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Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

Este curso está pensado pa-


ra cubrir esta necesidad. No
Contenido del curso 15 se trata de un paso a paso en
Instalación de Office 97 16 el que se recorran y expli-
Instalación quen todas las funciones de
de Office 2000/2002 18 cada programa Office, sino
Word de la A a la Z 20 que pretende enseñarte a re-
Excel de la A a la Z 22 alizar determinadas acciones
PowerPoint de la A a la Z 24 a las que cualquier usuario
Conocimientos: el escáner 26 doméstico o profesional ha
de enfrentarse alguna vez.
fesionales necesitan de los Así podrás aclarar tus du-
“favores” de las herramien- das, y solucionar los pro-
tas que esta suite incorpo- blemas que puedan surgir-
ra. Incluye programas para te en este tipo de acciones.
todo tipo de trabajos y ne- Las aplicaciones Office
cesidades: un procesador de que vas a utilizar en este
textos (Word), una hoja de curso son, sobre todo,Word,
cálculo (Excel), un progra- Excel y PowerPoint, por ser
ma de presentaciones grá- las más empleadas.
ficas (PowerPoint), un sis- Sin embargo, si llega el ca-
tema gestor de bases de so, también te enseñaremos
datos (Access), una aplica- a “trastear” con otros pro-
ción para crear sitios web gramas Office o incluso con
(FrontPage), un gestor de otros ajenos a esta suite, co-
correo (Outlook)… Todas mo puede ser el programa
las posibles necesidades ofi- de tratamiento de imagen
máticas que te puedan sur- Paint Shop Pro.
gir están así “recogidas” en
una u otra de las herra- Aprende a usar Office
mientas que incluye. de manera eficaz
Sin embargo, una cosa es
haber utilizado “alguna vez” En esta primera entrega,
una de estas herramientas, para abrir boca, te explica-
y otra muy distinta es saber mos con detalle todo lo que
emplearlas de manera efi- puedes llegar a aprender.
caz.A todos nos ha tocado Además, aquí te conta-
en alguna ocasión abrir una mos, paso a paso, cómo ins-
hoja de cálculo creada en talar Office en tu PC.Y ha-
Excel y añadir más datos en cemos un repaso a las
uno de sus listados. Sin em- ventanas y funciones de
bargo, el verdadero proble- Word, Excel y PowerPoint,
ma surge cuando nos tene- para que te acostumbres a
mos que enfrentar cara a su aspecto y manejo.
cara y a solas con el diseño Todo lo que en ésta y en
y creación de algún tipo de sucesivas entregas te expli-
documento específico que quemos es válido para las
has de mostrar o que inclu- versiones 97, 2000 y 2002
so vaya a ser utilizado por (también denominada XP)
Foto: GettyImage.

otras personas. Entonces no de Office. Si en algún caso


vale “salir del paso” y hacer alguna de las funciones, ven-
un documento chapucilla tanas o herramientas varía
que nos saque del apuro. En mucho de una versión a
estos casos, es necesario dis- otra, te lo haremos saber, pa-
poner de los conocimientos ra que no te pierdas.Apar-
necesarios para diseñar ese te, te damos útiles consejos
documento de una manera que te ayudarán en el tra-
profesional. bajo con cada aplicación.

Los documentos que crees y escribas en tu trabajo o para tus


estudios no pueden tener cualquier aspecto. Con Office podrás Primeros pasos con Office Nº 131
Word: configuración de documentos (I) Nº 132
hacer maravillas. ¿No sabes cómo? Descúbrelo con nosotros. Word: configuración de documentos (II) Nº 133

Q
Word: trabajos escolares, informes… Nº 134
ue levante la mano que han estirado el brazo, nadie es capaz de “salvarse” Word: sobres y etiquetas Nº 135
aquel que no haya tra- y es que hoy por hoy es tal del influjo Office. Excel: creación de una factura Nº 136
bajado nunca con algu- la utilización en hogares y Son muchas las situacio- Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137
na aplicación Office! Segu- en empresas de la suite ofi- nes en las que tanto usua- PowerPoint: creación de una presentación Nº 138
ro que son muy pocos los mática de Microsoft, que rios domésticos como pro-

14 Nº 131
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

El contenido del curso


Primeros pasos ro esto no quiere decir que subtítulos otros. Para con-
con Office deban estar siempre vacíos,
también pueden contener
seguir esto, te enseñamos a
crear estilos (conjunto de
Seguro que ya estás que- encabezados, epígrafes, tex- opciones de formato que se
riendo hacer cosas con tus tos o gráficos que se repe- aplican de una sola vez).
programas Office. Sin em- tirán en todas las páginas También suelen incluir fi-
bargo, antes de lanzarte al del documento. Entonces, guras, tablas y objetos que
ruedo es necesario que lle- ¿qué debes hacer para que aclaran e ilustran los con-
ves a cabo una serie de pre- un determinado epígrafe ceptos, así que te enseñare-
parativos. El primero de to- aparezca sólo en las páginas mos a que Word los numere
dos y más esencial es el de impares, o sólo en las cua- y les de un título según los
la instalación de Office. Ha- tro que tú le indiques? Para vayas insertando en tus pá- Diseña tu factura con Excel. Calculará todos los importes, y
cerlo correctamente te per- contestar a estar preguntas, ginas.Además te contamos sólo dejará introducir datos en zonas específicas.
mitirá trabajar luego con es- deberás recurrir a los saltos cómo hacer referencia a
ta suite sin problemas. de sección, una función de esos epígrafes,con lo que fa- trabajo que esto puede oca- tilla. Guarda tu factura co-
Además, te “presentamos” Word quizá poco conocida, cilitarás mucho al lector la sionarte. Para paliarlo, te en- mo una de ellas, y podrás
a los programas que más pero utilísima. tarea de localizar las distin- señamos a realizar un mai- crear todas las facturas que
vas a utilizar en este curso. También te enseñaremos tas figuras, tablas, etcétera… ling. Ésta es una de las desees partiendo siempre
Un repaso por sus ventanas a crear esos epígrafes o las Las referencias cruzadas tareas más frecuentes en la de la original. Protégela tam-
y elementos, y una breve ex- marcas de agua que desees también pueden referirse a redacción de cartas. bién, y nadie podrá de esa
plicación de la utilidad de insertar como fondo de tus títulos de capítulos, seccio- Partirás de un documen- forma modificarla.
cada uno. Lo que te permi- páginas. Lo harás a través nes o apartados,números de to principal (tu carta) y un
tirá más tarde desenvolver- del propio Word, y del pro- página, etcétera. documento fuente de datos Excel: manejar
te por ellos con facilidad. grama Paint Shop Pro. Y aquí no queda todo, en
cualquier documento largo
que contenga la informa-
ción de los destinatarios. datos extensos
que se precie es indispen- Luego,Word combinará los ¿Sabías que Excel puede
sable insertar una tabla de dos y obtendrá un docu- funcionar como una base
contenido. Ésta se suele co- mento repetido para cada de datos? Si trabajas con ex-
locar al principio del do- uno ellos. Harás lo mismo tensos listados de datos, Ex-
cumento y recoge los títu- con los sobres, y además te cel podrá ayudarte a ges-
los de los capítulos, las enseñaremos a importar los tionarlos, analizarlos y a
secciones y apartados del datos de los destinatarios entresacar información. For-
mismo, con indicaciones de desde Excel. mularios, filtros, obtención
las páginas en las que se en- de datos externos… son los
cuentran.Y no te olvides de Excel: creación nombres de algunas de las
los índices, esa parte tal útil
de los libros que se en- de una factura herramientas de Excel que
se encargan de este tipo de
cuentra normalmente al fi- Luego le toca el turno a operaciones.
nal del documento y que re- Excel. Lanzarte a diseñar
copila alfabéticamente una una factura será suficiente Power Point: crear
Introduce una marca de agua en tus documentos. Podrás
escribir sobre esas imágenes. Un toque muy profesional.
serie de palabras o con-
ceptos básicos, junto con la
en principio.
Te contamos cómo intro- una presentación
página o páginas donde se ducir todo tipo de datos en Y, como toque final, el co-
Word: configurar Y, cuando tengas configu- tratan en el documento. tu primera hoja de trabajo: lorido y la animación llegan
documentos radas las características de
tu documento, crearás una Word: sobres
textos, números, fechas y
fórmulas. Estas últimas se
de la mano de PowerPoint.
Con este programa es posi-
Tienes que redactar una
carta, un currículum, un
plantilla, para que tengas así
un modelo tipo de carta, y etiquetas encargarán de calcular por
ti los totales, los porcenta-
ble expresar tus ideas a gol-
pe de diapositiva.
fax… y deseas que su as- currículum o fax. Si además tienes que en- jes, el IVA, los descuentos… En cada una podrás in-
pecto sea impecable. Con- viar una misma carta a nu- Además, formatos, márge- cluir, textos, imágenes, grá-
seguirlo, no siempre es ta- Word: trabajos merosos destinatarios, nos nes y marcas de agua, vuel- ficos, esquemas… y ameni-
rea fácil, son muchos los
aspectos que debes tener escolares, informes... ponemos en tu pellejo, y
nos hacemos una idea del
ven a entrar en escena,así
como el concepto de plan-
zarlos todos ellos con
movimiento y sonido.
en cuenta: orientación y ta- Si llega el momento de
maño de sus páginas, már- trabajar con documentos
genes, encabezados y pies extensos, por ejemplo un
de página, bordes, marcas trabajo académico (como
de aguas… Todas son fun- una tesis), o esa novela iné-
ciones básicas que pueden dita en la que estás traba-
parecer sencillas de aplicar, jando, recuerda que este ti-
y sin embargo, no siempre po de documentos debe
es así. Por ejemplo, todos sa- guardar siempre un “aspec-
bemos que los márgenes to coherente”.
son los espacios de papel Por ejemplo, sus títulos
que rodean los cuatro lados principales deberán tener Utiliza filtros en Excel para entresacar información de tus listas de datos. Sólo se harán visi-

del texto de una página, pe- un estilo determinado y los bles aquellos datos que coincidan con los criterios de búsqueda que hayas especificado.

Nº 131 15
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

Instalación de Office 97
La instalación de esta ver- de los programas de esta
sión de Office varía sensi- suite. En cambio, con la se- Elige las funciones de Office que quieres instalar
blemente de la de sus pre- gunda de ellas,
decesores Office 2000 y XP. Si no vas a utilizar una función de Office, ¿para qué la vas a instalar? Copia en tu equipo sólo esos ele-
Por esta razón la hemos mentos que te resultan interesantes y útiles. Antes, eso sí, descubre para qué sirve cada una.
tratado aparte.Aquí te des-
cribimos todo el proceso. se te permite que escojas Cuaderno de Office: ésta es una aplicación que puedes

1
las herramientas que quie- emplear para mantener juntos varios documentos creados
Desde el Escritorio de ras instalar. La última, con distintos programas de Office. De esta forma, evitarás tener
Windows, introduce el que imprimirlos por separado. Instálalo, si utilizas mucho las dis-
CD-ROM de Office 97 en la tintas aplicaciones Office. La Ayuda de este programa y sus planti-
unidad lectora, y espera a llas te ayudarán a “soltarte” con esta aplicación.
que aparezca esta ventana: sólo instala los componen-
. Haz en- tes esenciales, y es necesa- Excel: los “archivos de programa” son esenciales para que
tonces click justo sobre es- rio que introduzcas el CD- Excel funcione, instálalos. La ayuda y las plantillas te resul-
te botón ROM para poder utilizar tarán muy útiles para resolver tus dudas sobre este programa. Mi-
Office. Ocupa poco espa- crosoft Map te permite representar datos por zonas geográficas.
cio, pero funcionará más Los complementos son funciones avanzadas, y los convertidores
lento. Haz click en la se- sólo son útiles si vas a importar hojas con formato Quattro Pro.
y obtendrás así esta otra gunda, y podrás ver a con-
ventana: tinuación un listado de to- Word: la ayuda y las plantillas te facilitarán el trabajo. Las
dos los componentes herramientas de revisión te ayudan a encontrar sinónimos,
que se pueden instalar: revisar la gramática, etc… Si deseas acceder a la libreta de direc-
Pulsa en el botón . ciones de Outlook, instala la función de ese mismo nombre.

2 Introduce seguidamen-
te tus datos personales,
PowerPoint: la primera función es fundamental. La ayuda y
las plantillas te facilitarán el trabajo. Si deseas crear pre-
sentaciones espectaculares, incorpora los efectos de sonido, y si
vas a abrir en PowerPoint presentaciones creadas en Lotus Free-
lance o Hardware Graphics, instala Traductores de presentaciones.
y haz click en dos
veces seguidas. Access: instala la primera opción. La ayuda, los Asistentes

3 6
y la base de datos de ejemplo si necesitas ayuda. Los Asis-
A continuación, escribe Si la marca de la iz- tentes avanzados y el control Calendar queda para los programa-
la clave del producto quierda aparece en ne- dores en VBA. Con la “Replicación” puedes mantener sincroniza-
Office: gro, , quiere decir que la das varias copias de una misma base de datos.
función correspondiente es-
tá instalada. Si es gris, , Outlook: instala la ayuda si todavía no dominas la aplica-
indica que sólo lo hará una ción. Si importas información desde Lotus Organizer, debe-
parte de los componentes. rás instalar los convertidores correspondientes y, de forma pareci-
Si no aparece, , no se ins- da y si es el caso, la compatibilidad Servidor de Microsoft
Ésta la encontrarás en el talará. Para saber qué com- Exchange. Sólo si vas a planificar eventos desde Outlook, instala la
propio CD. Continúa con ponentes incluye cada fun- característica “Días no laborables o festividades y formularios”.
un click en en ésta ción, tendrás que marcarla,
y en la siguiente ventana. , y pulsar lue- Creación de página web: instala esta función si quieres

4
go .Aparece- crear páginas web con Word, Excel o PowerPoint. Te permi-
Ahora puedes aceptar rán esas funciones. tirá luego convertir esos documentos en archivos HTML, que po-
la ruta de instalación En el cuadro “Elige las fun- drás publicar en Internet.
que el programa ya te pro- ciones de Office que quie-
pone, concretamente ésta res instalar”, están todas las Acceso a datos: estas funciones son avanzadas. Instálalas
funciones. Se van mostran- si necesitas tener acceso a datos externos, como a bases
do al ir seleccionando cada de datos y a objetos VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
o pulsar en una de las entradas de la úl-
para seleccionar cualquier tima imagen del paso 5 , y Herramientas de Office: accede a funciones opcionales
otra. En cualquier caso, tras pulsar . en Office como imágenes adicionales, el corrector ortográ-

7
la elección, pulsa . fico, Microsoft Graph (permite crear gráficos en Word, PowerPoint

5
Tras la elección, pulsa o Access), herramienta para crear organigramas, autoresumen
Escoge ahora el tipo de . Comenzará así (permite crear resúmenes de un documento desde Word), etcéte-
instalación que deseas la instalación, ra. Lo mejor es que leas la descripción de cada una de ellas, para
realizar. Con la primera, que así decidas si vas a necesitar estas herramientas o no.

Convertidores y filtros: si vas a usar archivos creados en


otros programas (Lotus, WordPerfect…) o gráficos con
se instalan directamente las Cuando termine, reinicia otros formatos (Autocad, TIFF…), instala estas herramientas. Las
aplicaciones y las funciones Windows y podrás ya utili- necesitarás para poder exportarlos a las aplicaciones Office.

más comunes de cado uno zar Office 97.

16 Nº 131
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

Instalación de Office 2000/2002


Para que puedas aprove-
char todas las funciones de
Office debes primero, ob-
que representa a
tu unidad de CD-
ROM/DVD
que quieres realizar.Así, si
dejas activada la opción que
ahora aparece por defecto,
6 En cambio, si te decan-
tas por , en-
tonces se instalará automa-
siste en personalizar la ins-
talación, y en que seas tú
mismo el que determine

2
viamente, instalarlo. El pro- , se copiarán en ticamente Microsoft Office qué funciones se han de
ceso a seguir es bastante Ahora, haz click en el tu equipo los archivos co- por completo, incluyendo instalar, .

7
sencillo, ya que un Asisten- botón y, en la rrespondientes a los pro- todos los componentes y
te te irá guiando en todo nueva ventana que se mues- gramas y herramientas de herramientas adicionales. En esta ocasión, te vas
momento. No obstante, es tra, activa la casilla llamada Office XP que más se usan. La última posiblidad con- a decantar por esta úl-
recomendable que sepas
exactamente todos los pa- para así aceptar el contrato
sos que debes seguir y tam- de licencia de uso de Offi- ¿Qué funciones de Office deseas instalar?
bién cuál es el significado ce XP. Seguidamente pulsa
de cada uno de ellos. el botón . Son muchas las herramientas de Office que puedes instalar o no. Copia en tu equipo sólo las que vayas

3
A continuación vamos a a utilizar y de esta forma ahorrarás espacio. Te contamos el significado de cada una de ellas.
explicarte todo lo que de- Automáticamente, co-
bes hacer para poder insta- menzará el proceso de Access: si eres un principiante, instálate la ayuda y los
lar Office XP. Si tu versión actualización. Cuando ter- Asistentes, así como la base de datos de ejemplo “Neptu-
es la 2000, no te preocupes, mine, te preguntará si de- no”. Con la Snapshot Viewer podrás enviar informes, sin necesi-
el proceso es prácticamen- seas reiniciar el equipo. dad de que el destinatario tenga Access en su PC. La última fun-
te idéntico. Éste es. Contesta afirmativamente ción sólo es recomendable para los programadores en VBA.

1
con un click en y espe-
Accede al Escritorio de ra a que esto ocurra. Luego Excel: igual que en Access, la ayuda, los ejemplos y las
Windows e introduce el sigue en el paso 4. plantillas te facilitan el trabajo. Los complementos repre-

4
primer CD de Office XP en sentan funciones más avanzadas. Por ejemplo, Solver te permite
la unidad lectora. Si tu sis- Después de la ventana, optimizar ecuaciones a través de métodos matemáticos.
tema operativo es Windows obtendrás la del Asisten-
Outlook: es importante que instales la función “Importado-
res y exportadores”, para poder intercambiar datos entre
programas de correo electrónico, o incluso para importar archivos
de otras aplicaciones. Por otro lado, la función “Correo no desea-
Me, 2000 o XP sigue en el te para la instalación de Of- do” te permitirá evitar la entrada de determinado correo.
paso 4. Si, por el contrario, fice XP. Lo primero que te
es Windows 98, antes de la pide es que teclees tus da- PowerPoint: la ayuda y las plantillas te echarán una mano.
instalación se llevará a ca- tos de usuario así como la La característica “Difusión de presentaciones” permite que
bo una actualización de clave del producto otros usuarios puedan ver una presentación a través de una intra-
net. Instala también los convertidores si te interesa poder abrir
desde PowerPoint presentaciones creadas en Hardvard Graphics
o en Lotus Freelance. Los efectos de sonido harán mucho más es-
pectaculares todas tus presentaciones.

Word: la ayuda y las plantillas resultan útiles para todo no-


vato. La herramienta “Reparar texto cortado” recupera do-
cumentos con textos en idiomas de Europa del Este y alfabetos
complejos. Sólo si vas a decorar documentos, instala los bordes.

Windows y de componen- Esta última la encontrarás Funciones: éstas son utilizadas por todas las aplicaciones
tes del sistema para que así en el reverso de la caja del Office. La función Clip Organizer ocupa mucho espacio en
Office XP pueda funcionar CD en una etiqueta amari- disco, ya que incluye imágenes y temas para tus documentos. La
correctamente. En este úl- lla. Después, pulsa una vez función “Soporte internacional” sirve para ver documentos en
timo caso, las ventanas que sobre . otros idiomas, como japonés o hindú, y las herramientas de co-

5
obtendrás de manera con- rrección sriven para varios idiomas. Instala sólo los archivos de
secutiva serán éstas: Activa ahora la casilla idiomas en los que vayas a trabajar. Las funciones con la coletilla
y pincha . Ob- “Web Components” te resultarán sólo útiles si vas a publicar pági-
Nota: si no aparece tendrás luego una nueva nas web desde Excel y Access. Y sólo si vas a programar en VBA,
ninguna de estas ventana en la que debes ele- deberás entonces instalar su ayuda.
pantallas, haz do- gir el tipo de instalación
ble click en Herramientas: éstas son aplicaciones auxiliares. Algunas
y ya en el icono sólo aparecen en Office XP, como los Complementos de eti-
quetas inteligentes, y otras ya se incluían en versiones anteriores:
Información del sistema, Microsoft Graph (para crear gráficos en
Word, Access y PowerPoint), la Barra de acceso directo, Microsoft
Photo Editor (para digitalizar y editar imágenes fotográficas), o el
Editor de ecuaciones (inserta símbolos matemáticos y ecuaciones
en documentos). También podrás guardar la configuración de tus
aplicaciones Office a través de un Asistente.

18 Nº 131
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

tima, así que elígela ahora,


, y pulsa so- 9 Para ver todas esas fun-
ciones que incorpora
,y
esa función y todas las sub-

15
bre el botón . Ya en cada programa, sólo tienes funciones que incluye que-
la nueva ventana, debes que hacer click en el signo darán así instaladas en el Cuando concluya, te lo ha- Activa entonces la
marcar las casillas corres- disco duro. Con el tercero, rá saber con un mensaje co- entrada
pondientes a los programas , mo éste:

14
de Office que quieres ins- y así se desplegará una lis- la función se instalará en el
talar, por ejemplo todos: ta pormenorizada de todas disco cuando la vayas a uti- Office XP incorpo-
esas herramientas lizar por primera vez. En ese ra un sistema de y pulsa . Una ven-
momento, Office te pedirá protección antipiratería tana te dará información so-
el CD de instalación. Cam- que se denomina “Activa- bre el proceso. Léela y pul-
bia a la última posibilidad ción de Microsoft Office”. sa .Ya, por último,
de todas, , si no deseas Éste asegura que la clave rellena tus datos persona-
instalar esa función. del producto, introducida les, pulsa otra vez

12
durante la instalación, no es y después sobre el botón

10
Sabiendo todo esto, utilizada en otros equipos. .Tu producto Micro-

8
Verás que cada fun- decide qué herra- Tras instalar Office XP, de- soft ya está activado, y po-
Una vez que hayas de- ción está acompa- mientas se copiarán en tu berás activarlo, para que así drás usarlo libremente.
cidido los programas ñada de un símbolo. Cada disco (en el apartado “¿Qué puedas usarlo sin restric-
uno de ellos funciones de Office deseas ciones. Es posible hacerlo
que deseas instalar, activa tiene un significado. Por instalar?” encontrarás el sig- vía telefónica (poniéndote
y pulsa sobre . La ejemplo, éste, , indica nificado de cada una). Lue- en contacto con Microsoft)
nueva ventana te muestra que la función correspon- go pulsa y des- o también a través de In-
una lista con los programas diente se instalará comple- pués sobre . ternet. Para ello, accede a

13
de Office XP y te permite ta en el disco duro. cualquier aplicación Office
seleccionar las funciones Si lo deseas, puedes cambiar Comenzará el pro- con un click en ,
que se instalarán de cada esto. Por ejemplo, pincha ceso de instalación. y en la
uno de ellos: sobre ese mismo símbolo, entrada correspondiente:
y podrás ver los distintos Aparecerá esta ventana:
modos de instalación:

11 El primero de todos
ya lo conoces. Elige


por ejemplo el segundo,

Nº 131 19
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

Microsoft Word de la A a la Z
A K L M N
C B

D J
O P
E F G H I J Ñ

P Q X
R

S
T

Y
W X

puedes ya diseñar un docu- y ese texto pasará al Porta-


Barra de título Gestión mento para enviarlo por co- papeles de Office. Si el que Tablas
Muestra el nombre del pro- de ficheros rreo electrónico. En Office pulsas es este otro, Pincha sobre este icono, y
grama, , y el Estos cuatro botones corres- 97 y 2000,cuando pulsas so- obtendrás así de esta forma
del documento que está ac- ponden a funciones muy ha- bre un botón para activarlo en tu pantalla una pequeña
tivo, . bituales en cualquier pro- éste aparece como hundido: lo que llevarás al Portapape- cuadrícula como ésta:
grama. El primero de todos les será una copia de la se-
ellos sirve para crear un do- lección. Después, coloca el
Botones cumento nuevo en blanco. En cambio, en Office 2002, cursor donde quieras dejar
de tamaño El segundo te permite abrir queda sombreado en otro el texto cortado o copiado,y
Los superiores, , sir- uno ya existente. El tercero color más fuerte: pulsa
ven para minimizar, restau- se utiliza para guardar los
rar y cerrar Word,respectiva- cambios realizados en el do-
mente. Mientras que el que cumento y, con el cuarto, Cuando un botón aparece
aparece justo debajo, , Configuración en color gris
debes utilizarlo si deseas ce- El primero de estos tres bo- quiere decir que no puedes Selecciona en ella tantas fi-
rrar el documento activo. tones te permitirá imprimir utilizarlo en ese momento. las y columnas como desees
el documento que tengas en En este caso,mientras no se- insertar en tu documento
tu pantalla. El siguiente te lecciones texto en tu docu- (justo en el lugar donde ten-
Barra de menús muestra una vista preliminar mento,no podrás copiarlo. gas colocado el cursor). Por
Desde ella,puedes acceder a de éste, y el último sirve ejemplo,esta selección
todas las opciones de Word. para llevar a cabo una revi-
Haz un doble click en uno sión ortográfica de todo el Deshacer
de sus títulos, por ejemplo documento o del texto que y rehacer
sobre , y se mostrarán tengas seleccionado. En caso de equivocarte, po-
todos los comandos englo- drás con el primer botón
bados bajo él: deshacer la acción realizada.
En Office 97,un simple click Portapapeles Pulsa el segundo, y se volve-
es suficiente para desplegar Selecciona un bloque rá a llevar a cabo la última
todas las entradas. de texto,pulsa en acción que hayas deshecho.

20 Nº 131
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

da lugar a una tabla de dos fi- cumento. Éstos son combi- fico. Haciendo click en ella te muestra todos los fiche-
las y dos columnas, es decir, naciones de formatos que se Bordes y color con el botón dere- ros que contiene.Selecciona
una tabla 2x2: aplican de una sola vez al Con el primer botón podrás cho del ratón,obten- uno de ellos, ,
texto que tengas selecciona- asignar un borde al texto se- drás una lista de po- y ya a la derecha podrás ver
do o también a lo que escri- leccionado o a la tabla que sibles correcciones: una vista previa de su conte-
bas a partir de entonces. hayas marcado. nido. Las funciones de esta
Desde esta segunda lista, El segundo sirve para cam- ventana son muy similares a
, puedes es- biar el color de texto. Pulsa Selección las de guardar ficheros.
Zoom y ayuda coger el tipo de fuente que en la pequeña fle- Si un bloque de texto se
Desde justo la lista quieres aplicar a lo que va- cha de su derecha, muestra en color “inverso”,
puedes yas a escribir o al texto que y aparecerá de esta manera significa que está seleccio- Vistas
seleccionar el por- tengas marcado: una paleta de colores: nado.Todo lo que hagas en- Existen varios modos de ver
centaje de zoom tonces se llevará a cabo en un documento:normal,dise-
Uno muy pequeño, ese bloque, por ejemplo, ño web, diseño de impre-
, reduce el do- aplicarle un determinado sión y esquema.
cumento, para que tipo,tamaño y color de fuen-
tengas una visión te,copiarlo,pegarlo,etc…
global de él. Por el contrario Barras de
un zoom mayor, , au- desplazamiento
menta el texto y, aunque para que selecciones en ella Cursor Sirven para moverte más rá-
ahora ves con mucho más el tono que prefieras. Te indica en qué parte del pidamente a través de todo
detalle,pierdes perspectiva. documento estás situado. el documento.
Pincha en el segundo icono, Haz click en una zona y allí
Tabulaciones quedará colocado. Si escri-
Al hacer click en este icono, bes entonces,lo harás desde Desplazamiento
y se mostrará el Ayudante de De forma similar,en la terce- aparecen todos los distintos esa zona en concreto. Estos dos iconos con esta
Office.Pulsa en él,escribe tu ra lista, , es posible es- tipos de tabulaciones. Estos flecha y sirven para
pregunta coger el tamaño de fuente son: centrada, derecha, deci- desplazarse por elementos
que deseas aplicar. mal e izquierda. Es decir, , Cuadro de diálogo del documento,por ejemplo
, y . Una de las ventanas más co- por páginas. Con el central,
Tras visualizar el tipo de ta- munes en cualquier aplica- , seleccionas ese elemen-
Estilo bulación, debes hacer click ción es la de Abrir un docu- to en cuestión:
y presiona Ñ.Te mostrará te- Con ellos das el estilo negri- en la regla para fijarla, mento. Aparece siempre
mas muy relacionados con ta , cursiva cuando pulsas sobre
tu duda: o subrayado simple En esta lista superior,
respectivamante al texto , debes
que tengas seleccionado o al primero seleccionar la uni-
que vayas a escribir. dad o carpeta en la que se Barra de estado
Reglas encuentra el documento Ofrece información sobre el
Son útiles para conocer el Word que deseas abrir. La documento, como pueden
Alineación tamaño de los márgenes y parte inferior, ser el número de la página
Con el primer icono aplicas para tener referencia de las actual, , o la cantidad
una alineación izquierda al distancias en el documento. total de ellas que hay en el
párrafo que selecciones, y documento, .
con el segundo una alinea-
ción de tipo centrada. Área de trabajo
Elige el que desees y de esta Muestra el documento para Panel de tareas
forma obtendrás ayuda. escribir en él o modificar su
Viñetas contenido. Si tu versión de Office es la Así, existen funciones relacio-
y sangrías 2002, encontrarás nada más nadas con el formato de texto,
Más botones Los dos primeros iconos sir- abrir Word el denominado Pa- creación de nuevos documen-
No todos los iconos que ven para crear listas numera- Corrección nel de tareas (también ocurre tos, Portapapeles de Office,
contiene una barra de herra- das gramatical en Excel y PowerPoint). Éste búsqueda, inserción de imá-
mientas están a la vista. Sólo Un subrayado ondulado ver- aparece a la derecha de la genes prediseñadas, combi-
aparecen los que se emple- de indica posibles errores ventana de Word y se puede nación de correspondencia o
an habitualmente. Si haces gramaticales. Pulsa sobre la abrir y cerrar de manera total- incluso traducción.
un click en esta marca, po- o con números palabra con el botón dere- mente independiente:
drás ver y utilizar otros mu- Tras hacer click en uno de cho del ratón y sabrás la so- Su contenido cambia según la
chos: ellos, cada vez que pulses Ñ lución: función que selecciones desde
se añadirá directamente una su lista superior:
nueva viñeta o se continuará
esa numeración que hayas Corrección
empezado. Los dos últimos ortográfica
sirven para disminuir y au- Las palabras subrayadas en
mentar la sangría de los pá- rojo tienen un error ortográ-
rrafos. Así
Tipo de fuente quedarán ya
Despliega la primera lista, sangrados
,y podrás ver los es- unos respec-

tilos disponibles para un do- to a otros.

Nº 131 21
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

Excel de la A a la Z
A E B
C
D

G
F
H
N

I
K

J L

M N
O P
Ñ
Q

En la versión de Office 97,


Barra de título Barra horizontal esta barra y la anterior ( )
En ella está el nombre de la estándar no comparten espacio, apa-
aplicación y el del libro de Contiene botones para ha- recen una bajo la otra.
trabajo activo: cer acciones muy genéricas
y habituales de una
hoja de cálculo. Por poner Barra de fórmulas
un ejemplo, abrir y guardar Muestra en todo momento
Botones libros de trabajo, el contenido real de la celda.
de tamaño Así, si lo que seleccionas es
Úsalos para minimizar, res- una celda que por ejemplo Al seleccionar varias celdas
taurar y cerrar el programa o crear gráficos, contiene una fórmula, en una hoja, su fondo queda Encabezados
Excel,respectivamente. así sombreado en otro color de fila
para así resaltarlas del resto. Cada fila va numerada con-
podrás ver en ella su sinta- secutivamente. En total, en
Barra de menús Barra horizontal xis, , y no el re- cada hoja de cálculo de Ex-
Pincha en uno de sus títulos, formato sultado: .
Encabezados cel hay 65.536 filas.
y podrás ver los comandos Puedes utilizarla para apli- de columna
de Excel que están engloba- car distintos estilos y forma- Cada una de las columnas
dos en él.Todas las acciones tos a los datos de una hoja. Selector de hoja está identificada por una o Área de trabajo
que puedes realizar en esta Por ejemplo, el tipo de letra Haz un click aquí y toda la por dos letras. En cada hoja Está compuesta por celdas.
hoja de cálculo se muestran , su tamaño hoja de cálculo completa existe un total de 256 co- Como se ve, cada celda es la
clasificadas en cada uno de , o los estilos negrita, quedará se- lumnas, que van rotuladas intersección de una fila y de
los distintos menús. cursiva y subrayado: leccionada. desde la A hasta la IV. una columna.

22 Nº 131
En una de estas celdas puedes in-
troducir todo tipo de datos: texto, Barras
números o fórmulas. de desplazamiento
Para “llamar” en Excel a una celda, Utilízalas para así moverte rápida-
debes hacer referencia a su enca- mente por la hoja de cálculo.
bezado de columna y de fila.Se tra-
ta de un método muy similar al
que se emplea en el famoso juego Manejo de dibujos
de los barquitos. De esta forma, Con un click en la flecha del botón
para hacer referencia a la celda in- , podrás editar el objeto
tersección de la columna C y la fila que tengas seleccionado, para, por
10,has de escribir,C10. ejemplo, reflejarlo, girarlo, reorga-
nizarlo,etcétera.La flecha,
te permite seleccionar obje-
Celda activa tos, para desplazarlos, borrarlos,
Para fijar una celda como activa, copiarlos o recortarlos.
debes hacer click sobre ella. Un El último botón, sirve exclusiva-
borde aparece a su alrededor para mente para hacer girar objetos.
de esta forma destacarla del resto.
Todo lo que hagas entonces se lle-
vará a cabo justo en ella, por ejem- Formas
plo el introducir datos, aplicar for- Despliega el primero de los boto-
matos,etcétera... nes, , y podrás acceder a
formas “prefabricadas”, como fle-
chas, estrellas o bocadillos de có-
Asistente mic. Los siguientes iconos te per-
para gráficos mitirán (por orden consecutivo)
Ésta es una ventana muy represen- trazar líneas, flechas, rectángulos,
tativa de Excel. A través de ella, elipses, crear cuadros de texto,
puedes plasmar en un gráfico los wordarts (textos con formas y co-
datos que previamente tengas se- lores especiales), o insertar imáge-
leccionados en una hoja de cálcu- nes de Office (cliparts).
lo. Siempre que en la barra de títu-
los de una ventana veas la palabra
, querrá decir que te en- Edición de formas
cuentras ante un ayudante de Offi- Pincha en la flecha de cualquiera
ce.Éstas son herramientas especia- de estos botones,
les que te van guiando a la hora de
realizar una acción determinada,
en este caso, al crear un gráfico. y aparecerá una paleta de colores:
Sólo debes ir haciendo click en el
botón que aparece en
este tipo de ventanas, e irás avan-
zado por los distintos pasos para
crearlo. Esta ventana en concreto
aparece en pantalla cuando haces
click en el botón
que hay en la barra de herra-
mientas estándar.
Desde ella, podrás escoger el tono
que llenará el interior de la forma
Pestañas de hojas seleccionada, su borde, y el color
Cada libro de trabajo nuevo que del texto,respectivamente.
abres al hacer click sobre Para poder cambiar el aspecto de
este botón las líneas están estos botones:
tiene en principio tres hojas de
cálculo, .No
obstante, posteriormente, podrás Con ellos puedes modificar el esti-
añadir muchas más. lo de la líneas y los finales de línea
Para situarte en una, haz click so- (por ejemplo añadir puntas de fle-
bre su ficha y se mostrará su conte- cha).Da sombra a un objeto con el
nido en el área de trabajo superior. icono , y volumen tridimensio-
En el caso de que un libro tenga nal con el último de todos.
muchas hojas, y no puedas ver to-
das sus pestañas, puedes utilizar
los botones para así Barra de estado
acceder a todas ellas. Presenta información sobre lo que
Pincha en ellos, y verás la primera, haces. Por ejemplo, cuando intro-
anterior, siguiente y última pesta- duces datos en una celda, aparece

ña de todas las hojas. este mensaje, .

Nº 131 23
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

PowerPoint de la A a la Z
A E
C B Área de notas
D Debajo de la muestra de
cada diapositiva, tienes la
posibilidad de teclear notas.
F Éstas pueden servir como
apoyo, para refrescar la me-
G J moria del orador.

Asistente
de contenido
Esta ventana aparece al abrir
PowerPoint. Se trata de un
Asistente,y te guía en el pro-
ceso para crear una diaposi-
tiva completa. Sólo debes ir
pulsando el botón
que aparece en cada una de
sus ventanas, y podrás en-
tonces ir eligiendo el tipo de
I presentación, su estilo, su
fondo,etcétera…

Barras de
desplazamiento
Puedes moverte por el con-
tenido que se muestra en el
área de trabajo . Utiliza
los iconos y para des-
plazarte directamente a la an-
L terior y siguiente diapositiva.
H
K
Visualización
M Pincha en y accedes a la
Vista normal, cuyo aspecto
coincide justo con la ima-
Barra de títulos Barra horizontal Esquema de Área de trabjo gen grande esta página. Con
Aquí ves tanto el nombre de estándar la presentación de powerPoint , cambias a Vista esque-
la aplicación como el de la Contiene botones que reali- En él, aparece un icono, , En él, se muestra todo el ma, y sólo verás el texto de
presentación activa. zan acciones habituales para por cada una de las diaposi- contenido de la diapositiva tus diapositivas. Pulsa sobre
cualquier programa, como tivas que contenga la pre- que tienes activa justo en ,y pasarás a Vista Disposi-
son abrir,guardar o imprimir sentación, así como el título ese momento. va, así desaparecerá el panel
Botones ficheros, pero también otros y el texto de la misma. Haz Esquema de presentación
de tamaño mucho más específicos de click en uno de estos ico- . La Vista clasificador de
Utiliza los botones superio- aplicaciones de diseño de nos, y la diapositiva corres- diapositivas, , te presenta
res para minimizar, restaurar presentaciones,como éste: pondiente pasará a mostrarse todas ellas en miniatura. Y,
y cerrar el programa. Los in- en la ventana de muestra que por último, el botón las
feriores hacen también lo hay justo a la derecha . muestra a pantalla completa.
mismo, pero con la presen- Úsalo en el caso de que quie- En la versión 97 de Power-
tación que tengas abierta. ras añadir diapositivas nue- Point, este panel no existe, y
vas a una presentación. en PowerPoint 2002, dispo- Barra de dibujo
ne de dos pestañas: Esta barra sirve para la crea-
Barra de menús ción y edición de gráficos,
Todos los comandos que Barra horizontal imágenes y textos.
puedes emplear en este pro- formato
grama se encuentran en esta Incluye botones que te per-
barra, siempre agrupados y miten dar formato al texto Barra de estado
clasificados por títulos. de las diapositivas, o al as- Pincha en la primera,y su as- Te da información sobre la
Haz doble click sobre cual- pecto de éstas en general.Es pecto será idéntico al que te presentación, como puede
quiera de ellos, y se desple- decir, podrás cambiar su co- hemos explicado.Y un click ser el número de diapositi-
gará entonces para mostrar- lor de fondo,su diseño,el as- en la segunda, mostrará una vas, , o la
te de esta forma todos los pecto de sus objetos o del vista previa en miniatura de plantilla usada en esa pre-
comandos que contiene. texto que contengan,etc... cada una de las diapositivas: sentación, .

24 Nº 131
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte

Primeros
pasos
Ahora ya es el momento
de ponerse a trabajar y pa-
ra ello vas a crear un senci-
llo documento, una sencilla
carta muy básica.
Trabajar con un docu-
mento conlleva crearlo, es-
cribir en él, darle la apa-
riencia correcta y guardarlo
para poder recuperarlo en
el futuro. Pero vayamos des-
pacio, lo primero que debes
hacer es dar tus primeros
pasos con este procesador
de textos. Introducirás tus
primeros caracteres en tu
primer documento.

1 Para abrir Word, pincha


consecutivamente en
, sobre y en
. Aparecerá
directamente la ventana
principal de este programa
(la que ya te mostramos en
la entrega anterior), con un
documento en blanco en
pantalla preparado para que
introduzcas ahora en él to-
do lo que desees.
Cuando se crea un docu-
mento nuevo, se abre una
ventana en la que sólo apa-
rece una barra vertical par-
padeante en la esquina su-
perior izquierda

Te enfrentas por primera vez al diseño de un documento. Esta tarea no se basa


simplemente en teclear texto, existen otros aspectos que debes tener en cuenta para
configurarlo adecuadamente. Nosotros te desvelamos cuáles son. A por ellos...

Por una “extraña” razón, sertar gráficos, realizar cál- elementales. Más tarde, en Es el cursor o punto de in-
insistimos muchas veces en culos, añadir tablas, mani- la próxima entrega, ahon- serción. El texto que tú te-
Primeros pasos 66 comparar los procesadores pular imágenes, etcétera... daremos más en estos con- clees aparecerá siempre
Dar formato al texto 68 de texto con las máquinas En esta entrega vamos a ceptos, para mostrarte otras donde está ese punto de in-
Encabezados y pies 71 de escribir. Bien es verdad ayudarte a dar tus primeros posibilidades más avanza- serción. Por ejemplo, en es-
Comprobar e imprimir 72 que éstas fueron uno de los pasos con este programa, das. Pero vayamos poco a te caso vas a redactar una
Gestión de ficheros 74 primeros mecanismos au- mediante la creación de un poco, disponte a crear un carta, así que comienza te-
Conocimientos: tomatizados a la hora de sencillo documento, una documento sencillo. cleando su primer párrafo.
vídeo digital en el PC 76 crear documentos, sin em- carta. El proceso no consis-
bargo, hoy en día, las dife- tirá simplemente en escri-

U
n procesador de textos rencias existentes entre las bir su texto, te enseñaremos
es un programa cuya máquinas de escribir y pro- a configurar este docu- Primeros pasos con Office Nº 131
misión principal es la cesadores de textos hacen mento para añadir en él Word: configuración de documentos (I) Nº 132
gestión de documentos de parecer a aquéllas como de otro tipo de elementos co- Word: configuración de documentos (II) Nº 133
texto. Dicho de otro modo, otro siglo. Hoy no se con- mo formatos, márgenes o Word: trabajos escolares, informes… Nº 134
es una aplicación diseñada cibe un procesador de tex- encabezados y pies de pá- Word: sobres y etiquetas Nº 135
para facilitar en todo lo po- tos que no permita auto- ginas. Sin embargo lo hare- Excel: creación de una factura Nº 136
sible la creación, edición, matizar determinadas tareas mos de una manera muy Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137
modificación e impresión como trabajar con imáge- simple, centrándonos sola- PowerPoint: creación de una presentación Nº 138
de los documentos. nes, corregir el texto, in- mente en las funciones más

66 Nº 132
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte

Para ello simplemente de-


bes comienzar a escribir su
contenido:

Poco a poco, según pulses ben aparecer en tu carta pa- del anterior. Es decir una
las teclas, aparecerán nue- ra completar a sí su conte- nueva línea preparada para

6
vos caracteres, nido, por ejemplo: que escribas en ella:
Tecla ahora su contenido: Como ves, ahora queda
Éste sólo ocupa una línea, un espacio en blanco

3
y el punto de inserción se la inferior queda en blanco. delante de la palabra “Sr.”.
Desplazarte
5
irá desplazando también Para esto, deberás co- También puedes eliminar
hacia la derecha.
por el documento locarte primero en esa Si hubieses escrito algo caracteres (un espacio en

2
posición. Por ejemplo, pue- mal y deseases borrar- blanco es uno de ellos), si-
En Word no es necesa- Que ya tengas parte de tu des pulsar una vez la tecla lo, simplemente deberías si- tuando el cursor delante del
rio hace nada especial carta escrita no significa ı y te colocarás ahí tuar el cursor justo detrás primero que quieres borrar
para forzar el comienzo de que esté rematada del todo. del primer carácter a elimi-
una nueva línea al llegar al Quizá ahora necesites aña- nar, , y pulsar la
final de una, el programa se dir o eliminar texto. Para po- tecla tantas veces como
encarga de ello. De esta for- der hacer esto es necesario letras desees borrar.
ma, si intentas añadir una que aprendas primero a des- o situar el puntero En este caso ocho pulsa-
palabra en esta frase que no plazarte por el documento. ciones serán suficientes pa-
cabe en la línea, Word la Esto puedes hacerlo de di- ra así poder eliminar la pa-
añadirá directamente en ferentes maneras: a través labra “Estimado” que nos
una nueva: del teclado o del ratón.Aho- sobra ahora: .

3
ra te enseñamos ambos mé- y hacer un click justo en
Sabiendo el funciona- todos de una manera muy ese lugar,
miento fundamental de general, pero en el cuadro
este procesador de textos, “Moverte en el documento
termina de escribir el pri- con el teclado” encontrarás
mer párrafo de tu carta: otras combinaciones de te-

4
clas que te resultarán muy Como ves, en ambos casos, y presionando ya sobre la
Ahora llega el momen- útiles a la hora de despla- obtienes el mismo resulta- tecla tantas veces como
to de comenzar un nue- zarte por un documento. do: el cursor se coloca allí. letras a eliminar. Esta vez,

1 4
vo párrafo. Es decir, deseas una simple pulsación de la
acabar la línea antes de lle- En este caso, deseas aña- En este caso, necesitas tecla será así suficiente:
gar al margen. En este caso, dir nuevas líneas y pá- otra línea en blanco .

7
te verás obligado a pulsar la rrafos por encima del que
tecla Ñ. Hazlo, y forzarás el por ahora es el primero, así Ya sabes cómo mover-
comienzo una nueva línea que coloca el puntero en te por un documento a
y de un nuevo párrafo: esa posición tu antojo, ahora termina ya
de completar tu carta con
la fecha y los datos del re-
mitente.

Moverte en un documento con el teclado


5
y haz click. Justo en ese lu- más, así que presiona Ñ y
Ya puedes teclear un gar quedará aho- la obtendrás:
nuevo párrafo de forma ra situado el pun- Nuevamente pul- Para desplazarte Pulsa
similar a como has hecho to de inserción. sa la tecla ı para Un carácter a la izquierda £
antes con el primero: Aquí está: colocarte en esa Un carácter a la derecha •
Un carácter arriba ı
Un carácter abajo ƒ
Una palabra a la izquierda +£
Una palabra a la derecha +•
Al final de una línea

2
Al principio de una línea
Vuelve a pulsar la tecla Ñ , Presiona entonces la te- primera línea: Al final del documento +
y si es necesario añade el cla Ñ y añadirás un Como ves, primero creas la Al principio del documento +

resto de los párrafos que de- nuevo párrafo por encima línea y luego vas a ella.

Nº 132 67
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte

mente a seleccionar texto, más genérico para selec- pleto haciendo click tres ve-
en el denominado como cionar. Sin embargo, existen ces consecutivas sobre cual-
Si tu documento consta de “Formato de carácter”te en- algunas formas más espe- quiera de sus caracteres
varias páginas o no puedes señaremos a aplicar un de- ciales y además muy útiles.
visualizar el contenido com- terminado formato al texto Por ejemplo, para marcar
pleto de una, tendrás que tengas seleccionado. una sola palabra, deberás
que utilizar la barra de Así que comenzamos con el colocar el puntero del ra-
desplazamiento verti- método más genérico de se- tón sobre ella, ,y
cal de la derecha para leccionar, que consiste en realizar una doble pulsa-
ver las distintas partes hacerlo a través del ratón. ción.Automáticamente so-
de un documento , Para ello, haz click junto de- lo ella quedará marcada:
Así, un click en la fle- lante del primer carácter

4
cha o te llevará que ahora desees marcar
una línea hacia arriba o Para marcar una única
hacia abajo respectiva- no sueltes el botón iz- línea, coloca el cursor
mente. Mientras que quierdo del ratón y arrastra en la barra de selección jus-
los iconos y te hasta el último carácter a in-
desplazarán a una pá- cluir ya en esa selección,
gina anterior o siguiente
respectivamente. Suelta entonces el ratón, y
podrás ver que el texto mar- to delante de ella, Todo él quedará marcado: Todo él quedará marcado:

6
cado aparece resaltado en (el cursor toma forma de
Seleccionar texto otro color que lo distingue: flecha, y apunta a esa línea), Por último, para selec-
Cuando desees realizar y haz click. Sólo esa queda- cionar todo el texto de

2
una acción sobre un frag- rá marcada: un documento, mantén pre-

5
mento de texto determina- Para quitar una selec- sionada la tecla y haz
do, primero deberás selec- ción, haz click en cual- También puedes selec- click justo en la barra de se-
cionar éste y luego elegir el quier zona del documento, cionar un párrafo com- lección
comando deseado. Este es fuera de lo que ya está mar-
uno de los principios fun- cado, por ejemplo aquí,
damentales en la edición de
texto de Word, primero se- Desaparecerá la selección:
leccionar, después actuar.

1 En este apartado te va-


mos a enseñar única- 3 Como ya te hemos di-
cho, este es el método

Dar formato al texto puedes cambiar el tipo de


letra al texto seleccionado.
cambio, si la letra que has
seleccionado te gusta y pul-
Con , en negrita
, y
Utiliza la barra de sas , el cambio se apli- con , en ne-
Word posee dos unidades se encargan de ese tipo de desplazamiento ver- cará directamente en tu do- grita y cursiva a la vez:
fundamentales de texto: el acciones, así que ahora re- tical cumento: . Eli-
carácter y el párrafo.Tanto currirás a los menús. para ver el nombre ge esta última.

1 5
caracteres como párrafos de todas las que pue-
poseen sus propias carac- Lo primero de debes ha- des utilizar desde Word. De forma parecida, uti-
terísticas de formato que cer es seleccionar aquel Cuando localices el nombre liza la lista
determinan el aspecto de bloque de texto al que de- de aquella que quieres em- de la derecha

4
cada uno de ellos. Entre las seas cambiar el formato, plear, haz click en él, para escoger el
opciones de formato de ca- Ya sabes cuál es el fun- tamaño de la
rácter están la fuente, el ta- cionamiento básico de fuente. Éste vie-
maño, negrita, cursiva, su- este cuadro de diálogo, así ne dado en pun-
brayado, color del texto, que lleva a cabo de nuevo tos, y cuanto ma-
etcétera… Las caracterís- Luego, despliega el menú el paso número 1, pero se- yor sea, mayor será el
ticas básicas de formato de y elige la entrada leccionando otra línea a la tamaño de la letra. Por ejem-
párrafo incluyen alinea- . Obtendrás un cua- y en el cuadro de muestra que dar formato: plo, elige y la selección
ciones, sangrías, tabulacio- dro de diálogo que recoge de la parte inferior podrás tomará ahora este tamaño:
nes, espaciados, etcétera… las opciones del formato de ver su aspecto: .

6
carácter más importantes.
Formato
2
También puedes cam-
de carácter Para que veas su signi-
ficado, vamos a hacer
biar el color de la letra.
Para ello, despliega la lista
Para aplicar un formado un recorrido por todas
de carácter determinado, ellas.Así, desde la lista

3
puedes recurrir a la barra Ahora, desde la lista
de herramientas formato de Si ahora pulsas el botón puedes cambiar el estilo de
la parte superior, o a los me- , se cerrará la la letra.Así, si seleccionas la
nús de Word. En la entrega ventana actual y no se apli- entrada llamada el
anterior, ya te indicamos cará ningún cambio de for- texto quedará en cursiva

cuáles eran los botones que mato en tu documento. En .

68 Nº 132
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte

y aparecerá una paleta de


colores desde la que esco-
ger entre diversos tonos:
tante definir los párrafos. En
Word, para finalizar un pá-
rrafo y comenzar uno nue-
minar el espaciado que de-
be haber entre los párrafos
marcados, por ejemplo:
5 Y ahora vas a tratar el
concepto de sangría. La
sangría se aplica a párrafos
vo, hay que pulsar la tecla individuales y es la distan-
Ñ . Word inserta entonces cia entre los párrafos y los
una nueva línea en blanco márgenes del documento.
y sitúa el cursor al princi- En principio, los párrafos se
pio del párrafo siguiente. escriben a ras del margen,

1
Pulsa y verás el re- sin ninguna distancia
Para aplicar un formato sultado: Sin embargo, a veces se ha-
de este tipo, no hace fal- ce necesario recurrir a las
En esta entrega no vas a ha- ta que selecciones el párra- sangrías para entresacar pá-
cer uso de esta opción, así fo completo, simplemente rrafos unos respecto a otros
que no cambies ahora el co- coloca el cursor en cual- y así mejorar el aspecto glo-
lor de la letra. quier zona de él, por ejem- bal del documento. El mé-

7
plo . todo más rápido para apli-

2
Por último, y según tu car sangrías es hacerlo a
versión de Word, en- En este caso, vas a cam- través del ratón, mediante
contrarás un número dife- biar la alineación de la el desplazamiento de estas
rente de casillas de verifi- fecha. En la barra de herra- marcas:

6
cación en la parte inferior mientas superior tienes cua-
de este cuadro de diálogo. tro botones dispuestos pa- Por ejemplo, lo prime-
Te servirán para aplicar dis- ra tal fin: ro que debes hacer es
tintos efectos especiales a situar el cursor en alguna
tus textos. En el cuadro
“Efectos de texto”, encon- El primero de ellos corres-
trarás el significado de ca- ponde a la alineación iz- parte del párrafo cuyas san-
da uno de ellos. quierda (la que actualmen- grías quieres variar

8
te tiene ese párrafo), y
Una vez elegidas las ca- como ves, el texto queda
racterísticas de tu tex- pegado al margen izquier-
to, pulsa el botón y do. Esta vez, elige la y arrastrar desde esa marca
podrás ver el cambio di- alineación derecha
rectamente en el texto de y ese párrafo quedará pe-
tu documento: gado al margen derecho:
para desplazar ese párrafo
hacia la derecha

Efectos de texto
Casilla Efecto Explicación
Dibuja una línea a lo largo del texto

3 Seguidamente, selec-
ciona el que es el cuer-
po de la carta
seleccionado
Dibuja una doble línea para tachar
el texto
Si realizas una acción erró- y pulsa en el tipo de aline- Eleva el texto sobre la línea base
nea, podrás deshacer sus ación justificada, y lo reduce de tamaño
efectos con un simple click Ella se encargará de Desciende el texto y lo reduce de tamaño
en el botón repartir el espacio exis-
tentes entre las palabras pa- Agrega una sombra
ra que todas las líneas de ca-
da párrafo tengan la misma Muestra los contornos del texto
longitud:
Formato
4
Muestra el texto como relieve
de párrafo Haz click ahora en la
entrada y sobre
sobre la página
Para poder aplicar este ti- . Desde la ventana Muestra el texto como grabado
po de formato, es impor- que obtienes, podrás deter- en la página
Si el texto seleccionado está en
minúsculas, lo pone en mayúsculas
y lo reduce de tamaño
Pone el texto en mayúsculas

Evita que el texto aparezca en pantalla


o en la copia impresa

70 Nº 132
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte

Configurar los márgenes acción con el margen que


hay a la derecha,

Esta acción de configura- cambiar el margen izquier-


ción de páginas puedes lle- do, colocar el cursor en es-
varlas a cabo una vez esté ta posición con el superior
escrito el contenido del do-
cumento, o también antes
de teclear nada en él. En es- y arrastra hacia la izquierda

9
ta entrega lo hacemos des- o hacia la derecha según
Cuando sueltes, podrás ver Repite el proceso con pués. En la próxima entre- quieras disminuir o au-
el resultado: el resto de los párrafos, ga lo haremos al principio mentar ese margen, por

7
hasta que adquieran el for- como configuración previa ejemplo hacia aquí
También suele ser muy mato y el aspecto que de- de una plantilla.

1
habitual en los párrafos sees. Nosotros hemos opta-
que la primera línea apa- do por este: Los márgenes de la pá- lo aumentas. Podrás com- e inferior,
gina indican la cantidad probarlo porque la zona
de espacio en blanco entre gris (la que representa la
el texto y los bordes de la margen) es mayor:
página. Cada página tiene
cuatro márgenes: izquierdo,

2
derecho, superior e inferior.
El modo más rápido de mo- En este caso no será ne-
dificar márgenes consiste cesario, pero ten muy
en hacerlo desde la regla en cuenta que también po-
horizontal de Word. Para drías realizar ya esa misma

Encabezados y pies de página rás el resultado en esa zona


del encabezado:

Son textos o dibujos que


se repiten en la parte supe-
rior o inferior de todas las
trado respecto a los márge-
nes, así que pulsa primero 3 Si opinas que el enca-
bezado ha quedado un

páginas de un documento.
Son muy útiles para tra-
rezca más adentrada hacia tados técnicos, en los que
la derecha. Esto lo consi- el título del capítulo o sec- en el botón que se encarga poco alto, puedes bajarlo.
gues fácilmente mediante ción aparecen en la cabe- de fijar este tipo de Para ello, colócate al co-
el establecimiento de una Si pulsas el botón cera, o para recordar al lec- alineación, mienzo de su primera letra
sangría de primera línea. Es aparecerán una serie tor en contexto en el que
decir, coloca el puntero en de símbolos en tu página: se encuentra o el número
esta marca, de la página actual.También
son de gran utilidad para
Los puntos, , indi- incorporar dibujos como lo- Luego, pincha en y y presiona varias veces la te-
y arrastra hasta la posición can que en esa posición hay gotipos o cabeceras con la y escoge el tipo cla Ñ , por ejemplo dos ve-
deseada, un espacio en blanco, mien- dirección o incluso el nom- ces. Bajará él y el resto del
tras que la marca es in- bre de la empresa. contenido del documento:

4
dicadora de que en ese lu- En esta entrega te vamos
gar comienza un nuevo a enseñar a introducir en- El encabezado ya está
Quedará así: párrafo ya que presionaste cabezados y pies de página creado, ahora llega el

8
la tecla Ñ. De esta forma, si muy sencillos. En las si- el tamaño de letra momento de ponerse ma-
Repite el proceso con seleccionas una de estas guiente profundizaremos y el efecto: .Tras nos a la obra con el que se-
la sangría derecha, marcas muchos más, consiguiendo pulsar el botón , ve- rá el pie de página.
que sean diferentes para las
distintas páginas o que in-
y presionas la tecla eli- corporen gráficos.

1
Llévala ya hasta el lugar de- minarás la marca de párrafo
seado y la línea siguiente pasará Para ver los encabeza-
arriba formando parte en- dos y pies de página de
tonces del párrafo superior: un documento, despliega el
. menú y elige ya la en-
y el aspecto definitivo de tu Además, tomará el formato trada .
párrafo, cuando sueltes el de ese párrafo. Podrás visualizarlo, junto
ratón, será este: con una nueva barra de he-
rramientas:

2 En este caso, tu enca-


bezado contendrá el

nombre de tu empresa cen-

Nº 132 71
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte

Para ello, pincha una vez en


el botón
que hay en la nueva
Allí aparecerá:
6 Para salir ahora de la
vista encabezado y pie
de página, pulsa una vez di-
barra de herramientas que rectamente sobre el botón
ha aparecido.Te situarás en . Tu documento se
la parte inferior mostrará como al principio,
y los encabezados y pies de
página se mostrarán en otro
color más tenue para indi-
car que lo son

5
Después pincha en el No obstante,si más tarde de-
En este caso, vas a aña- botón cides imprimir el docu-
dir la fecha actual. Para y la fecha actual quedará mento, el encabezado y el
ello, pulsa una vez en centrada respecto a los már- pie tendrán el mismo color
el botón genes: que el resto del documento.

Bordes en tus documentos Luego establece también su


anchura. Hazlo aumentado

2
o disminuyendo este
Aunque en la entrega si- Pincha entonces en es-
guiente vamos a tratar con te icono
mayor detenimiento todo

3
lo relacionado con la orna- y
mentación y diseño de los Como el borde sólo lo
documentos, en ésta no despliega la lista quieres aplicar en la
queremos dejarte sin que parte superior de tu docu- Al final, sólo debe quedar el
apliques una nota de color mento, deberás hacer click borde superior, el resto de-
en tus documentos. Lo ha- en todos aquellos laterales berá desaparecer de la
rás a través de una función para elegir de entre todos en los que quieres que no muestra:

4
de Word que se encarga de los diseños de bordes exis- aparezca, es decir, pincha
aplicar bordes de distintos tentes el que más te guste, consecutivamente en Pulsa entonces una vez
diseños a las páginas de tu por ejemplo sobre el botón
documento. Ahora te indi- de esta ventana y podrás
camos cómo: ver el resultado

1
en el propio
Haz click en y documento:
. Apa- Éste ya dispone
recerá un cuadro de diálo- de un borde
go con diversas pestañas, que lo adorna y
colócate en la denominada mejora su as-
como . pecto.

Comprobación final e impresión continuación, despliega el


menú y elige la en- 4 El paso último y defini-
tivo es el de la impre-
menú
vez la entrada
y elige esta
. Apa-

2
trada . Ob- sión del documento. Para recerá el cuadro de diálogo
Tu carta ya está debida- Si todo está bien, sal de tendrás de esta forma la ello, despliega otra vez el que te permitirá configurar
mente diseñada y redacta- esta vista preliminar ventana que te permite con- las opciones de impresión
da.Ahora llega el momento con un click en .A figurar las páginas. de tu documento.

3 5
de obtener una visión final
de ella que te indique cómo En el caso de Sólo si dispones de va-
quedará al ser impresa. Des- un documen- rias impresoras conec-
pués, sólo tendrás que im- to de una sola pá- tadas a tu equipo o en red,
primirla, y obtendrás así un- gina, las opciones tendrás que desplegar esta
resultado palpable, ya en que debes confi- lista
papel impreso. gurar son pocas. para poder escoger desde

1
Lo único que vas ella aquella impresora des-
Para obtener una vista a hacer es asegu- de la que deseas realizar la
preliminar de tu docu- rarte de que el ti- impresión.
mento, pulsa una vez este po de papel que
botón vas a utilizar es el
correcto. Hazlo
desde la ficha
Obtendrás una vista previa , eligiendo
del aspecto de tu docu- el tipo aquí
mento, que en esta ocasión Acontinuación
es muy sencillo y sólo dis- pulsa sobre el bo-

pone una página: tón .

72 Nº 132
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte

haces click en él, obtendrás se imprimirá una copia de


un cuadro de diálogo cuyo menor calidad, ahorrarás en
aspecto variará según la im- tinta. En cambio, si la im-
presora que tengas instala- presión va a ser la definiti-
da. No obstante, en casi to- va o la que vas a entregar a
tu carta. Por ejemplo, con dos los casos, encontraras alguien, elige la entrada
el valor una pestaña cuyo nombre y la calidad de la
obtendrás cinco copias. hace referencia a los medios copia será mayor.

9
Nuevamente, como tu do- de impresión, .

6
cumento consta de una so- Pincha en ella, y compro- Una vez configuradas
El apartado llamado que tenías situado el cursor, la página, es indiferente que barás que contiene un apar- todas las opciones, pul-
es de gran importancia, , o por un nú- actives o desactives esta ca- tado referente a la calidad sa el botón de las
ya que desde él indicas qué mero determinado de ellas: silla , ya que és- de la impresión dos ventanas que tienes
páginas de tu documento . En este ta se encarga de ordenar las
deben imprimirse. Como tu caso, se imprimirían la se- distintas páginas de un do-
documento sólo dispone de gunda, las que van de la cua- cumento para que estén
una, la opción que aparece tro a la seis, y la décima. preparadas por lotes.

7 8
por defecto es la vá- Así, si lo que deseas es ob- abiertas, y en la bandeja de
lida. En cambio, si tuvieses También puedes deter- Por último, no pode- tener una prueba del as- salida de tu impresora apa-
varias, podrías optar por im- minar el número de co- mos olvidarnos del bo- pecto de tu copia, puedes recerán las copias de tu car-
primir sólo aquella en la pias que deseas obtener de tón llamado . Si elegir la entrada y ta. El resultado definitivo.

Gestión de ficheros debajo es exactamente este


y pulsa
dos posibilidades para
recuperar uno de los
.Tu documento que- documentos que ten-
Una vez debidamente re- caso la carta). Esto debes dará entonces debidamen- gas guardados. Así, si
dactado y diseñado tu do- hacerlo desde esta lista te archivado. Esto lo sabrás ese documento lo has
cumento, es aconsejable . también porque en la barra utilizado recientemen-
que lo guardes. De esta for- Es decir, despliégala y loca- de título aparece ahora el te, nada más pinchar en
ma, podrás volver a recu- liza entonces esa ubicación nombre que le acabas de el menú , podrás
perlo cuando quieras, para de tu disco: asignar: ver en la parte inferior
modificarlo o seguir traba- una lista de los
jando en él.A continuación último documen-
te contamos los pasos que tos utilizados: abrir cualquier tipo de do-

7
debes dar para llevar a ca- cumento:
bo todo esto. Simplemente de- Su aspecto y su funciona-

1
berás pinchar en miento es muy similar al del

4
Con tu documento fe- el nombre de aquel que de- cuadro de diálogo llamado
lizmente acabado en A partir de ahora, cada seas recuperar, por ejem- .

9
pantalla, pulsa el botón vez que pulses el plo sobre
botón y aparecerá de esta forma Lo primero que debes
ya no volverá a aparecer el en pantalla directamente. hacer es seleccionar la
Como todavía no le has cuadro de diálogo anterior, unidad y carpeta en la
asignado un nombre per- el del paso número 1 , que está ubicado el fi-

3
sonalizado, se mostrará en . Simplemente chero, en este caso
pantalla el cuadro de diálo- Una vez hecho esto, si- se guardarán los cambios
go denominado túate en la lista llamada que hayas realizado desde
entonces en tu documento.

5 Por otro lado, si una vez


que has guardado un
documento, despliegas el
menú y eliges la en-
trada , volverá
a aparecer el cuadro de diá-
logo .Así, po-
drás guardar una nueva ver-
sión de la carta, pero con

8
otro nombre, por ejemplo
. No obstante, si el do- .

6
cumento que deseas Luego, en la lista inferior, lo-
Cierra ahora Microsoft abrir lo utilizaste hace ya al- caliza el fichero en cuestión
Word con un click en el gún tiempo, no te servirá y pulsa

2
icono este método.Te verás obli- el botón
Lo primero que debes ,e gado a pulsar el botón
hacer desde él, es se- introduce el nombre de la
leccionar la unidad y la car- carta .Ase- En un instante, se mostrará
peta donde quieres archi- gúrate también de que el La próxima vez que accedas para así acceder a aquella en tu pantalla para que así
var tu documento (en este valor de la lista que hay por a este programa, tendrás ventana que te permite trabajes con él.

74 Nº 132
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte

Configurar
las páginas
Una vez tengas claro el ti-
po de documento que vas a
crear, deberás entonces de-
finir sus características bá-
sicas, como son la orienta-
ción de la página, su tamaño
o sus márgenes.

1 Antes de nada, tienes


que abrir el documento
a partir del cual diseñarás la
carta. Para ello, pincha
en este botón,
Un documento en blanco
aparecerá en pantalla.

2 No escribas nada en él,


y pincha en
sobre
y
. Ob-
tendrás así una ventana con
vairas pestañas.

3 Desde la rotulada como


, puedes deter-
minar ya la orientación de
las páginas y sus
márgenes. Por
ser una carta, es-
tablece un for-
mato vertical
y estos márgenes,

4 Luego pasa a la ficha


, y elige el tamaño
y tipo de papel corriente
para estos documentos, es
decir, DIN-A4,

Cuando escribes una carta, hay elementos de ésta que siempre se repiten: saludo,
membrete, remitente, despedida, firma... Para ahorrarte el tener que teclearlos, puedes
Para terminar, sitúate en la
recurrir a las plantillas. Úsalas para de esta forma crear todo tipo de documentos modelo. ficha , y activa la ca-
silla de verificación
dicar lo que debes hacer pa- cumento que diseñarás co- mas operaciones. Esta vez
ra crear una carta de “ver- mo una plantilla. De esta se trata de la creación de
Configurar las páginas 96 dad”. Con esto no preten- forma, todas las configura- una carta, pero puedes ex- Esta opción es la que se en-
El membrete 97 demos insinuar que la que ciones del fichero quedarán tender este concepto a cual- cargará luego de que el di-
La fecha 100 diseñaste en la entrega an- archivadas en ella, para que quier otro tipo de docu- seño del membrete de la
El resto de la carta 100 terior fuese de “mentira”, todas las cartas que crees a mento, como pueden ser primera página sea diferen-
Guardar una plantilla 101 simplemente queremos re- partir de ella también las faxes, currículums, memo- te al del resto de páginas.
Documentos y plantillas 102 saltar que la que vas a cre- hereden. Podrás crear tantas randos, informes, etc… Pulsa después .
Modificar una plantilla 103 ar será bastante más profe- cartas como quieras y,todas,
sional. Utilizarás opciones absolutamente todas, ten-

E
n la entrega anterior, te más avanzadas de configu- drán la misma configura-
enseñamos a crear una ración de documentos, co- ción y la misma apariencia. Primeros pasos con Office Nº 131
carta muy sencilla. Prác- mo son los saltos de sec- Como ves, el concepto de Word: configuración de documentos (I) Nº 132
ticamente, lo único que hi- ción, el uso de funciones de plantilla es muy práctico, y Word: configuración de documentos (II) Nº 133
ciste fue configurar la única dibujo, tanto de este pro- te ayudará a automatizar la Word: trabajos escolares, informes… Nº 134
página de la que constaba, e cesador de textos como de tarea de configuración y Word: sobres y etiquetas Nº 135
introducir tus primeros ca- otros programas específicos creación de un documento. Excel: creación de una factura Nº 136
racteres,palabras y párrafos. de diseño de imagen, como Te ahorrarás ese tiempo Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137
Ahora vamos a ir un poco Paint Shop Pro.Y, como co- que antes empleabas en re- PowerPoint: creación de una presentación Nº 138
más lejos, y te vamos a in- lofón final, archivarás el do- petir una y otra vez las mis-

96 Nº 133
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte

El membrete nas, el membrete sólo sue-


le aparecer en la primera de
ellas. En el resto, éste no se
Echa un vistazo al infobox muestra o es mucho más

4
“Estructura de una carta”de simple y discreto. Para con-
esta misma página. Podrás seguir que Word pueda ha- Ahora debes colorear- Obtendrás una nueva ven- prisma con pequeñas cel-
ver que el primer elemento cer esto de manera auto- lo. Para ello, pulsa en la tana y, justo desde su ficha das que representan mu-
a configurar en un docu- mática, debes recurrir a los flecha de este botón , se mostrará un chos más tonos:
mento de este tipo es el encabezados y pies de pá-
membrete. Ésta una parte gina.Accede al encabezado
fundamental en la primera con un click en el menú y podrás ver una paleta de
página de una carta, que y sobre la entrada lla- colores
suele incluir el nombre, el mada . Si no tienes suficiente con
logotipo, la dirección, el nú- Aparecerá entonces una zo- los tonos que hay en ella,
mero de teléfono y la di- na punteada, la cual ya co- puedes acceder a otros mu-
rección, tanto física como noces de la entrega anterior chos con un click sobre la
web y de correo electróni- de este curso: entrada .
co, del remitente.
El papel con membrete

2
tiene una apariencia profe-
sional que no tiene un pa- En la parte inferior de
pel en blanco. En los tiem- la ventana, puedes ver Estructura de una carta
pos en que se usaban las también la denominada ba-
máquinas de escribir, el rra de dibujo, Éstos son los elementos que debes configurar en la plantilla de una carta. Los documentos que crees a
membrete estaba hecho de Ésta es la misma que apare- partir de ella tendrán esta configuración, tú sólo tendrás que introducir el texto concreto de dicha carta.
imprenta y se escribía la ce en la hoja de cálculo Ex-
carta a continuación del cel, y el significado de todos Membrete
mismo.Actualmente, tú mis- sus botones ya fue explica-
mo puedes crear el diseño do en el apartado “Excel de
del membrete y guardarlo la A a la Z” del número 131
en tu PC. Luego, podrás in- de Computer Hoy. Es decir,
cluirlo por ejemplo en el ya conoces la teoría, ahora
encabezado y en el pie de vas a poner manos a la obra.
página de tu documento o Tu membrete va a ser bas- Fecha
plantilla para que, más tar- tante sencillo, sin demasia- Dirección del
de, se imprima a la vez jun- da parafernalia, así que las destinatario
to con el resto de la carta. herramientas de dibujo que
No obstante, todavía hoy vas a utilizar también lo se- Saludo
puedes utilizar papel con rán. Comienza con un click
membrete previamente im- en aquella que te permite
preso en la imprenta, pero trazar formas rectangulares,
deberás entonces medir
Cuerpo
con mucho cuidado su ta-
de la carta

3
maño y cambiar los márge-
nes de tu documento desde Luego sitúate en la zo-
Word para que, al imprimir na del encabezado de
el resto de la carta, éste no página en la que quieres
se superponga con el mem- que aparezca el primer rec-
brete existente. tángulo Despedida
Por esta razón, para que
no tengas que acudir a ser- Espacio para la
vicios profesionales, vamos firma del remitente
a enseñarte también a que
crees tu propio membrete. Firma

El encabezado
con Word y pincha y arrastra hacia
abajo y hacia la derecha
Este procesador de texto
incluye unas sencillas pero
utilísimas herramientas de
dibujo que te permiten di-
señar gráficos en tus docu-
mentos.Te enseñamos a uti- De esta forma, conseguirás
lizarlas para en esta ocasión trazar un rectángulo:
diseñar algunos elementos Menbrete
del membrete de tu carta.

1 En cualquier carta que


conste de varias pági-

Nº 133 97
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte

más avanzadas de diseño.


Pueden ser aplicaciones co-
Ubica el puntero del ratón mo Photo Shop, CorelDraw,
Para que un texto o un gráfi- sobre ella etcétera. En nuestro caso,
co se convierta en un enca- y pincha y arrastra hasta co- que lo está, debes asegu- Después escribe directa- nosotros vamos a utilizar el
bezado o pie de página, no locar este segundo rectán- rarte de que esta barra está mente su contenido y, si es programa Paint Shop Pro,
hace falta que lo insertes jus- gulo justo al lado del que es bien centrada respecto a la necesario, pulsa Ñ : del que te podrás descargar
to en el interior del apartado el primero, anchura total de la página: una versión de prueba en la
del encabezado, página www.jasc.com

8 No dejes de seleccio- Para ello, selecciónala y pul- 1 En esta ocasión, lo que


diseñarás con este pro-

15
narlo, y repite los pasos sa sobre el botón , grama es el nombre de la
o del pie de página, desde el 4 al 5 , para colo- en y sobre Coloca ya entonces empresa, al que aplicarás un
rearlo. En este caso, selec- . Seguida- el puntero sobre el efecto de sombra. Comien-
ciona este otro tono mente, haz click de nuevo borde del cuadro za abriendo ese programa,
en y sin cerrar el trabajo que es-
y, por último, justo sobre la tás realizando en
entrada . Word. Pulsa
Con que sólo accedas a los Ahora sí que quedará bien
menús denominados y y quedará así: centrada:
, y ya
puedas así ver esos mismos

9 13
apartados en tu documento y pulsa el botón derecho y establece las dimensiones
será suficiente. Word inter- Presiona de nuevo las Ésta ha sido la parte del ratón para elegir la en- de la imagen que ya vas a
preta que lo que escribas o teclas + v , y coloca más gráfica, pero un trada . crear (el rótulo) en píxeles,
añadas forma parte del en- el tercer rectángulo, membrete también suele in- Sitúate ahora en la ficha
cabezado o pie de página. , activa la ca-
silla de verificación

5 En este caso, el que nos


gusta es éste: al lado del segundo:
Una vez más, lleva a cabo
cluir datos sobre el re-
mitente o la organización.
y pulsa . El tamaño
del cuadro de texto se ajus-
el color de fondo,
(que debe coincidir con el
,

color blanco de tu carta), y


los pasos número 4 y 5, con Como te encuentras en el tará al de su contenido: el tipo de imagen,
el este otro color modo de visualización “en-
Así que pincha en él, cabezado y pie de página”,
no puedes escribir directa- Luego pulsa sobre el botón
mente en el documento, así , y obtendrás la ima-
que necesitas recurrir a los gen en pantalla:

16
y pulsa . El interior Quedará con este aspecto: cuadros de textos. Éstos son
de tu primer rectángulo No dejes de selec-

10
quedará coloreado concre- cionarlo, y repite el
paso número 12. De esta

2
tamente en ese tono: Tu membrete está elementos especiales que
por ahora formado incluyen texto y que pue- forma, el cuadro quedará Elige primero la herra-
por tres rectángulos, pero des colocar libremente en bien centrado respecto a la mienta que te permite
Sin embargo, el color del lo ideal es agrupar todos cualquier lugar del docu- anchura total de la página. introducir texto,

17
borde sigue siendo negro. ellos en un único elemento mento. Para crear uno, pin-
Cámbialo, repitiendo los que se maneje mejor. Así cha en este botón Para terminar, des-
pasos 4 y 5 con este botón que, sin dejar de seleccio- y ya después justo en pliega esta lista y luego pincha en el inte-
nar el tercero, mantén pul- esa zona en la que debe rior de la imagen,
sada la tecla y haz click aparecer,
Éste será el resultado: en el segundo y en el pri- y elige la entrada .
mero. Los tres queda- Así el cuadro perderá su
rán marcados: borde, y tendrá la aparien-

6
cia de un texto “flotante”: Obtendrás así un cuadro de
Ahora debes crear dos diálogo que te permite con-

11
rectángulos de forma y Allí quedará ubicado: figurar el aspecto del texto.
tamaño idénticos al que ya Accede ahora a la ba-
tienes diseñado. Así que rra de dibujo, y a sus
manténlo seleccionado y comandos y .
pulsa el botón Agruparás así todos los rec- El encabezado con
Otra gran ventaja de introdu-
tángulos en uno solo:
Paint Shop Pro cir datos en el encabezado o
Dispondrás de una copia de Aunque la barra de dibu- pie de página, es que éstos

12 14
él en el Portapapeles. jo de Word te permite reali- pueden incluirse en las zonas

7
Por último, aunque Antes de escribir na- zar muchos diseños, existen del documento reservadas
Pulsa entonces +v aparentemente sí da, selecciona el ti- determinadas posibilidades para los márgenes. Lugares
y ya esa copia po de letra, , que requieren usar progra- en los que, de otra forma, se-
aparecerá en tu su tamaño, , y el es- mas más profesionales que ría difícil escribir algo.
documento: tilo centrado, incorporen herramientas

98 Nº 133
3 Comienza eligiendo el tipo y
el tamaño de la letra,
Colócala más o menos así super-
puesta sobre la sombra anterior,
y haz luego entonces click

Para escoger su color ne-

8
gro, los dos iconos siguientes de-
ben mostrar ese mismo tono: Después pincha en el icono .
.

y elige el color . Pulsa ,


haz click en el botón
y seguidamente en el inte-
Si no es así, pincha en aquel que rior de la selección
no lo tenga,

Presiona + d y podrás ver de


esta forma el resultado:

y selecciónalo en la paleta,

9 Ahora debes guardar tu tra-


bajo como una imagen que
luego utilizarás desde Word.
Pulsa el botón . Para ello, pincha una vez en

4
este botón,
Continúa tecleando el nom- y establece el nombre y el for-
bre de la compañía, mato de imagen con el que vas a
archivarla
Elige también su ubicación en el
disco, ,y
pulsa .Ya está archivada.
y activa ahora estas dos casi-
llas, . Pul-
sa , y el texto aparece-

10
rá en pantalla:
Ya sabes cómo crear un
original efecto de texto
con sombra desde Paint Shop Pro,
Nota: si el texto no apareciese ahora debes insertar en tu carta
centrado, deberás entonces co- esa imagen que has creado y que
locar el cursor sobre él tienes guardada en tu disco. Para
ello, desde Word, coloca el cursor
en la zona en la que debe apare-
cer la imagen,
y arrastrar el ratón hasta situarlo
bien, en la posición correcta.

5 Presiona ahora

y luego
+ c , para
realizar una copia del texto,
+d , para quitar la se- y haz click en , y
lección actual. . Localiza su ubica-

6
ción, , y
Continúa ya haciendo clicks el archivo, , y pulsa en-
consecutivos sobre , tonces sobre . Se inserta-
y . In- rá en tu documento.

11
troduce el valor y pul-
sa . El texto se difuminará. Para que puedas moverla
Acabas de crear una sombra: libremente por el docu-
mento, pulsa con el botón
derecho del ratón sobre
ella, y elige ya la entrada
. Luego, en la fi-

7 Pulsa ahora +e .“Traerás”


del Portapapeles una copia
de la selección anterior:
cha activa esta casilla

Nº 133 99
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte

so que el de las páginas si- + Ñ para insertar rápi- simplemente presiona so-
guientes. Házselo saber a damente una segunda pá- bre este botón que encon-
Word de esa manera: gina en tu documento trarás en la barra,

y pulsa . Luego repi-


te el paso número 12, y el 2 Elige entonces el for-
mato del texto que ten-
1 Comienza presionando
el botón , para así
acceder a la vista habitual
y aparecerá el número au-
tomáticamente,
nombre de tu empresa que- drá, en este caso el mismo de tu documento.

2
dará centrado respecto a la que escogiste para el texto y pincha ya sobre y en
anchura de tu página: del encabezado en el paso Podrás ver que todo lo .
número 14, y teclea el tex-

4
que es tu membrete
El pie de página to en cuestión: aparece ahora en un color Desde el recuadro . el cual, además, se repagi-
Como ya te hemos dicho, Y ya está, así de sencillo. más tenue: . nará él solo en el caso de
los membretes muestran in- añadas una tercera, cuarta,
formación personal o cor- etcétera… página.

5
porativa sobre el remiten-
te. Sin embargo, en función Pulsa de nuevo ,
de lo que prefiramos, estos para salir de la edición
datos pueden ir repartidos, Configuración del encabezado, y presiona
o no, entre el encabezado y
el pie de página. En este ca- final del membrete una vez . De esta forma,
eliminarás esta segunda pá-
so, si queremos que sea así. Ya tienes creado el mem- gina que por ahora no uti-
Hazlo de esta manera: brete para tu primera pági- lizarás. Sin embargo, la con-

1
na, ahora debes diseñar el Esto es así para indicar que pulsa primero el botón que figuración del segundo
Para acceder a la zona del resto de páginas. Nor- es parte del encabezado y define el estilo de le- encabezado no se pierde,
reservada al pie de pá- malmente, y como ya te he- pie de página, pero luego se tra cursiva, Word tomó nota de ella.
gina, pulsa una vez justo mos dicho, el de la primera imprimirá del color normal. y teclea el contenido del se-

3
sobre este botón página suele ser más visto- gundo encabezado
Presiona entonces la No hace falta que escribas
combinación de teclas el número de página actual,

La fecha Aunque ahora ya podrías es-


cribir sobre él,
cha dependerá de tus gus-
tos, y del estilo de la carta.
cha y su tamaño. Esta vez, el
tipo es el mismo que el del
Tras pulsar , verás la
fecha en el documento:
En esta ocasión, irá alinea- membrete, ,y
Este concepto no necesi- da a la derecha, pero no jus- el tamaño es .

4
ta casi ninguna explicación. no es lo que vas a hacer, así to con el margen derecho,
Simplemente se trata de la que presiona la tecla Ñ va- así que establece la sangría A continuación, des-
fecha actual o de emisión rias veces seguidas hasta derecha en esta posición pliega ahora el menú
de la carta. No obstante, que el cursor quede en una
siempre hay algún truquillo línea en blanco: y elige Además, cada vez que abras
que podemos contarte. y presiona el botón corres- la entrada . Ob- el fichero, este dato se ac-

1
pondiente a esa ali- tendrás un cuadro de diá- tualizará de forma automá-
Lo primero es colocar neación: logo desde el que podrás tica con la fecha actual.
el cursor en su posición Allí irá a parar el cursor. elegir el formato que ten-

3
correcta.Aquí está, justo so- drá la fecha:
bre el membrete: Antes de escribir nada, Elige ahora por ejemplo és-

2
asegúrate de tener se- te, , y
Nuevamente, la alinea- leccionado el tipo de letra activa también esta casilla,
ción que tendrá la fe- que quieres aplicar a la fe- .

El resto de la carta , pero su tama-


ño será ahora algo menor,
y selecciona ahora esta en-
trada en parte inferior de la 5 Llega el momento de
personalizar el formato

2
es decir, de . ventana del texto del saludo. El tipo

3
Las restantes partes que Justo donde queda el de letra será el mismo para
la plantilla son los datos del cursor, es donde deben Luego, despliega el me- toda la carta, ,
destinatario, el saludo, el aparecer los datos del des- nú y elige la en- pero el tamaño vuelve a
texto de la carta y la des- tinatario. Pero tú no debes trada . Pincha ahora cambiar.Ahora es de .

4 6
pedida.Todos se crean de la escribirlos, ya que lo que es- en el campo a utilizar,
misma manera, así: tás diseñando ahora es una Tras pulsar ya el botón A continuación, repite

1
plantilla, cuyo texto debe , verás esto en tu todo lo explicado en el
Pulsa dos veces la tecla ser genérico.Ten en cuenta documento: paso número 3 , pero con
Ñ , hasta colocarte aquí que a partir de esta planti- Pulsa Ñ dos veces seguidas. este otro texto
lla podrás crear muchas car-
tas para distintas personas, teclea el texto que apare-
cuyos datos variarán. cerá en lugar de los datos
y pulsa el botón Comienza seleccionando el del destinatario,
para establecer un ti- formato de estos datos. El
po de alineación izquierda. tipo de letra seguirá siendo

100 Nº 133
y obtendrás este resultado, una ces seguidas Ñ , y así dejarás el
llamada al lugar que deberás sus- hueco suficiente para que el re-
tituir luego con el saludo real: mitente de la carta luego la firme:
. Muchos de noso-
tros no firmamos con claridad, y
nuestro nombre no es a veces le-
gible. De manera que en la zona
Nota: como ves, el texto de re- en la que estas situado ahora se
ferencia que aparece entre cor- suelen poner determinados datos
chetes, que luego debes sustituir personales. Hazlo de manera que
por el contenido real de la carta, queden así:
hereda y muestra el formato que
aplicas antes de insertarlo.

7 Presiona Ñ dos veces más, y


establece el formato del tex-
to de la carta. Éste tendrá esta
sangría de primera línea

y una alineación justificada, El diseño de tu plantilla ha con-


La letra y el tamaño serán cluido. Su aspecto final debe ser
los siguientes: y . semejante a éste:

8 Repite el paso núme-


ro 3, con este texto:

Así se muestra en el do-


cumento:

9 Pulsa Ñ tres
veces más, qui-
ta la sangría de pri-
mera línea

y a continuación
escribe la despedi-
da. Como va a ser
siempre la misma
para todas las car-
tas, escríbela en-
tonces tal cual:

10 Pulsa ahora
ya seis ve-

Guardar una plantilla


Para que Microsoft Word sepa ,
que lo que tienes en pantalla es y elegir la entrada denominada
una plantilla, debes guardar este .
documento como tal. Algo tan Word, automáticamente, selec-
sencillo como hacer esto: cionará así para ti esta carpeta,

1
. Tú sólo ten-
Como todavía no has archi- drás que teclear el nombre que
vado nada de lo que has he- quieres asignar a tu plantilla,
cho, pulsa una vez en el botón , y
luego pulsar .

2 Lo primero que deberás ha- 3 Todo el trabajo está ya hecho.


Cierra ahora tu documento

cer será desplegar esta lista, con un click en .

Nº 133 101
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte

Crea documentos basados mente nada más crear el de esta forma seleccionarlo, tructura de una carta”, es
en tu plantilla
nuevo documento. Com- , y luego decir, el que aparece en la
prueba que ya está al día: introduce así su contenido: página 97.

3 5 9
.

7
Ahora llega el momento Selecciona luego el ico- Ahora sí que debes po- No obstante, todavía
de que compruebes la ver- no que representa a la ner manos a la obra. Y lo mismo ocurre con nos queda un as en la
dadera utilidad y el funcio- plantilla que has creado con Aunque tienes una llamada el cuerpo de la carta. manga. Si tuvieses que aña-
namiento de una plantilla. los pasos de este artículo, que te indica dónde poner Pincha ya sobre su llamada, dir más páginas a tu carta,
Lo puedes hacer teclean- los datos del destinatario, , por ejemplo pulsando so-
do el que será el contenido y tecléalo. Igual- bre la tecla Ñ sucesiva-
de tu primera carta. éstos no aparecen.Así que mente,“heredará” los for- mente, la nueva no mostra-

1
pincha justo ahí, matos de párrafo (sangrías rá el mismo membrete que
Para crear ahora un do- y alineaciones) y de la primera, su encabezado
cumento basado en una fuente (tipo y estilo de la le- será mucho más simple,
plantilla que tengas archi- tra), incluso cuando pulses
vada, debes desplegar el Ñ para crear nuevos párra-
menú y elegir la en- fos.Todos ellos tendrán el
trada . mismo formato:

2 Si tu versión de Office
es 97 o 2000, obtendrás
un cuadro de diálogo con
8 Y ya no te queda nada
más por teclear. El sa-
ludo ya está escrito, y tu
numerosas pestañas, de en- y pulsa . Obtendrás y así toda esa línea quedará nombre, cargo y empresa
tre las cuales tendrás que en pantalla un documento marcada: también.
elegir la denominada como en el que está el contenido El aspecto final de y no tendría pie de página.
. Si tu versión es la y todas las configuraciones Teclea entonces directa- la carta será exactamente el Esto ocurre porque en el
2002, antes de este cuadro que incluiste en la plantilla, mente esa información, pre- mismo que el que te mos- paso 4 de la página 96, ac-
de diálogo, se mostrará el es decir, debe terner el mis- sionando Ñ cuando ya sea tramos en el recuadro “Es- tivaste
Panel de tareas en la parte mo aspecto que el que te necesario:
derecha de la ventana. Una mostramos al final del apar-
vez en él, pincha entonces tado “El resto de la carta”.

4
en esta entrada
En el membrete ya es- Como ves, el formato que
tán los datos de la em- aplicaste a esa llamada, ha
presa, así que no debes es- sido adoptado también por
cribir nada de esto.Además, el contenido real.

6
como ya te adelantamos
que ocurriría, la fecha se ha De forma parecida, haz
actualizado ya automática- click en el saludo para

Ejemplos de estructuras de cartas


El diseño de una carta debe ajustarse a tus gustos y necesidades. Aquí tienes varios como la alineación de la fecha o el sangrado de cada uno de los párrafos, para así dar
ejemplos de cartas. Hemos “jugado” con el diseño del membrete (sus colores, forma- un aspecto diferente a cada modelo. Como hemos dicho, estos son algunos ejemplos,
tos, fuentes, etcétera...), y hemos cambiado la posición de los datos del remitente, así tú podrás crear diseños más personales según tus preferencias.

Modelo 1 Modelo 2 Modelo 3 Modelo 4

102 Nº 133
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte

Modificar una plantilla 4 Despliega entonces la


lista superior llamada
, y ve
5 Despliega entonces la
lista y se-
lecciona la entrada corres-
7 Realiza los cambios que
consideres necesarios.
Por ejemplo, modifica la
Que ya tengas tu plantilla sistema operativo. Por esta abriendo aquellas unidades pondiente a la extensión fórmula de la despedida por
perfectamente diseñada no razón, lo mejor es “ir a tiro y carpetas que aparecían en que identifica a las planti-
significa que su formato y hecho”. De esta forma, no la ruta del paso número 2. llas de Word (que es DOT),
su contenido actual vayan tendrás que perderte entre En nuestro caso, primero .
a durarte eternamente. Qui- unidades y carpetas de tu hemos tenido que selec- En la parte superior de la
zá, dentro de algún tiempo, disco. Así que, desde este cionar la unidad C con un ventana, podrás ver la plan-
cambie la dirección o el te- procesador de textos, des- simple click sobre el icono tilla que has creado leyen-
léfono de tu empresa, o te pliega el menú que la representa, do este artículo:
asciendan y tu cargo actual, y elige la entrada . Cierra luego la plantilla, sin

2
el que aparece en la firma olvidar guardar los cambios.

8
de tu carta, quede obsole- Obtendrás un cuadro
to. Si esto ocurre, ya no se- de diálogo con nume- La próxima vez que ya
rá necesario que vuelvas a rosas pestañas. Localiza és- crees un documento
crear la plantilla de la carta ta, y haz nuevo a partir de ella (se-
desde el principio, sólo ten- ya click en ella. Cuando se gún lo explicado en “Crear
drás que abrir la plantilla en muestre su contenido, po- y luego nos hemos dedica- documentos basados en tu

6
cuestión, y realizar en ella drás ver la información que do a hacer doble un click plantilla”), éste mostrará los
las modificaciones que con- Selecciónala ya con un cambios que hayas hecho.
sideres oportunas. Una vez click, ,y
archivados todos los cam- haz click sobre el botón
bios, quedará preparada y .Tu plantilla, y no un
actualizada para que la uti- documento basado en ella,
lices cuando quieras. se mostrará ahora directa- En caso de que no veas la

1
te indicábamos antes, de manera consecutiva so- mente en pantalla: ruta completa, porque mues-
Lo primero que debes Toma nota de esa ruta. bre las carpetas tre unos puntos suspensivos,

3
saber es en qué lugar de ,
tu disco duro ubica Word A continuación, pulsa pulsa el botón y
las plantillas personales que una vez en podrás ver entonces el nom-
creas. Esto puede variar se- Aparecerá el cuadro bre de todas las carpetas:
gún cuál sea la versión de de diálogo ya habitual que , y,


Word que uses, y la de tu sirve para abrir ficheros. por último, en .

Nº 133 103
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte

Configurar
las páginas
Antes de comenzar con el
meollo del documento (nos
referimos a su contenido),
debes configurar la estruc-
tura de las páginas. Sobre to-
do será muy importante el
diseño de los encabezados
y pies de página. En esta en-
trega profundizaremos un
poco más en ellos, median-
te el manejo más avanzado
de las secciones.

1 Abre ahora un docu-


mento nuevo con
un click en el botón

2 A continuación, lo si-
guiente que debes ha-
cer es configurar los már-
genes de tus páginas, así
que haz click sobre ,
y también
en la ficha .

3 Esta vez, teniendo en


cuenta el tipo de docu-
mento que estás diseñando,
además de los márgenes ha-
bituales, añadirás un zona
adicional en la parte iz-
quierda de cada página pa-
ra permitir la que será la en-
cuadernación posterior del
documento:

Nunca hubieses imaginado que trabajar con documentos largos


Configurar las páginas 78
fuese tan engorroso. Infinidad de páginas distribuyéndose a su
Encabezados y pies 80 antojo. La solución, automatizar el documento. Te decimos cómo. Y por último, establece así
Uso de estilos 82 también una orientación de
Los epígrafes 82 ferencias cruzadas o los epí- ticamente para indicar la Para que no te pierdas, en página vertical,
Notas a pie de página 83 grafes. Las partes auxiliares nueva posición de estos tí- la página siguiente, hemos
Referencias cruzadas 83 son los índices de conteni- tulos en el documento. hecho un esquema de un
Tablas de contenido 84 do o los glosarios de térmi- Esto es sólo un ejemplo, documento largo. A cada
Índices alfabéticos 84 nos. Todos ellos debida- pero de esta forma, tan “au- parte le hemos asignado
Impresión 85 mente armonizados darán tomatizada” es como se una letra, a la que iremos ha-
lugar a un documento pro- comportan todos estos ele- ciendo referencia a lo largo

L 4
legó el momento de en- fesional y automatizado, que mentos y partes auxiliares. de este artículo.
frentarte al diseño de do- te facilitará el trabajo. Por Como todas esta confi-
cumentos extensos.Te- ejemplo, el índice de con- guraciones (márgenes,
sis, manuales, guías… entran tenido, que se suele colocar encuadernación y orienta-
en escena para que les plan- al principio del documen- Primeros pasos con Office Nº 131 ción) van a aplicarse a todas
tes cara. Los documentos to, recoge los títulos de los Word: configuración de documentos (I) Nº 132 las páginas de las que cons-
extensos cuentan con ele- capítulos y apartados de un Word: configuración de documentos (II) Nº 133 ta tu documento, deberás
mentos y partes auxiliares documento, con indicación Word: trabajos escolares, informes… Nº 134 asegurarte de que en la lis-
que debes conocer y cuyo de las páginas en las que se Word: sobres y etiquetas Nº 135 ta de la parte inferior apa-
manejo debes dominar. encuentran. Si luego añades Excel: creación de una factura Nº 136 rece este valor,
Ejemplos de los primeros o eliminas texto, y se inclu- Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137
son los saltos de sección, las yen o borran páginas, el ín- PowerPoint: creación de una presentación Nº 138
notas de páginas, las re- dice se actualizará automá-

78 Nº 134
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte

Luego pulsa y se que esto pueda ser así,la pá-


aplicarán los cambios. Estos gina dos debe pertenecer a G
podrás verlos en el propio otra sección, la número 2.
documento. Por ejemplo, el Para ello, desde donde tie- G
margen izquierdo ahora es nes el cursor (en la prime-
de cuatro centímetros, tres ra página), despliega el me-
corresponden al margen nú y elige .
normal y uno al de la en- Luego establece que vas a
cuadernación: crear una nueva sección e
indica dónde:
A L B

Crear secciones
Si ahora creases un enca-
bezado 01 (Pág. 84) de pági-
na,éste se aplicaría en todas
las páginas del documento,
al igual que ha ocurrido con
3 Tras pulsar , te
colocarás en la segun-
da página G
la configuración
de página que G
has establecido
en el apartado
“Configurar las
páginas”. Si de-
seas poder apli- H G J G
I
car así también J
diferentes carac-
terísticas de con- J
figuración a las
distintas páginas de un mis- y la barra de estado te indi-
mo documento, deberás re- cará que también corres-
currir al uso de secciones. ponde a una nueva sección,
Una sección es una porción la segunda del documento, C D
de documento al que se le .

4
pueden aplicar configura-
ciones individuales. De nuevo, si recurres a

1
la imagen de la derecha,
Ahora mismo tienes el veras que las tres siguientes
cursor en la primera pá- páginas , , , las que
gina del documento, , corresponden al contenido
que, además, deberás con- más extenso de documen-
vertir en la primera sección to, poseen también su pro- N
para que así su encabezado pio encabezado y pie de pá- G G
y pie sean diferentes al res- gina. Éste es diferente al de
to de páginas que forman la primera y segunda pági-
este documento. na, y además es distinto en- G
tre ellas, según se trate de
Nota: la barra de estado página par o impar. Necesi- G
02 (Pág. 84) te indica en qué tamos una tercera sección
página y también en qué donde englobarlas. Para
sección tienes colocado el ello, desde la segunda pági-
cursor, como por ejemplo: na, repite el paso número 2.
Irás a la tercera página y ter-

2
cera sección:
En cambio, la segunda Esto también te lo indica de
página, , sí que po- nuevo la barra de estado: E M F
see encabezado y pie. Para .
K

G G

Nº 134 79
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte

5 Además, para que las


páginas incluidas en es-
ta tercera sección posean
6 Recurre de nuevo a la
imagen de la página 79,
y fíjate en que la última pá-
see un encabezado y pie di-
ferente a las secciones que
la preceden. Otra vez nece-
Desde la cuarta página, re-
pite el paso 2 y dispondrás
de esta forma de una quin-
cuarta sección. En la barra
de estado podrás verlo así:
.
una configuración de pie y gina, . Nuevamente po- sitas una nueva sección. ta página, y también de una
encabezado diferente, se- Nota: no te preocupes por-
gún sean pares o impares, que la tercera sección sólo
deberás pinchar en , posea ahora dos páginas y
, y ac- no tres, o incluso más, co-
tivar la casilla de verifica- mo ocurre en la imagen de
ción . la página 79. Lo primero es
Después pulsa y, crear las secciones que va-
desde la tercera página, crea ya a tener tu documento.
una nueva que correspon- Luego, según vayas aña-
da a la página par de esta diendo texto en una sección
tercera sección. Hazlo pre- determinada, se irán aña-
sionando las teclas +Ñ . diendo páginas que here-
La obtendrás: darán su configuración.

Crear los encabezados


y pies de página
6 Para ser más concretos,
te encuentras en una
página impar (la primera)
Esto quiere decir que las
dos primeras páginas de
tu guía, las correspondien- Pulsa entonces
de esa tercera sección, y pa- tes a la portada y al índice
Las páginas iniciales de tu Nota: para que aparezca ra que sea diferente a la que de contenidos, no irán nu-
documento ya están prepa- sombreado en gris,colóca- la precede, no se te olvide meradas. Después pulsa y la numeración continuará
radas.Ya tienen creadas esas te en él, pulsar este botón, , y aquí desde la página impar:
secciones que luego te per- Luego introduce su para introducir la nu-
mitirán variar los encabe- contenido: meración:
zados y pies de página.

10
Teclea el contenido de es- pincha en las entradas
tos últimos, : , y Después presiona

1
, y elige ese color. .

4
La primera página no
contiene ninguno de es- Para acceder al pie de e introduce el encabezado
tos elementos, así que haz esta misma sección, de la página par de la ter-
click en cualquier parte de pincha en cera sección:
Nota: comprueba que para Nota: si no te gusta el for-

11
la segunda página y sección:
que el texto del encabeza- mato que por defecto tiene Pasa a la última sec-
y de nuevo en el botón do se introduzca en los már- el número, selecciónalo, ción con
para que el pie de esta sec- genes, deberás así aplicar
ción sea también distinto al una sangría 05 (Pág. 84) iz-
de la primera. Luego, desde quierda negativa: Luego pulsa
esa zona y aplícale aquel estilo y teclea el contenido de la
que más te guste, por cuarta sección:

7
ejemplo así: Tras pulsar de nuevo

2
Para determinar el pie
Pincha entonces en el de páginas de las pági-
menú y en la en- repite lo explicado en la no- nas impares de esta tercera
trada , ta del paso 3, y quedará esa sección, pulsa prime-
o presiona sobre la combi- línea sombreada: ro sobre

9
nación de teclas +c . cambia el pie de esta sec-
Aparecerá el área corres- Ahora debes indicar ción, para que muestre un

5
pondiente al encabezado y vuelve a indicar que será cuál será el encabeza- simple sombreado:
de esa segunda sección: Ahora debes determi- distinto al de la sección an- do y pie de página de la pá-
nar el contenido de la terior pulsando en gina par correspondiente a
tercera sección. A ella co- Después presiona en
rresponde la tercera pági- el botón que te permitirá
na, así que pulsa de nuevo determinar el formato de
los números de página que esta tercera sección. Para Acabas de introducir el con-
introducirás en ella, ello, simplemente pul- tenido de los encabezados

3
este botón es decir, haz click en sa sobre y pies de página. Lo has he-

8
Para que éste sea dife- y te situarás entonces y te colocarás en el pie de cho sección por sección.
rente al de la primera justo en ella Indica que el pie apa- las páginas pares de la ter- Así, si luego incluyes más
página, presiona sobre recezca como número, cera sección: páginas en una sección
Escribe directamente el , y que cualquiera, éstas adquirirán
contenido del encabezado. en esta página comience la ese encabezado y pie. En la
De aplicarle el formato numeración, imagen que hay en la pági-
03 (Pág. 84) más adecuado na 79, apartado , puedes
te encargas tú, nosotros ya ver el aspecto final de los

no te decimos nada: encabezados y pies.

80 Nº 134
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte

Aprende a usar estilos 8 Ya dispones de un nue-


vo estilo. Para usarlo,

3
colócate al principio de la
Un estilo es un conjunto Colócate ahora en la página cuatro, despliega en-
de especificaciones de for- página número tres: tonces la lista de estilos
mato (tanto de carácter co- y elige su nombre,
mo de párrafo) al que se
asigna un nombre y se
guarda. Microsoft Word po- Escribe el contenido de es-
see un variado número de En lugar del aplicar al apar- te subapartado , y éste
estilos estándar predefini- tado principal su formato mostrará los formatos que
dos, sin embargo, tú puedes de manera manual, , vas ne a continuación ya no de- tes de escribir nada en esta definiste para él en el paso
crear otros muchos. a hacerlo mediante estilos. be tener ningún formato de cuarta página, pincha en número 7:
El uso de estilos es muy Para ello, despliega la lista apartado o subapartado, y .
útil en documentos largos, y elige el estilo de- tendrás que desplegar la lis- Ahora, si tu versión de Word
ya que te permite homoge- nominado, .Teclea ta que te indica el estilo que es la 2002, antes de llevar a Además, cuando presiones
neizar el aspecto de los dis- entonces el texto del pri- ahora está ya así activado, cabo el paso número 7, ten- Ñ y escribas,lo harás bajo el
tintos elementos. Así, por mer apartado, , y com- , y elegir el corres- drás que hacer click en el estilo normal (así lo especi-
ejemplo, todos los aparta- prueba que éste toma au- pondiente al estilo “nomal”, botón que se mos- ficaste al final del paso 7):
dos principales mostrarán tomáticamente el formato . Escribe lo que ten- trará en el Panel de tareas.

7
un aspecto determinado, de ese estilo denominado gas que escribir, por ejem-
mientras que los subapar- Título1: plo esto mismo, Teclea ya entonces un

6
tados otro distinto.Ahora ya nombre para el estilo

9
te indicamos cómo debes Repite este proceso
usarlos, y como rellenar el con el resto de páginas Termina de rellenar el
resto del documento. del documento, y cuando resto de páginas, y

1 4
llegues a la cuarta página, , mediante el uso de es-
Lo primero que vas a Pulsa Ñ , vuelve a des- , te encontrarás ante otro y especifica primero sus ca- tilos, excepto los tres últi-
hacer es rellenar el con- plegar la lista , estilo de subapartado, : racterísticas de letra mos apartados de la página
tenido de la primera pági- y escoge ahora este otro es- cinco, , ya que introdu-
na. Hazlo para que quede tilo, , para aplicar- cirás imágenes y epígrafes
como se muestra en la ima- lo al subapartado .Teclea Luego, para especificar las asociados a ella.Te explica-
gen de la página 79, y sin su contenido, y quedará así: de párrafo, pulsa y mos cómo hacerlo en el
necesidad de utilizar nin- , e indica que tendrá apartado siguiente.
gún estilo por ahora. una sangría izquierda:
Nota: cuando termines de

2 Por otro lado, no hace rellenar la cuarta página

5
falta que escribas el se añadirá entonces de for-
contenido de la segunda pá- Presiona de nuevo Ñ, y Éste no existe en Word, lo ma automática la quinta. És-
gina, Word lo hará por ti como el texto que vie- debes crear tú.Así que, an- Luego pulsa sobre el botón ta tomará el encabezado y
cuando lleves a cabo el , indica que justo el pie correspondiente a
apartado “Tablas de conte- tras el uso de este estilo, cualquier página impar que
nido”. Escribe sólo el título emplearás así este otro, incluyas en esta tercera sec-
de esta página de la mane- ción, tú no tendrás que ha-
ra habitual: y pulsa de nuevo . cer nada para que ocurra.

Epígrafes . Selecciona lue-


go el tipo de objeto para el
que deseas los epígrafes au-
5 Si luego eliminas una
imagen, por ejemplo al
ya borrar el
La misión de un epígrafe tomáticos, en este caso, pa- apartado
es etiquetar y numerar un ra las imágenes prediseña- correspon-
objeto de una determinada das de Word diente al
clase, como por ejemplo cerezo, los
ilustraciones, ecuaciones, epígrafes-
tablas, etcétera… Si vas a in- quedarán-
sertar un gran número de mal nume-

2
objetos de un cierto tipo, y rados:
quieres epígrafes para todos No olvides establecer la mo insertar imágenes, ya lo Presiona
ellos, puede resultar con- palabra que aparecerá hicimos en la entrega ante- entonces
veniente que Word inserte junto a cada uno de ellos y rior. Hazlo, y a la vez que se + e, y pulsa después la
un epígrafe de forma auto- la posición de ésta: insertará la imagen, lo hará tecla . Sin hacer nada más
mática cada vez que añadas también su epígrafe: se renumerará ahora ya co-

4
un objeto de esas caracte- rrectamente:
rísticas. Este el caso de las Añade entonces el res-
imágenes de la quinta pági- to de imágenes, y los
na, , que van etiquetadas. Haz click en . epígrafes irán apareciendo

1 3
de manera automática. Co-
Pincha sobre , Ahora ya no hace falta mo ves, se irán numerando
, en y que te indiquemos có- consecutivamente:

82 Nº 134
Notas a pie 4 Añade cuantas notas desees,
todas ellas se irán numeran-
do de manera consecutiva, inclu-
Las notas a pie de página nos so aunque se encuentren en pá-
permiten añadir información adi- ginas distintas:

5
cional o referencias sobre el asun-
to del que estemos escribiendo, Luego, si quitas alguna re-
sin necesidad de recargar el tex- ferncia, por ejemplo esta,
to con datos que no son impres-
cindibles. Una nota consta de dos

partes: una referencia a la nota presionando la tecla , conse-


(normalmente un superíndice nu- guirás que la lista anterior de no-
mérico después del texto rela- tas propiamente dichas,
cionado) y la nota propia-
mente dicha en la parte
inferior de la página, separa-
da del cuerpo del documento
por una línea horizontal . se actualice entonces de forma

1
totalmente automática:
Coloca el cursor detrás del
texto donde quieres situar la
referencia:

En este caso, está justo en la cuar- Cada una tomará su número co-
ta página, . rrecto, sin más.

2 Pincha entonces en
y
,
. Esta-
blece a continuación todos estos
valores, referentes a la configu-
ración de la nota,
y pulsa .Te situarás auto-
máticamente en la nota:

3 Escribe su contenido:
Por su parte, el texto re-
ferenciado habrá quedado así:

Referencias cruzadas
Este elemento alude a un frag- lugar adecuado, y sitúa también
mento de texto o a un objeto de el cursor justo en el lugar donde
otra parte del documento. Nor- Word debe añadir la información
malmente incluye el texto intro- apropiada:
ductorio (del tipo Ver
apartado), y a conti-
nuación el número de
página en que se en-
cuentra el texto re-
ferenciado.

1 Teclea el texto in-


troductorio en el

Nº 134 83
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte

01 Encabezado
2 Seguidamente, pincha
en ,
.
y y pulsa
Allí quedará:
y
,
.

3 5
Los encabezado y pies
de página de un docu- Selecciona ahora el ti- Teclea el resto del tex-
mento contienen infor- po de objeto al que de- to introductorio. Su fór-
mación que se repite en seas hacer referencia, mula suele ser abreviada y
la parte superior e infe- muy similar a la que aquí te
rior respectivamente de exponemos:
cada página. Pueden Como ves, allí hay informa-
contener texto, gráficos, y también la información a ción relacionada con el
el número de página, la introducir embargo, su apartado en el que está la
fecha y la hora actual, pie de página referencia cruzada.
etcétera... y se suelen es el número
colocar generalmente en 1, y es exacta-
los márgenes inferior y En la parte inferior podrás mente justo
superior de la página. ver todos los textos que has este valor el Todos los elementos que es-
escrito en tu documento y que aparecerá tamos analizando en esta
02 Barra que has formateado me- en la referen- entrega, notas, epígrafes,
de estado diante estilos: cia cruzada. notas al pie, referencias cru-
Repite ahora el paso 3, pe-

6
Es un área horizontal zadas, índices de contenido,
que se encuentra situa- ro elige estos valores: Pulsa a continuación glosario de términos, se
da en la parte inferior de La referencia completa que- justo sobre ella mien- pueden actualizar rápida-
la pantalla, y muestra dará así: tras también mantienes pre- mente, si, por ejemplo, cam-
mensajes de diversa ín- sionada la tecla , bian de página alguno de los
dole. Por ejemplo, indica Nota: el subapartado deno- elementos a los que hacen

4
cuál es la página actual, minado “Complementos ar- referencia. Para ello, tras
y el total de páginas Haz click justo en aquel quitectónicos”se encuentra y te llevará directamente al hacer ya los cambios, pulsa
existentes en un deter- que tiene relación con físicamente en la tercera pá- apartado al que hace re- +e para así seleccionar
minado documento. la zona en la que ahora mis- gina del documento, . Sin ferencia: todo el contenido del docu-
mo estás escribiendo mento, y presiona luego .
03 Formato la referencia cruzada,
Bajo el nombre de for-
matos de celda se en-
globan una serie de op-
ciones que afectan a la Tablas de contenido Índices alfabéticos
3
presentación de los da-
tos que hay en docu- Una tabla de contenido es Si no haces nada más, No debes olvidarte de es- No lo cierres, y muévete
mento de Word. Por una lista de los apartados y se creará la tabla par- tos índices. Cualquier do- por tu documento con él
ejemplo, el tipo, tamaño subapartados que aparecen tiendo de los estilos prede- cumento que se precie de- abierto. Hazlo hasta que lo-
y color de las letras, el en un documento, junto terminados de Word que ha- be poseer uno de ellos. calices y puedas seleccio-
espaciado entre con el número de página yas utilizado antes en ese Puedes hacerlo una vez nar el primer término a in-
04 párrafos, el interli- donde aparecen . Se sue- documento, en nuestro ca- escrito el documento, a me- cluir en el índice, por
neado, las sangrías, etc. len incorporar al principio so el Título1 y el Título2, pe- dida que lo releas o corri- ejemplo puede ser éste:
de los documentos, para ro recuerda que también jas. Solo deberás ir marcan-
04 Párrafo que el usuario pueda loca- usaste un estilo creado por do las palabras que desees

3
En Word, para finalizar lizar rápidamente todos los ti, que se denominaba co- incorporar al índice y Word
un párrafo y comenzar apartados de que consta el mo Mi_subapartado.Así que, se encargará de hacer re- Pincha entonces en es-
uno nuevo, hay que pul- documento. para incluirlo en la tabla, ferencia a la página en la te cuadro,

1
sar la tecla Ñ. Word in- pulsa . que se encuentran.Así:

4 1
serta entonces una nue- Colócate en la segunda
va línea en blanco y sitúa página del documento, Determina luego el ni- Pincha ya consecutiva-
el cursor al principio del vel que ocupará, en es- mente en las entradas (lo encontrarás en el cua-
párrafo siguiente. te caso, , y dro de diálogo del paso 2 )
Luego sitúate en la ficha y ese término aparecerá di-
05 Sangría y, lo primero de todo, rectamente escrito:
El sangrado o sangría es determina el estilo que ten-
la distancia entre el pá- drá tu índice, por ejemplo,
rrafo y los márgenes del despliega el menú y . Luego
documento. A cada pá- elige las entradas pulsa una vez sobre el bo- Para incorporarlo al índice,
rrafo se le puede asignar y . tón . pulsa sobre el botón llama-

2 2
una sangría individual. do .
Existen varios tipos de Luego, desde la ficha Pulsa el bóton de las Un nuevo cuadro de En el documento verás ade-
sangrías: izquierda (res- , activa dos ventanas que tienes diálogo se mostrará más ahora esto,
pecto al margen izquier- estas opciones abiertas, y el resultado será ahora en tu
do), de primera línea, automático, es el que se pantalla:
sangría derecha y tam- muestra en el apartado pero no te preocupes, esto
bién sangrías francesas. y elige el estilo que tendrá de la imagen de la página 79. es normal. Cuando termines
tu tabla, por ejemplo éste, Ya tienes tú primer índice este apartado, desaparece-
. de contenido. rá sólo, sin más.

84 Nº 134
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte

4 Repite a continuación
los pasos numero 2 y 3
con otros términos.
Impresión . Tras pulsar
, se imprimirán pri-
mero las páginas impares.
salida de tu impreso-
ra, dales la vuelta y
colócalas de nuevo

5
Tu documento está crea- Dales la vuelta en tu im- en la bandeja de en-
Cuando hayas elegido do. Sin embargo, a la hora presora, pulsa el botón trada. Luego, impri-
todos, pulsa en el botón de imprimir un documento en el mensaje que me las páginas pares
. Después lleva a ca- extenso, debes tener en habrás obtenido ,
bo de nuevo el paso 1 , pe- cuenta una serie de consi- y se imprimirán por el re- de también ese mis-
ro no pulses el botón deraciones: verso las páginas pares. mo intervalo:

1 Comienza con un click

3
en y . Co-
mo tu documento va a ser Si tu versión de Word es
encuadernado como un li- la 97 o la 2000, la casi- Actualízate y vencerás
bro, será preferible que im- lla no
primas por ambas caras del existirá.Así que comprueba La ventaja de los elementos analizados en este artículo es que se
papel las páginas corres- primero si tu impresora ad- actualizan para reflejar los cambios de ubicación de cada uno de
pondientes a la sección ter- mite la impresión a doble ellos. Aquí tienes un ejemplo con el glosario de téminos.
cera , y . El resto, cara. Para ello, tras pinchar
irán en solitario. Disponte en y , hazlo
a imprimir éstas, haciendo sobre , e intenta
referencia a su número de localizar una opción como
página , y pul- ésta:
sino este otro, . El ín- sando .

2
dice se mostrar en pantalla.
Es el que aparece en último Luego, pincha de nue- El termino “vallas” apare- Ahora, cambia de página.
lugar en la imagen de la pá- vo y . Pa- ce en la página número 1. Se encuentra en la 2.
gina 79, . ra imprimir las páginas tres, Si no la puedes ver, prueba
cuatro y cinco a doble cara, entonces a imprimir pri-
Nota: si un término aparece si tu versión de Word es la mero las páginas impares,
en varias páginas, quedará 2002, activa esta casilla, , del
también constancia de ello. , y deter- intervalo . Pulsa El glosario de términos Al actualizar el glosario,
Se reflejará de este modo: mina de qué página a qué . Cuando obtengas muestra esta posición. se refleja este hecho.


. página deseas imprimir: las copias en la bandeja de

Nº 134 85
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte

Un sobre
y su carta
Word ofrece una solución
rápida y sencilla al viejo
problema de la creación de
sobres.Te contamos qué de-
bes hacer para crear e im-
primir un sobre individual
tras haber escrito la carta
correspondiente.

1 Desde el programa
Word, abre primero esa
carta para la que ahora vas
a crear un sobre:

Como ves, los datos del des-


tinatario aparecen justo a la
izquierda:

Word es capaz de encontrar


esta información si ésta apa-
rece en un bloque de texto
continuo de tres a cinco lí-
neas cerca del comienzo de
la carta. Así que despliega
directamente el menú lla-
mado y elige las
entradas
y .

2 En la ventana que apa-


rece ahora,y como ya te
habíamos adelantado,los da-
tos del destinatario aparece-
rán escritos de forma auto-
¿Debes crear e imprimir documentos un tanto “especiales”? mática.Aquí están,escritos y
seleccionados:
Un sobre y su carta 72
Los sobres y las etiquetas difieren bastante de una hoja normal,
Sobre sin carta adjunta 74 pero no son tan difíciles de configurar. Descubre cómo hacerlo.
Etiquetas individuales 76
Cartas modelo 77 mitente y del destinatario. esta función, partes de dos de los destinatarios, varian-
Distribución de sobres 80 Estos últimos pueden ir es- documentos, la carta y otro do, eso sí, los datos de éstos.
Distribución de etiquetas 81 critos directamente en el archivo que contiene los da- En esta entrega del curso,
propio sobre, o incluso pe- tos de los destinatarios. Lue- te enseñaremos a crear e
gados en él mediante una go, Microsoft Word se en- imprimir sobres y etiquetas

C
omo ya te hemos dicho etiqueta postal adhesiva. carga de “combinar”ambos, postales, tanto individual-
en “algún” número an- Otras veces, hay que es- para obtener un documen- mente como en series de
terior de este mismo cribir una serie de cartas to repetido para cada uno documentos modelo.
curso, una de las tareas pa- iguales en las que ya sólo va-
ra las que más se usa un pro- rían los datos de los desti- Los que faltan todavía por
cesador de textos como natarios (nombre, dirección, rellenar son los correspon-
Word es la redacción de car- etcétera…). Word propor- Primeros pasos con Office Nº 131 dientes al remitente. Escrí-
tas. Nosotros ya te hemos ciona entonces para este fin Word: configuración de documentos (I) Nº 132 belos en la zona que hay re-
enseñado a crearlas. Sin em- una herramienta que auto- Word: configuración de documentos (II) Nº 133 servada para ellos en esta
bargo, no debes olvidar que matiza este proceso y que Word: trabajos escolares, informes… Nº 134 misma ventana:
cualquier carta que vayas a te ahorra el tener que re- Word: sobres y etiquetas Nº 135
enviar por correo conven- petir la misma carta para ca- Excel: creación de una factura Nº 136
cional debe ir acompañada da destinatario. Se llama Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137
de su correspondiente so- mailing o combinación de PowerPoint: creación de una presentación Nº 138
bre con los datos del re- correspondencia.Al utilizar

72 Nº 135
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte

Nota: si por alguna causa


Word no reconoce de for-
ma automática los datos del
4 Si es necesario, haz lo
mismo con los del des-
tinatario. Por ejemplo, no-
que ésten, podrás ver el mo-
delo y también el tamaño
de los sobres:
Si quieres cambiar la de es-
te último, introduce su po-
sición respecto a los bordes
carta que abriste en el pa-
so número 1, se le incluirá
una nueva sección corres-
destinatario, tendrás que es- sotros hemos incrementa- izquierdo y superior del so- pondiente a su sobre:
cribirlos tú en el cuadro co- do el tamaño de la letra: bre, por ejemplo,
rrespondiente:

Quedará así:

5
Hazlo de la misma manera Así, si el tuyo no aparece en
que con los del remitente. Tal cual están ya ahora la lista del paso anterior, de-

13
configurados los datos, berás elegir en ese mismo Si fuera el caso, haz lo mis-
los del remitente aparece- listado la entrada mo ahora con la zona del re- A los datos escritos
rán en la esquina superior mitente: también les puedes
izquierda del sobre. Lo pue- dar formato desde aquí. Só-
Para que Microsoft Word re- des ver en la vista previa de lo debes seleccionar el tex-
conozca los datos del re- la derecha: e introducir en centímetros to a cambiar,

10
mitente de forma automáti- las dimensiones del sobre
ca, deberás pinchar sobre (éstas aparecen en la caja): Echa un vistazo a la
y . bandeja de entrada
Y, desde la ficha llamada de tu impresora. Si está pre- y elegir las posibilidades co-
, es- parada para imprimir so- rrespondientes, según te he-
cribirlos: Si lo prefieres, es posible bres, podrás ver entonces mos explicado en otras en-
obviar este dato (por ejem- algún gráfico que te indique tregas anteriores.

14
plo porque estés utilizando Pulsa el botón . la posición en la que debes
sobres preimpresos, o por- introducirlos: También ahora pue-
que estos datos estén in- Nota: si hubieses perdido la des cambiar aquí de
cluidos en un logotipo). Pa- etiqueta de la caja donde se posición la dirección del
Así, cuando hagas click en la ra que no aparezcan, haz te informa del tamaño del destinatario. Para ello, haz
entrada , sobre click en la casilla, . sobre, tendrás que tomar la click sobre ella, coloca el
y en Ya no se mostrará ni en ésa regla y luego medirlo direc- puntero en el borde que se

11
, esa in- que te dijimos, ni en nin- tamente,de manera manual. muestra alrededor

8
formación se escribirá: guna zona del sobre: Como ya te hemos
Por último, pasa ahora dicho, Word habrá
a la pestaña denomina- determinado las configura-
da , y ase- ciones óptimas para tu mo-
gúrate de que ella aparece delo de impresora. Por ello,
esta entrada: ha hecho coincidir esta op- y pincha y arrastra hasta co-

3
De todos modos, ahora de- ción con el gráfico anterior: locarla correctamente.

15
Si deseas cambiar el for- ja esa casilla activada.

6
mato del texto del re- Puedes
mitente, o incluso el del Una vez estén los datos Esta lista te indica la ban- comen-
destinatario, tendrás que se- en “orden”, pulsa este deja de la impresora que zar la impresión.
leccionar el bloque que botón, , y colócate Word va a utilizar para que Coloca primero
quieras cambiar, en ficha . introduzcas el sobre. El pro- el sobre en la
Ahora es necesario elegir el grama siempre determina- Si no coincidiese, elige
tamaño de tu sobre. Para rá la mejor posibilidad pa- la posición correcta de
ello, despliega la lista ra la impresora que tengas entre las que hay, o uti-
seleccionada actualmente liza ahora este botón
como predeterminada. y este otro,
pulsar sobre él con el botón .
derecho del ratón y elegir e intenta localizar de entre Con el primero das la
la entrada . Ob- los existentes el modelo de vuelta a los sobres y con
tendrás el cuadro de diálo- tu sobre: el otro los giras:

7
go de formato de fuente de Después, pulsa .
“toda la vida”. Escoge el for- Al comprar los sobres, bandeja de en-
mato que deseas, por ejem- en la propia caja en la trada
y pincha sobre
e .
Pulsa después di-

9
rectamente una
En la parte inferior de vez sobre el bo-
esta ventana, verás la tón , y es-
posición de los datos del re- pera entonces to-

12
plo estas características mitente y del destinatario, do el tiempo que ahora sea
y pulsa . Los datos según el tamaño del sobre: Cuando ya esté to- necesario para que se lleve
del remitente cambiarán de do preparado, pin- a cabo la impresión del so-
aspecto y mostrarán el nue- cha directamente en el bo- bre. Esto dependerá de tu

vo formato: tón . A la modelo de impresora.

Nº 135 73
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte

Añadir un membrete
en tu sobre 3 Luego deberás introdu-
cir en el sobre las imá-
genes que harán las veces
y después localiza algún
apartado que te permita im-
primir tu membrete con
Respecto al membrete de de membrete. Hazlo a tra- una máxima calidad,
las cartas, es posible encar- vés de los menús ,
gar en la imprenta sobres y , tal
que tengan logotipo. Sin cual ya te hemos enseñado
embargo, hoy en día puedes a hacer en entregas ante-
tú mismo crear el diseño riores. Quedará así:
del membrete e insertarlo
en los sobres, para que lue- Luego ya sí que puedes pul-
go se imprima a la vez jun- sar el botón de las
to con el sobre. Hazlo así, ventanas que tienes abier-
de esta forma: tas, y se imprimirá el sobre:

1
Obtendrás el sobre en la Ya están listos para que los
bandeja de salida de tu im- eches al buzón. Eso sí, re- Si ya tienes el sobre di-
presora: cuerda que este tipo de car- señado y en pantalla, ve
Y también la carta: tas ¡llevan sello! directamente al paso 2 si-
guiente. Si no lo has creado Añade también un cuadro
aún, repite los pasos del 1 de texto si deseas añadir pa-
al 5 del apartado “Un sobre labras adicionales. Recuer-
y su carta”, pero, en este úl- da que debes hacerlo a tra-
timo, desactiva la casilla vés de este botón de la
. Después, continúa barra de dibujo,
ya con los pasos del 6 al 14 El efecto definitivo
de ese mismo apartado, y a puede ser éste:

4
continuación con el núme-
ro 3 del actual. Luego lleva a cabo el
paso 15 del apartado

2 Comprueba que tu do-


cumento no muestra el
remitente
“Un sobre y su carta”, pero,
en lugar de pulsar
pincha primero
,
,

Si lo tuviera, selecciónalo,

y presiona directamente la
tecla para de esa forma
ahora eliminarlo.

Imprimir un sobre sin su


carta adjunta
2 Llegado a este punto,
en lugar de pinchar di-
rectamente sobre el botón
mero de página que deseas
imprimir, en este caso, la co-
rrespondiente al sobre:
botón . Se imprimi-
rá entonces el sobre, sin
carta adjunta, pero esta vez
, hazlo so- Después, pulsa una vez el con su membrete.
Si lo que quieres es im- según quieras que se omitan bre este otro, .Tu so-
primir un sobre individual, o aparezcan en esta zona bre se imprimirá directa-
prescindiendo de la carta todos los datos del remiten- mente desde tu impresora.

3
(quizá porque ésta ya esté te en el sobre.
impresa), podrás también Si deseas insertar un
hacerlo. El proceso será mu- membrete o logotipo
cho más breve.Te explica- en el sobre, también pue-
mos las dos posibilidades des.Abre primero un docu-
por las que podrás decan- mento en blanco con un
tarte en este caso. click en

1
Después, lleva a cabo
Si no vas a imprimir los pasos del número 1 al 3
membrete alguno en el del apartado “Añadir un
sobre, lleva a cabo los pasos membrete en tu sobre”.
del 1 al 11 del apartado “Un
sobre y su carta”, activando
o desactivando en el nú-
mero 5 la casilla
4 Por último, pincha so-
bre e ,y

teclea a continuación el nú-

74 Nº 135
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte

Impresión de etiquetas sultado en una vista previa


individuales
de la ventana actual:

Si tú no quieres compli- siones de la etiqueta y tam-


carte la vida imprimiendo bién de la página en la que

9
sobres, o tu impresora no están distribuidas:
está preparada para ello, Ahora, introduce el pa-
puedes recurrir a las eti- pel de etiquetas en la
quetas postales. Éstas son imagen que aparece en la derecho del ratón, y elegir bandeja de entrada de tu
unas hojas especiales con parte superior , podrás determinar impresora, como si fuera un
etiquetas adhesivas que pue- Luego toma la regla y mide su formato de fuente: papel normal,
des retirar de la hoja origi- a continuación directa-
nal para luego pegarlas en Si deseas obtener una in- mente sobre la propia hoja
sobres o en cualquier otro formación más detallada, de etiquetas las dimensio-
soporte que tú quieras.De pulsa sobre , y la nes de cada una de ellas (su
esta manera las configuras: tendrás: ancho, alto, etcétera...).

1 Abre ya un documento
nuevo en blanco, y lue-
go haz click consecutiva-
, so-

8
mente sobre
bre , en Igualmente, si selec-
, y en la pes- cionas el texto, pulsas
taña . con el botón derecho y eli-

2
ges , podrás especi-
Lo primero que debes ficar el formato de párrafo.
hacer es configurar el Por ejemplo, para que el
tamaño de las etiquetas. Pa- texto de las etiquetas no
ra ello, desde la ventana en quede tan pegado al borde
la que te has situado, izquierdo de éstas, introdu-
ce una sangría izquierda de
Pulsa , y verás el re-

pulsa el botón .

3 Ahora, asegúrate de que


el tipo al que corres-
ponde tu impresora es el 5 Consulta ahora cuál es
el modelo y tipo de tus
Nota: Número horizontal y
Número vertical son dos
correcto, etiquetas. Normalmente, la términos que corresponden
caja en la que se a la cantidad de etiquetas
venden puede que hay en una hoja, por fi-
ofrecerte toda las y columnas.

7
y elige en la lista inferior, esta información:
Una vez ya determina-
das las dimensiones co-
la marca de tus etiquetas. rrectas, pulsa .Aho-
Encontrarás varias: ra puedes así teclear el
contenido de tu etiqueta:

4 Escoge ahora una cual-


quiera, por ejemplo,
.
Si no coincide con ningún
modelo de los que ya están
predefinidos en Word, ten-
Recuerda que al seleccio-
nar texto
pulsar sobre él con el botón
En el cuadro inferior, po- drás que diseñarlas tú mis-
drás ver los distintos tipos mo. Para ello, pincha pri-
de etiquetas que hay en el mero sobre .

6
modelo elegido:
Teclea ya entonces un
nombre para el mode- Si quieres que el texto que
lo de etiquetas que vas a has escrito en el paso nú-
crear, , así mero 7 , se repita en todas
como las dimensiones tan- las etiquetas de la hoja, ac-
to de cada etiqueta como tiva la casilla denominada,
de la página en las que és- .
Selecciona uno de ellos, tas se encuentran: Pulsa , y tras unos se-
, y a la dere- Para introducir estos datos, gundos obtendrás todas las
cha podrás ver las dimen- toma como referencia la etiquetas impresas:

76 Nº 135
10 Si por el contrario, deseas
sólo obtener un etiqueta
impresa, determina la fila y la co-
Nota: a partir de ahora, cada vez
que pinches sobre
la entrada
, en
,
lumna de aquella etiqueta en la , en y en
que deseas imprimir, por ejemplo , y después selecciones,
, podrás
encontrar el tipo de etiqueta per-
sonalizada que tú has creado en
este apartado:

y pulsa . Obtendrás al este


resultado:
Como ves, es una manera muy útil
de aprovechar páginas a las que
vas arrancando etiquetas.

11 Por otro lado, si en los pa-


sos 9 y 10 eliges el botón
, en lugar de este
otro, , obtendrás primero
en tu pantalla una previsualiza-
ción de lo que vas a imprimir:
Luego deberás imprimir como ha-
rías con cualquier documento.

Cartas modelo Para obtener una serie de cartas


modelo (o cualquier otro docu-
mento “repetitivo”), necesitas dos
La combinación de correspon- documentos: la fuente que con-
dencia es una herramienta que tiene los datos que variarán en ca-
permite crear múltiples cartas,sim- da carta, y el documento princi-
plemente combinando una carta pal, que es el que hace de modelo
fija con una lista de nombres y di- y recibe los datos.Al fusionar am-
recciones de distintos destinata- bos, se lleva a cabo el denomina-
rios. Esto también puedes hacerlo do mailing o también llamado

con sobres y etiquetas postales. combinación de correspondencia.

Nº 135 77
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte

La fuente Nota: los nombres de los y pulsa entonces el botón ge este botón
de datos campos no pueden tener
espacios en blanco. Una
. La fuente de datos
ya está archivada. Además de las tablas crea-
Volverás a la ventana del pa-
so número 2.

4
La información que con- buena idea es emplear en das en el propio Word, este
tiene este documento debe su lugar caracteres de su- Cartas modelo en programa puede también Continúa con el segun-
utilizar como fuente de datos
estar organizada en filas y
columnas para que Word
brayado. También es im-
portante que sepas que los Word 97 y 2000 cualquier archivo exportado
do paso, con la identi-
ficación de la fuente de da-
pueda interpretarla y utili- nombres de campo pueden La fuente de datos que de otras aplicaciones cuyo tos. Para ello, pulsa sobre
zarla como fuente de datos. tener solamente un máxi- utilizarás para realizar el formato sea “entendible” ese botón
A cada fila de información mo de 40 caracteres. mailing ya está creada, aho- para Word. Es el caso, de Ex-

4
se la conoce como registro. ra sólo te queda llevar a ca- cel, Access, dBASE, FoxPro,
Cada registro, en lo que es Presiona la tecla ,y bo el proceso en cuestión. o documentos RTF y TXT.
una combinación de co- te colocarás en la celda Nosotros te damos a conti-
rrespondencia, contiene de la derecha, nuación todas las claves.
normalmente datos sobre
un individuo determinado.
Cada columna recibe el
nombre de campo, y cada

1
campo contiene un dato de Escribe el nombre del se- Esto lo arreglaremos luego, e indica que deseas abrir el
un determinado tipo, como gundo campo, Lo primero que vas a un poco más tarde, por aho- documento que contiene la
el nombre, la dirección o el y repite este proceso, hasta hacer es abrir la carta ra, déjalo tal cual. información a combinar,

2
código postal de un indivi- que teclees el nombre del que vas a emplear en el pro- .

5
duo.Todos los registros de último campo: ceso de combinación. No- Con la carta en panta-
una fuente de datos poseen lla, despliega el menú Selecciona entonces la
los mismos campos. y elige ya la en- carpeta en la que guar-
Sabido esto, disponte en- trada . daste la tabla del apartado
tonces a crear el documen- Obtendrá una ventana que “La fuente de datos”,

5
to fuente de datos. deja bastante claro los tres

1
Cuando esta vez pre- sotros utilizaremos esa que pasos principales de que
Abre ya un documento siones la tecla , co- creaste en la entrega del nú- consta cualquier proceso
nuevo, y localiza en la mo ya no hay ninguna cel- mero 133 de este mismo de combinación de corres-
barra de herramientas su- da a su derecha, lo que curso.Aquí está: pondencia: identificación
perior este botón, harás será insertar una nue- del documento principal,
va fila en esta tabla: identificación de la fuente

6
de datos, y combinación de
y haz click en él.Aparecerá Repite lo explicado en estos dos elementos en el
un pequeño recuadro en el el paso 4, para introdu- documento ya combinado:

3
que tendrás que elegir tan- cir esta vez los datos del pri-
tos cuadros hacia la dere- mer registro: Comienza con el pri-
cha como campos vayas a mer paso, es decir, con
crear. En nuestro caso, la identificación del docu-
mento principal. Así que y también el fichero que la
haz click una vez sobre es- representa:
te botón, , e indica
que vas a llevar a cabo una
Después presiona y es-
cribe los del segundo,
y así, sucesivamente, hasta
que escribas los datos de to-
dos los registros de esta

2
fuente de datos:

7
Suelta entonces el bo- Pulsa luego el botón
tón izquierdo del ratón, Una vez creada, cierra de la parte inferior de la
y obtendrás de esta forma este documento con un ventana actual.

6
una tabla en el interior de click en
tu documento. Por ahora, Obtendrás ahora este
sólo tiene una fila: mensaje,

3 Ya estás situado en la
primera celda (si no lo
indica que vas a guardar los
cambios con otro click en combinación
de correspon-
dencia, esta vez
con cartas:
Como puedes comprobar, Además, como la carta en sí
estuvieras, pincha directa- especifica ya su ubicación muestra ya escritos los da- ya la tienes en pantalla, eli-
mente en ella), así que es- , tam- tos de un destinatario en
cribe el nombre del primer bién su nombre y tipo, concreto,
campo:

78 Nº 135
10 Ahora ya pa-
ra personali-
zar aún más la carta,
colócate en esta zo-
na, , in-
troduce un espacio
en blanco, pulsa en

y escoge el campo
Ciérralo con un click en el botón . Quedará justo
que hay en él, y te situarás direc- colocado en ese lugar de la carta,
tamente en el documento prin- .
cipal. Junto a él habrá una nueva Ahí es donde aparecerá el nombre
barra de herramientas: de cada participante en cada car-

7
ta.Añade también este texto fijo:
Como ya resaltamos en el pa-
so 1, tu carta tiene ahora unos

11
datos de destinatario fijos. Éstos
has de borrarlos. Para ello, selec- El segundo paso ya está
ciona primero el nombre del des- completado. Para conti-
tinatario nuar con el último de ellos,
pulsa sobre
y también sobre

y pulsa en .
Obtendrás una lista de todos los

12
campos existentes en tu fuente
de datos: Ahora, puedes determinar
que se impriman todos
los registros (en este caso dieci-
séis), , o sólo alguno de
ellos. Para esto último, tendrías
que especificar cuáles en estos
cuadros: . Des-
pués pulsa el botón . Ob-
Selecciona aquel que contiene el tendrás así en pantalla un docu-
nombre de cada uno de los par- mento con tantas páginas como
ticipantes, . El registros tenga tu fuente de da-
nombre del individuo, será susti- tos: .

13
tuido automáticamente por el
nombre de un campo: La primera carta muestra
los datos del primero de
los registros,

8 Selecciona ahora la dirección,


.

pulsa
y elige el campo .

9 Haz lo mismo con el código


postal,
la siguiente los del segundo,
y así sucesivamente. Lo que te di-
jimos, varían los datos, y se man-
pulsa y tiene constante el texto de la car-
escoge . Repite luego ta. Imprímelas como harías con
el proceso con la ciudad, cualquier documento.

para que aparezca el campo co-


rrespondiente:

Deja un espacio en blanco entre


el código postal y la ciudad.

Nº 135 79
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte

Cartas modelo
en Word 2002
pincha después consecuti-
vamente sobre las entradas
denominadas ,
4 Determina cuál es la
fuente de datos, con
y con
Aunque el proceso es y sobre . Marca el fichero en
muy similar al que se em- . cuestión, ,y

2
plea en las versiones 97 y pincha en y .

5
2000, el aspecto del Asisten- Ahora, desde el Panel de campos, hasta colocarlos
te que te irá guiando en el de tareas,“dile” a Word Haz click ahora sobre en la carta:

6
proceso de creación es muy que vas a combinar cartas, , selecciona
diferente, lo harás a través . Luego pulsa sobre el primer campo a sustituir , luego en Pulsa dos
del Panel de tareas.Te ex- la entrada . pulsa ya sobre la entrada el campo a incluir, veces seguidas y luego

3
plicamos de una manera en . Ob-
muy breve los cambios, ya Indica también cuál se- tendrás de esta forma el
que la esencia del proceso rá el documento prin- mismo resultado que en el
ya te la hemos contado. cipal, paso 12 del apartado “Com-

1
Seguidamente, pincha una binar correspondencia en
Abre primero la carta vez justo sobre la entrada y en y . Repi- Word 97 y 2000”. Imprimé-
que vas a combinar, y denominada . te el proceso con el resto lo de la manera habitual.

Sobres para una distribución te, continúa en el paso 9 .


masiva en Word 97 y 2000
En caso de que sí lo lleve,
haz click en el botón

La herramienta combinar pos de la fuente de datos tal


correspondencia también cual deberán aparecer en miten introducir sobres a apartado “Imprimir un so-
permite combinar sobres los sobres.Teclea primero través de la bandeja de pa- bre adjunto a una carta”.
con los datos que estén al- un texto que se repetirá, Y te colocarás en el sobre: pel normal. Compruébalo, Pulsa y .

4
macenados en una fuente.

1
Selecciona la fuente de
Crea ya un documento datos, con un click en
principal en blan- y en
co con un click en A continuación pulsa en ,en el fichero de

2
, y los datos ,y
Repite los pasos del 2 elige el primer campo: en y .
al 5 del apartado deno-
minado como “Cartas mo-
delo en Word 97 y 2000”,
pero, en el 3, elige:
5 Coloca el cursor en
aquella zona donde de-
ben aparecer los datos del

8
destinatario
Incluye el membrete, e imprime todos los sobres
Quedará ahí donde tenías según lo explicado en de la manera habitual.
situado el cursor: el paso 3 del apartado “Aña-
dir un membrete en Combinar sobres
tu sobre”. Pulsa
en Word 2002
6 9
pulsa , en el
Presiona Ñ para crear Ya vengas del paso nú- El Asistente de esta ver- campo a incluir,
una nueva línea, mero 7 o del 8, pincha sión cambia respecto a

3
sobre y . Word 97 y 2000.

1
Pulsa en el botón que Se combinará tu sobre con
incluye este mensaje la fuente de datos, y obten- Abre ya un documento
drás un sobre por cada re- nuevo, y pincha luego
gistro, en nuestro caso, die- en la entrada , y en y . Pre-
ciséis. Aquí tienes los dos en , y siona Ñ ,
primeros: .

10 2
y obtendrás la ventana del
paso 6 del apartado llama- La mayoría de las Indica ahora desde el y repite el proceso con el
do “Imprimir un sobre ad- impresoras te per- Panel de tareas que vas resto de campos:
junto a una carta”. y añade un segundo campo a combinar sobres,

4
usando para ello el botón , y después
Escoge el tamaño de tu . pulsa .

3 6
sobre, si es necesario, Repite el proceso con todos
personalízalo desde aquí. los campos: Para configurar el Pulsa dos
En los pasos del 7 al 11 del tamaño del sobre, veces seguidas y luego
apartado “Imprimir un so- debes pinchar sobre .
bre adjunto a una carta”, ya Obtendrás el mismo resul-
te dijimos cómo se hacía. y , tado que en el paso 10 del

5 7
e indica sus dimen- apartado “Sobres para una
Pulsa ya . Debes Si el sobre no va a in- siones según los pa- distribución masiva”. Im-
ahora colocar los cam- cluir ningún membre- sos del 7 al 11 del prímelos como siempre.

80 Nº 135
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte

Distribución masiva de
etiquetas en Word 97 y 2000
1 Abre un documento en
blanco, y pincha en la
entrada , sobre
3
as,
Haz click sobre esta en-
trada del Panel de tare-
,
. Presiona Ñ ,

3
y en y en . y repite el proceso con el
Y, por último, también te Coloca los campos en Especifica ahora las dimen- resto de campos:
explicamos cómo combinar el orden correcto se- siones de las etiquetas se-
correspondencia con eti- gún los pasos 5 y 6 del apar- gún lo explicado en los pa-
sos del 3 al 6 del apartado

2
quetas postales. Hazlo así: tado “Sobres para una dis-

1
tribución masiva”. Ahora, desde el Panel “Impresión de etiquetas in- Haz ahora un solo click en
Repite los pasos del 1 al

4
de tareas, deberás indi- dividuales”. Pulsa en el bo- .
2 del apartado “Sobres
6
Después, pulsa , car a Word que vas a com- tón y en .
.

4
para una distribución ma- y en . binar etiquetas, Pulsa dos
siva”, pero en el 2, elige, Obtendrás un documento Una vez “dicho”, pulsa so- Selecciona la fuente de veces seguidas y luego
con todas las etiquetas: bre . datos, con un click en sobre .

5
Obtendrás el mismo resul-
No olvides introducir el y en . tado que en el paso 5 del
papel suficiente de eti- Así, podrás selec- apartado “Distribución ma-
quetas en la bandeja de pa- cionar ya el fiche- siva de etiquetas en Word
pel normal de tu impresora, ro, , 97 y 2000”. Imprímelas de
e imprime este documento y pulsar sobre la manera habitual.
de la manera habitual. y .

2 Luego, tras pulsar sobre

tendrás que determinar el


,
Combinar etiquetas
en Word 2002 5 En la zona re-
servada para la
primera etiqueta,
tamaño de las etiquetas y de El sistema que debes apli- coloca el cursor
la página en la que éstas se car es muy parecido al que donde deba apare-
presentan. Hazlo según lo utilizaste con las versiones cer el primer dato
explicado en los pasos del 97 y 2000 de Word. Sin em- del destinatario
número 2 al 6 del apartado bargo, cambia el aspecto de Después, pulsa en
denominado“Impresión de las pantallas que irán apa- ,
etiquetas individuales”. Des- reciendo. Sobre todo, por- en el campo a in-
pués, pulsa una vez sobre el que el proceso lo realizas cluir,


botón . desde el Panel de tareas. y sobre y

Nº 135 81
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte

Introducir
datos
Lo mejor para “derrotar” a
tu enemigo es plantarle cara
cuanto antes.Así que, para
“enfrentarte” a Excel, debes
tomar fuerzas, respirar hon-
do y comenzar a trabajar di-
rectamente en esta hoja de
cálculo tecleando datos.

1 La primera vez que ac-


cedes a Excel te llamará
enormemente la atención
su aspecto cuadriculado:

Sí, las hojas de cálculo están


formadas por filas y colum-
nas. Cada hoja contiene
65.536 filas que están iden-
tificadas por un número
consecutivo,

y por 256 columnas enca-


bezadas por una letra, tam-
bién consecutiva:

¿Te invaden las cifras y los números, y no sabes cómo llevarte 2 La intersección de una
fila con una columna se
denomina celda
bien con ellos? Entonces necesitas una herramienta que te
Introducir datos 26
Perfeccionar el aspecto 27 facilite el trabajo y te acerque a los números. Excel te ayudará.
Las fórmulas en Excel 28
Diseño de una factura 28 Microsoft Excel es una ex- diez, y todo ello lo elevas al rar, te enseñaremos a crear
celente hoja de cálculo que cuadrado”. Díselo de la ma- un factura. En ella tendrás y en cada una de ellas pue-
te permitirá hacer todo es- nera conveniente (te dire- que introducir y organizar des introducir todo tipo de

L
as hojas de cálculo están to de una manera muy sen- mos ahora cómo) y Excel, datos, darles el mejor for- datos, texto, números, fór-
para eso, para calcular. cilla y además intuitiva. en un momento, hará este mato, y realizar los cálculos mulas, funciones, etcétera…
Datos numéricos por Podrás trabajar con ella cálculo por ti.Y para que si- numéricos adecuados para Para colocarte en una celda
aquí, funciones y fórmulas como si fuese una calcula- gas un ejemplo práctico de obtener los totales. Ahora determinada, el modo más
por allá...Valores de todos dora para realizar cálculos la manera que tiene de ope- viene la práctica... sencillo consiste en colocar
los tipos y de todos los co- simples, o recurrir a todas el puntero sobre ella,
lores están preparados pa- las funciones con las que
ra que trabajes, operes con viene equipada de serie y
ellos y obtengas ya resulta- llevar a cabo cálculos mu- Primeros pasos con Office Nº 131
dos. Lo mejor para ello es chos más complejos.Tam- Word: configuración de documentos (I) Nº 132
que utilices una hoja de cál- bién podrás recurrir a la fór- Word: configuración de documentos (II) Nº 133 y hacer click. Esa celda que-
culo como Excel. Desde ella mulas. Mediante ellas, serás Word: trabajos escolares, informes… Nº 134 dará seleccionada, con un
podrás primero introducir tú quién especifique el tipo Word: sobres y etiquetas Nº 135 borde alrededor:
toda esta información, or- de cálculo concreto que Excel: creación de una factura Nº 136
denarla y clasificarla luego, Excel debe realizar:“toma Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137
y más tarde operar fácil- este valor... le sumas este PowerPoint: creación de una presentación Nº 138
mente con ella. Como ves, otro... luego lo divides por

26 Nº 136
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte

3 Todo lo que escribas


ahora quedará ubicado
en su interior. Para seguir el
Como lo que has escrito no
cabe en la primera celda,
has “invadido” el área de las
Nota: con una pul-
sación de las te-
clas , ƒ , • y £ ,
mismo ejemplo que noso- de la derecha.Además, tras te desplazarás una
tros, comienza escribiendo presionar Ñ, la celda activa celda en cada una de estas Después pulsa la
directamente lo siguiente: (la que queda rodeada con direcciones. tecla Ñ , y añade

5
un borde) ha pasado a ser el resto de los da-
la de la parte inferior. Introduce en esta celda tos. Hazlo según

4
el siguiente texto ya te hemos ex-
Luego pulsa Ñ, quedará así: Ahora, vas a dejar una fi- plicado.Al finali-
la en blanco, así que pa- zar, tu hoja de cál-
sa a la que está justo por de- culo quedará con
bajo con una pulsación de este aspecto, de
la tecla ƒ : esta manera:

Perfeccionar
el aspecto de los datos
5 Ya puedes ade-
más teclear en
la columna B los da-
tos correspondien-
Los datos ya están escri- mantén pulsado el botón iz- tes a todos los dis-
tos en sus celdas, pero su quierdo del ratón, y arrás- tintos conceptos de
aspecto no es el mejor, ni el tralo hasta la última: gastos:

6
más llamativo, ni el más pro- y el símbolo del euro:
fesional. Necesita de unos Para que ya apa-
toques de formato y de ajus- rezcan con el
te.Ahora te indicamos cuá-
les, y cómo llevarlos a cabo. Todas quedan ahora así se- cambio de formato en va-

1
leccionadas. rias celdas a la vez, lo cual

2
Antes de nada, debemos resulta mucho más rápido.
explicarte el significa- Pues bien, una vez sa- Para ello, selecciona el ran-
do de dos conceptos fun- bido esto, y para dar a go que las engloba,
damentales en Excel, el de unas celdas determinadas y seguidamente aplica los Luego pulsa sobre ,
dirección de celda y el de el formato adecuado, debe- cambios de estilo.Tus datos y tus deseos se habrán he-
rango. El modo en que Ex- rás primeramente seleccio- pueden quedar así: cho realidad:

4
cel identifica y denomina a narlas. Puedes hacerlo una
una celda es a través de su a una, por ejemplo selec- El efecto de que el tex-
dirección. Ésta consiste en cionando esta misma: to de una determinada separador de mi-
la letra de columna y en el celda se superponga sobre les y también
número de fila a que perte- otra tampoco es demasiado con el símbolo
nece una celda en concre- atractivo. Para solucionarlo, del euro inclui-
to.Así, la celda D5 es aque- Y utilizando ya después la debes variar el tamaño de do, selecciona el
lla que está situada en la barra de herramientas for- la primera columna. Para rango donde de-
columna D y en la fila 5. Es ben aparecer va-
decir, esta: lores numéricos, Las celdas con datos nu-
mato ello, sitúa ahora el puntero y pulsa sobre méricos muestran de ma-
la cual ya del ratón en el encabezado y . nera automática el nuevo
conoces, de esa columna a modificar Obtendrás de es- aspecto de estos. Las que es-
para aplicar de tamaño ta forma un cua- taban seleccionadas pero
al texto el dro de diálogo en el que se aún no tienen cifras (es de-
Por otro lado, mediante el estilo adecuado: aglutinan, organizadas por cir, las celdas B12 y B14) no
concepto de rango, nos re- y pincha y arrastra fichas, todas las posibilida- pueden mostrar nada aún,
ferimos a cualquier con- hasta que ésta to- des de formato que puedes ya que no contienen nin-
junto de celdas contiguas, me ya la anchura aplicar a cualquier celda del gún número, pero ya lo ha-
y se hace referencia a él deseada: programa Microsoft Excel. rán nada más introduzcas
mediante la dirección de la Suelta entonces, y Aquí están: algún número en ellas.
celda de la esquina superior
izquierda y la dirección de Nota: como ya te hemos di-
la celda de la esquina infe- cho en el paso número 3

7
rior derecha, siempre am- del apartado “Introducir da- comprobarás sus nuevas di-
bas separadas por dos pun- tos”, si un texto supera el mensiones: En este caso, la que te
tos. Por ejemplo, el rango ancho de la celda en la que interesa es la denomi-
A1:B3 se refiera a las celdas lo introduces,“invadirá” au- nada como , así que
A1, A2, A3, B1, B2 y B3. Para tomáticamente la celda de haz click en ella. Luego se-
seleccionarlo, pincha en la la derecha. No obstante, to- lecciona la categoría co-
primera de sus celdas, do el contenido estará den- rrespondiente al tipo de da-
tro de la primera. tos a los que quieres dar

3
formato,
También puedes optar y determina que deben con-

así por llevar a cabo el tener el separador de miles,

Nº 136 27
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte

Las fórmulas en Excel tre la previsión de gastos


inicial, y los gatos finales. Diseño de una factura
4
Para ello, debes utilizar la
Ya te hemos adelantado Se añadirá entonces tam- resta.Así que colócate en la Tras este breve recorrido Por debajo de cada en-
que en las celdas puedes in- bién su referencia. La fór- por las opciones funda- cabezado deben apare-
cluir todo tipo de datos, tex- mula va tomando cuerpo: mentales de esta hoja de cer las líneas en las que es-
to, números, fórmulas…Es- cálculo, a través del ejem- cribirás cada uno de los
tos últimos (las fórmulas) plo de cálculo de gastos, lle- correspondientes concep-

4
son muy importantes, ya ga el momento de que di- tos. Con unas veintidós lí-
que te permitirán realizar Repite este proceso, y señes tu primera factura en neas será suficiente, así que
cálculos numéricos en las añade los operadores y toda regla. Un documento selecciona ahora el rango
celdas. Una fórmula la defi- las referencias de las celdas muy común y muy utiliza- que las incluirá más los en-
ne el propio usuario, y es en a sumar: do en diversos ámbitos de cabezados
realidad una combinación
de números, referencias a
celdas y operadores mate-
máticos.Te explicamos aho-
ra su manejo, siguiendo el
sucinto ejemplo que llevas
realizando a lo largo de es-
te artículo.

1 En la hoja de cálculo ac-


tual, estás realizando un
cómputo de los gastos de-
rivados de un viaje, por lo
cual, es necesario que ob-
tengas el total de todos
ellos. Comienza situándote En Excel 2000 y 2002, se celda donde debe aparecer
en la celda en la que debe marca automáticamente del el resultado,
aparecer ese cálculo mismo color el borde de y teclea ahora la fórmula en nuestras vidas.Te enseña- pulsa en la flecha
una celda y su referencia cuestión: mos a crear una, ya verás y elige, de entre los
asociada. Esta es la forma que fácil es. disponibles, un contorno

1
y teclea el signo que tiene el programa de in- para la selección:
dicarte que existe una rela- Esta vez, para practicar con Lo primero que vas a
ción entre dos celdas, justo un método alternativo, te- hacer, para tener luego
entre ésas que tienen el clea las direcciones de cel- mucho más claro la anchu-
Nota: para que Excel sepa mismo color. da directamente, sin pin- ra total de la factura, es in-

5
que lo que estás escribien- char en cada una de ellas troducir los datos que más
do es una fórmula, ésta de- Ahora, en lugar de pul- como en el paso número 2. van a ocupar.Así que sitúa- Podrás ver entonces que un
be ir precedida siempre del sar Ñ , pincha en El resultado, tras pulsar la te en la celda C20 borde se habrá fijado alre-
signo igual. este icono, tecla Ñ , será el mismo: dedor de

2
Con ello consi- ella.
A continuación, pincha gues que la celda activa no dejando así por encima es-
directamente en la pri- se desplace una posición pacio suficiente para crear Nota: aunque ahora mismo
mera celda que contiene el hacia abajo (como ocurre el membrete de la factura. tú estás viendo una cua-

2
primer valor (en este caso cuando pulsas Ñ ). La fór- drícula dibujada en tu hoja
uno de los gastos) a sumar: mula desaparecerá de la cel- Los operadores matemáti- Desde la celda en la de cálculo, ésta no se im-
. da activa, y en su lugar ob- cos que puedes utilizar en que ahora está situado, primirá si la dejas así. Es ne-
El contenido de la celda ac- tendrás el resultado: una fórmula son: exponen- introduce el texto, cesario, que dibujes los bor-
tual se rellenará automáti- ciación ^, multiplicación des que se deban imprimir,
camente con la dirección *, división /, suma + y, utilizando la herramienta
de la celda sobre la que has Éste es el total de gastos. por último, resta -. Luego pulsa • , y continúa anterior:
hecho click: No obstante, aunque en la Su orden de prioridad es: escribiendo los datos del
celda ahora sólo veas el re- exponenciación, multiplica- resto de esta fila:
sultado, en la barra superior ción y división, y suma y res-

3
ta. Puedes alterar este orden

3 5
Como vas a realizar una mediante el uso de parénte-
suma, teclea ahora di- sis. Así, =2+5*3 multiplica Después, selecciona to- Siguiendo el procedi-
rectamente el símbolo co- primero cinco por tres, y al do este rango, miento que ya te he-
rrespondiente resultado (quince) le suma y pulsa mos explicado en el paso
dos. Obtendrás como resul- para que cada rótulo anterior, selecciona ahora
tado final diecisiete. Por el quede centrado respecto a el rango C20:C44, y elige
y a continuación pincha en contrario, =(2+5)*3 suma la celda en que se encuen- ahora a continuación este
la segunda celda cuyo con- si que puedes ver la fórmu- dos más cinco y, el resultado tra. Pincha en otro borde
tenido debe sumarse a la la origen.También podrás (siete) será entonces multi- selecciona el tipo de
anterior: modificarla desde aquí. plica por tres. Esta vez, el re- letra y

6
sultado será distinto, dará su tamaño . El aspec-
Para terminar, vas a cal- ahora veintiuno. to final será este:

cular la diferencia en-

28 Nº 136
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte

Trazarás un bor-
de sólo a la de-
recha de la se-
10 Llega el momento
de teclear fórmulas.
Colócate en la primera cel-
12 Ahora debes escri-
bir esta misma fun-
ción en las celdas de abajo,
lección: da que contendrá una pero existe una manera más

6
sencilla y rápida de conse-

16
Repite ahora guirlo. Consiste en copiar
así todo este fórmulas.Así que pincha de la última de todas ellas, Pincha sobre ella, y
proceso, prime- y escríbela directamente: nuevo en la celda , suma el subto- arrastra el ratón
ro con el rango tal y el IVA. Es decir, calcu- hasta situarla en el lugar
D20:D44, luego la el total de la factura. adecuado. Luego introduce
con el E30:E44 y,

14
este otro texto y este pe-
por último, con Es decir, para saber cuánto Para darle el tama- queño borde:
el F20:F44. La se- pagas por cada concepto, ño definitivo a la
lección quedará debes multiplicar la canti- factura, coloca el puntero Nota: para aplicar este bor-
así “ribeteada” al- dad vendida de una artícu- del ratón en el encabezado de, selecciona esa celda,
rededor y a los lo determinado por el pre- coloca el puntero en el cua- de cada columna, por ejem-
lados: cio unitario. Pulsa Ñ , y dro de llenado plo en esta
sabrás cuánto pincha en
vale por ahora

y en el icono

17
y pincha y arrastra justo y pincha y arrastra hacia la
Sin embargo, hasta aquella la última cel- derecha o izquierda, hasta Siguiendo este mis-
vamos a hilar da en la que debe copiarse que tome el tamaño ade- mo proceso para
más fino: que esa fórmula: cuado.Al final, alguna de tus crear bordes, aplícale este
siempre apa- columnas deberán quedar
rezca un cero más o menos con esta di-
no queda bien, mensiones: a este zona:
así que colóca-
te otra vez en
la celda

13 Ahora debes intro-


ducir las fórmulas a

7
las que se refiere cada uno
Para terminar con estos y tecla directamente, la si- de los términos que acabas
bordes, selecciona aho- guiente fórmula con fun- has escrito en el paso.Aquí
ra el rango C20:G20 ción incluida: te exponemos todas las sin-
elige el borde taxis que debes escribir
y trazarás una línea
bajo él:

15 Crea ahora el mem-


18 Ahora vas a intro-

8 11
brete de la factura. ducir texto pero no
Sitúate ahora en la cel- Esta última función sin embargo, tras introducir Nuevamente, igual que ocu- en el interior de ninguna
da F45 y teclea sustituye a la ante- cada una y pulsa la tecla Ñ, rría al trabajar con Word, te celda, sino “flotando” sobre
rior, y lo que hace es com- obtendrás por ahora este recordamos que éste pue- ellas. Para ello, pincha en es-
probar primero el conteni- otro resultado: de estar ya preimpreso en te icono
do de la celda D21. Si en ella los folios, o puedes crearlo la zona de la hoja
hay algo, realiza entonces el tú mismo también desde donde deben aparecer
Luego en la E46 y la F46 es- cálculo del precio por can- Excel. Nuevamente, nos
to otro: tidad. Si no hay nada en ella, acogemos a esta última po-
es decir, si no has La primera es en realidad sibilidad. Así que haz un
computado unidad una función que Excel in- click en , y
alguna, no pone na- corpora ,y . Selecciona el
Y, por último, en la F48, lo da en la celda en la que aho- se encarga de sumar el con- fichero que representa a la y tecléalos:
siguiente: ra está escribiendo. Pulsa la tenido de todas las celdas imagen del membrete
tecla Ñ y comprobarás que del rango G21:G44. La si-
esto ocurre: guiente multi-
Como ves, ya no sale el ce- plica el subtotal anterior
ro, al contrario, se queda en por el porcentaje de IVA
blanco. que haya en la celda F46.Y Después pincha

9
ahora en
No olvides aplicar a ca- también en este
da una de estas celdas y pulsa . Ésta se mos- botón
el formato de fuente ade- trará en pantalla:
cuado.Ya sabes hacer esto.
Hazlo para que se muestren e indica que debe ser “trans-

así: parente”, .

30 Nº 136
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte

Nota: este porcentaje hace


que Excel funcione como
una fotocopiada, reducien-
do el contenido de la hoja.

Haz lo mismo con el borde,


a través de este bo-
tón,
Aplicarás de esta forma un
borde alrededor de toda tu
factura:
5 Pinchas en
una celda
bloqueada
Automáticamente se calcu-
la ese total,

22
Quedará así: y teclea algo,

19
Por último, pincha no podrás:
Ya sabes la técnica ya en , y el subtotal y total de la
para introducir tex- sobre , y en Convertir la factura factura:
to y borde. Síguela e intro-
duce estos otros datos: sar
. Tras pul-
, desaparecerá la en una plantilla
cuadrícula de la hoja: La factura ya está hecha.
Lo mejor ahora es que

6
la guardes como una
plantilla. Luego po- Añade más conceptos,
drás crear a partir de hasta completar el des-
ella cuantos documentos de glose de la factura.
Nota: este texto, Protección
7
, es facturas desees.
de celdas
1
en realidad un cuadro de Antes de imprimir esta
texto creado por la herra- Con la factura en pan- factura, debe compro-
mienta, Lo ideal en un documen- talla, accede al menú bar su aspecto. Para ello,
to definitivo es proteger y elige la entrada pincha en y sobre
aquellas celdas con fórmu- . Luego des- . Si te factura

8
Con el botón las, para que nadie que uti- pliega ya la lista inferior, cabe perfectamente en una
hemos elegido su color de lice esta factura pueda mo- , y página, como es el caso, Pulsa , y haz click
fondo dificarlas. Hazlo de esta así: escoge ahora esta entrada, no deberás hacer nada más. sobre

1
, introduce un Si no cupiese
Pincha pri- nombre que describa a tu pincha en , y dis-
y con este otro, mero en es- plantilla minuya este porcentaje to- Se imprimirá la factura que
también ya su borde ine- te icono y pulsa . do lo que sea necesario pa- tienes en pantalla por tu im-

2
xistente: . y seleccionarás toda la ho- ra que quepa, por ejemplo presora predeterminada. Su

20
ja. Después presiona las te- Ya puedes cerrar el do- con aspecto, una vez impresa,
Después pincha so- clas + 1 , activa la ficha cumento actual. A par- sería suficiente. es éste:
bre , y desactiva la casilla tir de ahora, para crear un
y de verificación . documento basado en esa
Coloca el puntero en Pulsa . plantilla, pincha en

2
esta zona y . Si tu versión de
Ahora, selecciona sólo Excel es la 97 o 2000, ac-
aquellas celdas que na- cederás a una ventana en la
die debe cambiar, es decir, que tendrás que activar la
y pincha y arrastra hacia aquellas que contienen fór- ficha . Si se trata de
abajo y hacia la derecha mulas. Comienza seleccio- Excel 2002, pincha prime-
hasta trazar esta forma: nado el rango G20:G44.A con- ro en justo esta entrada,
tinuación presiona , del Pa-
y,sin soltar esta tecla,ve nel de Tareas de la derecha.

3
pinchando de manera
consecutiva en esas Podrás ver un icono re-
otras celdas que tam- presentando
bién tienen fórmulas: a tu plantilla:
repite lo explicado en el pa- Haz click en él, y
so 19 , para que esta vez su en el botón . Se abri-
borde sea negro y el fondo rá un nuevo libro, con un
transparente: aspecto idéntico al de la
Todas ellas quedarán factura original.

4
seleccionadas.

3
Rellena los primeros
Luego, presiona ya datos, los de informa-
+1 , y activa es- ción personal:
ta vez esta casilla:

21
. Pulsa .

4
Selecciona ahora el
rango B2:H52, pin-

5
Para bloquear las celdas
cha en seleccionadas, pincha Introduce ahora el pri-
en , y mer detalle de la venta:
. Pul-
y en este otro icono sa

32 Nº 136
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte

Tu base
de datos
Lo primero que vas a hacer
es crear una lista con datos
en Excel. Hazlo así:

1 Abre una hoja de cálculo


e introduce datos en ella.
No es necesario hacer nada
especial para que Excel sea
capaz de reconocer una lis-
ta de datos. Simplemente in-
troduce información en filas,
y ten en cuenta que si ya
existen datos en la hoja que
has abierto,deberás dejar co-
mo mínimo una fila y una co-
lumna en blanco entre esa
lista y el resto de la informa-
ción de la hoja.Aquí tienes
un pequeño esquema del sig-
nificado de cada elemento
de una lista:

En la página 61 encontrarás
una lista con todos los datos
que has de introducir en ella.
En este caso, se trata de los
datos de ventas de una em-
presa, pero tú podrás luego
utilizar y gestionar tu disco-
grafía completa,tu colección
de DVDs, etcétera…

2 Inicialmente, los regis-


tros de una base de da-
tos estarán dispuestos en el
mismo orden en el que los
introduzcas. Sin embargo,
puedes conseguir que dichos
Extensas, largas y soporíferas listas de datos se agolpan en tu registros aparezcan ordena-
dos respecto a alguno de los
hoja de cálculo. No hará falta que recurras a un gestor de base campos existentes.
Base de datos 60
Filtros 61 de datos. Excel hará las funciones de este tipo de programas. La ordenación de las filas se
Datos de Excel a Word 63 lleva a cabo en base a los da-
Datos de Access a Excel 64 determinado elemento, por Una vez debidamente de- como Word, u obtener da- tos contenidos en una de las
ejemplo de un individuo en finida una lista, se podrán tos de otras aplicaciones co- columnas. Esta primera co-
concreto.Todos ellos están añadir o eliminar registros, mo Access… A todas estas lumna recibe el nombre de

E
xcel también te permite definidos por los mismos ordenarlos por uno o más operaciones se las denomi- primer criterio de ordena-
trabajar fácilmente con elementos (nombre, apelli- campos, buscar registros na gestión de una base de ción.Para llevar a cabo esto,
hojas 01 (Pág. 63) de cál- do, dirección, teléfono, et- que cumplan unas deter- datos.A continuación te in- pincha sobre cualquier cel-
culo como si se tratase de un cétera…) dispuestos en su minadas condiciones, lle- dicamos cómo llevarlas a da que forme parte de la ba-
gestor de bases de datos correspondiente columna, vártelos a otros programas cabo desde Excel. se de datos (Excel se encar-
02 (Pág. 63) . De este forma, aunque alguno de ellos pue- gará de seleccionar el resto
podrás operar con mucha in- de estar en blanco (por de los datos),
formación,organizándola,fil- ejemplo, porque alguna per-
trándola, etcétera... sona no tenga teléfono). La Primeros pasos con Office Nº 131
Para conseguirlo, Micro- primera fila de la lista con- Word: configuración de documentos (I) Nº 132
soft Excel utiliza el con- tiene los nombres o títulos Word: configuración de documentos (II) Nº 133
cepto de lista. Una lista es de las columnas. Word: trabajos escolares, informes… Nº 134

3
una serie de filas de una ho- A cada fila de una base de Word: sobres y etiquetas Nº 135
ja de cálculo organizadas de datos se le denomina regis- Excel: creación de una factura Nº 136 A continuación pincha
la forma adecuada. Cada una tro, y a cada elemento de ca- Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137 en el menú denominado
de ellas, excepto la prime- da registro (cada columna) PowerPoint: creación de una presentación Nº 138 y, por último,sobre la
ra, contiene los datos de un se le llama campo. entrada .

60 Nº 137
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte

En la ventana que obtienes,


selecciona entonces el nom-
bre del campo por el que de-
4 Si lo deseas, tam-
bién puedes defi-
nir otros criterios para
denen de más baratos a
más caros. Para ello,
pulsa en y en
seas realizar la ordenación, realizar subordenacio- y selecciona
nes.Éstas permiten or- un segundo criterio,
denar correctamente
aquellas filas de datos
y el modo de ordenación, que presenten coinci- Pulsa sobre ,y
dencias en los datos verás el resultado:
pertenecientes a cri- Como ves, todos los re-
terios anteriores. Por gistros que coinciden
Luego pulsa sobre . ejemplo, deseas que en el año han sido or-
Las ventas se ordenarán des- los pedidos que ya se denados entre ellos por
de las más antiguas hasta las realizaron en un mis- su previo de venta, de
más actuales: mo año, además se or- baratos a más caros.

Filtros denominado como Vende-


dor, tendrás que desplegar
y eliges en ella otro, en es-
te caso el correspondiente
dos condiciones sobre un
mismo campo, deberás uti-
campo que contiene los
precios (ya que la condi-
su lista asociada, a la región Norte, lizar este tipo de filtros. ción es relativa a

1
En ocasiones, en lugar de los precios)
trabajar con todos los re- Para empezar, vas a apli- y elige la entrada .

3
gistros de una lista o base car un filtro que te
de datos, puede que te in- muestre únicamente los re- En la nueva ventana
terese hacerlo solamente y escoger ese nombre en gistros cuyas ventas estén que obtienes, despliega
con un grupo determinado cuestión, comprendidas entre 7000 y la primera lista, y podrás ver
de registros que cumplan 9500. Para ello, repite pri- así todas las
una determinada condición, mero el paso número 1 del operaciones
o bien un grupo de ellas. Es- apartado “Autofiltros”. de filtrado

2
ta es una manera también que puedes
muy rápida de localizar de sólo visualizarás aquellos re- Después, despliega la llevar a ca-
manera automática unos de- gistros que cumplan ambas lista correspondiente al bo:
terminados datos, prescin- condiciones a la vez. Es de-
diendo del resto. Excel ocultará el resto de cir, que el vendedor se ape-
Existen dos modos de ha- datos, para mostrar única- llide López y que además
cerlo: mediante los autofil- mente los coincidentes con haya realizado la venta en
tros y los filtros avazados. el apellido López, el Norte. Sólo hay dos:
Ahora te explicamos cómo
se utilizan ambos.

Autofiltros
Éstos son filtros sencillos,
que te muestran de una ma-
nera directa y muy gráfica
todos aquellos registros que
cumplen unas determina-
das condiciones.

1 Pincha nuevamente en

4
cualquier celda de la ba- el resto de filas se han ocul-
se de datos. Después, des- tado automáticamente.Ade- Para volver a visualizar
pliega el menú y eli- más, se muestra ahora en toda la base de datos,
ge las entradas y color azul tanto los indica- pincha en , y
. Excel presentará dores de las filas que se vi- .
una listas desplegables en sualizan como la flecha co- También puedes desplegar
los títulos de los campos: rrespondiente a la lista cada una de las listas que
has utilizado (las que están
en azul), y seleccionar en
cada una de ellas la entrada

2
desplegable de aquel cam-
Como ejemplo del uso po por el que se ha realiza-
de estos filtros auto- do el filtro.

3
máticos, vas a localizar so-
lamente aquellos registros Si a continuación des-
que correspondan a ventas pliegas otra lista, por
realizada por el vendedor ejemplo la correspondien-
López. Como este dato (Ló- te a la región Filtros personalizados
pez) por el que deseas rea- Cuando el criterio es un
lizar el filtrado se encuen- poco más complejo o bien Esta lista de información es la que vamos a utilizar para ex-

tra registrado en el campo cuando desees combinar plicar el manejo de las bases de datos desde Excel.

Nº 137 61
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte

En este caso, selecciona tas realizadas tanto en el Sur una referencia el rango que
como en el Este, así que es- contiene los criterios
tablece ambas condiciones

1
presiona , e introduce el
menor valor de ventas que Partiendo de la misma puedes utilizar para crear activa la casilla llamada
deberán aparecer: lista de datos que has condiciones.Además, en el
utilizado hasta aquí, sitúate cuadro “Ejemplos de crite- y pulsa . Se mostra-
y no olvides activar el ope- en una zona vacía de la ho- rios avanzados” hallarás rán solamente aquellos re-

4
rador, . ja a la derecha de aquella, otras muestras de criterios gistros que cumplen el cri-

10
A continuación, en la y teclea ahora el nombre del que podrías emplear. terio anterior:
lista inferior, establece Tras pulsar , primero campo (columna)
ahora justo esta condición, verás el resultado: por el que vas a comenzar
, y el ma-
yor valor de las ventas:

5 Además, para que se

3 5
cumplan ambas condi-
ciones a la vez, es decir, pa- Si deseas añadir algún Para que se muestren
ra que aparezcan precios criterio más que se de- todos de nuevo, pincha
mayores o iguales a 7000 y be cumplir, insértalo en la en el menú , y en las
además menores o iguales columna de la derecha. Por entradas y ,
a 9500, deberás activar es- ejemplo, indica que además y se mostrarán de nuevo to-
te botón: . de los registros cuya zona dos los registros.

6
Después pulsa , y po- comienza por a, se deben
drás ver cuántas ventas de mostrar aquellos realizados También puedes incluir
este valor hay: por el vendedor López: varios valores a locali-
a filtrar todos los registros zar en un mismo campo. Pa-
existentes: ra ello, tendrás que escri-
birlos uno bajo otro.

4 Para que se muestren,

6
selecciona cualquier
Podrías realizar esta celda de la base de datos
misma operación con y pincha en , y

2
otros campos, o incluso uti- Si en lugar del operador, .Teclea ahora
lizar ahora los autofiltros. , hubieses utilizado el En la celda 03 que hay
Para ello, despliega la lista primero, , no hubieses por debajo, teclea el cri-
de la columna adecuada, obtenido ninguna coinci- terio. En este caso, Operadores y comodines
por ejemplo ésta, dencia,
ya que no existe ninguna Símbolo Significado
venta realizada en el Sur y = Igual
en el Este a la vez. < Menor que

11
es decir, zonas que comien- > Mayor que
Para deshacerte de cen por la letra a. <= Menor o igual que
y escoge un valor, por ejem- las flechitas de los >= Mayor o igual que
plo éste: autofiltros, pincha en Nota: en el cuadro “Opera- <> Distinto que
Esta vez, se muestran las y . dores y comodines” encon- * Cadena indeterminada de caracteres
ventas comprendidas entre trarás los distintos opera- ? Un solo caracter
7000 y 9500, que además Filtros avanzados dores y comodines que
han sido realizadas en la re- Cuando necesites aplicar
gión del Sur: criterios y condiciones más
Ejemplos de criterios avanzados
Los siguientes ejemplos combinan los operado- nan con cualquier base de datos, pero los si-

7
res y los comodines que te hemos mostrado en el guientes ejemplos, están especialmente pensa-
Pincha en , complejas que las anterio- cuadro “Operadores y comodines”. Éstos funcio- dos para la lista de datos de este artículo.
y sobre ,y res, que requieran del uso
se mostrarán de nuevo to- de funciones, fórmulas o co- Nombre del campo Criterio Significado
dos los registros. modines, tendrás que utili- Vendedor Ortiz Registros cuyo vendedor se llame Ortiz
Vendedor <>Ortiz Registros cuyo vendedor no sea Ortiz

8
zar los filtros avanzados. Pa-
También es importante ra ello, además de la base de Región ???e Registros cuya región termine en la letra e y tenga
que conozcas el signi- datos, deberás definir ade- cuatro letras
ficado del operador O. Para más un rango de criterios Zona *a Registros cuya zona de venta termine en a, Andalucía,
ello, despliega ya la lista en el que se definirán las Cataluña, Extremadura, Galicia…
y elige . condiciones que deseas Venta >9000 Registros cuyas ventas sean superiores a 9000

9
aplicar.A continuación, con El criterio lleva un =C2*1,16>12000 Ventas cuyo valor total (añadido el IVA del 16%)
Esta vez deseas que se nuestras explicaciones, lo título cualquiera superen el valor de 12000.
muestren aquellas ven- verás mucho más claro.

62 Nº 137
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte

Así, si prue- Obtendrás todos aquellos


bas con es- registros cuya venta sea del
te criterio, año 2003, más aquellos que 01 Hoja
localizarás sean del vendedor Ortiz En Excel, cada libro de
entonces todos aquellos re- aunque no fueran realiza- trabajo nuevo incorpora,
gistros cuya zona de venta dos en el 2003: en principio, tres hojas:
sea Extremadura, Galicia o En contraposición, con es- Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
Madrid: te criterio, Cada una de éstas, está
Ten en cuenta que el rango estructurada en colum-
de criterios ahora debe ser: nas (identificadas por le-
tras) y filas (determina-
das por números). En
total, dispondrás de 256
columnas y de 65.536
filas. Las pestañas situa-
das en la parte inferior
del libro te indican en
qué hoja te encuentras.
Las hojas de cálculo es-
tán formadas por celdas.
Una celda es la intersec-
ción de una columna y
mo quieras. Por ejemplo, obtendrás aquellos registros de una fila.
con esta “macro-super”con- referentes a la venta realiza
dición, por el vendedor apellidado 03 Gestor de base
de datos
7
Pérez, en la región Este, en
También puedes incluir Aragón, en el año 2003. Programa especialmen-
condiciones con el ope- Comprobarás que sólo hay te diseñado para traba-
rador lógico O (el del pun- uno que encaje con todos jar con bases de datos o
to 9 del apartado “Filtros estos criterios: grandes lista de infor-
personalizados”). Para lo- obtienes sólo los registros mación. Con él, es posi-
grarlo, las condiciones de- realizados en el 2003, y ade- ble organizar, tratar, fil-
ben ir en filas distintas.Así: más por el vendedor Ortiz: trar, etcétera... todos los

8
datos contenidos en
Y no olvides que pue- esas bases de datos.
des añadir tantas co-
lumnas para filtrar datos co- 03 Celda
A la intersección de una
fila con una columna se
Exportar datos denomina celda. Así la
celda D5 es la que se
desde Excel a Word encuentra situada en la
columna D y en la fila
Que puedas trabajar des- 04 de datos que llevarás a número 5. En cada celda
de Excel como si fuese una Word.En este caso,todos los puedes introducir todo
base de datos no quiere de- registros referentes a ventas tipo de datos: textos, nú-
cir que debas trabajar en ex- realizadas por Ortiz: meros, fechas, fórmulas,
clusiva con este programa. Pulsa a continuación funciones, etcétera... La
Quizá necesites llevarte el botón celda activa es aquella

2
los datos que has creado o que está seleccionada,
gestionado a otros progra- Accede ahora a un do- sobre la que haces click.
mas,como puede ser Micro- cumento en blanco de
soft Word (para,por ejemplo, Word, colócate en la zona 04 Rango
desde este último combinar donde deben aparecer los Es cualquier conjunto de
correspondencia),o incluso datos, y pulsa celdas contiguas. Puede
decidas traerte los datos de Justo en esa zona, apa- ser, por ejemplo, un rec-
partida desde otros progra- recerán los datos en tángulo de celdas de va-
mas que ya lo incluyan (por forma de tabla: rias filas y columnas o

3
ejemplo Access) para luego incluso toda la hoja de
tratar la información en Ex- Repite ahora los pasos cálculo. Se hace re-
cel.A continuación te mos- anteriores, pero en lu- ferencia a los rangos
tramos cómo exportar datos gar de hacer click en mediante la dirección de
desde Excel. y . Después, la celda de la esquina

1
en la ventana que obtienes, documento, pero ahora es- jarán automáticamente en superior izquierda y la
La forma más genérica activa el botón de opción tán “vinculados”. Esto quie- el documento de Word, ya dirección de la celda de
consiste en utilizar el , selecciona la re decir que si esté éste abierto o cerrado: la esquina inferior dere-
Portapapeles, mediante la entrada y pulsa realizas modi- cha. Ambas separadas
técnica “copiar y pegar”. Pa- sobre . ficaciones en por dos puntos, C2:D8.
ra ello, desde Excel, selec- Los datos de Excel se in- Excel,
ciona primero aquel rango

sertarán igualmente en el éstas se refle-

Nº 137 63
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte

Importar datos desde Access y pulsa a continuación el


botón que encon-
datos de Access de la que
quieres filtrar y obtener in-
05 Tabla trarás situado en la parte de- formación:
Es un objeto 06 el ob- Ahora vas a proceder a la Importar datos de recha de esta ventana.

3
jeto de Access que con-
tiene físicamente la in-
inversa: tienes información
en Access, y deseas llevár- Access y filtrarlos Introduce ya ahora el
formación de la base de tela hasta Excel para operar En el apartado anterior nombre que tú quieres
datos, es decir, los da- allí con ella. Existen dos al- has aprendido a “hacerte” asignar a la nueva fuente de
tos. Una tabla es una co- ternativas.Te contamos aho- con todos los datos exis- datos,
lección de datos sobre ra mismo ambas: tentes en una tabla de Ac-
un tema específico, co- cess. Sin embargo, puede
mo por ejemplo sobre Importar datos de que en alguna ocasión no Pulsa ahora seguidamente
los clientes, los provee-
dores o los productos. Access sin filtrar desees traerte toda esa in-
formación de golpe (son
Después, en la lista inferior,
selecciona así el nombre
el botón
seguidas.
tres veces

5
Si deseas traerte desde muchos registros, y no ca- del controlador correspon-
06 Objeto Microsoft Access el conte- ben en una hoja de Excel) diente a Microsoft Access: Obtendrás ahora una
En Access los objetos nido de alguna tabla 05 o y no tengas la posibilidad . ventana con la lista de
incluso de alguna consulta

4
existentes son las tablas, de filtrarla primero desde todas las tablas y consultas
consultas, formularios, 07 de una base de datos el programa Access. Para so- Pulsa el botón que contiene la base de da-
informes, macros y los concreta, también podrás lucionarlo, puedes recurrir y , para que tos que has seleccionado:
módulos. Cada uno de hacerlo rápidamente y sin a Microsoft Query. puedas escoger la base de Haz entonces un doble

1
ellos se puede manipular ningún problema de la si-
por separado en una guiente manera que a con- Microsoft Query es un
ventana de trabajo indi- tinuación te exponemos: programa que permite

1
vidual, y suelen disponer incorporar datos de oríge-
de distintas vistas: de di- Desde Microsoft Excel, nes externos a Microsoft
seño, donde se crean y pincha directamente so- Excel, como pueden ser ba-
configurar y la vista nor- bre el botón: ses de datos creadas en Ac-
mal, desde la que mues- cess. Para acceder a esta
tran todo su contenido. aplicación, despliega ya el
Luego,selecciona la unidad menú , y elige las en-
07 Consulta 08 o carpeta en la que ten- tradas y
Este otro objeto de Mi- gas archivada esa base de da- .
crosoft Access es en re- tos de Microsoft Access de la
alidad un tipo especial que deseas obtener a conti- Nota: Microsoft Query es click en el nombre de aque-
de tabla en la que ya se nuación toda la información, una función opcional de Ex- lla cuya información te in-
han filtrado determina- ,la entrada cel. Si no la tienes instalada, teresa obtener. En nuestro
dos registros. Las con- al llevar a caso en concreto ha sido és-
sultas permiten “reali- también el nombre del fi- cabo este paso, el programa ta por ejemplo . Lue-
zar” preguntas a la base chero en cuestión te advertirá de ello, y ten- go pulsa .
de datos con el fin de drás que introducir así el

6
obtener la información CD-ROM de instalación de
concreta que se precise y pulsa . Office para instalar esta he- Si tú ya eres

2
en un momento determi- rramienta en tu equipo. usuario de

2
nado. La respuesta a es- Excel te mostrará en- Microsoft Access,
tas preguntas se obtiene tonces un listado de to- A continuación, desde la pantalla que
en formato de tabla y das las tablas y consultas la ficha , se- aparecerá a con-
son también registros, que existen en esta base de lecciona la entrada tinuación te “so-
que se pueden manipu- datos ya creadas: desactiva la casilla nará” bastante, ya
lar desde la consulta. que su apariencia
es muy similar
08 Unidad (prácticamente la
Este término se refiere a misma) que la de
los nombres que asigna las ventanas de
el sistema operativo a diseño de las
los distintos discos que consultas del ges-
se encuentran instala- tor de bases de
dos en tu ordenador. Los datos Access:
nombres de unidad sue-
len estar compuestos Selecciona entonces el
por una letra del alfabe- nombre de aquella que con-
to seguida del símbolo tiene la información que a
de los dos puntos. La ti te interesa, en nuestro ca-
disquetera suele ser la so ésta: . Después
unidad A: y la B:, el dis- pulsa una vez en el botón
co duro la unidad C:, el . En un instante, to-
CD-ROM la D:, y así con- dos sus datos formarán par-
secutivamente. te de tu hoja de cálculo.
Aquí están algunos, muy
bien colocaditos:

64 Nº 137
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte

Para trabajar desde ella, de-


bes ir haciendo doble click
de manera consecutiva so-
existentes en la tabla Clien-
tes), deseas obtener sólo
aquellos registros que cum-
ciona el nombre del campo
que contiene justo esa in-
formación
10 Si lo deseas, tam-
bién tienes la posi-
bilidad de añadir varios cri-
Nota: al desplegar la lista
, se mos-
trarán todas las condiciones
bre los nombres de los cam- plan unas determinadas terios para filtrar aún más que puedes aplicar en los
pos cuya información de- condiciones, deberás des- los datos. Para ello, tras el criterios:
seas llevarte plegar el menú llamado paso número 8, vuelve a lle-
a Excel, por y elegir entonces la var a cabo de nuevo los pa-
ejemplo so- entrada sos 7 y 8, y añade así otros
bre y luego teclea el nombre criterios, por ejemplo po-
sobre y exacto del país que debe drían ser estos:
en . contener ese campo:

8
Esta información ya apare-
cerá abajo: De esta forma, para in-

7
dicar que sólo deseas
Si además de filtrar que se muestren los regis-

11
campos (sólo estás uti- tros correspondientes a
lizando tres de todos los clientes de México, selec- Después pulsa los botones Por último, repite el
y . paso número 9, y ve-

9
rás el nuevo resultado, de
La consulta ya está de- nuevo en la hoja de cálcu-
finida. Para ver el resul- lo Microsoft Excel:
tado, despliega el menú
y elige la entrada
, in-
dica la celda en la que de-
seas “pegar” los datos

y los verás entonces en tu


hoja de cálculo:

Nº 137 65
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte

La primera
presentación
Puedes crear una presen-
tación desde el principio, es
decir, puedes partir de una
diapositiva en blanco e ir in-
cluyendo elementos en ella
y luego ir añadiendo tam-
bién el resto de diapositivas
que formarán la presenta-
ción completa.En este caso,
vamos a utilizar una herra-
mienta denominada Asisten-
te para autocontenido. Ésta
es una función de Power-
Point especialmente reco-
mendada para principiantes
que te irá guiando durante
todo el proceso de creación
de una presentación.Con él,
los primeros pasos serán mu-
cho más sencillos.

1 Para “llamar” a escena a


esta herramienta, si tu
versión de PowerPoint es la
2002,haz click en la entrada
que
encontrarás en el Panel de
tareas 02 (Pág. 56) . Si se tra-
ta de 97 o 2000, despliega el
menú y elige ,
y pul-
sa sobre .

2 En cualquier caso, se
mostrará directamente
su ventana inicial:

Llegar a la audiencia de una manera clara es ahora más fácil


que nunca. PowerPoint te ayuda a apoyar tus ideas con textos,
La primera presentación 52
Redactar las ideas 53 imágenes, vídeos, sonidos... Lo que necesitas para hacerte oír.
Trabajar con diapositivas 53 Pulsa entonces en el botón
El diseño de diapositivas 54 ayudará a expresar con cla- usar de este programa. Ca- Pues lo dicho, este curso , y podrás ver una
Las plantillas 54 ridad tus ideas. Ya sea en si, como si de un juego de de iniciación que hemos ventana que te da la posibi-
Las notas 55 una conferencia, en una ex- niños se tratase, podrás lle- puesto a tu disposición es- lidad de elegir entre varios
Preparar la presentación 55 posición o a través de In- gar a crear las más comple- tá dando sus últimos cole- formatos de presentación,
Presentaciones en otro PC 56 ternet, podrás llegar ahora jas y profesionales presen- tazos, así que no te descui- aquel que mejor se adapte a
PowerPoint de la A a la Z 57 a todos tus oyentes de la taciones que puedas llegar des ahora. Sin duda, queda tus necesidades:
manera más sencilla. a pensar, eso sí, con el me- lo más divertido, ¡a por no-
Además, tendrás la posibi- nor esfuerzo posible. ta! PowerPoint te espera.

Y
llegó el fin de curso… lidad de incluir en tus pre-
Qué mejor para despe- sentaciones efectos como:
dirte que el uso de una animaciones,sonido o vídeo,
aplicación llamativa, espec- hipervínculos 01 (Pág. 56) , Primeros pasos con Office Nº 131

3
tacular y divertida. Estamos WWW en tiempo real… en Word: configuración de documentos (I) Nº 132
hablando ni más ni menos definitiva, proporcionarás a Word: configuración de documentos (II) Nº 133 Pulsando sobre cada uno
que de PowerPoint, el pro- todas tus presentaciones ese Word: trabajos escolares, informes… Nº 134 de los botones que hay
grama ideal para ponerle la toque de dinamismo que sin Word: sobres y etiquetas Nº 135 en la parte izquierda,van sur-
guinda al pastel. De su ma- duda cautivará a la audien- Excel: creación de una factura Nº 136 giendo modelos de presen-
no, te introducirás en el fas- cia más exigente. Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137 taciones optimizados para di-
cinante mundo de las pre- También cabe resaltar la PowerPoint: creación de una presentación Nº 138 chas estrategias. Los verás
sentaciones. Utilizarlo te interface atractiva y fácil de justo a la derecha.

52 Nº 138
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte

Por ejemplo, haz click en el


botón , aparece-
podrás encontrar a un tama-
ño “mini” el resto de las dia- Redactar las ideas lidades que te ofrece el pro-
grama son similares al del

2
rán a la derecha los tipos in- positivas de la presentación: resto de aplicaciones de la
cluidos en ella: Además de imágenes y Selecciona entonces el suite 05 (Pág. 56) Office. Es
efectos gráficos, para que texto que quieres mo- decir, sólo debes marcar el
una exposición resulte cla- dificar, texto que deseas cambiar,
ra y transmita a la audiencia , y utili-
todo lo que el orador desea zar la barra de herramien-
exponer, deberás redactar tas formato para, por ejem-
Elige ahora el más idóneo pa- las ideas principales de un y teclea directamente el plo, cambiar la fuente,
ra tu presentación, quizá, modo también preciso y nuevo:
. Luego conciso. De esta manera:

1
pulsa .

4
Si estás en PowerPoint Automáticamente, ya la
En la nueva ventana que 2002, pincha primero propia presentación
aparece debes decidir el en la pestaña de mostrará también el
destino que vas a darle a tu la parte izquierda. En el res- cambio: o también el que es su co-

3
presentación: to de las versiones esto no lor actual,
es necesario. Podrás ver el Si además deseas poder
texto de cada una de tus cambiar ahora el for-
diapositivas a la izquierda: mato 04 (Pág. 56) del texto, El resultado será inmediato
debes saber que las posibi- en la propia diapositiva:

La selección de una u otra


opción determinará el for-
mato de la misma.Así,si pre-
tendes realizar una presen-
tación a través de Internet, Haz click sobre una de ellas,
elige y por ejemplo sobre ésta,
ésta se almacenará en for-
mato HTML 03 (Pág. 56) .
Para nuestro ejemplo, de-
cántate ya por la entrada
.
Pulsa después . y se mostrará a tamaño com-
Trabajar con diapositivas
5
pleto justo en la zona de la
Teclea ahora un título derecha:
para la presentación y Como ves,PowerPoint te ha
un pie de página que se aportado, casi de una forma Una vez que las diapositi- detrás de la que
muestre luego en todas las mágica,sugerencias sobre el vas han sido creadas, para aparecerá,
diapositivas: contenido que debes añadir preparar definitivamente la y haz un click en
en cada diapositi- presentación, puede resul- .
va. En el próximo tar necesario tener una vi- Obtendrás una en
apartado te indi- sión global de la misma. La blanco:
camos cómo de- vista Clasificador de diapo-
bes hacer esto. sitivas presenta en pantalla
Activa a continuación las ca- todas las diapositivas en mi-
sillas inferiores, niatura, para que desde ella
puedas eliminar, insertar,
duplicar, copiar o mover

4
si deseas que también apa- diapositivas de una manera
rezca el número de diaposi- sencilla y rápida. Para ahora mo-

1
tiva y la fecha en todas ellas. ver una, es de-
Pulsa y . Para acceder a este mo- cir, para trasladarla

6 7
do de visualización, haz y cambiarla de lu-
En unos instantes, el Si tu versión de Power- click en el botón gar, debes primero
Asistente de autoconte- Point es la 97 o la 2000, seleccionarla
nido abrirá una presentación no habrás encontrado estas

2
acorde con las indicaciones mini diapositivas a tu dispo-
que le has dado. La que se sición. En tal caso, para des- Si lo que deseas es eli-
mostrará a tamaño mayor se- plazarte a una diapositiva en minar una diapositiva
rá la primera diapositiva. concreto, tendrás que en concreto, haz click sobre
Aquí no reproducimos su as- utilizar los botones ella para seleccionarla
pecto, pero podrás verlo en Los encontrarás en la parte y presiona la tecla . Así
el apartado “PowerPoint de inferior de la barra de des- desaparecerá.

3
la A la Z” en la página 57. plazamiento vertical y te des-
Además, si tu versión de es- plazarán con cada click una Para añadir una entre
te programa es la 2002,en la diapositiva hacia delante o dos ya existentes, se-

parte derecha de la pantalla una hacia atrás. lecciona primero aquella

Nº 138 53
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte

y pinchar y arrastrar hasta


el lugar deseado
Allí quedará:

5 Al llevar a cabo el paso


número 4, si pulsas
, conseguirás copiar la dia-
positiva seleccionada en lu-
gar de moverla:

El diseño de diapositivas 3 Elige uno cualquiera,


por ejemplo uno que te

2
permita introducir una ima-
Si deseas aumentar el in- Como ves, está gen:
terés visual de tu presenta- preparada para
ción, puedes, además de introducir en ella
texto, incluir en tus diapo- solamente texto.
sitivas gráficos, dibujos, or- Despliega entonces
ganigramas, tablas, etcéte- el menú y
ra… Hazlo de esta forma: elige ya la entrada El cambio se refle-

1
. jará en la dispositi-
Pasa primero a la vista Si estás trabajando va, su diseño varia-
normal con un click en bajo PowerPoint rá bastante:

4
2002, en el Panel
de tareas aparece- Desde el cua-
y colócate en la dispositiva rán ahora todos los dro central,
cuyo diseño deseas variar, diseños que pue- Luego escoge el gráfico en
en este caso en una nueva des utilizar: cuestión con otro click
en blanco que introdujiste Si es otra versión, y pulsa . Quedará in-
en el apartado “Trabajar con lo harán en una puedes elegir el ti- cluido en la diapositiva, co-
diapositivas”: ventana flotante. po de objeto a in- mo un objeto nuevo:
sertar. Colócate sobre cada
uno de los ico-
nos, por ejem-
plo sobre
y sabrás a cuál en concreto
corresponde:

5 Elige por ejemplo las


imágenes prediseñadas
con un click sobre

Las plantillas tán incluidos en ellas. Po-


drás cambiar de plantilla de
de una ventana emergente
que aparecerá entonces en
esta manera: tu pantalla.

1
Al crear una presentación Como ves, los pequeños
mediante el Asistente de Au- Haz click en el menú iconos sobre los que pin-
tocontenido, se aplica a la y en la entrada chas ya muestran una pre-
presentación una plantilla . visualización del aspecto de

2
concreta. PowerPoint in- aquella plantilla a la que re-
cluye una amplia gama de Nuevamente, si la ver- presentan.Te servirán co-
plantillas, que no son ni más sión de PowerPoint es mo guía, para decantarte
ni menos que un conjunto la 2002, podrás escoger la por una u otra.

3
de formatos prediseñados plantilla desde el Panel de
que definen la apariencia tareas de la derecha: Elige de entre todas
de las diapositivas y de to- Si es 97 o 2000, la elección aquella plantilla que
dos los elementos que es- tendrás que realizarla des- más te guste,

54 Nº 138
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte

a mayor tamaño en la zona


central, pero también po-
drás apreciarlo en las mini
diapositivas que aparecen
a la parte izquierda de la
ventana, aunque se aprecie
con mayor dificultad.

4 Si no te convence el as-
pecto que ha tomado,
prueba con otra plantilla,
por ejemplo con:

y el cambio se reflejará en Puedes verlo con gran cla- El cambio ya está hecho, y ¡Lo que es capaz de conse-
todas las diapositivas de un ridad y detalle en la diapo- podrás comprobar que el guir un simple click de tu
modo automático: sitiva activa que se muestra aspecto es muy distinto: inofensivo ratón!

Notas 3 A continuación,
para ya obtener Preparar la presentación
3
una copia impresa
Cada diapositiva tiene aso- de la diapositiva y Una vez totalmente dise- A partir de ahora, para
ciada una página de notas sus notas adjuntas, ñada la presentación, ten- mostrar la presenta-
que ofrece un espacio adi- deberás pinchar en drás que configurar como ción, haz click sobre
cional para que el orador y . se presentará a tamaño

4
anote lo que desee, a modo completo al auditorio.Aña-
de chuleta.También pueden Determina así dir un efecto entre diaposi-
resultar muy útiles para los entonces la dia- tiva y diapositiva será sufi-
oyentes, si se distribuyen positiva a imprimir, ciente para crear un efecto
antes de proyectarse la pre- , o in- elegante.Te decimos cómo:

1
sentación, para que éstos las dica que se impri-
utilicen como guía del con- man todas , Pincha en y
tenido de la presentación o escoge el valor en . Si
para incluir otros comenta- trabajas con PowerPoint
rios de la exposición que 2002, tendrás que elegir el
deseen anotar para luego re- y pulsa . En efecto de transición desde
cordar. Crea estas páginas pocos segundos ob- el Panel de tareas:
con tus notas así: tendrás una copia Si es otra versión, tendrás

1
impresa como ésta: que hacerlo desde una ven-
Sitúate ahora primero Podrás utilizarla tú como mantiene en blanco. Está es- tana emergente.

2
justo en aquella diapo- chuleta o los oyentes como pecialmente preparada pa- Automáticamente comen-
sitiva a la que deseas asociar guía de contenidos. ra que los oyentes escriban En cualquier caso, se- zará la presentación de to-

5
notas adicionales. lo que quieran sobre esa lecciona aquel efecto das las diaposiivas, cada una

2
Alternativamente, si de- diapositiva en concreto. que más te guste, por ejem- de ellas se mostrará en pan-
Luego, haz click en es- seas imprimir dia- plo . talla con este efecto:
ta zona positivas para que los
oyentes tomen sus
propias anotaciones
sin incluir las tuyas
propias, deberás en-
tonces obviar los pa-
sos número 1 y 2 de
este mismo apartado
(es decir, no teclees
anotación alguna) y
luego lleva a cabo los
pasos 3 y 4 . Cuando
se lleve a cabo la im-
presión, obtendrás
unas páginas como
estas:

4
y añade a continuación to- Como ves, incluyen
dos los comentarios que una imagen de la dia- Después activa la casilla de Sigue haciendo click y
consideres oportunos sobre positiva, mientras que verificación denominada se mostrarán todas y
la diapositiva, por ejemplo, la parte inferior se para cada una de las diapositivas
de esta forma pasar de una que forman la presentación
diapositiva a otra con un completa.
simple click de ratón. Por Si en un momento deter-
último, pulsa en el botón, minado deseas acabar an-

. tes, presiona .

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Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte

Presentaciones en otro PC que no tiene PowerPoint

3
01 Hipervínculo
También conocido como No siempre vas a poder exponer Ahora puedes optar por nuación una doble que seleccionaste en el paso 3.
enlace, se trata de una o tu presentación en el mismo PC grabar la presentación y pulsación sobre el Recuerda que en ella se habrá
varias líneas de texto, o donde la has generado. Y ade- todos los archivos que la acom- icono copiado la presentación.

7 11
de incluso una imagen, más, también puede ocurrir que pañan en disquetes o por ejem-
que –al pinchar sobre este segundo ordenador no ten- plo en un CD-ROM grabable, Pincha ahora en , Una vez en el PC des-
ellas– te permiten des- ga ni tan siquiera instalado Po- . Opción ésta , , de el que se va a rea-
plazarte a otra posición, werPoint. Ten en cuenta que que consideramos más acon- y lizar la exhibición, introduce el
y mostrarte otro conte- muchas veces se exhiben en el sejable sobre todo si la pre- CD-ROM o el primer disquete
nido. Aparecen sobre domicilio del cliente, en ferias, sentación ocupa mucho espa- en la unidad correspondiente,
todo en las páginas web etcétera… Por esta razón, será cio. Para llevar a cabo la y accede a su contenido a tra-
de Internet y enlazan mejor que guardes la presenta- primera, activa la entrada vés de Mi PC. Encontrarás es-
unos documentos con ción en un disquete o en una co- y pulsa el botón En unos pocos segundos se lle- te fichero
otros que hay en la Red. lección de estos,o en un CD-ROM . Para la última, ten- vará a cabo la instalación,
que te permitan luego trasladarla drás primero que llevarte los fi-
02 Panel al nuevo PC. Hazlo mediante un cheros a tu disco duro, para
de tareas Asistente que te permitirá alma- después grabarlos en el CD- Pincha .

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Ventana adicional que cenar de un modo comprimido ROM. Así que activa primero el Haz doble click sobre él.

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tienen las aplicaciones la presentación, junto con los fi- botón , pulsa Accede ahora de nuevo a
Office XP y que propor- cheros que estén vinculados a luego sobre , se- PowerPoint, tal cual lo ha- Selecciona entonces
ciona acceso a los co- ella, las fuentes empleadas y un lecciona la carpeta en que se bías dejado abierto, con un la unidad y la carpeta
mandos utilizados con visor, por si el PC de destino no archivarán todos los ficheros, click en el icono que lo repre- donde se debe instalar ahora la
más frecuencia, por tuvieses instalado PowerPoint. , y tú senta en la barra de tareas presentación, por ejemplo po-

1
ejemplo, abrir archivos, pulsa sobre . Conti-
dar formato o incluso Una vez totalmente dise- núa con un click en .

4
traducir términos. ñada la presentación y con y ahora podrás ver una nueva
ella en pantalla, pincha en el Indica ahora que se inclu- opción en la ventana que ya te-
03 HTML menú llamado y en yan con la presentación nías en pantalla:
Proviene del inglés (Hy- . Se mos- todos los archivo y fuentes vin-
perText Markup Langua- trará la pantalla de bienvenida culados a ella,
ge). Es un lenguaje de del Asistente: Actívala con un simple click,
código que se utiliza ,y
para crear las páginas y pulsa . pulsa y .

5 9
web de Internet. Se
compone de una serie Si el equipo donde exhibi- El Asistente comenzará a
de códigos delimitados rás la presentación no tie- reunir toda la información dría ser en:
así por los caracteres ne instalado PowerPoint, debe- necesaria. Si en el paso 3 ele- Pulsa y, si la copiaste
“<” y “>”, que se em- rás incluir en el “paquete” un giste realizar la copia en dis- en varios disquetes, se te irán
plean para indicar las visor capaz de mostrarla allí. quetes, se te pedirá el primero pidiendo todos. Ve introducién-
diferentes partes de una Pulsa el botón . Para ello, si tu versión de Po- de ellos: dolos. La presentación queda-
página web, su formato, werPoint es la 97 o 2000, pul- rá instalada. Pulsa sobre .

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imágenes, etc. Nota: si no tuvieses instalada sa ahora sobre esta entrada
esta herramienta, el programa , y A partir de ahora, pa-
04 Formato te pedirá que introduzcas el CD- sigue en el paso 9. Si es 2002, ra verla, accede a la
Bajo este nombre se en- ROM de instalación de Office XP y todavía no tienes instalado Introdúcelo en la disquetera, y carpeta del paso 12 (“Curso”).
globan una serie de op- en la unidad correspondiente. este visor y deseas incluirlo, haz click en . Repite Si “empaquetaste” también el
ciones que afectan a la Hazlo, y sigue las instrucciones. pulsa primero sobre el botón esta operación para cada uno visor, haz click en el icono
presentación de los da- Se instalará sin problemas. para descar- de los disquetes que te solici-

2
tos. Por ejemplo, el tipo, gártelo e instalarlo. te el programa.

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tamaño, estilo y color de Como la presentación que
las letras, el contorno de vas a convertir en ejecu- Se abrirá una conexión a Cuando termine todo
los objetos, etcétera... table está abierta, activa aho- Internet, y se cargará una el proceso de copia,
ra la casilla página de Micro- se mostrará en pantalla un
05 Suite soft. Pulsa en mensaje como éste:
Es un lote de programas y accederás direc-
que se venden conjun- tamente al sitio de descarga del
tamente ya que operan visor. Pincha entonces sobre
bien entre ellos y el con-
junto es más potente y pulsa . Si no lo es-
que las partes por sepa- tuviera, tendrías que pinchar pulsa . Los disquetes que encontrarás en ella y lue-
rado. Suelen incluir un en y determina también el lugar ya están preparados. En el ca- go sobre el nombre de la pre-
procesador de texto, sobre la entrada , donde se guardará la descar- so de que vayas a utilizar un sentación, . Si no
una hoja de cálculo, un para de esta forma seleccio- ga, y CD, copia en éste la carpeta lo empaquetaste, haz click so-
gestor de base de datos narla entre todas las unidades pulsa . Cuando finali- bre el nombre de la presenta-
y un programa de pre- y carpetas de tu equipo. Conti- ce ésta, , pul- ción directamente. A continua-
sentaciones gráficas. núa ahora con un simple click sa entonces sobre el botón ción se mostrará entonces ésta
sobre . , y realiza a conti- en pantalla completa.

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Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte

PowerPoint de la A a la Z
A
B C

F F H
I
G
E

K
J
L
M

nes más habituales. Por y te enseña todas ellas en mi-


Barra de título ejemplo, los tres primeros Reglas Panel de tareas niatura. El último, , co-
Verás el nombre de la pre- sirven para abrir una nueva Te ayudan a calcular con Sólo se muestra en Power- rresponde al modo presen-
sentación que tienes abier- presentación, recuperar una exactitud las distancias en- Point 2002, y según lo que tación y te muestra ésta a
ta: . Con existente,y guardar cambios. tre los distintos objetos de selecciones en su lista, pantalla completa.
minimizas, restau- las diapositivas. Por ejemplo
ras y cierras el programa. entre un texto y una imagen podrás crear una nueva pre-
Panel determinada. sentación, acceder al Porta- Zona de notas
de contenidos papeles, buscar texto, inser- Aquí puedes teclear notas
Barra de menús Aparece en la vista Normal tar imágenes, cambiar el sobre cada diapositiva, a
Desde ella, puedes acce- ( ).Si haces click sobre su Área de trabajo diseño y el estilo de las dia- modo de “chuleta” para el
der a todas las funciones de primera pestaña, , Muestra con todo detalle positivas o incluso persona- orador o guía de los oyentes.
esta aplicación. verás el texto de las diaposi- el contenido completo de la lizar la animación y la transi-
tivas sin ningún formato: diapositiva activada. ción de éstas.
Barra de dibujo
Barra de ayuda Modos Utilízala para incluir en
Teclea en ella una pregun- Barra de visualización cualquier diapositiva todo
ta, , pulsa Ñ y de desplazamiento Si pulsas en el primer ico- tipo de formas.
obtendrás ayuda sobre ella. Sirve para que te muevas no , accederás a la llama-
por las diapositivas de una da Vista Normal, cuya apa-
Barras Ve a la segunda, ,y presentación. Con sus riencia coincide con la de la Barra de Estado
de herramientas obtendrás una vista en mi- iconos imagen superior.El segundo, Te indica en qué diapositi-
Posee iconos que repre- niatura de ellas (como en la te sitúas en la diapositiva an- , corresponde a la Vista va estás situado y el total
sentan algunas de las funcio- imagen superior). terior y siguiente. Clasificador de Diapositivas existente: .

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