Software Alternos a Microsoft Project

Daniela Fernanda Barajas Mendivelso

Universidad Santo Tomas de Aquino

Facultad de Ingeniería Civil

Desarrollo de Software para Control en Gerencia y Construcción

Tunja

2019

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 Software Alternos a Microsoft Project

Daniela Fernanda Barajas Mendivelso

Presentado a: Ingeniera Diana María Beltrán Beltrán

Universidad Santo Tomas de Aquino

Facultad de Ingeniería Civil

Desarrollo de Software para Control en Gerencia y Construcción

Tunja

2019

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 Tabla de Contenido

1. MARCO TEÓRICO .................................................................................................... 4

1.1. Microsoft Project ......................................................................................................... 4

1.2.1. DotProject......................................................................................................... 5

1.2.2. Gantt Project ..................................................................................................... 7

1.2.3. GanttPV ............................................................................................................ 8

1.2.4. OpenProj......................................................................................................... 10

1.2.5. Eprowin Project .............................................................................................. 10

1.2.6. ITM Platform.................................................................................................. 11

1.2.7. Smartsheet ...................................................................................................... 11

1.3. SharePoint .......................................................................................................... 12

1.4. Archivo XML..................................................................................................... 15

1.5. Archivo XPS ...................................................................................................... 15

2. REFERENCIAS ........................................................................................................ 16

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 1. MARCO TEÓRICO

1.1.Microsoft Project

Ésta es la herramienta por excelencia para la gestión de proyectos empresariales.

Administradores y jefes de proyecto emplean Microsoft Project para planificar y controlar el

desarrollo de un proyecto, la organización adecuada y eficaz de las tareas, con el fin de evitar

retrasos y mantenerse dentro del presupuesto asignado. Microsoft Project es una herramienta

completa que presenta múltiples funcionalidades para facilitar la labor del director de

proyecto. Por supuesto, entre ellas, se encuentra el diseño de diagramas de Gantt. A

continuación, citamos las más relevantes:

Ruta crítica: Permite analizar las tareas y la secuencia en qué deben realizarse, para

reconocer cuáles son esenciales y las relaciones de dependencia entre ellas. Sirve para estimar

la duración total del proyecto, para determinar el tiempo más corto posible de realización, sin

tiempos de holgura, y para prever recursos adicionales necesarios. Ofrece indicadores muy

válidos para una buena planificación.

Control de proyecto: Una vez que se dispone de la ruta crítica y la planificación deseada

para el proyecto, esta información se puede guardar como línea de base. La línea de base es la

referencia de la programación inicial que sirve para compararla con la ejecución final y así

controlar en qué medida y en qué puntos se ha modificado el proyecto.

Diagrama de Gantt: Se crea automáticamente con los datos del proyecto. Como en

cualquier gráfica de esta clase, el eje de abscisas representa el tiempo, mientras que el eje de

ordenadas muestra las actividades. Las barras horizontales en el diagrama marcan el

desarrollo de las tareas en el tiempo, su duración y su secuencia. Se diferencian por colores

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las actividades críticas de las que no lo son, y también aquéllas que incluyen tareas de menor

rango.

Sobrecarga de recursos: El programa controla la cantidad de recursos asignados a cada

persona y señala si, en algún caso, éstos son excesivos. De una adecuada distribución de los

recursos depende también la correcta consecución de las tareas en los plazos previstos.

Cálculo de costos: Calcula los costes de los recursos y la mano de obra, una vez que han

sido distribuidos por tareas. El sistema genera varios tipos de informes, relacionados con los

gastos y con los materiales necesarios.

Resumen de proyecto: Muestra la información clave del proyecto, como las fechas de

inicio y fin, duración, horas totales de trabajo, costes, estado de las tareas y recursos

necesarios.

1.2.Software Alternos a Microsoft Project

1.2.1. DotProject

Dotproject es una herramienta para la gestión de proyectos basada en Web, está escrita en

PHP y MySQL, incluye módulos para compañías, tareas (con gráficas Gantt), foros, manejo

de archivos, calendarios, soporte multilenguaje, entre otros. Esta herramienta permite

gestionar las distintas fases y tareas que componen un proyecto, en donde se puede llevar

control de los recursos humanos y materiales; además proporciona un entorno de trabajo

colaborativo, permitiendo a los integrantes del equipo trabajar compartiendo información

relativa a los proyectos.

Módulos con los que cuenta la herramienta Dotproject:

Compañías: Son las entidades que agrupan proyectos, actividades y usuarios.

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 Departamentos: Son áreas dentro de las compañías, que permiten agrupar usuarios en

dicho nivel.

Usuarios/Contactos: Usuarios que interactúan con el sistema. Están asociados a empresas

y proyectos. Pueden tener diferentes roles dentro del sistema, variando su nivel de

permisología en cada uno de ellos.

Proyectos: Es la entidad que contiene el grupo de tareas necesarias para desarrollar un

determinado producto.

Actividades: son las tareas asignadas dentro de un proyecto. Son los componentes sobre

los cuales se controla: la duración, dependencias, recursos asignados y progreso. Las

actividades deben de pertenecer a un único proyecto.

Diagramas de Gantt: Permite ver en forma gráfica las actividades ordenadas

jerárquicamente, mostrando las dependencias y solapamientos de las mismas.

Tickets: Sistema que utiliza Dotproject como Helpdesk. Cada ticket representa un

problema que se le ha presentado a un usuario del sistema.

Archivos: Permite almacenar archivos dentro de un proyecto permitiendo un versionado

básico de los mismos.

Foros: Permite la creación de foros de discusión dentro de cada proyecto para distribuir

información y discutir temas relativos al proyecto del foro.

Administración del Sistema: Contiene las actividades relacionadas a la administración

de usuarios, roles y configuración del sistema.

Recursos: Permite asignar recursos no humanos (oficinas, equipamiento, entre otros) a un

proyecto.

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 Características más importantes de Dotproject:

 Permite la gestión y planificación de proyectos en entornos colaborativos.

 Basado en plataforma Web permite la participación online de los miembros de un

proyecto.

 Permite la asignación de recursos a un proyecto o varios, así como la descomposición

en tareas.

 Permite clasificar y/u ordenar los proyectos en función de su estado: En curso,

pendientes, terminado, entre otros.

 Permite Vista de eventos y tareas en calendario

 Permite la visualización de informes y estadísticas sobre los proyectos registrados.

1.2.2. Gantt Project

GanttProject es una herramienta multiplataforma de código abierto que gestiona proyectos

sea cual sea su magnitud de una manera muy visual. Su diseño permite ubicar el trabajo en el

tiempo, desglosarlo y destacar los eventos importantes. GanttProject puede complicarse tanto

como el usuario desee, incorporando subtareas y personal involucrado en cada apartado.

Características:

 Asignar un nombre al proyecto y determinar su duración en el tiempo valorando los

días en los que no se trabajará (fin de semana, festivos, etc.).

 Organizar ideas y establecer prioridades.

 Crear jerarquías.

En cada tarea puede marcarse:

 La fecha de inicio.

 La fecha estimada de finalización.

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  El personal involucrado.

 Los recursos necesarios.

 Atribuir colores para diferenciar los ítems.

Export/import:

 Crear informes PDF con un resumen, información de tareas y recursos necesarios e

imágenes de gráficos vectoriales.

 Generar imágenes (jpg, png) a partir de gráficos.

 Exportar a HTML.

 Exportar a CSV para analizar los datos en hojas de cálculo.

 Importar desde CSV.

 Importar y exportar calendarios Microsoft Project y iCalendar.

La aplicación está basada en la gráfica de Gantt que muestra el tiempo de dedicación a

cada tarea y en el diagrama de las Técnicas de Revisión y Evaluación de Proyectos (referido

usualmente como “PERT” por sus siglas en inglés); este último facilita las relaciones entre

actividades. GanttProject utiliza Java como lenguaje de programación, almacena información

en XML y es ejecutable desde Linux, Windows y MacOSX.

1.2.3. GanttPV

GanttPV es una aplicación de software gratuita de código abierto, con licencia GPL,

disponible para Windows, MacOSX y Linux. Otra opción para la programación y gestión de

proyectos. Algunos dicen de ella que es una herramienta para geeks porque se basa en

Python, un lenguaje de programación muy popular dentro de la comunidad de

desarrolladores.

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 Se trata de un software de fácil instalación, que ofrece las funciones más básicas para

programar proyectos, definir las tareas y controlar los recursos asignados. Permite hacer el

seguimiento de diferentes proyectos en paralelo y exportar los diagramas a una página web.

Resulta ideal para aquellas personas que tan sólo necesitan una herramienta de

planificación. La diferencia más importante con respecto a otros programas para

diseñar diagramas de Gantt reside en que GanttPV permite añadir scripts para automatizar

tareas, asignar formatos para la entrada de datos o para la importación o exportación de éstos.

Los scripts se almacenan en un directorio del programa y actúan como si hubieran estado

integrados desde un inicio como comandos en el menú original. La manera más sencilla para

aprender scriptingen GanttPV es modificando y experimentando con secuencias de comandos

ya existentes.

Como prácticamente la totalidad de aplicaciones para el diseño de diagramas de Gantt,

GanttPV permite definir tareas: inicio, duración, tiempos de realización y días festivos,

además de establecer las relaciones de dependencia entre ellas. Cada administrador asigna los

recursos, en cuanto a personal y carga de trabajo, necesarios para implementarlas, y lo puede

hacer en múltiples proyectos. Determina cuántas horas requiere cada actividad para su

consecución, y suma los totales por grupos de tareas, por días y por semanas.

La herramienta calcula las fechas de finalización y, de este modo, permite a los jefes de

proyecto controlar su desarrollo para que avance de acuerdo a los objetivos previstos.

La planificación dibujada en el diagrama de Gantt se compartirá con todas aquellas personas

implicadas en la realización de las tareas definidas para cada etapa del proyecto. El hecho de

que varias personas puedan actualizar la misma base de datos al mismo tiempo representa una

importante ventaja. Para controlar la productividad y los gastos de personal, con GanttPV se

calcula un coste por hora y se realizan previsiones semanales en cuanto a carga de trabajo.

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También tiene en cuenta la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea o un conjunto

de ellas sin que este hecho afecte a los plazos finales del proyecto, lo que se denomina el free

float y el total float. Sin embargo y a pesar de todas sus ventajas, esta aplicación presenta

algunos inconvenientes.

1.2.4. OpenProj

Software OpenProj es una solución destinada a dar soporte gestión de proyectos, diseñada

y ofrecida en modo libre.

El software OpenProj se posiciona como el equivalente de Microsoft Project y otras

soluciones comerciales de gestión de proyectos. Sus funciones principales, se concentran en

el diseño de gráficas de Gantt, diagramas de PERT, y muchas otras gráficas más.

OpenProj es un sistema que controla todos los aspectos referentes a la gestión de

proyectos, como la planificación y programación, la gestión y asignación de recursos, la

simulación de alternativas en procesos críticos, etc. Asimismo, proporciona la funcionalidad

necesaria para trabajar con entornos multiproyecto (incluso relacionarlos). También nos

permite hacer un seguimiento de las distintas etapas de un proyecto: presupuesto, definición,

estimación, etc.

1.2.5. Eprowin Project

Este software está pensado para planificar y gestionar proyectos, de los que se podrá hacer

un seguimiento y análisis de los resultados. Sus funcionalidades sencillas e intuitivas

permiten la gestión y seguimiento de proyectos y tareas. Para coordinar mejor los equipos de

trabajo, eProwin Project permite compartir información y documentación de cada proyecto en

tiempo real y desde cualquier dispositivo, ya que no requiere instalación y puede usarse desde

cualquier terminal con conexión a Internet y navegador.

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 El software eProwin Project es ideal para la planificación de los proyectos desde cero. Con

este gestor de proyectos online planea al detalle tu proyecto para anticiparte a posibles

complicaciones. Además, este software controla la evolución de los proyectos, haciendo un

seguimiento del avance de cada tarea permitiendo así poder visualizar el progreso de tu

proyecto en cualquier momento.

1.2.6. ITM Platform

Realiza la gestión de tareas, gestión de recursos, manejo de costos y presupuestos

monitoreo de los ingresos, manejo de clientes al enviarles los avances e información

pertinente, importación de documentos de Microsoft Project, entre otras opciones. Integra los

proyectos brindando soluciones prácticas y potentes.

1.2.7. Smartsheet

Smartsheet es una aplicación de software onlineque facilita la gestión de proyectos de

forma colaborativa y en tiempo real. Es de pago y funciona por subscripción, con diferentes

paquetes de funcionalidades posibles. Compatible con Google Apps y con el CRM

SalesForce, se integra también con Box. Al ser online, funciona con cualquier sistema

operativo que se tenga instalado en el ordenador, sea éste Windows, MacOS o Linux. Se

puede trabajar también desde dispositivos móviles y tabletas.

Este software es idóneo para administrar y controlar muchos tipos de proyectos, en

especial los que requieren de un trabajo en equipo, pero también para crear listas de tareas,

manejar información de clientes, elaborar previsiones de venta, planificar eventos o controlar

procesos de negocio en general. El diseño de diagramas de Gantt es una de sus funciones más

destacadas. Los gráficos representan la programación de las tareas de forma visual, clara y

sencilla. Se puede partir de una plantilla predeterminada o crearlos desde cero. Sus

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características interactivas hacen fácil la personalización, y el uso de formatos condicionales

para resaltar tareas o niveles de estado con diferentes colores también contribuyen a ello.

1.3. SharePoint

SharePoint es un sistema de administración de contenido que permite a las organizaciones

acceder, almacenar, administrar y compartir su información desde varios dispositivos. Es un

servicio propiedad de Microsoft® y viene en dos versiones, OnPremise (instalado en

servidores locales) y en línea (como servicio en la nube). Sus capacidades incluyen

administración de contenido, inteligencia empresarial, administración de flujo de trabajo,

nube personal, redes sociales empresariales, contenido web, y puede usarse para portales de

intranet, extranet e Internet. Estas funciones vienen incorporadas para que su gestión de

contenido no tenga problemas.

Funciones de SharePoint

Estas son solo algunas de las características que hacen que SharePoint se destaque en el

mercado.

Cumplimiento: Le proporciona un servicio que cumple totalmente con los estándares

regulatorios.

Servicios de acceso: Tiene la oportunidad de compartir soluciones de acceso en la web.

Gracias a las aplicaciones de servicio de Office.

Varias partes web: SharePoint proporciona contenido pre empaquetado que puede

mostrar como elementos web en sus páginas.

Biblioteca: Estos son solo lugares donde los usuarios pueden crear, guardar, actualizar e

igualmente colaborar en archivos con otros miembros del equipo.

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 Conexiones encriptadas: Es una plataforma segura que ofrece protección absoluta en

muchas capas.

Information Rights Management: Le permite limitar las acciones del documento que

realizan los usuarios.

Soporte para dispositivos móviles: Las aplicaciones de SharePoint están diseñadas para

funcionar maravillosamente en plataformas móviles.

Business intelligence: Le proporciona diversas herramientas que le permiten analizar y

visualizar datos a través de impresionantes paneles para ayudar a mejorar los procesos de

toma de decisiones.

Beneficios de SharePoint

Fácil creación de sitios colaborativos

Este es uno de los beneficios notables de usar SharePoint. Hace que sea bastante fácil para

usted crear y administrar sitios. A diferencia de otros sistemas que necesitan una dependencia

de los profesionales de TI para crear dichos sitios, la creación del sitio se puede delegar a los

usuarios si se desea (autoservicio).

Gestión de la Información

Las funciones de administración de la información se han diseñado de tal manera que le

brindan herramientas para centralizar y administrar de manera efectiva toda la información de

la mejor manera posible a través de metadatos / propiedades, búsqueda y categorización de

datos.

Colaboración en Equipo

Si está pensando en una plataforma adecuada donde los miembros del equipo puedan

colaborar en un proyecto en particular, piense en SharePoint. La colaboración se puede lograr

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fácilmente porque tiene espacios de trabajo de documentos donde los miembros del equipo

pueden realizar cambios conjuntamente, proporcionar comentarios y crear plantillas. Con las

funciones de colaboración de SharePoint, los individuos siempre tendrán acceso a la última

versión de los documentos y siempre estarán informados sobre en qué otros miembros del

equipo están trabajando.

Diseminación de información

Como plataforma, SharePoint tiene una eficiencia sin igual en la distribución de información.

Puede crear discusiones, compartir documentos con facilidad o incluso configurar alertas para

recibir notificaciones de cambios en la información. También proporciona a los

administradores varios niveles de acceso flexibles para los diferentes usuarios, para

asegurarse de que el contenido llegue a los destinatarios correctos.

Automatización de procesos comerciales

SharePoint le permite automatizar sus procesos comerciales a través del uso de la aprobación

de contenido, formularios y flujos de trabajo en línea. Con los flujos de trabajo, puede

controlar el progreso de una tarea de oficina en particular. Le permite identificar el estado de

las tareas junto con toda la cadena del proceso comercial.

Generar Informes

SharePoint proporciona funciones para generar informes y paneles. A través de Office Excel

puede crear informes gráficos pesados con facilidad. También puede aprovechar la

plataforma PowerBI para proporcionar informes estandarizados y consultas de información

globalmente en su portal de SharePoint. De esta manera, será mucho más fácil analizar

ciertos datos y hará que el proceso de toma de decisiones sea más eficiente.

Integración sin problemas con los sistemas de línea de negocio

SharePoint permite la integración con otras fuentes de datos a través de servicios web. Su

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integración no solo es compatible con los productos de Microsoft, sino que también lo hace

con otros sistemas empresariales que no son de Microsoft, como las herramientas de informes

y los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes.

1.4. Archivo XML

El tipo de archivo XML, creado como un formato de datos de texto, no solo es legible a

nivel de usuario, sino que también es comprensible a nivel de máquina y, por tanto, práctico

para su uso en servicios web. XML es un lenguaje multiplataforma diseñado para almacenar

varios tipos de datos. Destaca por su simplicidad, usabilidad y generalidad, es tan popular

como el lenguaje HTML y se distribuye extensamente a través de internet. La popularidad de

este formato se debe principalmente a que los archivos XML pueden modificarse fácilmente

con un editor de texto.

Un documento XML contiene una serie de caracteres Unicode, donde cada uno de estos

caracteres puede ubicarse en un documento individual. La codificación estándar Unicode que

forma un documento XML se divide en marcas y contenido siguiendo unas sencillas normas

sintácticas. Presenta ventajas respecto a los documentos HTML, ya que permite añadir

etiquetas personalizadas a objetos para definir y diferenciar los datos que estos contienen.

1.5. Archivo XPS

Viene de las siglas XML Paper Specification, es un formato de documentos pensado para

que sea fácil de compartir, leer e imprimir. XPS es un formato independiente de plataforma

(que se podría leer en cualquier sistema operativo), abierto y sin royalties (se puede utilizar

en cualquier caso sin tener que pagar ningún derecho al creador). Microsoft ha lanzado este

formato recientemente y lo han integrado con Windows Vista y Office 2007.

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 2. REFERENCIAS

claudia.quiles. (s. f.). GanttProject: Planificación de proyectos con SL | Oficina de Software y

Hardware Libre Universidad Miguel Hernández UMH. Recuperado 14 de agosto de

2019, de https://oshl.edu.umh.es/2017/06/09/ganttproject-software-libre-para-la-

planificacion-de-proyectos/

DesarrolloWeb.com. (s. f.). Qué son los documentos XPS. Recuperado 23 de agosto de 2019,

de DesarrolloWeb.com website:

http://www.desarrolloweb.com/articulos/documentos-xps.html

EProwin Project, una herramienta para la gestión de proyectos. (2014, octubre 19).

Recuperado 23 de agosto de 2019, de Emprendices website:

https://www.emprendices.co/eprowin-project-una-herramienta-para-la-gestion-de-

proyectos/

GanttPV: Análisis del Software | OBS Business School. (s. f.). Recuperado 14 de agosto de

2019, de https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/diagramas-de-

gantt/ganttpv-analisis-del-software

ITM Platform—Gestión de portafolio de proyectos online. (s. f.). Recuperado 23 de agosto de

2019, de ITM Platform | Projects, Programs & Portfolio website:

http://www.itmplatform.com/es/

OpenProj—Software Selección. (s. f.). Recuperado 14 de agosto de 2019, de

https://www.softwareseleccion.com/openproj-p-2264

Propuesta de utilización de DotProject como herramienta de software libre para la gestión

de proyectos socio—Técnicos—Comunitarios. (s. f.). 11.

¿Qué son los archivos XML? (s. f.). Recuperado 23 de agosto de 2019, de Online-

convert.com website: https://www.online-convert.com/es/formato-de-archivo/xml

16
SharePoint: ¿De qué se trata? (2017, julio 3). Recuperado 23 de agosto de 2019, de INVID

website: https://invidgroup.com/es/sharepoint-de-que-se-trata/

Smartsheet: Análisis del Software | OBS Business School. (s. f.). Recuperado 23 de agosto de

2019, de https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/diagramas-de-

gantt/smartsheet-analisis-del-software

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