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5 TEMA
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Esquema
TEMA 5–Esquema
Información Oferta Elección
Negociación
Contrato
EVALUACIóN DE PROVEEDORES
Definición Acuerdo Ejecución
Gestión del Aprovisionamiento y Compras
Ideas clave
Para estudiar este tema deberás leer atentamente las Ideas clave desarrolladas a
continuación, que se complementan con lecturas y otros recursos para que puedas
ampliar los conocimientos sobre el mismo.
Una vez definidas las necesidades de compra de materiales a partir de los planes de venta
y producción, el área de compras debe llevar a cabo la búsqueda de las mejores fuentes
de suministro para satisfacer estas necesidades.
Los errores que provocan las urgencias en esta fase de la compra pueden ser
irreversibles en el éxito final del producto tanto a nivel interno como externo que
provocan una imagen o un desprestigio de los productos tanto para los clientes como
para el mercado. Podemos destacar algunas consecuencias:
A nivel interno:
o Mala gestión del coste global.
o Planificación de la compra inadecuada.
o No consecución de objetivos.
o Conflictos entre departamentos.
A nivel externo:
o Productos sin la calidad adecuada.
o Precios elevados.
o Retraso en las entregas.
o No entregas de productos.
o Devoluciones e incidencias.
Las fuentes de información son una valiosa herramienta que el área de compras debe
gestionar y para lo cual se deban tener en cuenta las siguientes recomendaciones
para su correcto uso:
Hay muchos aspectos que deben ser revisados para seleccionar a un proveedor,
habitualmente, se suele solicitar a los proveedores un cuestionario estándar que
responda a estos aspectos.
Cultura empresarial, más tradicional o más enfocada a modelos integradores con sus
clientes.
Situación de la empresa a nivel financiero (figuras 5.3) y laboral (organigrama y
estructura de la empresa).
Catálogo de materiales y productos, destacando los solicitados por la empresa
compradora.
Principales clientes y proveedores con los que se trabaja.
Instalaciones y ubicaciones.
Cuota de mercado de sus materiales y productos.
Proyectos y diseño, así como el nivel tecnológico.
Cultura y equipo comercial (que negociará con el área de compras).
Capacidad y métodos de producción.
Forma y plazo de distribución y almacenamiento.
Servicios adicionales de post-venta.
Sistemas de información y comunicación.
Gestión administrativa de pagos (condiciones, plazos, etc.).
Una vez recogida la información tanto del cuestionario como de las visitas, se lleva a cabo
el proceso de comparación. La herramienta más extensamente utilizada es la de las
Identificar los criterios claves a evaluar. Para una mayor objetividad es recomendable
fijar el nivel máximo y mínimo necesario para el cumplimiento de los requerimientos.
Ponderación de cada uno de los criterios definidos, es decir, reflejar cuantitativamente
la importancia de unos criterios sobre otros. La suma total de esta ponderación debe
ser 1, 10 o 100. Es importante ser el más objetivo posible para no favorecer unos
criterios sobre otros.
Ponderación de sub-criterios. Cada criterio puede dividirse en varios, los cuales
también deben ser ponderados, con la excepción que la suma de los sub-criterios debe
ser igual a peso establecido en el criterio, lo que expresa su importancia relativa.
Establecer un sistema de calificación o puntuación de criterios y sub-criterios sencillo
y claro. Suelen establecerse escalas de valores con su correspondiente valor que será
el factor multiplicativo con la ponderación del criterio. Por ejemplo, una escala de cero
a cinco donde el valor 5 es pleno cumplimiento del criterio y su factor es 1, el valor 4
donde el cumplimiento es casi total y su factor es 0,8, el valor 3 desde el cumplimiento
es parcial y su factor es de 0,6, el 2 donde el cumplimiento es bajo y su factor es 0,4,
el valor 1 donde el cumplimiento es muy bajo y su factor es 0,2 y finalmente el valor o
donde el cumplimiento es nulo y el factor es 0.
Realización de la evaluación por parte de los integrantes. Este tipo de herramientas
puede utilizarse en una primera fase de forma individual y en una segunda de forma
colectiva para llegar a un resultado único.
Evaluación de resultados obtenidos. La calificación global, una vez sumadas todas las
calificaciones, indica que el proveedor con mayor calificación es el seleccionado para
el suministro, además nos ayuda a ver las áreas de mejora de los proveedores.
Revisión continua. La utilización de esta herramienta de forma periódica ayuda a
analizar la evolución de los distintos criterios y establecer planes de trabajo conjunto
con los proveedores.
Proveedores selecionados
A nivel Empresa
Dimensión
Ubicación
Cifra de facturación
Volumen de facturacion de oferta
Experiencia de funcionamiento
A nivel Técnico
Materiales
Tolerancias
Grado de estandarización
A nivel de la oferta
Funciones porducto
Plazo de entrega
Calidad
Frecuencia
Cantidad
A nivel económico
Coste de adquisión
Costes de mantenimiento
Condiciones de garantía
Formas de pago
Otros
Puntuación
Analizar las ofertas en profundidad nos permite afrontar con mayor garantía la
negociación del acuerdo y su contrato.
Una vez clasificadas las ofertas, comienza la siguiente fase del proceso con el proveedor
adjudicatario para iniciar las rondas de negociaciones. En estas negociaciones se
plasman los acuerdos de suministros más en detalle. En el tema 7 (Negociación) y 8
(Gestión de contratos) de esta asignatura veremos más en detalle estas fases.
Una vez que el proveedor seleccionado comienza a suministrar los materiales requeridos
se comprueba realmente la bondad del proveedor y de todas las fases anteriores del
proceso. Para ejecutar esta comprobación, las empresas disponen de sistemas de
evaluación que proporcionan el grado de cumplimiento de las condiciones establecidas
en los contratos.
Los sistemas de evaluación son muy diversos y depende del sector y del grado de
importancia de la compra de ese proveedor. Pueden ir desde el juicio del propio
comprador hasta sofisticados sistemas de evaluación. El denominador común de estos
sistemas debe ser la evaluación automática, ágil y al menor coste posible.
Tienen que ser periódicos pero con el suficiente horizonte temporal para aplicar, en su
caso, medidas correctoras y que los datos obtenidos sean lógicos y de aplicabilidad real.
Deben contar con un procedimiento de extracción y depuración de datos. Normalmente
se extraen por personas dedicadas a tal fin y que no intervienen en la actividad para evitar
posibles adulteraciones. Deben definirse a las personas que se les divulgará y ser
fácilmente entendibles. Deben ser útiles y provocar la toma de decisiones, incitando a la
acción.
Las métricas más utilizadas por los departamentos de compras y aprovisionamiento son
las de proveedores, artículos, pedidos, servicios, almacén y dirección. Las variables más
utilizadas son:
Variables cuantitativas
Variables cualitativas
Resolución de incidencias.
Capacidad de respuesta.
Gestión administrativa.
Relación comercial.
Comunicación.
Sistemas de comunicación.
Etc.
Esta evaluación debe entenderse como una herramienta de mejora en las relaciones de
ambas empresas por lo que debe ser conocida y compartida con los proveedores, a través
de las reuniones de seguimiento.
Calidad en entregas
o Índice = suma total de las unidades entregadas / suma total de las unidades
pedidas para el periodo de un mes.
o Nivel mínimo en calidad en entregas = 95 %.
o Penalización (A) = (95% - índice de entrega en cantidad alcanzado %)*(2,5 %*
volumen de compra total del mes).
Calidad en plazo
o Índice = suma total de las unidades entregadas en plazo (día) / suma total de las
unidades pedidas para el periodo de un mes.
o Nivel mínimo en calidad de plazos = 98 %.
o Penalización (B) = (95 % - índice de entrega a tiempo alcanzado %)*(2,5 %*
volumen de compra total del mes).
Sistema de penalización mensual = A+B.
Bajo esta misma perspectiva de evaluación por medio de índices, se puede establecer
relaciones con aquellos proveedores que periódicamente obtengan índices por encima de
los óptimos llegando a acuerdos de calidad concertada.
Estos acuerdos suponen para la empresa asegurar previamente al suministro que los
materiales y productos adquiridos cumplen con las necesidades y requerimientos
descritos. Además suponen menores costes de control y administrativos al disminuir
progresivamente las evaluaciones mediante la confianza en el sistema de calidad
establecido con los proveedores.
Bajo esta situación el área de compras debe mantener de una forma eficaz y eficiente el
parque de proveedores, descartando a proveedores cuyo volumen de compra sea
irrelevante o proveedores con evaluaciones desfavorables continuas y concentrarse en
los que realmente pueden aportar ventajas y beneficios de la colaboración.
Esto lleva a establecer políticas de asignación del mismo tipo de suministro a varios
proveedores para un mismo artículo sin pedir a un proveedor más del 15 al 25% de las
necesidades de un producto, lo cual proporciona a la empresa más poder de
negociación y protege de la incertidumbre que representa la dependencia de un
proveedor único.
Solo en casos en que no hay otra alternativa (como en el caso de mercado monopolista)
o cuando no hay disponibilidad de tiempo o recursos para buscar, seleccionar y negociar
con proveedores alternativos, se suele asignar el suministro completo de los artículos a
un único proveedor.
El enfoque actual de la gestión estratégica de las compras procura mantener una relación
estable con los proveedores. Se tiende a reducir el número de proveedores e incluso
mantener relaciones con un proveedor único para un producto. Las ventajas de tener
un proveedor único o varios proveedores son las siguientes:
Varios proveedores
Mejor coste por mayor competencia (a corto plazo).
Asegurar la continuidad del suministro en caso de incidencias.
Evitar el riesgo de dependencia del proveedor si la empresa se convierte en su único
cliente.
Disminuir los costes de cambio de proveedor.
Posibilidad de contratar proveedores cuya capacidad no podría absorber toda la
demanda.
Proveedor único
Mejores costes por economías de escala.
Facilita la coordinación de las relaciones y manejo de los flujos de materiales e
información.
Menor tiempo y esfuerzo en las actividades de relación y evaluación del suministro
del proveedor.
Calidad, plazos de entrega y nivel de servicio más uniformes.
Inversión única en equipos y medios de fabricación o producción.
Disminución de los costes de distribución y transporte, así como la optimización del
nivel de stocks.
La clave de este enfoque está en establecer una política clara con el proveedor (o de unos
pocos proveedores), durante un plazo de tiempo relativamente largo, con un acuerdo de
mejora continua, y de mantener esta relación mientras no existan incidencias
importantes en la relación entre ambas compañías.
Fuerza mayor.
Regla ABC: análisis, también denominado 20-80, es utilizado para seleccionar las
circunstancias que más impactan en las actividades.
Mejorar o quedar fuera.
Clasificación por nivel de servicio.
Pruebas eliminatorias.
Combinación de métodos anteriores.
Lo + recomendado
No dejes de leer…
Accede al artículo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
http://23.23.245.75/CCCartagena/its-gestion/archivos/BS-P-
06/Procedimiento%20Seleccion,%20Evaluacion%20y%20Reevaluacion%20de%20Pro
veedores.pdf
No dejes de ver…
Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
https://www.youtube.com/watch?v=J5Ey034Wl0k
Eligiendo proveedores
Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
https://www.youtube.com/watch?v=YCHszt7TbBo
Accede al vídeo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
https://www.youtube.com/watch?v=yTZAgl-VeQQ
+ Información
A fondo
Accede al artículo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web:
http://www.analisismulticriterio.blogspot.com.es/
Webgrafía
AENOR
AENOR es una entidad española, privada, independiente, sin ánimo de lucro, reconocida
en los ámbitos nacional, comunitario e internacional. Contribuye, mediante el desarrollo
de las actividades de normalización y certificación (N+C), a mejorar la calidad en las
empresas, sus productos y servicios, así como proteger el medio ambiente y, con ello, el
bienestar de la sociedad.
Accede a la página web a través del aula virtual o desde la siguiente dirección:
http://www.aenor.es/aenor/inicio/home/home.asp
Normas ISO
Las normas ISO se constituyen en una serie de estándares que podemos agrupar por
familias, según los distintos aspectos relacionados con la calidad. Aunque existen más de
18.000 normas publicadas por ISO en esta página web se resaltan las más importantes
en cuanto a su aplicación y relevancia de los sectores.
Accede a la página web a través del aula virtual o desde la siguiente dirección:
http://normas-iso.es/
Bibliografía
Actividades
Descripción
Las pautas a seguir para realizar esta actividad son leer detenidamente este tema,
elaborar las cuestiones requeridas a continuación y reflexionar brevemente cada una de
ellas.
Proveedor Proveedor
Concepto Proveedor B Proveedor D
A C
Coste unitario 320€ 280€ 300€ 290€
Descuento 4% 2% 5% 3.45%
Transporte 10€/ud 8€/ud 4€/ud 5€/ud
3% en 3% en 5% en
1% en compras
Rappels compras > a compras > a compras > a
> a 2.000€
5.000€ 2.500€ 3.000€
60 días 30 días
Condiciones de Pago Contado Contado
recargo 2% recargo 1,5%
Plazo de entrega 7 días 10 días 15 días 15 días
Calidad de producto Regular Bueno Bueno Excelente
Solvencia del
Buena Excelente Buena Regular
proveedor
Objetivos
Criterios de evaluación
Competencias
Básicas:
o CB7. Que los estudiantes sepan aplicar los conocimientos adquiridos y su
capacidad de resolución de problemas en entornos nuevos o poco conocidos dentro
de contextos más amplios (o multidisciplinares) relacionados con su área de
estudio.
o CB9. Que los estudiantes sepan comunicar sus conclusiones y los conocimientos y
razones últimas que las sustentan a públicos especializados y no especializados de
un modo claro y sin ambigüedades.
Generales:
o CG5. Desarrollar las habilidades que permitan el diseño, la ejecución y el control
de estrategias logísticas.
Específicas:
o CE3. Describir las principales características del proceso de aprovisionamiento y
compras, así como los determinantes de su coste.
o CE4. Analizar la importancia de la gestión de compras en la empresa y las
funciones desarrolladas por el departamento de compras.
Transversales:
o CT4. Adquirir la capacidad de trabajo independiente, impulsando la organización
y favoreciendo el aprendizaje autónomo.
o CT5. Interpretar información relevante, fiable y estructurada para la toma de
decisión y resolución de problemas en entornos complejos.
Test