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0 - Requerimiento no contemplado.
Instrucciones
olumnas
s siguientes datos:
ón que lo cubre
a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de personal informático o especialmente entrenado).
Macro areas
Presupuesto Compras
Costos
Gestión Activos
Gestión inmobiliaria
Mantenimientos activos
Planificación de infrastructura
Gestión de flota
Requerimiento
Seguridad
11 Análisis de vulnerabilidades
16 WS-Security
19 Acceso Seguro
INFRAESTRUCTURA
Certificados digitales
23 Herramientas de Dimensionamiento
24 Contenerización
25 Alta disponibilidad
26 Escalabilidad de la infraestructura
28 Balanceo de Carga
29 Solución Cloud
Importación / Exportación datos
30 Ubicación de datacenters Cloud
31 Esquemas Cloud
32 Módulo de auditoría para la trazabilidad del Log de errores y ejecución del sistema
33 Virtualización
Desarrollo
34
37 Framework de Desarrollo
Operación
42 Frecuencia de backups
43 Parametrizaciones
44 Scheduling (Planificador)
45 Despliegue continuo
51 Procedimiento de Escalabilidad
53 Tipo de Escalabilidad
54 Tolerancia a fallos
55 Notificación de fallos
56 Estrategias de performance
57 Auditoría y Control
62 Gestión de sesiones
63 Compatibilidad de la solución.
INTEGRACION
68 Integración en batch
Requerimientos Tecnicos
Descripción
¿El sistema permite configurar diferentes perfiles de acceso a diferentes niveles (aplicación,
funcionalidad, operación, datos)?
¿Brinda capacidades de acreditación, gestión y revisión de identidades y usuarios o permite
integración con servicios de Directorio externos existentes?
¿El sistema cuenta con autenticación de tipo SSO?
¿Cuál es la política de manejo de contraseñas (p.e. cambio de contraseñas, claves periódicas,
bloqueo y desbloqueo, histórico de claves?
¿Las información se puede almacenar cifrada?, es configurable la selección de la información a
cifrar?
¿La solución cuenta con mecanismos de seguridad para firmas y sobres digitales que garanticen la
integridad y confidencialidad en la transmisión de información?
¿Con que características de seguridad cuenta la solución Cloud (Si aplica) para garantizar la
comunicación (p.e. mecanismos de cifrado, acceso por VPN, MPLS, etc...)?
¿Qué características de seguridad tiene la arquitectura de red de la solución Cloud (p.e.
Ocultamiento de topología de red, múltiples conexiones a internet, múltiples firewalls, etc...)?
¿Qué características de seguridad tiene el servicio para resistir todo tipo de amenaza concebible?
¿Cuál es la política en cuanto al proceso de administración de parches de seguridad?
* ¿Realizan análisis de vulnerabilidades periódicos? ¿Con qué frecuencia?
* ¿Realizan analisis de tecnical Hacking?
* ¿Permiten que el Sena se reserve el derecho a que realice sus propios análisis de
vulnerabilidades?
¿El proveedor Informará de todos los incidentes que ocurran a los activos de Sena?
¿Se permite visuabilidad y auditaria de las incidencias por el equipo de Sena?
¿La solución cumple con estándares de verificación de seguridad de aplicaciones tipo OWASP,
NIST, ISO27001 o similares?
¿Para la exposición y consumo de web services el sistema cuenta con soporte del estándar "WS-
Security" el cual contempla: Firma de mensajes, cifrado de mensajes, cifrado de campos de
mensajes, cifrado de canal?
¿El sistema permite el cifrado de información sensible para su transporte y almacenamiento con
algoritmos de encripción AES 256, SHA02, entro otros y estándares de criptográficos FIPS 140-2?
¿El sistema proporciona mecanismos automatoco para hacer masking de datos sensibles?
¿Para el acceso al sistema utiliza protocolos de comunicación segura. Por ejemplo, en el caso de
una arquitectura Web se soporta el uso de https?
¿Que componentes a nivel de hardware (servidores, redes, centros de datos, etc.) permite
redundancia u otros mecanismos para asegurar alta disponibilidad en la solución?
¡Disponibilidad de 99,99%!
¿Cómo se escala la infraestructura que soporta la solución, tanto en modelos Cloud?
¿El sistema permite realizar copias de seguridad y replicación de almacenamiento en caso de
recuperación frente a posibles desastres y cual es la infraestructura que lo soporta?
¿El vendor tiene posibilidad de validación de los Backups por el lado del Sena?
¿El sistema cuenta con capacidades de balanceo de carga entre varias instancias (clusterizadas) de
la herramienta? Debe indicarse claramente la utilización de elementos adicionales como
balanceadores, software de terceros, etc. y los componentes del sistema que se clusterizan.
¿Con que capacidades cuenta el sistema para la importación y exportación de datos desde y hacia
la Nube?
¿Cuál es la ubicación de los datacenters cloud para soportar la solución?
¿El proveedor cuenta con diferentes alternativas de esquemas Cloud (p.e. pública, privada,
hibrida) y cuáles son las restricciones de cada escenario?
¿El sistema cuenta con un módulo centralizado de auditoria, donde se pueda llevar la trazabilidad
del log de errores y ejecución del sistema? p.e. manejo de niveles de LOG (debug, warning, info)
¿El sistema se puede integrar con SOC, SOX y NOC?
Especificar plataformas de virtualización soportadas y sus restricciones.
Versionamiento
¿Cuenta la solución con capacidades de versionado de código donde se permita subir, rehacer,
devolver y validar cambios?
Automatización de pruebas
El sistema, en caso de ser un desarrollo a la medida o cuya evolución sea específica para Sena,
permite la automatización de pruebas funcionales por herramientas externas.
El sistema, en caso de ser un desarrollo a la medida o cuya evolución sea específica para Sena,
permite la automatización de pruebas de rendimiento por herramientas externas (ej.:
LoadRunner).
El sistema, en caso de ser un desarrollo a la medida o cuya evolución sea específica para Sena,
permite la automatización de pruebas de seguridad
¿El sistema cuenta con un componente de LOG centralizado y configurable? p.e. manejo de niveles
de LOG (debug, warning, info)
¿La solución cuenta con un Framework de desarrollo y componentes comunes de desarrollo (ej.:
Auditoría, Trazabilidad, Transaccionalidad, comunicación entre capas, etc.?
¿Con qué periodicidad se realizan los backups y como es el procedimiento a nivel de operación
para realizarlos?
¡Cual es el costo de enviarlo a otra nube?
¿El sistema cuenta con capacidades de parametrización auto gestionada del sistema?
¿El sistema cuenta con un componente que le permita programar tareas para la ejecución de
Workflows, threads o eventos de aplicación en general?
¿El sistema permite el uso de mecanismos de despliegue continuo( promoción del software entre
entornos) ?
En caso de indisponibilidad del sistema, ¿el proveedor cuenta con un planes de continuidad (BCP)
y contingencia (DRP), que les permita medir los tiempos de tolerancia del negocio por la
interrupción (RPO) y los tiempos de recuperación que poseen los sistemas tecnológicos (RTO), y
cuáles son los indicadores?
¿En los esquemas IaaS, PaaS, SaaS On premise, o Hybrid, cual es el procedimiento y las
implicaciones para el despliegue de un parche, una nueva versión, o un issue?
Nota: Sustentar en los esquemas que aplique
¿Cuál es el procedimiento necesario para escalar la solución en sus diferentes capas (aplicación,
datos, etc.)?
Nota: Sustentar en los esquemas que aplique
¿Cuál es el procedimiento necesario para el cargue inicial de información?
¿Cuál es el tipo de escalabilidad (vertical o horizontal)? ¿Cómo se activa? ¿Es elástica? ¿Es auto
gestionada?
Nota: Sustentar en los esquemas que aplique
¿El sistema cuenta con capacidades de reinicio automático, conmutación por error, replicación del
sistema u otros mecanismos para garantizar la recuperación frente a posibles fallos?
Nota: Sustentar en los esquemas que aplique
¿La solución cuenta con mecanicismos de notificación de los fallos?
¿El sistema cuenta con capacidades de almacenamiento temporal en cache, lo cual le permita
mejorar el performance?
¿El sistema cuenta con dashboard de monitoreo en tiempo real que permitan identificar los
usuarios, y fechas de creación y modificación de la información registrada en el sistema?
La solución está modularizada de manera que permita activar o desactivar estos módulos de
acuerdo a las necesidades del negocio. (módulos preexistentes o nuevos módulos)
¿Cuáles son los tiempos de respuesta asociados a:
* Login en el sistema
* Número de transacciones promedio aceptadas por el sistema
* Carga de datos en batch
* Entradas de datos en pantalla.
* Renderización y visualización de pantallas?
¿El sistema cuenta con un componente que le permite administrar las sesiones de usuario, estas
sesiones persisten sin importar el canal o dispositivo desde el cual este el usuario logueado en el
sistema?
¿Cuáles son los canales y sus versiones que son soportados por la aplicación?
En caso de tratarse de un aplicación web, ¿Qué navegadores y versiones son soportados?
Para que la solución se ejecute correctamente en los terminales de los usuarios, ¿se requiere la
instalación de algún tipo de herramienta o agente?
El fabricante deberá integrarse con el gestor documental del Sena en cumplimiento de la ley 594
del 2000 y sus resoluciones vigentes.
¿El sistema tiene capacidades de integración online y batch de tipo: síncronas y asíncronas?
¿El sistema cuenta con mecanismos de integración para la comunicación con el sistema comercial
de la compañía?
¿El sistema tiene las capacidades de consumir y exponer servicios web con los protocolos HTTP,
HTTP/S , SOAP/XML, REST/XML, REST/JSON, SMTP, SMS, SFTP?
¿El sistema permitirá la recepción y envió de datos de forma masiva a través de XML, JSON,
archivos planos y csv?
¿El sistema dispone de un catálogo de servicios web y/o Apis publicados, o permite claramente
publicar servicios a terceros?
¿El sistema permite usar adaptadores de acceso a datos a través de JDBC, ODBC, u Otros
¿El sistema permite la configuración del cliente de correo de servidores POP3, IMAP y SMTP para
las conexiones entrantes y salientes? ¿A este tipo de conexiones se les puede aplicar a tipo de
seguridad SSL/TLS?
¿El sistema cuenta con conectores para servidores de notificación push?
¿Con cuales repositorios de documentos para anexar y descargar documentación, permite la
solución integrarse, como es el mecanismo de integración?
¿El sistema se integra o provee una solución BI para el diseño de gráficos y reportes?
¿El sistema se integra o provee una solución de analítica que permita realizar inteligencia de
negocios y análisis predictivo?
¿El sistema cuenta con un componente de Gestión de Transferencia de archivos (MFT), que
permita la transferencia segura de data a través de una red?
¿El sistema cuenta con capacidades de integración con con sistemas ESB?
¿El sistema cuenta con capacidades de integración con componente de gestión de reglas de
negocio (BRMS comerciales) ?
A Maestros
1 Estructura organizativa
2 Seguridad y roles
5 Catalogo de cuentas
B Operaciones
11 Asientos contables
12 Ayudas a la contabilización
13 Contabilización automáticas
14 Periodificaciones
20 Operaciones de cierre
21 Operaciones de cierre
22 Operaciones de cierre
23 Operaciones de cierre
24 Funcionalidad de cierre
25 Validaciones previas
27 Registro documental
29 Requerimientos fiscales
30 Registro de Documentos
B Operaciones
31 Trazabilidad
32 Trazabilidad
33 Trazabilidad
35 Informes especiales
36 Consultas en línea
39 Estados Financieros
40 Prodiversos
41 Reportes especiales
Explicación Cobertura
0 0 - Requerimiento no contemplado.
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada
3 3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Contabilidad General
Descripción
Poder disponer de 12 periodos contables y tantos mas como la entidad requiera (por ejemplo para
ajustes de auditoría) aplicable de forma centralizada y por regional
Alta sencilla y centralizada de las cuentas de mayor del plan de cuentas, se requiere disponer que
este plan de cuentas sea configurable, que contemple estándares internacionales y regulaciones y
particularidades locales para Colombia.
Manejo del catalogo general de cuentas definido para entidades del Gobierno para efectos de
registro e información financiera
Cada cuenta de mayor tendrá diferenciada la información contable de la analítica a la hora de dar
de alta los atributos de cada una de ellas
Definir para cada cuenta de mayor sus atributos operativos, es decir, si requiere impuestos, si es
relevantes para contabilidad analítica, si es una cuenta de impuestos, si permite apuntes negativos,
si es posible contabilizar directamente o esta limita a apuntes de contabilidades auxiliares como
asociada etc.
El sistema debe tener un maestro de centros de costos de la entidad, el cual contenga: El código
del centro de costo, Una descripción correspondiente a la dirección, Regional, Centro, Cede,
Proyecto o Sociedad correspondiente al mismo y el responsable del centro de costo (gerente de
proyecto, responsable del área, entre otros)
El sistema debe permitir realizar cualquier tipo de operación contable manual o masiva,
adecuándose a los requerimientos establecidos por SIIF Nación (Sistema Integrado de Información
Financiera ), en varios de los procesos realizados por la entidad, es de anotar que SIIF Nación es una
herramienta que soporta varias entidades gubernamentales y al Sena lo anterior en cumplimento
de Decreto 2674 de 2012 Art. 33 y el Decreto 1068 de 2015 Art. 29.1.2.18 (
NOTA: Por ende el sistema ERP se debe adaptar al SIIF Nación y NO SIIF Nación al sistema ERP)
El sistema debe permitir crear plantillas de asientos contables, pre configurados estándares
(cuentas, importes, líneas, etc.)
El sistema recibirá asientos automáticos en las cuentas contables provenientes de cualquiera de las
contabilidades auxiliares (deudores, proveedores, activos , tesorería, etc.) o de cualquier otro
módulo
El sistema debe permitir diferenciar los distintos apuntes contables en las cuentas de mayor:
partidas abiertas, saldos, anulaciones, compensaciones
El sistema deber permitir codificar los apuntes contables de forma diferenciada por tipo de
movimiento y con posibilidad de reiniciarse cada año
El sistema debe permitir registrar apuntes periódicos de forma automática, como por ejemplo
todos los alquileres mensuales
Existencia de diferentes libros (multilibro) de contabilidad definibles para organizar las diferentes
transacciones contables y el manejo de la presentación de la información contable de conformidad
a la normatividad vigente aplicable a la entidad.
El sistema debe contar con una herramienta que ayude a realizar las notas para consolidar los
estados financieros, permitiendo que diferentes usuarios estén trabajando simultáneamente sobre
las notas y al final se realice de forma automática la consolidación
El sistema deber permitir las tareas de cierre mensual y anual: arrastre de saldos, reclasificación de
deuda, etc., adicionalmente llevar el Balance Scorecard BSC (Cuadro de Mando Integral), por medio
de indicadores clave que permitan tomar decisiones basados en objetivos y metas que desea
conseguir la entidad.
Poder cerrar contabilidad por grupos de cuentas en forma parcial (Ej. cerrar las cuentas de
Deudores pero poder seguir trabajando con las cuentas de contabilidad general)
El sistema debe contar con una aplicación que le permita crear una estructura jerárquica para
ejecutar transacciones y programas que formen parte del proceso de cierre, con alertas o
mensajes de secuencialidad por cada tarea planificada y asignada a responsables, mediante una
disposición estructural organizativa dispuesta por la entidad.
El sistema debe permitir realizar la validación previa de la información financiera extraída antes de
su cargue en los aplicativos:
El sistema debe contemplar el manejo de los diferentes tipos de impuestos que se utilizan por
regionales
El sistema debe permitir un registro documental, del cual se pueda obtener y extraer las bases
fiscales y las diferentes tasas impositivas, para su clasificación y reporte a los distintos entes de
control.
el sistema debe permitir controlar toda la gestión documental derivada en cada uno de los
procesos anteriores a la generación de las obligaciones, para un facial acceso de consulta, revisión
y aval, evitando la duplicidad de dicha documentación
Se requiere que en la data maestra de los Partners se pueda identificar el tipo de contribuyente sus
datos fiscales y/o tributarios necesarios para los comprobantes de retención y reportes a nivel fiscal
de conformidad a la normatividad vigente aplicable a la entidad, a fin de gestionar de forma masiva
la expedición y envió de las certificaciones tributarias a los correos institucionales, minimizando
significativamente el desgaste administrativo que este proceso representa.
Permitir el registro con IVA de documentos en el módulo de Tesorería (por ejemplo, avales,
comisiones…)
Permitir obtener de forma automática: libro diario, balances (con distintos desgloses y formatos de
estructuras de balance), perdidas y ganancias contable, etc.
Permitir diseñar reportes de carácter especial para presentar a usuarios internos como usuarios
externos la información de la DIAN, CGR, CGN, Entes Territoriales, OCI, Sindicatos y
reglamentarios entre otros.
El sistema deber permitir en todo momento ejecutar las consultas de saldo, partidas o cualquier
informe de contabilidad general y que este presente la información en tiempo real.
El sistema debe generar los diferentes reportes contables y libros oficiales (Por ej.: Libro Diario, libro
mayor, mayor y balances, inventarios y balances, auxiliares) de acuerdo con la normatividad legal
vigente. Incluye Reportes de Impuestos.
Permitir obtener el Estatus de Patrimonio Neto y el Cash-Flow a través del método indirecto
El sistema debe permitir mediante un proceso masivo la expedición de Certificados Tributarios,
Parafiscales y Declaraciones de Anexos Oficiales, así como el envió de forma masiva a los distintos
E-mail de los contribuyentes con radicado por envió.
Como segunda opción poder descargar de la pagina del SENA, con periocidad mensual, bimensual y
anual de dicho radicado para los que no se tenga información del email, permitir también la gestión
eficiente de este directorio.
Se requiere la generación del Balance y P&G estados financieros por unidades de negocio,
proyectos, centros de costos individual y consolidado total.
permitir llevar e cuentas de orden el control a nivel de terceros, pero consolidar la información para
SIIFF Nación a nivel de saldo o NIT genérico.
debe permitir generar un reporte del total de movimientos contables por tercero, Ej. Libro diario
con terceros
El sistema debe permitir la interoperabilidad con SIIF Nación (Sistema Integrado de Información
Financiera ) para los procesos contables que se requieran de acuerdo a los mecanismos definidos
por el Ministerio de Hacienda
Permitir la integración con CUN para generar la conciliación de balance
permitir la integración del árbol probabilístico de la herramienta informática EKOGUI para las
pretensiones a favor o contra de la entidad de los litigios judiciales.
FI NGL 3
BASIS 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI GL 3
CO 3
FI- NGL 1
FI GL 3
FI 3
FI 3
FI 3
FI- NGL 3
FI NGL 3
FI NGL 3
1
FI NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI NGL 3
FI - TAX 3
FI -TAX 3
DMS 3
FI BP 1
FI NGL 3
FI- NGL 3
FI NGL 3
FI NGL 3
FI NGL 3
FI NGL 1
FI- NGL 1
1
FI- NGL 3
FL NGL 3
FI- NGL 3
1
Observaciones de la reunión
INTEGRACIONES
INTEGRACIONES
Requerimiento
A Maestros
1 Tipologías de deudores
2 Maestra de deudores
3 Atributos de deudores
4 Direcciones de terceros
5 Cliente Único
9 Posibilidad de bloquear
11 Vías de cobro
13 Medios de Pago
14 Numeración de documentos
15 Topología de apuntes
B Operaciones
Número de procesos para emisión de
16 facturación
18 Contabilización de Facturas
19 Gestión de contratos
21 Impresión de facturas
23 Facturas rectificativas
24 Abonos
25 Anticipos
26 Cobros manuales
27 Registros masivos
28 Remesas de cobro
29 Cobros parciales
30 Gestión de alarmas
32 Gestión de Reclamaciones
33 Seguimiento de reclamaciones
34 Envío de reclamaciones
35 Registro de Riesgos
36 Control de riesgos
37 Dudoso cobro
38 Imputación analítica
41 Gestión de intereses
C Reporting
44 Informe de los deudores
46 Informe de antigüedad
47 Informes de impagados
55 Carga de saldos
60 Integración SIIF
Explicación Cobertura
0 0 - Requerimiento no contemplado.
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio s
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de
3 3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Cuentas a Cobrar
Descripción
Permitir definir tipologías de Terceros (Grupo, asociadas, etc.…), Las cuentas por cobrar deben
estar clasificadas y en cumplimiento y aplicación del Nuevo Marco Normativo para entidades de
Gobierno.
Permitir almacenar datos de deudores como el tipo de deudor, los datos de contacto, la dirección y
las condiciones predeterminadas de pago
Que cada tercero pueda contar con información diferenciada en función de las direcciones o
ubicaciones de los mismos (direcciones de entrega, facturación, cobro,..)
Se requiere contar con una base de datos centralizada con los datos de los clientes (Datos
Maestros), y que los campos de los datos maestros de los clientes sean configurables.
Se requiere que se pueda tener distintas jerarquías del cliente por Región, Zona, Canal, Segmento,
etc.
El sistema debe permitir la creación y carga masiva de datos maestros del Business Partners para
su rol de cliente, como preparación y preámbulo del inicio de operaciones con el ERP.
Permitir clasificar la cartera por antigüedad de mora para que las áreas de gestión pueden
identificar cuales se encuentran a paz y salvo en pagos, cuales están en cobro persuasivo, cuales
en cobro coactivo y las que se encuentran reclasificadas en cuentas de difícil cobro, esta
información sirve para que el grupo de contabilidad pueda analizar indicios de deterioro y
deteriorar si es el caso.
Bloqueo de deudores que permita seguir contabilizando cobros y lo pendiente de facturar hasta
ese momento pero que impida emitir nuevas contabilizaciones
Permitir registrar en el maestro de deudores la vía de cobro acordada y poder obtener el formato
electrónico correspondiente para su envío
Permitir definir distintas condiciones de cobro para un mismo deudor en función de la causa de
cobro y de esta forma permitir la configuración de plazos o condiciones diferentes, Para facilitar el
analices de la antigüedad de la cartera por total cliente y con facilidades ir al detalle de cada
documento, diferenciando el tipo de movimiento facturas, notas de debito o crédito, intereses de
moras, gastos de cobranza etc.
El sistema debe permitir la parametrización de las formas de pago aceptadas por la entidad para
la cancelación, total y/o parcial de los documentos emitidos a los clientes por concepto de cuentas
por cobrar, por ejemplo:
• Cheque.
• Cheque de Gerencia.
• Transferencia bancaria.
• Tarjetas de Crédito.
• PSE (botón de Pagos Seguros en Línea)
• Otros.
Disponer de codificación diferente para cada tipo de operación (facturas, abonos, anticipos)
Describir el número de pasos y los procesos desarrollados en cada uno de ellos para poder emitir
una factura, enfatizando la importancia de las cuentas por cobrar generadas mediante
resoluciones por cuotas partes activas, retropatrono, doble mesada, servicio médico, devolución
de IVA, parafiscales, multas, sanciones, etc.
Detallar los tiempos de respuesta del sistema en el momento de ejecutar los procesos de
documento equivalente, para el caso de producción de centro (excedente de la producción).
Permitir dar de alta contratos en el sistema que puedan vincularse a un deudor para proceder a
facturarle
Registro de terceros esporádicos con los que se tienen operaciones puntuales y de los que no se
registra ficha detallada en el sistema
Disponibilidad para emitir facturas en distintos soportes (papel, fichero, etc.…) Digitalización de
facturas de venta a la salida de la factura
El sistema deber permitir el registro de anticipos y poder asociarlos a la factura a la que hacen
referencia, el anticipo debe ser asociado a una cuenta por cobrar a nombre del tercero, comparar
la información de las cuentas por cobrar que presentan incumplimiento de pago o
desmejoramiento en sus condiciones crediticias con el V.P. de los flujos de efectivo y en
cumplimiento de la norma internacional
Permitir abonar el pago recibido a la cuenta de un tercero y las cuentas de mayor respectivas
según la modalidad de pago de forma manual
Permitir abonar el pago recibido a la cuenta de un tercero y las cuentas de mayor respectivas
según la modalidad de pago de forma masiva
Permitir generar remesas de cobro por distintos conceptos y generar los formatos electrónicos
correspondientes
Posibilidad de registrar, ajustar y vincular pagos parciales sobre las respectivas facturas
Permitir que cada tipo de operación tenga una cuenta contable asociada o definida, por ejemplo,
para distinguir el pendiente de cobro de facturas no vencidas, del pendiente de cobro de facturas
vencidas o impagadas
El sistema debe permitir gestionar préstamos otorgados a funcionarios como entre ellos servicio
médico asistencial
Informe de la información relativa a cada deudor (condiciones de cobro, grupos, ubicación
geográfica, etc.)
Debe permitir la generación de reportes mensuales del estado de la cuentas por cobrar: en paz y
salvo, en cobro persuasivo, cobro coactivo, reclasificados a difícil cobro y otro que la norma lo
exija.
Informe en línea de la antigüedad de la deuda por tipos de deudas que maneje la entidad y con el
detalle del deudor, factura, fecha de vencimiento, etc.
Informe con los cobros recibidos con posibilidad de acotar por fecha de recepción del cobro
Se requiere poder realizar consulta y/o reporte de cartera la cual refleje el promedio de días de
pago (fecha de pago - fecha de vencimiento) de los clientes para poderlos calificar y filtrar por
cliente, grupo de cliente, unidad de negocio y fechas.
Los informes de cuentas por cobrar deben considerar los informes mensuales a reportar en los
estados financieros y las notas explicativas y revelaciones que se presentan al cierre de la vigencia
y en cumplimiento con la normativa internacional.
Generar informes o avisos que permitan conocer los gastos suplidos en los que incurre la entidad
que deben ser re facturados a un tercero
El sistema debe permitir subir saldos iniciales por documento por cada tercero por concepto de
Cuentas por Cobrar
El sistema debe permitir integrarse con otros sistemas necesarios para la ejecución del proceso, así
como con los sistemas de expediciones para el registro de maestros de deudores, facturas y demás
operaciones con terceros
Se debe permitir la generación de XML para facturación electrónica de los documentos de facturas
de clientes, notas de crédito de clientes, notas de débito de cliente
El sistema debe permitir la interpretación y homologación de todas las tablas y codificación propia
de SIIF para efectos de los procesos de carga o generación de formatos XML,TXT y/o Exel
dependiendo del requerimientos.
FI-AR 3
FI-AR 3
FI-AR 3
FI-AR 3
BP 3
BP 3
DM 3
FSCM 3
BP 3
BASIS 3
BP 1
FI AR 3
FI AR 3
FI NGL 3
FI NGL 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
FI AR 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
SD??? 3
SD??? 3
LOANS?
FI AR 3
FI AR 1
FI AR 1
FI AR 1
FI AR 1
FI AR 1
FI AR 1
SD??? 3
DM 3
BP 3
SD??? 3
SD??? 3
especialmente entrenado).
Observaciones de la reunión
1 Maestro de acreedores
2 Clasificación de acreedores
4 Cliente Único
9 Formas de pago
10 Condiciones de pago
Posibilidad de definir distintas condiciones
11 de pago para un mismo proveedor o
acreedor
12 Numeración de documentos
13 Tipología de apuntes
B Operaciones
14 Contabilización de facturas
Contabilizaciones de facturas contra pedido
15 / recepción.
16 Facturación contrato
El proceso de facturación contabilizará
17 automáticamente la Deuda en proveedores
y acreedores
22 Workflow
25 Registros masivos
30 Status de facturas
32 Provisiones
Permitir la carga automática de ficheros
33 con la información de facturas a
contabilizar
34 Imputación analítica
35 Carga de saldos
39 Control de saldos
C Reporting
40 Informe de los maestros
41
44 Informes en línea
45 Consultas de facturas
D Integración
47 Integración SIIF
Explicación Cobertura
0 0 - Requerimiento no contemplado.
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio s
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de
3 3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Cuentas a Pagar
Descripción
Se requiere contar con una base de datos centralizada con los datos de los acreedores (Datos
Maestros), y que los campos de los datos maestros de los acreedores sean configurables.
Se requiere que se pueda tener distintas jerarquías del acreedor por Región, Zona, Canal,
Segmento, etc.
El sistema debe permitir la creación y carga masiva de datos maestros del Business Partners para
su rol de acreedor, como preparación y preámbulo del inicio de operaciones con el ERP.
Posibilidad de retener el pago a proveedores y acreedores.
Permitir la inactivación de proveedores y acreedores
Seguridad por rol/perfil/usuario a nivel de acreedores
Permitir registrar en el maestro de proveedores y acreedores la vía de pago acordada (cheque,
transferencia bancaria, pagarés, contado, etc.) y poder obtener el formato electrónico
correspondiente para su envío, de igual forma establecer una vía de pago CUN, por transferencias
bancarias.
Permitir definir la cantidad de días para el pago para proveedores y acreedores, etc.
Disponibilidad de días de pago preestablecidos
Permitir definir distintas condiciones de pago para un mismo proveedor o acreedor en función del
servicio prestado o de la delegación / división
Disponer de numeración propia para los distintos documentos contables de acreedores
Disponer de codificación diferente para cada tipo de operación (facturas, abonos, anticipos)
El sistema debe permitir asociar una factura a un contrato individual y/o global y determinar
automáticamente el saldo pendiente de dicho contrato.
La factura recibida se contabilizará en la cuenta del proveedor o acreedor y mediante la cuenta
asociada asignada a dicha cuenta, se mostrarán todas las cuentas a pagar en el libro mayor
Se debe permitir configurar el envío automático por correo con estados de cuenta del proveedor
No se debe permitir la diferencia en las facturas, ya que debe coincidir con el compromiso
presupuestal y la entrada a almacén si se trata de adquisición de bienes.
Permitir un registro preliminar de facturas que no lleven asociada su contabilización en el sistema
hasta que no se produce la autorización de las mismas, en concordancia con El Instructivo para
trámite de pagos y documentos adjuntos a la factura.
Permitir definir el workflow de autorización tanto para facturas con pedido asociado como para
aquellas que no lo tienen
Permitir el escaneo de las facturas y que éstas se puedan visualizar desde la aplicación, por
ejemplo, para proceder a su autorización y aval de supervisor y aval del Grupo de contabilidad de
Dirección General.
Permitir el registro automático de la factura a través del escaneo de la misma mediante OCR
Permitir registros a la cuenta de un tercero y las cuentas de mayor respectivas según la modalidad
de facturación de forma masiva
Mostrar mensaje de advertencia/error cuando se introduce una factura duplicada, teniendo
observancia en el artículo 617 del estatuto tributario en cuanto al cumplimiento de las facturas, ya
que es el principal problema para que la DIAN no nos apruebe devolución de IVA.
Disponer de diferentes estados de factura, como por ejemplo retenido para pago, etc., con
disponibilidad de un campo para observaciones diligenciado por presupuesto y tesorería que
indicara las razones del no pago de las cuentas generadas , quedando el historial de dicha cuenta.
Que a la hora de registrar una factura se hereden datos de los maestros de acreedores, pero que
sean susceptibles de ser modificados
Permitir la realización de provisiones para litigios judidiciales y pasivos laborales
Permitir cargar de forma automática ficheros con la información de las facturas a contabilizar
Debe generar un reporte de toda la trazabilidad de los saldos de la cuenta del IVA vs. la solicitud de
devolución de IVA tramitas ante la DIAN pendientes de pago, más las obligaciones no solicitadas
porque se encuentren pendientes de giro al proveedor, para efectos de validar que en un bimestre
no se quede IVA efectivamente pagado y pendiente por solicitar, para uso de la entidad como para
uso de los entes de control.
Permitir la definición de informes requeridos por la entidad en esta área: relación de facturas
pendientes de pago con su estado, informe de fecha de contabilización vs fecha de factura, etc.…
Permitir búsqueda de facturas específicas según diferentes criterios
El sistema debe permitir integrarse con el aplicativo de Compras para poder capturar los datos
relativos al pedido al que hace referencia la factura recibida del proveedor.
Esta integración debe ser en línea y sin necesidad de procesos de integración específicos
El sistema debe permitir la interpretación y homologación de todas las tablas y codificación propia
de SIIF para efectos de los procesos de carga o generación de formatos XML,TXT y/o Exel
dependiendo del requerimientos.
1 Repositorio de Bancos
2 Directorio de bancos
5 Seguridad y roles
Criterio para el proceso de conciliación
6 bancaria
Parámetros de los informes de posición y
7 previsión
8 Gestión contable de bancos
9 Definir los parámetros del extracto
B Operaciones
11 Conciliación automática
12 Conciliación manual
13 Compensación Automática
23 Informe de posición
24 Informe de liquidez
25 Notificaciones
D Integración
26 Integración con Contabilidad General
30 Transparencia en la integración
Explicación Cobertura
0 0 - Requerimiento no contemplado.
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio s
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de
3 3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Tesorería
Descripción
Permitir almacenar bancos de forma central en el sistema con todos sus datos (datos de control
como el código SWIFT, grupo bancario, dirección, etc.). Actualmente solo se tienen cuentas con
Bancolombia (alrededor de 12 cuentas), el sistema deberá permitir ingresar más cuentas así como
otros bancos en caso futuro de ser necesario. El directorio de bancos deberá contener datos
maestros de todos los bancos y de las cuentas que necesite la entidad para las transacciones de
recaudo y pago
Permitir definir los tipos de entidades bancarias, asociando el código respectivo para cada tipo de
entidad.
La cuenta bancaria y los códigos de identificación del banco deben poder introducirse en los datos
estáticos de las cuentas
Permitir modificar la base de datos de clientes y proveedores para adicionar información
relacionada con cuentas bancarias para transferencias, correo electrónico para notificación de
pagos.
Seguridad por rol/perfil/usuario a nivel de cuenta
Permitir el registro de los distintos criterios para realizar la conciliación bancaria (fecha operación,
fecha valor, importe, operación,..)
Permitir identificar qué elementos deben aparecer y cómo en los distintos informes de tesorería
Permitir la asociación y gestión de las cuentas de mayor asociadas a cada maestro de bancos
Gestión de los parámetros para clasificar las partidas del extracto bancario
El sistema debe permitir capturar el extracto bancario de forma automática con el detalle
necesario y según la definición de las diferentes operaciones bancarias definidas
Proceso automático de conciliación de partidas bancarias vs contables según criterios definidos.
Libre definición de parámetros de conciliación.
Captura de los archivos de extracto bancario o movimiento diario de los bancos (cargue de medios
magnéticos), conservando histórico de los movimientos por cada entidad financiera relacionando
el código del documento (De acuerdo a los documentos definidos en la parametrización por cada
entidad), el tipo de movimiento (Débito o crédito de acuerdo con el documento) y el valor
correspondiente por movimiento. Registrar además la fecha de realización de la captura del
archivo.
Permitir el cargue inicial de partidas no conciliadas de los movimientos bancarios del período
anterior.
Control automático del número de extracto bancario registrado en la aplicación
Permitir el barrido diario de saldos bancarios por fecha valor. Traspasos entre cuentas bancarias
Disponibilidad de los campos de 'Fecha operación' y 'Fecha valor' para la contabilización de pagos
y recaudos
Para los movimientos de tesorería (ingresos, egresos, traslados y notas) se deben manejar
automáticamente (afectación a partir del movimiento) los saldos correspondientes a las cuentas
contables relacionadas en el comprobante, el flujo de caja y los rubros presupuestales.
Disponer de un informe automático de la posición bancaria (por fecha valor, por banco, tipo de
cuentas, pendiente de conciliar)
Informe que muestre la liquidez (saldo en cuentas corrientes, depósitos a c/p, etc.…)
El sistema debe generar una notificación de pago detallado por proveedor, informando número de
factura, valor del pago, descuentos practicados (Retefuente, Reteiva, Reteica, Retegarnatía,
Anticipos, etc.) y la cuenta a la cual se realizara el abono. Este reporte debe ser enviado
automáticamente por el sistema al correo electrónico del proveedor, cuando el usuario lo requiera
de forma masiva o de forma individual seleccionando el proveedor.
Integración de la gestión de tesorería con la gestión contable de forma que los apuntes en libro
mayor sean automáticos.
Esta integración debe ser en línea y sin necesidad de procesos de integración específicos.
Integración de la contabilidad general con la gestión de proveedores de forma que las facturas y
abonos registrados se contabilicen automáticamente en el libro mayor
Integración de la contabilidad general con la gestión de deudores de forma que las facturas y
abonos registrados se contabilicen automáticamente en el libro mayor
Tiene la capacidad de registrar en el módulo de bancos las transacciones y/o tipos de documentos
provenientes de otros módulos que afecten el saldo de las cuentas de bancos, por ejemplo:
• Las cobranzas a aplicadas a las facturas pendientes de pago provenientes del módulo de cuentas
por cobrar
Permite al usuario registrar movimientos manuales que no procedan de los módulos en las
cuentas bancarias, por ejemplo:
• Mantenimiento de cuentas
• Comisiones bancarias
• Reembolsos a empleados
Que el proceso de integración entre los distintos módulos o contabilidad auxiliares involucradas
sea transparente para el usuario, es decir, que no requiera ninguna comprobación de que la
integración se ha llevado a cabo y ha terminado bien, etc. No debe requerirse la intervención del
área de sistemas para ningún proceso contable o funcional
1 Gestión de contratistas
5 Gestión de planillas
Integración con el aplicativo de formatos de
6 planillas
Planilla adaptada a particularidades de
7 regionales
Aplicativo de cargue de planillas desde
8 dispositivos móviles
Integración con aplicativo de Gastos de
9 desplazamiento
0 0 - Requerimiento no contemplado.
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio s
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de
3 3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Contratistas
Descripción
El sistema debe contar con un módulo para gestionar contratistas de acuerdo a la normatividad
para entidades públicas y considerando que el SENA gestiona entre 32.000 a 35.000 contratistas
El sistema debe permitir cumplir con lo establecido por el decreto 1273 de 2018, por el cual el
SENA se obliga a realizar el pago de Seguridad Social de los contratistas adscritos a la entidad
Inicialmente, el sistema debe permitir realizar interfaz con el aplicativo que esta desarrollando
actualmente el SENA para el pago de seguridad social de sus contratistas. Posteriormente el
sistema debe permitir un periodo de transición en el cual se trasladen los procesos de este
aplicativo de forma completa al modulo de gestión de contratistas del ERP
El sistema debe permitir la validación previa por parte del supervisor de las cuentas de cobro vs
contratos totales
Permitir la gestión de planillas de contratistas y generación de una planilla única para pago
El ERP debe tener interfaz con el aplicativo de formatos de planilla que utilizan los contratistas
La plantilla única para contratistas debe estar adaptada a las particularidades manejadas por cada
una de las regionales en temas de impuestos
El módulo de contratistas deberá permitir la integración con un aplicativo que permita que los
contratistas puedan realizar el cargue de plantillas desde dispositivos móviles
El sistema debe permitir la integración con el aplicativo de Gastos de desplazamiento que utilice la
entidad o incluso contar con la posibilidad de gestionar los gastos de viajes desde un modulo del
ERP
El módulo de contratistas debe permitir generar y completar de forma automática el formato de
paz y salvo de salida de contratistas a través de una interfaz con los aplicativos que contenga la
información requerida
El sistema debe permitir la integración con los sistemas que contengan la información para la
generación del paz y salvo de salida (como por ejemplo Kactus, Mi inventario, OnBase, SACBI,
Fondo de Vivienda, etc.)
Requerimiento
A Maestros
4 Reportes consolidados
5 Validación de facturas
6 Trazabilidad de facturas
7 Localización de facturas
8 Esquema de cálculo
Explicación Cobertura
0 0 - Requerimiento no contemplado.
Borrador
Devolución Iva
Descripción
El sistema debe contar con un módulo para gestión de devolución del IVA el cual permita ingresar
de forma digital las facturas al sistema y realice el cargue consolidado por centro de costo
El sistema de debe permitir la gestión de una planilla de control de datos detallados para la
devolución de IVA (número de obligación, número de orden de pago, fecha, concepto, nombre del
centro, valor total, valor IVA, etc.)
El sistema debe permitir la validación previa para solicitud de devolución de IVA, donde se
confirme que cada valor solicitado cuenta con factura y orden de pago, estos dos documentos
deben poder ser visualizados en formato digital para cada cobro
El sistema debe permitir generar reportes del consolidado de información de devolución de IVA en
diferentes tiempos (anual, mensual, diario) por centro de costo y reporte consolidado general de la
entidad para presentación a la DIAN
El sistema debe permitir validar de forma previa que las facturas cumplan con los requerimientos
exigidos por la ley y en caso de no cumplir permitir el envío de devolución para ser corregida
Permitir la trazabilidad del estado de la factura para consolidación final (factura generada, pagada
y sin cobrar, pagada cobrada, en archivo, etc.)
El sistema debe permitir la localización rápida de facturas por número consecutivo a partir de la
generación de un ID único de factura. Permitir que las facturas puedan ser visualizadas de forma
digital
Permitir la gestión del esquema de cálculo para el cargue automático a cuentas de mayor y
balance
Las operaciones realizadas deben estar integradas con Contabilidad y Tesorería, permitiendo
generar una conciliación de los saldos de la cuenta del IVA vs. la solicitud de devolución de IVA
tramitas ante la DIAN pendientes de pago, más las obligaciones no solicitadas porque se
encuentren pendientes de giro al proveedor, para efectos de validar que en un bimestre no se
quede IVA efectivamente pagado y pendiente por solicitar.
Borrador
Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Cobertura
Borrador
especialmente entrenado).
Borrador
Observaciones de la reunión
Requerimiento
A Maestros
2 Sistema de amortización
4 Trazabilidad en línea
5 Cortes de saldo
6 Reliquidación de créditos
8 Reportes de amortización
9 Extractos de crédito
10 Certificado anual
11 Reportes de cartera
14 Gestión de autorizaciones
18 Back up de la información
Explicación Cobertura
0 0 - Requerimiento no contemplado.
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio s
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de
3 3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Fondo de Vivienda
Descripción
El sistema debe contar con un módulo para gestionar los créditos de forma centralizada para
(vivienda y consumo), ahorros y pagos de cesantías manejados por el Fondo de Vivienda
El sistema debe generar la amortización de pagos del crédito por funcionario de acuerdo a las
características propias de cada préstamo e intereses de mora
Debe permitir la comparación de la tasa de mercado con la tasa otorgada al funcionario, dicha
diferencia es la subvención, de acuerdo al nuevo marco normativo para entidades de gobierno. El
acceso a la tabla costo amortizado debe ser exclusivamente del Coordinador del grupo de
contabilidad de Dirección General y el que delegue en el grupo.
Permitir tener cortes de saldo real a la fecha (año, mes, diario, etc.)
Bajo previa autorización, permitir realizar ajustes a las condiciones del crédito y realizar la
reliquidación del mismo, ajuste al crédito es automático para los abonos a capital anticipados,
(reducir cuota o reducir tiempo), Igualmente esto debe modificar la tabla de amortización costo
amortizado de acuerdo al nuevo marco normativo para entidades de gobierno
Permitir contar con una maestra de datos de créditos detallado (datos de tipo de crédito,
funcionario, condiciones, monto, saldo, amortización, pagos, descuentos, etc.). Permitir identificar
si el deudor es funcionario o retirado
El sistema debe permitir la integración con el aplicativo del Fondo de Vivienda actual para la
gestión inicial y convocatoria de créditos (solicitud, evaluación, aprobación, proyección, asignación
de recursos y desembolso) , o incluso en caso de ser posible, trasladar los procesos de este
aplicativo al módulo del ERP
Permitir contar con una maestra de datos de ahorros detallado (funcionario, datos de tipo de
ahorro, porcentaje de ahorro, descuento mensual, saldo, etc.)
Permitir el cambio de condiciones de créditos y ahorros por tipo de usuario de acuerdo a formatos
de aprobación, ajustes y modificaciones de las tablas de amortización y de costos amortizado, si
es el caso
Las operaciones realizadas deben estar integradas con Contabilidad, Tesorería, Cartera y el grupo
Jurídico.
El sistema debe permitir la integración con otros aplicativos que requieran entradas y salidas de
información del Fondo de Vivienda como SIREC y Kactus, para los pagos realizados que amortizan
los créditos.
El sistema debe permitir acceso al modulo por tipo de usuario (Dirección General y Regionales)
Garantizar el back up de la información de forma periódica tanto en Dirección General como en
Regionales
Además de los préstamos otorgados por el Fondo de Vivienda, el sistema debe permitir gestionar
otros préstamos otorgados a funcionarios (calamidad domestica y préstamo educativo)
1 Gestión de convenios
2 Balance de convenios
4 Trazabilidad de convenios
6 Reportes especiales
Explicación Cobertura
0 0 - Requerimiento no contemplado.
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio s
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de
3 3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Descripción
El sistema debe contar con un módulo para gestionar los convenios y contratos
interadministrativos, el cual permita controlar los desembolsos, controlar la legalización, identificar
si es un bien o servicio, identificar si hay construcción de intangible y calcular el costo, de igual
forma la construcción de bienes muebles e inmuebles
Obtener un balance de los convenios a la fecha en diferentes tiempos (anual, trimestre, mensual,
diario, etc.)
El sistema debe permitir contar con una maestra de convenios y contratos interadministrativos con
los datos y características propias de cada uno (nombre, número de convenio, fecha, detalle,
desembolso, legalización, etc.), Control administrativo y financiero de los adherentes, según
corresponda. Relación de derivados de convenio marco
el sistema debe generar los reportes especiales, por aportes, rendimientos, legalizaciones por
adherentes y recurso entregados al operador , producto de convenios y/o contratos
interadministrativos
especialmente entrenado).
Observaciones de la reunión
Requerimiento
Maestros
Estructuras organizativas compatibles con centros de
1 costos y puestos de trabajo
Perfil de contratistas y especificaciones del servicios
2 requerido
Elaboración y publicación de organigramas gráficos in
3 cloud, portal, internet, intranet y dispositivos móviles.
Gestión de proveedores (contratistas e instructores)
4 acorde al presupuesto anual fijado
Identificador único por contratista y/o instructores que
5 facilite la trazabilidad del contratado.
Se requiere cargo de histórico de los contratistas e
6 instructores.
Operaciones
Definir anualmente el plan de adquisiciones para los
8 contratistas, prestadores de servicios y/o instructores.
Descripción detallada de la necesidad para ser presentada
9 en el Comité de Adquisiciones
12 Verificación de presupuesto
13 Visualizar tabla de honorarios
14 Vigilancia contractual
15 Modalidad de selección
29 Gestión contractual
31 Forma de pago
34 Aprobación de garantías
42 Modificación contractual
48 Solicitud de liquidación
Reporting
Informe de necesidades de los contratos con contratistas
50 y/o instructores pendientes
0 - Requerimiento no contemplado.
1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio sum
2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de pe
3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Descripción
Permitir definir tantos niveles como desee en la estructura organizativa definida especificando posiciones ocupadas por
personal planta y cuales ocupadas por contratistas.
Permitir la especificación de las competencias mínimas del contratista a ser evaluado previa revisión interna de la planta
existente y permiso de contratación.
Permitir realizar y publicar organigramas gráficos en internet/intranet (foto del contratista (prestadores de servicios y/o
instructores), nombre, cargo, etc.…)
Permitir la gestión de proveedores ((contratistas e instructores) conforme a la presupuestación de oportunidades de
contratación en la estructura organizativa de la organización
Asignar un código único de contratista y/o instructor en el momento del alta, ya sea manual o automática.
Reconocer o avisar que un contratista y/o instructor ya ha sido introducido con anterioridad, independientemente de su
estado (por cedula, nombre,…)
Permitir que un contratista y/o instructor tenga el mismo código de identificación sin perder la historia y trazabilidad del
mismo
Permitir generar una plan anual de necesidades acorde al presupuesto aprobado que permita gestionar las necesidades
de contratación de prestadores de servicios y/o instructores.
Permitir elaboran la descripción de contratación mediante la expresión escrita y detallada de las razones que justifican
el contrato: ¿Qué se requiere?, ¿Por qué se necesita contratar y para qué?
Permitir el cumplimiento del manual de contratación para los contratistas (prestadores de servicios) y/o instructores
para que previo al inicio del proceso de selección de contratistas esta oportunidad debe estar previamente aprobada
por los ordenadores del gasto y tener un certificado de disponibilidad presupuestal asociado.
Permitir ingresar los soportes de capacidad idoneidad y experiencia del posible contratista en cumplimiento de los
requisitos DAFP.
Permitir la verificación permanente sobre el presupuesto, plazo, garantías y demás aspectos relacionados con su
ejecución.
Permitir visualizar la tabla de honorarios de acuerdo al tipo de contrato
Permitir el control durante todo el proceso de contratación
Permitir la escogencia de modalidades especiales de acuerdo a la correspondencia del contrato y según la información
suministrada por el área que genera la necesidad
Generar una alerta si un día hábil radicada la solicitud no esta la documentación física completa ya que se entiende
como desistimiento del oferente prestador de servicios y/o instructor.
Permitir la buena preparación y concepción del contrato mediante la precisión de la necesidad, objeto y alcance del
contrato
Permitir la identificación de riesgos contractuales su tipificación, estimación y distribución entre las partes
Realizar devoluciones de documentos y anexos que requieran ajustes
Permitir la aprobación y firma digital de estudios previos
Permitir la consolidación de los pliegos de condiciones que hacen parte de los estudios previos
Permitir una comparación del perfil ideal del candidato a ser prestador de servicios y/o instructor contra los soportes de
hoja de vida y certificados de formación exigidos en el perfil.
Permitir la identificación asignación de código único para trazabilidad, proyectar la minuta del contrato y hacer la
gestión de soportes en los aplicativos de uso nacional SECOP (I y/o II) para la gestión de este tipo de personal.
Permitir las denominación del servicio mediante una correcta codificación
Permitir la clasificación servicio de acuerdo con el clasificador de servicios de Colombia Compra Eficiente
Permitir especificación de plazo correspondiente a mes, días hábiles o calendario
Permitir seleccionar el lugar geográfico o sede en el cual se cumplen las obligaciones propias del contrato
Permitir cargar los compromisos los cuales son ajustados desde los estudios y documentos previos y son esenciales para
la adecuada ejecución del objeto contractual
Permitir el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los
Procesos de Contratación.
Permitir ingresar el costo económico del objeto del contrato que debe contar con una correcta elaboración y análisis
técnico que lo soportan
Permitir Precisar la forma de pago si se hará o no entrega de anticipo, definir los porcentajes y determinar cómo se
efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).
Permitir la gestión de la prevención de riesgos laborales y vigilancia de la salud
Permitir la emisión de contratos de trabajo en formatos oficiales
Permitir incluir cláusulas adicionales
Alarmas para avisar de la finalización del contrato
Permitir la carga y aprobación de garantías
Permitir la relación de supervisores y/o interventores a los prestadores de servicios y/o instructores para autorización
por medio de "firmar electrónicas" en el sistema se puedan configurar las estrategias de liberación del presupuesto y la
integración automática del certificado del registro presupuestal, que implica aprobación del pago de honorarios por el
servicio prestado.
El asesor jurídico realizará la revisión y generará visto bueno físico y/o digital si es posible sobre el sistema por medio de
un flujo de trabajo, a manera de autorización en el sistema
Permitir realizar la adecuada gestión contractual desde la solicitud del contrato reflejado en el plan de adquisiones, el
inicio del proceso de selección y contratación de los prestadores de servicios y la correcta gestión documental exigida
por ley 594 del 2000 y sus resoluciones vigentes.
Permitir realizar la entrega de minutas de contratación y asignación del supervisor y/o intervención del contrato para
firmas, asegurando estar dentro de los tiempos establecidos en el marco legal
Permitir realizar la adecuada gestión contractual desde la solicitud del contrato reflejado en el plan de adquisiones, el
inicio del proceso de selección y contratación de los prestadores de servicios y la correcta gestión documental exigida
por ley 80 de 1993, Manual de Contratación y sus resoluciones vigentes.
Permitir la carga del acta de inicio correspondiente donde se refleje fecha de inicio y compromisos contractuales en
fechas (fechas programadas de entrega y fechas programadas de pago de honorarios al contratista)
Permitir la carga del acta de avance correspondiente donde se refleje la entrega de los compromisos contractuales
cumplidos y la aprobación de certificado de registro presupuestal para empezar el pago de honorarios al contratista y
las retenciones establecidas por ley incluidas las de prestaciones sociales)
Permitir que el interventor del contrato pueda solicitar al ordenador del gasto realizar modificaciones (adiciones,
traslados o suspensiones) al contrato cuando se requiera.
Permitir disponer de catálogos de cursos, formadores internos y externos, control de los cursos a los que asisten los
contratista (prestadores de servicios y/o instructores)s, control de costes de formación, gestión de salas…
Permitir almacenar CV's de candidatos y los procesos de selección realizados, automatizar la correspondencia con el
candidato, etc.…
Permitir almacenar las evaluaciones realizadas a contratistas (prestadores de servicios y/o instructores)y vincular el
resultado a retribución variable
Permitir que los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas de los Centros de Formación
Integral están autorizadas por el Director Regional
Permitir la generación del acta de liquidación o resolución de liquidación unilateral por CI (Comunicado interno
radicado) una vez el contrato se de por culminado
Cada gestor contractual debe asegurar que están expedidos los certificados de inexistencia de personal en planta, permiso
de doble contratación si es requerido y se le asignará un código unido de CDP asociado a las posiciones que identifica un
único No de contrato que posteriormente se reflejara en los CRP para asociar la ejecución del contrato y del mismo monto
la retención financiera del pago de seguridad social, y demás retenciones que apliquen al prestador del servicio y/o
instructor conforme a lo establecido se registra como acreedor en la gestión financiera y se continua el proceso de la
revisión jurídica , si es posible debe ser sobre el sistema por medio de un flujo de aprobación. (Este deberá integrarse con
el P2P desde el ERP)
Permitir visualizar información de las necesidades de contratación para los contratos con contratistas y/o instructores
requeridos por las seccionales
Informe predefinido de los contratos activos (con ID e contrato) mensualmente y en el año por región y por centro de
formación (logístico y/o de costo y/o área) que contenga el resumen del objeto contractual, el valor anual del contrato y
la apropiación mensualizada, pagos de seguridad social retenidos y efectuados y si esta en ejecución o terminado)
Informe de la finalización de contratos por periodo de fechas
Permitir información útil sobre fortalezas y debilidades a los contratistas y mejora la prestación de los servicios
Permitir información de necesidad de inexistencia de personal
Informe de contratos liquidados por periodos de fechas
Permitir la integración con el aplicativo de las Entidades Estatales donde se realizan las publicaciones
Permitir la integración con el aplicativo de las Entidades Estatales donde crean, evalúan y adjudican Procesos de
Contratación -integración del supervisor
Permitir Integración con presupuesto para asegurar el seguimiento y la trazabilidad mensual del certificado de
disponibilidad presupuestal CDP, el certificado de registro presupuestal CRP desdeel momento previo de la contratación, el
seguimiento mensual y el informe anual de ejecución.
Permitir la integración de la supervisión del contrato, con la ejecución y los pagos a fin de asegurar el manejo transparente
de los recurso en cumplimiento de la ley de transparencia 1712 del 2014
Permitir la integración con el área Fiscal para la elaboración de los modelos de IRPF de contratistas (prestadores de
servicios y/o instructores)y profesionales
Permitir el traspaso automático de los datos almacenados de candidatos que entran a formar parte de la plantilla de la
empresa
Permitir la identificación de riesgos y medidas preventivas por el puesto que ocupe el contratista (prestadores de servicios
y/o instructores) (puesto definido en la estructura organizativa)
10 Gestión de expatriados/impatriados
11 Gestión de sanciones
Establecimiento de controles
27
Nomina
Descripción
Permitir que los empleados puedan acceder a la aplicación para imprimir su desprendible de nómina,
certificados de retenciones, modificar sus datos personales (dirección, teléfono, cambios familiares nueva
esposo (a), nacimientos, cambios de cuentas bancarias, embargos, licencias, defunciones, etc.. ) en general
actualizaciones de datos familiares, solicitud de vacaciones (incorporando flujo de autorización y
autorizaciones del ordenador del gasto)
Asegurar el cumplimiento normativo para que antes de girar la nomina esten constituidos los certificados de
disponibilidad presupuestal y mensualmente los certificados de registro presupuestal.
Asegurar la integración de KACTUS con los rubros y centros de costos asociados a la disponibilidad
presupuestal anual y mensualizada para el pago de la nomina
Permitir que para efectos de nómina y tributación exista en el ERP la posibilidad de registrar contablemente los
pagos por los beneficios, gestión de empleados y otros colectivos (becarios, profesionales, consejeros…).
Permitir un tratamiento específico para el personal expatriado/impatriado que contemple la nómina, la
cotización y la tributación
Permitir gestionar las sanciones impuestas a empleados, integrando esta funcionalidad con nómina y
aplicándose suspensiones, embargos y retenciones al empleado de su respectivo sueldo
Gestionar los seguros de vida de los funcionarios, integrando esta funcionalidad con nómina
Permitir gestionar la autorización de vacaciones a empleados, integrando esta funcionalidad con nómina
Gestionar los pago de quinquenios e integrar esta funcionalidad con nómina
Gestionar las primas propias del SENA integrando la funcionalidad con nómina
Contemplar la comunicación telemática de partes médicos con la Seguridad Social y que la remesa de
información pueda hacerse por usuario de administración de personal
Contemplar la comunicación telemática con la Seguridad Social para la notificación y registro de accidentes de
trabajo.
Una vez el empleado tiene una licencia de más de 180 dias se debe recalcular el valor del salario mensual
dependiendo de si es la EPS o la ARL la que cubrirá esa licencia o recaida
Permitir estimar la base de acuerdo con lo tributado y proyectando las nóminas (normales y extras) pendientes
de calcular. Permitir que la base de cálculo del % de IRPF tenga en cuenta lo tributado en un ejercicio por DNI,
independientemente de las altas
Permitir la realización de controles como: líquidos y pagos a empleados, listado de finiquitos, coherencia de la
nómina, etc..
Permitir realizar la planificación de costes de personal teniendo en cuenta, opcionalmente, las vacantes
Permitir la carga de certificados de formación del empleado, que permita llevar un control para tener en
cuenta al momento de subir su salario
Informe predefinido con la estructura salarial teórica y/o real de un empleado (especificar)
Informe predefinido de nómina (devengos y retenciones, costes empresa ) mensualizado por empleado o
colectivo (especificar)
Informe predefinido deingresos y egresos anuales en un periodo de nómina definido y clasificado por las
diferentes áreas y regionales.
Informe con la cantidad de registros de incapacidad por persona, centro y regional
Informe con el listados de certificación de los instructores que permita conocer de manera ágil si se cuenta con
el recurso para suplir otras necesidades o si se deben realizar nuevas contrataciones
Permitir exportar la información en aplicaciones ofimáticas como Excel o Word
Permitir disponer del certificado por empleado
Permitir disponer de los modelos tributarios a presentar en Hacienda (110, 111, 190, etc.…) y que estos se
puedan enviar telemáticamente
Generar formato de paz y salvo de salida para funcionarios
Diseñar y generar la Integración del aplicativo de nómina Cactus de digitalware con la información financiera
que sea requerida por el ERP a nivel de cuentas auxiliares, reflejo en los centros de costos, presupuesto y
tesoreria.
Diseñar y generar las interfaces y desarrollos que sean necesarios para lograr controlar y cumplir estándares
exigidos por la ley de transparencia el pago a cada uno de los funcionarios del SENA
El ERP debe estar integrado con los sistemas en los que se lleve a cabo la custodia de los insumos y activos de
trabajo a cargo de los funcionarios de la entidad en pro de cumplir la Ley de Transparencia sea el ERP, SIREC, Mi
inventario, SACBI, Onbase, etc.) y en determinado caso hacer los descuentos por nomina que sean necesarios.
El ERP debe estar integrado con los legados que contenga la información necesaria para consultas de históricos
y validar el formato de paz y salvo de salida de manera automática e integrada con SIREC,)
Permitir relacionar los valores devengados por el funcionarios por los diferentes conceptos de nómina con
conceptos analíticos para poder realizar el reparto analítico de costes
Permitir la integración con los proveedores de formación (a efectos de facturación)
Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Comentarios del fabricante
Cobertura
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Marco normativo vigente
4
5 Gestión Banco de Proyectos
7
Gestión versiones anteriores del Plan de
8 Acción
9
11
12 Programación de metas
13
14 Seguimiento de metas
15 Consulta de metas
16
B Operaciones
17 Apertura presupuestal
18
19
20 Valoración de necesidades
21
23
25 Apertura presupuestal
26
27 Seguimiento de indicadores
28
30
31 Publicación de resoluciones
32
Publicación y seguimiento del Plan de
33 Acción
34
41 Sistema de simulación
C Reporting
43
45 Construcción de gráficos
46
49
D Integración
Descripción
Dividir la planeación en las siguientes categorías y sub categorías, y los usos presupuestales
asociados a cada una:
- Funcionamiento
-Personal
- Gastos Generales
- Trasferencias
- Tributos
- Proyectos
- Diferentes proyectos administrables
Insertar límites presupuestales por necesidad de cada uno de los centros de costos para su
respectiva asignación de presupuesto
El ERP debe poder generar reportes que consoliden la información de proyectos, subproyectos,
programas y subprogramas por periodos.
Permitir la consolidación y exportación de los informes que contengan los resultados del
sistema de sumulación de necesidades de instructores al área correspondiente
Integración con otros aplicativos que permita exportar los resultados de las simulaciones para las
simulaciones de instructores
Permitir exportar a MS Excel y demás programas necesarios, los datos de las proyecciones
Integración SIIF para agregar partidas del presupuesto
Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Cobertura
Comentarios del fabricante
Nº Requerimiento
A Maestros
4
Consulta de información asociada para
5 validar y expedir CDPs
10
12
13 Evaluación de metas
14
16
Generación de resultados con diferentes
17 temporalidades
18
20
B Operaciones
Integración y ajuste a los sistemas de
21 gestión de la comunicación
22
23 Expedición CDPs
24
26
29
31
32
33 Gestión de aprobaciones
34
35 Trazabilidad de documentación
36
38
39 Seguridad y validación de accesos
40
Seguimiento de la ejecución presupuestal
41 de las áreas
42
44
46
48
50
52
54
56
57
58 Registros de ajustes presupuestales
59
Registro de justificaciones de rezagos
60 presupuestales
61
63
64 Registros de ajustes presupuestales
65
66 Registros de ajustes presupuestales
67
68 Registro de solicitud para modificaciones
69
71
72 Registro de modificaciones aprobadas
73
75
77
78 Seguimiento de reducciones
79
C Reporting
Reportes del estado de la cadena
80 presupuestal
81
85
86 Personalización informes
87
88 Personalización informes
89
90 Personalización informes
91
92 Personalización informes
93
94 Personalización informes
95
96 Personalización informes
97
98 Reportes básicos
99 Resumen de ejecuciones
###
###
D Integración
Descripción
Conformar de forma detallada el presupuesto de egresos para cada centro de costo cuando se
encuentre en estado aprobado.
Conformar de forma detallada del presupuesto de ingresos y aportes de la Nación en estado
aprobado.
Los datos maestros utilizados por el Sistema debe permitir identificar el desglose presupuestal e
identificar: 1. Los conceptos de usos prespuestales (rubros); 2. centros de costo (responsable de la
ejecución); 3. Programas del plan estratégico; 4. Proyecto que se está financiando; 5. Fuente de
financiación (De donde provienen los recursos).
Permitir el cargue del presupuesto planeado y aprobado para su posterior consulta, revisión y
medición
El sistema debe permitir cargar la información asociada al presupuesto al inicio de la vigencia, así
como debe compilar y ajustar conforme se realizan modificaciones al mismo
Creación de indicadores y métricas que comparen la programación del presupuesto con la
ejecución
El ERP debe permitir la definición de indicadores que faciliten el seguimiento de la ejecución
presupuestal frente a lo planificado.
Permitir consultar información básica de saldos contables y presupuestales (últimos 3 años) para
efectos de comparación.
Partiendo del histórico de los tres últimos años, construir informes presupuestales comparativos.
De igual manera proceder con la información contable.
Permitir parametrizar la generación de los resultados de forma anual, semestral, trimestral y
mensual
El sistema permitirá consultar la información presupuestal de acuerdo con la necesidad, ya sea
mensual, trimestral, semestral, anual.
Permitir a cada usuario la estimación de la proyección del año corriente a partir del real
acumulado, a un periodo determinado, adicionando las partidas pendientes por ejecutar de los
periodos restantes, por centro de costo, rubro y a solicitud de cada usuario, tanto para las cifras
reales como para los cobros internos.
Se requiere hacer proyecciones partiendo de la ejecución del año con corte a cualquier fecha y
sumar a ello las partidas por ejecutadas.
Permitir integración con la gestión de documentos para recepción de solicitudes para expedición
de CDP y Registro Presupuestal
Comunicación con los sistemas externos de gestión documental utilizados por los usuarios que
solicitan certificados de disponibilidad y/o registros presupuestales.
Permitir expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDPs)
Generar informes con una herramienta que permita modelarlos de acuerdo con la necesidades de
información.
Contar con un generador de reportes básicos como la creación de consultas a solicitud según las
tablas y vistas disponibles para consulta.
Generar un resumen de las ejecuciones de los diferentes proyectos, subproyectos, a componentes
de las áreas, etc. por años
Contar con un sistema de información de proyectos y subproyectos ejecutados por las areas,
mostrando la ejecución por cada año si aplican varias vigencias.
Permitir una integración con SECOP II con una interfaz que proporcione la información de los datos
contractuales del personal (tipo de sueldo, tipo de cargo, cargo, grupo de nómina)
Integración SIIF para agregar, adicionar o reducir de presupuesto, cargar ejecuciones y reportes de
cumplimiento de metas
Integración con Power BI y demás aplicativos, para una mayor facilidad de exportación de datos
para informes
Integración con el sistema de nómina
Permitir exportar a MS Excel y demás programas necesarios, los datos de las proyecciones
Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Cobertura
Comentarios del fabricante
Nº Requerimiento
A Maestros
2 Datos maestros
3 Objetos de costo
6 Estimación de costos
8 Estimación de costos
10
13
15
16 Trazabilidad y acumulación de costos
17
18 Consulta de costos
19
B Operaciones
20 Indicadores comparativos
21
22 Generación de alertas
23
24 Sistema de simulación
25
26 Sistema de simulación
27
28 Sistema de simulación
29
30 Sistema de simulación
31
32 Sistema de simulación
33
37
39
40 Generación de alertas
41
42 Trazabilidad de la inversión
43
C Reporting
44 Personalización de reportes
45
46 Personalización de reportes
47
D Integración
49
Documento de requerimientos de ERP
Descripción
Creación de ficha maestra a partir de valores históricos para la planeación de costos específicos
requeridos por cada programa que permita tener un referente para la presupuestación de los
cursos.
En el ERP se debe poder registrar la estructura organizativa y datos maestros que identifique las
diferentes Áreas o Unidades responsables de la ejecución.
Se debe contar con colectores de costo que permitan obtener los valores de referencia
requeridos para la planificación de cursos.
Permitir el registro y consolidación de costos en vigencias anteriores para su consulta posterior
El sistema debe tener la posibilidad de consolidar costos históricos asociados a los diferentes
rubros de la entidad, y permitir su manejo para posteriores proyecciones o consultas
El ERP debe permitir costear el componente de capital humana considerando las diferentes
modalidades de contratación y vigencia; Bajando a nivel de persona.
Permitir la estimación de los costos de los instructores, persona a persona, utilizando los
factores determinados para cada vigencia, además, a partir de la información contractual,
tiempo de contratación, promociones, cambios de cargo y demás novedades del Talento
Humano involucrando tipos de formación, cantidad de horas impartidas, fichas de formación
entre otros.
Desagregación de costo hasta el nivel de catálogo de bienes y servicios (desagregando el costo
de una ficha de formación por cada uno de los gastos que lo integran)
El ERP debe lograr el costeo de los componentes de formación, llegando a desagregarlos a nivel
de bien o servicio planificado y/o ejecutado.
La ficha de formación debe poder tomar los valores del bien o servicios directamente del
catálogo de bienes y servicios.
Permitir la proyección de un mínimo presupuestal según las variables de cada área, centro de
costo o proyecto
En el ERP Lograr proyectar el presupuesto requerido por las unidades ejecutoras o proyectos,
partiendo de los requerimientos vs los costos históricos ejecutados.
Trazabilidad del costo por cada proyecto desde la fuente de financiación hasta el servicio o uso
final.
El ERP debe estar en capacidad de permitir llevar la trazabilidad de la ejecución de un proyecto
sus fuentes de financiación y el detalle de la ejecución de egresos.
Procesamiento y acumulación de los costos de la entidad durante un periodo de tiempo y una
vigencia, llevando el costo al servicio final (ficha de formación, programa de formación,
servicios de Empleo y trabajo, servicios del SNFT, entre otros).
El ERP debe permitir crear colectores de costo que permita obtener información acumulada por
fichas de formación, programas de formación, servicios de empleo y trabajo, servicios del SNFT
y otros requeridos por la Entidad.
Permitir la consulta actualizada de los costos de la vigencia en curso de acuerdo con una
periodicidad definida.
Facilitar la consulta de los costos por unidades ejecutoras, colectores de costo definidos en
cualquier fecha o periodicidad.
Trazabilidad y acumulación de los costos por aprendiz.
Indicadores comparativos de los costos de los servicios de la entidad, que permitan la rápida
acción de los Gerentes Públicos.
El ERP debe proveer información en línea que permita evaluar costos comparativos para la
toma de decisiones.
Generación de alertas tempranas para el seguimiento de costos que se están acumulando en
los servicios finales.
Generar informes periodicos que alerten al ordenador del gasto sobre el comportamiento de
costos acumulados.
Permitir proyectar los recursos por programa de formación y cada rubro presupuestal para la
vigencia de acuerdo a las fichas maestras.
El ERP debe proveer una funcionalidad que permita hacer proyecciones para los programas de
formación de una vigencia.
Permitir insertar variables macroeconómicas (inflación SMMLV, etc.) del país, y variables de los
procesos internos del SENA que permitan la actualización de los costos
Las proyecciones que se realicen deben permitir la simulación aplicando variables
macroeconomicas e internas de la Entidad.
Identificación de las variables que hacen particulares los diferentes centros de costo (centros de
formación)
El ERP debe permitir identificar las diferencias comparativas en el costeo de los programas de
formación por Centros de Formación, Centros de Costo, etc.
El ERP debe poder gnerar informes que identifiquen los usos presupuestales que afectan la
variación de costos entre centros de costo.
Permitir la aplicación de estacionalidades (ciclos de formación) para la proyección de costos a
partir de un comportamiento histórico y el seguimiento de los mismos durante el proceso de
formación.
El ERP debe permitir realizar proyección de costos por ciclos de formación.
Permitir el registro de las fichas técnicas, planta de personal y los costos del almacén para cada
Ficha de Formación
El ERP debe permitir la consolidación de los costos asociados a las Fichas Técnicas de Formación
y el desglose por las categorías
Permitir la trazabilidad de los costos variables en las Fichas de Formación aún cuando estas no
los contemplen. (Ej. Bienestar del Aprendiz no se encuentra asociado a las Fichas Técnicas de
Formación, pero hacen parte de los programas)
El ERP debe estar en capacidad de generar la trazabilidad de la distribución de costos variables
que no necesariamente están asignados a una ficha técnica de formación, pero que son
utilizados por estas
Permitir la consulta de tarifas y precios en el mercado para validación de los costos en los que
incurre la entidad
El ERP debe permitir la integración con otros sistemas de consulta de precios y costos en el
mercado, para determinar los niveles en los que se deberían encontrar los costos incurridos por
el SENA
Generación de alarmas derivadas de la comparación de los precios y costos en el mercado y en
los cuales está incurriendo la entidad
El ERP debe estar en capacidad de detectar variaciones entre los precios y costos en el mercado
y los de la entidad, y generar alarmas oportunas
Trazabilidad de la inversión por cada proyecto desde la dirección central hasta las sede adscritas
(trazabilidad de los recursos que se ejecutan de la dirección central y que impactan el proceso
formativo)
El ERP debe estar en capacidad de mostrar los costos de la administración central que impacta
los procesos formativos.
Interfaz. a) Se debe considerar comunicación del ERP con los sistemas estatales que por
normatividad el SENA debe gestionar. Por ejemplo: SIIF, SECOP entre otros. b) Integración con
el sistema de nómina KACTUS. c) Otros sistemas legados que apoyan los objetivos misionales de
la Entidad.
Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Cobertura
Comentarios del fabricante
Requerimiento
Datos Maestros
Estandarización de códigos únicos de
1 proveedores
Revisión de niveles de inventario y existencia
2 de bienes y servicios
Operaciones
4 Estudios Previos
16 Lugar de ejecución
18 Aprobación de garantías
22 Recepción de facturas
23 Solicitud de liquidación
Reporting
Informe de necesidades contenidas en el Plan
29 de Adquisiciones
30 Estudios de mercado
31 Informe de precios y cotizaciones
0 - Requerimiento no contemplado.
1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio sum
2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de pe
3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Documento de requerimientos de ERP
Descripción
Módulo (Alt 1)
Permitir que un proveedor tenga el mismo código de identificación sin perder la historia y
trazabilidad del mismo
Validación de la necesidad de compra o contratación con base en los niveles de inventarios de
bienes, insumos materiales o activos
El ERP debe contener documentos como: Estatuto de Contratación del SENA, Plan Anual de
Adquisiciones, estudios de mercado, estudios previos, pliegos de requisitos de contratación,
entre otros documentos que regulen la contratación de proveedores y el proceso de adquisción
de bienes, insumos materiales, activos y/o servicios
Permitir la consulta del desglose y la información del anexo del presupuesto asignado a cada
proyecto, área y/o centro de costo para que el área de presupuesto tenga la posibilidad de
validar el CDPs
Permitir la denominación del bien, insumo material, activo y/o servicio mediante una correcta
codificación
Permitir la clasificación del bien, insumo material, activo y/o servicio de acuerdo con el
clasificador de Colombia Compra Eficiente
Permitir consulta de plazo correspondiente a mes, días hábiles o calendario
Permitir consulta el lugar geográfico o sede en el cual se cumplen las obligaciones propias del
contrato
Permitir consultar el costo económico del objeto del contrato que debe contar con una correcta
elaboración y análisis técnico que lo soportan
Permitir la consulta y validación de las pólizas y garantías solicitadas en el contrato de acuerdo
con los lineamientos del Estatuto de Contratación
Permitir la consulta de la asignación del supervisor y/o interventor del contrato en el sistema
Permitir la consulta del acta de inicio correspondiente donde se refleje fecha de inicio y
compromisos contractuales en fechas (fechas programadas de entrega de los bienes, insumos
materiales, activos y/o servicios y fechas programadas de pago)
Permitir la consulta del avance donde se refleje la entrega de los compromisos contractuales
cumplidos y la aprobación de certificado de registro presupuestal para empezar el pago y las
retenciones establecidas por ley incluidas las de prestaciones sociales)
Recibir las facturas generadas por la la entrega de bienes pactadas a través del contrato y
proveer adecuado seguimiento al área de Cuentas por Pagar
Permitir la generación del acta de liquidación o resolución de liquidación unilateral por CI
(Comunicado interno radicado) una vez el contrato se de por culminado
Permitir el adecuado flujo de información con el área de gestión de inventario para la validación
de facturas y posteriores publicaciones en el SECOP I y II
Permitir el adecuado flujo de información con el área de Activos Fijos para importación y
exportación de información que permita el adecuado seguimiento de los activos, su estado y los
procesos logísiticos
Permitir el adecuado flujo de información con el área Fiscal para la validación de los
documentos IRPF de proveedores de forma segura
Permitir el adecuado flujo de información con el área de Cuentas por Pagar, para la validación
de las garantías requeridas por el Estatuto de Contratación
Permitir el adecuado flujo de información con el área de tesorería, con la ejecución de los pagos
y la recepción de bienes, insumos materiales, activos y/o servicios
Permitir la integración con P2P para asegurar la trazabilidad desde la planificación del
presupuesto, hasta contabilidad y reconocer que un proveedor ya ha sido contratado con
anterioridad, independientemente de su estado (por cédula, nombre,…) para informes hacia la
Contraloría y otros entes.
Permitir la integración con el aplicativo de las Entidades Estatales donde se realizan las
publicaciones
Permitir la integración con el aplicativo de las Entidades Estatales donde crean, evalúan y
adjudican Procesos de Contratación -integración del supervisor
Permitir Integración con presupuesto para asegurar el seguimiento y la trazabilidad mensual del
certificado de disponibilidad presupuestal CDP, el certificado de registro presupuestal CRP
desde el momento previo de la contratación, el seguimiento mensual y el informe anual de
ejecución.
Permitir la integración de la supervisión del contrato, con la ejecución y los pagos a fin de
asegurar el manejo transparente de los recurso en cumplimiento de la ley de transparencia
1712 del 2014
Permitir el traspaso automático de los datos almacenados de proveedores
Definición de capacidad de
2 almacenamiento
Definir niveles y límites mínimos de
3 inventarios
Determinar fechas para realización de
4 inventarios semestrales
5 Notificacion para la Revisoría Fiscal
B Operaciones
6 Seguimiento de entregas
7 Recepción de mercancía
8 Validación de factura
9 Validación de factura
10 Verificación de facturas
11 Recepción de mercancía
12 Devoluciones
13 Almacenamiento
Gestión de Inventarios
Descripción
Validar los accesos a los usuarios que realizarán la gestión del inventario de bienes, insumos
materiales y su registro en el almacén
Definir y comunicar cantidad de almacenamiento, esto teniendo en cuenta los máximos y
mínimos de la bodega principal
Definir y comunicar los niveles mínimos de los inventarios en los almacenes para generar las
órdenes de pedido a los proveedores vigentes
Proponer fechas y políticas de inventario (rotación, clasificación, etc.) para la realización de los
inventarios semestrales y anuales
Alerta periodica para el inicio de la Revisoría Fiscal para auditar inventario anual
En caso de ser proyectos de construcción para generar un activo, la revisión de los materiales
deberá ser gestionada por el residente o gerente de proyecto y recibida a satisfacción conforme
a las condiciones del contrato
A Maestros
2 Catálogo de bienes
11 Manejo de multimoneda
12 Registro de activos
13 Laboratorio y tecnología
17 Activaciones
18 Partes o accesorios
19 Software y hardware
Traslados
Es el cambio de la información del activo
relacionada con: ubicación, custodio,
20 centro de costo o fondo. Inicia con la
novedad y termina con la aceptación del
traslado.
24 Cuotas partes
B Operaciones
25 Criterios de contabilización
26 Criterios de amortización
27 Vida útil
28 Amortizaciones adicionales
29 Valoración de activos
31 Leasing
33 Bajas de activos
34 Movimientos de activos
35 Reclasificación de activos
36 Amortización y depreciación
Activaciones
Es el reconocimiento de un bien existente.
37 Inicia con la activación del mismo y termina
en el retiro del bien.
Control de Inventario
41 tomas físicas de activos
Control de Inventario (movimientos
42 transaccionales)
Bajas o Retiros
Es la salida del activo porque esta
43 totalmente depreciado, vendido, siniestro o
retirado. Inicia y termina con el registro del
hecho.
45 Valuación de bienes
46 Modulo de pedidos
49 Responsabilidades administrativas
C Reporting
51 Trazabilidad
53 Avalúos y depreciaciones
58 Control de activos
59 Control de la gestión
61 Gestión de Reportes
62 Reportes por movimiento
D Integración
63 Módulo de Compras
64 Indicadores y analítica
65 Transparencia en la integración
Descripción
Permitir la creación de un catálogo de bienes: tipo de bien, catalogo hasta sexto nivel. Permitir
adjuntar ficha técnica y registro fotográfico del activo.
Disponer de la funcionalidad que permita separar el proceso de creación de un activo fijo (su
ficha) de la capitalización del mismo.
Permitir realizar transferencias de un activo y/o grupo de activos entre ubicaciones, custodio,
centro de costo y fondo a los activos cuando se presenten traslados, conservando la historia de
los movimientos del mismo.
Permitir registrar las valorizaciones, avalúos o deterioros de los activos de forma individual o
general, mensual o anual por un factor o porcentaje, con la capacidad de prorratear el cálculo
de la depreciación entre los diferentes departamentos y/o áreas (centro de costos) de acuerdo a
la asignación del activo.
Permitir el seguimiento del equipo en transito en el sistema por tipo de activo. El código debe
estar ligado o relacionado al código contable y puede ser asignado de forma manual ó
automática.
Permitir la asignación del responsable del activo y su ubicación física para administrar en el dato
maestro o catálogo de activos la representación de un departamento y/o área (centro de
costos) a la cual se ha asignado al activo y/o grupo de activos.
Permitir registrar las cuotas partes en inmuebles con el porcentaje de participación y uso.
Disponer de información sobre la vida útil de cada elemento y poder cambiar esta en función
de conformidad las necesidades de la organización, para las clases de activos que deberán
tener su propia definición de vida útil.
Permitir el registro de amortizaciones no planificadas adicionales.
Disponer de distintos métodos de valoración de los activos además del contable, de acuerdo a
su norma de presentación (NIIF; FISCAL NICSP).
Contar con una operativa propia para la gestión de activos fijos, muebles e inmuebles, en curso
tanto para fines de contabilidad como para fines de control, gestión de inversiones y
procedimiento para el traslado y liquidación de activos fijos en curso permitiendo que se
visualicen los movimientos realizados de altas, traspaso y gestión en general.
El sistema debe permitir gestionar activos en leasing, determinar el gasto esperado en los pagos
de arrendamiento para el año futuro utilizando las condiciones del contrato de arrendamiento
definidas en el registro maestro, dependiendo de los requisitos legales y las condiciones del
leasing, debe capitalizar y amortizar ciertos activos fijos otros son tratados como gastos.
Permitir escoger y/o seleccionar un activo o grupo de activos para ser dados de baja por las
diferentes destinaciones establecidas por la entidad (desmantelamiento para formación,
donación, venta, entre otros) , los registros contables derivados de la misma sean automáticos
e integrados en la contabilidad.
Permitir realizar traslados de un activo y/o grupo de activos entre ubicaciones de una área a
otra, dentro de un mismo centro de costo entre o diferentes centros de costo y Responsables.
Permitir cambiar la clasificación de un activo de forma que se modifique su vida útil, criterio de
amortización y cambios de datos maestros en cualquier momento, haciendo automáticamente
recálculos a futuro de la depreciación
Permitir amortizar todo el mes en que se efectúa la capitalización del activo familias y/o grupos
de activos, de acuerdo a las necesidades del usuario o por normas de presentación que van
anidadas al plan de valoración.
Permitir la creación de un activo fijo con código de inventario único que permita ver toda la
información y trazabilidad asociada al activo (Información datos maestro).
Permitir el control y parametrización del plaqueteo de los activos. y/o grupo de etiquetas en
lote.
Permitir definir múltiples métodos de depreciación y vidas útiles para cada activo con el fin de
llevar un control simultaneo sobre la depreciación contable, fiscal y de acuerdo a su norma de
presentación (NIIF; FISCAL; NICSP).
Permitir realizar inventarios selectivos / parametrizables por monto, tipo de activo fijo, custodio,
creados por periodo.
Permitir la administración de inventarios reales, que incluirá los movimientos de ingresos,
transferencias, salidas, bajas de ítems así como los movimientos y saldos de inventarios en
tránsito que deben de reflejaren en la presentación de libros oficiales de los estados
financieros.
Permitir la actualización de forma masiva de los inventarios en línea con información real que
se genera para reportes de los movimientos de inventario en un periodo de tiempo el cual
incluya, por ejemplo:
• Saldos Iniciales.
• Ingresos.
• Egresos.
• Transferencias.
• Ajustes.
• Saldos finales.
Permitir el registro del retiro de los activos por venta, obsolescencia o siniestro.
Manejo automático de los ajustes por inflación para Colombia que permitan revalorizar la
inflación de los Activos fijos Ajustando su coste y su amortización Históricos.
Permitir la valuación del inventario por los diferentes métodos (Promedio, promedio simple,
promedio ponderado, entre otros)
Permitir a los usuarios realizar pedidos sobre las existencias en kardex en cada uno de los
centros de costo.
Permitir llevar un control sobre los pedidos parciales o totales
Permitir que el bien tengan un localizador dentro de la bodega
Permitir ajustar o corregir transacciones, cantidades, valores, marca, modelo, serial y de mas;
dejando trazabilidad de la corrección realizada.
Permitir tener la trazabilidad de la investigación administrativa sobre los activos fijos que se
encuentren registrados en la cuenta contable de responsabilidades.
Permitir que la documentación del Activo Fijo incluya las características como: fecha de
adquisición, documento soporte (orden de compra , certificado de donación, actas de recibido
del bien), proveedor o donante, ficha técnica del activo, requisitos para entrar en uso
(aprobaciones externas: bienes controlados por entidades gubernamentales) y acta de entrega.
adicional a esto que permita identificar el destino de los bienes (administración y/o formación)
Calcular y registrar la depreciación contable de los activos fijos de acuerdo a los diferentes
métodos existentes, en forma individual para el modulo de activos y en forma resumida para
contabilidad, actualizar la valoración del activo, familias y/o grupos de activos una vez calculada
la depreciación bajo NIIFs.
El sistema debe permitir la utilización de varias opciones de búsqueda para consultar un activo
(Por ejemplo: Por grupo, por centro de costos, fecha de adquisición, por tipo, por área, por
responsable, ubicación física, marca, modelo, serial, descripción, valor y demás)
Permitir el cumplimiento normativo y descripción contable que serialice los activos biológicos a
lo largo de los períodos de crecimiento, degradación y procreación; así como la medición inicial
de los productos agrícolas o agropecuarios y su trazabilidad.
Permitir de conformidad a la política contable que los BPV se amorticen totalmente en el año
de su compra o en el período de alta, para garantizar que la amortización está totalmente
contabilizada en el mes de alta durante la contabilización de la amortización mensual.
Permitir clasificar por separado los activos menores, los cuales se deben asignar a funcionarios
y controlar desde el área administrativa. Importante que adicional a los campos que solicita
contabilidad, tenga un opción de asignar a través de la c.c. del funcionario responsable, la cual
al digitarla debe traer datos como área a la que pertenece, centro de costo, proyecto, cargo.
etc., adicionalmente deben poderse consultar y listar por empleado o por centro de costos.
Permitir generar reportes por: centros de costo a nivel central, regional y consolidados.
Tiene la capacidad de generar reportes por activo, familia y/o grupo de activos a un fecha o en
un periodo de tiempo bajo la normatividad contable vigente para un activo , por ejemplo:
• Valor activado
• Valor actual
• Valor depreciado
• Saldo por depreciar
• Valor Residual.
• Ubicación
• Responsable
• Depreciación
• Garantías
• Estado Activo Fijo
-Activado.
-Totalmente depreciado.
-Comprado.
-Vendido.
-Transferido o reclasificado.
-Siniestrado.
-Dado de Baja
Permitir la generación reportes validados por las áreas que componen la cadena presupuestal
para la terminación de contratos (funcionarios y contratistas).
Tiene la capacidad de generar reportes para la gestión efectuada para los activos, por ejemplo:
• Listados de Patrimonio de Activos
• Contexto de la Cuenta de Perdida y Ganancias
• Contabilidad de Costos
• Simulación Previsión de Amortizaciones
• Valoraciones Especiales
• Reportes para la Preparación de Cierres de Activos Fijos
• Reportes de Operaciones Diarias
• Depreciación
• Gestión Histórica de (Ficha de Activos Fijos)
Generar reportes por clase de movimiento: entradas, salidas, traspasos, reintegros, bajas y
responsabilidades.
El sistema debe incluir el módulo de compras con todas las funcionalidades que permitan
capturar los datos relativos a los pedidos o adquisiciones de bienes desde la parte contractual
Permitir conectar elementos analíticos dentro del módulo o área de activos fijos, de forma que
cualquier aspecto contable con efecto analítico este integrado de forma automática con los
indicadores desarrollados o se desarrollen en el SENA.
Que el proceso de integración entre los distintos módulos o contabilidad auxiliares involucradas
sea transparente para el usuario, es decir, que no requiera ninguna comprobación de que la
integración se ha llevado a cabo y ha terminado bien, etc. No debe requerirse la intervención
del área de sistemas para ningún proceso contable o funcional.
AA 3
AA 1
AA 3
AA
Comentarios del fabricante
1 Control de Inmovilizados
2 Vida útil
3 Características de Inmuebles
4 Tipos de inmueble
5 Unidades y cantidades
10 Gestión de inventario
11 Registro histórico
B Operaciones
Generación automática de apuntes
15 contables
16 Actualización de avalúos
19 Real estate
C Reporting
20 Inventario de elementos de inmovilizados
21 Reportes formación
25 Reporting Patrimonial
D Integración
Gestión inmobiliaria
Descripción
Permitir regular la forma como debe ser valorizado el Activo Fijo o Inmovilizado en
cumplimiento dela Norma Contable mediante la expresión de la vida útil de los bienes sobre la
base de su efectiva utilización, reflejando razonablemente la intensidad real de uso a que está
sometido cada clase de activo.
Permitir definir la vida útil por la totalidad del inmueble, para todos y cada uno de sus
componentes y a sus componentes mas representativos
Permitir consignar las características básicas de los inmuebles, tanto las fijas en el tiempo, como
las que varían. Ej.: valores, depreciaciones, mayor valor reportado, cambios en el tipo de
propiedad, en áreas construidas entre otros.
Permitir ingresar información tales como pagos de impuestos de delineación urbana, curaduría,
fechas, modificaciones de licencias, permisos ambientales y costos por pago a contratistas,
proveedores, prestaciones de servicios.
Permitir la activación del bien.
Permitir que los activos mantenidos para la venta deben dejar de ser objeto de depreciación
partiendo del momento en que éstos dejen de prestar un servicios como activo inmovilizado
de la gestión de la empresa.
Permitir el registro del avalúo técnico relacionando en el movimiento la fecha, número interno
del activo y valor del avalúo, valor de reposición. Afectación del valor comercial del activo, y
registro contable para la afectación de los inventarios. Conservando el histórico de los avalúos
realizados al bien, de acuerdo a normas vigentes (normas internacionales).
Debe permitir que cada regional, centro o sede notifique la información de hechos económicos
dentro del sistema
Debe permitir consolidar por formato de cada regional, centro o sede
Integración de la gestión de inmovilizado con la gestión de clientes para las facturas de venta de
activos fijos a terceros.
Esta integración debe ser online y sin necesidad de procesos de integración específicos.
Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Cobertura
Comentarios del fabricante
Nº Requerimiento
A Maestros
2 Control de Inventario
3 Maestro de equipos
5 Numeración de documentos
6 Roles y perfiles
7 Generación de presupuesto
8 Anexos
B Operaciones
Contabilización automática de la
9 amortización
10 Revalorización
11 Activaciones
12 Control de Inventario
13 Bajas o Retiros
15 Mantenimiento preventivo
17 Asientos periódicos
18 Imputación analítica
21 Gestión de Seguimiento
22 Gestión de Trazabilidad
C Reporting
Informe de estados de incidencias y de
23 resolución
Mantenimientos de Activos
Descripción
Permitir la aceptación dentro del sistema la recepción por traslado de un activo y/o grupo de
activos entre ubicaciones por parte de los custodios de acuerdo con niveles de autorización
definidos por la Universidad.
La amortización debe poder contabilizarse de forma automática al final del periodo, en base a
los parámetros definidos y una planificación inicial establecida.
Posibilidad de añadir valor al activo si se efectúan acciones de mantenimiento o reparaciones.
Generar alertas automáticas de pólizas vencidas, términos de garantía y avalúos por realizar.
Permitir el registro de los ajustes o modificaciones resultados del inventario.
Generar la reclasificación contable de los activos cuando su valor de depreciación sea igual a su
valor en libros, en las cuentas de orden respectivas para su control
Permitir el escaneo de los contratos de mantenimiento y que estos se puedan visualizar desde
la aplicación
Permitir conocer si el mantenimiento se ha realizado o no, en qué fecha, etc.…
Permitir incluir la información derivada de todas las paginas de servicios el rastreo de las
reparaciones efectuadas
Informe sobre los elementos que requieren un mantenimiento y si éste ha sido realizado
2 Mediciones ambientales
4 Inversiones ambientales
5 Inversiones SST
7 Sedes SENA
B Operaciones
C Reporting
12 Reportes de pólizas
13 Inversiones Ambientales
15 Inversiones SST
17 Sedes SENA
D Integración
Descripción
Permitir llevar trazabilidad del estado de los trámites y obligaciones ambientales y de SST a
nivel nacional, lo que implica establecer las obligaciones y valorar lo que le cuesta a la entidad
cada obligación periódicamente.
Permitir agregar, cuantificar y distinguir las inversiones ambientales por sede de la Entidad a
partir de los diferentes usos presupuestales. También permitir cuantificar por tema, por
regional, centro de formación, centro de costo.
Permitir agregar las inversiones SST en todas sedes de la Entidad a partir de los diferentes usos
presupuestales. También permitir cuantificar por tema, por regional, centro de formación,
centro de costo.
Permitir agregar las sanciones, con su costo respectivo, en materia ambiental y SST.
El sistema debe permitir un control de las pólizas que se manejan dependiendo el activo, el
cual debe tener como mínimo nombre de la póliza, No., fecha inicial, fecha de vencimiento,
compañía de seguros. Debe emitir alarmas antes de su vencimiento.
Permitir la generar reportes de las pólizas vigentes y por vencer, valoración de los activos
asegurados y no asegurados en un periodo de tiempo.
Permitir generar un reporte de las inversiones ambientales requeridas y ejecutadas en todas
sedes de la Entidad a partir de los diferentes usos presupuestales. Cuantificar por tema, por
regional, centro de formación, centro de costo. Este reporte en el formato de la contraloría.
Permitir contabilizar el costo de las obligaciones ambientales y SST de cada bien inmueble
Permitir cuantificar y distinguir las inversiones SST en todas sedes de la Entidad a partir de los
diferentes usos presupuestales. Cuantificar por tema (por ejemplo movilidad reducida), por
regional, centro de formación, centro de costo.
Permitir cuantificar las sanciones en materia ambiental y SST. Permitir Incluir esta información
en los temas presupuestales y contables que así lo requieran.
Permitir generar un reporte con el costeo del mantenimiento de las sedes ambiental y SST.
Permitir realizar un reporte de los incidentes y de los accidentes de trabajo, enfermedades
laborales, ausentismo y su costo, así como de las enfermedades laborales que ocurren por
tema, por regional, centro de formación, centro de costo y para la Entidad.(Esto
Permitir generar un informe con la incidencia de las enfermedades laborales que se pueda
clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó (físicos, de químicos, biológicos,
seguridad, públicos, psicosociales, entre otros.)
Permitir generar un informe con el ausentismo por enfermedad laboral y común y por
accidente de trabajo que se pueda clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó
(físicos, de químicos, biológicos, seguridad, públicos, psicosociales, entre otros.)
Permitir generar un informe donde se compile la severidad de los accidentes de trabajo que se
pueda clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó (físicos, químicos, biológicos, de
seguridad, públicos, psicosociales, entre otros.)
2 Actualización
4 Maestro de Activos
B Operaciones
8 Formatos
C Reporting
8 generación de auxiliares
9 Reportes requrimientos
10 Seguimiento ejecución presupuestal
11 Reportes fundamentales
12 Repositorio de documentos
D Integración
16 Permitir integración con Sofia plus
Documento de requerimientos de ERP
Planificación de infraestructura
Descripción
Permitir la actualización de los estados de las diferentes infraestructuras. Ej: avance fisico de
obra programado vs ejecutado y novedades presentadas en el transcurso de la obra
Permitir llevar un registro detallado de los costos directos e indirectos de las obras en progreso.
Se requiere controlar los activos en construcción, instalación y montaje de maquinarias y
equipos, incluyendo en el costo de adquisición los costos de importación, montaje y otros
gastos de instalación, hasta el momento de su capitalización.
Permitir la asignación de un código a la construcción en curso, dicho código debe estar ligado o
relacionado con la cuenta contable en al cual se esta registrando todo el control y la cuenta
definitiva donde se registrará la activación de cada inmueble.
Permitir generar auxiliares de cada construcción en curso por centro de costo clase de bien
consolidado por proveedor.
Permitir crear reportes para los diferentes requerimientos: construcciones en curso, daciones
en pago, novedades e intervenciones.
Permitir hacer el seguimiento de ejecución presupuestal y contable de todos los proyectos,
incluyendo anticipos, amortizaciones al anticipo, pagos, saldos, estado de registros
presupuestales, control de reservas entre otros.
Permitir realizar reportes enfocados en tres aspectos fundamentales: estado contable,
presupuestal y financiero de la obra; avance fisico y problemática de la obra; estado contractual
y juridico de la obra.
Permitir almacenar un repositorio de documentos el cual permita almacenar los soportes de
cada modificación tanto a la obra como a los contratos que lo soporten.
Formatos de necesidades para el plan anual de adquisiciones
Es necesario que se puedan almacenar grandes cantidades de archivos en PDF por cada
dirección que emite la prueba de concepto en proyectos nuevos, con su respectiva ficha de
identificación.
2 Asignación de Características
B Operaciones
4 Criterios de contabilización
C Reporting
Gestión de flota
Descripción
Permitir la asignación del parque de vehículos como registros maestros de equipos e introducir
datos adicionales específicos del vehículo, importantes tales como la matrícula del vehículo, la
placa, el volumen de carga, los datos de consumo, el número de tarjeta de propiedad, los datos
del motor o la clase de combustible
Permitir la gestión de vehículos función de evaluación, como por ejemplo, los programas
ejecutables (informe), las funciones de visualización y de tratamiento de lista, el historial de
mantenimiento.
Permitir organizar los vehículos individualmente (para cada clase de activos por vehículo),
asignado un perfil de vista individual a cada clase de vehículo definida para cada objeto de
imputación contable, financiero y de costos