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HERRAMIENTAS Y

FORMATOS PARA LA
PLANEACION
Administración y técnicas de mantenimiento
Herramientas y técnicas de la planeación
Según el sitio web gestiopolis “La planeación comprende la selección de las metas
de la organización, la predicción o proyección de resultados de acuerdo con varias
alternativas para alcanzar esas metas, la decisión en torno a cómo lograr las metas
deseadas y la comunicación de las metas y cómo hacerlas saber a toda organización”
y para llevar a cabo la planeación se echa mano de diferentes herramientas como:

1. Selección del objeto a planear


2. Reconocimiento del entorno
3. Establecimiento de Objetivos
4. Pronósticos
5. Formulación de Estrategias
6. Presupuesto
7. Programación
8. Procedimiento
Selección de objetivo a planear
Cambios mostrados en la organización o implementación de nuevas técnicas compra
de equipo o “n” actividades u objetos deseados a implementar dentro o fuera de la
organización.
Reconocimiento del entorno
Consiste tanto en factores externos e internos. El entorno es también llamado Medio
Ambiente, éstos deben ser escaneados para determinar el desarrollo y las previsiones
de los factores que influirán en el éxito de la organización mediante los planes
establecidos. Se divide en dos:

 Análisis externo.
 Análisis interno.
Establecimiento de objetivos
Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia
dónde ésta pretende llegar, ayuda a enfocar los esfuerzos sirve de guía para las
estrategias, así como para la asignación de recursos, y es base para la realización de
las actividades o tareas; ayuda a la evaluación de los resultados.

Los objetivos deben ser medibles, claros, alcanzables, realistas y coherentes; así
también existen objetivos generales y específicos; también pueden clasificarse de
acuerdo al alcance del tiempo: a largo plazo (Estratégicos), mediano plazo (Tácticos),
y a corto plazo (Operacionales). Existen métodos para establecer los objetivos.
Pronósticos
El reconocimiento del entorno establece las bases para los pronósticos, que son
predicciones de los resultados. Prácticamente todos los elementos del entorno
pueden pronosticarse. Los métodos de pronósticos utilizados para predecir la
naturaleza incierta de las tendencias en los negocios, en un esfuerzo por ayudar a
los administradores a tomar decisiones y a mejorar sus planes (Hanke, 2006).

Las técnicas de pronósticos pertenecen a dos categorías cuantitativas y cualitativas.


En los pronósticos cuantitativos se aplica reglas matemáticas a conjunto de datos
para predecir resultados. Se prefieren estas técnicas cuando los gerentes tienen
suficientes datos concretos. Por el contrario, los pronósticos cualitativos se basan en
el buen juicio y las opiniones de conocedores o es difícil conseguirlos.
Formulación de estrategias
Las estrategias son el conjunto de acciones sistemáticas en el tiempo que se llevan
a cabo para lograr un determinado fin u objetivo, y respondemos a la pregunta cómo
vamos hacer las cosas para conseguir o llegar a la proyección deseada o
preestablecida como un objetivo o meta. Existen herramientas que ayudan a
encontrar o crear los medios o estrategias necesarias para el objeto a planear.

 Sinèctica.
 Decisión por consenso.
Presupuesto
Un presupuesto es un plan numérico para distribuir recursos a actividades
específicas. Los gerentes preparan presupuestos de ingresos, egresos y gastos de
capital, como compra de equipo; pero no es inusitado que los presupuestos sirvan
para mejorar el tiempo, el espacio y el uso de los recursos materiales. En estos
presupuestos las cifras son monetarias. Los presupuestos son una técnica de
planeación que aplican los gerentes, cualquiera que sea su nivel. Es una actividad
gerencial importante porque impone en la organización estructura y disciplinas
financieras.
Programación o plan de acción
Se detallan las actividades que hay que hacerse, el orden en que deben realizarse,
quién hace cada cosa y cuándo debe ser terminada, a esto se le llama programación.
Es el momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos
de tiempo y se calcula el uso de los recursos. Un plan de acción es una presentación
resumida de las tareas que deben realizarse por ciertas personas, en un plazo de
tiempo específicos, utilizando un monto de recursos asignados con el fin de lograr
un objetivo dado. El plan de acción es un espacio para discutir qué, cómo, cuándo y
con quien se realizarán las acciones. Utiliza herramientas para responder a las
siguientes preguntas o plasmar la programación para su transmisión a los
involucrados en las actividades del plan de acción.
Procedimiento
En el procedimiento se desarrollan las actividades que programaron en la fase
anterior, normalmente en las organizaciones grandes llevan a cabo el desarrollo o el
proyecto a menor escala para controlarlo y ver su reacción, realizar algunos ajustes
necesarios y si cumple con los objetivos preestablecidos entonces se lleva acabo a
gran escala. También en esta fase, se establecen las medidas de control y corrección
de las actividades.

Ejemplos de formatos para la planeación