SUPPLY CHAIN

PROCEDIMIENTO
DE REGALOS,
ATENCIONES Y
CORTESÍAS

Versión 2: vigente a partir del 1 de diciembre de 2013

1
CONTENIDO

1. DESCRIPCIÓN GENERAL ......................................................................................................... 3

1.1 Antecedentes ........................................................................................................................ 3
1.2 Objetivo .................................................................................................................................. 3
1.3 Aplicación .............................................................................................................................. 4
1.4 Resumen del procedimiento ............................................................................................... 4
1.5 Alcance .................................................................................................................................. 5
2. REGALOS, ATENCIONES Y CORTESÍAS ............................................................................. 6
2.1 Principios ............................................................................................................................... 6
2.2 Regalos .................................................................................................................................. 6
2.3 Atención ................................................................................................................................. 7
2.4 Cortesía (incluye asistencia a las funciones de negocio) .............................................. 7
2.5 Gratificaciones (incluyen donaciones) .............................................................................. 7
2.6 Excepciones a los registros de regalos, atenciones y cortesías .................................. 7
2.7 Prácticas inaceptables ........................................................................................................ 8
3. PROCEDIMIENTO DE DECLARACIÓN ................................................................................ 10
3.1 Declaración de regalos y comunicación con la parte interesada ............................... 10
3.2 Declaración de atenciones y cortesías ........................................................................... 10
3.3 Proceso de aprobación para cortesías (incluye funciones comerciales) .................. 11
3.4 Identificación y verificación de los procedimientos de declaración ............................ 11
3.5 Mantenimiento del registro de declaraciones ................................................................ 11
3.6 Transparencia del procedimiento .................................................................................... 11
3.7 Consultas sobre el procedimiento ................................................................................... 11
3.8 Comunicación con el proveedor ...................................................................................... 11
3.9 Suministro de regalos, atenciones y cortesías a los proveedores ............................. 12
4. CONTRAVENCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................ 13
4.1 Incumplimiento de este procedimiento ........................................................................... 13
4.2 Speak Up ............................................................................................................................. 13
5. POLÍTICAS GLOBALES RELACIONADAS ........................................................................... 14
6. INFORMACIÓN DE CONTACTO Y ACLARACIONES SOBRE EL PROCEDIMIENTO 14
7. CONTROL DE VERSIÓN Y DOCUMENTO .......................................................................... 14
APÉNDICE 1: LISTA DE CONTACTOS CLAVE DENTRO DE SUPPLY CHAIN.................... 15
APÉNDICE 2: MODELO DE NOTA PARA ENVIAR A LOS PROVEEDORES CUANDO
ÉSTOS OFRECEN REGALOS, ATENCIONES, CORTESÍAS O DONACIONES .................. 16

2
1. DESCRIPCIÓN GENERAL
1.1 Antecedentes
Supply Chain de Anglo American tiene como objetivo establecer una relación profesional
con todos sus proveedores. Los trabajadores deben intentar mantener las más altas normas
de integridad en todas las relaciones de negocio, rechazar toda práctica que pueda resultar
inadecuada y promover las más altas normas de conducta de la industria.

Dentro del entorno de la cadena de abastecimiento, es esencial demostrar un alto grado de

compromiso con nuestros proveedores y garantizar que los trabajadores representen las
más altas normas de conducta. Queda terminantemente prohibido que un trabajador
acepte o reciba regalos, atenciones o cortesías o cualquier otra gratificación, como
por ejemplo, donaciones de cualquier proveedor de Anglo American u oferente para
el negocio de Anglo American.

Este procedimiento no apunta a desmerecer el deseo de impulsar buenas relaciones entre

los socios de negocio y otros grupos de interés mediante interacciones sociales legítimas y
ocasionales. En la Sección 1.4 se ofrece una amplia orientación acerca de diferentes
situaciones donde se permite dar o recibir regalos, atenciones o cortesías.

Sin embargo, el ofrecimiento o la entrega de regalos o atenciones inadecuadas puede

resultar vergonzoso para Anglo American y dañar nuestra reputación. La situación puede
generar una inquietud en particular cuando el ofrecimiento de regalos, atenciones y
cortesías se relaciona de alguna forma con alguna transacción comercial potencial o real o
con alguna aprobación reglamentaria. Aun si la intención fuera honesta, existe el riesgo de
que el receptor o un tercero objetivo puedan percibir el regalo como un intento de obtener
una ventaja indebida.

Todo regalo, atención, cortesía o donación es siempre inaceptable si:

1. se ofrece o realiza a cambio de un contrato, permiso u otro beneficio específico,
2. se ofrece para obtener una ventaja indebida en el modo de operar,
3. infringe las leyes de soborno locales o internacionales,
4. afectaría nuestra reputación negativamente si se hiciera público,
5. puede crear un sentido de obligación,
6. puede influir sobre su criterio comercial o percibirse como una influencia,
7. puede crear o aparentemente crear un conflicto de intereses,
8. se obtiene a través de una solicitud (si los trabajadores solicitan favores o
regalos de sus proveedores o posibles proveedores).

1.2 Objetivo
Este procedimiento tiene como objetivo respaldar la Política de Integridad comercial y
Estándares de desempeño (BIPPS) de Anglo American, la cual permanece como una
política general aplicable a toda la organización.

Los 11 Estándares de desempeño intentan proporcionar mayores pautas para los

trabajadores en áreas de riesgo particular a nivel comercial y de reputación, que incluyen la
recepción de regalos, atenciones y cortesías, el manejo de conflictos de interés, los pagos
de facilitación, el uso de activos de la Compañía y donaciones políticas.

3
El propósito de este procedimiento es establecer normas de conducta específicas referidas
al ofrecimiento y recibimiento de regalos, atenciones y cortesías en toda la cadena de
abastecimiento de Anglo American (esto incluye a todos los trabajadores del Grupo, las
unidades de negocio, la cadena de abastecimiento, intermediarios y contratistas que
trabajan en el entorno de la cadena de abastecimiento).

1.3 Aplicación
1.3.1 Este procedimiento se aplica a todos los trabajadores temporales, de media jornada
o jornada completa dentro de la cadena de abastecimiento. Esto incluye a quienes
se desempeñan en la cadena de abastecimiento del Grupo y de las unidades de
negocio (“trabajadores”). La definición de trabajadores abarca a todas las personas
que realicen negocios en nombre de Anglo American (conocidas también como
intermediarios) y a los contratistas de la cadena de abastecimiento contratados
por Anglo American.
1.3.2 Todos los trabajadores tienen la responsabilidad de leer este procedimiento junto
con la Política de Integridad comercial.
1.3.3 Se reconoce que muchas unidades de negocio pueden tener sus propias políticas y
procedimientos establecidos referentes a regalos, atenciones y cortesías. El objetivo
de este procedimiento no es reemplazar lo que ya existe, sino tratar de crear una
norma mínima para los trabajadores de la cadena de abastecimiento. Cuando una
unidad de negocio cuente con un procedimiento, el principio sobre la
aplicación indica que siempre regirá el procedimiento más estricto, más
riguroso y más alto.

Por regla general, ningún trabajador puede aceptar o recibir regalos, atenciones o
cortesías o cualquier otra gratificación, como por ejemplo, donaciones de cualquier
proveedor de Anglo American u oferente para el negocio de Anglo American.

1.4 Resumen del procedimiento

A fin de contar con una referencia más sencilla, en la tabla que aparece a continuación se
proporciona un resumen de los detalles de este procedimiento. Se recomienda que los
trabajadores se familiaricen con el procedimiento completo con el fin de garantizar que han
comprendido los requisitos de Supply Chain.

Tipo de regalo, atención o

cortesía ofrecido
1. Productos con marca de la
empresa de valor modesto (que no
exceda los USD 20)
2. Pago o provisión de comidas
modestas, no frecuentes o atención
relacionada con el negocio
3. Los proveedores se hacen cargo
de las comidas durante los viajes de
negocios.
4. Asistencia a los eventos de
caridad patrocinados por
proveedores
5. Asistencia a funciones legítimas
de negocios
Postura de Supply Chain Referencia
Aceptable sin necesidad de
2.6.1; 2.1.6
declaración
Aceptable sin necesidad de
declaración. Se identifican gastos
2.6.2
normales y se aplican procesos de
reembolso.
Solo se acepta con la aprobación
previa del Director del Grupo de 2.6.3; 2.6.4
Supply Chain o SCLT.
Solo se acepta con la aprobación
previa del Director del Grupo de 2.6.5
Supply Chain o SCLT.
Solo se acepta con la aprobación
previa del Director del Grupo de 2.6.6
Supply Chain o SCLT.
4
6. Dinero en efectivo o el
equivalente en efectivo (por ejemplo,
certificados de regalos, préstamos, Inaceptable 2.7.1
acciones, opciones de acciones,
bonos o artículos de valor canjeable)
7. Regalos de bebidas alcohólicas Inaceptable 2.7.2
8. Ofrecimiento de favores
personales u otros tratamientos de Inaceptable 2.7.3
carácter preferencial
9. Pagos de gastos por viajes de
compras y viajes que no son de Inaceptable 2.7.4
negocios
10. Eventos de proveedores que no
se relacionan con el negocio (por
Inaceptable 2.7.5
ejemplo, jornadas de golf, viajes de
caza, entre otros)
11. Regalos o atenciones brindados Inaceptable, a menos que sea
a cónyuges, familiares u otras aprobado por escrito por el
2.7.6
personas que tengan una relación Director del Grupo de Supply
personal directa con el trabajador Chain.
Inaceptable: Anglo American
12. Pago de alojamiento o costos de
deberá solicitar una lista detallada
viajes, aun como parte de un viaje 2.7.7
de todos los costos y pagar por la
de negocios
asistencia del trabajador.
13. Alojamiento de fin de semana o
Inaceptable 2.7.8
de vacaciones de cualquier tipo
14. Cortesía para “adultos” o
cualquier tipo de actividad que
Inaceptable 2.7.9
incluya comportamientos
inapropiados.
Inaceptable, a menos que sea
15. Invitaciones a eventos aprobado por escrito por el
2.7.10
deportivos o conciertos Director del Grupo de Supply
Chain.
16. Muestras de productos para uso
Inaceptable 2.7.11
personal

Todas las demás excepciones que no estén incluidas en lo antes mencionado deberán ser
analizadas por el Director del Grupo de Supply Chain o un miembro del SCLT antes de ser
aceptadas y requerirán su correspondiente aprobación por escrito.

1.5 Alcance
Este procedimiento se aplica a todos los trabajadores de la cadena de abastecimiento
según se indica en la Sección 1.3.1 y tiene vigencia a partir del 1 de diciembre de 2013.

5
2. REGALOS, ATENCIONES Y CORTESÍAS

2.1 Principios
Ningún trabajador puede aceptar o recibir regalos, atenciones o cortesías o cualquier
otra gratificación de cualquier proveedor del Grupo Anglo American u oferente para el
negocio de Anglo American. De igual manera, ningún trabajador debe ofrecer regalos o
gratificaciones a un proveedor sin la autorización por escrito del Director del Grupo de
Supply Chain o un miembro del Equipo de Liderazgo de Supply Chain (SCLT) según se
detalla en el Apéndice 1. Esto incluye regalos en celebraciones anuales (por ejemplo,
Navidad y el Año Nuevo Chino).

Cuando se consideran los regalos, las atenciones y las cortesías, siempre deben tenerse en
cuenta las siguientes pautas:
2.1.1 Deben declararse todos los regalos, atenciones y cortesías, ya sean ofrecidos,
rechazados o aceptados.
2.1.2 Las atenciones y cortesías ofrecidas no son ostentosas ni desproporcionadas si el
valor es razonable.
2.1.3 En casos de funciones de negocio legítimas, el trabajador debe declarar la atención
o cortesía ofrecida, con antelación al evento, a un miembro del SCLT a fin de
obtener el permiso para asistir.
2.1.4 Las circunstancias y el valor del regalo no deben dar apariencia de mala fe ni de
algo impropio, y el receptor u otros no pueden malinterpretarlos, de manera
razonable, como un soborno, aun a posteriori.
2.1.5 La frecuencia de los regalos, las atenciones o las cortesías brindados al mismo
receptor no debe aparentar ser impropia.
2.1.6 Se debe tener cuidado al aceptar o utilizar artículos de publicidad o promoción y
participar en actividades que pueden aparentar la promoción de un proveedor sobre
otro.
2.1.7 Durante los eventos de contratación (por ejemplo, negociaciones de contratos y
precios) NO se aceptan regalos, atenciones ni cortesías independientemente de
algunas excepciones establecidas en este procedimiento.

2.2 Regalos
Ningún trabajador puede aceptar o recibir un regalo de cualquier proveedor del Grupo Anglo
American o de un oferente para el negocio de Anglo American.

2.2.1 Todos los regalos ofrecidos a los trabajadores de Anglo American deberán ser
rechazados y declarados según se indica en la Sección 3.1 de este procedimiento.
2.2.2 En casos en que fuera irrespetuoso rechazar regalos o en los que estos fueran
recibidos por correo o envío no solicitado:
 deben ser declarados según se indica en la Sección 3.1 de este procedimiento,
 luego se deberá disponer de ellos de acuerdo con las prácticas de la unidad de
negocio correspondiente.
2.2.3 La responsabilidad de informar al proveedor o potencial proveedor sobre el
Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías de Anglo American queda a cargo
del trabajador al que se le ofrece o quien acepta un regalo (consulte el Apéndice 2
para obtener un modelo de carta de comunicación que debe enviarse a los
proveedores).

6
2.2.4 La responsabilidad de informar al gerente superior o a un miembro del SCLT sobre
el ofrecimiento de un regalo recae sobre el trabajador, quien debe informar al
respecto lo antes posible.
2.3 Atenciones
Reconocemos la necesidad de promover y mantener una buena relación con los
proveedores y apoyamos los matices culturales que puedan existir en ciertas geografías. La
atención es un área que se encuentra en creciente análisis y como una comunidad de
Supply Chain debemos tener en cuenta la impresión de impropiedad que puede causar la
atención excesiva (como, por ejemplo, los almuerzos con proveedores).

2.3.1 Por regla general, ningún trabajador puede aceptar o recibir atención de cualquier
proveedor del Grupo de Anglo American o de un oferente para el negocio de Anglo
American.
2.3.2 En caso de comidas de negocios autorizadas, el trabajador de Anglo American
pagará las comidas y recuperará los gastos de acuerdo con el procedimiento de
reembolso estándar.
2.3.3 Nunca deben aceptarse boletos o invitaciones para asistir a eventos deportivos y
conciertos, aunque sean gratuitos, independientemente de que el evento ocurra
durante el horario laboral o en su tiempo libre (es decir que no deben tomarse
licencias para evitar esta pauta).
2.3.4 Toda excepción a lo antes mencionado necesitará la autorización previa por
escrito del Director del Grupo de Supply Chain.

2.4 Cortesías (incluye asistencia a las funciones de negocio)

Ningún trabajador puede aceptar o recibir cortesías (incluye pagos por viajes o alojamiento,
etc.) de ningún proveedor existente del Grupo Anglo American o de un oferente para el
negocio de Anglo American. Reconocemos la necesidad de promover y construir nuestra
relación con el proveedor y hemos detallado algunas excepciones sobre esta posición en la
Sección 3.3 donde el valor o la intención detrás del ofrecimiento no crearán una impresión
de impropiedad.

No está permitido asistir a eventos de proveedores que no se relacionan con el negocio (por
ejemplo, jornadas de golf, viajes de caza, entre otros) en ninguna circunstancia,
independientemente de si el evento ocurre durante el horario laboral o en su tiempo libre (es
decir, no deberán tomarse licencias para evitar esta pauta).

2.5 Gratificaciones (incluye donaciones)

Ningún trabajador puede aceptar o recibir ninguna gratificación o donación, incluidas las
donaciones para caridad en nombre del trabajador o interés de un trabajador, de parte de
un proveedor existente del Grupo Anglo American o de un oferente para el negocio de
Anglo American.

2.6 Excepciones a los registros de regalos, atenciones y cortesías

Este procedimiento proporciona una guía para la recepción y el ofrecimiento de regalos,
atenciones y cortesías y debe utilizarse como base para el comportamiento de todos los
trabajadores. Existen casos en los que puede no requerirse el registro de regalos,
atenciones o cortesías modestos o no frecuentes, los cuales se detallan a continuación:

7
2.6.1 Podrán aceptarse o entregarse ocasionalmente aquellos productos con marca de la
empresa de valor modesto (que no excedan los USD 20 o el equivalente en
cualquier otra moneda) (por ejemplo, bolígrafos, llaveros y libretas) siempre que
dichos artículos sean legítimamente parte de eventos o conferencias organizados
por Anglo American o un proveedor. Se recomienda que estos artículos se descarten
de acuerdo con las prácticas de las unidades de negocio ya que utilizar un producto
de la marca de un proveedor pone en duda la objetividad de los procesos de
compras y de gestión de proveedores.
2.6.2 Comidas modestas o poco frecuentes relacionadas con el negocio a un valor
razonable (por ejemplo, aquellas que son parte de una reunión u otra ocasión en
donde se lleven a cabo debates de negocio de buena fe).
2.6.3 Cuando los trabajadores se reúnan en la oficina del proveedor o un socio potencial
para llevar a cabo debates de negocio legítimos y se ofrece una comida o una
cortesía modesta a través de un servicio de catering interno.
2.6.4 En casos en que el trabajador viaje con un proveedor o un socio potencial por un
período prolongado, el pago de las comidas se puede alternar entre el trabajador y la
otra parte en proporciones iguales siempre que el costo de las comidas sea similar.
2.6.5 Está permitido asistir a eventos de caridad patrocinados por el proveedor con la
condición de que Anglo American realice una donación benéfica.
2.6.6 La asistencia a funciones de negocio legítimas está sujeta a los criterios de
autorización según se indica en la Sección 3.3.
2.6.7 Todas las demás excepciones que no estén incluidas explícitamente en lo
antes mencionado deberán ser registradas y requerirán la aprobación por
escrito del Director del Grupo de Supply Chain o de un miembro del SCLT
antes de ser aceptadas.

2.7 Prácticas inaceptables

No está permitido recibir ciertos tipos de regalos, atenciones y cortesías, entre los que se
incluyen los siguientes:

2.7.1 Dinero en efectivo o el equivalente en efectivo (por ejemplo, certificados de regalos,

préstamos, acciones, opciones de acciones, bonos o artículos de valor canjeable).
2.7.2 Bebidas alcohólicas, por ejemplo, botellas de vino o bebidas espirituosas,
independientemente de su valor.
2.7.3 Ofrecimiento de favores personales u otro tratamiento de carácter preferencial (por
ejemplo, bienes o servicios gratuitos o a precios reducidos artificialmente)
comparado con aquellos que se encuentran comúnmente disponibles en el mercado.
2.7.4 Pagos de gastos por viajes de compras (por ejemplo, ofrecimiento de cubrir los
gastos personales durante el viaje).
2.7.5 Eventos de proveedores que no se relacionan con el negocio (por ejemplo, jornadas
de golf, viajes de caza, entre otros).
2.7.6 Regalos o atenciones brindados a cónyuges, familiares u otras personas que tengan
una relación personal directa con el trabajador. Solo pueden aceptarse con la
aprobación previa por escrito del Director del Grupo de Supply Chain.
2.7.7 Pago de alojamiento o gastos de viajes de cualquier tipo, mientras se viaje en el país
o en el exterior, incluidos los viajes de negocios.
2.7.8 Alojamiento de fin de semana o de vacaciones de cualquier tipo
2.7.9 Cortesía para “adultos” o cualquier tipo de actividad que incluya comportamientos
inapropiados.

8
2.7.10 Invitaciones a eventos extravagantes, como eventos deportivos y conciertos.
2.7.11 Muestras de productos que ofrecen los proveedores o son solicitados por el
trabajador de Supply Chain para uso personal.

9
3. PROCEDIMIENTO DE DECLARACIÓN

3.1 Declaración de regalos y comunicación con la parte interesada

3.1.1 Con la excepción de los artículos detallados en la Sección 2.6 de este
procedimiento, se debe informar sobre todos los regalos, las atenciones,
cortesías y donaciones que se acepten, en un lapso de cinco días hábiles, y
deben ser registrados en el “Registro de regalos, atenciones y cortesías“ del espacio
de Supply Chain en Eureka!
3.1.2 Cuando los regalos se hayan recibido por correo o envío no solicitado, el receptor
debe devolver el artículo y enviar un email (con copia a
BusinessIntegritySC@angloamerican.com para lograr transparencia) para informar
sobre el Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías de Supply Chain de Anglo
American en un plazo de siete días hábiles o a la brevedad posible en caso de viajar
(consulte el Apéndice 2 para obtener un modelo de carta de comunicación para
proveedores). Si no resulta práctico devolver el artículo, se debe disponer de él
según se indica en la Sección 3.1.4.
3.1.3 Cuando los regalos, las atenciones, las cortesías y donaciones se hayan ofrecido y
rechazado, el trabajador enviará una notificación al proveedor o a quien se lo haya
dado con copia a BusinessIntegritySC@angloamerican.com para lograr
transparencia (consulte el Apéndice 2 para obtener un modelo de carta de
comunicación para proveedores) en un plazo de siete días hábiles. Luego de la
transmisión de la notificación no hay necesidad de hacer otras declaraciones.
3.1.4 Todos los regalos serán descartados o donados de acuerdo con las prácticas de la
unidad de negocio o según lo aconseje un miembro del SCLT. Todo regalo que se
descarte o se done debe ser registrado en el “Registro de regalos, atenciones y
cortesías“ del espacio de Supply Chain en Eureka!

3.2 Declaración de atenciones y cortesías

3.2.1 No es necesario declarar las comidas de negocios modestas y poco frecuentes (por
ejemplo, aquellas que ocurren como parte de una reunión u otra ocasión en donde
se lleven a cabo debates de negocio legítimos) y si el valor no excede los USD 20 o
su equivalente en cualquier otra moneda.
3.2.2 En caso que los trabajadores se reúnan en la oficina de un proveedor o un socio
potencial para llevar a cabo debates de negocio legítimos y se ofrece una comida o
una cortesía modesta a través de un servicio de catering interno, no será necesario
que el trabajador declare o registre esta comida. De igual modo, cuando los
trabajadores reciban a los proveedores o socios potenciales en las instalaciones de
Anglo American y se ofrezca una comida o cortesía modesta a través del servicio de
catering interno, no es necesario declarar esas comidas.
3.2.3 En caso de comidas de negocios autorizadas, ya sea localmente o cuando el
trabajador viaje, el trabajador pagará las comidas de negocio y recuperará los gastos
de acuerdo con el procedimiento de reembolso estándar.
3.2.4 En caso que el trabajador viaje con un proveedor o un socio potencial por un período
prolongado, el pago de las comidas se puede alternar entre el trabajador y la otra
parte en proporciones iguales sin necesidad de declarar la cortesía, siempre que el
costo de las comidas, en promedio, sea de valor similar.

Cuando el pago no sea proporcional, debe ser registrado en el “Registro de regalos,

atenciones y donaciones“ del espacio de Supply Chain de Eureka!

10
3.3 Proceso de aprobación para cortesías (incluye funciones comerciales)
3.3.1 Se rechazarán todas las cortesías, con la excepción de comidas según se prevé en
la Sección 3.2.1 o las funciones de negocio establecidas en la Sección 3.3.2.
3.3.2 Anglo American comprende la importancia de trabajar en conjunto con los
proveedores y socios potenciales y fomenta la participación del trabajador en las
funciones de negocio auténticas. La asistencia a las funciones de negocio está
sujeta a los siguientes criterios:
 La aprobación previa de la asistencia se debe obtener de un miembro del
Equipo de Liderazgo de Supply Chain (SCLT).
 El valor de la entrada no debe ser excesivo.
 El proveedor debe asistir.
 El proveedor debe ser un proveedor existente.
 Otros clientes o socios de negocio también deben asistir.
 El financiamiento de cualquier viaje y los costos de alojamiento para el
proveedor y el trabajador deben correr por cuenta del proveedor y Anglo
American, respectivamente.

3.4 Identificación y verificación de los procedimientos de declaración

3.4.1 Es responsabilidad del trabajador asegurar que la información importante se
identifique electrónicamente en el “Registro de regalos, atenciones y donaciones“ al
momento de aceptar un regalo, una atención, una cortesía o una donación.
3.4.2 El Equipo de Liderazgo de Supply Chain (detallado en el Apéndice 1) es responsable
de revisar el registro, como mínimo, cada tres meses.

3.5 Mantenimiento del registro de declaraciones

3.5.1 La gestión y el mantenimiento del “Registro de regalos, atenciones y donaciones“ es
responsabilidad del gerente de Implementación de integridad de negocio de Supply
Chain (detallado en el Apéndice 1).
3.5.2 Dicho gerente elaborará un informe mensual que marcará una tendencia en la
naturaleza, la frecuencia y el valor de las declaraciones.

3.6 Transparencia del procedimiento

Estará disponible una copia del documento en Eureka! y en el sitio web externo del Grupo
Anglo American con el fin de garantizar la correcta aplicación del Procedimiento de regalos,
atenciones y cortesías de Supply Chain.

3.7 Consultas sobre el procedimiento

Los trabajadores deben consultar al gerente de Implementación de integridad de negocio de
Supply Chain o a un miembro del Equipo de Liderazgo de Supply Chain (u otra persona
responsable según se indica en el Apéndice 1) sobre cualquier artículo que se encuentre
fuera del alcance de este procedimiento o cuando haya dudas sobre su aplicabilidad.

3.8 Comunicación con el proveedor

En caso de que a un trabajador le ofrezcan un regalo o reciba un regalo, una atención o una
cortesía, el receptor deberá rechazar el regalo y enviar una nota de cortesía a fin de:

 agradecer al proveedor por su gentileza y

11
  detallar los principios del Procedimiento de regalos, atenciones y cortesía de
Supply Chain (consulte el Apéndice 2 para obtener un modelo de carta que
puede enviar a los proveedores).

3.9 Suministro de regalos, atenciones y cortesías a los proveedores

Se puede esperar el ofrecimiento de regalos mutuos y de cortesías adecuadas cuando
existe el interés de respetar prácticas culturales y promover las relaciones con los
proveedores, en los siguientes casos:

3.9.1 Se debe solicitar el permiso por escrito del Director del Grupo de Supply Chain o de
un miembro del SCLT antes de entregar el regalo o la cortesía.
3.9.2 El trabajador que ha hecho el ofrecimiento debe conservar registros por escrito de la
autorización de los regalos que se entreguen o se ofrezcan a los proveedores;
dichos registros deben enviarse a BusinessIntegritySC@angloamerican.com para
lograr transparencia.
3.9.3 Se debe respetar la política del potencial receptor de regalos, atenciones o cortesías
antes de hacer el ofrecimiento.
3.9.4 Es responsabilidad del trabajador de Anglo American garantizar que el receptor del
regalo o la atención cumpla con el Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías
de Supply Chain.

12
4. CONTRAVENCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Incumplimiento de este procedimiento

Este procedimiento fue creado para garantizar que los trabajadores conozcan las reglas
sobre la aceptación o la donación de regalos, atenciones, cortesías y donaciones. Anglo
American ofrece orientación y directivas adecuadas sobre este procedimiento con el
objetivo de reducir los posibles riesgos de reputación por aceptar u ofrecer regalos,
atenciones y cortesías y, de este modo, proteger los intereses del proveedor y los de Anglo
American.

4.1.1 Como tal, el incumplimiento de este procedimiento se considera una ofensa grave y
puede dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias según se establece en los
procedimientos disciplinarios, incluidos aquellos descritos en la Política de Integridad
comercial.
4.1.2 Nos comprometemos a informar todos los casos de corrupción y otras formas
deshonestas a las autoridades competentes y a iniciar acciones penales contra los
individuos correspondientes y exigiremos compensación por cualquier pérdida que
haya surgido de dichas acciones.
4.1.3 Además de una posible acción civil y penal en caso de que se produzca un
incumplimiento deliberado de este procedimiento, la medida disciplinaria puede
incluir mayores sanciones y el despido inmediato.
4.1.4 Si los trabajadores creen que sus acciones o las acciones de alguna otra persona
han infringido o pueden haber infringido este procedimiento, deben notificar al jefe
de línea o a la línea de fraude (por ejemplo, Speak Up) a la mayor brevedad posible.

4.2 Speak Up
El servicio de Speak Up ofrece un medio confidencial y seguro para que los trabajadores,
contratistas, proveedores, socios de negocio y demás grupos de interés externos puedan
informar y plantear problemas de conducta que sean contrarios a nuestros valores y
normas. Speak Up funciona con empresas independientes (ubicadas en las regiones donde
opera Anglo American) que brindan la posibilidad de comunicarse vía telefónica, por email y
en línea. La prestación está disponible 24 horas al día, siete días a la semana e incluye
servicios de traducción. En la parte inferior de cada página de Eureka! aparece un enlace al
servicio de Speak Up. Es posible acceder a Speak Up a través de www.anglospeakup.com
o enviando un email a anglocorp@anglospeakup.com.

Anglo American no tendrá tolerancia hacia ningún tipo de represalia tomada en contra de
los trabajadores o proveedores que comuniquen problemas de buena fe. Se investigarán las
intimidaciones, los acosos o las acusaciones de represalia hacia un trabajador o proveedor
por parte de otra persona que se produzcan como producto de alguna llamada a Speak Up
y se tomarán las medidas pertinentes, como la aplicación de una medida disciplinaria e
incluso el despido del trabajador responsable de dichas represalias.

13
5. POLÍTICAS GLOBALES RELACIONADAS
Los hipervínculos que se encuentran a continuación son políticas y otras referencias que
deben leerse junto con este procedimiento:

5.1 Política de Integridad comercial. Es responsabilidad de los trabajadores

familiarizarse con esta Política del Grupo que se encuentra en las Políticas del
Grupo en el espacio de Eureka!

5.2 Existe una versión externa de esta política para los proveedores y otras audiencias
en el siguiente enlace:
http://www.angloamerican.com/suppliers/suppliers_expectations.aspx

6. INFORMACIÓN DE CONTACTO Y ACLARACIONES SOBRE EL

PROCEDIMIENTO
Si tiene alguna duda, contáctese con el gerente de Implementación de integridad de
negocio de Supply Chain o con un miembro del Equipo de Liderazgo de Supply Chain (u
otra persona responsable según se indica en el Apéndice 1) si desea obtener
información sobre cualquier artículo que se encuentre fuera del alcance de este
procedimiento o cuando haya dudas sobre la aplicabilidad del presente documento.

7. CONTROL DE VERSIÓN Y DOCUMENTO

Naturaleza de la revisión de la versión anterior
Versión Descripción de la revisión Fecha de la Autor de la revisión
revisión
Versión Procedimiento de Supply Chain: 1 de febrero de Hannes Britz
1 regalos, atenciones y donaciones, 2010 Linda Wedderburn
primera versión
Versión Procedimiento de Supply Chain: 4 de diciembre Wandile Mashoba
2 regalos, atenciones y donaciones, de 2013 Brandon Knight
segunda versión Ashlin Ramlochan

14
APÉNDICE 1: LISTA DE CONTACTOS CLAVE DENTRO DE SUPPLY CHAIN

Bruce Crane (Reino Unido)

Director del Grupo de Supply Chain/Defensor de Integridad de negocio de Supply Chain
bruce.crane@angloamerican.com

Equipo de liderazgo de Supply Chain

Consulte el organigrama de Supply Chain en el espacio de Eureka! correspondiente si
desea obtener más información.

Tijen Diraz (Sudáfrica)

Socio de negocio de Supply Chain: RR. HH.
tijen.diraz@angloamerican.com

David Netshieneulu (Sudáfrica)

Gerente de Implementación de integridad comercial de Supply Chain
david.netshieneulu@angloamerican.com

15
APÉNDICE 2: MODELO DE NOTA PARA ENVIAR A LOS PROVEEDORES
CUANDO ÉSTOS OFRECEN REGALOS, ATENCIONES, CORTESÍAS O
DONACIONES

Nombre de la empresa
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Estimado Sr./Sra.:

Asunto: Procedimiento de regalos, atenciones y cortesías de Anglo American

Muchas gracias por su regalo [especificar el nombre del regalo, la atención o la cortesía, si se lo
conoce], que recibimos el [fecha y detalle]. Apreciamos el gesto y valoramos el esfuerzo para
asegurarse de que el regalo sea recibido.

Dentro del entorno en el que trabajamos, reconocemos que el ofrecimiento o la recepción de regalos
o atenciones pueden ser usuales y vistos como un gesto de buena voluntad.

Sin embargo, con mucho respeto, me veo obligado a rechazar el regalo de acuerdo con lo
establecido en el Procedimiento global de regalos, atenciones y cortesías, vigente en Anglo American
desde 2010.

Como organización, nos comprometemos a promover buenas relaciones con todos los grupos de
interés y trabajar con nuestros proveedores para asegurar que los procesos sean transparentes y
que se apliquen de igual manera en toda nuestra organización.

A modo de referencia futura, le pido amablemente que no ofrezca regalos, atenciones, cortesías ni
donaciones como muestra de agradecimiento o buena voluntad.

Me encuentro comprometido con nuestros procedimientos y políticas empresariales y a continuación

le envío un enlace de la Política de integridad de negocio de Anglo American.
http://www.angloamerican.com/development/approach-and-policies/transparency-and-ethics/transparency

Esperamos poder entablar una buena relación y lo invitamos a consultar cualquier duda o hacer
comentarios sobre nuestras Políticas o Procedimientos a mi persona o al Equipo de integridad de
negocio de Supply Chain, BusinessIntegritySC@angloamerican.com, que se encuentra en copia en
esta carta.

Atentamente

Nombre y apellido
Puesto de trabajo
T: +00 (0)00 0000 0000
Email: nsurname@angloamerican.com
www.angloamerican.com

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