Asignatura

Análisis y diagnóstico organizacional

Tema:
Actividad 3 evaluativa

Presentada:

Camila Fajardo Bustamante

Marly Jhoana Jaramillo Arboleda
Wendy Stefhania Gamboa Landazury
Maira Alejandra Moreira Hernández

Tutor (a):
Lewhis Spirth Montaño Hurtado

Regional Buenaventura Agosto, 21 de 2019

 INFORME DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Diagnostico cultural (funcionamiento de la comunicación): los seres humanos nos comunicamos con la voz,
la vista, palabras y gestos. LA OPERADORA PROVEDURIA MUNDIAL S.A.S por ser una empresa dedicada
a importar y exportar la comunicación es importante ya que las estrategias de trabajos deben abordarse
claramente con el fin de dar cumplimiento a las políticas institucionales.

Buenaventura por poseer una zona portuaria el mercado deriva muchas competencias, es decir que tiene gran
cantidad de empresas dedicadas a las importaciones y exportaciones es decir que se requiere tener una estrategia
pre diseñada para ganar clientes y mantenerlos satisfechos.

La comunicación en LA OPERADORA PROVEDURIA MUNDIAL S.A.S es permanente para crecer,

conquistar público externo, pero principalmente se debe conquistar el interno.

Diagnóstico funcional (su nombre debido a una perspectiva funcionalista) examina principalmente las
estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la
producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización, y la innovación.

LA OPERADORA PROVEDURÍA MUNDIAL S.A.S el proceso de comunicación entre las personas, áreas y
departamentos funciona de manera conjunta. Ya que es una empresa donde su objetivo principal es la
exportación e importación de mercancías para que sus clientes tenga la mayor satisfacción.

El are de trámite de documentos funciona de manera conjunta, quien recibe toda la información de la
llegada de la mercancía y el estado en que se encuentra debe organizar estos documentos de manera que la
persona que va a llevar acabo el transmite puede hacerlo ante las navieras y puertos sin que falte ningún
documento, previo a esto la información del puerto de llegada y naviera debe ser segura para que el trasmite se
lleve a cabo sin ninguna irregularidad.

El departamento de contabilidad también trabaja de manera conjunta y debe estar en constante comunicación
con el área de trámites, ya que al realizar todos los pagos requeridos, ya que al realizar los respectivos pagos
como pago de factura de naviera, flete, comodato, liberación de bl, puede el área de trasmite continuar con
los trasmites de documentación sin que la naviera retrase la entrega de documentación, por eso la comunicación
debe ser permanente y concreta.
 Área de oportunidad: Primordialmente, lo que debemos hacer es identificar cuáles son esas fallas o errores
que se podrían estar cometiendo, para así tener más claros los aspectos en los que debemos trabajar duro y
mejorar.

La capacitación es una de las mejores maneras de mejorar en las áreas de oportunidad. Simplemente, deben
detectarse cuáles son las necesidades de capacitación para el desarrollo y sostenimiento LA OPERADORA
PROVEDURÍA MUNDIAL S.A.S

Los errores en lo cual se debe trabajar, en el falta de conocimientos teóricos, por parte del personal que
trabaja en esta empresa, ya que la mayoría tiene conocimientos empíricos, lo cual son de gran ayuda. En el
comercio existen código del comercio, lo cual se rige bajo unos parámetros que deben llevan a cabo y para eso
se requiere que el personal tenga conocimiento de ellos para proceder de manera correcta en el momento de
realizar trámites de importación.

Situación Real la empresa cuenta con personal de experiencia en digitar declaraciones de importación,
reconocimiento de documentos de embarque, cursos de PBIP (Sensibilización en el manejo de código).
Conocimiento legal de código de comercio, contador público con especialización de comercio exterior.

En la primera parte, la empresa cuenta con los recursos materiales, que son los equipos necesarios para que
los trabajadores desarrollen su función. Computadores de alta punta, impresoras, fotocopiadora.

Las funciones realizadas por cada persona en la empresa,

Tramitador: se encarga de llevar documentación a puertos y naviera. Y recibir la documentación que estas le
entreguen, llevarlas a donde su jefe inmediato le indique.

Contador: el contador es el encargado de llevar acabo los pagos referentes al proceso de importación y
exportación tanto nacionales como internacionales. De llevar acabo la contabilidad general de la empresa,
nomina, pagos de servicios para procesos de la empresa.

Secretaria: la secretaria se encarga de recibir documentación, archivar documento, recibir llamadas, tomar
nota de todos los mensajes correspondientes a procesos de la empresa.

Gerente: el gerente se encarga de llevar las riendas de la empresa. De estar atento a cada función que cumple las
áreas de la organización.
 La empresa por ahora no tiene problemas internos, los problemas que se evidencia son externos. La demora
en procesos por empresas externas como navieras y puertos, problemas de mantenimiento de las plataformas
digitales de estas.

Como estrategia a la solución de estos problemas es tener en nuestro cronograma de prestación de servicios
tiempos hábiles, es decir generalmente después que llegue la carga del cliente se demora de 2 a 3 días para
estrategia la mercancía con toda la documentación, y que los pagos se vean reflejados. Al cliente se le ofrece en
los servicios, un tiempo hábil de 5 días como estrategia por si por si surge problemas adicionales como:

Problemas en plataforma digital.

Demora en puerto.
Demora en naviera.
Demora en cuanto a los pagos.
Demora en el trasporte.
 BLIBOGRAFIA

 Policía Nacional de Colombia. Youtube.com. Curso rápido antirrobo (interactivo).

(2014). Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=PuyJFhfeSWE