Interesante

12/10/2014 AulaFácil - Access
12 de Octubre 2014
Curso de Access
TEMARIO
1ª CLASE
Introducción a Access LECCION 1ª
Introducción a ACCESS
2ª CLASE
El entorno de diseño de la
base de datos
3ª CLASE ¿Qué es ACCESS?.

Creación de la primera
tabla I En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos.
4ª CLASE
Creación de la primera ¿Qué es una base de datos?. Casi tan fácil como la respuesta anterior.
tabla II: Añadiendo
Campos ¿Alguna vez has buscado en una guía telefónica un numero de teléfono?. Seguro que si; Primero
coge en su mano la voluminosa guía telefónica de la provincia, que no es mas que una "base de
datos" que está impresa.
En sus paginas están todos los números de teléfonos, pero usted no lee uno a uno todos ellos
para encontrar uno en particular, así que "filtramos" la guía buscando una población en
concreto e ignorando todas las demás. Aun así el volumen de paginas es demasiado para leerlo
enteras. Por suerte a alguien se le ocurrió poner al lado de los números de teléfonos otra
columna con el nombre del abonado y su dirección.
Cada pagina es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la guía están
ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo apellido. Es decir que el
campo apellido es la "clave" de la tabla.
Es una suerte que la "base de datos" telefónica esté ordenada de esta última manera. Así
sabiendo la población, el apellido y la dirección, se puede encontrar rápidamente cualquier
número de teléfono.
Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a través del "campo" dirección, en
este caso estaríamos ante un callejero, es decir sabríamos los nombres e todas las personas que
viven en cada calle y sus números de teléfonos. O también podría ordenarse por el "campo"
numero de teléfono, este tipo de guías se llaman "guías inversas".
http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/Lecc-1-Acc.htm 1/2
A través de este pequeño ejemplo ya sabemos qué son las bases de datos, los filtros, las tablas,
los campos, los índices, las claves.. y con un poco de imaginación podemos entreveer las
posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para
nosotros como pueden ser, además de guías telefónicas, libros de una biblioteca, historiales de
pacientes, facturas de una empresa, preguntas de los últimos exámenes, etc. ..
Resumen multimedia de la lecci�n 1ª
Clase anterior Proxima clase
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12 de Octubre 2014
LECCION 2ª
El entorno de diseño de la base de datos
1ª CLASE
Introducción a Access
2ª CLASE
El entorno de diseño de la Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín
base de datos
telefónico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva era llena
3ª CLASE de maravillas tecnológicas.
tabla I Para ello, inicializamos el programa
4ª CLASE
Campos
Pulsamos Inicio, programas, y cliqueamos sobre Microsoft Access.
Se abre una ventana tal como esta
y elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos aceptar
Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a
nuestra base de datos "Listín Telefónico", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de
archivo". A continuación pulsamos en el botón "crear".
En la siguiente ventana vemos múltiples opciones
A partir de aqui empezaremos a crear nuestra primera base de datos.

12 de Octubre 2014
LECCION 3ª
Creación de la primera tabla:
1ª CLASE
Introducción a Access
Creación de la primera tabla:
2ª CLASE
El entorno de diseño de la Se elige la opción "crear tabla en vista de diseño".
base de datos
3ª CLASE
tabla I
4ª CLASE
Campos
Surgirá la ventana de diseño de tabla
En ella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamos necesitándolas.. por ahora
nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las características básicas de los
campos.
En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según vayamos definiendo la
columna "tipo de datos".
Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos
relativos a los campos que vamos a diseñar.
Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo
introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.
Nuestro listin va a tener los siguientes campos:

Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.
Seguramente cada uno de nosotros preferiríamos cambiar algún campo por otro, añadir algunos
más o borrar otros... Mas adelante veremos cómo hacerlo y cómo personalizar esta tabla a
nuestras necesidades.

12 de Octubre 2014
LECCION 4ª
Creación de la primera tabla II:
2ª CLASE
El entorno de diseño de la
base de datos -Añadiendo Campos:
En el capitulo anterior hab�amos dicho que empezar�amos diseñando nuestra base de datos
3ª CLASE introduciendo en la columna de Nombre de campo el nombre que quisi�ramos para identificar
tabla I cada "campo" de nuestra tabla.
Hab�amos dicho, tambi�n, que nuestro list�n iba a tener los siguientes campos:
5ª CLASE Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.
tabla III: Propiedades
Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la
de los Campos
tecla return, con los cursores o con el ratón, veremos como en la celda contigua de la columna
"tipo de dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a ignorarlo, y con el ratón
6ª CLASE seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila correspondiente
tabla IV: Añadiendo Así es como quedaría nuestra tabla con los campos nombrados
descripci�n a una tabla
Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos como la
zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del
campo. Y que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las
características que nos pueden ayudar.
En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores.
Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el numero de
caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un campo en concreto
aceptara mas o menos caracteres solamente tendríamos que cambiar ese valor por otro mas
ajustado, por ejemplo quizás en el campo dirección necesitaríamos mas longitud
Y por el contrario, es evidente que el campo Nº de teléfono no necesitaríamos tantos... ni siquiera

con todos los prefijos internacionales..
Hay varias propiedades más, que veremos en el pr�ximo capitulo
Clase anterior Pr�xima clase

12 de Octubre 2014
LECCION 5ª
Creación de la primera tabla III:
3ª CLASE
tabla I -Propiedades de los campos:
4ª CLASE Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores predefinidos,
como "Requerido" que tiene el valor "No".
Campos
Según nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la parte
6ª CLASE inferior derecha cambiara automáticamente para explicarnos la funcionalidad de la propiedad.
tabla IV: Añadiendo
Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda
7ª CLASE
Cómo modificar la
estructuras de las tablas I
Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.
Volvamos a la parte superior de la ventana, en la segunda columna "Tipo de datos", se nos ha

definido por defecto todos los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre alguno de ellos
vemos como se despliega una cortina con diversas opciones
Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos "Numérico"
y le pondremos una "tamaño de campo" de 5 caracteres y paro el campo Nº de teléfono
también elegiremos "Numéricos", y en "tamaño de campo" pondremos 9 caracteres.
En realidad, los tipos numéricos solo deben utilizarse para campos que participen en operaciones
matemáticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad domestica,
necesitaríamos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro ahorro. Sin
embargo, es poco probable que sumemos números de teléfonos o restemos códigos postales, de
modo que lo mejor es aplicarles tipos "Texto", pero de momento y por fines didácticos les
asignaremos tipo "Numérico"
Y por ultimo para el campo Relación laboral" elegiremos el campo lógico "Si/No"
Como hemos visto en la lista de opciones, hay más tipos de datos que los pocos que estamos
utilizando, iremos descubriéndolos según los necesitemos. Los más curiosos pueden tener más
información, como ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la ventana

12 de Octubre 2014
LECCION 6ª
Creación de la primera tabla IV:
4ª CLASE
Creación de la primera -Añadiendo descripciones de campos a una tabla:
Campos Finalmente la tabla quedará así.
5ª CLASE
tabla III: Propiedades
de los Campos
7ª CLASE
Cómo modificar la
8ª CLASE
Cómo modificar la
estructuras de las tablas II
La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el
nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la función de nuestro campo "Relación
Laboral",es algo confusa, de él solo sabemos que es un campo lógico "Si/No", pero eso nos
aporta poca información . Para tener mas información tenemos la tercera columna.
l
La tercera columna está titulada "Descripción":
En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo, y será útil cuando estemos
utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando creábamos la tabla, teníamos en mente
que el campo "Nombre" se refería solo al primer nombre, o al segundo nombre, el formato de las
iniciales o si incluía o no los apellidos..
Así es como quedaría mi tabla definitivamente , naturalmente cada uno podrá escribir la
información que crea mas apropiada para recordar el motivo del campo
En el proximo capitulo veremos cómo modificar los datos de una tabla.


12 de Octubre 2014
LECCION 7ª
Cómo modificar la estructuras de las tablas I:
5ª CLASE
tabla III: Propiedades -Modificaciones
de los Campos
Podemos modificar la estructura de las tablas fácilmente eliminado un campo, insertando otro,
6ª CLASE
moviéndolo y por supuesto modificar el contenido de cada fila.
tabla IV: Añadiendo
descripci�n a una tabla Por ejemplo: Borremos el campo "Relación laboral" y añadamos el campo "Notas", que será un
campo "Memo", que al contrario de lo que sugiere su nombre, no es un campo tonto, sino muy útil
8ª CLASE que puede almacenar nuestras notas sobre cada registro
Cómo modificar la
Vamos a hacerlo paso a paso:
9ª CLASE
Guardar las tablas I Primero borremos el campo "Relación Laboral", el nombre técnico de la operación es eliminar el
campo, hay dos formas de hacerlo, el primer paso es común, pulsaremos en el selector de fila para
seleccionarlo
Y para borrarlo pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del menú
"Edición", al que accederemos pulsando el botón derecho del ratón
La tabla quedara de la siguiente forma.
Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en una fila en blanco e
introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente.
La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".

12 de Octubre 2014
LECCION 8ª
Cómo modificar la estructuras de las tablas II:
6ª CLASE
Creación de la primera En la columna descripción añadiremos la información necesaria que sirva para comprender el
tabla IV: Añadiendo motivo del campo. Así es como me ha quedado la tabla a mi.
7ª CLASE
Cómo modificar la
9ª CLASE
Guardar las tablas I
10ª CLASE
Guardar las tablas II
Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamos haberlo creado en cualquier
otra posición, por ejemplo entre los apellidos y la dirección, simplemente eligiendo la opción
"insertar fila" del menú edición, que activamos con el botón derecho del ratón, tras situar el
puntero en la fila correspondiente
Access insertará una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si somos indecisos podemos
probar con distintas combinaciones moviendo los campos tantas veces como queramos
simplemente haciendo clic sobre el selector y arrastrándolo a la posición deseada


12 de Octubre 2014
LECCION 9ª
Guardar las tablas I:
7ª CLASE
Cómo modificar la
Como guardar las tablas.
Una vez que tengamos creada la estructura vamos a aprender como guardarlas adecuadamente.
8ª CLASE
Cómo modificar la Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien pulsando el icono
"Guardar"
10ª CLASE
11ª CLASE
Introducir datos en las
tablas I
Cuando pulsemos se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto nos sugerirá el
nombre "Tabla1", pero nosotros podemos nombrarla como queramos.
Surgirá esta venta en la que se nos preguntará si queremos una "clave principal", la clave es un
campo que se crea automáticamente y que funciona como un "índice" cuya utilidad es
imprescindible cuando queramos relacionar distintas tablas.
Este es un curso de iniciación al Access, por lo que no vamos tratar el tema de múltiples tablas y
sus relaciones, estos apartados los abordaremos en siguientes cursos más avanzados.
De todas formas, para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar "Si".
Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida
En el pr�ximo capitulo seguiremos profundizando en las claves.

12 de Octubre 2014
LECCION 10ª
Guardar las tablas II:
8ª CLASE
Cómo modificar la
Hab�amos acabado el capitulo anterior mostrando la tabla, con la clave principal definida:
9ª CLASE
11ª CLASE
tablas I
12ª CLASE
tablas II
Vemos que se ha añadido una fila al comienzo de la tabla, es la "clave principal" la

reconocemos por que en el símbolo del selector aparece una el icono de una llave.
El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos cambiarlo y renombrarlo al
nombre que consideremos mas apropiado. También hay otra cosa nueva, el tipo de datos se
define automáticamente a "autonumérico", más adelante veremos con detalle que significa todo
esto.
Cuando lo guardemos aparecerá en la ventana "Base de datos" una tabla con el nombre con
que la hayamos guardado. En nuestro caso, en un alarde de originalidad, se llama "Tabla1".
Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos mas adelante modificarla, ya sea
añadiendo o borrando campos o quizás descubramos que la longitud de algún campo es
inadecuada para nuestras necesidades. ¿Podemos modificar una tabla una vez guarda?. Sí, y es
muy fácil, solamente hay que pulsar el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción "Vista de
diseño"
Aparecerá la venta de diseño de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos
aprendido en este apartado modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos
con el resultado.
En el siguiente apartado aprenderemos a introducir datos.

12 de Octubre 2014
LECCION 11ª
Introducir datos en las tablas I:
9ª CLASE
-INTRODUCIR DATOS
10ª CLASE Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo: La primera es la
Guardar las tablas II opción formulario de la ventana base de datos, y la otra forma es introducir datos a través de la
"Hoja de datos".
12ª CLASE
tablas II En este capitulo vamos a ver como introducir datos en la hoja de datos.
13ª CLASE Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos". Tenemos dos maneras de
Editar registros: abrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la ventana "Base de datos".
Y la otra es utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el botón derecho
del ratón sobre la "Tabla1".
Aparecerá una ventana como esta
Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos en el capitulo anterior, en
los que vamos a introducir los datos para nuestra tabla.
Cada fila es un "registro". Un "registro" es un conjunto de datos que esta relacionado. Esto
quedara mas claro cuando vayamos rellenando los registros.
Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de un campo no

caben los datos que tecleas, Access desplaza a la izquierda el texto para que sigas escribiendo.
También se puede modificar la anchura de la columna arrastrándola con el cursor
Vemos que en nuestra tabla reci�n creada todos los campos aparecen en blanco menos los
campos numéricos que por defecto aparecen con el valor cero .
El campo "Id" es un campo "autonumérico" eso significa que NUNCA podremos introducir datos
en ese campo, es un campo control de funcionamiento interno para Access.

12 de Octubre 2014
LECCION 12ª
Introducir datos en las tablas II:
10ª CLASE
Despu�s de estas nociones imprescindibles, ya estamos listos para introducir nuestro primer
11ª CLASE registro. Y vamos a hacerlo con estos datos, naturalmente quien quiera tiene toda la libertad para
tablas I:
sustituirlos por cualquiera que sea de su agrado. Aunque yo recomiendo que si quer�is cotejar los
ejemplos no los vari�is para poder seguir mejor cada paso de las explicaciones.
13ª CLASE
Editar registros: Dec�amos que vamos a introducir en la tabla los datos que siguen:
14ª CLASE Nombre: George
Aprendiendo a utilizar las
tablas: Apellidos: Clooney
Notas: Es un actor de cine
Dirección: c/ Estación
Población : Solaris
CP: 31141
Nº Telefono: 900101010
Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la ultima.
Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de

los registros.
En el campo "Notas", a pesar de que hemos introducido todo el comentario, solo se muestra una
parte de él. Para leer el resto podemos pulsar dentro del campo y desplazarlo con los cursores o
bien, modificar la anchura de la columna ampliando sus limites con el arrastrándolos con el ratón. O
bien con la opción "Ancho de columna" del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del
ratón sobre alguna columna.
En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos
El símbolo "*" de la ultima fila indica que esa fila es el ultimo registro de la tabla, Según vayamos
introduciendo registros se incrementara el numero de filas.
Para insertar nuevos registros, pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de la barra de herramientas.
Y así sucesivamente.

12 de Octubre 2014
LECCION 13ª
Editar registros:
11ª CLASE
tablas I -EDITAR UN REGISTRO
12ª CLASE Lo primero es abrir la tabla como ya sabemos, solo en el caso de que este cerrada,
tablas II
evidentemente.
14ª CLASE
tablas I:
15ª CLASE
tablas II:
Los registros aparecer�n ordenados en orden ascendente seg�n la clave principal.
Con la tecla F2 cambiamos del modo edici�n al modo desplazamiento. En el modo edici�n
modificamos el contenido de la celda sin tener que rescribirlo entero.
�C�mo distinguimos el modo edici�n del de desplazamiento? F�cil. En el modo

desplazamiento la celda seleccionada se muestra resaltada, y adem�s al pulsar las teclas de
movimiento de cursor lo que conseguimos es movernos a las celdas adyacentes. Si pulsamos
alguna otra tecla borramos todo el contenido de la casilla y tendremos que escribirlo entero.
El modo edici�n lo distinguimos por que aparece el cursor en la casilla se�alada. Al pulsar las
teclas de movimiento de cursor nos movemos en el interior de la celda. Podemos modificar la
informaci�n sin tener que escribirlo entero.
Con el rat�n, pulsando sobre la casilla del campo que queremos modificar entramos
directamente en el modo edici�n. Para pasar de uno a otro campo podemos pulsar el tabulador y
despu�s pulsar F2 para volver al modo edici�n.
En el modo edici�n, podemos utilizar las opciones habituales de : copiar (ctrl.+ C), mover, pegar
(ctrl..+ V) y eliminar (ctrl. + X).
Se puede copiar varias columnas o filas tal como lo har�amos solo con una. Primero se�alamos
con el rat�n sobre el titulo de la columna o fila que queremos marcar, pulsamos sobre el y
despu�s lo pegamos como lo hacemos habitualmente
Para eliminar un registro, se�alamos la fila como ya sabemos y en el men� edici�n (lo
obtenemos pulsando el bot�n derecho del rat�n) elegimos la opci�n "Eliminar registro". Tras
pulsar en ella surgir� una ventana que nos pedir� confirmaci�n.
Atenci�n, si eliminas alg�n registro desde esta opción despu�s no se podrá recuperar.
Sin embargo todos los cambios que hagas dentro de las casillas son totalmente reversibles, si te
equivocas o te arrepientes, no te preocupes, puedes recuperar el dato pulsando el icono
"deshacer" en el men� Edici�n
Hemos aprendido a introducir datos, a corregirlos, e incluso borrarlos. En el pr�ximo capitulo

aprenderemos a utilizar las ventajas de las tablas de datos


12 de Octubre 2014
LECCION 14ª
APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS I:
12ª CLASE
tablas II
13ª CLASE
Editar registros:
Después de aprender a diseñar la tabla y de introducir y editar los datos, vamos a comenzar a
15ª CLASE sacarle partido a nuestra base de datos.
tablas II Generalmente utilizamos las guías telefónicas para encontrar un Nº de teléfono, pues vamos a
16ª CLASE
estrenar nuestra tabla buscando un numero de teléfono.
tablas III Situamos el cursor sobre cualquier registro de la columna apellidos y en Edición pulsamos
"Buscar". También podemos utilizar el atajo (ctrl. + B)
En el dialogo "Buscar y reemplazar" , tecleamos el apellido que queramos localizar, y hacemos

clic en "Buscar siguiente" y aparecerá el primer dato de la tabla que coincida con la búsqueda.
En el caso de que haya varias entradas con el mismo dato, seguiremos pulsando en "Buscar
siguiente" hasta que encontremos lo que buscamos.
En la ventana del dialogo vemos un botón "Mas>>", si pulsamos sobre el podremos acceder a
una ampliación de las opciones de búsquedas.
Pulsando en "Buscar en" se desplegara una cortinilla en la que podremos elegir entre realizar la
búsqueda en solo en el campo que tengamos señalado o bien en toda la tabla.
En "Coincidir", podremos elegir si queremos que la cadena de búsqueda coincida con todo, con
parte o con el comienzo del campo.
Y por ultimo "Buscar", podemos señalar si queremos buscar en todo el campo o solo entre los
registros que estén por encima o por debajo de la casilla donde tengamos situado el cursor.
Marcando la casilla "Mayúscula y minúscula" distinguirá Sánchez de SÁNCHEZ.
Y marcando "Formato" forzaremos que el dato coincida también con el formato.

12 de Octubre 2014
LECCION 15ª
APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS II:
13ª CLASE
Editar registros:
14ª CLASE
tablas I
Ya hemos visto cosa que hace nuestra tabla que no podemos hacer con una guía telefónica
impresa. Como es buscar por cualquier campo, incluido el numero de teléfono
16ª CLASE
tablas III
17ª CLASE
Medidas de posición central
(media, mediana, moda)
O buscar por una parte del campo, especialmente útil si solo conocemos parte del dato.
Si esto, por si solo, es ya suficientemente impresionante como para convencernos de sus virtudes
frente a los listines telefónicos tradicionales, con Access podemos sacar, aun, mucha mas utilidad a
nuestra tabla.
Por ejemplo; usando comodines. Estos son dos símbolos "?" y "*".
El primero "?", reemplaza el carácter del que ocupe la posición.
Por ejemplo: "J?an". Nos encontrará tanto a Juan, como a Joan.. Es un comodín bastante útil en
casos como este.
El otro carácter "*" reemplaza a varios caracteres. Por ejemplo "J*" nos mostrara tanto a Juan, a
Joan, a Jorge, etc...
En el mismo cuadro de dialogo de buscar vemos una pestaña titulada "Reemplazar".
Funciona exactamente igual que "Buscar" con el añadido de que ahora tenemos un cuadro mas,
titulado "Reemplazar por".
Imagina que tenemos en nuestra agenda a Juan, Joan, Jean... y queremos unificar todos los
nombres, sin tener que ir buscando y modificándolos uno a uno. La solución es utilizar el comodín
"?" en la opción "Reemplazar todos".

12 de Octubre 2014
LECCION 16ª
APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS III:
14ª CLASE
tablas I
15ª CLASE
tablas II Otra caso podría ser el cambio de nombre de una calle, en vez de cambiar una a una todas las
direcciones, podríamos sustituir una dirección por otra fácilmente con una sola acción.
17ª CLASE
Las consultas I: Una cuestión importante es que si dejamos en blanco la casilla "reemplazar por", eliminaremos
18ª CLASE
el dato. Así que cuidado con esta funcionalidad, por que no podr�is deshacerla con el bot�n
Las consultas II Ctrl+Z.
En la ventana "Buscar", la opción "Buscar siguiente" Access busca la siguiente ocurrencia del
texto y sitúa el cursor en el siguiente registro que cumpla los requisitos. Sin embargo en la venta
"Reemplazar", la opción "Buscar siguiente" Access busca el texto y si lo encuentra se activa el
botón "Reemplazar"
Pulsando el botón "Reemplazar" Access sustituye la ocurrencia que encontrada y en caso de

que pulsemos "reemplazar todos" se sustituyen todas las apariciones sin pedir confirmación.
Hay otra cosa mas que podemos hacer con las tablas de forma sencilla, y que no se puede hacer
con una guía telefónica de papel, y esto es ordenar la tabla por cualquier campo que deseemos.
Y podemos hacerlo tanto "Ascendentemente" como "Descendentemente". Esta opción esta en
el menú edición que se obtiene pulsando el botón derecho del ratón.
Por defecto las tablas están ordenadas por el campo clave "Id"
Por ejemplo: podemos ordenar nuestra tabla alfabéticamente según el nombre, así es muy fácil
encontrar el dato que buscamos, simplemente recorriendo alfabéticamente la lista hasta llegar al
registro buscado
O por el apellido
Y así con todos los campos, incluidos los campos "dirección" y "Nº Teléfono"


12 de Octubre 2014
LECCION 17ª
LAS CONSULTAS I:
15ª CLASE
tablas II
-CONSULTAS
16ª CLASE
tablas III Pero Access guarda herramientas mejores y más potentes para realizar búsquedas.
Una de ella es la consulta. ¿Qué diferencia hay entre una consulta y una búsqueda?.
18ª CLASE
Las consultas II La diferencia principal es que con la consulta solo aparece los registros que estamos buscando, y
19ª CLASE
de estos solo se nos mostraran los campos sobre los que consultemos. Al contrario de lo que
ocurría con las búsquedas, que lo que hacia era situar el cursor en el primer registro que
Las consultas III
buscábamos y nos los mostraba dentro de la tabla al completo.
Vamos a crear una consulta desde "Vista de diseño", en la ventana de la base de datos,
para ello pulsaremos en la opción "Crear consulta".
Vemos que surge una serie de pantallas e iconos que no hemos visto antes que pueden
inducirnos a la confusión. Una vez que aprendamos las opciones fundamentales veremos que no
hay tal dificultad. Vamos a abordar este capitulo tal como lo hemos hecho en los anteriores,
explicando cada punto según lo necesitemos.
La ventana que está en primer término nos invita a que elijamos entre las tablas y las consultas
que existan, como nosotros solo tenemos una tabla, pulsamos directamente en "Agregar".
Y seguidamente "Cerramos" la ventana "Mostrar tabla", porque ya no la necesitamos.
La ventana que está activa se titula "Consulta1"
Vemos que hay dos zonas claramente diferenciadas, la mitad superior se denomina "Zona de
datos" y en ella se muestra los campos de la tabla que esta activa, a través de la barra de
desplazamiento podemos ver el resto de los campos de la tabla.
La mitad inferior se llama "Zona de consulta", y en ella especificaremos las condiciones de la

consulta que queramos realizar.


12 de Octubre 2014
LECCION 19ª
LAS CONSULTAS III:
17ª CLASE
Las consultas I
18ª CLASE Sobre esta consulta podríamos realizar otra, por ejemplo los que vivieran en el distrito cuyo
Las consultasII
Código Postal fuera 12347... Aunque lo verdaderamente cómodo seria que pudiéramos hacer las
20ª CLASE dos consultas de una sola vez.
Gesti�n de consultas
Access nos permite realizar consultas con múltiples criterios sencillamente, solo tenemos que
21ª CLASE escribir en cada columna el criterio de búsquedas que queramos combinar.
Medidas de posición central
(media, mediana, moda)
Y el resultado sería:
Podemos querer visualizar todos los demás campos, una forma es ir asignándolos uno a uno en
cada columna, como ya hemos aprendido. Pero Access tiene una manera más sencilla, utilizando
el valor asterisco "*".
Para ello tenemos que introducir manualmente los criterios para los campos que deseemos
especificar, y en la ultima columna, en la fila "Campo" elegimos el valor "Tabla1.*". Atención, si
elegimos la opción ver toda la tabla "Tabla1.*", tendremos que quitar las marcas de las casillas
"Mostrar" para que los demás campos no salgan duplicados
Y el resultado será:
Estamos viendo poco a poco la verdadera potencia de Access. Y la verdadera dimensión de las
consultas se adquieren con los operadores. Estos son los operadores: igual ("="), mayor que (">")
, menor que ("<"). Y por ultimo los tres operadores lógicos, no ("Negado"), y ("Y"), o ("O").
Ya hemos aprendido a realizar consultas múltiples, vamos a combinarla con la potencia de los
operadores con un ejemplo. Queremos averiguar los datos de las personas que viven en el
distrito 12347 o superior de la población Madrid, pero no nos interesa los que se llamen Joan.
Nuestra consulta quedaría de esta manera.

12 de Octubre 2014
Leccion 20
CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS.
18ª CLASE
Las consultas II
19ª CLASE CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS.

Las consultas III
21ª CLASE Cuando hayamos terminado de trabajar con la consulta podemos cerrarla como lo hacemos
Los Informes I
22ª CLASE
Los Informes II
habitualmente en Windows: pulsando el icono del aspa
o bien "Cerrar" en el menú "Archivo"
Si no lo hemos antes, al cerrarla Access nos preguntara si deseamos "Guardar" la consulta.

¿Qué utilidad tiene guardar una consulta que ya hemos realizado?. F�cil, si en alg�n momento
los datos han cambiado podemos volver a realizar la consulta que tenemos guardada con un solo
click. Esto es especialmente �til en para estar al d�a en asientos que cambian con asiduidad.
Esta es una mas de las ventajas que tiene Access.
Cada vez que abrimos una consulta, Access la ejecuta en automáticamente en función de los
datos que contenga la tabla en este momento. Es decir que no importa los cambios que hagamos
en la tabla, cada vez que ejecutemos la consulta, obtendremos siempre los datos actualizados.
Puede que consideremos que no necesitaremos mas una consulta en concreto, podemos
borrarla fácilmente o pulsando la tecla "Supr" una vez que tengamos la consulta seleccionada. O
también pulsando en el icono "suprimir" de la ventana "Base de datos"
Aunque, en vez de borrar y crear múltiples consultas, es mucho mas cómodo modificar las
consultas existentes para que se ajusten a nuestras necesidades actuales. Es muy sencillo.
Pulsando el icono "vista de diseño", teniendo seleccionada la consulta que queramos modificar,
se nos abre instantáneamente la consulta en la ventana de diseño que ya conocemos.


12 de Octubre 2014
Lecci�n 21
Los Informes I:
18ª CLASE
Las Consultas II
19ª CLASE INFORMES

Las Consultas III
20ª CLASE Hasta ahora hemos visto como gestionar tablas, como hacer b�squedas en ellas y como crear
Gesti�n de Consultas consultas avanzadas. Con esto tenemos todo lo necesario para ponernos a trabajar
satisfactoriamente con el Access.
22ª CLASE
Los Informes II
Pero todas las operaciones, las b�squedas y los resultados los hemos visto en la pantalla del
ordenador, es posible que queramos tener un registro f�sico de ello en papel. Quiz�s queramos
tener una copia impresa para analizarla mas c�modamente o para envi�rsela a alguien, o
simplemente para guardarla en el caj�n del escritorio.
Access acude a nuestro socorro con los "Informes". Hay diversos procedimientos para crear
informes, pero para no hacerlo demasiado dif�cil y dado que este es un curso de Access
imprescindible eminentemente practico, vamos a dejar de lado toda la �rida teor�a y vamos a
aprender directamente con la practica de un sencillo ejemplo.
Utilizaremos para ello el asistente para informes autom�ticos.
El primer paso es elegir "Informes" en la ventana "Base de datos"
y en los iconos, pulsar en "Nuevo"
En la siguiente ventana, elegiremos en la ventana superior el tipo de autoinforme que deseemos,

puede ser en columnas o en tablas. Como veremos los dos, empezaremos por el primero.
Vamos a crear un informe en columnas.
En la ventana inferior, al pulsar sobre la cortinilla se desplegar�n las tablas o consultas

disponibles sobre las cuales podremos realizar el informe.
Evidentemente los informes solo se podr�n realizar sobre tablas o consultas que hayamos
creado previamente tal como ya hemos aprendido en los cap�tulos anteriores.

12 de Octubre 2014
Lecci�n 22
Los Informes II:
18ª CLASE
Las consultas II
19ª CLASE
Las consultas III
Nosotros vamos a realizar el autoinforme sobre la Tabla1.
20ª CLASE Pulsaremos sobre aceptar y el resultado ser�:

Gesti�n de consultas
21ª CLASE
Los informes I
Si pulsamos el bot�n derecho del rat�n se desplegara el siguiente men�.
Para tener por fin nuestra copia en papel solo tendremos que pulsar el icono "Imprimir".
En cuanto a las dem�s operaciones b�sicas como guardar, copiar, borrar el funcionamiento es
exactamente el mismo que ya hemos aprendido para las tablas y consultas.
Ya hemos creado nuestro informe en columnas, y ahora aprenderemos a crear un informe en

tablas, pero esta vez lo haremos sobre la consulta que hemos creado anteriormente.
Pulsaremos aceptar y el resultado ser� el siguiente
Para imprimirlo solo debemos pulsar el bot�n derecho del rat�n como ya sabemos o sobre el
icono "Imprimir" de la ventana principal.
Para las otras operaciones sirve lo que hemos aprendido en el apartado del autoinforme en
columnas. Con esto damos por terminado el curso Access imprescindible. Hemos aprendido a los
fundamentos de las bases de datos, a crear y gestionar tablas, b�squedas, consultas e
informes.
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12/10/2014 AulaFácil - Access

3ª CLASE ¿Qué es ACCESS?.

Resumen multimedia de la lecci�n 1ª

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Se abre una ventana tal como esta

En la siguiente ventana vemos múltiples opciones

A partir de aqui empezaremos a crear nuestra primera base de datos.

Resumen multimedia de la lecci�n 2ª

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Surgirá la ventana de diseño de tabla

Nuestro listin va a tener los siguientes campos:

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En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores.

Y por el contrario, es evidente que el campo Nº de teléfono no necesitaríamos tantos... ni siquiera

Hay varias propiedades más, que veremos en el pr�ximo capitulo

Resumen multimedia de la lecci�n 4ª

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Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

Volvamos a la parte superior de la ventana, en la segunda columna "Tipo de datos", se nos ha

Resumen multimedia de la lecci�n 5ª

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En el proximo capitulo veremos cómo modificar los datos de una tabla.

Clase anterior Proxima clase

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La tabla quedara de la siguiente forma.

La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".

Resumen multimedia de la lecci�n 7ª

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Resumen multimedia de la lecci�n 8ª

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Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida

En el pr�ximo capitulo seguiremos profundizando en las claves.

Resumen multimedia de la lecci�n 9ª

Clase anterior Pr�xima clase

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Vemos que se ha añadido una fila al comienzo de la tabla, es la "clave principal" la

En el siguiente apartado aprenderemos a introducir datos.

Resumen multimedia de la lecci�n 10ª

Clase anterior Pr�xima clase

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Aparecerá una ventana como esta

Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de un campo no

Resumen multimedia de la lecci�n 11ª

Clase anterior Pr�xima clase

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Env�anos un comentario P�gina de Inicio Cont�ctanos �Qui�nes somos?

Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de

En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos