Legislación documental en el entorno laboral

actividad 1 (ensayo)

José Ricardo Rozo Caballero

Aprendiz SENA

Presentado a
Eliana Mayid Tafur Suárez
Instructora Sena

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

DOMINGO 25 DE 2019
 CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

Después de la lectura y el análisis del documento sobre la “conceptos básicos de la

legislación documental”, y otros documentos que más adelante citare para la sustentación del
presente ensayo. Debemos decir en primera media que en el ámbito jurídico y archivístico de
la República de Colombia se conoce como Legislación Documental “al conjunto de normas
y obligaciones recogidas en leyes específicas, a fin de regular el manejo de documentos
importantes, tanto en entes privados como públicos, a fin de resguardar, manipular y
consultar adecuadamente los documentos que constituyen la memoria colectiva o
institucional de este país” Educación el pensante. (2016). Legislación Documental en
Colombia. Bogotá D.C, Colombia. Recuperado de:
https://educacion.elpensante.com/legislacion-documental-en-colombia/.

De la definición anterior, sobre la Legislación Documental en Colombia podemos ver su

esencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho y que su función en
pocas palabras dependerá de la normatividad que regule su labor, así mismo, el hecho de su
estudio y comprensión nos hará ver su papel de protección a toda clase de documentación
bien sea realizada por una persona natural, jurídica o por empresas privadas o del Estado.

Teniendo en cuenta lo anterior, podemos deducir en base a la definición que nos da el

Estado sobre la Legislación Documental que esta, está sujeta al Estado, en el sentido de que
necesita de este para la aplicación de la legislación de normas, leyes y demás
reglamentaciones para que este en actualidad con la situación jurídica del país.
Conocer la estructura del Estado y lo que este significa nos dará una amplia visión de
cómo se da la reglamentación para la Legislación Documental en Colombia. Por ende, es
necesario decir que el concepto de Estado, “es un concepto que no encuentra una definición
universal válida del mismo, ya que son diversas las perspectivas de análisis, y tampoco es
siempre coincidente la realidad que se trata de nombrar con ese término” (Díaz Revorio y
Francisco Javier, 2018, p.143). Aun así, podemos decir que el Estado es una entidad política
que se forma cuando, en una porción de la superficie terrestre, un conjunto de personas se
organiza jurídicamente bajo el mando de un conjunto de organizaciones que buscan mantener
el orden en la convivencia en sociedad (Garizábal, Mario 2005). Esta otra definición de Mario
Garizábal nos abren a tres elementos indispensables del Estado como lo son; el territorio, la
población y la soberanía.

En contraste con lo anterior, podemos ver también la estructura del Estado, en este caso
el colombiano que consta de dos grandes brazos; el primero, las ramas legislativa, ejecutiva
y la judicial, y por otro lado, los órganos que conforman el Estado, en este caso quiero fijarme
en el primer brazo, más precisamente en la rama legislativa que atañe a la normatividad del
Estado, donde su relación con la Legislación Documental es la de regular todos los
documentos para que estos tengan un valor histórico y cultural.
 La definición de lo que es el Estado nos muestra cómo se hilvana el entretejido de la
conformación del Estado que parte según Kant “del conjunto de hombres bajo leyes
jurídicas”, aquí entra a jugar el concepto de Población mencionado por Kant como un
conjunto de hombres, este término nos muestra que este Estado depende de esa conformación
de personas que viven en un determinado lugar en un momento en particular (Castañeda,
Eliana del Pilar y López, Sandra. Legislación en el entorno laboral. Recuperado el 25 de
agosto de 2019 de:
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130035/Contenido/
DocArtic/CONTENIDO_1.pdf).

Este grupo de personas que conforma una población es la principal generadora de

información que con el paso del tiempo genera la necesidad de ser archivada y documentada
según corresponda su índole, “los archivos constituyen la memoria de las instituciones y de
las personas, y existen desde el momento en que el hombre decide fijar por escrito sus
relaciones como ser social” (Mendo Carmona, Concepción. (s.f.) Los archivos y la
archivística: evolución histórica y actualidad. Recuperado el 24 de julio de 2019 de:
http://www.concla.net/TeoriaArch/documentos/Los_Archivos_y_la_Archivistica%20[Men
do%20Carmona].pdf), esta información bien sea ya física o digital generará una gran
diversidad de documentos que a su vez crearan la necesidad de ser conservados como
memoria histórica bien sea de una nación, de una empresa o de personas naturales o jurídicas,
y las cuales con el paso del tiempo se convertirán en objeto de consulta.

Todo este proceso nos llevará a tener una serie de parámetros reglamentarios a la hora de
ser ingresados, distribuidos y conservados los diferentes documentos por las diferentes
entidades.