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Sistemas:

Es el conjunto de componentes interrelacionados de tal modo que se producen resultados


superiores a diferencia de la simple suma de los partes.

Sinergia:

La relación entre los componentes de un sistema para lograr un resultado superior.

Componentes básicos del sistema:

Enfoque estático: en aquel en donde se definen a los componentes del sistema, sus funciones y
objetivos. Se analiza al sistema, sus componentes y sus interrelaciones siempre acorde a los
objetivos.

Enfoque entradas y salidas: modelo Insumo – Producto, proceso de caja negra.

Enfoque de sistemas: enfoque establecido por Churchman para comprender la organizaciones


como sistemas.

Enfoque estático:

Un sistema se compone de elementos, relaciones y objetivos. Cada uno de los elementos posee un
nombre propio que los caracteriza y atributos de cada uno que los difieren entre sí.

Atributo: características de un elemento del sistema junto a su nombre.

Un ejemplo: Una universidad, los elementos son alumnos, profesores, a su vez los alumnos tienen
un nombre propio y atributos como DNI, edad, fecha de ingreso.

Las relaciones son los vínculos entre las partes de un sistema y se corresponden con acciones, que
se denotan con verbos, las relaciones son funciones que desempeña cada una de las partes.

Volviendo al ejemplo anterior de la Universidad son: la asistencia a las clases por parte de los
estudiantes, el profesor evalúan a los alumnos y los docentes dictan clases.

Los objetivos establecen la razón de ser del sistema y el motivo de agrupación de los elementos
como también las relaciones. Ellos fijan la definición de los componentes y también el objetivo o
meta del sistema, la razón por la que existe. Los objetivos se tienen que dar de forma clara y
precisa y la redacción permite evaluar su cumplimiento.
Enfoque proceso entrada-salida:

El sistema tiene entradas, procesos y salidas bien definidas.

Entradas: también llamadas input o insumos, provienen del ambiente externo del sistema y se
entran al mismo de manera frecuente, las que forman parte del proceso del sistema.

Por ejempo: materias primas, energía, dinero e información, etc…

Las entradas son los elementos sobre los que se aplican los recursos en la entrada al sistema. Son
llamados recursos a los elementos que son transformados desde entradas hasta salidas una vez
culminado el proceso de transformación o desarrollo del proceso del sistema.

Salidas: también llamadas productos o resultados, son los elementos que egresan del sistema tras
el proceso de transformación o proceso del sistema hacia el medio externo traspasando los límites
del sistema. Se encuentran altamente relacionadas con los objetivos ya que la actuación del
sistema se evaluará a través de ellas.

Proceso: son el conjunto de actividades que se desarrollan para permitir la transformación de


entradas en salidas. Se utiliza el modelo de la caja negra para comprender su funcionamiento, este
modelo es importante en el análisis de sistemas y resolución de problemas ya que permiten diferir
a un segundo plano solo la cara externa del sistema sin considerar su complejidad interna, este
modelo supone la transformación de entradas en salidas útiles. Se ejecutan actividades o acciones
que modifican las entradas, los procesos pueden ser simples o complejos dependiendo del diseño
del sistema. La modificación pueden ser datos o elementos físicos, esta etapa es desempeñada por
las entradas que se denominan recursos.
Ambiente: es el medio externo que rodea al sistema, afectándolo y sobre el cual ejerce una
influencia casi nula. Esta compuesto por los elementos del contexto que no pertenecen al sistema
o el mismo no tiene dominio sobre ellos, estos pueden afectar al proceso del sistema, son los
elementos que se encuentran fuera del alcance del sistema.

Límites: separan al sistema del medio externo o ambiente, permite identificar cuáles son los
elementos que pertenecen al sistema y cuáles no pertenecen, un límite es una demarcación
natural determinada por la estructura básica y sus elementos. En los sistemas abstractos a los
límites lo determinan un analista u un observador, por lo tanto es arbitrario, la línea divisora var{ia
de un observador a otro.

Retroalimentación: es la salida que se usa para efectuar cambios en la entrada y en la salida,


consiste en la información sobre el funcionamiento del sistema, que sirve como entrada para
ajustar las actividades del mismo. El control es el proceso de medir el proceso actual y guiarlo
hacia una meta determinada. Las salidas reales son comparadas con las salidas esperadas, ante
cualquier diferencia se introduce una entrada que modifica parte de las actividades del proceso
del sistema logrando así las salidas esperadas.

Enfoque de sistemas:

Este enfoque se centra en los aspectos teóricos y avanza en la aplicación, el enfoque de sistema
puede llamarse teoría general de sistemas aplicada. Esta teoría se basa en los sistemas sociales
(especialmente la administración) y su creador es West Churchman.

El modelo de Churchman (1968) se implementa hasta la actualidad, uno de los modelos más
lógicos para estudiar un sistema en su totalidad. Este enfoque abarca 5 elementos que son el
ambiente, los objetivos, los recursos, los componentes y la gestión.

 Los objetivos son aquellas metas o fines generales que le dan al sistema la razón de ser, es
decir los motivos porque luchan constantemente. De aquí se derivan las propiedades de la
teología o búsqueda de objetivos, fundamentales de todo sistema.
 El ambiente es el medio externo a todo sistema, comprenden de todos los elementos que
no pertenecen al sistema, tiene 2 características principales 1) incluye los elementos que
se encuentra fuera del control del sistema o donde el sistema tiene poca o nada de
influencia sobre ellos, por eso se considera al ambiente como fijo, por lo tanto al ambiente
se debe considerar como un factor o condición a tener en cuenta cuando se estudia un
problema en un sistema. 2) El ambiente incluye de los factores que afectan al desempeño
del sistema. Estos 2 rasgos se dan de manera simultánea tanto afectando el rendimiento
del sistema como también el control limitado del sistema.
 Los recursos son los medios a disposición del sistema para lograr sus objetivos mediante
las actividades necesarias, son los que cambian dentro del sistema y para beneficio del
mismo.
 Los componentes son las misiones, los trabajos o actividades que el mismo debe realizar
para cumplir con los objetivos, dando importancia a las funciones del sistema en lugar de
estructuras o de grupos de funciones.
 La gestión es la planificación del sistema y el control del sistema, la planificación se analiza
el ambiente, las metas u objetivos, el uso de los recursos y sus actividades o componentes.
El control del sistema comprenden el análisis de la ejecución de sus planes como también
la planificación de los cambios.

Clasificación de los sistemas:

Hay distintos niveles que se encuentra en la toma de decisiones en una organización.

Sistemas de información transaccionales:

En los niveles inferiores ósea los niveles operativos o de operaciones, encargados de las
actividades productivas y técnicas que hacen el cuerpo del negocio. Estos son los empleados
de la producción, ventas, compras, etc… es decir los empleados de las áreas funcionales, estos
empleados realizan tareas rutinarias y de frecuencia, tienen contacto con las transacciones del
negocio, el sistema de información que dará soporte son los sistemas de información
transaccional (TPS)

Los sistemas de información transaccional son el conjunto organizado de personas,


procedimientos, software, base de datos y dispositivos para registrar las transacciones
comerciales consumadas, el objetivo o meta de este tipo de sistema es mantener y
administrar la información las transacciones que la organización que la organización realiza.

Los TPS dan soporte a los niveles operativos de negocio que ocurren con mayor frecuencia,
corresponden a decisiones estructurada y relacionada a niveles operativos de la organización.
Objetivos del TPS:

Procesar datos generados por las transacciones de negocio.


 Disminuir el “papeleo” y la burocracia dentro de los procesos de negocio.
 Mantener un alto grado de exactitud en la información que surge de las transacciones
del negocio.
 Asegurar la integridad y la exactitud de los datos y la información.
 Elaborar informes y documentos oportunos que permitan a los tomadores de decisiones
actuar en concordancia con el grado de desarrollo de las operaciones del negocio.
 Aumentar la eficiencia del personal permitiendo mayor proactividad y resolución de
conflictos.
 Ayudar a proporcionar mayores y mejores servicios a los clientes.
 Lograr una ventaja competitiva que permita que la organización obtenga mayor
prestigio en el entorno en el que se desarrolla.

Cada área funcional adentro de la empresa tendrán distintos objetivos en sus sistemas de
información transaccionales, en finanzas y contabilidad se utilizan sistemas para el
pronóstico de ingresos y actividades comerciales, en ventas y marketing se utilizan para
desarrollar nuevos productos y servicios y se implementan para la ubicación de plantas de
producción y distribución. En producción para procesar los pedidos de clientes, elaborar
programas de producción, e iniciar compra de materiales, etc…

Su importancia radica en:


 El alto grado de exactitud que poseen al momento de capturar y procesar grandes
volúmenes de datos sin incurrir en errores.
 El aseguramiento de la calidad de los datos ingresados y de la información resultante a
raíz de la validación tanto del ingreso de datos como de las actividades que conforman el
proceso.
 La posibilidad de contar con información que agrupe los resultados de muchas
transacciones y así producir informes oportunos para la toma de decisiones.
 Brindar insumos de datos a otros sistemas de información más específicos como son los
sistemas de información de apoyo a las actividades administrativas (MIS), sistemas de
soporte a la toma de decisiones (DSS), sistemas de seguimiento de clientes (CRM),
sistemas integrados de información de recursos (ERP) y otros.
 Permitir el desarrollo de actividades de seguimiento de operaciones, auditorias y
controles internos que permitan evaluar el desarrollo de planes y programas dentro de la
organización.

Sistemas de información de apoyo a la administración y para la dirección

En el siguiente nivel de organización se encuentran los mandos medios los encargados de


las decisiones al correcto funcionamiento de las actividades operativas (Nivel de control
de operaciones y nivel táctico), el objetivo es hacer que se cumplan las actividades según
lo establecido en los planes acordados por la gerencia también son los encargados de
designar los recursos para la ejecución de las actividades operativas. En este nivel el
sistema que dará soporte es el Sistema de Información de apoyo a la administración (MIS).
Los sistemas de información gerencial (MIS) son los que producen la información hacia los
mandos medios y crecen en mayor medida a través los resultados almacenados en los
sistemas de información transaccionales (TPS), se trata de un grupo de personas,
software, base de datos, procedimientos, dispositivos para suministrar la información
rutinaria para los administradores y a los tomadores de decisiones (mandos medios), estos
tipos de sistemas permiten conectarse el nivel medio con el operativo y brindar
información integrada de las operaciones a través de base datos e informes de las
transacciones.

Sistemas de información de soporte a la toma de decisiones

En el nivel más alto de la organización se encuentra el nivel estratégico o gerencial, se


toman las decisiones de alto riesgo y por lo tanto pueden afectar a la organización en su
totalidad, este nivel se caracteriza por las decisiones no estructuradas o no programadas
y la necesidad de que la información sea de distinto origen (información externa como
interna a la organización), el sistema que da soporte a este nivel es el Sistema de
Información de apoyo a la toma de decisiones (DDS), compreden de un conjunto de
personas, procedimientos, base de datos, software y dispositivos para la ayuda de la
toma de decisiones en problemas específicos.

Objetivos de un DSS:

 Apoyar el juicio humano: permitir que la experiencia, la intuición y la profesionalización


del tomador de decisiones se incremente con el uso inteligente de los datos.
 Crear herramientas de apoyo bajo el control de los usuarios, sin automatizar la totalidad
del proceso decisorio predefiniendo objetivos o imponiendo soluciones. Es muy
importante que el software permita el desarrollo libre de la creatividad del tomador de
decisiones esto implica que las necesidades de información no tengan límites y que el
producto de software siempre responda.
 Permitir el desarrollo individual de los usuarios expertos, a partir de que son ellos
mismos los que plantean los problemas y realizan las búsquedas.
 Apoyar a los ejecutivos de alto nivel en la solución de problemas prácticos no
totalmente estructurados y en los que el juicio sea esencial.

Componentes de un DSS: Los subsistemas principales de un DSS son: la base de datos, la


base de modelos, el generador de diálogo (o interfaz con el usuario) y el tomador de
decisiones. Los DDS tienen características como ser:

 Se enfocan en procesos de decisión y no en procesamiento de transacciones.


 Se implantan y modifican rápidamente, siendo versátiles tanto en los problemas que se
plantean como en las soluciones que se aportan.
 Algunos son construidos por los propios usuarios utilizando herramientas muy
difundidas, como son las planillas de cálculos.
 Otros se desarrollan mediante aplicaciones de explotación y minería
de datos, a través de la aplicación de modelos heurísticos complejos y sistemas de
simulación.
 Aportan información útil para la toma de decisiones que colocada en el escenario del
tomador de decisiones adquieren su real valor.

Es la experiencia del tomador de decisiones la que en definitiva permite que la decisión


sea correcta o no.