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Ensayo “Importancia de los Archivos”.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la


presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando
terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su
origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio
actual.

Importancia de los archivos

Desde la evolución de la humanidad siempre han ocurrido sucesos importantes, que han requerido
de su cuidado, para su perduración, así como se vio reflejado en las antiguas civilizaciones egipcias
con inscripciones dirigidas a los clérigos, los romanos y grecos dejaban testamentos y escrituras en
vestigios de madera y mármol, Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles,
todo estos eventos demuestran que desde la antigüedad se ha venido utilizando el archivo como una
herramienta para dejar evidencia de algunos acontecimientos importantes y de valor para el hombre.

No obstante, es desde el inicio de la revolución francesa que se toma conciencia sobre la verdadera
función que cumple el archivo y la importancia de mantener y conservar documentos de carácter
nacional.

Es por ello, que, este transciende y toma no solo una funcionalidad, si no que se le da un nombre y
un concepto que conciben el archivo como ¨Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión.¨ es decir que los archivos son considerados como
documentos que permiten a cualquier persona identificar cuando y donde ocurrieron los eventos.

Todo ello desarrolla la necesidad de clasificar y agrupar los archivos de una manera que permita su
fácil dominio y búsqueda, estas son según su uso que tiene en cuenta el tiempo que se determina en
cada etapa de los documentos; según su organización, que determina quien manipula el archivo y
para que se vaya a utilizar; según su naturaleza sea privado, público o privado de interés público y
según su ciclo vital, son importantes debido al tiempo y a su uso.

Así el tema de archivo va tomando forma y textura, convirtiendo esta herramienta en algo
fundamental para el trabajo en cualquier empresa y es así como el archivo requiere de una
cualificación que le permita identificar si el archivo es económicos Ahorra costos derivados del
tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación, Simples Identifica el contenido de
la información de manera sencilla, Funcionales Permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente, Exactos de clasificación precisa en el momento de archivar y
Técnicos registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delega
equivocadamente al personal técnico de archivo.

Esto le da no solo un papel funcional al archivo si no, que lo hace una herramienta fundamental y de
vital importancia para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles
para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los
trámites que pueda requerir la empresa.