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Relevancia de los archivos

PRESENTADO POR
Diana Romero Camacho

PRESENTADO A:
Lina Clemencia Trujillo Ortiz

CURSO:
Administración Documental en el Entorno

Servicio Nacional de Aprendizaje


Bogotá
2019
La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la
administración y el tratamiento técnico de los archivos. Los archivos, principalmente,
tienen tres funciones: recoger, conservar y servir.
Durante la vida trabajamos leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un
proceso y nos permiten alcanzar una Información Útil, que forma parte de lo que es
posteriormente conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en
todo ámbito socioeconómico. Un archivo es el lugar en él que se guardan de forma
ordenada documentos.

Esta información es guardada en un conjunto llamado Archivo, la cual se encargan


de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y
Ordenados, por otro lado, tenemos Archivos Públicos que suelen estar relacionado
a datos de Valor Histórico, como lo es en el caso de los Archivos Epistolares.

podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación útil,


la cual se va a realizar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita
localizar cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera una
de sus funciones es la de ser un centro activo de información que permite relacionar
los nuevos documentos con los ya archivados, además sirve como medio de
consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado, también sirve
como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo, los archivos se manejan actualmente
electrónicos, a través de los cuales se almacena de forma permanente la
información en el disco duro, el proceso consiste en la recepción, codificación,
elaboración de base de datos, almacenamiento, administración y transporte de los
archivos físicos.

EVOLUCIÒN

 Edad Antigua
Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas
civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos. En la antigua ciudad
de Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene constancia de la existencia de
los primeros archivos, allá por el 4000 a. C. Allí se han encontrado grandes
volúmenes de documentos.
 Edad Media
El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba reservado a los
que tenían la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices.
La Edad Media, sin duda, supuso un brutal retroceso en la evolución de la
archivística a nivel administrativo.

 Edad Moderna
Se reunieron en los Archivos del Estado toda la documentación generada
por la Corona: los documentos que concernían al gobierno y que se habían
mantenido dispersos hasta entonces.

CUALIDADES

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y
el personal encargado de su manejo.

hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso
a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad
a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar
testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas,
legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general,
por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración
conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones
es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener
un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.
CATEGORIZACIÓN

 ARCHIVOS DE JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA


Archivo General de la Nación
Archivo General del Departamento
Archivo General del Municipio
Archivo General del Distrito

 ARCHIVOS TERRITORIALES
Del Orden Nacional
Del Orden Departamental
Del Orden Distrital
Del Orden Metropolitano
Del Orden Municipal
De Orden Local

 ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO


Archivos de la Rama Ejecutiva
Archivos de la Rama Legislativa
Archivos de la Rama Judicial
Archivos de los Organismos de Control
Archivos de los Organismos Autónomos