SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD

ENVASES LUX S.A.

CÓDIGO : P-SGC-GQ-03 INICIO DE VIGENCIA:
VERSIÓN : 01 PÁGINA : 1 DE 4

TÍTULO

CONTROL DE LOS REGISTROS

CARGO NOMBRE FIRMA FECHA

WALTER CAMARGO
ELABORADO POR: COORDINADOR ISO

REPRESENTANTE DE
LA GERENCIA
REVISADO POR: GIORGIO MAXERA
GENERAL

GERENTE GENERAL
APROBADO POR: JORGE MAXERA
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1. OBJETIVO
Definir la forma de identificar, codificar, archivar, mantener y proteger los registros
de la calidad, con el fin de disponer de ellos para las necesidades del Sistema de
Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE
Se aplica a todos los registros de calidad mencionados en la documentación del
Sistema de Gestión de la Calidad Envases Lux .

3. RESPONSABILIDAD
El Coordinador ISO es el responsable de la correcta y efectiva aplicación del
presente procedimiento.

4. REFERENCIAS
Norma internacional ISO 9001:2008; Requisito 4.2.4, Control de los Registros

5. DEFINICIONES

Formato
Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o información. Cuando el
formato contiene datos y/o información se convierte en registro.

Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
NOTA:
Los registros pueden utilizarse , por ejemplo, para documentar la trazabilidad y
para proporcionar evidencias de verificaciones , acciones preventivas y acciones
correctivas.

Usuario
Persona que utiliza la información del registro.

Generador del registro

Persona responsable de llenar los datos en el formato.

Responsable del control de registros

Persona responsable de archivar, mantener y disponer de los registros de la
calidad.

6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1 Disponer en cada área o sector de un lugar adecuado donde se conserven los
registros de la calidad, para de esta manera evitar su deterioro y tener un fácil
acceso a el.
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6.2 Si existieran registros de la calidad que se encuentren en medios informáticos, el

Encargado del Sistema informático de Envases Lux es responsable de realizar
copias de seguridad (mensualmente) de los registros correspondientes; .

7. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.1 Cuando utilicen formatos para registrar datos y/ o información, estos deberán
llevar un código y numero de versión, tal como lo establece la Norma Interna
“Elaboración de los documentos” N-SGC-GQ-01.

7.2 Los registros de la calidad deben incluir: el nombre del registro, código, versión, la
fecha de elaboración , el responsable de la generación del registro. A excepción de
registros que no tienen formato.

7.3 Los registros de la calidad deben ser legibles y tener todos los casilleros llenos, en
caso que existan vacíos (sin datos), se deben invalidar los casilleros tachándolos.

7.4 Para el control de los registros generados en el SGC Envases Lux cada área
deberá contar con una “Lista de los registros de la calidad”, donde se indica:
código, nombre del registro, el responsable del control, el tiempo de
conservación(tiempo de archivo) y ubicación del registro (lugar de archivo).

RESPONSABLE TIEMPO DE UBICACIÓN DEL

CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO DEL CONTROL CONSERVACION REGISTRO

7.5 Si los proveedores y/ o clientes de Envases Lux suministran a planta registros

(registros externos). Estos registros se controlan de la sgte manera:
a.- El jefe de área, responsable del control de registros, lo archivara en un lugar
adecuado que sea de fácil acceso y que evite su deterioro o perdida.
b.- Los registros serán mantenidos por el tiempo que corresponda la vigencia del
uso.
En el caso de los registros que Envases Lux recepciona de los clientes estos
deberán ser tratados según lo establecido por el procedimiento P-SGG-GO-01
(Protección a la Propiedad del Cliente).

7.6 Los medios utilizados para la realización e implementación de los registros de la

calidad generados en el SGC, son los físicos (impresos) en algunos casos los
medios informáticos; siendo el responsable del control del registro de la calidad,
quien deberá archivarlos utilizando medios que lo identifiquen y diferencien de los
demás documentos que se utilicen.

7.7 En el caso de usuarios circunstanciales, los registros de la calidad deben

solicitarse directamente al responsable del control del registro o responsable del
área donde se genero el registro.
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7.8 La disposición de los registros de la calidad implementados en el SGC culminado

el tiempo de conservación será la eliminación/ destrucción de los mismos.

8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

8.1 Registrar
Registrar los resultados obtenidos de actividades GENERADOR DEL
o procesos realizados y entregar el registro al REGISTRO
responsable de su control.

Sí el registro se encuentra en un medio

informático solo el personal usuario tiene
acceso a esta información por medio de su
clave de acceso.

8.2 Archivar
Archivar los registros en un lugar adecuado que RESPONSABLE DEL
sea de fácil acceso y que evite su deterioro o CONTROL DEL
perdida. REGISTRO

8.3 Mantener
Mantener los registros de la calidad, por un RESPONSABLE DEL
tiempo determinado (tiempo de conservación), CONTROL DEL
según lo indica en la “Lista de registros de la REGISTRO
calidad del área”

8.4 Disponer RESPONSABLE DEL

Luego de cumplirse el tiempo de conservación, CONTROL DEL
se eliminara los registros. REGISTRO

9. CAMBIOS

CAMBIOS REALIZADOS ULTIMA VERSION