Lima, 30 de mayo de 2019

Señores
COES

Asunto: Propuesta Técnica-Económica

De mi consideración:

Por la presente nos es grato saludarlos y comunicarles que en atención a vuestra solicitud, le
adjuntamos nuestra Propuesta Técnica- Económica para su proyecto de “Gestión
Documentaria”.

Agradecidos por la atención, quedamos a vuestra disposición para cualquier consulta.

Atentamente,

Cordialmente,

Emilio Ortiz
Gerente Comercial

1
Prpouesta Técnica-Economica:
Gestión Documentaria

Elaborado Por :
Emilio Ortiz
Versión :
6.0

Av. Arnaldo Panizo 212 - PUEBLO LIBRE

Telf.7199338
admin@btg.com.pe
http://www.btg.com.pe

2
 RESUMEN DE INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO

CONTROL DOCUMENTAL

Proyecto: Gestión Documentaria

Titulo: Propuesta Técnica- Económica
Versión: 6.0
Fecha edición: Mayo, del 2019
Archivo:
Autor

3
 Índice
RESUMEN DE INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................... 3
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................... 5
DEFINICIONES ............................................................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ................................................................................................................................................................... 5
ESTRATEGIA DE LA SOLUCIÓN ..................................................................................................................................... 5
ENFOQUE DE GESTIÓN DE PROYECTOS ...................................................................................................................... 5
PERFIL DEL PERSONAL ................................................................................................................................................ 6
VALOR AGREGADO ....................................................................................................................................................... 6
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO ................................................................................................................................... 6
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL PRODUCTO ........................................................................................................... 7
ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 7
CUMPLIMIENTO DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TRAMITE DOCUMENTARIO ................................................................. 9
RESTRICCIONES ......................................................................................................................................................... 11
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN....................................................................................................................................... 12
CRITERIOS DE APROBACIÓN....................................................................................................................................... 12
APROBACIÓN FINAL .................................................................................................................................................... 12
CIERRE DEL PROYECTO ............................................................................................................................................. 12
CONFIABILIDAD Y CONFIDENCIALIDAD ....................................................................................................................... 13
PERFORMANCE........................................................................................................................................................... 13
ALCANCE NO CONTEMPLADO ..................................................................................................................................... 13
CAPACITACIÓN ........................................................................................................................................................... 13
Funcional ................................................................................................................................ 13
Técnica.................................................................................................................................... 13
ENTREGABLES ............................................................................................................................................................ 14
HITOS.......................................................................................................................................................................... 14
COMUNICACIONES ...................................................................................................................................................... 15
CAMBIOS EN LOS ALCANCES ...................................................................................................................................... 15
GARANTÍA ................................................................................................................................................................... 15
TIEMPO ....................................................................................................................................................................... 15
COSTOS ...................................................................................................................................................................... 16

4
Resumen Ejecutivo

Nuestra organización, en respuesta a este requerimiento, propone una estrategia de implementación a

la medida que no sólo está enfocada en los aspectos técnicos, sino que cubre aquellos otros aspectos
necesarios para hacer un proyecto exitoso, a saber:
▪ Diseño orientado al cliente, previamente aprobado por la Gerencia de la organización.
▪ Empleo de metodologías, herramientas y técnicas de calidad y alta productividad.

Esto nos permite asegurar:

▪ Confiabilidad en la calidad de los resultados.
▪ Cobertura total de los alcances definidos para el proyecto.
▪ Cumplimiento de plazos y cronogramas establecidos.

Definiciones

La utilización de términos que se mencionen en la propuesta tendrá el significado que se indica a

continuación:

▪ CLIENTE, en adelante referido a COES.

▪ PROVEEDOR, en adelante referido a BTG SAC.
▪ SISTEMA, referido Al Servicio de la implantación de un Sistema de Gestión Documentaria
provisto por el PROVEEDOR de acuerdo al contrato.

Objetivos

El proyecto tiene como objetivo poner a disposición del CLIENTE un software de Sistema de Gestión
Documentaria, que cumpla con todo el proceso de vida de los documentos.
El PROVEEDOR cumplirá con lo establecido en el TDR remitido por el COES.

Estrategia de la Solución

Basados en nuestra experiencia en la realización exitosa de desarrollos a la medida y del

entendimiento de la solución requerida, la estrategia que se propone es; conformar un equipo de
profesionales del CLIENTE y PROVEEDOR, que apoyados en una adecuada metodología de
trabajo podamos lograr juntos cumplir con los objetivos trazados, el cual se verá reflejado en un
óptimo y eficiente Sistema.

Enfoque de Gestión de Proyectos

Procesos de Gestión Principales

El desarrollo del proyecto utilizará un Plan de Gestión del Proyecto que está basado en la
Metodología de Gestión de Proyectos que ha sido desarrollada por nuestra organización a través de
su experiencia y que ha sido aplicada en otros proyectos de temática similar.

Proceso de Control de Cambios

Los principales procesos sujetos a cambios son los contemplados en las áreas de conocimiento de
Alcance, Tiempo, Calidad, Comunicaciones y Riesgos. Cabe indicar que el control de cambios se

5
 realiza desde el inicio del proyecto hasta su fin, identificando que debe producirse un cambio o que
se haya producido.

Todo entregable producido durante el desarrollo del proyecto debe mantenerse actualizado ya que, a
medida que se avanza en el desarrollo del proyecto, se tiene mayor información que permite tener
una Plan de Gestión del Proyecto más preciso y exacto. Para realizar tales actualizaciones, se debe
realizan una gestión cuidadosa y continua de los cambios, ya sea para aprobarlos o rechazarlos, de
tal manera que los cambios aprobados se incorporen a las líneas base del proyecto revisada.

Las siguientes son las actividades de gestión de cambios que se realizarán durante el desarrollo del
proyecto:
▪ Identificar que debe producirse un cambio o que ya se ha producido.
▪ Analizar y aprobar (o rechazar) los cambios solicitados.
▪ Gestionar las compensaciones (tanto económicas como en tiempo adicional necesario)
para la implementación de los cambios aprobados.
▪ Gestionar los cambios aprobados cuando (y a medida) que se produzcan.
▪ Mantener la integridad de las líneas base del proyecto actualizando el Plan de Gestión del
Proyecto (Alcance, Cronograma, Presupuesto y Calidad) sólo con los cambios aprobados
para su incorporación dentro de los entregables del proyecto, mantenimiento actualizada la
documentación relacionada.
▪ Documentar los cambios solicitados

Las herramientas que se utilizarán durante el Control de Cambios serán:

▪ Plan de Control de Cambios. Describe a detalle los entregables y sus actividades que se
realizarán ante la aparición de un cambio y su posterior rechazo o aprobación.
▪ Planificación Adicional. Técnica utilizada cuando se necesita modificar el alcance, tiempo y
costo de un proyecto.

Perfil del Personal

Personal por parte del PROVEEDOR

Equipo de trabajo
1 Jefe de Proyecto
1 Analista de Sistemas
2 Analista Programadores
1 Analista de Pruebas

Personal por parte del CLIENTE

Equipo de trabajo
Líder Funcional
Usuarios Responsables

Valor Agregado

Se desarrollará el SISTEMA de acuerdo a los estándares, arquitectura y metodología de trabajo del

PROVEEDOR.

Factores Críticos de Éxito

Los factores críticos de éxito para cumplir con los objetivos planteados del proyecto se enumeran a
continuación:

6
 ▪ Establecer desde un inicio los objetivos y requerimientos claros en la definición de la
funcionalidad requerida.
▪ Realizar un seguimiento continuo del progreso y de los objetivos del proyecto.
▪ Asignar adecuadamente las funciones y responsabilidades que cumplirá cada persona
involucrada en el proyecto
▪ No definir nuevos requerimientos durante el desarrollo, de presentarse el caso estos nuevos
requerimientos serán aprobados por los responsables por medio de revisión del caso formal y
serán evaluadas para realizarse de preferencia en una etapa posterior.
▪ Participación y compromiso de los Usuarios y Personal involucrados.

Características Técnicas del Producto

Las características técnicas son las siguientes:

▪ Desarrollado con Tecnología JAVA con los estándares J2EE.

▪ Servidor de Aplicaciones J2EE del CLIENTE.
▪ La Base de Datos soportada es la del CLIENTE.

Tecnología JAVA
Lenguaje de Programación JAVA (J2EE)
Sistemas Operativos Linux – Windows
Frameworks Struts
Spring
Hibernate

Repositorio de Documentos (*) Alfresco versión 5.1 community

Se realizará la instalación de los componentes de cydoc los cuales son: Alfresco, tomcat y postgresql.
Las instalaciones no incluyen sistema operativo.

Se adjunta documento de arquitectura más detallado, el documento de referencia es:

Arquitectura - Empresa mediana v3.pdf

Alcance

El alcance de la Solución tiene los siguientes módulos:

✓ Módulo de Mesa de Parte y Recepción

✓ Módulo de Digitalización
✓ Módulo de Usuario Final
✓ Módulo de Administración
✓ Módulo de Mensajería
✓ Módulo de Archivo Central
✓ Módulo de Reportes
✓ Módulo de Tramites Virtuales
✓ Módulo de Servicios Web

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Adecuaciones al sistema:
✓ Agregar la ventana "Datos del caso". En esta ventana los usuarios podrán llenar la siguiente
información para las reconsideraciones:
o Tipo de caso
o Descripción
o Importancia
o Área Responsable
o Resultado
o Normas asociadas (texto)
o Comentarios adicionales
✓ Modificar el mantenimiento de procesos para poder especificar más de un usuario como
primer destinatario para un proceso.
✓ Carga y visualización de carpetas (CD). Las carpetas y archivos cargados desde un CD
serán disponibles como "Solo lectura".
✓ Búsqueda por el contenido de archivos presentes dentro de una carpeta.
✓ Cambiar botón Rechazar por Devolver.
✓ Agregar columna "Expediente" a las bandejas de mensajería.
✓ Agregar funcionalidad para enviar un mensaje al administrado.

Integraciones
✓ Integración con el Sistema de Registro de integrantes
El PROVEEDOR Se deberá de entregar un servicio web que permita consumir una consulta de
la lista de documentos pendientes de una empresa por fecha, que podrá ser consumido desde el
Registro de Integrantes.
✓ Integración con Servicio Web de Empresa
El CLIENTE entregará una interfaz para crear una nueva empresa y consultar empresas la cual
será llamada desde el SISTEMA.
✓ Integración de Servicio Web de Reclamos
El CLIENTE nos enviará la estructura del servicio web de reclamos el cual será consultado
desde el SISTEMA.
✓ Funcionalidad para el Portal
Se creará una opción en el SISTEMA en donde se pueda copiar el enlace del archivo a publicar
en el portal de COES.

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 Firma Digital
Se realizará la integración con el sistema Refirma, en el cual el cliente nos brindara el código de
autorización entregado por Reniec.
La compra de los certificados será realizada por el CLIENTE.

Migración de información
Se migrará la información de su sistema actual desde el año 2007 a la fecha.
Se migrará de acuerdo a la información del SISTEMA (CYDOC).

Reportes
o Reporte resumen.
o Plazos por áreas.
o Plazos por empresas.
o Reporte general.

El detalle del alcance se encuentra en el Anexo del documento

Cumplimiento de las características del tramite documentario

No. Característica de la solución de software C / NC Comentario

1 Característica funcional
Todos los documentos se
Tratamiento de Expedientes que permite tener varios documentos
encuentran relacionados
1.1 relacionados con el documento principal de origen recibido del C
dentro de un mismo
trámite
expediente
Funcionalidad para realizar la búsqueda de Expedientes ya Puede realizarse la
1.2 existentes por diversos criterios, lo que facilitará agregar nuevos C búsqueda por número,
documentos que son parte de un Expediente ya existente proceso, fecha o tercero

Debe permitir la numeración de documentos por Área que lo

1.3 C
genera y por tipo de documento
Bandejas de entrada, de
Funcionalidad para manejar varias Bandejas de expedientes de
1.4 C enviados y de
usuario (entrada, salida, archivados o a mensajería)
archivados.
Debe permitir registrar los cargos de entrega digitalizados de los
1.5 C En módulo de mensajería
documentos y asociarlos al correspondiente Expediente
Debe contar con un módulo para los agentes para iniciar trámites
1.6 desde la web o para consultar seguimiento del trámite (Mesa de C
partes virtual)
Los documentos deberán poder indexarse, es decir, al
almacenarlos en el repositorio de la solución se les incorporarán
Se utilizan metadatos a
1.7 datos de clasificación (metadatos), tales como tipo de documento, C
nivel de documento
fecha, remitente u otros; con lo cual se podrá realizar búsquedas
por los mismos cuando se lo requiera.

9
 Permitirá realizar la búsqueda por contenido de los documentos
1.8 C
digitalizados con tecnología OCR

Capacidad de visualizar documentos PDF y de descargar de su

1.9 C
repositorio documentos office
Incluye integración con el
Compatible con sistemas de firma electrónica y digital con validez ReFirma de Reniec
legal. Debe contar con la capacidad de firmar digitalmente los siempre que la institución
1.10 C
documentos, de modo que se minimice el uso de papel y se de tramite los permisos
validez legal a los documentos externos. necesarios para el uso
de ReFirma Invoker
Debe permitir el control de versiones de los documentos, cuando
1.11 estos son actualizados en los distintos pasos del flujo de C
derivación de documentos
El software debe ser capaz de incorporar flujos de trabajo
1.12 C Mediante procesos
predeterminados en la atención de documentos

El software debe permitir la reasignación de documentos para su

1.13 atención a otro usuario cuando el usuario asignado inicialmente C Mediante reemplazos
cambia de área o toma vacaciones o licencia
Cuenta con permisos por
perfil. Los datos de
auditoría aplican a la
Permisos por perfil de usuario, con datos de auditoría de los creación de expedientes,
1.14 C
eventos del sistema. documentos y archivos,
al envío de los mismos y
al versionamiento de
archivos.

Establecimiento de reglas de acceso para restringir la Posee reglas de

visualización de documentos por los siguientes criterios: confidencialidad a nivel
1.15 C
- Expedientes o documentos por áreas y jerarquía de áreas de proceso y a nivel de
- Expedientes o Documentos confidenciales. trazabilidad.

Debe manejar la estructura jerárquica de áreas y usuarios por

1.16 C
área
1.17 Trazabilidad de los documentos durante todo su ciclo vital. C
Debe permitir almacenar archivos en diversos formatos (pdf,
1.18 office, mensajes de correo electrónico y otros), vinculándolos a un C
documento o expediente
Según el plazo del
Alertas y mensajes sobre documentos con tiempo de atención por
1.19 C proceso de cada
vencer o vencido o tiempos muertos en atención de documentos.
expediente
Emisión de reportes estadísticos de documentos pendientes,
Implementación de
1.20 atendidos, por tipo de documento, por empresa origen o destino, C
reportes solicitados
por usuario, por áreas y por grupo de usuarios

2 Característica no funcional
Autenticación de usuarios con las credenciales de Active
2.1 C
Directory
Permitir consultar documentos desde un teléfono móvil o tablet Para módulo de consulta
2.2 C
(Diseño de interfaz web adaptable a dispositivo). web

2.3 La Interfaz de usuario (pantallas) debe ser intuitiva y fácil de usar C

La solución debe contar con un gestor de contenido empresarial
(ECM) que sea escalable y permita soportar el almacenamiento
2.4 C
de otras aplicaciones distintas a la aplicación de Gestión
documentaria.

10
 Dado que el actual Sistema de Trámite Documentario se integra
con varias de las aplicaciones actuales, la solución debe permitir
su integración con otras aplicaciones desarrolladas con Microsoft
2.5 C
.Net, tanto a nivel de servicios web que pueda disponer o
consumir o a través de otros mecanismos de sincronización de
datos brindados por la solución.
Se prepararán aplicativos
El proyecto deberá considerar, antes de su puesta en marcha, la de carga inicial, los
carga inicial de los documentos que están en el actual sistema de cuales podrán ser
2.6 C
trámite documentario. En total se cuenta con 1.5 TB de espacio programados para
ocupado por documentos. ejecutar la migración por
partes.
2.7 La solución de software puede instalarse en máquinas virtuales C
La solución de software puede instalarse en sistema operativo
2.8 C
Linux o Windows
Debe ser posible la utilización de una base de datos Oracle o
2.9 C
SQL Microsoft para los datos estructurados del sistema

La arquitectura de la solución debe ser capaz de almacenar los

2.10 archivos asociados a los documentos de trámite documentario en C
el Storage de alta capacidad de almacenamiento del COES

Leyenda
C Cumple
NC No cumple

Restricciones

En el alcance no está contemplando que aplicaciones o componentes externos no funcionen no es

responsabilidad del PROVEEDOR.

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Criterios de Aceptación

Entregables
Se considerará aceptada cualquier entregable del proyecto una vez que haya sido confirmada su
recepción (por medio físico o digital). Toda comunicación de entregables del proyecto será emitida
formalmente al responsable del Proyecto por parte del cliente.

Criterios de aprobación

Entregables

Se considerará aprobado cualquier entregable del proyecto una vez que nuestra organización
haya recibido la aprobación formal (firma) de las personas asignadas por el CLIENTE. Esta
aprobación o informe de observaciones deberá ser entregada por el Cliente en un plazo no mayor
de 07 días bajo responsabilidad del mismo.

Producto Final

El producto final, se dará por aprobado una vez que nuestra organización haya recibido la
aprobación formal (firma) del entregable Informe de Pruebas por parte del Responsable del
Proyecto por parte del cliente. Esta aprobación o informe de observaciones deberá ser entregada
por el Cliente en un plazo no mayor de 07 días bajo responsabilidad del mismo.

Nuestra organización entregará el medio magnético con el software aplicativo ya aceptado según
el documento de Informe de Pruebas del Sistema al finalizar las pruebas,

Aprobación final

El proyecto se dará por terminado cuando el Cliente haya firmado el documento Acta de Cierre del
Proyecto. Esta aprobación final o informe de observaciones deberá ser entregada por el Cliente en
un plazo no mayor de 07 días bajo responsabilidad del mismo.

Los entregables del proyecto serán aceptados y aprobados progresivamente durante el desarrollo
del proyecto, según el Cronograma presentado en este plan.

La aceptación y aprobación final del proyecto es tácita cuando se realiza la aprobación del último
entregable a partir de la cual se dará por concluido el proyecto quedando nuestra organización
libre de cualquier responsabilidad excepto las especificadas como parte del período de garantía. A
partir de ese momento, el CLIENTE será el responsable de la operación total del software
aplicativo en el ambiente de producción.

Cierre del Proyecto

Este proceso establece los procedimientos para coordinar las actividades requeridas para verificar y
documentar los productos entregables del cierre contractual y formalizar la aceptación y aprobación de
éstos por parte del cliente. Para esto, se realizan los siguientes procedimientos:

▪ Cierre Administrativo. Incluye las actividades requeridas para recopilar los registros del
proyecto, analizar la operativa llevada a cabo durante su ejecución, reunir las lecciones
aprendidas y archivar la información del proyecto, para uso futuro por parte de las
organizaciones.
▪ Cierre del Contrato. Es el cierre de todo acuerdo contractual establecido para el proyecto. Esto
implica la verificación del producto, así como el cierre administrativo. Los términos y
condiciones del contrato también pueden establecer especificaciones para el cierre del
contrato. De no generarse un contrato legal entre ambas partes, esta propuesta técnica así lo
representará bajo acuerdo automático - tácito de ambas partes al momento de la adjudicación
del proyecto.

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Confiabilidad y Confidencialidad

Respecto a la información, el PROVEEDOR se compromete a no hacer uso, divulgar o transferir a

terceros ninguno de los documentos o información proporcionada o generada por el presente servicio.

El PROVEEDOR se compromete a no hacer uso alguno de la data (procesarla, trasmitirla, incorporarla

a redes, etc.); sin autorización previa, expresa o escrita por parte de CLIENTE.

Performance

En lo que respecta al software aplicativo de la solución, la performance se refleja en el tiempo de

respuesta para el ingreso y navegación sobre las funcionalidades del sistema. Sin embargo, no todas
estas variables están bajo el control de nuestra solución propuesta. Para asegurar tiempos de
respuesta aceptables, se requiere:
▪ Equipos (hardware) adecuado para el servidor Web, servidor de Aplicaciones y de la Base de
Datos.
▪ Aceptable ancho de banda.

Alcance no contemplado

La solución propuesta NO contempla lo siguiente:

▪ Interfaces con otros sistemas exceptuando a los comprendidos como parte del alcance del
proyecto.
▪ Desarrollo de tramas, canales de comunicación entre sistemas, funciones / servicios de
integración, para la implementación de las interfaces que forman parte del alcance del
proyecto.
▪ Que para la generación de los reportes se tenga que acceder a bases de datos de otros,
sistemas internos y/o externos del Cliente, no indicados de manera explícita como parte del
alcance del producto.
▪ Actividades de entrenamiento / capacitación a excepción de lo indicado en la presente
propuesta.
▪ El hw y sw necesario para el servidor de base de datos, servidor Web, de transacciones y de
desarrollo del equipo del proyecto
▪ No se implementará ninguna opción de ayuda “on-line”, sólo se entregará el manual de
Usuario.
▪ No se realizarán procesos de carga masiva de datos a excepción de lo indicado en la presente
propuesta.
▪ No está contemplado la compra de licencias de algún software externo al sistema.
▪ No incluye compra de certificados digitales.
▪ Análisis de sus procesos.

Capacitación

Funcional
La duración de la capacitación será de 10 horas las cuáles serán definidas en el plan de
capacitación.

Técnica
Duración de la capacitación es de 10 horas.
Para las capacitaciones se entregará un CD conteniendo la información necesaria para la
capacitación

13
Entregables

Entregable Descripción
A los 11 días de iniciado el proyecto:
• Cronograma de actividades.
Entregable 1
• Documento de especificación de Adecuaciones a
realizar.
A los 40 días de iniciado el proyecto:
• Desarrollo de los Adecuaciones al sistema.

Entregable 2 • Informe de Desarrollo de Adecuaciones realizado.

• Instalación del CyDoc.y sus componentes de acuerdo al
documento de arquitectura.
A los 60 días de iniciado el proyecto:
• Carga de Data Base (Tipo de Documentos y Usuarios)
• Capacitación técnica en CyDoc, Alfresco y tomcat.

Entregable 3 • Capacitación Funcional en CyDoc con Adecuaciones

• Informe de Acompañamiento, 160 horas.
• Actualización del CyDoc de acuerdo al
acompañamiento.
A los 90 días de iniciado el proyecto:
• Actualización del Manual de usuario
• Actualización de las Fuentes de CYDOC.

Entregable 4 • Migración de la información.

• Puesta a Producción de la solución
• Manual de configuración
• Fuentes de CYDOC con las Adecuaciones realizadas.

Con respecto al entregable 3, las 160 horas de acompañamiento serán utilizadas para adecuaciones
adicionales que pudieran identificarse por requerimientos del Cliente durante la Capacitación funcional o
técnica. De no consumirse el total de estas 160 horas para adecuaciones adicionales durante el proyecto,
estas se podrán usar luego del cierre del proyecto como horas de mantenimiento, cerrado el proyecto.

Hitos

Hito Fecha de inicio Fecha Fin Descripción

17/06/2019 27/06/2019 A los 11 días de iniciado el kick

Hito 1 off, en el cual se firmará un acta

de inicio de proyecto.
28/06/2019 26/07/2019 A los 40 días de iniciado el
Hito 2
proyecto.

14
 A los 60 días de iniciado el
Hito 3
27/07/2019 15/08/2019
proyecto.

A los 90 días de iniciado el

16/08/2019 09/09/2019
Hito 4
proyecto.

• El cuadro muestra fechas referenciales, cuando se firme el acta de inicio de proyecto (kick off) se
actualizará este cuadro de hitos.
• Si una de las fechas de hito cae sábado o domingo o feriado se correrá hasta el siguiente día útil.

Comunicaciones

La planificación de las comunicaciones (que tendrán lugar dentro del desarrollo del proyecto)
permite asegurar la oportuna y apropiada generación, recopilación, diseminación, almacenamiento
y disposición de la información del proyecto. Provee relaciones entre las personas, ideas e
información necesarias para alcanzar el éxito.

Todos los involucrados en el proyecto deben estar preparados para enviar y recibir
comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y deben comprender como las comunicaciones
afectan positiva o negativamente al proyecto.

Cambios en los alcances

Cualquier cambio en el alcance de servicios especificados en esta propuesta deberá ser acordada
por escrito por ambas partes y estará regido por el procedimiento estándar de Consultoría del
PROVEEDOR.

Garantía

Se ofrece una garantía de doce (12) meses contados a partir de la fecha de la firma del documento
Informe de Cierre del Proyecto. La garantía cubre:
▪ Asesoría al Cliente en la solución de problemas originados por fallas técnicas del software
aplicativo implementado.
▪ Solución de problemas originados por fallas técnicas del software aplicativo implementado en
las instalaciones del cliente.
▪ Detección de errores de código.
▪ Aplicación de correcciones.

La garantía no cubre:
▪ La replicación de la solución,
▪ El desarrollo de nueva funcionalidad.
▪ Asesoría por el uso funcional del software
▪ Corrección de errores por instalación, seteo o fallas de software no desarrollado por el
PROVEEDOR.

La garantía permanece vigente por doce (12) meses siempre y cuando el Cliente no modifique el
código fuente de los aplicativos de la solución entregada.

Tiempo

15
 La duración será de 90 días útiles

Costos
El costo total del servicio es de S/ 99,000.00 soles incluye impuestos de ley, se detallan a
continuación:

Descripción Entregable Costo en soles incluye IGV

Documento de especificación de
Entregable 1 S/ 18,000.00
Adecuaciones a realizar.

Desarrollo de Adecuaciones al Cydoc y

Entregable 2 S/ 15,000.00
instalación.

Acompañamiento Entregable 3 S/ 33,000.00

Implantación del Sistema de Gestión

Entregable 4 S/ 33,000.00
Documentaria – CyDoc y Adecuaciones

Costo de Soporte, mantenimiento y/o nuevos requerimientos por 12 meses

Descripción Costo en soles incluye IGV

Por 12 meses el cual incluye 120 horas. S/ 9,900.00

El detalle del servicio es:

Soporte, Mantenimiento y/o nuevos requerimientos para Aplicaciones Horario de lunes a viernes
Horas Tiempo
(Mes) Recursos (Perfil)
Soporte, Mantenimiento y/o nuevos Especialista
requerimientos 120 12

• Las horas de soporte, mantenimiento y/o nuevos requerimientos se podrán usar en cualquier etapa del
proyecto.
• Si las horas no se usan durante el proyecto se podrán usar después del término del proyecto.

Descripción Costo en soles

(con IGV)
Horas adicionales Costo x hora efectiva presénciales. 82.50

16
ANEXO

17
ALCANCE FUNCIONAL

MÓDULO DE MESA DE PARTE Y RECEPCIÓN

Mediante este módulo se realizará el registro de los expedientes y/o

documentos que ingresan a la entidad para su registro.

➢ Registro de Documentos: Módulo que permite la inclusión de documentos en

expedientes digitales existentes o nuevos, en este módulo se registra la
metadata del documento y pueden agregarse archivos adjuntos. El sistema
permite personalizar la metadata que será ingresada por cada tipo de
documento, mediante el uso de campos personalizados definidos por la
institución.

➢ Creación de Expedientes: Sección que permite la creación de expedientes

digitales a partir de información brindada por un usuario o cliente y asociada a
un proceso y a un documento. Cada expediente creado cuenta con un número
de identificación generado por el sistema, así como con un código de barras
asociado. Producto de la creación de un expediente, el sistema genera un
cargo que puede ser impreso y entregado a los clientes de la organización.

➢ Registro de Clientes y Direcciones: Esta funcionalidad permite registrar un

nuevo cliente en el sistema. Los clientes vienen a ser las personas que hacen
uso de la Mesa de Partes para ingresar su documentación a la institución. Es
posible registrar como cliente a una persona natural, jurídica, a un extranjero, o
definir una nueva categoría para los clientes. Adicionalmente al registro de los
datos básicos de los clientes, también puede registrarse direcciones, las
cuales son utilizadas en el módulo de mensajería.

➢ Búsqueda de Expedientes para Registro: Módulo que permite la búsqueda

eficiente de expedientes existentes por diversos criterios, este módulo está
relacionado con el registro de documentos, ya que es usado para adicionar
documentos a expedientes existentes.

➢ Búsqueda Simple de Expedientes: Es una búsqueda rápida, con sólo un

campo busca en los criterios de búsqueda principales de los expedientes.
Permite una reimpresión rápida del cargo.

➢ Búsqueda Avanzada de Expedientes: En esta búsqueda se tienen dos

secciones, búsqueda con datos del expediente y búsqueda con datos y
campos personalizados de los documentos contenidos en los expedientes.
También se puede realizar búsquedas por el contenido de los archivos
adjuntos a los documentos.

MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN

18
 Este módulo permite relacionar el expediente registrado en el sistema (desde el
módulo de Mesa de Partes) con el archivo físico. Para ello, el usuario digitaliza
el contenido del archivo en físico y lo asocia al registro correspondiente.

MÓDULO DE USUARIO FINAL

Desde este módulo se gestionan los expedientes y/o documentos que hayan
sido recibidos por el personal interno de la institución, encargado de trabajar el
expediente. Para realizar el trabajo, este usuario cuenta con las siguientes
funcionalidades.

➢ Bandeja de Expedientes: Bandeja donde se muestran los expedientes que

el usuario ha recibido. Esta es la bandeja principal de trabajo para el usuario.

➢ Bandeja de Expedientes Enviados: Bandeja donde se muestran todos los

documentos que el usuario ha derivado en algún momento.

➢ Bandeja de Expedientes Archivados: Bandeja donde se muestran todos

los expedientes que han sido archivados por el usuario y por los usuarios de
los roles a los que pertenece el usuario. Desde el detalle de esta bandeja es
posible reabrir expedientes.

➢ Bandeja de Expedientes Guardados: Bandeja donde se guardan aquellos

expedientes que se encuentran pendientes de ser registrados.

➢ Bandeja de Envíos a Mensajería: Bandeja de seguimiento donde el usuario

podrá visualizar todos los documentos que envía al área de mensajería y
sobre los cuales puede realizar un seguimiento y ver el estado del envío de
cada documento.

➢ Bandeja de Notificaciones: Bandeja donde se muestran las notificaciones

que el sistema envía a los usuarios, dichas notificaciones pueden ser por
registro de un nuevo expediente cuyo proceso tiene como responsable al
usuario, inclusión de nuevos documentos a un expediente, derivación de
expedientes, alerta amarilla de vencimiento del plazo de atención de un
expediente y alerta roja de vencimiento del plazo de atención de un
expediente.

➢ Bandeja de Expedientes por Enviar: Bandeja donde se muestran los

envíos que el usuario ha realizado, pero que se encuentran aún pendientes
de aprobarse.

➢ Bandeja de Envíos para Aprobar: Bandeja donde se muestran los envíos

en estado pendiente que el usuario debe aprobar o rechazar.

➢ Búsqueda Simple de Expedientes: Es una búsqueda rápida, con sólo un

campo busca en los criterios de búsqueda principales de los expedientes.

19
➢ Búsqueda Avanzada de Expedientes: En esta búsqueda se tienen dos
secciones, búsqueda con datos del expediente y búsqueda con datos y
campos personalizados de los documentos contenidos en los expedientes.
También se puede realizar búsquedas por el contenido de los archivos
adjuntos a los documentos.

➢ Carpetas de Búsqueda: Todas las búsquedas realizadas mediante la

Búsqueda Avanzada pueden guardarse en una carpeta de búsqueda. Esta
carpeta contiene el resultado de la búsqueda y se actualiza constantemente;
por lo que es posible armar organizadores útiles de documentos y
expedientes por cada usuario.

➢ Creación de Expedientes: Permite la creación de expedientes digitales a

partir de información brindada por un usuario o cliente y asociada a un
proceso y a un documento. Cada expediente creado cuenta con un número
de identificación generado por el sistema, así como con un código de barras
asociado. Producto de la creación de un expediente, el sistema genera un
cargo.

➢ Registro de Clientes y Direcciones: Esta funcionalidad permite registrar un

nuevo cliente en el sistema. Los clientes vienen a ser las personas que
hacen uso de la Mesa de Partes para ingresar su documentación a la
institución. Es posible registrar como cliente a una persona natural, jurídica,
a un extranjero, o definir una nueva categoría para los clientes.
Adicionalmente al registro de los datos básicos de los clientes, también
puede registrarse direcciones, las cuales son utilizadas en el módulo de
mensajería.

➢ Búsqueda de Expedientes para Registro: Funcionalidad que permite la

búsqueda eficiente de expedientes existentes por diversos criterios, este
módulo está relacionado con el registro de documentos adicionales, ya que
es usado para adicionar documentos a expedientes existentes.

➢ Registro de Documentos Adicionales: Funcionalidad que permite la

inclusión de documentos en expedientes digitales existentes o nuevos, en
este módulo se registra la metadata del documento y pueden agregarse
archivos adjuntos. El sistema permite personalizar la metadata que será
ingresada por cada tipo de documento, mediante el uso de campos
personalizados definidos por la institución.

➢ Derivación de Expedientes: Esta funcionalidad sirve para que un usuario

pueda enviar un expediente digital a otro usuario, a un rol, o a un grupo de
usuarios para conocimiento. En el reenvío se pueden especificar usuarios a
los que se enviará una copia del envío (notificación), se puede seleccionar

20
 un grupo de acciones para que realice el destinatario, se puede especificar
una prioridad al envío, así como escribir un proveído.

➢ Derivación masiva de expedientes: Esta funcionalidad permite enviar a la

vez un grupo de expedientes a un único destino. Para ello, los expedientes
seleccionados deben pertenecer al mismo proceso y haber sido recibidos de
forma normal.

➢ Adjuntar Documentos: Con esta funcionalidad, un usuario puede adjuntar

un nuevo documento a un expediente que tiene en su poder y asociarle
cierta información complementaria como: Tipo de Documento, Firmante,
Autor del Documento, Destinatarios, etc. Asimismo, se pueden agregar
archivos digitales al nuevo documento.

➢ Trazabilidad de Expedientes: Mediante esta funcionalidad los usuarios

pueden visualizar la trazabilidad completa de cada documento del
expediente, esto quiere decir que pueden ver la relación de todas las
personas que han tenido el expediente en su bandeja de expedientes
recibidos, las acciones que han tomado sobre dicho expediente, las fechas
en que los recibieron, las atenciones que se realizaron, a quien lo derivaron
posteriormente y los proveídos.

➢ Enviar Documentos a Mensajería: Mediante esta funcionalidad, un usuario

puede enviar uno o varios documentos digitales a mensajería de tal forma
que posteriormente puedan ser enviados de manera física a los destinatarios
externos que se consignen.

➢ Adjuntar Archivos a Documentos: Esta funcionalidad permite agregar

archivos digitales a un documento ya existente. En caso los archivos ya se
encuentren presentes en el documento, el sistema los versionará.

➢ Versionar Documentos: En el sistema, un usuario puede volver a adjuntar

el mismo documento las veces que sean necesarias, sin la necesidad de
crear un nuevo documento para ello. Cada vez que se realiza esta acción el
archivo no se reemplaza, sino que se crea una nueva versión del mismo, por
lo que es posible retornar a una versión anterior si fuera necesario. Con el
versionamiento se consigue tener un control eficiente de los cambios que ha
sufrido un documento, las fechas de dichos cambios y los autores.

➢ Numerar Documentos: Con esta funcionalidad un usuario puede asignarle

un número (correlativo) a cada uno de los documentos de un expediente. La
numeración tiene un patrón definido, es secuencial y es definida por cada
tipo de documento y por cada área.

➢ Archivamiento de expedientes: Con esta funcionalidad el usuario puede

enviar los expedientes que han alcanzado el final de su ciclo de vida, al
archivo electrónico. Esta funcionalidad también puede hacerse de forma

21
 masiva, archivando varios expedientes a la vez.
➢ Archivamiento masivo de Expedientes: Con esta funcionalidad el usuario
puede archivar más de un expediente a la vez, proporcionando un único
comentario de derivación para todos.

➢ Reapertura de expedientes: Esta funcionalidad permite volver a aperturar

un expediente que se encuentre en el archivo electrónico. Una vez
reaperturado, es posible continuar con el trámite de forma normal.

➢ Aprobar envío / Devolver envío: Mediante esta funcionalidad, el jefe directo

de un usuario que ha realizado un envío puede aprobar dicho envío o
rechazarlo, en cuyo caso el envío vuelve al usuario original. La aprobación y
rechazo pueden hacerse de forma masiva, aprobando varios envíos a la vez
para ahorrar tiempo.

➢ Alarmas de Tareas Prontas a Cumplirse: Se tienen dos tipos de alertas:

La Alerta Amarilla de vencimiento del plazo de atención de un documento se
acciona cuando un documento ha sobrepasado el primer límite (porcentaje
de tiempo predefinido) para ser atendido y La Alerta Roja de vencimiento del
plazo de atención de un documento se acciona cuando el documento ha
sobrepasado el segundo límite (porcentaje de tiempo predefinido) para ser
atendido. Cada alarma se visualiza de manera gráfica en la bandeja de
expedientes recibidos y también a modo de notificación en la bandeja de
notificaciones y a través de un correo electrónico que recibe el destinatario o
propietario del expediente (usuario que tiene el expediente en su bandeja de
expedientes recibidos).

➢ Agrupación de expedientes: Permite agrupar uno o más expedientes

dentro de otro mayor. Todos los documentos conservan sus archivos y se
crea un historial con los expedientes a los que han pertenecido.

MÓDULO DE ADMINISTRADOR

Desde este módulo podemos administrar los distintos módulos del sistema,
realizar mantenimientos de acuerdo a lo que se necesite configurar.

➢ Mantenimiento de Sedes: Son las locaciones físicas de la empresa, sobre

las cuales se pueden definir regiones.

➢ Mantenimiento de Áreas: Mantenimiento de áreas y de sus respectivas

dependencias (estructura organizacional). La jerarquía formada por dichas
dependencias puede verse de forma gráfica.

➢ Mantenimiento de Feriados: Se pueden crear feriados por regiones.

➢ Mantenimiento de Recursos: Los recursos son todas las acciones y

módulos que el sistema contiene, los cuales se deben relacionar a los
usuarios a través de los perfiles. Los recursos incluyen menús, grids y

22
 botones. Mediante este módulo se pueden modificar y crear nuevos
recursos.

➢ Mantenimiento de Perfiles: Los perfiles son aquellos que contienen los

recursos que un usuario asignado puede tener.

➢ Mantenimiento de Procesos: Se puede modificar entre otras cosas, los

participantes de un proceso, así como su nivel de restricción.

➢ Mantenimiento de Roles: Los roles agrupan perfiles y recursos.

➢ Mantenimiento de Tipos de Documento: Los tipos de documento son

variables y sirven para la inserción de documentos en el sistema. Mediante
este mantenimiento se pueden crear nuevos tipos de documento, así como
asignarles campos personalizados a cada uno de ellos.

➢ Mantenimiento de Usuarios: Asignación de roles y perfiles, niveles de

jerarquía y permisos para enviar expedientes directamente.

➢ Revisión de la Jerarquía Institucional: Módulo que sirve para consultar la

Jerarquía de acuerdo a las áreas.

➢ Mantenimiento de Clientes: Sirve para la creación o edición de clientes que

serán asociados a los expedientes. Asimismo, desde aquí se pueden
registrar y/o modificar las direcciones de los clientes.

➢ Mantenimiento de la Numeración de Documentos: La numeración de

documentos es por Tipo de Documentos y Área. Desde aquí puede
modificarse el formato y el número actual en el que se encuentra la
numeración.

➢ Mantenimiento de Reemplazos: Los reemplazos que podría tener cada

usuario en los procesos de los que participa.

➢ Mantenimiento de Campos: Crea campos que luego pueden ser asociados

a los documentos para su llenado al momento de crear un nuevo documento.

➢ Mantenimiento de Flujos de Trabajo: Tipos especiales de procesos, los

cuales ya tienen una secuencia de derivaciones definida. El sistema permite
mapear esta secuencia de derivaciones siempre que ésta se componga de
pasos secuenciales o condicionales simples (Tipo Si/No). Cuando se derive
un expediente que pertenezca a uno de estos procesos, el usuario no
necesitará especificar el destinatario pues el sistema lo sacará de la
definición de flujo de trabajo construida en el sistema.

➢ Mantenimiento de Tipos de Alerta: Configura los tipos de alerta

asignándole un color de acuerdo al porcentaje ingresado.

23
 ➢ Mantenimiento de Alertas: Permite asignar los tipos de alerta a los grid
creados.

➢ Mantenimiento de Tipos de Notificación: Crea las notificaciones que se

dan por las diferentes acciones que tiene el sistema.

MÓDULO DE MENSAJERÍA

Desde este módulo se gestionan los documentos enviados a mensajería para

que posteriormente sean reenviados en físico a los clientes externos
designados. Cuenta con las siguientes funcionalidades:

➢ Registro de Datos de los documentos que serán enviados por Courier:

En esta sección, el usuario de mensajería deberá ingresar la información del
documento que le ha sido remitido con información del Courier.

➢ Registro de Datos del envío: En esta sección, el usuario de mensajería

deberá ingresar información relacionada con el envío del documento, como
el peso del documento, el costo involucrado, el tipo de envío, etc.

➢ Registro de Datos del Cargo de Recepción: En esta sección, el usuario de

mensajería deberá ingresar información relacionada con la recepción del
documento por parte del receptor externo, como el estado de la recepción, el
número de visitas, las fechas en las que se visitó y entregó el documento,
etc. Finalmente, se deberá adjuntar el cargo escaneado para que sea visible
en el expediente.

MÓDULO DE ARCHIVO CENTRAL

Puede gestionarse la ubicación física de los documentos dentro del archivo

central. También se cuenta con una adecuada gestión de préstamos de dichos
documentos.

➢ Registrar documentos, Permite registrar documentos ingresados en cajas,

con diferentes filtros avanzados.

➢ Buscar Caja, Permite buscar las cajas registradas en el sistema, así como
agregar nuevas cajas.

➢ Registrar préstamo, Permite registrar un préstamo, detallando responsable

y buscando documentos a prestar.

➢ Buscar prestamos, Permite buscar préstamos, registrar devoluciones y

prorrogas.

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MÓDULO DE REPORTES

Se cuenta con los siguientes reportes:

➢ Cantidad de expedientes recibidos y trabajados por cada usuario por

área
Sirve para listar a todos los usuarios del sistema que pertenecen a un área.
Por cada usuario se muestra una lista con la cantidad de expedientes de
cada proceso que el usuario ha recibido, leído, derivado o archivado.

➢ Cantidad de expedientes ingresados trimestralmente por proceso

Sirve para mostrar la cantidad de expedientes que fueron ingresados en
cada uno de los trimestres de un año para cada proceso de la institución.

➢ Expedientes recibidos por un área y derivados hacia otra

Muestra la lista de expedientes que fueron recibidos enviados de un área
hacia otra durante un intervalo de fechas.

➢ Días faltantes por cada expediente para su vencimiento

En este listado se muestran todos aquellos expedientes pertenecientes a un
área y que han sido creados dentro de un intervalo de fechas. Para cada uno
de los expedientes se muestra la cantidad de días útiles que faltan antes de
llegar a su fecha de vencimiento. En caso la fecha de vencimiento ya haya
pasado, se mostrará la cantidad de días que han pasado desde dicha fecha,
en números negativos.

➢ Expedientes que se encuentran en alerta

Mediante este reporte puede obtenerse una relación de los expedientes que
se encuentran dentro de estado de alerta, es decir, cuyo plazo de atención
se encuentra cerca de vencer. Por cada reporte se especifica el tipo de
alerta (amarilla o roja) que presenta, dependiendo de la cantidad de días que
falten antes de su vencimiento.

➢ Cantidad de documentos preparados por cada área

Permite obtener la cantidad de documentos registrados en un área durante
un intervalo de tiempo. Las cantidades se encuentran organizadas según el
tipo de documento que se haya ingresado.

➢ Reporte general de expedientes

Mediante este reporte se puede obtener una lista de expedientes, la cual es
filtrada por uno o varios de los filtros disponibles.

➢ Reporte general de documentos

Mediante este reporte se puede obtener una lista de documentos, la cual es
filtrada por uno o varios de los filtros disponibles.

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MÓDULO DE TRÁMITES VIRTUALES

➢ Generar Expedientes – Tramites Virtuales

Permite registrar expedientes desde el Portal Institucional de la Organización,

de manera sencilla se definen los procesos y documentos obligados anexar

➢ Registro de Usuario – Tramites Virtuales

Si el usuario no se encuentra registrado, permite el ingreso de sus datos
básicos.

➢ Registro de Expedientes – Tramites Virtuales

Registrado el usuario, permite anexar los documentos del expediente.

MÓDULO DE SERVICIOS WEB

Los servicios web permiten utilizar remotamente las funcionalidades presentes

en el sistema. Es útil para actividades de integración de sistemas y para
implementar consultas y registros independientes de la aplicación principal.

➢ Registrar un nuevo expediente

➢ Archivar un expediente existente

➢ Buscar un cliente por número de documento

➢ Buscar un documento por id

➢ Buscar un expediente por número de expediente

➢ Derivar un expediente a un rol

➢ Derivar un expediente a un usuario

➢ Obtener el remitente de una derivación

➢ Rechazar una derivación

➢ Descargar un archivo adjunto

➢ Enviar una notificación para un expediente

➢ Listar documentos por expediente

➢ Obtener usuarios por rol

➢ Ver la trazabilidad de un expediente

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➢ Adjuntar un nuevo documento a un expediente ya existente

➢ Adjuntar o versionar un archivo a un documento

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MÓDULO DE FIRMA DIGITAL

Se realizara la integración con el sistema Refirma.

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MÓDULO DE INTERFACE MÓVIL

Permite realizar consultas al sistema en cualquier dispositivo conectado a internet

y acceder a los archivos, basado en HTML5.

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