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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Ensayo – Conceptos Básicos de la Legislación

Presentado por:

Wuilmar Hernan Pantoja Sanchez

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Legislación documental en el entorno laboral.

Pitalito Huila - 2019


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Ensayo – Conceptos Básicos de la Legislación

Presentado por:

Wuilmar Hernan Pantoja Sanchez

Presentado a:

Milagro Del Socorro Frend Barbosa

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Legislación documental en el entorno laboral.

Pitalito Huila - 2019


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Ensayo – Conceptos Básicos de la Legislación

En la Legislación es importante definir y diferenciar diferentes conceptos sobre estado, ley,

legislación y documentos, que son básicos para desarrollar el buen manejo de la documentación,

por ello se hará énfasis en algunos de ellos, los cuales facilitan el entendimiento de los

lineamientos para la gestión de la misma.

Para iniciar, se tienen los conceptos de Nación, Estado y Gobierno, los cuales, al escucharlos,

pareciera iguales, pero ciertamente son diferentes, en la legislación es muy importante

conocerlos pues cada uno de ellos retoza un papel diferente en la actividad de archivo, en cuanto

a la disposición y administración de los archivos públicos y/o privados, entonces tenemos que:

Nación: se refiere al conjunto de los habitantes de un país que comparten un mismo origen,

comparten tradiciones, creencias, cultura y son regidos por un mismo gobierno.

Estado: son las instituciones permanentes que permiten que un país funcione.

Gobierno: es el conjunto de personas que ejercen cargos dentro del Estado y hacen cumplir

las leyes.

Ya definidos y aclarados los conceptos anteriores, entraremos en materia, la Gestión

Documental, abarca otros conceptos que aplican las normas técnicas y practicas usadas para

realizar el respectivo manejo de documentos de todo tipo en un ente público y/o privado, entre

los cuales están archivo, principios archivistas, documento de archivo, documento electrónico,

documento electrónico de archivo, foliación, transferencias documentales, entre otros; a

continuación, se definirán algunos:


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Archivo: (Ministerio de relaciones exteriores, p. 2) “Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad

pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir

como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o

como fuentes de la historia.”

El archivo puede ser público, de gestión, central e histórico.

Principios archivistas: estos son fundamentales para realizar esta actividad, tenemos el

principio de orden original, el cual es una organización interna que se hace, sobre una base

documental, conservando la estructura inicial; por otro lado, tenemos el principio de

procedencia, el cual permite la conservación de los documentos, correspondientes a un mismo

fondo o dependencia, los cuales no se deben ser mezclados con otros.

Documento de archivo, es el registro de información creada y/o recibida por una persona u

organización según la actividad o función, ya sea administrativa, contable, fiscal o legal, entre

otras,

Foliación: (Ministerio de relaciones exteriores, p. 20) “se debe realizar a medida que se va

generando y alimentando el expediente, de tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo de los

trámites.

• Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda

(HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.”

Transferencias documentales: (Ministerio de relaciones exteriores, p. 25) “Es el traslado de

documentos del archivo central ( o intermedio ) al permanente ( o histórico ). Estas transferencias

concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar
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la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico), más allá de las

necesidades institucionales de conservarlos.”

Todos estos conceptos permiten el conocimiento apropiado y requerido para realizar las

actividades de archivo, además el orden de toda la información que se maneja en una

organización y por ende facilita el manejo, control y acceso de la misma, para cualquier persona

que la solicite.
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Referencia Bibliográfica

 Gestion Documental, Ministerio de Relaciones Exteriores, Recuperado de:

http://www.migracioncolombia.gov.co/phocadownload/archivo/presentacion_capacitacio

n.pdf

b11eed5b-f99d-4fd4-bec6-54fea688818c. numero envoi ensayo