CONSIGNAS PUESTO 521001

PUESTO: PORTERIA Código: 521001

LOCALIZACIÓN: PRINCIPAL Código: 52100
UNIDAD RESIDENCIAL HACIENDA MANZANA
CUENTA: Código: 521
6 PROPIEDAD HORIZONTAL
ANALISTA ENCARGADO: ALVARO MUÑOZ CUELLAR

MODALIDAD DE PROGRAMACIÓN: 0112003

Un (1) servicio de vigilancia física Residencial con arma no letal y radio de comunicaciones, las 24 horas todos los días. 4X2

DESCRIPCIÓN

1. PROTOCOLO DE OPERACIÓN RESIDENCIAL

Cumpla con el protocolo de operación, servicio de vigilancia y seguridad privada física del sector residencial, anexo a la matriz de seguridad.

2. RELEVO DE TURNO

Antes de recibir su turno, verifique y entérese en el software de control protección en línea de:

a. Consignas y razones dejadas por la administración y/o residentes,

b. Anotaciones y novedades registradas en la minuta y bitácora de administración en el software

PROTECCION EN LINEA

c. Correspondencia pendiente por entregar.

d. Cumpla con las demás consignas de relevo.

e. Utilice el formato memorando de servicio para reportar las situaciones de seguridad y/o riesgos y peligros, que puedan llegar a afectar la salud o
integridad del trabajador o cualquier persona que interactúe con las instalaciones.

Antes de recibir su turno realice recorrido en la cancha múltiple, área de piscina, cuarto de máquinas, cuarto del turco, para verificar en
las condiciones que recibe, motor apagado de la piscina, la chapa área de la piscina con su chapa cerrada.

3. CONTROL INGRESO Y SALIDA DE VISITANTES

a. Anuncie a todo visitante, una vez confirmado y autorizado por el residente permita el ingreso

b. Deje registro en el en el software PROTECCION EN LINEA de los vehículos de visitantes que ingresan a las instalaciones (previamente
autorizados) teniendo en cuenta de verificar si hay parqueadero de visitantes disponible o si el residente a visitar cuenta con parqueadero
disponible

d. No permita el ingreso hasta no ser anunciados y autorizados

e. Los menores de edad, ni empleados pueden autorizar el ingreso de visitantes y/o contratistas

f. En caso de que el visitante estacione su vehículo en la parte externa de las instalaciones, recomiende que lo deje con las mínimas medidas de
seguridad (cerrados, con sistemas de alarma activados y sin elementos visibles en su interior).

4. CONTROL INGRESO Y SALIDA DE CONTRATISTAS Y EMPLEADOS

a. Anuncie a todo contratista y/o empleado.

b. Una vez confirmado y autorizado por el residente solicite sus afiliaciones a la EPS y ARL, permita el ingreso
c. Solicite documento de identidad (contratistas) y deje registro en el software PROTECCION EN LINEA
d. Revise todo paquete, bolsa y/o maletín, a la salida de empleados y contratistas.
e. haga cumplir el horario de trabajo establecido en el manual de convivencia así: lunes a viernes de 08:00 a 12:00 horas, y de 13:30 a
17:00 horas, sábados de 08:00 a 13:00 horas domingos y festivos no se programan trabajos.
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f. Registre en el software PROTECCION EN LINEA toda herramienta y equipos ingresados por los empleados o contratistas a fin de que sea
confrontado a la salida
g. No permita salida de empleadas del servicio con las mascotas por la puerta vehicular, a fin de no perder el control en su salida.
h. Registre en el software PROTECCION EN LINEA las observaciones del control de visitantes las características de las bicicletas y/o
vehículos ingresados por los contratistas.
i. Confirme con el residente la salida de los empleados, Contratistas misma forma de elementos tales como electrodomésticos o alimentos.
j. Los días domingos y festivos está permitido el ingreso de trabajadores de telefonía para hacer conexiones o restablecer señal. Estos trabajos
están autorizados siempre y cuando no exista ruido dentro de las casas.

5. MANEJO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y ENCOMIENDAS

a. Antes de recibir la correspondencia verifique que la dirección coincida y el nombre del residente.

b. Distribúyala en los casilleros correspondientes y haga entrega de la misma, en la medida que ingresan los residentes. (Antes de entregar este
completamente seguro que esta correspondencia pertenece a la casa que se está entregando)

c. Al recibir las suscripciones de prensa y/o revistas, verifique de acuerdo a los listados de suscripciones la cantidad de la misma.

d. Reciba paquetes y/o encomiendas selladas, dejando registro en la guía de entrega la nota RECIBIDO SIN VERIFICAR SU CONTENIDO, en
caso de que las encomiendas no sean evacuadas en su totalidad deje registro en minuta de todo paquete pendiente por entregar.

e. Por ningún motivo facilite el sello a los distribuidores de la correspondencia

f. Deje registro en el módulo de correspondencia del software PROTECCION EN LINEA de La correspondencia relacionada con entidades del
estado como fiscalía, transito, Dian, debe ser entregada de manera prioritaria incluso a aquellos residentes que tengan el casillero bloqueado por la
administración.

g. Evacue la correspondencia y no permita que permanezca por lapso mayor a las 24 horas para que sea retirada.

6. CONTROL MANEJO DE LLAVES

a. No facilite llaves de áreas restringidas, equipos, cuarto de maquinas, equipos de bombeo y/o tableros eléctricos a personal no autorizado por
la administración.
b. Deje registro en la minuta de la entrega de llaves de zonas comunes a los contratistas.
c. No reciba de manera directa, llaves en custodia de vehículos y/o residencias.

7. CONTROL INGRESO SALIDA DE VEHICULOS

a. No opere la puerta de acceso vehicular, hasta que no esté seguro de la identidad del conductor.
b. No permita el ingreso de vehículos, que no tengan parqueadero disponible
c. Actualice permanentemente el listado maestro de vehículos
d. Asegúrese de que la puerta de acceso vehicular sea cerrada oportunamente
e. No preste o facilite parqueaderos de los apartamentos desocupados o que no tienen vehículo, solo los residentes pueden prestar los
parqueaderos que no tiene ocupados.
f.
No permita el ingreso de taxis a excepción de casos de enfermedad y/o retiro de equipaje por viaje, con autorización del
copropietario o arrendatario, transitar a mínima velocidad y deberá salir rápidamente.
g. Exija a los conductores de vehículos con vidrios polarizados que bajen el vidrio, con el fin de identificar plenamente al conductor.

8. CONTROL INGRESO Y SALIDA DE TRASTEOS

a. Solicite la autorización de la administración (paz y salvo)

b. Cumpla los horarios establecidos en el manual de convivencia
c. Solicite documento de identidad a todos los contratistas del trasteo y deje registro en la planilla de control visitantes y/o contratistas
d. Reporte al rondero o al todero el ingreso del trasteo, para que éste haga seguimiento.
e. Opere la puerta de acceso vehicular cuantas veces sea necesario mientras dure el trasteo.

9. MEDIDAS PREVENTIVAS
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a. No permita la salida de menores 12 años solos o en compañía de la empleada del servicio, sin la debida autorización de sus padres.

b. Confirme con la CENTRAL DE COMUNICACIONES DE SEGURIDAD OMEGA, antes de permitir el ingreso a las instalaciones, de empleados de
las empresas de servicios públicos (acueducto, energía, telefonía, gas natural, etc.) a tomar lectura de consumo, deje registro en el software
protección en línea. Minuta de administración.

c. Reporte a la administración toda novedad con respecto a los equipos y mobiliario de zonas comunes.

d. Actualice el tablero de pico y placa correspondiente al día siguiente, en horario nocturno.

e. El área de portería es de uso exclusivo del personal de seguridad por lo tanto no se debe permitir el ingreso de personas ajenas a la vigilancia o
la administración al interior de la portería.

f. A partir de las 22:00 y hasta la 06:00 horas realice reportes vía radio obturando el PTT del mismo cada hora por el canal 1.

g. Si durante su turno usted realiza alguna función, que no está contemplada en las consignas particulares del puesto realice informe de servicio.

h. Mantenga actualizados los siguientes listados:

i. Residentes

j. Vehicular

k. Empleadas de servicio doméstico

m. Solicite el servicio de taxi de acuerdo al requerimiento del residente o visitante y deje registro en la minuta de la hora, Numero lateral y No. de
residencia que solicita el servicio, anote las placas del mismo y el móvil en el libro de minuta en el software PROTECCION EN LINEA para dejar
una trazabilidad del vehículo que recoge al residente.

n. No sirva de intermediario entre los propietarios y personas interesadas en adquirir vivienda para compra o arrendamiento y no permita el ingreso
sin autorización escrita de la inmobiliaria o propietario.

o. No acepte instrucciones telefónicas de los residentes.

p. No reciba alimentos, ni bebidas de empleadas del servicio doméstico.

10. CONSIGNA ESPECIAL PREVENCION LLAMADA MILLONARIA

a. Este atento a la salida de las empleadas del servicio doméstico, verifique su estado de ánimo y cualquier actitud sospechosa, indague sobre
el motivo de su salida y bajo ninguna circunstancia permita que salga hablando por celular, espere que cuelgue para ejercer el debido
control. Recuerde que los delincuentes que utilizan la llamada millonaria cada vez son más audaces en su accionar.
b.
Verifique el interior de los bolsos de las empleadas domésticas al salir de su trabajo, a excepción que haya una autorización escrita
de su patrono, que no se le revise su bolso.

11. EQUIPOS ELECTRÓNICOS DE SEGURIDAD

a. Este pendiente de que el sistema de cerca electrificado esté siempre activado.

b. Cada vez que se presenten activaciones en el sistema, verifique por las camaras el sector de la activacion si nota situaciones irregulares
solicite apoyo a la central de operaciones.
c. Asegúrese de activar nuevamente el sistema.
d. Verifique que el sistema de grabación digital se encuentre en modo grabación.
e. No manipule la configuración de brillo y contraste del monitor del sistema CCTV
f. En caso de fallas del sistema, reporte de inmediato al administrador

12. CONTROL Y MANEJO DE BOTELLERO

a. Realice arqueo diario tanto de lo productos como del el efectivo.

b. No fie, ni preste dineros, tampoco haga uso de el efectivo para asuntos personales.
c. Coordine con la admnistración el balance de el botellero, compra de productos y descargo de efctivo
d. No atienda la venta de productos a los residentes, al momento de ingresar y/o salir en sus vehículos, solicite se estacionen para luego
atenderlos.
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e. Solicite a la administración un listado de precios actualizado de todos los productos del botellero, este listado se sugiere debe estar
disponible en las carteleras de la copropiedad a fin de que los residentes tengan conocimiento de estos precios
f. Solicite a la persona encargada de administrar el negocio, la solicitud de pedidos y surtido de las neveras con productos. así como la
recepción diaria del dinero producto de las ventas

13. CONTROL DE DOMICILIOS

a. No permita el ingreso del personal domiciliario, y cumpla el siguiente procedimiento:

b. Anuncie el domiciliario al Apartamento que realizo el pedido.

c. Después que el residente autorice el ingreso, solicite al domiciliario la cedula y deje el registro en el software PROTECCIÓN EN LÍNEA

d. Solo permita su ingreso hasta la recepción y pida al residente que recoja el domicilio en la portería.

e. Luego de que el residente haya retirado su domicilio, regrese el documento que retuvo en la portería en el momento de salida del domiciliario y
registre la salida en el software de control PROTECCIÓN EN LÍNEA.

14. PROTOCOLOS INTERNOS DE ADMINISTRACIÓN

a. Reaccione y transmita a la administración los reportes de los residentes, sobre daños e irregularidades de índole física o moral que
presenten las unidades privadas o en zonas comunes novedades detectadas deje registro completo en el libro de administración.
b. Cuando se detecten trabajos que afecten la fachada como: instalaciones de antenas, techos, instalaciones eléctricas, etc. Para lo cual
requiere la autorización de la administración o la asamblea.
c. Informe de inmediato al residente, cuando detecte ropa colgada, alfombras, letreros, avisos, carteras, antenas de radio o televisión y otros
elemento similares en los balcones, fachadas, paredes externas, puertas, ventanas o aéreas de uso común ni permita sacudir alfombras
ropas, etc. Deje registro en el libro de administración.
d. No permita el tránsito de mascotas por las zonas comunes.
e. En caso de que la mascota realice sus necesidades fisiológicas, el propietario está en la obligación de realizar el aseo.
f. No permita el ingreso de niños a la piscina sin compañia de un adulto responsable.
g.
Cuando ingrese un residente en su vehículo, se debe cerrar inmediatamente la puerta vehicular, una vez cerrada la puerta, el
portero debe proceder a entregar la correspondencia.
h.
No permita ingresar carretillas o vehículos de tracción animal para recoger escombros de las reformas de las casas o de zonas
comunes autorizadas por la administración.
i.
Permita el ingreso de serenatas o parrandón vallenato hasta las 11 p.m.
j.
Para ingresar o salir un trasteo el residente debe solicitar un paz y salvo de administración con tres días hábiles de anticipación.
k.
Permita el ingreso de trasteos hasta las 17:00 horas
l.
Las Reservas para el Salón social con cinco días de anticipación, requisito previo estar al día con la administración.
m.
El Horario para usar el salón social para decoración o celebración es desde las 09:00 horas. hasta las 22:00 horas, a excepciones
las celebraciones que integran la comunidad.
n.
Haga cumplir el Horario de uso de la Cancha Múltiple de 09:00 a 12:00 y de 14:00 a 21:00 horas. realice seguimiento por el sistema
de cctv.

ACTUALIZACIÓN:

Este documento fue actualizado por ALVARO MUÑOZ CUELLAR, Analista de Operaciones el día 26 de Febrero de 2018.

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