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Empresa: FULLER PINTO S.

N° Empresa: 1 RESPONSABLE ÁREA

Sucursal: BOGOTÁ OBJETIVO:

Área: LOGÍSTICA

FECHA DE ACTUALIZACION: 22 DE JULIO 2019

PROCESO SUBPROCESO Sistema de Gestion

DIRECCION
Representación Legal ISO-BASC
ESTRATEGICA

DIRECCION
Representación Legal ISO-BASC
ESTRATEGICA

Direccionamiento,
DIRECCION
estratégico, toma de ISO-BASC
ESTRATEGICA
decisiones.

Direccionamiento,
DIRECCION
estratégico, toma de ISO-BASC
ESTRATEGICA
decisiones.

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Integral ISO
SISTEMAS DE GESTION
ASEGURAMIENTO DE
Gestion Integral BASC
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Integral ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Integral ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Integral ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Integral ISO -BASC
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Integral ISO-BASC
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION
ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Calidad ISO
SISTEMAS DE GESTION

ASEGURAMIENTO DE
Gestion Integral ISO
SISTEMAS DE GESTION
RECEPCION DE
ALMACENAMIENTO ISO
PRODUCTO

RECEPCION DE
ALMACENAMIENTO ISO
PRODUCTO

ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO ISO

ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO ISO

SALIDA DE
ALMACENAMIENTO ISO
PRODUCTO

SALIDA DE
ALMACENAMIENTO ISO
PRODUCTO

RECEPCIÓN DE
PRODUCTO,
ALMACENAMIENTO ISO
ALMACENAMIENTO Y
SALIDA

GESTION COMERCIAL BASC


GESTION COMERCIAL BASC

GESTION COMERCIAL BASC

GESTION COMERCIAL BASC

GESTION COMERCIAL BASC

GESTION COMERCIAL BASC

GESTION COMERCIAL ISO

GESTION COMERCIAL ISO

GESTION COMERCIAL ISO

LABORATORIO ISO
LABORATORIO ISO

LABORATORIO ISO

LABORATORIO ISO

LABORATORIO ISO

LABORATORIO ISO

LABORATORIO ISO

LABORATORIO ISO
LABORATORIO ISO

LABORATORIO ISO

MANTENIMIENTO ISO- SST

MANTENIMIENTO ISO-SST

MANTENIMIENTO ISO-SST
MANTENIMIENTO ISO-SST

MANTENIMIENTO ISO-SST

MANTENIMIENTO ISO-SST

MANTENIMIENTO ISO-SST

MANTENIMIENTO ISO
MANTENIMIENTO ISO

MANTENIMIENTO ISO

MANTENIMIENTO ISO

SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC
SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC
SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC

SEGURIDAD BASC
JHON JAIRO MORA MONTENEGRO

Identificar los posibles riesgos potenciales para los cargos de la empresa en mencion

TIPOLOGIA DEL
ACTIVIDAD RIESGO
RIESGO

Demandas por incumplimiento de


CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES De cumplimiento
requisitos legales de la Organización.

Investigaciones y procesos Judiciales por


NEGOCIACIONES COMERCIALES De Corrupción lavado de activos
Comercio ilícito.

Ejecución inmediata de pasivos


PLANEACION ESTRATEGICA, PRESUPUESTO Estratégicos
corporativos

Demandas legales por daños y perjuicios


ASIGNACION DE RECURSOS PARA
Operativos a terceros por falla en infraestructura del
MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUTURA
sistema de amoniaco

Demandas por incumplimiento de


CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES De cumplimiento
requisito legal
IMPLICACION EN PROCESOS
INSPECCION DE VEHICULOS Operativos JUDICIALES POR CONTAMINACION DE
CARGA CON NARCOTICOS

CONTAMINACION DEL PRODUCTO


INSPECCION DE PRODUCTO
Operativos POR ORIGEN AGENTES QUIMICO O
Muestreo Microbiológico planta
MICROBIOLOGICO

PERDIDA DE CERTIFICACIONES
IMPLEMENTACION Y MANTENIMIENTO SGI De cumplimiento
NORMATIVOS

Demandas por responsabilidad civil


ASESORIA TECNICA
empresarial y/o profesional por
ACUERDOS DE CALIDAD Y SEGURIDAD CON Operativos
información técnica suministrada
CLIENTES
inadecuadamente

CONTROL DOCUMENTAL SGI


Perdida y/o alteración de información de
MANEJO DE REGISTROS DE ACTIVIDADES Operativos
los SGI
DIARIAS

SEGUIMIENTO A DOCUMENTACION LEGAL De cumplimiento VENCIMIENTO DE DOCUMENTOS

INSPECCIONES DE DESCAGUES Y VENCIMIENTO DE PRODUCTO EN


Operativos
ALMACENAMIENTO INSTALACIONES O TRANSPORTE

Auditoria temperaturas Cámaras PERDIDA DE PRODUCTO POR


Operativos
Temperaturas termo registros planta () MANEJO CADENA DE FRIO

GENERACION DE NO
Seguimiento BPM personal planta y cuadrilla De cumplimiento
CONFORMIDADES POR EL CLIENTE
Demandas por responsabilidad civil
empresarial y/o profesional por
Revisión etiqueta producto rotulado (-) De cumplimiento
información técnica suministrada
inadecuadamente

Atender y cerrar novedades planta


almacenamiento, descargue y despacho de De control DAÑO DE PRODUCTO, INSTALACION
producto

Seguimiento orden y aseo cámaras CONTAMINACION ACCIDENTAL DE


De control
Actualización y seguimiento formatos L&D ( -) PRODUCTO

Auditoria Exteriores con el proveedor de limpieza y


desinfección () De control INFESTACION POR PLAGAS
Control Integrado de plagas: ( )

QUEJAS Y RECLAMOS POR


Auditoría OPL (- ) De control CONDICIONES HIGIENICAS DE
VEHICULOS

DAÑO A TERCEROS POR PRODUCTO


Inventario de vidrio () De cumplimiento
CONTAMINADO

DAÑO IMAGEN CLIENTES POR


Destrucción de producto todos los clientes De control ALTERACION DE PRODUCTO Y
MERCADO

Entrega de herramienta termómetro personal


planta ( y ) Operativos PERDIDA DE EQUIPOS
Verificación termómetros Planta y OPL ( -)

QUEJAS O PERDIDAS ECONOMICAS


Verificación de básculas MANTENIMIENTO De cumplimiento
POR DIFERENCIAS DE PESO

GENERACION DE INSANTISFACCION Y
MANEJO DE QUEJAS Y RECLAMOS De control MOLESTIA DEL CLIENTE POR NO
RESPUESTA OPORTUNA DE QUEJAS.
1.Manejo inadecuado del PRODUCTO
debido a falta de información desde su
RECEPCION DE PRODUCTO De control
llegada al Centro de distribución.

2. Manejo inadecuado de la prestación


del SERVICIO debido a falta de
RECEPCION DE PRODUCTO De cumplimiento
información desde la llegada de nuevos
clientes.

1. Daño de producto por condiciones de


ALMACENAMIENTO Operativos
instalaciones y equipos

ALMACENAMIENTO De cumplimiento Envío de información errada al cliente

Perdida de producto en el proceso de


SALIDA DE PRODUCTO Operativos
cargues de vehículos.

SALIDA DE PRODUCTO De cumplimiento Despacho de producto con fecha corta

RECEPCIÓN DE PRODUCTO,
Operativos Caída del sistema
ALMACENAMIENTO Y SALIDA

Operación Cliente - Post venta De Corrupción Lavado de activos


Seguimiento De control Fuga de Documentos

Alteración de la Información en sistemas


Seguimiento De control
de información

Operación Cliente - Post venta De Corrupción Cohecho entre empleados y clientes

Ingreso Cliente De control Falsificación de Documentos

Ingreso Cliente De Corrupción Ingreso de clientes con actividades ilícitas

Daño de producto por faltante de


Parametrización de servicios De cumplimiento
información técnica

Parametrización de servicios De control Cobro inadecuado de servicios

Seguimiento De control Pérdida de clientes

Demandas por incumplimiento de


Cumplimiento de requisitos legales De cumplimiento
requisitos legales
Competencia, solicitando información del
Contacto con el cliente Operativos
servicio de análisis microbiológico.

Incumplimiento en el horario programado,


Muestreo Financiero
para la realización del muestreo.

Recepción de muestras en las instalaciones del Recepcionar muestras en el laboratorio,


laboratorio De control que no cumplan con las especificaciones
del ensayo.

Preparación incorrecta del medio de


Preparación de medios de cultivos De control cultivo, desde el pesaje, hasta la
distribución del medio en la caja de petri.

Realizar inadecuadamente las técnicas


Análisis microbiológicos De control
analíticas.

Reportar resultados de una muestra mal


Lectura de los resultados microbiológicos De control codificada. No se identifica correctamente
al microorganismo aislado.

Procesamiento de método de ensayo


interrumpido.
Durante el procesamiento de métodos de ensayo Tecnológico Detención del servicio en algunos
métodos de ensayo.
Daño en la infraestructura del laboratorio,
que pueda afectar la condición ambiental
Durante el procesamiento de métodos de ensayo Operativos
o que comprometan la confiabilidad del
resultado.

Prestación del servicio con personal de baja


Operativos Ofrecer un servicio poco fiable
competencia

RUTINAS DE MANTENIMIENTO INSPECCION CAIDAS - GOLPES - QUEMADURAS -


Operativos
LOCATIVA-LABORES DE LIMPIEZA INTOXICACIÓN

RUTINAS DE MANTENIMIENTO CAIDAS - GOLPES - QUEMADURAS -


PREVENTIVO/CORRECTIVO EQUIPOS Operativos RUIDO - CORTO CIRCUITOS -
REFRIGERACION NH3 INTOXICACIÓN - DAÑO A EQUIPOS

RUTINAS DE MANTENIMIENTO CAIDAS - GOLPES - QUEMADURAS -


PREVENTIVO/CORRECTIVO EQUIPOS Operativos RUIDO - CORTO CIRCUITOS -
REFRIGERACION FREON INTOXICACIÓN - DAÑO A EQUIPOS
RUTINAS DE MANTENIMIENTO FALLA DE LOS SISTEMAS DE
PREVENTIVO/CORRECTIVO DE EQUIPOS - Operativos PREVENCION DE CAIDA - DAÑO A
TRABAJOS EN ALTURAS EQUIPOS

RUTINAS DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO/CORRECTIVO EQUIPOS DE Operativos DAÑO A EQUIPOS - GOLPES, CAIDAS.
MOVIMIENTO DE CARGAS

RUTINAS DE MANTENIMIENTO
DESCARGAS ELECTRICAS - CORTO
PREVENTIVO/CORRECTIVO EQUIPOS
Operativos CIRCUITOS - ELECTROCUCION -
ELECTRICOS -TABLEROS - SUBESTACIONES-
DAÑO A EQUIPOS-CAIDAS-GOLPES
INSPECCION ELECTRICA

RUTINAS DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO/CORRECTIVO PLATAFORMAS DE Operativos DAÑO A EQUIPOS
CARGA

OCASIONAR DAÑO A EQUIPOS Y/O


PERSONAL CONTRATISTA PARA ACTIVIDADES PRODUCTOS AL REALIZAR
Operativos
DE MANTTO ACTIVIDADES - ERROR EN EL
SERVICIO Y/O MONTAJE
FALLA FUNCIONAMIENO PLANTA
ELECTRICA, NO ARRANCA - FALLA
SUMINISTRO DE ENERGÍA Operativos
TRANSFERENCIA - PLANTA SIN
COMBUSTIBLE

FALLA DE EQUIPOS POR LA NO


CUMPLIMIENTO CRONOGRAMA MTTO
De cumplimiento EJECUCION DE LAS RUTINAS DE
PREVENTIVO PROGRAMADO
MTTO PREVENTIVO PROGRAMADAS

REGISTRO - ACTUALIZACION DE
NO IDENTIFICACION DE FALLAS DE
ACTIVIDADES EN EL CRONOGRAMA -
OPERACIÓN O EQUIPOS CRITICAS
REGISTRO Y CONTROL DE MTTOS De cumplimiento
PARA TOMA DE ACCIONES
PREVENTIVOS - CORRECTIVOS -
INMEDIATAS
PREDICTIVOS - PROYECTOS Y MEJORAS

Monitoreo de vehículos según las rutas


Financiero Hurto y Saqueo de Mercancía
establecidas

Monitoreo de vehículos según las rutas


Financiero Quema o daño del Vehículo
establecidas

Monitoreo de vehículos según las rutas


Operativos Caída plataforma satelital
establecidas
Monitoreo de vehículos según las rutas
De Corrupción Contaminación de mercancía
establecidas

Monitoreo de sedes por CCTV Financiero Hurto y Saqueo de Mercancía

Ingreso de personas (clientes, contratistas,


De Corrupción Intrusión
personal propio y temporal).

Autorización de modificación de rutas al


Financiero Hurto y Saqueo de Mercancía
presentarse eventualidades.

Seguimiento de novedades pertinentes a


De control Sustracción de Activos
seguridad.

Autorización para vinculación de transportadores De Corrupción Intrusión

Confirmación de entregas de mercancía según lo


Financiero Hurto y Saqueo de Mercancía
establecido
Auditoria de vehículos en cargues y/o descargues Financiero Hurto y Saqueo de Mercancía

Control y autorización de presintos a nivel nacional De Corrupción Perdida de precintos

Seguimiento a presintos de seguridad De Corrupción Perdida de precintos


IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

CAUSA

AGENTE GENERADOR
INTERNA
(CADENA DE SUMINISTRO).

Desconocimiento de normativa aplicable a


Responsable de la vigencia de este documento
productos y operaciones, fallas en los procesos de
o seguimiento de cumplimiento de la actividad
control establecidos frente a requisitos normativos

No cumplimiento de controles de seguridad con


Asociados de Negocios, Clientes, proveedores.
asociados de negocios

fallas en la planeación estratégica y forma de


control y asignación de presupuesto, presentando
Comportamiento financiero de la Organización incumplimiento a indicadores financieros que dan
aval de calificación de confiabilidad frente a
acrededores.

fallas en los procesos de mantenimiento de


Condiciones físicas de mantenimiento de
condiciones adecuadas de instalaciones por no
infraestructura
asignación oportuna de recursos

Desconocimiento de normativa aplicable a


Responsable de la vigencia de este documento. productos y operaciones, fallas en los procesos de
control establecidos frente a requisitos normativos
Personal interno /Inspector
No realización adecuada de procesos de inspección
Personal externo / clientes, proveedores

No realización adecuada de procesos de inspección


en descargue , en almacenamiento , o en cargue de
Personal interno /Inspector
vehículos.
Personal externo / clientes, proveedores
No verificación de estado y empleo de
desinfectantes adecuados

Jefes de Procesos/ Responsable Sistema falla en seguimiento de implementación de


Gestión lineamientos normativos

Desconocimiento de condiciones de manejo de


Personal interno /Responsable Sistema
producto, análisis inadecuado de información del
Gestión
producto

Incumplimiento de procedimiento de control de


Personal interno /Responsable Sistema documentos, archivo de documentos en intranet sin
Gestión protección, descuido de documentación original de
los documentos.

Falla de revisión periódica de estado de


Personal interno /Responsable Sistema
documentación legal, falla en planeación de
Gestión
actividades para actualización de documentos

Incumplimiento a sistema FIFO, por fallas en


Personal interno /Inspector
identificación de tiempos de vida útil requeridos
Personal externo / clientes
acorde a movimiento de producto.

falla operativa de equipos de enfriamiento,, fallas de


Personal interno /Inspector
lectura de implementos de medición
Personal externo / clientes, proveedores

Personal interno /Inspector fallas en procesos de inducción y capacitación


Desconocimiento de condiciones de manejo de
Personal interno /Inspector producto, análisis inadecuado de información de la
etiqueta frente a normativa.

Personal interno /Inspector


falta de conciencia del personal, fallas de equipos
Personal externo / clientes, proveedores

Personal interno /Inspector


incumplimiento de condiciones de aseo
Personal externo / clientes, proveedores

Personal interno /Inspector incumplimiento de ejecución de programa de control


Personal externo / clientes, proveedores de plagas

Personal interno /Inspector falla en procesos de auditoria interna a vehículos,


Personal externo / proveedores no revisión de vehículos en inspección de cargues

incumplimiento de políticas de manejo de material


Personal interno /Inspector foráneo, fallas en seguimiento e inventario de
Personal externo / proveedores material foráneo e identificación de acciones a
manejar.

Inadecuados controles de seguridad en entrega de


Personal interno productos con marca.
Personal externo / proveedores No destrucción de empaques o implementación
inadecuada de proceso de destrucción

No generación de controles al momento de


recepción y entrega asignación de los mismos, no
Personal interno
manejo de inventario con serial y ubicación o
asignación de equipos

Personal interno No generación oportuna de ordenes de servicio


Personal externo / proveedores para mantenimiento y calibración de equipos

Personal interno No cumplimiento a proceso de seguimiento y control


Personal externo / proveedores de quejas y reclamos
Fichas técnicas actualizadas en el sistema por el
Personal Interno
área comercial.

1. Falta de información de ingreso de nuevos


Personal Interno
clientes desde el área comercial.

1.Presupuesto insuficiente para cubrir las


Personal Interno necesidades de reparación y revisión de las
instalaciones.

Actualización de la información en los sistemas de


Personal Interno
información.

Alto volumen de despachos, para estos casos


Personal Interno aleatoriamente en los cargues del medio día, se
aclara que el producto previamente es auditado

No utilización del wms al momento de generar


Personal Interno
alistamientos.

Falta de revisión periódica del estado actual del


Personal Interno
WMS por el área de Sistemas

Incumplimiento en la solicitud de cámaras de


Cliente
comercio anual
Posibilidad de que alguien interno se apodere de
Empleados y cliente
algún documento comercial

Desmotivación del empleado, conflicto interés por


Área comercial y Facturación
familiaridad con el cliente.

Un agente interno pueda Incentivar y/o sobornar a


Empleados y cliente los empleados a modificar o eliminar información a
conveniencia

Omisión de revisión por parte de Comercial y


Cliente Cartera de los documentos entregados por el cliente
para la creación

Omisión de verificación en listas restrictivas por


parte del área de Cartera y Seguridad. No ejecución
Cliente
de la visita de seguridad, si aplica, por parte del
área de seguridad.

Operativos Omitir la información de la intranet.

Oferta de servicios adicionales no pactados en


primera propuesta.
Operativos / Área comercial
Cliente amplia portafolio de servicios
fallas de comunicación

Por carga laboral, porque no se identifiquen alertas


Área comercial , Cliente, exempleados y sobre estado del cliente, cuando no hay
competencia comunicaciones del cliente y reuniones de
seguimiento periódicas

Desconocimiento de normativas que rigen el


funcionamiento del laboratorio, fallas en los
Entidades gubernamentales que regulan
procesos de control establecidos, frente a requisitos
el correcto funcionamiento del laboratorio
normativos.
Base de datos: Secretaria de Salud e INVIMA Suministrar la información solicitada (cotización)

Cliente: cronograma de muestreo Programar muestreos sin consultar con el cliente

Desconocimiento del Instructivo para la toma de


El cliente
muestras de agua y de alimentos.

Preparación de varios medios al mismo tiempo


(falta de organización), no verificar las
instrucciones de preparación del medio ,medio de
cultivo mal rotulado, distribución inadecuada de los
Personal técnico del laboratorio
medios en el autoclave y el afán en la utilización de
los medios preparados, desajuste de la balanza de
pesaje, el manómetro del autoclave se encuentre
desajustado.

Desconocimiento de las técnicas para el análisis


microbiológico, falta de medios de cultivos,
Profesional del Laboratorio (Microbióloga)
insumos y/o materiales para los análisis, exceso de
trabajo.

Falta de concentración durante el proceso de


lectura de resultados. Desconocer las
Profesional del laboratorio (Microbióloga)
características macroscópicas, microscópicas y
bioquímicas del microorganismo aislado.

Falla prolongada en equipos que intervienen


Analista de Laboratorio directamente con el método de ensayo.
Falta de mantenimiento de la infraestructura del
laboratorio.
Falla en la supervisión de las condiciones de la
Colaboradores del laboratorio
infraestructura del laboratorio.

Selección inadecuada del personal


El perfil del cargo no abarca la información
completa que se requiere.
No hay suficiente medida de control para asegurar
Colaboradores del laboratorio
la competencia técnica del personal
Falta de verificación de la veracidad de documentos

PISO RESBALOSO (AGUA - ACEITE) - TUBERÍAS


CALIENTES - TRAMOS TUBERIA A BAJO NIVEL,
ZONA PELIGROSA MANEJO NH3 - RUIDO
Personal Interno
EXCESIVO > 80 DB - MANEJO DE ACIDO -NO
USO DE EPP - FALTA DE MTTO - MTTO
INADECUADO

PISO RESBALOSO (AGUA - ACEITE) - TUBERÍAS


CALIENTES - TRAMOS TUBERIA A BAJO NIVEL,
ZONA PELIGROSA MANEJO NH3 - RUIDO
Personal interno / Personal Externo EXCESIVO > 80 DB - USO INADECUADO DE
HERRAMIENTAS - DESCONOCIMIENTO O POCA
PERICIA -NO USO DE EPP - FALTA DE MTTO -
MTTO INADECUADO

PISO RESBALOSO (AGUA - ACEITE) - TUBERÍAS


CALIENTES - TRAMOS TUBERIA A BAJO NIVEL,
ZONA PELIGROSA MANEJO FREONES - RUIDO
EXCESIVO > 80 DB - USO INADECUADO DE
Personal interno / Personal Externo
HERRAMIENTAS - DESCONOCIMIENTO O POCA
PERICIA -NO USO DE EPP - FALTA DE MTTO -
MAL USO Y/O ABUSO DE EQUIPOS - MTTO
INADECUADO
NO HAY PUNTOS DE ANCLAJE - EXCESO DE
CONFIANZA - CONDICIONES INAPROPIADAS
Personal interno / Personal Externo
DEL AREA - DESCONOCIMIENTO - NO
UTILIZACION DE LOS EPP - DESCUIDO

PISO RESBALOSO (AGUA - ACEITE) - MANEJO


DE ACIDO -MANEJO INADECUADO DE
HERRAMIENTAS - NO UTILIZACION DE EPP -
Personal interno / Personal Externo
HTAS NO APROPIADAS - FALTA DE MTTO - MAL
USO Y/O ABUSO DE EQUIPOS - MTTO
INADECUADO

NO REALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS SEGÚN


EL PROTOCOLO ESTABLECIDOS - NO
APLICACIÓN DE LAS 5 REGLAS DE ORO PARA
Personal interno / Personal Externo
TRABAJOS ELECTRICOS - NO UTILIZACION DE
LOS EPP - FALTA DE MTTO - MAL USO Y/O
ABUSO DE EQUIPOS - MTTO INADECUADO

DESCONOCIMIENTO - MAL USO DE


HERRAMIENTAS - NO UTILIZACION DE EPP -
Personal Interno
DESCUIDO - FALTA DE PERICIA - FALTA DE
MTTO - MTTO INADECUADO

FALTA DE EXPERIENCIA Y/O CONOCIMIENTO -


Personal externo
EXCESO DE CONFIANZA - NO USO DE EPP
FALTA DE MTTO - MTTO INADECUADO - FALTA
Personal Interno DE SEGUIMIENTO Y/O CONTROL - FALTA DE
COMBUSTIBLE

NO EJECUCION POR FALTA DE ASIGNACIÓN DE


PRESUPUESTO - FALTA DE PROGRAMACION -
FALTA DE RECURSO HUMANO - FALTA DE
Personal Interno
HERRAMINETAS DE TRABAJO - FALTA DE
DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS Y/O AREAS A
MANTENER

NO DILIGENCIAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y


NOVEDADES RESPECTIVAS
FALLA EN LA PROGRAMACIÓN, FALTA DE
Personal Interno
PERSONAL, FALTA DE PRESUPUESTO - FALTA
DE SOFTWARE DE GESTION Y CONTROL DE
MTTO

Personal de cargue, personal de descargue, El control existente no se realiza al 100% de los


transportista y/o personal externo. cargues y/o descargas.

Manifestaciones, eventos de orden publico.


Personal Externo. Delincuencia común, organizada y grupos al
margen de la ley.

Personal interno Daño de sistema de telecomunicaciones


Falta de control al 100% de los cargues y/o
descargues.
Personal de cargue, personal de descargue,
Seguimiento deficiente por parte de los
transportista y/o personal externo.
controladores de tráfico.
Deficiencia en el control de los precintos de
seguridad.
Estudio de Seguridad deficiente.

Personal de cargue, personal de descargue, Seguimiento deficiente por parte de los


transportista y/o personal externo. controladores.
Estudio de Seguridad deficiente.

Inadecuado control por parte del personal de Delincuencia común, organizada y grupos al
vigilancia margen de la ley.

Seguimiento deficiente por parte de los


Personal de cargue, personal de descargue, controladores.
transportista y/o personal externo. Estudio de Seguridad deficiente.

Deficiente control por parte del personal de


Funcionarios o personal externo (conductores,
Vigilancia. Activos expuestos y de fácil acceso para
visitantes, delincuencia común)
personal externo.

Inadecuado control por parte del personal de Delincuencia común, organizada y grupos al
vigilancia margen de la ley.

Seguimiento deficiente por parte de los


Personal de cargue, personal de descargue, controladores.
transportista y/o personal externo. Estudio de Seguridad deficiente.
Seguimiento deficiente por parte de los
Personal de cargue, personal de descargue, controladores.
transportista y/o personal externo. Estudio de Seguridad deficiente.

Falta de control en la existencia de precintos. No


Personal Interno
dejarlos adecuadamente asegurados.

Falta de control en la existencia de precintos. No


Personal Interno
dejarlos adecuadamente asegurados.
MATRIZ DE RIES

FR-SG

VA

Detección-
EXTERNA CONSECUENCIA/ DESCRIPCION DE IMPACTO Frecuencia
Control

cambios constantes en normatividad Perdidas económicas, parada de


cambios de gobernanza nacional operación, daño de imagen frente a 4 2
colapso, crisis del estado. clientes .

Perdidas económicas, parada de


situaciones de mercado 4 1
operación, Daño de imagen

comportamiento financiero del


mercado, tasas de interés, estado Parada total de la operación por falta de
4 1
de bancos. financiación
Variaciones de precio de energía

cambios de tecnología, cambios en


Perdidas económicas, parada de
normatividad de manejo de 2 2
operación, Daño de imagen
amoniaco.

Perdidas económicas, parada de


cambios constantes en normatividad operación, daño de imagen frente a 2 2
clientes .
clientes, proveedores,
Daño de imagen frente a sector, perdidas
transportadores involucrados con 4 2
económicas
actividades ilícitas.

factores ambientales, retrasos en Perdidas económicas, parada de


tiempos de ruta, condiciones de operación, daño de imagen frente a 8 2
vehículos deficientes clientes .

condiciones ambientales y de Perdidas económicas, parada de


infraestructura que impidan operación, daño de imagen frente a 2 2
cumplimiento clientes .

Daño de imagen frente al cliente ,


falta de suministro de información perdidas económicas . Perdida de
oportuna por parte del cliente, confiabilidad del cliente por inadecuado 2 3
entrega de información errada. soporte técnico.

fallas en controles de seguridad de


Generación de reprocesos o paradas de
intranet frente a autorizaciones de 4 3
operación
descarga y copia de documentos.

retraso en ejecución o emisión de Perdidas económicas, parada de


documentos por entidades operación, daño de imagen frente a 4 2
normativas clientes .

Retrasos en operaciones de Perdidas económicas, parada de


transporte por condiciones seguridad operación, daño de imagen frente a 8 1
publica o clima, clientes .

Perdidas económicas, parada de


falla de energía operación, daño de imagen frente a 8 1
clientes .

cultura del personal daño de imagen. Generación de daño de p 14 1


falta de suministro de información Perdidas económicas, parada de
oportuna por parte del cliente, operación, daño de imagen frente a 8 2
entrega de información errada. clientes .

Perdidas económicas, parada de


daño de imagen. Generación de dañooperación, daño de imagen frente a 14 1
clientes .

Condiciones ambientales daño de imagen. Generación de daño de p 14 1

Condiciones ambientales daño de imagen. Generación de daño de p 8 2

condiciones de vehículos, cultura de daño de imagen. Generación de daño de p 14 1

condiciones ambientales de instalaciódaño de imagen. Generación de daño de p 4 2

Daño por condiciones de empaque Perdidas económicas, parada de


del producto o manejo en puntos de operación, daño de imagen frente a 4 3
entrega de producto clientes .

no control de circulación de visitantes perdidas económicas 4 1

Perdidas económicas, parada de


Fallas del proveedor de mantenimiento
operación, daño de imagen frente a 4 1
clientes .

entrega de información inconclusa o


Perdidas económicas, parada de
incompleta sobre novedades,
operación, daño de imagen frente a 14 1
limitando las condiciones de la
clientes .
respuesta
1.1..El producto puede sufrir alteraciones
debido al no conocimiento de las
condiciones de su ficha técnica. 1.2
Pago de productos averiados al cliente.
Falta de información del cliente al 1.3.Producto negado para los
ingreso de nuevos productos en su despachos debido a que desde su 4 1
portafolio. ingreso pueden quedar bloqueados.

2.1.Pérdida del cliente


debido a que no se conoce el acuerdo de
servicio.

4 2
2.2.Aumento de quejas y/o reclamos.

1.Pago por daño de producto a los


clientes. 2.Colapso en la operación
1.Disponibiliadd de proveedores
3.Productos 4 2
prestadores de servicios
negados para los despachos.
4. Generación de horas extras

1.Inventarios no actualizados.
2.Facturación errónea
2 3
3. Pagos
de sanciones a clientes

1.Pérdida de producto por hurto.


2.Incremento del costo de
transporte en caso de generar
4 2
reprocesos por troques en el cargue.
3.Insatisfacción del cliente por no
cumplimiento de la promesa de servicio

1.Producto rechazado en el punto de


El cliente no detalla los días de
venta. 2.Costos adicionales
parametrización de despachos para 2 2
de transporte. 3. Aumento de quejas y/o
los destinos de entrega
reclamos.

1. Tiempos muertos representados en


costos adicionales en la nómina.
2. Producto
No respuesta inmediata del devuelto de los clientes por no
2 3
proveedor de servicios cumplimientos de horarios.
3. Costos
adicionales de transporte por traslado de
producto a Colfrigps.

Posibilidad de que los clientes


realicen transacciones ilegales, No Afectación de la imagen corporativa y de
1 2
suministro de la cámara de comercio las finanzas de la compañía
actualizada
Suplantación de documentos para
Posibilidad de que alguien externo s 2 2
realizar actividades ilícitas

Tener operaciones comerciales con


Amenaza de agentes externos clientes que incumplan con las políticas 1 2
de la organización

Afectación de las finanzas e imagen de la


Utilización de esta información para h 1 3
compañía - Afectación Operacional.

Afectación Operacional - Imagen


Envío de documentos no confiables por 1 2
corporativa y finanzas de la compañía.

Afectación de imagen, posibles


Adulteración en registros y documentos
investigaciones judiciales y muerte 1 1
financiera.

Pérdida económica, afectación de


pólizas de seguros, generación de notas
El cliente no envía la información de f 8 2
crédito, anulaciones de factura,
afectación de imagen.

Disminución de ingresos y/o inflación de


No se parametricen todos los servicioingresos que no corresponden, pérdida 4 2
de credibilidad ante el cliente

Dimunición de los ingresos, afectación de


Precios inferiores por parte de la com 4 2
imagen

Perdidas económicas, suspensión del


servicio del laboratorio, daño de imagen
Cambios en normatividad 1 1
frente a clientes .
Se esté realizando investigación de Pérdida de clientes que requieren el
2 2
mercado, competencia de mercado. servicio de laboratorio.

Cambios de horarios por la Pérdidas económicas y de tiempo al


4 2
producción, sin previo aviso. personal del laboratorio

Desconocimiento del transporte de


Informes de ensayo poco fiables
muestras, para análisis 4 2
Incumplimiento de requisito del cliente
microbiológico.

Medio de cultivo sin Informes de ensayo con valores de


4 3
especificaciones. falsos-positivos y falsos-negativos.

Resultados pocos confiables (falsos


N.A 4 3
/positivos)

Registrar resultados que no


correspondan a la muestra analizada y
reportar en el informe de laboratorio
N.A falsos-positivos de una muestra 4 3
analizada, lo cual puede generar
problemas de salubridad pública por
error en la información.

La intervención de la actividad
No se puede satisfacer las necesidades
metrológica del proveedor, no fue 2 2
y/o requisitos del cliente.
eficiente.
Cambios climáticos Extremos
Informes de ensayo poco fiables
Fenómenos naturales 2 3
Perdida material

Presentación de documentos Informes de ensayo poco fiables


2 2
falsificados Perdida de Recursos

LUXACIONES - EMATOMAS - ASFIXIA -


CONDICIONES AMBIENTALES ENFERMEDAD PROFESIONAL - 14 2
MUERTE

LUXACIONES - FRACTURAS -
EMATOMAS - ASFIXIA - ENFERMEDAD
PROFESIONAL - INVALIDEZ - MUERTE
CONDICIONES AMBIENTALES - AFECTAR DISPONIBILIDAD DE 4 2
EQUIPOS - RETRASOS EN LA
OPERACIÓN - QUEJAS Y/O
RECLAMOS DE CLIENTES

LUXACIONES - FRACTURAS -
EMATOMAS - ASFIXIA - ENFERMEDAD
PROFESIONAL - INVALIDEZ - MUERTE
CONDICIONES AMBIENTALES - AFECTAR DISPONIBILIDAD DE 4 1
EQUIPOS - RETRASOS EN LA
OPERACIÓN - QUEJAS Y/O
RECLAMOS DE CLIENTES
LUXACIONES - EMATOMAS -
CONDICIONES AMBIENTALES - FRACTURAS - INVALIDEZ - MUERTE -
FALLA DE LOS SISTEMAS DE AFECTAR DISPONIBILIDAD DE
8 2
PREVENCION DE CAIDA - EQUIPOS - RETRASOS EN LA
INFRAESTRUCTURA OBSOLETA OPERACIÓN - QUEJAS Y/O
RECLAMOS DE CLIENTES

LUXACIONES - FRACTURAS -
EMATOMAS - ENFERMEDAD
PROFESIONAL - INVALIDEZ - MUERTE
CONDICIONES AMBIENTALES - AFECTAR DISPONIBILIDAD DE 8 2
EQUIPOS - RETRASOS EN LA
OPERACIÓN - QUEJAS Y/O
RECLAMOS DE CLIENTES

LUXACIONES - QUEMADURAS -
EMATOMAS - ELECTROCUCIÓN -
ENFERMEDAD PROFESIONAL -
INVALIDEZ - MUERTE - AFECTAR
CONDICIONES AMBIENTALES 4 2
DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS -
RETRASOS EN LA OPERACIÓN -
QUEJAS Y/O RECLAMOS DE
CLIENTES

LUXACIONES - FRACTURAS -
EMATOMAS - AFECTAR
DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS -
CONDICIONES AMBIENTALES 8 2
RETRASOS EN LA OPERACIÓN -
QUEJAS Y/O RECLAMOS DE
CLIENTES

AFECTAR DISPONIBILIDAD DE
CONDICIONES AMBIENTALES - EQUIPOS - RETRASOS EN LA
ERROR EN EL SERVICIO Y/O OPERACIÓN - QUEJAS Y/O 8 3
MONTAJE - INCUMPLIMIENTO RECLAMOS DE CLIENTES - COBRO
DE MERCANCÍA
PERDIDA DE CADENA DE FRÍO - CEDI
SIN ENERGIA - QUEJAS Y/0
CONDICONES AMBIENTALES - RECLAMOS DE CLIENTES - DAÑO Y/O
8 1
DAÑO SUMINISTRO EXTERNO COBRO DE MERCANCÍA - AFECTAR
DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS -
RETRASOS DE OPERACIÓN

DAÑO A EQUIPOS - AFECTAR


DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS -
COMPORTAMIENTO FINANCIERO
RETRASOS EN LA OPERACIÓN - 8 2
DEL MERCADO
QUEJAS Y/O RECLAMOS DE
CLIENTES - COBRO DE MERCANCÍA

NO CONFORMIDADES EN
FALTA DE RESPALDO EN LA AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS
INFORMACION - SISTEMA - QUEJAS Y/O RECLAMOS DE 8 2
INFORMATICO OBSOLETO CLIENTES - NO CUMPLIMIENTO CON
LOS INDICADORES

Personal de cargue, personal de Finanzas: Generación de


descargue, transportista y/o personal indemnizaciones a los clientes afectados.
externo. Imagen: Baja credibilidad de nuestros 2 1
Delincuencia común, organizada y sistemas de control ante nuestro cliente,
grupos al margen de la ley. ocasionando la perdida de los mismos.

Finanzas: Generación de
indemnizaciones a los clientes afectados.
Personal Externo. Imagen: Baja credibilidad de nuestros 2 1
sistemas de control ante nuestro cliente,
ocasionando la perdida de los mismos.

Uso de rutas no autorizadas.


-Hurto.
Proveedor 4 1
-Saqueo.
-Retrasos
Finanzas: Multas y sanciones
económicas estipuladas por la ley,
Delincuencia común, organizada y restricciones comerciales y
4 1
grupos al margen de la ley. consecuencias jurídicas.
Imagen: Deterioro de la imagen por baja
credibilidad ante nuestros clientes.

Personal de cargue, personal de Finanzas: Generación de


descargue, transportista y/o personal indemnizaciones a los clientes afectados.
externo. Imagen: Baja credibilidad de nuestros 2 1
Delincuencia común, organizada y sistemas de control ante nuestro cliente,
grupos al margen de la ley. ocasionando la perdida de los mismos.

Finanzas: Perdida de activos e


Delincuencia Común 2 1
información.

Personal de cargue, personal de Finanzas: Generación de


descargue, transportista y/o personal indemnizaciones a los clientes afectados.
externo. Imagen: Baja credibilidad de nuestros 2 1
Delincuencia común, organizada y sistemas de control ante nuestro cliente,
grupos al margen de la ley. ocasionando la perdida de los mismos.

Finanzas: pago de mercancía


Funcionarios o personal externo
(siniestralidad). Operaciones: Posible
(conductores, visitantes, 2 1
perdida de información{en vital para la
delincuencia común)
Compañía.

Finanzas: Perdida de activos e


Delincuencia Común 2 1
información.

Personal de cargue, personal de Finanzas: Generación de


descargue, transportista y/o personal indemnizaciones a los clientes afectados.
externo. Imagen: Baja credibilidad de nuestros 2 1
Delincuencia común, organizada y sistemas de control ante nuestro cliente,
grupos al margen de la ley. ocasionando la perdida de los mismos.
Personal de cargue, personal de Finanzas: Generación de
descargue, transportista y/o personal indemnizaciones a los clientes afectados.
externo. Imagen: Baja credibilidad de nuestros 2 1
Delincuencia común, organizada y sistemas de control ante nuestro cliente,
grupos al margen de la ley. ocasionando la perdida de los mismos.

Finanzas e Imagen: Precintos en manos


Funcionarios o personal externo
delincuenciales pueden ser usados para
(conductores, visitantes, 2 1
cometer hurto o saqueo de la mercancía
delincuencia común)
transportada por nuestra Compañía.

Finanzas e Imagen: Precintos en manos


Funcionarios o personal externo
delincuenciales pueden ser usados para
(conductores, visitantes, 2 1
cometer hurto o saqueo de la mercancía
delincuencia común)
transportada por nuestra Compañía.
MATRIZ DE RIESGOS PROCESO

FR-SGI-021

VALORACIÓN DEL RIESGO ANTES DE CONTROLES

Gravedad- Nivel de
Probabilidad Gravedad-Impacto
Capacitación Impacto Tipo Impacto riesgo TIPO DE RIESGO
P=(F+D+C) G
G NR=P*G

RIESGO
1 7 9 DESASTROSO Operativos 63
INACEPTABLE

RIESGO
1 6 9 DESASTROSO Imagen 54
INACEPTABLE

RIESGO
1 6 9 DESASTROSO Económico 54
INACEPTABLE

RIESGO
1 5 9 DESASTROSO Operativos 45
INACEPTABLE

RIESGO
1 5 9 DESASTROSO Económico 45
INACEPTABLE
RIESGO
2 8 9 DESASTROSO Económico 72
INACEPTABLE

RIESGO
1 11 5 CRITICO Operativos 55
INACEPTABLE

RIESGO
2 6 9 DESASTROSO Operativos 54
INACEPTABLE

RIESGO
1 6 5 CRITICO Económico 30
TOLERABLE

RIESGO
1 8 3 MARGINAL Operativos 24
TOLERABLE

RIESGO
2 8 9 DESASTROSO Económico 72
INACEPTABLE

RIESGO
1 10 9 DESASTROSO Económico 90
INACEPTABLE

RIESGO
1 10 9 DESASTROSO Económico 90
INACEPTABLE

RIESGO
1 16 3 MARGINAL Operativos 48
INACEPTABLE
RIESGO
1 11 9 DESASTROSO Operativos 99
INACEPTABLE

RIESGO
1 16 3 MARGINAL Operativos 48
INACEPTABLE

RIESGO
1 16 5 CRITICO Operativos 80
INACEPTABLE

RIESGO
1 11 9 DESASTROSO Operativos 99
INACEPTABLE

RIESGO
1 16 5 CRITICO Operativos 80
INACEPTABLE

RIESGO
1 7 5 CRITICO Operativos 35
TOLERABLE

RIESGO
1 8 9 DESASTROSO Operativos 72
INACEPTABLE

RIESGO
1 6 3 MARGINAL Operativos 18
ACEPTABLE

RIESGO
1 6 3 MARGINAL Operativos 18
ACEPTABLE

RIESGO
1 16 5 CRITICO Operativos 80
INACEPTABLE
RIESGO
2 7 3 MARGINAL Operativos 21
ACEPTABLE

RIESGO
3 9 3 MARGINAL Operativos 27
TOLERABLE

RIESGO
2 8 9 DESASTROSO Imagen 72
INACEPTABLE

RIESGO
1 6 3 MARGINAL Imagen 18
ACEPTABLE

RIESGO
2 8 9 DESASTROSO Operativos 72
INACEPTABLE

RIESGO
1 5 5 CRITICO Operativos 25
TOLERABLE

RIESGO
3 8 5 CRITICO Humano 40
TOLERABLE

RIESGO
1 4 18 CATASTROFICO Imagen 72
INACEPTABLE
RIESGO
1 5 5 CRITICO Económico 25
TOLERABLE

RIESGO
1 4 5 CRITICO Económico 20
ACEPTABLE

RIESGO
1 5 5 CRITICO Económico 25
TOLERABLE

RIESGO
1 4 9 DESASTROSO Operativos 36
TOLERABLE

RIESGO
1 3 18 CATASTROFICO Imagen 54
INACEPTABLE

RIESGO
1 11 5 CRITICO Económico 55
INACEPTABLE

RIESGO
1 7 5 CRITICO Económico 35
TOLERABLE

RIESGO
1 7 9 DESASTROSO Económico 63
INACEPTABLE

RIESGO
1 3 9 DESASTROSO Económico 27
TOLERABLE
RIESGO
2 6 5 CRITICO Económico 30
TOLERABLE

RIESGO
2 8 5 CRITICO Operativos 40
TOLERABLE

RIESGO
2 8 5 CRITICO Operativos 40
TOLERABLE

RIESGO
1 8 5 CRITICO Operativos 40
TOLERABLE

RIESGO
1 8 5 CRITICO Operativos 40
TOLERABLE

RIESGO
1 8 5 CRITICO Imagen 40
TOLERABLE

RIESGO
2 6 5 CRITICO Imagen 30
TOLERABLE
RIESGO
2 7 9 DESASTROSO Económico 63
INACEPTABLE

RIESGO
1 5 5 CRITICO Económico 25
TOLERABLE

RIESGO
2 18 5 CRITICO Humano 90
INACEPTABLE

RIESGO
1 7 9 DESASTROSO Humano 63
INACEPTABLE

RIESGO
1 6 9 DESASTROSO Humano 54
INACEPTABLE
RIESGO
1 11 9 DESASTROSO Humano 99
INACEPTABLE

RIESGO
1 11 5 CRITICO Operativos 55
INACEPTABLE

RIESGO
2 8 9 DESASTROSO Operativos 72
INACEPTABLE

RIESGO
1 11 3 MARGINAL Operativos 33
TOLERABLE

RIESGO
2 13 5 CRITICO Económico 65
INACEPTABLE
RIESGO
2 11 5 CRITICO Operativos 55
INACEPTABLE

RIESGO
1 11 5 CRITICO Operativos 55
INACEPTABLE

RIESGO
2 12 3 MARGINAL Operativos 36
TOLERABLE

RIESGO
1 4 5 CRITICO Económico 20
ACEPTABLE

RIESGO
1 4 5 CRITICO Económico 20
ACEPTABLE

RIESGO
1 6 3 MARGINAL Operativos 18
ACEPTABLE
RIESGO
1 6 9 DESASTROSO Imagen 54
INACEPTABLE

RIESGO
1 4 3 MARGINAL Económico 12
ACEPTABLE

RIESGO
1 4 2 INSIGNIFICANTE Operativos 8
ACEPTABLE

RIESGO
1 4 3 MARGINAL Económico 12
ACEPTABLE

RIESGO
1 4 2 INSIGNIFICANTE Operativos 8
ACEPTABLE

RIESGO
1 4 5 CRITICO Imagen 20
ACEPTABLE

RIESGO
1 4 3 MARGINAL Económico 12
ACEPTABLE
RIESGO
1 4 3 MARGINAL Económico 12
ACEPTABLE

RIESGO
2 5 5 CRITICO Operativos 25
TOLERABLE

RIESGO
2 5 5 CRITICO Operativos 25
TOLERABLE
ANALISIS DEL RIESGO

CONTROLES

CONTROLES
AFECTA PROBABILIDAD RESPONSABLE
EXISTENTES

Reuniones y procesos de verificación normativa


interna Gerente General
Control/Detección
generación de procedimiento y matriz de requisitos / Asesor Legal
legales.

Reuniones y procesos de verificación normativa


Gerente General
interna, implementación de herramienta de verificación Control/Detección
de bases de datos world check, verificación periódica.

Gerente
General/
Reuniones y procesos de verificación de
Control/Detección Gerente
comportamiento financiero, ventas, presupuesto.
administrativo y
financiero.

Gerente
Proyecto de monitoreo periódico del sistema, proyecto General/
de construcción de cámaras nuevas y mantenimiento Control/Detección Gerente
de sistema de amoniaco. administrativo y
financiero.

Director de
Reuniones y procesos de verificación normativa
Control/Detección Aseguramiento,
interna
Calidad.
Inspector de
Inspecciones a cargues y descargues Control/Detección Calidad y
seguridad

Inspector de
Inspecciones a descargues, almacenamiento,
Control/Detección Calidad y
alistamiento y cargues
seguridad

Director de
Reuniones y procesos de verificación normativa
Control/Detección Aseguramiento,
interna
Calidad.

Director de
Solicitud de fichas técnicas e información detallada del
Capacitación Aseguramiento,
producto
Calidad.

verificación de estado de listado maestro de


Director de
documentos, control de accesos y descargas de la
Control/Detección Aseguramiento,
intranet, entrega de documentación a terceros en
Calidad.
formato PDF.

Director de
Auditorias internas, verificación normativa en
Control/Detección Aseguramiento,
reuniones
Calidad.

Inspector de
Inspección de producto en ingreso, registro de fechas
Control/Detección Calidad y
de vencimiento en sislog
seguridad

Inspector de
registros de control de temperaturas en cámaras,
Control/Detección Calidad y
ingreso.
seguridad

Inspector de
inspecciones diarias en planta Control/Detección Calidad y
seguridad
Coordinador de
control del proceso de etiquetado Control/Detección
calidad

Inspector de
reporte de inspecciones diarias y semanales Control/Detección Calidad y
seguridad

Inspector de
reporte de inspecciones diarias y semanales Control/Detección Calidad y
seguridad

Inspector de
reporte de inspecciones diarias y semanales Control/Detección Calidad y
seguridad

Inspector de
auditoria mensual a vehículos, inspecciones aleatorias
Control/Detección Calidad y
a cargues
seguridad

informe de material foráneo semestral y toma de


Control/Detección Coordinador de ca
acciones inmediatas

control y soporte de destrucción de forma adecuada a


Control/Detección Coordinador de ca
través de actas.

registro de entrega de equipos, firma de paz y salvo Control/Detección Coordinador de ca

cumplimiento de cronograma de mtto y calibración Control/Detección Coordinador de ca

seguimiento a reporte y registro de quejas, Control/Detección Coordinador de ca


Coordinador de
Revisión de parametrización en la toma de inventarios Control/Detección
inventarios

información del producto a través de fichas técnicas.


Retroalimentación del ejecutivo comercial. Coordinador de
A través de reuniones, correo de información de inventarios,
Capacitación
ingreso del cliente . Revisión de fichas técnicas de Director de
manera mensual de parte de los coordinadores de operaciones
inventarios

Jefe de
1. Inspecciones de los jefes de operaciones Control/Detección
operaciones

inventario

Coordinador de
2.Conciliaciones con los clientes de manera semanal, Frecuencia
inventarios
quincenal y mensual.

auditorias de diarias de jefes de operaciones y Jefe de


Control/Detección
aleatorias de trafico. operaciones

Validación de fechas de vencimiento con la


Control/Detección Coordinador
herramienta wms.

Soporte Sislog,
Coordinadores
reportes de tickest del sislog, sobre comportamiento
Control/Detección de inventarios y
del sistema
Director de
operaciones

Ejecutivo de
Solicitud anual de las cámaras de comercio y servicio al cliente
suspensión del servicio hasta no contar con la Control/Detección / Asesor
información, evaluación de estados financieros. Comercial /
Jefe contable.
Ejecutivo de
Una sola persona autorizada para el ingreso al área de
Control/Detección servicio al cliente
archivo con custodia única de la llaves.
1

Firma del acuerdo de confidencialidad y acuerdo de


conflicto de intereses backups a los equipos de
computo, los ejecutivos de servicio al cliente y
ejecutivo de implementación son los únicos Ejecutivos de
Control/Detección
autorizados para modificar y auditar la parametrización servicio al cliente
y cambios de tarifas con los usuarios
correspondientes. Implementación del salario
emocional.
Firma del acuerdo de conflicto de intereses, acuerdos Área comercial y
Control/Detección
de seguridad, Salario emocional facturación

Validación anual en listas de restrictivas y garantizar la Área de Cartera


Control/Detección
documentación completa al área de cartera. y Seguridad

Validación en listas de restrictivas, firma del acuerdo Área de Cartera


Control/Detección
de seguridad y visita de seguridad si aplica. y Seguridad

Área comercial y
Restricción del recibo del producto hasta no contar con
Frecuencia Operación de
la información en la intranet de fichas técnicas.
Almacenamiento

Área comercial,
Auditorías aleatorias de facturación y corrección facturación y
Frecuencia
inmediata en los sistemas de información Operación de
Almacenamiento

Área comercial y
Reuniones de seguimiento periódicas, validaciones de
Frecuencia Operación de
facturación de clientes de manera quincenal
Almacenamiento

Reuniones con entidades que regulan el


funcionamiento de los laboratorios pertenecientes a
RED de laboratorios (Secretaria de Salud, actas de Control/Detección Jefe de Laborator
vigilancia y control).
Jefe de
Seguimiento al cliente Control/Detección Laboratorio/Auxil
iar Laboratorio

Reprogramación del muestreo Control/Detección Microbióloga

Capacitaciones al personal nuevo, sobre el Instructivo


Capacitación Jefe Laboratorio
para toma de muestras de agua y alimentos.

Registros: gasto mensual de medios


Auxiliar de
FR-LAB-013, Control de esterilización de material
Control/Detección laboratorio/Micro
FR-LAB-015, Control verificación de balanzas FR-LAB-
bióloga
022, otros FR-LAB-006, FR-LAB-002 y FR-LAB-003.

Capacitación (inducción) Manual procedimientos


microbiológicos
MN-LAB-001, certificados de verificación y calibración
Jefe de
de equipos, registros de productividades y selectividad
Control/Detección Laboratorio/
de los medios de cultivos. Ecométrico.
Microbióloga
Control del cepario, se realizan compras mensuales y
existe una semaforización de medios e insumos
próximos a vencer.

Codificar correctamente las muestras, se debe


corroborar el código de la muestra a analizar con el
Jefe de
libro de ingreso de muestras FR-LAB-021.
Control/Detección Laboratorio/
Revisar el Manual de procedimientos microbiológicos,
Microbióloga
donde se establecen las características del
microrganismo de aislado.

Verificación de la codificación correcta de la muestra.


Corroborar la identificación de la muestra, durante la
Analista de
lectura con el documento donde se registra la muestra
Laboratorio y
que ingresa al laboratorio. Control/Detección
Director Técnico
Verificar la correlación del producto con los resultados
de Laboratorio.
reportados, antes de la liberación del informe de
ensayo..
Supervisión visual de la infraestructura del laboratorio Colaboradores
Control/Detección
y control de temperatura y humedad en el laboratorio. del laboratorio

Procedimiento de selección del personal.


Supervisión de actividades realizadas por personal Gestión Humana
recién contratado. y Director
Control/Detección
Realización de inducción al personal recién Técnico de
contratado. Laboratorio.

Coordinador de
Documentación y control visual Control/Detección
Mantenimiento

Coordinador de
Documentación y capacitación del personal encargado Control/Detección
Mantenimiento

Coordinador de
Capacitación del personal encargado Capacitación
Mantenimiento
Coordinador de
trabajo en
Capacitación del personal encargado Capacitación alturas y
coordinador de
Mtto|

Coordinador de
Documentación e inspección visual Control/Detección Mantenimiento -
SST.

Coordinador de
Documentación y verificación Frecuencia
Mantenimiento

Coordinador de
Documentación Control/Detección
Mantenimiento

Coordinador de
Inspección del personal al realizar la labor asignada - Mantenimiento o
Control/Detección
Documentación Coordinador de
obra
Documentación de verificación del sistema de Coordinador de
Control/Detección
suministro de energía y ejecución de rutinas de mtto Mantenimiento

Coordinador de
Mantenimiento -
Seguimiento visual y Sistematizado Frecuencia
Calidad - Área
Financiera

Coordinador de
Inspección - Verificación - Software Control/Detección Mantenimiento -
Calidad

Inspecciones de Cargues y Descargues con personal


calificado.
Control y verificación permanente a los controladores
Jefe Nacional de
de tráfico. Control/Detección
Seguridad
Auditorias al control de precintos.
Realización de Estudios de Seguridad con personal
idóneo.

Control y verificación permanente a los controladores


de tráfico. Jefe Nacional de
Control/Detección
Realización de Estudios de Seguridad con personal Seguridad
idóneo.

Jefe Nacional de
Depende del Proveedor Control/Detección
Seguridad
Plan de contingencia para el evento.
Jefe Nacional de
Capacitación al personal que ejerce control. Control/Detección
Seguridad
Inspecciones en la operación.

Inspecciones de Cargues y Descargues con personal


calificado.
Control y verificación permanente a los controladores
Jefe Nacional de
de tráfico. Control/Detección
Seguridad
Auditorias al control de precintos.
Realización de Estudios de Seguridad con personal
idóneo.

Inspecciones de Barreras Perimétricas.


Supervisión a las labores realizadas por el personal de Jefe Nacional de
Control/Detección
Vigilancia. Seguridad
Rondas permanente por parte de la Policía Nacional.

Supervisión a las labores realizadas por el personal de Jefe Nacional de


Control/Detección
Vigilancia. Seguridad

Jefe Nacional de
Rondas permanente por parte de la Policía Nacional. Control/Detección
Seguridad

Inspecciones de Barreras Perimétricas.


Supervisión a las labores realizadas por el personal de Jefe Nacional de
Control/Detección
Vigilancia. Seguridad
Rondas permanente por parte de la Policía Nacional.

Inspecciones de Cargues y Descargues con personal


calificado.
Control y verificación permanente a los controladores
Jefe Nacional de
de tráfico. Control/Detección
Seguridad
Auditorias al control de precintos.
Realización de Estudios de Seguridad con personal
idóneo.
Inspecciones de Cargues y Descargues con personal
calificado.
Control y verificación permanente a los controladores
Jefe Nacional de
de tráfico. Control/Detección
Seguridad
Auditorias al control de precintos.
Realización de Estudios de Seguridad con personal
idóneo.

inventario de precintos en cada entrega de turno por Jefe Nacional de


Control/Detección
parte del personal de tráfico. Seguridad

inventario de precintos en cada entrega de turno por Jefe Nacional de


Control/Detección
parte del personal de tráfico. Seguridad
ESGO
ACCIONES
ACCIONES A TO

DESCRIPCION ACCIONES INMEDIATAS

concientización a los procesos y recopilación


de los requisitos aplicables por áreas, Establecimiento, control y manejo de requisitos
seguimiento en reuniones y auditorias legales.
internas y de revisoría.

concientización a los procesos y recopilación


de los requisitos aplicables por áreas, Establecimiento, control y manejo de requisitos
seguimiento en reuniones y auditorias de asociados de negocios.
internas y de revisoría.

revisión informe financiero mensual,


acumulado trimestral, implementación de En caso de presentarse, solicitar accesoria
estrategias de choque frete a variaciones de financiera y respaldo de grupo corporativo.
costo.

revisión informe financiero mensual,


acumulado trimestral, implementación de En caso de presentarse, solicitar accesoria
proyectos de ampliación de cámaras y financiera y respaldo de grupo corporativo.
renovación del sistema de amoniaco.

Auditorias internas, comités de operaciones, Establecer los procedimientos, programas,


comité de sistemas de gestión, instructivos, formatos y planes que aseguren el
retroalimentación de clientes cumplimiento de la normatividad legal.
Inspecciones detalladas a contenedores y entrenamiento de inspectores en inspección de
vehículos en especial de cargas de contenedores desde el punto de vista de
importación y exportación seguridad de carga

Inspección detallada de producto y


Implementación de control de producto no
condiciones de descargue,
conforme
almacenamiento , cargue.

Auditorias internas, comités de operaciones, Establecer los procedimientos, programas,


comité de sistemas de gestión, instructivos, formatos y planes que aseguren el
retroalimentación de clientes cumplimiento de la normatividad legal.

revisión de información técnica del producto,


comparación frente a normativa de manejo Generar las recomendaciones requeridas a las
del mismo y condiciones disponibles de áreas involucradas
manejo.

seguimiento a estado de documentos

Información periódica a los procesos sobre


seguimiento a estado de documentos requerimientos de verificación de requisitos
normativos y legales

verificación en todo momento de las fechas Validar registro de fechas de vencimiento y reglas
de vencimiento de los productos de rotación de producto parametrizadas con el
almacenados, cliente

verificación diaria de condiciones de


verificación de temperatura de producto y nivel
temperatura de cámaras e inspección de
de afección del producto, informar a áreas
descargues ingreso de condiciones de
involucradas
producto

Verificación diaria de condiciones de reporte a jefaturas del personal para acciones


personal disciplinarias
informar al personal involucrado en el proceso,
validación de información de etiquetas frente
forma de control y manejo de etiquetas e
a normativa
implicaciones legales

informe a personal responsable para identificar riesgos para la operación y producto y


corrección inmediata de novedades reportar a las áreas

informe a personal responsable para identificar riesgos para la operación y producto


corrección inmediata de novedades tomar medidas de corrección inmediata

informe a personal responsable para identificar riesgos para la operación y producto


corrección inmediata de novedades tomar medidas de corrección inmediata

informe a personal responsable para identificar riesgos para la operación y producto


corrección inmediata de novedades tomar medidas de corrección inmediata

inventario de estado de material foráneo y identificar riesgos para la operación y producto


control ejercido ene l miso tomar medidas de corrección inmediata

registro fotográfico de condiciones de


entrega de producto, evaluación de validación de disponibilidad oportuna de actas de
confiabilidad de proveedor, auditoria a destrucción con soportes
proveedor .

registros de entrega de equipos con relación


informe a seguridad, revisión de cámaras.
de seriales

registros de entrega de equipos con relación


inactivación de equipo
de seriales

reporte de quejas pendientes de respuesta recopilar información para respuesta inmediata


Se generan listados comparativos en la toma
Identificación de considicones de producto,
del inventario para revisar si existen
informe al cliente, verificación de disposición final
novedades que afecten la operatividad y la
del producto.
información

reunión con comercial aclaración de dudas o faltantes de información

separación física del producto, bloqueo en


Recorridos diarios dentro del Centro de
sistema, investigación e informe al cliente para
distribución
disposición final del producto.

Se hacen revisiones aleatorias y generales


de las cantidades y fechas de vencimiento
confirmación de estado de información y
del producto, para que estas a su vez sean
causales de diferencia.
comparadas con el inventario teórico del
cliente.

retorno de vehículo, o informe a Logistica y


verificación de físico, vs documentos
operaciones

Se hace mediante conciliación de inventarios


semanal o mensual con los clientes.

bajar copia de inventario de back up. activas proceso manual con coordinadores

Indicador de actualización de cámaras de


Se inactiva al cliente en el sistema.
comercio anual y Visitas de seguridad
Los documentos se encuentran organizados
Informar al área de seguridad para que realicen
en az en una zona bajo llave, control a través
la gestión pertinente
de archivo digital

Acuerdos de confidencialidad que se


encuentran las hojas de vida de cada
Se suspende el servicio al cliente hasta
empleado en Gestión Humana y solicitud de
corroborar la información
usuarios, contraseñas y back ups al área de
sistemas
Todos los formatos de conflicto de intereses
Reportar al área de seguridad sobre las
reposan en las hojas de vida de cada
actividades sospechosas
empleado en Gestión Humana.

Verificación por el área de cartera de las


fechas, firmas y contenido de los
documentos, que correspondan a lo Rechazo inmediato del ingreso del cliente
consignado en las bases de datos de los
entes reguladores

Verificación por parte del área de cartera del


formato de creación en original y consultas Reporte de las novedades al área de seguridad
con el Nit en páginas web

Identificar y aislar el producto averiado del resto


Cargue de las fichas técnicas en la intranet
de la mercancía

Revisión de las bases de liquidación por


parte de operaciones y facturación para el Validación de los servicios facturados contra los
cobro adecuado de los servicios. Auditorías movimientos que realizó la operación
de facturación a cuentas estratégicas.

Contacto directo con el cliente para identificar las


Indicador de ventas mensual
causas de su malestar

Establecer los procedimientos, programas,


manuales, instructivos, formatos y planes que
Vigilancia y control, por parte de la Secretaria aseguren el cumplimiento de la normatividad
de Salud, auditorias internas. legal vigente.
Cotizaciones realizadas, de acuerdo a la
Realizar cotizaciones y seguimiento a la misma
solicitud del cliente.

Programación mensual del muestreo. Reprogramación del muestreo

Velar por el cumplimiento por medio de


procedimientos, programas, instructivos y
Capacitación de los instructivos formatos establecidos para la toma de muestras
IN-LAB-001 e IN-LAB-002 y rechazar cuando se incumpla con las
condiciones generales de la muestra a
recepcionar.

Realizar revisión de la información técnica


del medio de cultivo a preparar, revisar
Descartar el material preparado, disponiéndose
instructivos, manual de procedimientos
en la caneca de residuos biológicos.
microbiológicos, manejo del autoclave y
preparación de medios.

Revisión de las Técnicas establecidas en el


Analizar las contra-muestras.
manual de procedimientos microbiológicos.

Analizar de manera inmediata la contra-muestra,


Revisión del manual de procedimientos verificando que el código corresponda a la
microbiológicos y el libro ingreso de muestra. muestra de interés. Comparar el microorganismo
aislado con la cepa existente (cepario).

Analizar la contra-muestra
Revisión de métodos de ensayo
Verificar que el código corresponda a la muestra
microbiológicos.
de interés.
Revisión de información primaria de la
Cuando sea posible, revisar históricos del
muestra y el resultado antes de la liberación
comportamiento de muestras similares del
del informe de ensayo.
cliente.
Revisar periódicamente la infraestructura del
laboratorio.
Contactar al personal de mantenimiento
Monitoreo constante de la temperatura y
humedad del laboratorio.

Evaluar el impacto del desempeño del personal


Realizar evolución de desempeño con una
frente a la prestación del servicio, para
frecuencia que permita identificar
determinar si se fortalece la competencia o se
oportunamente la competencia del personal.
inicia búsqueda de nuevo personal.

Documentación en la cual se indica al


personal de el área realizar limpieza de
Verificación del cumplimiento e inspección visual-
cualquier espacio en donde se realice algún
retroalimentación con el personal
tipo de trabajo al finalizar el dicho e
inspección visual por parte del Coordinador

Tener personal calificado, capacitado y entrenado


Entrenamiento del personal a cargo de constantemente en el mantenimiento y manejo
realizar dicha actividad de equipos de NH3 y riesgos referentes a la
manipulación de estos productos químicos

Tener personal calificado, capacitado y entrenado


Entrenamiento del personal a cargo de constantemente en el mantenimiento y manejo
realizar dicha actividad de equipos de Freón y riesgos referentes a la
manipulación de estos productos químicos
Entrenamiento del personal que realiza Tener personal calificado, capacitado y entrenado
trabajo en alturas y constante control de - Verificación de vigencia los cursos de alturas e
vigencia de este curso inspección visual del cumplimiento de los EPP

Entrenamiento del personal a cargo de


realizar dicha actividad - Documentación
Tener personal calificado, capacitado y entrenado
referente la cual deja evidenciado que se
- Verificación del diligenciamiento de los formatos
están cumpliendo los mantenimientos
preventivos/correctivos

Entrenamiento del personal a cargo de


realizar dicha actividad - Documentación del
proceso de inspección del buen Verificación del cumplimiento e inspección visual-
funcionamiento y mantenimiento del cumplimiento referente a los documentos
programados a la sub -estación y/o tableros
electrónicos

Entrenamiento del personal a cargo de


realizar dicha actividad - Documentación Tener personal calificado, capacitado y entrenado
verificación de la realización de los - Verificación del diligenciamiento de los formatos
mantenimientos preventivos y correctivos.

Verificación Entrenamiento del personal a


Tener personal calificado, capacitado y entrenado
cargo de realizar dicha actividad -
- Verificación visual y documental de las labores
Inspección detallada de la labor realizada y
realizadas
documentación de esta
Documentación verificación de la realización Tener personal calificado, capacitado y entrenado
de los mantenimientos preventivos y - Verificación de cumplimiento de las rutas
correctivos. eléctricas con base en documentación

Verificación Semanal de que la


Verificación de cumplimiento de las ordenes de
documentación (OT) sean realizadas por
trabajo de mantenimiento preventivo
parte del personal de mantenimiento

Verificación constante de la actualización del


Verificación de la actualización y el buen manejo
PM para evitar alguna falla o inconsistencia
del SGCMP
en equipos

Establecer Inspecciones planeadas e Cuando se presenta el evento, se toman


improvistas en momentos de cargue y medidas disciplinarias a las personas
descargue. involucradas, según políticas de la organización

Seguimiento en diferentes centrales de


Denunciar a las autoridades pertinentes.
riesgo, informe de áreas peligrosas y
Activación de pólizas para el evento.
vandalismo en el sector

Se valida motivo por el cual se tiene perdida de


comunicación de la plataforma, con el área de
sistemas.
Búsqueda de soluciones que no afectan la
Apoyo con la información suministrada por el
operación.
frente de seguridad empresarial – FSE y con las
centrales de monitoreo de las diferentes
empresas prestadoras de servicio
El Jefe de Seguridad coordinara con las
autoridades pertinentes las acciones a seguir
para estos casos, bajo ninguna circunstancias se
transmitirá información al respecto sin la debida
autorización de la Jefatura de Seguridad o la
Gerencia General.

Establecer Inspecciones planeadas e Cuando se presenta el evento, se toman


improvistas en momentos de cargue y medidas disciplinarias a las personas
descargue. involucradas, según políticas de la organización

Cuando se presenta el evento, se toman


Seguimiento de personas, individualizando
medidas disciplinarias a las personas
responsabilidades
involucradas, según políticas de la organización

Establecer Inspecciones planeadas e Cuando se presenta el evento, se toman


improvistas en momentos de cargue y medidas disciplinarias a las personas
descargue. involucradas, según políticas de la organización

Denunciar a las autoridades pertinentes.

Cuando se presenta el evento, se toman


Seguimiento de personas, individualizando
medidas disciplinarias a las personas
responsabilidades
involucradas, según políticas de la organización

Establecer Inspecciones planeadas e Cuando se presenta el evento, se toman


improvistas en momentos de cargue y medidas disciplinarias a las personas
descargue. involucradas, según políticas de la organización
Establecer Inspecciones planeadas e Cuando se presenta el evento, se toman
improvistas en momentos de cargue y medidas disciplinarias a las personas
descargue. involucradas, según políticas de la organización

Seguimiento de personas, individualizando Recuperación de precintos e investigación de lo


responsabilidades ocurrido.

Seguimiento de personas, individualizando Recuperación de precintos e investigación de lo


responsabilidades ocurrido.
Versión No. 2

Página 1 de _

ACCIONES A TOMAR

PLANES DE EMERGENCIA PLANES DE CONTINGENCIA

identificación de causal de perdida, generación de corrección


Realizar revisiones mas detalladas,
inmediata de causales.
frente a requisitos legales y
Búsqueda de asesoría legal
corporativos.
Control de difusión de la información

Barrido de confiabilidad de
Identificar impacto y manejo de medios, identificación de
operaciones con clientes,
fallas de controles, reconstrucción de trazabilidad sobre
identificación de actividades
operación con el cliente.
sospechosas.

Evaluación de condiciones financiera


En caso de presentarse, solicitar accesoria financiera y para, disponer de mecanismos
respaldo de grupo corporativo. alternos de financiación, por parte del
grupo.

Evaluación de fallas técnicas, cierre


hermético de cámaras, identificación
En caso de presentarse, evaluar el nivel de afección a
de tiempo de apagado del sistema
clientes y operación, control de medios, inicio de
para evaluar necesidad de sellado de
investigación.
cámaras o movilización de producto y
personal.

identificación de causal de perdida, generación de corrección Realizar de manera inmediata la


inmediata de causales. ejecución de lineamientos de
Control de difusión de la información cumplimiento.
Individualizar las responsabilidades
internas, detectar fallas dentro de los
Remitirse a PL-SEG-001
procesos y suministrar la información
necesarias a las autoridades.

investigación de causal de
contaminación, implementación de
procedimiento de manejo de producto no conforme planes de acción para minimización
de reincidencia en cliente o tipo de
producto.

identificación de causal de perdida, generación de corrección Realizar de manera inmediata la


inmediata de causales. ejecución de lineamientos de
Control de difusión de la información cumplimiento.

Identificar punto de revisión que fallo,


identificación de nivel de afección de producto, comunicación
evaluar posibles situaciones similares
inmediata de situación al cliente o conciliación técnica con el
con otros clientes o productos,
cliente, para evaluación de tratamiento a dar al producto o
ajustar condiciones de manejo
situación presentada.
realizar seguimiento.

Generación de actualización o emisión de documento legal, Intensificación de procesos de control


minimizar la divulgación publica. normativo

Identificar punto de revisión que fallo,


identificación de nivel de afección de producto, comunicación
evaluar posibles situaciones similares
inmediata de situación al cliente o conciliación técnica con el
con otros clientes o productos,
cliente, para evaluación de tratamiento a dar al producto o
ajustar condiciones de manejo
situación presentada.
realizar seguimiento.
Identificar punto de revisión que fallo,
identificación de nivel de afección de producto, comunicación
evaluar posibles situaciones similares
inmediata de situación al cliente o conciliación técnica con el
con otros clientes o productos,
cliente, para evaluación de tratamiento a dar al producto o
ajustar condiciones de manejo
situación presentada.
realizar seguimiento.
revisar con el cliente forma de manejo de la novedad frente a verificar que no se presenten
clientes externos y entidades regulatorias, recopilación de situaciones similar con otros
trazabilidad del proceso , evaluación de opciones de arreglo productos o etiquetas, control
de etiquetado periódico al proceso de etiquetado.

Revisar con los los procesos y personal involucrado forma de


continuar seguimiento y control
solución inmediata de cierre de novedades

Revisar con proveedores de aseo acciones sobre novedades


continuar seguimiento y control
identificadas

Revisar con proveedor de fumigación atención inmediata a la solicitud de nuevo diagnostico de


novedad identificada riesgo a el proveedor y otro alterno.

seguimiento mas periódico sobre


revisar nivel de afección del producto o imagen del cliente, novedad presentada con el cliente,
respuesta a no conformidad emitida por el cliente identificar inspección de vehículos asignados
cumplimiento de acciones sobre el vehículo. para cliente o clientes que presente
novedad,

seguimiento mas periódico sobre


revisar nivel de afección del producto o imagen del cliente, novedad presentada con el cliente,
respuesta a no conformidad emitida por el cliente identificar inspección locativa asignados para
cumplimiento de acciones sobre el producto cliente o clientes que presente
novedad,

verificar que no se presenten


informar en caso de sospecha de manejo inadecuado de
situaciones similar con otros
producto
productos o clientes

reposición de equipos, descuentos a


reposición de equipos, personal responsable manejo de
equipos

programación de mantenimiento
urgente, acorde a diagnostico
verificación de disponibilidad de equipo alterno para pesaje.
asignación de recursos para
reposición de equipo.

seguimiento a implementación de
recopilar información para respuesta inmediata
acciones de respuesta
Identificación de considicones de
Identificación de considicones de producto, informe al cliente, producto, informe al cliente,
verificación de disposición final del producto. verificación de disposición final del
producto.

2. Informar al área comercial las


condiciones y solicitudes del cliente.
solicitar información a comercial.
3.Generar
facturación manual mientras se estabiliza.

separación física del producto,


separación física del producto, bloqueo en sistema,
bloqueo en sistema, investigación e
investigación e informe al cliente para disposición final del
informe al cliente para disposición
producto.
final del producto.

comunicación al cliente, para plan de


comunicación al cliente, para plan de despachos.
despachos.

1. Solicitud y apoyo al área de seguridad para la detección de


novedades ocurridas a la hora de los cargues mediante
CCTV

1. El plan de contingencia consiste


en bajar un inventario actualizado y
1. En caso de una caída del sistema de menos de 12 hras, se
sus ubicaciones. Los coordinadores
toma la decisión de no generar operación, ya que el riesgo de
y auxiliares generan las tareas
utilizarlo puede afectar los nivele de exactitud de los
manualmente, las dejan en planillas
inventarios.
para que luego esta información sea
actualizada en en el sistema.

Seguimiento a los montos


Se da aviso inmediato al oficial de cumplimiento SIPLAFT
transaccionales y formas de pago del
para el respectivo reporte a la UIAF.
cliente.
Solo el área de seguridad y la
persona del archivo tienen la llave de
Se deberá informar al área de seguridad para realizar la
ingreso a esta zona. Cambio de
investigación correspondiente, se colocará denunció si el
guardas en el momento del retiro de
caso lo amerita.
la persona encargada.

Informar al área de sistemas para recuperar la información


y/o bloquear usuario sospechoso, y retiro del personal en Asignación de perfiles y permisos en
caso de comprobación del ilícito, se informar al área de los S.I. según sus funciones
seguridad para realizar la investigación.

Reemplazar al funcionario o
Se procederá a eliminar el conflicto de interés con el retiro de
proveedor según el caso para suplir
una de las partes involucradas.
las necesidades generadas.

Informar al área de seguridad para que se evalúe la situación En caso de tener documentación
y colocar el respectivo denuncio si el caso lo amerita o pendiente la suspensión del servicio
realizar los reportes necesarios ante las autoridades hasta no completar dicha
competentes. documentación.

Bloqueo inmediato de la operación


Se informar al área de seguridad para realizar la investigación
del cliente

Envío de nuestro formato de fichas


Restricción del recibo y despacho del producto hasta no técnicas, para que exista un
contar con la información actualizada en la intranet documento general acerca del
manejo del producto.

Validación de las bases de


Generación de nota crédito y/o acuerdo con el cliente dela liquidación por parte de la operación
facturación adicional y de comercial antes de ser
facturados los servicios

Validación con la operación acerca


Nueva negociación con el cliente de las marcaciones en los sistemas
de información

Revisar permanentemente la
plataforma de la Secretaria de
Salud, para mantener actualizaciones
Identificación de causal de perdida, generación de corrección de las normas que rigen el
inmediata de causales. funcionamiento del laboratorio y
Control de difusión de la información realizar de manera inmediata la
ejecución de los requisitos, para el
cumplimiento.
Captación de clientes (llamadas,
correos electrónicos) a través de
identificación de causal de perdida, generación de corrección
carta de presentación del servicio de
inmediata de causales.
laboratorio, realizando seguimiento a
sus solicitudes.

Antes de programar el muestreo,


Reprogración del muestreo, de acuerdo a la disponiobilidad
verificar con el cliente la fecha y el
del cliente.
horario.

Informar al cliente las condiciones en


Identificar la causa del producto no conforme (muestra),
las cuales deben ser entregadas las
generación de corrección inmediata de causales.
muestras que se recepcionan en el
Control de difusión de la información.
laboratorio.

Revisar el manual de procedimientos


Descartar el material preparado, disponiéndose en la caneca
microbiológicos, donde se estipula la
de residuos biológicos.
preparación de medios.

Capacitar al personal técnico del


laboratorio, sobre el manual de
procedimientos microbiológicos. En
Revisar detalladamente las técnicas establecidas en el
el proceso de inducción del personal
manual de procedimientos microbiológicos, analizar las
nuevo dar a conocer los lineamientos
contramuestras, reportar resultados.
de las técnicas de análisis de
laboratorio (manual, instructivos,
formatos).

Evaluar detalladamente los


Retroalimentación del proceso de ingreso de muestra y procedimientos microbiológicos para
capacitación del manual de procedimientos microbiológicos. la identificación correcta de los
microorganismos.

Programa de Capacitación y/o


Realizar entrenamiento al personal, sobre los métodos de formación continua del personal,
ensayo establecidos y la trazabilidad de identificación de la sobre los métodos de ensayo
muestra. establecidos y la trazabilidad de
identificación de la muestra.
Si las condiciones afectan
Establecer cronograma de actividades de mantenimiento directamente los resultados de
locativo al laboratorio ensayo, se puede remitir la muestra
ó detener la prestación del servicio.

Fortalecer los procesos de selección y/o entrenamiento del Establecer suplencia del personal de
personal de laboratorio. laboratorio

Identificación de causal del riesgo generación de corrección Inspecciones Programadas -


inmediata de causales. Auditorías Internas, Seguimiento,
Control y Planes de acción

Identificación de causal del riesgo generación de corrección


inmediata , la comunicación inmediata con entes relacionados
Inspecciones Programadas -
y capacitados sobre el tema - Remitirse al MSDS NH3001 -
Auditorías Internas, Seguimiento,
PL-MAN-001 / PLAN DE EMERGENCIA
Control y Planes de acción
MANEJO DE SOLUCION DE AMONIACO

Identificación de causal del riesgo generación de corrección Inspecciones Programadas -


inmediata , la comunicación inmediata con entes relacionados Auditorías Internas, Seguimiento,
y capacitados sobre el tema Control y Planes de acción
Inspecciones Programadas -
La comunicación inmediata con entes relacionados y
Auditorías Internas, Seguimiento,
capacitados sobre el tema
Control y Planes de acción

Inspecciones Programadas -
Identificación de causal del riesgo generación de corrección
Auditorías Internas, Seguimiento,
inmediata de causales.
Control y Planes de acción

Identificación de causal del riesgo generación de corrección Inspecciones Programadas -


inmediata , la comunicación inmediata con entes relacionados Auditorías Internas, Seguimiento,
y capacitados sobre el tema Control y Planes de acción

Identificación de causal del riesgo generación de corrección Inspecciones Programadas -


inmediata de causales. Auditorías Internas, Seguimiento,
Control y Planes de acción

Identificación de causal del riesgo generación de corrección Cubrimiento con pólizas


inmediata , la comunicación inmediata con entes relacionados extracontractuales a todos los
y capacitados sobre el tema contratos.
Identificación de causal del riesgo generación de corrección Inspecciones Programadas -
inmediata de causales. Auditorías Internas, Seguimiento,
Control y Planes de acción

La comunicación (retroalimentación) al personal del buen Inspecciones Programadas -


diligenciamiento y el cumplimiento en las fechas establecidas Auditorías Internas, Seguimiento,
de las OT Control y Planes de acción

Identificación de causal del riesgo generación de corrección Inspecciones Programadas -


inmediata de causales. Auditorías Internas, Seguimiento,
Control y Planes de acción

Afectar la Póliza Automática de


Remitirse al PL-SEG-001
Transportes de Carga.

Afectar la Póliza Automática de


Remitirse al PL-SEG-001
Transportes de Carga.

Dar aviso inmediato a los operadores y al área de Sistemas Buscar nuevos vehículos que suplan
para corregir la novedad de manera inmediata. la necesidad del vehículo siniestrado.
Individualizar las responsabilidades
internas, detectar fallas dentro de los
Remitirse al PL-SEG-001
procesos y suministrar la información
necesarias a las autoridades.

Afectar la Póliza Automática de


Remitirse al PL-SEG-001
Transportes de Carga.

Afectar la Póliza Automática de


Remitirse al PL-SEG-001
Transportes de Carga.

Afectar la Póliza Automática de


Remitirse al PL-SEG-001
Transportes de Carga.

Remitirse al PL-SEG-001 Afectar la Póliza General

Afectar la Póliza Automática de


Remitirse al PL-SEG-001
Transportes de Carga.

Afectar la Póliza Automática de


Remitirse al PL-SEG-001
Transportes de Carga.
Afectar la Póliza Automática de
Remitirse al PL-SEG-001
Transportes de Carga.

De ser necesario y dependiendo del


impacto de la perdida de precintos,
Remitirse al PL-SEG-001
se debería solicitar al proveedor
cambiar el lote de consecutivos.

De ser necesario y dependiendo del


impacto de la perdida de precintos,
Remitirse al PL-SEG-001
se debería solicitar al proveedor
cambiar el lote de consecutivos.
Versión No. 2

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FECHA EVALUACION :

GESTION DEL RIESGO

EVALUACION DE CONTROLES Y ACCIONES

DOCUMENTOS SOPORTE DE CONTROL FRECUENCIA


(Procedimiento, Formato, Registro, Informe) SEGUIMIENTO AL CONTROL

FR-DE-001 Matriz de requisitos legales.


Semestral
FR-SGI-016 Listado Documentos legales;

Informes World Check (cliente, proveedores, terceros) Anual

Informe de Junta- Reporte de Sucursales-Presentación


Trimestral
Financiera.

Comité de Gerencia,
Informe de CAPEX, Trimestral
Informe de Junta

FR-SGI-025 Informe de Auditoria Interna Anual


FR-OPE-001 acta de inspección de cargues, descargues. Semanal

FR-OPE-001 acta de inspección de cargues, descargues.


Bimestral
FR-LAB-001 Informes de muestreos microbiológicos

FR-DE-001 Matriz de requisitos legales Semestral

Fichas técnicas ANUAL

Actas de revisión, actualización de documentos ANUAL

FR-DE-001 Matriz de requisitos legales Semestral

FR-SGI-020 EVALUACION ESTADO SANITARIO


Mensual
PROCESO DE ALMACENAMIENTO

FR-SGI-046 Control de temperatura de cámaras Mensual

FR-SGI-031 Seguimiento a manipuladores Mensual


FR-SGI-052 control etiquetado Mensual

FR-SGI-020 EVALUACION ESTADO SANITARIO


Mensual
PROCESO DE ALMACENAMIENTO

FR-SGI-020 EVALUACION ESTADO SANITARIO


Mensual
PROCESO DE ALMACENAMIENTO

FR-SGI-020 EVALUACION ESTADO SANITARIO


Mensual
PROCESO DE ALMACENAMIENTO

FR-SGI-020 EVALUACION ESTADO SANITARIO


Mensual
PROCESO DE TRANSPORTE

FR-SGI-020 EVALUACION ESTADO SANITARIO


Mensual
PROCESO DE ALMACENAMIENTO

FR-SGI-020 EVALUACION ESTADO SANITARIO


Mensual
PROCESO DE ALMACENAMIENTO

FR-SGI-012 Entrega de herramientas Semestral

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO DE CALIBRACION Mensual

Base de datos Q&R semanal


Fichas técnicas en la intranet Trimestral

Actas de reuniones y correos informativos ( recientes) Cada vez que ingrese un cliente

1.Check list de montacargas. 2.Capacitaciones desde


SST. 3.Grupo interno de notificaciones diarias.

4. Diario/Trimestral
Correo de solicitudes al área de mmto. 5.Identificación del
personal autorizado para utilizar los equipos de
movimiento
1.Actas de cierre de inventarios. 2.Conciliaciones
semanales, diarias.
Diario/Semanal/ Mensual

3.Seguimiento de estado actual del sistema.


1.Soportes de recibido del conductor donde se certifiquen
las cantidades.
Diario
2.Soporte de
novedades informadas al momento del cargue informadas
al jefe de operaciones.

Correos de solicitud de evacuación. Mensual

Plan de contingencia Día de ocurrencia

Anual para cámaras de comercio


y listado world check, los estados
Cámara de comercio de los clientes, Estados Financieros,
financieros al inicio de la
listados world check y registro de visitas de seguridad a
operación y la visita de seguridad
los clientes que apliquen.
al inicio de la operación con
renovación cada dos años.
N/A N/A

Correos, bitácora de tarifas, permisos otorgados por el


Cuando el proceso lo amerite.
área de Sistemas de información

Los acuerdos de confidencialidad reposan en gestión


N/A
humana

Listado world check y cámara de


Listado world check, cámaras de comercio,
comercio: al momento de ingreso
documentación del cliente.
del cliente y seguimiento anual,

Anual para cámaras de comercio


y listado world check, los estados
Cámara de comercio de los clientes, Estados Financieros,
financieros al inicio de la
listados world check y registro de visitas de seguridad a
operación y la visita de seguridad
los clientes que apliquen.
al inicio de la operación con
renovación cada dos años.

Fichas técnicas en la intranet, correos de solicitud a Cuando ingresa el cliente y


clientes y de validación interna. cuando el proceso lo amerite.

Correos, bitácora de tarifas, permisos otorgados por el


Cuando el proceso lo amerite.
área de Sistemas de información

Correos, actas de reunión, reunión comercial. Quincenal

Acta reunión red de laboratorios / ultima revisada 03-06-


Bimensual
2018
cotizaciones y contratos actualizados Anual

cronograma de muestreo, vs informes Mensual

FR-GH-002 capacitaciones laboratorio Semestral

Registros: gasto mensual de medios


FR-LAB-013, Control de esterilización de material FR-
Semestral
LAB-015, Control verificación de balanzas FR-LAB-022,
otros FR-LAB-006, FR-LAB-002 y FR-LAB-003.

auditoria preparación ONAC Semestral

auditoria preparación ONAC Semestral

auditoria preparación ONAC Semestral


auditoria preparación ONAC Semestral

auditoria preparación ONAC Semestral

FR-MAN-003 (Ruta de Verificación Locativa)


PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo)
Mensual
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Mantenimiento)

FR-MAN-008 (Orden de Trabajo Mantenimiento


Preventivo Programado (MPP))
FR-MAN-011 (Orden de Trabajo Correctivo / Solicitud de
Servicio)
Diaria
FR-MAN-001 (Control Diario de Temperaturas y Sistema
Quincenal
de NH3 Bogotá)
Mensual
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo)
Bimestral
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Anuales
Mantenimiento)
PL-MAN-001 (Plan de contingencia por falla en el sistema
de refrigeración – congelación de las cámaras de
almacenamiento)

FR-MAN-008 (Orden de Trabajo Mantenimiento


Preventivo Programado (MPP))
FR-MAN-011 (Orden de Trabajo Correctivo / Solicitud de
Servicio)
FR-MAN-001 (Control Diario de Temperaturas) Diaria
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo) Mensual
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de Bimestral
Mantenimiento)
PL-MAN-001 (Plan de contingencia por falla en el sistema
de refrigeración – congelación de las cámaras de
almacenamiento)
FR-MAN-008 (Orden de Trabajo Mantenimiento
Preventivo Programado (MPP))
FR-MAN-011 (Orden de Trabajo Correctivo / Solicitud de
Servicio) Mensual
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo)
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Mantenimiento)

FR-MAN-008 (Orden de Trabajo Mantenimiento


Preventivo Programado (MPP))
FR-MAN-011 (Orden de Trabajo Correctivo / Solicitud de
Servicio)
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo)
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Mantenimiento) Mensual
PL-MAN-002 (Plan de contingencia (derrame de
lubricantes) por falla electromecánica – hidráulica para
montacargas en las áreas de almacenamiento)
FR-SGI-035 (Lista de Chequeo Estibadores Eléctricos)
FR-SGI-036 (Lista de Chequeo Montacargas Eléctricos)

FR-MAN-008 (Orden de Trabajo Mantenimiento


Preventivo Programado (MPP))
FR-MAN-011 (Orden de Trabajo Correctivo / Solicitud de
Servicio) Mensual
FR-MAN-007 (Ruta de Verificación Eléctrica) Anual
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo)
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Mantenimiento)

FR-MAN-008 (Orden de Trabajo Mantenimiento


Preventivo Programado (MPP))
FR-MAN-011 (Orden de Trabajo Correctivo / Solicitud de
Mensual
Servicio)
Bimestral
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo)
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Mantenimiento)

FR-MAN-008 (Orden de Trabajo Mantenimiento


Preventivo Programado (MPP))
Diaria
FR-MAN-011 (Orden de Trabajo Correctivo / Solicitud de
Quincenal
Servicio)
Mensual
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo)
Bimestral
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Trimestral
Mantenimiento)
Semestral
PT-MAN-001 (Acta Compromiso Normas de calidad y
Anual
Seguridad)
Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción
Comité de Productividad
FR-MAN-010 (Control Diario de Consumo diario de
Energía y Acueducto) Diario
Cuadro de Mando Semanal
FR-SGI-007 (Ficha Técnica del Análisis de Indicadores de
Gestión)

FR-SGI-007 (Ficha Técnica del Análisis de Indicadores de


Gestión)
FR-MAN-009 (Reporte de estado de órdenes de Trabajo)
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo) Mensual
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Mantenimiento)
Físico Hojas de Vida Equipos

FR-SGI-007 (Ficha Técnica del Análisis de Indicadores de


Gestión)
FR-MAN-009 (Reporte de estado de órdenes de Trabajo)
PG-MAN-001 (Cronograma de Mantenimiento Preventivo) Mensual
SGCMP (Software: Sistema Gestión y Control de
Mantenimiento)
Físico Hojas de Vida Equipos

FR-OPE-001 Inspección de cargues y descargues.


Semestral
FR-SEG-012 Relación de estudios de seguridad.

FR-SEG-004 Verificación de actividades periodicas de


Mensual
trafico.

Plataforma destino seguro , entregas de turno.


Diario
FR-SEG-010 Informe de novedades
FR-SEG-006 cronograma de simulacro, FR-SEG-009
Semestral
ejecucion de simulacro

FR-SEG-004 Verificación de actividades periodicas de


Mensual
trafico.

FR-SEG-001 Inspeccion de Seguridad instalaciones,


Mensual
informe analisis de riesgos de colviseg

Actas Reuniones con colviseg Mensual

FR-SEG-006 cronograma de simulacro, FR-SEG-009


Semestral
ejecucion de simulacro

FR-SEG-001 Inspeccion de Seguridad instalaciones,


Mensual
informe analisis de riesgos de colviseg

FR-OPE-001 Inspección de cargues y descargues.


Semestral
FR-SEG-012 Relación de estudios de seguridad.
FR-SEG-010 Informe de novedades Diario

control cruzado de correos con compras, seguimiento


autorizaciones, libros, formato de control de precintos. biemensual
FR-SEG-015

control cruzado de correos con compras, seguimiento


autorizaciones, libros, formato de control de precintos. biemensual
FR-SEG-015
FECHA EVALUACION :

GESTION DEL RIESGO

ON DE CONTROLES Y ACCIONES

FECHA SEGUIMIENTO
CALIFICACIÓN
CONTROL /FRECUENCIA EFICACIA DEL CONTROL

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
8/27/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/30/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
9/12/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
7/24/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
5/15/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
9/12/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.
ALTO:
Se evidencia soportes de
9/10/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
8/28/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)
MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
5/15/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
9/20/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
8/28/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
8/28/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
8/28/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.
ALTO:
Se evidencia soportes de
9/11/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
9/17/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)
MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
7/16/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.

ALTO:
Se evidencia soportes de
Ciplastina, Agrotodo,
ejecución de controles (eficaz) y 100%
Delifood (mes de agosto)
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
Mensual con cierre de
ejecución de controles (eficaz) y 100%
inventarios
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
Diario ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Último reporte cliente Se evidencia soportes de
Lacticcini 16 agosto de ejecución de controles (eficaz) y 100%
2018 se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
Cámara de comercio y
ejecución de controles (eficaz) y 100%
world check: mayo-Julio.
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
N/A REVISAR -

ALTO:
Se evidencia soportes de
Cuando el proceso lo
ejecución de controles (eficaz) y 100%
amerite.
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

N/A REVISAR -

ALTO:
Se evidencia soportes de
Mayo -Julio ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
Cámara de comercio y
ejecución de controles (eficaz) y 100%
world check: mayo-Julio.
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
Cuando ingresa el cliente y
ejecución de controles (eficaz),
cuando el proceso lo 75%
pero no se identifica efectividad
amerite.
(no aportan claramente al
proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
Cuando el proceso lo
ejecución de controles (eficaz) y 100%
amerite.
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
Quincenal 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
8/3/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.
MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
9/20/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
9/20/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
6/7/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.

MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
6/7/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
6/7/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
6/7/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
6/7/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
6/7/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
6/7/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.

MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
8/31/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/31/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/31/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO:
En muestreo no se cuenta con
8/31/2018 todos los soportes de controles; 50%
pero no se evidencia impacto
negativo al proceso.

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/31/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/31/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/31/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/31/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
8/31/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/31/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/31/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
4/4/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
9/20/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz),
6/23/2018 75%
pero no se identifica efectividad
(no aportan claramente al
proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
9/20/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
3/21/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
4/4/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
9/20/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)

ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
ALTO:
Se evidencia soportes de
8/28/2018 ejecución de controles (eficaz) y 100%
se puede identificar que son
efectivos (aportan al proceso)
PROCESO TIPO DE RIESGO Count - RIESGO
DIRECCION ESTRATEGICA RIESGO INACEPTABLE 4
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO RIESGO TOLERABLE 10
RIESGO ACEPTABLE 4
ASEGURAMIENTO DE SISTEMAS DE GESTION RIESGO INACEPTABLE 15
RIESGO TOLERABLE 3
RIESGO ACEPTABLE 2
GESTION COMERCIAL RIESGO INACEPTABLE 4
RIESGO TOLERABLE 4
RIESGO ACEPTABLE 1
LABORATORIO RIESGO INACEPTABLE 1
RIESGO TOLERABLE 9
TRANSPORTE NACIONAL RIESGO INADMISIBLE 3
RIESGO INACEPTABLE 3
RIESGO TOLERABLE 7
TRANSPORTE LOCAL-OPL RIESGO INACEPTABLE 3
RIESGO TOLERABLE 5
RIESGO ACEPTABLE 1
CONSOLIDACION RIESGO INADMISIBLE 1
RIESGO INACEPTABLE 3
RIESGO TOLERABLE 4
ALMACENAMIENTO RIESGO INACEPTABLE 5
RIESGO TOLERABLE 3
RIESGO ACEPTABLE 2
GESTION HUMANA RIESGO INADMISIBLE 3
RIESGO INACEPTABLE 9
RIESGO TOLERABLE 8
RIESGO ACEPTABLE 1
COMPRAS RIESGO INADMISIBLE 2
RIESGO INACEPTABLE 5
RIESGO TOLERABLE 2
SEGURIDAD RIESGO INACEPTABLE 1
RIESGO TOLERABLE 2
RIESGO ACEPTABLE 10
MANTENIMIENTO RIESGO INACEPTABLE 9
RIESGO TOLERABLE 2
SISTEMAS DE INFORMACIÓN RIESGO INADMISIBLE 2
RIESGO INACEPTABLE 4
RIESGO TOLERABLE 2
Total Result 159
PROCESO - all -

TIPO DE RIESGO Count - RIESGO


RIESGO INADMISIBLE 11
RIESGO INACEPTABLE 66 #DIV/0!
#DIV/0!
RIESGO TOLERABLE 61 #DIV/0!
RIESGO ACEPTABLE 21 #DIV/0!
#DIV/0!
Total Result 159 #DIV/0!
Bajo el criterio de Probabilidad el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

TABLA DE FRECUENCIA

NIVEL DESCRIPTOR
FRECUENTE
14

MODERADO
8

ESPORADICO
4
REMOTO
2

IMPROBABLE
1

MATRIZ DE VALORACION Y EVALUACIÓ

PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO:

PROBABILIDAD P=(frecuencia+capacitacion+deteccion)

FRECUENTE 20

MODERADO 12

ESPORADICO 8

REMOTO 5

IMPROBABLE 3

VALOR

IMPACTO
Riesgo Aceptable Asumir el riesgo, Seguir con controles exitentes
Riesgo Tolerable Asumir el riesgo, reducir el riesgo, actividades a largo plazo
Riesgo Inaceptable Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir, actividades a corto plazo
Riesgo Inadmisible Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir, actividades inmediatas
a partir de las siguientes especificaciones: Bajo el criterio de Impacto el riesgo se debe m

ENCIA TABLA DE

DESCRIPCIÓN FRECUENCIA NIVEL


Se espera que el evento ocurra
en la mayoría de las Diario 2
circunstancias
El evento probablemente
ocurrirá en la mayoría de las Semanal 3
circunstancias
El evento podría ocurrir en
Mensual 5
algún momento
Al menos de una
El evento puede ocurrir en
vez en los últimos 3 9
algún momento
años.
No se ha
El evento puede ocurrir solo en
presentado en los 18
circunstancias excepcionales.
últimos 3 años.

IZ DE VALORACION Y EVALUACIÓN DEL RIESGO

40 60 100 180

24 36 60 108

16 24 40 72

10 15 25 45
6 9 15 27

2 3 5 9

Insignificante Marginal Critico Desastroso

6-23 17 5%
24-44 20 6%
45-107 62 18%
108-360 252 72%
351
Bajo el criterio de Impacto el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:

TABLA DE IMPACTO

DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN

Si el hecho llegara a presentarse, tendría


Insignificante
consecuencias o efectos mínimos sobre la entidad.

Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto


Marginal
o efecto sobre la entidad.

Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas


Critico
consecuencias o efectos sobre la entidad.

Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas


Desastroso
consecuencias o efectos sobre la entidad

Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas


Catastrofico
consecuencias o efectos sobre la entidad.

360

216

144

90
54

18

Catastrofico
CONSECUENCIAS CONSECUENCIAS
CONSECUENCIAS IMAGEN
HUMANAS OPERATIVO

CONCEPTO CONCEPTO CONCEPTO

Ajustes a una actividad


Personal Grupo de Funcionarios
concreta

Cambios en los
Grupo de trabajo Todos los Funcionarios
procedimientos

Cambios en la interacción de
Relativa al Proceso Usuarios Agencia
los procesos

Institucional Usuarios Ciudad Intermitencia en el servicio

Estratégica Usuarios País Paro total del proceso

CONTROL /DETECCION CAPACITACION


MUY FACIL Al iniciar el 1 Personal entrenado conoce el peligro y lo previene
proceso

FACIL durante el proceso 2 Parcial, conoce, pero no comtrola o previene

DIFICIL Al terminar el 3 No entrenado, no conoce peligro, no toma acciones


proceso
CONSECUENCIAS
ECONOMICAS

CONCEPTO

Perdidas economicas

CAPACITACION

renado conoce el peligro y lo previene 1

onoce, pero no comtrola o previene 2

o, no conoce peligro, no toma acciones 3


TIPOS DE RIESGO

Riesgos de Cumplimiento

Riesgos de Tecnología

Riesgos de Corrupción

Riesgos de control

Riesgos Operativos

Riesgo Estratégico

Riesgos Financieros
POS DE RIESGO
Se asocian con la capacidad de la entidad para
cumplir con los requisitos legales, contractuales, de
ética pública y en general con su compromiso ante la
empresa
Están relacionados con la capacidad tecnológica de
la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y
futuras y el cumplimiento de la misión.

Es la posibilidad de que por acción u omisión,


mediante el uso indebido del poder, de los recursos o
de la información, se lesionen los intereses de una
entidad y en consecuencia del Estado, para la
obtención de un beneficio particular.

Aquí influye de manera muy importante los sistemas


de control interno que estén implementados en la
empresa y que en circunstancias lleguen a ser
insuficientes o inadecuados para la aplicación y
detección oportuna de irregularidades. Es por esto la
necesidad y relevancia que una administración tenga
en constante revisión, verificación y ajustes los
procesos de control interno.

Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento


y operatividad de los sistemas de información
institucional, de la definición de los procesos, de la
estructura de la entidad, de la articulación entre
dependencias.

Se asocia con la forma en que se administra la


Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a
asuntos globales relacionados con la misión y el
cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara
definición de políticas, diseño y conceptualización de
la entidad por parte de la alta gerencia.

Se relacionan con el manejo de los recursos de la


entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la
elaboración de los estados financieros, los pagos,
manejos de excedentes de tesorería y el manejo
sobre los bienes.
PARAMETROS

Herramientas para ejercer el control

Seguimiento al control
CRITERIOS PUNTAJES

Posee una herramienta para ejercer el control. 15


Existen manuales instructivos o procedimientos para el manejo de la herramienta 15
En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva. 30
Están definidos los responsables de la ejecución del control y del seguimiento. 15
La frecuencia de la ejecución del control y seguimiento es adecuada. 25
TOTAL 100
TIPOLOGIA DEL RIESGO
De cumplimiento
Tecnológico
De Corrupción
De control
Operativos
Estratégicos
Financiero
TIPO DE IMPACTO
Humano
Imagen
Operativos
Economico
CLASIFICACION
Preventivo
Correctivo
AFECTA
Frecuencia
Control/Deteccion
Probabilidad
Capacitación

EVALUACION CONTROLES
REVISAR
ALTO:
Se evidencia soportes de ejecución
de controles (eficaz) y se puede
identificar que son efectivos (aportan
al proceso) 100%
MEDIO ALTO:
Se cuenta con soporters de
ejecución de controles (eficaz), pero
no se identifica efectividad (no
aportan claramente al proceso) 75%
MEDIO:
En muestreo no se cuenta con todos
los soportes de controles; pero no se
evidencia impacto negativo al
proceso. 50%
BAJO:
En muestreo no se cuenta con todos
los soportes de controles; pero si se
evidencia impacto negativo al
proceso. 25%
MUY BAJO:
No se cuenta con los soportes de
controles y se evidencia impacto
negativo al proceso. (materializacion
del riesgo). 0%
DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IM
DESPLAZA EN LA MATRIZ DE CALIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y R
A LOS RIESGOS
RANGOS DE CALIFICACIÓN DE LOS CONTROLES

CUADRANTES A
DISMINUIR EN LA
PROBABILIDAD
Entre 0-50 0
Entre 51-75 1
Entre 76-100 2
NDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO
N LA MATRIZ DE CALIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y RESPUESTA
A LOS RIESGOS

CUADRANTES A DISMINUIR EN EL IMPACTO

0
1
2