desempeño, se debe recurrir a diversas formas de pagos por ejemplo: por tiempo trabajo
razón de la producción etc. También es necesario otorgar recompensas no financieras.
8. Centralización: según la definición de Fayol, la centralización significa “reducir la
importancia del papel del subordinado mientras que la descentralización implica
aumentarla; los grados de centralización/descentralización adoptados dependen de cada
organización en la que el “administrador” trabaje.
9. Cadena escalar: esta característica definida por Fayol como línea de autoridad, quería
decir que cierta cantidad de autoridad debe corresponder a cada posición jerárquica, pero
también que los estratos más bajos de administradores siempre deben mantener
informados a los niveles superiores de sus actividades laborales.
10. Orden: para aumentar la eficiencia y la coordinación todos los materiales y personas
relacionadas con un tipo especifico de trabajo deben ser designados en la misma ubicación
general dentro de la empresa; un lugar para que cada quien este en su lugar.
11. Equidad: este principio que Fayol diferenciaba de la justicia, constituía la ejecución de las
convenciones establecidas; sin embargo las convenciones no pueden prever todo, por lo
cual deben ser interpretadas y sus insuficiencias complementadas; todos los empleados
deben ser tratados de la forma más “igualitaria” posible.
12. Estabilidad del personal en sus cargos: la retención de los trabajadores más productivos
debe ser prioritaria para la administración; la contratación de nuevos empleados
normalmente lleva asociados los costos del reclutamiento y la selección, así como los
defectos propios del proceso.
13. Iniciativa: los administradores deben estimular la iniciativa del trabajador, la cual se define
como “una actividad nueva o adicional emprendida por voluntad propia”.
14. Espíritu de Equipo: de acuerdo con este precepto, los administradores deben propiciar la
armonía y la buena voluntad general de los empleados, pues ambos son poderosas
fuerzas de la organización.
Importancia de la Planeación
La planeación es muy común en determinados ámbitos que tienen que ver con acciones a largo
plazo o acciones de cuyos resultados se deba hacer un balance. En este sentido, es común hablar
de planeación en el ámbito laboral y empresarial ya que toda institución u organización que busca
obtener ganancias debe planear con anticipación elementos tales como inversión, gastos
anticipados, tiempo de recuperación de la inversión, gastos accesorios, posibles dificultades que
limiten las ganancias, créditos, etc. Todo esto deberá exponerse en la planeación a modo de
organizar de mejor manera el desempeño y estar al tanto de las posibles consecuencias del
trabajo.
Dicho en otras palabras, la planificación analiza dónde estamos, establece dónde queremos ir, y
señala qué vamos a hacer para llegar ahí y cómo lo vamos a hacer.
La planeación es la primera función administrativa ya que sirve de base para las demás funciones
como son la organización, coordinación y control.
Permite proponer objetivos y señala qué es lo que se va a hacer para poder alcanzarlos. Permite
organizar mejor las áreas y recursos de la empresa, coordinar mejor las tareas y actividades, y
controlar y evaluar mejor los resultados, ello gracias a que nos facilitar comparar los resultados
obtenidos con los planificados.
Además de ser una función administrativa que comprende el análisis de una situación, el
establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias, y el desarrollo de planes de acción,
también es posible definir a la planeación como el proceso a través del cual se realiza cada una de
estas actividades.
El proceso de planeación consiste de varias etapas, es relevante que las tengas en cuenta antes
de comenzar:
Clasificación de planeación
De acuerdo al nivel jerárquico en el que se realice, el área de abarque y el periodo de tiempo
que comprenda, la planeación puede ser:
Estratégica: La realizan los altos directivos para establecer las directrices y los planes generales
de la institución; generalmente es a mediano y largo plazos.
Táctica: Es responsabilidad de los mandos intermedios o jefes de área, su finalidad es lograr el
plan estratégico; se refiere a un área específica de la institución educativa y puede ser a mediano o
corto plazos.
Operacional: Se refiere a una sección, es a corto plazo, se realiza con base en la planeación
táctica y en niveles de función operativa.
De acuerdo al tamaño (ya que puede abarcar una problemática integral o bien
circunscribirse a situaciones o problemáticas particulares) en:
Macrospectiva visión: estratégica; Alcance: largo plazo (cinco años o más); Impacto: masivo;
Toma de decisiones: Unos cuantos deciden sobre muchos.
Mircospectiva visión: táctica; Alcance: corto plazo (un cuatrimestre, un año); Impacto: Individual;
Toma de decisiones: Muchos deciden sobre unos pocos.
Los métodos para la planificación de las empresas podemos clasificarlos en dos grandes grupos:
Entre las técnicas para la planificación de las empresas se pueden distinguir las siguientes:
- Las redes: Son unos instrumentos de indudable valor para la dirección al permitirle conocer los
puntos críticos de un proyecto, la simulación de sus resultados, así como la situación del proceso
en cualquier momento de su ejecución. Esto facilita las labores de simulación, planificación,
programación y control. Las más utilizadas son el PERT, CPM, CPS.
Los modelos.
Por modelo se entiende el molde que sirve de medida o comparación en determinados cálculos. En
el campo científico existen diferentes tipos de modelos; todos ellos ofrecen una visión simplificada
de la realidad, por lo tanto, incompleta. Entre los diferentes modelos, según el grado de
abstracción, se pueden encontrar cinco tipos principales:
• Icónicos (de icono, imagen), llamados también modelos físicos. Son representación física, total o
parcial del sistema que representan. Se trata de copias o imágenes a escala del objeto de estudio
o del la situación que se quiere representar; por ejemplo, los mapas, las maquetas.
• Gráficos. Se utilizan para explicar espacios o relaciones que afectan o inciden en la interacción de
diferentes partes; por ejemplo, los organigramas o los diagramas sociométricos.
• Analógicos. Son modelos que representan un conjunto de propiedades que se quieren estudiar,
por medio de otro conjunto de propiedades relativamente familiares. Ejemplo: la estructura
geológica de la tierra en que se puede ver las diferentes formaciones geológicas por medio de
colores.
• Matemáticos. Se construyen para representar de formación exacta una situación problema. Con
este tipo de modelo se logra la máxima capacidad operacional, habida cuenta de que es fácil de
manipular, permite apreciar con toda claridad las variables interactuantes y es totalmente preciso.
Emplean para su aplicación: el cálculo diferencial (concepto de derivadas y derivadas parciales),
multiplicadores de Lagrange o programación matemática.
Según el grado de certidumbre de las aplicaciones o predicciones que se pueden hacer, se pueden
distinguir dos tipos de modelos:
• Probabilísticos. Predicen situaciones, pero con un grado más o menos elevado de incertidumbre,
ejemplo: el modelo de simulación.
Según la variable tiempo, expresada en características de proceder316, pueden diferenciarse dos
tipos de modelos: • De tipo estático o de estructura. Se construyen prescindiendo del tiempo, como
un conjunto de propiedades y relaciones entre elementos de un sistema o subsistema.
• De tipo dinámico o de funcionamiento. Consideran el tiempo como una de las variables y admiten
la incidencia de los cambios a lo largo del tiempo.
Ahora bien, en los años 60, se comienzan a desarrollar las técnicas de planificación, adquieren
importancia tres tipos de modelos:
• Modelos interindustriales que se refieren a las relaciones de los sectores productivos de una
economía entre sí y con otras entidades económicas.