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Control Gerencial

Taller Control Gerencial

Docente: Carlos Abel Aya Aranguren

Tatiana Sánchez

Esneider Alfonso Torres

Jefferson Guzmán

María Camila Páez Salamanca

Corporación Unificada Nacional de Educación Superior- CUN

Bogotá, 28 de agosto del 2019


PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACION, ORGANIZACIÓN Y DIRECCION

 El hospital no cuenta con una estructura organizativa aprobada por los niveles

competentes

Proceso de Planeación:

Para la presente problemática que se está presentado en el hospital se debe implementar una

estructura fija que permita establecer roles que cumplan con las labores dentro de la compañía,

eso con el fin de generar una mejor administración dentro de la entidad permitiendo así una

estructura organizacional con jerarquía, cumpliendo con los parámetros que se deben tener para

realizar bien los procedimientos que se desarrollen dentro y fuera de la entidad.

Proceso de Organización:

En este caso es muy importante saber cómo se va a desarrollar los procesos dentro de la entidad,

partiendo desde ese punto se implementará planes organizaciones, como elaborar estrategias en

cada área del hospital con el fin de que cada proceso implementado se efectué de la manera

eficaz y eficiente para así alcanzar los objetivos propuesto de la entidad, también se debe

elaborar unos presupuestos de manera adecuada en beneficio de todas las áreas que se está

prestando el servicio, ya que de ahí parte la importancia de manejar bien los recursos y el

cumplimiento y funcionamiento de todos los servicios de la entidad.

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Proceso de Dirección:

En este caso es tener una persona idónea que tenga conocimiento en todos los procesos,

manejo de conflictos, saber en qué momento tomar una decisión que ayuden al crecimiento del

hospital como también en las tareas que cada trabajador debe ejecutar en los diferentes servicios,

manejando de manera adecuada todos los criterios que se desarrollan en las áreas, de igual forma

se debe evaluar cada procedimiento que desarrolle para saber en qué zonas se presentan falencias

y contrarrestar todo esto con capacitaciones al personal.

 El director es la máxima autoridad y tiene a su cargo el manejo tanto administrativo como

asistencial de la institución

Proceso de Planeación:

Se debe elegir y hacer una debida preselección de un Director Excelente para el cargo con

liderazgo positivo, para que pueda manejar el hospital de una manera adecuada, que su estudio y

preparación sea la adecuada y estructurada para el cargo de director y que tenga unos valores y

principios.

Proceso de Organización:

Primero dar a conocer al director la institución, las diferentes dependencias, su estructura

organizacional, para que el mismo determine como va a dar el manejo a las diferentes

actividades de los trabajadores y del hospital y así mismo crear un ambiente de trabajo agradable

y en equipo.

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Proceso de Dirección:

Como Director y Líder del hospital es quien debe tomar las decisiones mejores para el

hospital, de igual manera evaluar que todo se esté cumpliendo tanto en la parte asistencial y

administrativa del hospital.

 Las funciones y responsabilidades de los diferentes niveles de la institución no se

encuentran formalmente establecidas en documento alguno, es decir, manuales de normas y

procedimientos

Proceso de Planeación:

Crear un manual de trabajo con el ente encargado en este caso el director, quien establecerá

normas y criterios para desarrollarlo, también el manual de procedimientos el Jefe encargado del

área asistencial, crear unos ítems y lineamientos para las Normas institucionales.

Proceso de Organización:

Para crear el manual, debemos tener claro:

1. Los criterios a evaluar

2. Numero de Normas

3. Cuales Normas institucionales

4. Cuantos procedimientos se brindarán en el servicio

5. Personas encargadas de evaluar que las Normas de cumplan

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Proceso de Dirección:

Como institución de salud, debe tener un manual de normas y procedimientos para que así

mismo halla una organización en las diferentes actividades a realizar, como Dirección debe ser el

encargado que esto se haga a la perfección y que no hallan malos procedimientos hechos.

 El proceso medular del hospital es la asistencia médica gratuita que se desarrolla

fundamentalmente en los departamentos de consulta externa y emergencia, toda vez que es a

través de estas y con la participación de los sub procesos ejecutados en las diferentes

dependencias de apoyo, tanto asistenciales como administrativas, que se logra el producto

esperado, es decir pacientes atendidos sanos.

Proceso de Planeación:

Se debe realizar una planeación tanto asistenciales y administrativas para cumplir con los

protocolos que permitan un proceso más sólido en los departamentos de consulta externa y

emergencia. Además, tener una buena capacitación del personal para prestar un mejor servicio en

el hospital.

Proceso de Organización:

Se deben ejecutar de manera correcta los procesos dentro de esas áreas para así alcanzar una

mejor organización en la distribución de las actividades que se desarrollen, implementando

asesorías que ayuden al funcionamiento de cada actividad que se efectué en las áreas

asistenciales como administrativas.

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Proceso de Dirección:

En este proceso el líder debe coordinar todas las actividades a desarrollar, manejando la

comunicación con su personal para así obtener buenos resultados que ayuden al mejoramiento

continuo, escuchando las inquietudes que comunique el personal de salud, para tomar decisiones

concretas q ayuden a tener una mejor ejecución en las actividades que se desarrollen.

 Desde el punto de vista de su organización asistencial, el hospital está estructurado en

servicios de: consulta externa, emergencia (pediatría y adultos), cirugía gineco obstetricia,

pediatría, diálisis, laboratorio, radiodiagnóstico, anatomía patológica, nutrición y dietética,

medicina física y rehabilitación, quirófano, banco de sangre, historias médicas, entre otras.

Además, el hospital cuenta con servicios de apoyo administrativo tales como recursos humanos,

administración, epidemiologia, saneamiento ambiental, ingeniería y mantenimiento

Proceso de Planeación:

Lo primero que se debe hacer es crear una misión, visión, objetivos, y metas del hospital,

también hacer la segmentación del entorno al que se le va a prestar el servicio en general, una

vez tenga eso entro a realizar el estudio de las diferentes áreas o dependencias que van a existir

dentro del hospital y mirar el tipo de complejidad de los servicios. De igual manera tengo que

hacer la planeación de los recursos con los cuales se cuentan para así mismo poder tener todas

estas áreas.

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Proceso de Organización:

Elijo el supervisor responsable por cada área, para así mismo asignarle actividades y el a los

demás empleados para cumplir el objetivo de prestar un servicio de calidad, establecer los

tiempos de las actividades también es un factor positivo para que el servicio sea ágil y eficaz, y

por ultimo realizar la distribución de los recursos con los que se cuenta, generando ganancias al

hospital.

Proceso de Dirección:

En toda empresa cuentan siempre con un líder el cual es el encargado de gestionar los

procesos de la empresa y que se cumpla a cabalidad un buen servicio, debe ser un líder

autocrático, positivo, innovador y que tenga un criterio de Decisión.

 Los resultados de auditorías internas previas realizadas al hospital , evidenciaron

debilidades en aspectos relacionados con : los niveles de organización y control , administración

de los recursos materiales , humanos y de alimentación y bebidas ; además del deterioro físico

del hospital , de los equipos médicos , escasez de materiales medico quirúrgicos , aires

acondicionados dañados , ausentismos de los trabajadores en el horario de la tarde , altos niveles

de rotación , poco espíritu de servicio y compromiso institucional en el personal , insatisfacción

por el monto de los salarios , por la falta de programas de capacitación .

Proceso de Planeación:

Entraría a identificar el problema de aquellas debilidades, cual es el factor que está afectando,

o si es el mal manejo del administrador el cual no cuenta con un criterio de Decisión o

posiblemente mala organización por parte de los jefes de las áreas. Crearía un plan de

emergencia, ya que se está viendo afectado los pacientes y la institución , Haría un plan de

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actividades , reevaluaría los jefes de áreas , y entro a mirar los gastos de la empresa , para así

mismo empezar a mitigar los malos estados de los equipos médicos y demás , Respecto a los

empleados poderles dar capacitación cada 2 meses en el área en el que se estén desempeñando y

generar un ambiente de trabajo más ameno , para que el personal se sienta con compromiso hacia

la institución y así poderles reconocer por su desempeño .

Proceso de Organización:

Hacer una Organización total con un inicio y un fin de actividades por parte de los jefes de

área y trabajadores, Repartir actividades a cada trabajador con unos tiempos, hacer un buen uso

de los recursos con los que cuenta el hospital, mirar cuales son los gastos y cuál es el patrimonio

real para así mismo no tener deteriorado el hospital y que cuente con buen estado de los equipos

médico, contar con una empresa puede ser de outsourcing que brinde capacitaciones al personal

cada 2 meses , y así mismo mirar el desempeño de los trabajadores y su salario .

Proceso de Dirección:

Primero mirar la dificultad que está teniendo el líder de toda la institución, porque es desde

ahí donde parte la problemática anterior, está teniendo una mala organización y mal manejo de

recursos del hospital, brindarle una capacitación adecuada de manejo de personal, de recursos de

la empresa y demás, para que así mismo puede ejercer como un líder con autoridad, Decisión y

criterio.

 El hospital tiene definido objetivos estratégicos y para la formulación de sus objetivos

operacionales, no cuenta con un sistema de información que le permita manejar datos históricos

acerca de su gestión y de los requerimientos de su entorno.

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Proceso de Planeación:

Crear una herramienta donde se pueda visualizar la información de la empresa, acerca del

entorno, económico, ambiental, socio cultural y demás, también poder visualizar los datos de la

empresa por años y por áreas y evaluar la gestión que se hace, aquí también va incluido el

recurso del hospital, si el hospital no cuenta con los suficientes recursos, se podría emplear una

carpeta compartida por áreas, para que sean visualizadas por el director o jefe de áreas.

Proceso de Organización:

Organizar el sistema de información, hacer una reunión con los jefes de las áreas del hospital,

explicarles el manejo de la herramienta o de la carpeta compartida, el manejo que se le debe dar,

los tiempos y el contenido que debe tener.

Proceso de Dirección:

Elegir un Líder que se encargara siempre de dar un informe mensual de los datos históricos,

la gestión de los procesos y demás que se va a realizar.

 El departamento de almacén no lleva un adecuado control de los materiales y suministros

requeridos por las diferentes dependencias del hospital en lo relativo o entradas y salidas,

ordenes de requerimiento, recepción y despacho de mercancías, así como de los correspondientes

controles perceptivos, chequeo de facturas, manejo, mantenimiento y clasificación de los

materiales, entre otras actividades propias del control interno.

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Proceso de Planeación:

De acuerdo al problema establecido, se debe realizar un manejo de inventarios de cada

material y suministro, soportado por quien entrega y firma de quien lo recibe. Esto nos permitirá

además del control llevar la cantidad que se a entregado a cada dependencia del hospital.

Proceso de Organización:

En este proceso lo tomaría como los tiempos de entrega de cada material y suministro a las

dependencias, que me permita establecer en que momento llegan al hospital y así poder

entregarlos a las áreas que lo solicitan de manera adecuada y a tiempo, permitiéndome un ágil

proceso en cuanto a organización y control de cada uno de ellos.

Proceso de Dirección:

La persona líder de este proceso debe efectuar de manera clara las tareas que se le asignan a

los empleados, para alcanzar los objetivos propuestos de todo el control de los materiales y

suministros, además debe llevar una supervisión de las actividades que desarrolla el personal

para saber si se está ejecutando de la manera adecuada, tanto en recibir como en entregar los

materiales y suministros, esto nos permite evaluar el proceso y tomar medidas en las fallas que se

estén presentando para realizar mejorías en el proceso.

 El Servicio de emergencia fue diseñado para atender un promedio de 150 pacientes por

día, en el entendido de sus actividades se realizarán los 7 días de la semana. sin embargo, del

análisis de los registros que se llevan en este servicio se evidencio que atendieron en el periodo

analizado un promedio de 215 pacientes por día, al indagar la razón de tal situación, el jefe del

servicio informo que debido a la paralización del servicio de consulta externa los pacientes se

dirigen a este servicio, para ser atendidos y que ellos no puedan negarse a atenderlos, situación

que ha generado un colapso en el área de emergencia.

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Proceso de Planeación:

Ya sabiendo que el área de consulta externa se encuentra paralizada, primero tendría que

averiguar la razón, segundo mitigar el colapso de urgencias habilitando consultorios de urgencias

para atención de consulta externa trayendo los profesionales a trabajar en solo consulta en los

consultorios de urgencias.

META: Mitigar el colapso de urgencias volviendo la atención a 173 pacientes.

Proceso de Organización:

Lo hare de la siguiente manera:

Primero llamando al responsable del área de consulta externa para que me dé explicaciones

del porqué del cierre de consulta externa para poder atacar ese problema y volver habilitar el

servicio, luego habilitando dos consultorios en urgencias para atención de consulta externa,

trayendo a dos profesionales los cuales serán médico general y médico internista que deben estar

disponibles 11 horas las cuales serán dividas de esta manera

Proceso de Dirección:

7 horas estarán disponibles para consulta con 1 paciente cada 20 minutos que se convierten en

21 pacientes por médico que entre los dos profesionales serian 42 pacientes diarios esto hará que

pasemos de atender 215 pacientes, a atender 173 pacientes para cumplir la meta

Las 4 horas restantes serán para netamente para urgencias

 El servicio de cirugía dispone de tres quirófanos y una sala de recuperación, los cuales se

observan en buenas condiciones físicas, ya que fueron remodelados el año anterior. Este servicio

se encuentra parcialmente suspendido, solamente se realizan intervenciones de estricta

emergencia, esto motivado a la falta de insumos médico –quirúrgicos y de aire acondicionado.

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igualmente, los equipos medico quirúrgicos presentan un avanzado estado de deterioro, por lo

cual se hace necesario su inmediata situación.

Proceso de Planeación:

Una vez analizada la situación el objetivo principal es la habilitación del servicio para ello

tendría que llamar al a jefe del servicio de sala de cirugías para que me informe la situación, que

cirugías pueden realizar. Luego a los ingenieros biomédicos para que me informen sobre la

situación de los equipos y saber si aún podemos utilizarlos hasta la aprobación de presupuesto

para la compra de equipos nuevos

META: Habilitar un quirófano que funcione las 24 horas 7 días a la semana

Proceso de Organización:

Para poder habilitar una de las tres salas tendría que entrar a mirar con los ingenieros

biomédicos que equipos quirúrgicos sirven aun para poder agruparlos, los que aun sirvan serán

llevados a una sala y será habilitada para prestar servicios de cirugía las 24 horas 7 días a la

semana

Proceso de Dirección:

Ya una vez solucionado el tema de habilitar una sala de las tres tendría que entrar hacer un

informe detallando por qué debemos comprar equipos de quirófano nuevos apoyándome en los

ingenieros claro esta adicional haciendo una descripción de cuales comprar para que sea

aprobado en un tiempo moderado.

 El departamento de ingeniería: tiene como función primordial llevar un control de los

bienes y equipos con que cuenta el hospital a los fines de atender las solicitudes de

mantenimiento preventivo y correctivo que sean necesarias y así garantizar la buena marcha del
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hospital y el cumplimiento de su misión. Sin embargo, de los registros con que cuenta este

departamento se evidencio que existen solicitudes no atendidas desde hace seis meses y otras

que, aunque fueron atendidas no registraron tal información.

Proceso de Planeación:

Analizando la situación me doy cuenta que el ingeniero a cargo de este proceso no está

respondiendo en sus actividades tocaría hablar con el directamente y saber que sucede la

prioridad es garantizar la buena marcha del hospital y lograr la misión del mismo.

META: Máximo en un mes tener todo el control de bienes y equipos con el que cuenta el

hospital.

Proceso de Organización:

Ya dando inicio a la orden anterior. Tendría que hablar con el ingeniero y saber la razones del

porque no han respondido solicitudes hace 6 meses y adicional el por no registran la información

una vez sabiendo dicha información tomare las respectivas decisiones, pero en el momento

dejaría esas solicitudes tal cual y empezar desde 0 y empezar a trabajar en control de bienes y

equipos.

Proceso de Dirección:

Para poder dar cumplimiento a la meta planeada se tendría que organizar de la siguiente manera:

Un grupo será dirigido a hospitalización, otro tendrá que dirigirse a salas de cirugía y partos

otros serán a urgencias otra consulta externa y por último solo para tener el dato será enviado al

área administrativa y así poder un control de todos los bienes y servicios que disponemos

máximo tendrán un mes calendario.

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