CASO 2

1- Primero diseñaría el procedimiento de control de la información porque

con esto se da a conocer cómo se identificaría, crearía o modificaría el
documento, hasta la divulgación, distribución, implementación y
disposición final del mismo.
2- El procedimiento de control de la información correspondería a el proceso
de Gestión de la Calidad debido a que allí es donde se va a consignar
todo acerca del SGC y ese procedimiento es un requisito de este.
3-
OBJETIVO: Proporcionar las instrucciones para la Creación, Actualización y
Control de la Información Documentada eficaz y eficiente, proporcionar evidencia
de la conformidad con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.
ALCANCE: El procedimiento aplica para toda la información documentada del
Sistema de Gestión de Calidad.
DESARROLLO
A- CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Encabezado: Presente en la parte superior de las hojas del documento y está
constituido por:

Logotipo de la entidad: Debe estar ubicado en la esquina superior izquierda

del documento y debe incluir el NIT.
Título del documento: Nombre de identificación del documento.
Código del documento: Número de identificación del documento.
Versión: Versión actual del documento
Fecha: Es la fecha de emisión desde la cual el documento entra en vigencia (a
partir de la fecha de aprobación)
B- REVISIÓN Y APROBACIÓN
Toda información documentada impresa a excepción del original se considera
documento no controlado.
 Los cambios de firmas de responsables no generan cambio de revisión.
 En caso de cambio de responsable, la fecha de aplicación e
implementación no sufrirá modificación.
  Es responsabilidad del controlador de la información documentada
coordinar la capacitación del personal que se ha designado a la operación
de procedimiento y/o actividades derivadas de cambio de responsable.
 El personal de la organización que considere necesario realizar un cambio
a un documento, debe hacer uso de la Solicitud de cambios y/o
modificación y/o elaboración, publicación y difusión. SIG-INF-01-03 para
determinar la pertinencia de realizar los cambios.
 Toda la información documentada que sea actualizada deberá ser
difundida a todas las personas que participan en el desarrollo del proceso
involucrado.
 Al sufrir un cambio cualquier tipo de información documentada se deberá
registrar con la Solicitud de cambios y/o modificación y/o elaboración,
publicación y difusión. SIG-IN-F-01-03.
C- IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Carácter 1: Designa tipo de documento

Carácter 2: Designa el número consecutivo del documento este siempre debe

comenzar con el 01 y la codificación va por tipo de documento. Entre los
diferentes tipos de caracteres va un guion que los separa
D- DIVULGACIÓN
Se considera válida cualquier forma de difusión que cumpla con el siguiente
objetivo:
 Que las personas que participan en el proceso conozcan y dominen la
manera en que se llevarán a cabo las actividades y responsabilidades
establecidas en la información documentada.
 Toda la información documentada elaborada debe ser difundida a las
personas que participan en su ejecución.
 La información documentada será difundida a través de la página web de
la organización
E- CONTROL DE CAMBIOS
El control de cambios será de la siguiente manera

Número de revisión: Designa el número consecutivo en que se revisó el

documento este siempre debe comenzar con el 01.
Fecha de actualización: Fecha en que se realiza la actualización.
Descripción del cambio: Qué fue lo que se cambió del documento