PERT+CPM+GANTT ULTRA SIMPLIFICADOS - CÁTEDRA DE PRODUCCIÓN – PROF.

CORINA LEIBINSTEIN

PERT (Project Evaluation and Review Techniques), es un modelo para la administración y gestión de proyectos. Es, esencialmente, un método para analizar las tareas implicadas,
ordenarlas, premeditar el tiempo necesario para cada una y así poder calcular el mínimo necesario para completar el proyecto total.

Ordenar las operaciones implica, naturalmente, conocer antes las características del proyecto que se pretende realizar, discúlpenme la obviedad, porque aún cuando se trate de
planificar un desarrollo que genéricamente corresponda a una misma familia, las elaboraciones han de ser específicas. No es igual planificar la construcción de un barrio que de un club,
tal como un largometraje ficcional se distingue de un cortometraje institucional, ejemplos elementales pero de simple percepción. Sin duda contendrán elementos comunes pero sus
cualidades y cantidades no serán iguales.

PLANIFICACIÓN prepara, en primer lugar, qué debe hacerse y en qué orden. Significa que todo proyecto está compuesto por una serie de tareas (actividades, labores, operaciones,
acciones, diligencias, procedimientos, trabajos… Aprovechen que el castellano ofrece un amplio vocabulario para definir conceptos) que deben cumplirse para llegar a su concreción, o
sea que deben cumplirse organizadamente, por etapas consecutivas. Habrá una primera acción de la que se desprenderán las subsiguientes, que a su vez se ramificarán o no, según se
trate. Esto indica, en primer lugar, precedencias y posterioridades. Las derivaciones permitirán organizar la distribución de recursos en cantidades y atributos, determinando también
cuáles gestiones habrán de desarrollarán en paralelo, sus duraciones y sus correspondencias. Dentro del paralelismo marcaremos aquellas que se desarrollarán también de manera
equidistante, pero con idéntico comienzo y final, de manera que además de paralelas han de ser simultáneas, es decir, sincrónicas en la línea de tiempo.

Cuando decimos correspondencias nos referimos a enlaces, vinculaciones, es decir, a las relaciones que se establecen entre los distintos elementos o conjuntos, que no son de simpatía
social sino porque se necesitan mutuamente para completarse o perfeccionarse, ¿vamos bien, estimados?

El establecimiento de los lapsos razonables para concretar cada acción indicará, por ejemplo, que la materialización de un film de largometraje mediano, sobrio en lo concerniente a las
necesidades de producción, requerirá alrededor de treinta semanas. Lo que no dice una planificación es la fecha de inicio. La planificación es lo que primero permite observar si se va
por buen camino, si hay que reformular planteos, e, inclusive, si no vale la pena concretar el proyecto, o tal vez modificarlo, o posponerlo para otra oportunidad.

Cuando se pone fecha (y, por extensión, horario), estaremos programando. La PROGRAMACIÓN responde a la pregunta “¿cuándo?”, es decir que coloca las tareas en el calendario,
instala en el tiempo real lo que se planeó. Tristemente por estas latitudes hablamos mal, y en cuanto a lo que aquí estamos desarrollando le decimos a todo planificación. Bueno, no
todo es planificación, cuando se pasa a los hechos hay que concretar cuándo ejecutarlos, o sea, programarlos. Por eso es que localizamos el evento que nos interesa de una
programación televisiva, y así es que marcamos en nuestras agendas cuando habremos de encontrarnos con señoritas o señores que nos interesen especialmente, lo que agregará, en
ese caso y por puro sentido común, dónde. Calendario, hora y lugar, miren qué fácil. Si la sencilla fórmula es incuestionable para que dos individuos del género humano consigan
establecer y desarrollar una relación equis, es obvio que también es vital si se trata de conjuntos diversos que se comprometen a elaborar una realización colectiva.

Bien, supongamos que una familia decide tomarse vacaciones viajando en auto, teniendo una disponibilidad de veinte días para organizarse, arribar a destino, descansar panza arriba, y
volver al hogar, preferentemente conservando las buenas relaciones. Lo inicial es elaborar un listado de actividades a realizar y calcularles la duración:
 TAREAS DURACIÓN

a Elección del destino (google, discusiones, preferencias hasta definición consensuada o por imposición jerárquica. Cada familia es un mundo, ya se sabe. 5

b Recabar información sobre el estado de los caminos. 2

c Adquisición de los elementos necesarios (indumentaria, juegos, botiquín…) 5

d Recabar información sobre hospedaje. Efectuar la reserva. 4

e Preparar documentos de viaje (pasaportes, visas, vacunas). 4

f Preparar documentación del vehículo (actualización, seguros, registro internacional). 8

g Preparación del vehículo (revisión general, ajuste de acuerdo al estado de los caminos, ruedas de auxilio, etc.) 2

h Presupuesto específico (estimación de cuánto dinero será necesario llevar)- 1

i Organización del capital requerido (efectivo nacional y cambio a moneda de destino, cheques de viajero, verificación de depósitos y de tarjetas…) 1

j Envío de bultos (equipaje pesado/grande) por ferrocarril, para evitar acarrearlos en el auto. 4

k Efectuar el viaje al destino elegido. 2

l Período de estadía. 15

m Regreso al punto de partida. 2

Ahora resolvamos el ordenamiento de las tareas, organizándolas de a pares en una red, a partir de la operación inicial.
 Hacer

J tiene que coincidir con el comienzo de L

La totalidad del proceso se completará en treinta dos días, suma obtenida sumando los plazos mayores, vale decir, aquellos que en una misma franja de tiempo contienen a los de
menor o igual duración. Si se sumasen todos nunca se llegaría a una conclusión. Si se sumasen dos o más plazos mayores simultáneos el error de cálculo por repetición es evidente,
indiferentemente a las unidades de tiempo que compongan la proyección, porque un cómputo temporal errado incidirá en la estimación de los otros recursos - humanos, materiales,
económico/financieros -. Siempre se trabajará con una unidad de tiempo para facilitar la sumatoria.

En todos los casos el control es fundamental. En este caso, de no revisarse y corregirse, puede llevar, por ejemplo, a un diagnóstico desacertado que deseche el proyecto por traspasar
las posibilidades reales de materializarlo.

Por supuesto que el final del párrafo precedente tuvo la intención de ponerlos en guardia. Ahora pasemos a demostrar la programación, transportando la planificación precedente al
calendario. Cada tarea se representa por una línea proporcional al tiempo que demanda su ejecución. En la demostración de este apunte, si requiriesen estar de regreso en el punto de
partida el 13 de Febrero y el viaje dura dos días, los veraneantes tendrán que iniciar el regreso el 11 de Febrero. Esa es la línea m que abarca esos dos días. No es difícil, aún sin saber
que estamos sistematizando, es algo que hacemos a diario con nuestras actividades personales: sabiendo, por ejemplo, a qué hora y en que lugar tenemos que estar, para no tener
ninguna duda relativa al momento en el que debemos iniciar nuestros preparativos.
 12.01

01.02

13.02
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

a
b
c
g
d
h
i
j
e
f
k
l
m

Al analizar el listado y el diagrama comprobamos que la precedencia fundamental es la tarea a, y la lógica sucedánea es la k, es decir, elección del lugar de veraneo y efectuar el viaje
hacia dicha localidad. Por lo tanto una actividad como la e, preparación del vehículo, puede iniciarse antes o después, en tanto esa movilidad sea entre a y k, razonando limitarla en el
calendario para que no se pegue a la segunda, para cubrir cualquier imprevisto, como una extensión de la puesta a punto en lo del mecánico. Si bien el ejemplo bibliográfico es sencillo
alcanza para deducir que cuando son varias las tareas que preceden a otras diversas, y así sucesivamente, los problemas son más difíciles de resolver y la obligación de ser
extremadamente reflexivos y rigurosos se manifiesta incuestionable. No bastará con una planificación y una diagramación únicas sino que habrá un plan general y tantos desarrollos
fraccionados como sean necesarios.
CONTROL: Durante todos los procesos de ordenación de acciones habrá que ir chequeando, de manera de poder rectificar y ajustar para que las partes relacionadas, provenientes de
distintos segmentos, se integren entre si con eficacia. Un diagrama calendario favorece estas modificaciones, porque quedan a la vista las fechas (y las horas, en determinados
tratamientos), que pueden adecuar planificaciones, porque se trata de procesos dinámicos que no solamente lo permiten sino que naturalmente las estimulan.

CAMINO CRÍTICO: Establecido un diagrama lógico quedan de manifiesto las secuencias operativas, las interdependencias entre las tareas, cualquiera sea su cantidad y complejidad, y se
conoce la duración total del proyecto. Se pueden diferenciar las acciones que no son flexibles en el tiempo; se las denomina de margen cero, significando que carecen de tolerancia
temporal. Esa característica hace que cualquier demora en su ejecución repercuta inmediatamente en el cumplimiento general, afectando severa e incluso fatalmente. Se llaman tareas
críticas. Las tareas críticas no son la mayoría. En cualquier proyecto de envergadura, en el que existen cientos y miles de operaciones, rondan el 15% del total. La línea que las une se
llama camino crítico – o ruta crítica - , y cumple la importantísima función de sujetar y obligar a todas las otras que admiten una cierta flexibilidad, limita dicha movilidad dentro de
márgenes lógicos. Como un corsé médico, que sostiene el tórax impidiendo que las vértebras en proceso de rehabilitación se desestabilicen.

Personas, esta es una presentación básica destinada a que tengan conciencia de la necesidad de orden y observación, de manera de poder dominar las partes y el todo de cualquier
elaboración, más aún cuanto más compleja es. Los imprevistos son inevitables, pero bajo ningún concepto se puede trabajar en estado de perpetua emergencia. Nadie con dos dedos de
frente puede sostener que lo artístico no requiere organización. La pura inspiración da para poesías románticas, y lo sueños, sueños son, ni más ni menos. Lo real es que no provoca
ninguna alegría pasárselas atacados de desesperación.

Pequeños proyectos pueden trabajarse directamente sobre un Diagrama de Gantt, más que nunca ahora en el que se pueden descargar pilas de programas que facilitan el trabajo. Pero
no lo van a poder hacer nunca si antes, aún sin elaborar un sistema de redes, no tienen un listado de tareas a realizar, las mediciones de los tiempos de cada una, y el análisis de los
recursos necesarios para concretarlas.

La mayor parte de este apunte, ejemplo demostrativo incluido (con agregados coloquiales ajenos a la seriedad del autor pero conformes al estilo de esta cátedra), está basado en el
Manual de PERT-CPM / La aplicación práctica de estas técnicas para el planeamiento y control de proyectos, del Ing. Norberto Juan Munier – Colección Área Empresarial – Editorial
Astrea.

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