La iniciación de proyectos

La iniciación de proyectos en un entorno empresarial es muy compleja y requiere

de precisión. La planeación de proyecto demanda de la acción integradora de un
equipo que definirá las cuestiones sobre los objetivos, plan de negocio, los
procesos, los costos, la gestión del cambio, riesgos, y de todo lo que impacta a los
actores de gestión, es decir, que aquí se inicia el perfil que determina el alcance que
tendrá el proyecto. Por lo que es muy importante la capacidad y las competencias
del equipo organizador.

///// En esta parte es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, aquí se redacta la
propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se estima como se llevara a
cabo y se hace una evaluación de los riesgos, además se hacen estimaciones de tiempos, costes
teniendo en cuenta los recursos humanos materiales y financieros disponibles. Este proceso es
esencial para alcanzar el éxito en un proyecto, porque unos objetivos mal planeados conducirán al
fracaso del proyecto aun cuando la gestión sea adecuada. ////////

Las claves del éxito en la etapa de iniciación de un proyecto

Entre las mejores prácticas aplicables a la etapa de iniciación de todo proyecto se

encuentran las que tienen que ver con la adquisición de conocimiento, en base a la
información sobre a que será necesario construir, que siempre debe partir de datos
objetivos, fiables y contrastados. Concretamente, la fase de inicio de un proyecto es
el momento para llevar a cabo algunas acciones, previa documentación y puesta en
común con las partes interesadas:

1. Determinar el propósito del proyecto.

2. Averiguar el por qué del momento escogido para dar comienzo a una iniciativa de
este tipo.

3. Identificar las principales ventajas que su consecución aportará a la organización.

4. Conocer quiénes son las partes interesadas en el proyecto.

5. Comenzar a definir roles y niveles de responsabilidad, documentando los

requisitos y detalles de la involucración de cada participante.
6. Nombrar al equipo de proyecto, especificando su posición dentro del
organigrama, los requisitos de cada posición y sus obligaciones de reporting.

7. Garantizar la disponibilidad de canales y medios de comunicación suficientes.

8. Detectar las principales limitaciones.

9. Identificar los riesgos más importantes.

10. Iniciar el proceso de determinación de la viabilidad del proyecto.

11. Definir el alcance de proyecto y exponer su visión.

12. Revelar la estructura organizativa del proyecto.

Etapa de iniciación: los errores que no se deben cometer

Algunos fallos a lo largo de la ejecución del proyecto pueden ser subsanados a

tiempo, errores de monitorización pueden ser detectados sin perder el margen de
reacción, pero las faltas cometidas durante la etapa de iniciación tienen unos efectos
tan nocivos para el proyecto que resultan de difícil solución. Por eso, para evitar las
consecuencias negativas que de ellos se derivarían, lo mejor es prevenirlos y
evitarlos. Especialmente en lo referente a:

Alcance: la visión y el propósito han de quedar definidos de forma adecuada, con

el detalle necesario, y nunca excesivo.

Alineación: la estrategia de proyecto y el fin de la gestión ha de ser concluir a

tiempo, en los términos pactados y en las condiciones de calidad necesarias. El
propósito del proyecto debe empleare como guía en este proceso para no perder el
ajuste a lo largo del progreso.

Riesgos: el estudio de los riesgos, que parte de una correcta identificación tiene un
valor tan crítico que puede incluso incidir en la viabilidad del proyecto. La precisión
ha de ser exquisita.

Visibilidad: sobre las oportunidades y los supuestos, pero también sobre las partes
interesadas. La visión aporta información que, a su vez, se transforma en
conocimiento capaz de generar valor, orientando la toma de decisiones hacia las
metas.

Precisión: en la documentación del plan general de ejecución, pero también en la

definición de roles y responsabilidades.

Las claves del éxito en la etapa de iniciación de un proyecto

En todos los aspectos de la vida es importante empezar con buen pie. La etapa de
iniciación de un proyecto es un ejemplo más de la necesidad de una buena
preparación, sobre todo teniendo en cuenta su criticidad para la evolución del
proyecto, al ser todo lo que sucede antes de su aprobación y planificación. Tiene
lugar, generalmente, de forma simultánea a la preparación de un business case,
aunque puede deberse a la aparición de una oportunidad sobrevenida.

Visión de conjunto previa a la etapa de iniciación de un proyecto

1. Determinación de la necesidad de cambio: en base a la medida del

rendimiento, la exploración del entorno y un informe que recoja esta
necesidad y sus motivaciones.
2. Validación de la necesidad del business case: documentando el estado
presente, el futuro y procediendo a la validación.
 3. Desarrollo del business case: documentando la evaluación de impacto, la
transición de negocio, la evaluación de negocio y su nivel de adecuación.

A partir de aquí se puede trabajar en la estrategia llevando a cabo las siguientes

acciones:

 Seleccionar a un Director de Proyecto.

 Determinar la cultura de empresa y sistemas existentes.
 Dividir los proyectos largos en fases.
 Identificar a los stakeholders.
 Establecer las necesidades de negocio.
 Definir los objetivos de proyecto.
 Documentar las suposiciones y restricciones.
 Documentar la estrategia de transición: gobierno, estructura, recursos,
determinaciones operacionales y mejores prácticas.
 Documentar el alcance.
 Documentar los requerimientos de negocio.

Etapa de iniciación de un proyecto: mejores prácticas

La incorporación de mejores prácticas en la etapa de iniciación del proyecto

ayudan a finalizarla con éxito y ponen a todo el equipo en la pista correcta para
concluir el proyecto en los términos previstos. Entre las más relevantes se
encuentran:

1. Conocer el proyecto

 ¿Por qué se lleva a cabo el proyecto?

 ¿Por qué se lleva a cabo en este momento?
 ¿Qué beneficios aporta a la organización?
2. Conocer a las partes interesadas

 ¿Quién puede ayudar a definir el alcance del proyecto?

 ¿Quién puede influir en el éxito o fracaso del proyecto?
 ¿A quién se le requerirá tomar decisiones críticas?

3. Comenzar el estudio de viabilidad y la definición de proyecto

 ¿Cuáles son los supuestos?

 ¿Qué limitaciones existen?
 ¿Cuáles son los riesgos?

4. Establecer y documentar el nivel de compromiso de los participantes en el

proyecto

 ¿Qué número de partes interesadas es necesario para el quórum?

 ¿Cuáles son los requisitos para alcanzar un acuerdo?
 ¿Cuál es el plazo máximo de toma de decisiones de proyecto?

5. Definir el alcance de proyecto

 ¿Cuál es la visión del proyecto?

 ¿Quiénes son los clientes y quiénes las partes interesadas?
 ¿Cuál es la estructura organizativa de proyecto?
 ¿Cómo se puede documentar el plan general de ejecución?

6. Nombrar al equipo de proyecto

 ¿Quiénes participarán en el proyecto?

 ¿Cuáles serán sus roles y responsabilidades?
 ¿Qué habilidades y experiencia son necesarias para cada puesto?
 ¿En qué condiciones se trabajará?
 ¿Cuál es su posición en el organigrama?
 ¿A quién reporta cada persona?
El documento de inicio de proyecto y la revisión de la fase

En la etapa de iniciación de un proyecto interviene distinta documentación, entre

la que destacarían el estudio de viabilidad, el project charter y el check list de
revisión de la etapa. También es necesario elaborar el alcance de proyecto,
también llamadodocumento de iniciodel proyecto. Su principal característica es que
tiene valor y fuerza contractual para el proyecto (al crear un vínculo entre el director
del proyecto yla junta del proyecto). En él, se deben establecer, como mínimo, los
siguientes puntos:

 Lo que el proyecto se propone alcanzar.

 Por quées importante lograrlo.
 Quién participará en la gestión del proceso y cuáles son sus
responsabilidades.
 Cómo y cuándo se llevará a cabo el proyecto.

Este documento tiene que responder a las preguntas anteriores a un nivel de detalle
suficiente para ayudar a mantener el control del proyecto y tras su entrega y
aprobación, que culminaría la etapa, habría que proceder a la revisión de la fase. Si
la valoración es positiva se habrá obtenido la confirmación definitiva para proceder
y comenzar con la fase de planificación de proyecto.
 Etapas de un proyecto: iniciación vs. planificación

Muchas veces se comete el error de confundir dos de las etapas de un proyecto

que mayor influencia tienen sobre su resultado final: la iniciación y la
planificación. No sólo no han de mezclarse entre sí, sino que ambas deben estar
presentes en los primeros pasos de todo proyecto de forma diferenciada.

Etapas de un proyecto: fase de iniciación

En esta fase se produce la primera toma de contacto con el proyecto. Junto con otra
de las etapas de un proyecto, la de ejecución, la iniciación es la única que puede
influir sobre la planificación del mismo. Entre las actividades que deben llevarse a
cabo a lo largo de esta fase se encuentran las siguientes:

– Designar al equipo de iniciación del proyecto: organizando la participación de

miembros de los distintos grupos de interés para lograr su contribución a las tareas
que comprende esta etapa.

– Establecer una relación con el cliente: para fomentar un vínculo más sólido entre
ambos y un mejor entendimiento que beneficiará al proyecto.

– Definir el plan de iniciación del proyecto: que incluirá todas las actividades
necesarias para organizar al equipo mientras se trabaja para definir los objetivos y
el alcance del proyecto.

– Determinar los procedimientos de gestión: en lo relativo a comunicación,

asignación de tareas y roles, control del cambio, necesidades de reporting,
financiación del proyecto y facturación.

– Delimitación del entorno de gestión de proyectos: recopilando y organizando

todas las herramientas que intervendrán para facilitar la función de management.