2.

Contabilidad en las organizaciones

La contabilidad

Fuente: (Fotolia, 2004)

Desarrollo histórico

Hechos representativos de la contabilidad en la época antigua

Durante la época del esclavismo lo que era la propiedad común se convirtió en

propiedad privada y se dio en cierta forma la primera organización del Estado.
Las tribus vencidas eran sometidas en calidad de esclavos, convirtiéndose esto
en uno de los hechos más importantes de la contabilidad, debido a que el
esclavo más inteligente llamado Nomenclator (Ruiz, 1985, 104) tenía la misión de
llevar la contabilidad de los esclavos del amo, pues estos eran considerados
bienes.

En Roma existían muchas luchas entre patricios y plebeyos, particularmente por

motivos de deudas y abusos cometidos por los acreedores (patricios), en contra
de los deudores, debido a esto se vio la necesidad de implementar medidas
legislativas como la “Paetiela papiria” (impuesta por Marco Tulio Cicerón); la cual
se basaba en la inscripción del nombre del deudor en el Codex del acreedor con
el consentimiento de primero y la mención de la cantidad de vida para crear la
obligación a favor del acreedor.

Después del esclavismo, aparece el feudalismo, donde el poder no está en la

cantidad de esclavos sino en la tierra. La iglesia se convierte en un sector
predominante como la primera institución bancaria, que concedía préstamos y se
apropiaba de las tierras como castigo por el no pago, hoy en día esto es el cobro
jurídico. En esta época predominó la Contabilidad Romana, donde realmente se
impulsó la partida doble y además, aparecen los libros auxiliares con
disposiciones específicas (Gertz Manero, 1976, 74-75) como:

 Registro de operaciones en orden cronológico.

 No se podían dejar espacios en blanco entre las partidas.
 Mención del documento soporte de la operación.

Posteriormente, en la época del mercantilismo, dos acontecimientos marcaron

su desarrollo: el crecimiento de la economía monetaria y el surgimiento de los
Estados Nacionalistas. Durante el siglo XVI, la actividad contable entra en una
etapa de gran auge, tanto en el campo económico, como en el campo
profesional. Carlos V emitió en Valladolid una Cédula Real en la que se ordena el
cómo se deben registrar las operaciones, y se establece que todas deben estar
firmadas por el contador y el tesorero, esto es “El Principio Fundamental de
Control”.

Luca Paciolo, revelador de la partida doble

Estudiando la historia, puede observarse que no fue Paciolo quien descubrió la

partida doble, pues varios tratadistas ya la habían desarrollado antes que él; sin
embargo, Fray Luca Paciolo, nacido en 1445, en el burgo de San Sepolcro,
provincia de Toscana, merece el reconocimiento por la primera edición impresa
del tema, pues las obras producidas cientos de años atrás, eran todas
manuscritas. La vida de este ilustre personaje, merece un análisis para la mejor
comprensión de su obra, que inauguró una nueva fase de la literatura contable y
cuyos efectos perduran hasta nuestros días. Fray Luca Paciolo fue monje de la
orden de San Francisco de Asís, en su juventud se radicó en Venecia con un
prominente comerciante judío llamado Antonio Rompíais, allí estudió en la
escuela Doménico Bragadino un “lector público de matemáticas” (López De Sá,
2002, 87), pasó varios años de su vida fuera de Venecia estudiando las grandes
teorías matemáticas y se especula que en ese periodo se empezó a relacionar
con la contabilidad, cuando regresó, imprimió su célebre obra Summa de
arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita (todo sobre aritmética,
geometría, proporciones y proporcionalidades), en el año de 1494.

El propósito de Paciolo era diseñar un sistema de contabilidad para proporcionar

al comerciante información oportuna en relación con sus activos y obligaciones.
Con respecto al tema, Paciolo da una explicación del inventario diciendo que es
una lista de activos y pasivos realizada por el propietario de la empresa antes de
iniciar actividades, dicho inventario deberá ser hecho en un solo día; toda
operación será registrada por sus efectos de créditos y débitos, el libro Mayor
(Quaderno) llevaba usualmente un índice y era balanceado cuando se agotaban
las paginas, este libro era saldado por dos personas, el balance de cierre era el
mismo balance para abrir un nuevo libro, este proceso se denominaba “Summa
summarium”, su clausura era correcta si débitos y créditos eran iguales, las
operaciones por el débito se conocían por la preposición “Per” y las del crédito
por “A”.

Paciolo murió en 1514 después de haber dedicado su vida a las matemáticas y

en particular, a las matemáticas comerciales. Inventó procedimientos para la
suma, resta, multiplicación y división, y hasta se podría decir que la forma de
división de hoy es un invento más de Paciolo y sus publicaciones son un legado
importante que se conservan como la base de la contabilidad actual. (Fierro,
2011)

Definición de contabilidad

Fuente: (Fotolia, 2004)

La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar,

evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma
clara, completa y fidedigna (Articulo. 1°, Decreto Reglamentario 2649/93).

La contabilidad es un proceso para la elaboración de información de las

empresas de producción, de comercio y de servicios, que comprende tres
conceptos básicos:

 Causación o devengo de todas las operaciones independientemente sean en

efectivo o a crédito.
 Efectivo, cuando se recibe el efectivo por concepto de cartera.
 Acumulación de todos los valores causados, menos los valores recuperados.

Estos conceptos se resumen en los tres estados financieros simultáneamente: la

causación es por excelencia para el Estado de Resultados, el efectivo es para el
Flujo de caja, como la acumulación lo es para el Balance general.

De la definición de la contabilidad se deducen los siguientes conceptos:

recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir
estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar y hacer el
seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma
clara, completa y fidedigna.

Todas las definiciones sobre contabilidad giran en torno a la norma, que describe
un proceso donde confluyen las siguientes actividades:

1. Recolecta todos los documentos soportes de contabilidad utilizados durante

el periodo contable, tales como recibos de caja, consignaciones,
comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, entre otros;
como resultado de las múltiples transacciones en las decisiones de inversión
en activos fijos, operaciones de compra y venta de mercancías no fabricadas
por la empresa, pago de gastos y del financiamiento por la consecución de
recursos para desarrollar la actividad.

2. Identifica en cada transacción realizada contenida en el soporte de

contabilidad, la causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que
aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a cada erogación al
considerarlo: un gasto necesario, proporcional y con relación de causalidad
con la actividad, una inversión para la producción de la renta, o un
financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a los bienes o activos fijos.
3. Mide el valor económico de la transacción mediante verificación de precios,
cálculos aritméticos, autorizaciones, requisitos legales. Otro aspecto bien
importante de la contabilidad es la medición de los bienes y los derechos que
tiene la empresa para producir riqueza, cuando han pasado varios años de
posesión, la medición se hace con base en estudios de avalúo técnico para
darle un justo valor razonable en la contabilidad.

4. Clasifica cada documento soporte de contabilidad, por grupos homogéneos

de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de ventas, facturas de
compras, comprobantes de pago, notas de contabilidad de ajustes contables,
para continuar con el siguiente proceso.

5. Codifica cada soporte en la parte pertinente mediante un código establecido

en el Plan Único de Cuentas (PUC) para los comerciantes, el cual se adopta
por cada empresa de acuerdo al sector y a las necesidades de información.

6. Acumula en el Comprobante de Contabilidad todas las operaciones similares

a una determinada cuenta, expuestas en los soportes de contabilidad por las
operaciones llevadas a cabo, durante un periodo contable que puede ser un
día o un mes, con el fin de proceder al siguiente proceso. Si la contabilidad
es sistematizadas este proceso se cambia por el ingreso de cada transacción
en los documentos del programa de contabilidad que se identifican por la
clase el número, periodo y fecha, valor, códigos de las cuentas afectadas, y
valor de la transacción, los cuales se resumen en el comprobante de diario.

7. Registra los libros auxiliares en el procedimiento manual mediante el

comprobante de contabilidad, en primer lugar en la hoja control y luego a sus
respectivas subcuentas que se identifican en cada hoja del libro, para luego
elaborar los libros principales de contabilidad (Diario, Mayor y Balances,
 Inventarios) y presentar los informes financieros. Si la contabilidad se lleva
en un programa de contabilidad, tanto los libros auxiliares como principales
al igual que los estados financieros se emiten como reportes, mediante doble
clic.

8. Emite estados financieros, mediante la elaboración de la hoja de trabajo con

el objeto de darle razonabilidad a la información y terminar el proceso
contable. La emisión de estados financieros es muy sencilla cuando se
dispone de un programa de contabilidad como el de Novasoft, porque con un
clic se las operaciones del ejercicio, y con otros en reportes se obtienen los
estados financieros que se requieren.

9. Interpreta los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera,

elabora los indicadores financieros y de gestión para encontrar respuesta al
desempeño de la administración y mediante una segunda lectura los
relaciona con los del sector y concluye un informe.

10. Analiza los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para plantear
soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas que no
permiten lograr el éxito en el mediano y largo plazo.

11. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora

soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratégicas
que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un análisis
de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que
además de las operaciones propias del negocio se muestran otras
alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea.

12. Informa a los usuarios los resultados en primera instancia a la gerencia,

luego a la Asamblea general o Junta de socios que toma las decisiones de
 mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribución de excedentes.
También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y
empleado que requieran información.

13. Seguimiento mediante indicadores de gestión sobre los planes que dan la
factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio económico
con resultados y dar explicación a las diferentes situaciones que se
solventaron durante el periodo contable.

La definición de contabilidad como proceso incluye muchas actividades

importantes para obtener el objetivo de información oportuna y objetiva sobre la
razonabilidad de las operaciones, que en la mayoría de las contabilidades se
quedan en la actividad nueve, donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna
lectura de análisis ni ubicación en el sector, por consiguiente, falta profundizar los
últimos cuatro puntos que son los que generan valor agregado a la empresa y le
da al contador y al administrador la relevancia profesional.

Algunos gurús de la administración opinan que tomar decisiones sobre los

informes de contabilidad no tiene sentido, primero, porque solamente se limitan a
presentar unos estados financieros fríos sin ningún análisis y sin la evaluación de
la situación real; y segundo, cuando se presentan ya tienen tres meses de
retardo.

Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad,
es como quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no
se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de acción
para tener éxito en el futuro. La verdad es que todo es cierto, porque hay
administradores que toman decisiones sobre el Estado de Resultados, que es el
más incierto, y porque debería utilizar el Estado de Flujos de Efectivo.
 Clases de contabilidad

Existen diferentes bases comprensivas de contabilidad. Las más importantes

permiten referirse a seis grandes tipos de contabilidad:

1. Contabilidad financiera.
2. Contabilidad fiscal.
3. Contabilidad gerencial.
4. Contabilidad científica.
5. Contabilidad ambiental.
6. Contabilidad estandarizada.

Contabilidad financiera: es la más conocida de todas y su base comprensiva

son los principios de contabilidad generalmente aceptados a partir de los cuales
se ha elaborado un modelo contable basado en el costo histórico recuperable y
en el concepto de mantenimiento del capital financiero nominal.

El objetivo es que pretende con esta base es proporcionar información respecto

de la información financiera, el desempeño y los cambios en la posición
financiera de la empresa, de utilidad para un amplio rango de tomadores de
decisiones.

Contabilidad fiscal: la base de la contabilidad es la base gravable, definida en

términos impositivos a partir del poder coercitivo del Estado para obtener
recursos. No necesariamente es una base técnica aunque se insiste que por
desarrollo del principio de legalidad, debe cumplir condiciones de equidad y
justicia. En últimas, corresponde a las decisiones de política económica del
Estado.

Contabilidad gerencial: la información para usuarios externos y con marcada

responsabilidad social (contabilidad financiera) sigue siendo importante. Pero la
gerencia necesita otro tipo de información, ahora de carácter interno, con el fin de
impulsar y controlar su gestión, proceso que recibe el nombre de contabilidad
gerencial (administrativa, directiva, interna, etc).

Contabilidad científica: la contabilidad como tal no es ciencia. Es un

conocimiento intuitivo-empírico, práctico. Un arte. O si se prefiere usar términos
modernos, una tecnología. En un ejercicio tiene prelación la rutina (mecanización,
automatización), la experiencia y el sello personal de quien ejerce.

Contabilidad ambiental: toma vigencia por la responsabilidad de todo ente

económico de preservar la naturaleza al momento de desarrollar su objeto social
con responsabilidad, para que su rentabilidad obtenida no sea a costa de la
destrucción del medio ambiente.

Contabilidad estandarizada: las nuevas tendencias de la contabilidad son hacia

la armonización, estandarización y ahora último a la convergencia de las normas
internacionales de contabilidad para que permita elaborar información que sirva
para cualquier continente, el flujo de capitales y movimientos de bienes y
servicios de empresas transnacionales, de tal manera que el contador tiene la
responsabilidad de actualizar sus conocimientos con los parámetros
internacionales y lograr ser eficiente en una economía globalizada mediante los
nuevos tratados internacionales de libre comercio y libre ejercicio profesional.

El tema es objeto de estudio en simposios y congresos de contadores públicos, al

terminar el año 2004 se conoció la prorroga según la Ley 992 por dos años más
del Artículo 63 de la Ley 550 de 1999, mejor conocida como Ley de Intervención
Económica, sin embargo, hoy no se conocen los pronunciamientos del órgano
normativo Consejo Técnico de la Contaduría, respecto a los ajustes pertinentes
en materia de contabilidad y aseguramiento de la información en cumplimiento de
la Ley 1314 de 2009.
 Ciclo contable

Describe el proceso de la contabilidad fundamentalmente en los siguientes

aspectos:

 Recolección de todos los documentos de contabilidad (recibos de caja,

comprobantes de pago, facturas de venta, facturas de compra, notas de
contabilidad, etc.).
 Codificación de los soportes contables con la ayuda del concepto de cuenta y
manejo del Plan Único de Cuentas.
 Elaboración del comprobante de contabilidad con todos los soportes
anteriores.
 Registro de los libros auxiliares tanto en la cuenta de control y subcuentas y
de los libros principales.
 Ajustes contables que sean necesarios.
 Elaboración de los estados financieros del ejercicio.
 Informe de gestión para calificar el desempeño de sus directivos.

Definición

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los
hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios
de la información (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93). El ciclo de
información contable está compuesto por tres procesos: entrada, proceso y salida
de la información contable.

Entrada de la información

El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consistente

fundamentalmente en los siguientes aspectos:
 Transacciones comerciales resultado de la naturaleza del negocio.
 Recolección de los documentos soportes externos e internos.
 Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones.
 Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.
 Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.
 Elaboración de los estados financieros. El ciclo es válido tanto por la
contabilidad manual como también para la contabilidad sistematizada.

En el gráfico N° 1 se muestra la recolección de soportes que facilitan la

elaboración de la contabilidad en un periodo contable de un mes o trimestre, o
ciclo contable de un año. (Fierro, 2011)

Gráfico No 1. Recolección de soportes y elaboración de libros

 Soportes contables

Soportes de contabilidad internos:

1. Recibo de caja o comprobantes de ingreso

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja, y el crédito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

2. Recibo de consignación

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
 banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la máquina
registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y

cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y las copias que sean necesarias
según las exigencias de la empresa.

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que

suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o
retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para
elegir sólo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
(Universidad Libre de Colombia, 2009)

3. Factura de venta
 Concepto

“La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del

comprador factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

 Requisitos de la factura

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

- Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.

- Numeración en orden consecutivo, preimpreso.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el
servicio, preimpreso.
- Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios.
- Fecha de expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (Universidad del
Quindío, s.f)

 Documentos equivalentes a la factura

Son documentos equivalentes a la factura:

- Los tiquetes de máquinas registradoras.

 - Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
- Los tiquetes de transporte de pasajeros.
- Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los
establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
- Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes
de pago.
- Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos
de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos
de pensiones y de cesantías.
- Facturas electrónicas. (Decreto 1165, 1996)

“Entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una

transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un
lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro.”
(Decreto 1094, 1996)

 ¿Quiénes no están obligados a facturar?

No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y

Vivienda, las Compañías de Financiamiento Comercial;

b) Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado

superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas
Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las
operaciones financieras que realicen tales entidades;

c) Los responsables del régimen simplificado;

d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas

natural comprimido, en lo referente a estos productos;
 e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o
metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades;

f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;

g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y

reglamentaria, en relación con esta actividad;

h) Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre
las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los
topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen
simplificado. (Decreto 1001, 1997)

 Factura de venta de mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por

mayor y al por menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se
acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está

gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita
bancos o caja.

 Factura de venta de mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su

organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito,
seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la
calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades.

Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los

pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido,
por haber, presentado la mejor cotización.
4. Comprobante de venta con tarjeta de crédito

 Concepto de tarjeta de crédito

“La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el

tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.” (Universidad Libre de
Colombia, 2009)

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de

tarjeta de crédito, suscrito mediante la entidad financiera y una persona natural o
jurídica. Por medio del contrato, el tarjetahabiente se compromete a utilizar este
documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la
entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios
comprados a través de este medio.

El establecimiento comercial para afiliarse al sistema suscribe un contrato con la

entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las
tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y a la vez la entidad
financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes
firmados por los tarjetahabientes, deducido por el servicio un porcentaje de
comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

 Consignación del comprobante de venta

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta

corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato
establecido debidamente diligenciado.

5. Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco
denominado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un
tercero llamado "beneficiario".
6. Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de

contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para
mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando

claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
 En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago de compras y
ventas a crédito. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré

“Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar
los créditos bancarios.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Nota débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus

clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Nota crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la

factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías,
para su contabilización se utiliza un comprobante que se denomina nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

Recibo de caja menor

“El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto
denominado caja menor.” (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Soportes de contabilidad externos

Nota de contabilidad

“Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen
un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.”
(Universidad Libre de Colombia, 2009)

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y

en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen.
 Cuenta

La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir, por

consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y
muestra la diferencia en el saldo. Las operaciones comerciales se relacionan con
una cuenta en particular, las que presentan movimiento débito y movimiento
crédito y como resultado el saldo que implica:

 Disponibilidad (caja general, bancos, fondos).

 Inversiones a corto plazo (títulos, acciones, cuotas, partes de interés social).
 Valores a recaudar (clientes, ingresos por cobrar).
 Materias primas (inventarios de materias, materiales).
 Mercancías (Productos no elaborados por la empresa).
 Valores con capacidad de ser realizable (inventarios).
 Valores capitalizados en activos (propiedades, planta y equipo, maquinaria,
muebles y enseres, etc.).
 Contribuciones al Estado (impuestos, gravámenes y tasas, nacionales o
municipales).
 Obligaciones laborales (sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales,
parafiscales).
 Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios).
 Cuentas por pagar (gastos a terceros).
 Deudas con instituciones financieras (Obligaciones financieras).
 Valor a reembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio).
 Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, acumuladas, dividendos o
participaciones).
 Superávit por realizar (valoración económica de activos pendiente de realizar
en el momento de la enajenación). (Fierro, 2011)
Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios,
donde se guarda y se saca los valores comunes a él, para mostrar al final un saldo y
elaborar el balance, el cual actúa y acumula transacciones para el nuevo periodo.

Clasificación de las cuentas

Según su naturaleza:

 Naturaleza débito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los

registros que se hagan al débito y disminuyen con registros al crédito, su saldo
siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa.

 Naturaleza crédito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con

registros que se hacen en el crédito y disminuye con registros al débito, su
saldo representa las obligaciones que tiene la empresa surgida de unos
sucesos pasados. (Fierro, 2011)

Las cuentas de naturaleza débito son las que trabajan para producir y las cuentas de
naturaleza crédito son las que consumen el trabajo.

Según los estados financieros

Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de
resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden.

Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance
general y corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio.

 Activo: son derechos y bienes que controla el ente económico al servicio de la

actividad, tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e
inversiones, diferidas todas ellas aumentan su saldo con los registros en el débito
y disminuyen su saldo con registros en el crédito.
 ARTÍCULO 35: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido
por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se
espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. (Decreto 2649,
1993)

Por ejemplo:

- Caja.
- Bancos.
- Deudores.
- Inversiones.
- Inventarios.

 Pasivo: son las obligaciones contraídas por el ente económico con terceras
personas, porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus
operaciones e inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crédito y
disminuye con registros en el débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.

“Un pasivo es una obligación presente en la entidad, surgida a raíz de sucesos

pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera
desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.” (Fundación IASC,
2009)

Por ejemplo:

- Obligaciones financieras.
- Proveedores.
- Impuestos por pagar.
- Cuentas por pagar.

 Patrimonio: son los aportes llevados por los dueños al fondo común de la empresa
para desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se
alimentan con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y
se llaman reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de
dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de interés social.
Estas cuentas aumentan con registros en el crédito y disminuyen con registros en el
débito, su saldo siempre será de naturaleza crédito.
“Es la participación residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus
pasivos.” (Fundación IASC, 2009)

Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas

durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5
Gastos, 6 Compras y 7 Costos de producción u operación.

 Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestación de

servicios y se disminuyen con las devoluciones o anulación de los contratos.
Hacen parte los grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su
vez tienen múltiples conceptos.

 Nominales de gasto: son todos los gastos de administración y de distribución

y venta, necesarios en la producción de la renta. Hacen parte los grupos 5
Operacionales de administración, 52 Operacionales de ventas, 53 No
operacionales, 54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y
pérdidas. (Fierro, 2011)

 Nominales de costo: son los costos de la mercancía vencida, no fabricada por la

empresa y tratándose de empresas de fabricación, está compuesta por los costos de
producción y venta. Hacen parte los grupos 61 Costo de venta y prestación de
servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente y la 62 Compras
cuando se maneja el sistema de inventario periódico.

 Costos de producción u operación: cuando la empresa es manufacturera, debe

utilizar cuentas apropiadas para la producción, antes de llevar los productos a los
inventarios, los que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la
mercancía vendida y fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos 71 Materia
prima, 72 Mano de obra directa, 73 Costos indirectos y 74 Contratos de servicios.

Cuentas de orden: recoge los hechos económicos que no comprometen

directamente la estructura financiera del balance o del estado de resultados y se
clasifican en las clases de cuentas, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de
orden acreedoras. (Fierro, 2011)
 De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden
afectar la estructura financiera, también se incluyen registros de control interno de
activos, información general o control de futuras situaciones, así como las diferencias
en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza débito.

 De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles

obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los
registros de control interno de pasivos y patrimonio, como también las diferencias en
conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de
renta. Son de naturaleza débito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91
Responsabilidades contingentes, 92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y
son de naturaleza crédito, 94 Responsabilidades contingentes por el contrario, 95
Acreedoras fiscales por el contra y 96 Acreedoras de control por el contra.

La característica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir
que no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y
cancelan cruzando sus saldos cuando han cumplido su objetivo.

Método de la cuenta T

Existe la forma gráfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz
que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la
persona que observa:

En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la

cuenta nominal o de ingresos, egresos , etc.; en la parte izquierda de la persona
que observa se registra o escriben los movimientos débitos (valores que recibe) y
en la parte derecha los movimientos créditos (valores que entrega), para saldar o
calcular el saldo de la cuenta se traza una línea inferior y se suman los
movimientos, los que no son iguales; enseguida se coloca el saldo por diferencia
entre los dos movimientos, por ejemplo, si los movimientos débitos son
superiores a los créditos la diferencia se coloca al crédito para mostrar finalmente
sumas iguales, caso contrario si los movimientos créditos son superiores a los
débitos la diferencia se coloca al débito para obtener sumas iguales, como se
puede observar a continuación:
 Método de la cuenta T
Cabeza: nombre de la cuenta

Izquierda Derecha

Débitos con efectos contrarios Créditos con efecto contrarios según

según la naturaleza de la cuenta: la naturaleza de la cuenta:

 De naturaleza débito su saldo  De naturaleza débito su saldo

aumenta. disminuye.
 De naturaleza crédito su saldo  De naturaleza crédito su saldo
disminuye. aumenta.

Activos Aumentan Pasivos Aumentan

Gastos Aumentan Patrimonio Aumentan
Costos Aumentan Ingresos Aumentan
Pasivos Disminuyen Activos Disminuyen
Patrimonio Disminuyen Gastos Disminuyen
Ingresos Disminuyen Costos Disminuyen
Suma de movimiento débito Suma de movimiento crédito
Saldo de la cuenta crédito Saldo de la cuenta crédito
Sumas iguales

Dinámica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma didáctica

algunos autores recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificación del
soporte en forma de reporte; no solamente con el nombre de la cuenta y el
registro débito y crédito, sin embargo, para nadie es un secreto que este proceso
no se usa en la elaboración de la contabilidad manual, las cuales son
reemplazadas en la práctica por el registro diario que sirve a su vez para la
elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos
en vía de extinción, por la presencia de los computadores que realizan ese
trabajo. (Fierro, 2011)

a) Método de la partida doble

La partida doble es considerado el método matemático de la contabilidad, esta teoría

expone que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta
que entrega para una operación sencilla, pero pueden suceder operaciones múltiples
donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se
acreditan), como si fuera una balanza.

De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los
valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por
consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo, uno a la cuenta
del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma
simple o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las
transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado
final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble.

b) Método de la ecuación contable

A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la

ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los
pasivos y el patrimonio:
Activos = Pasivo + Patrimonio

Esta ecuación también puede confeccionarse de otras formas a partir de la

primera ecuación:

Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos

Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso – Costos – gastos)
Activos – Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – costos – gastos) (Fierro, 2011)

Para practicar la ecuación contable, se debe buscar toda clase de transacción para
identificar que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan
dichos bienes o derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la
ecuación que contribuye a el objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros
del balance general y el estado de resultados.

c) Ajustes contables

Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, así esté
sistematizada la contabilidad, el carácter humano del operador en uno y otro sistema
hace que se omitan registros que se requieren del consecuente ajuste de las
operaciones, por esta razón y antes de emitir estados financieros se debe consultar las
normas básicas y técnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para
reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisión de los
estados financieros.

Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos:

 Hechos económicos no reconocidos.

 Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditoría.

 Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR.

Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancías

recibidas con orden de remisión y que en el momento no se conoce la factura,
gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte, nómina
de empleados al igual que las prestaciones sociales sin causar. Los errores
involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error en la codificación
y por último los errores en el cálculo de la depreciación, amortización y
agotamiento.

Cierre: el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar

cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y
egresos operacionales, de ingresos y egresos no operacionales, para mostrar el
resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como única
cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Pérdidas del ejercicio, que se
obtienen del estado de resultados.

El cierre contable o cierre del ejercicio está previsto hacerlo mensualmente,

cuando los estados financieros son intermedios o anualmente cuando solamente
se presentan al finalizar el ejercicio contable, cuando el sistema es manual, en
cambio cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un
estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o
pérdidas. (Fierro, 2011)
d) Ejercicio de aplicación

1. Consignación o depósito en entidades financieras

De acuerdo con los principios de auditoría, el dinero que recibe la empresa debe
consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorro. Al efectuarse
pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que
se cancelan por caja menor.

Consignación en el Banco de América por $ 1.000.000

 Se consigna en el Banco, código 1110.

 El dinero sale de la caja de la empresa, código 1105.

Bancos: Cuenta del Activo, al consignar Aumenta = Débito.

Caja: Cuenta de Activo, al retirar dinero Disminuye = Crédito.

Código Cuenta Debe Haber

1110 Bancos 1.000.000

1102 Caja 1.000.000

2. Compra de mercancía

Compra de mercancía al contado por $ 500.000, valor cancelado con cheque del
Banco de América.

Código Cuenta Debe Haber

6205 De mercancía 500.000

1110 Bancos 500.000

 3. Venta de mercancía al contado

Venta de mercancía al contado por valor de $ 2.000.000

Código Cuenta Debe Haber

1105 Caja 2.000.000
Comercio al por mayor y al por
4135 2.000.000
menor

4. Venta de mercancías a crédito

Venta de mercancías a crédito por $ 700.000

Código Cuenta Debe Haber

1305 Clientes 700.000
Comercio al por mayor y al por
4135 700.000
menor

(Universidad del Quindío, s.f.)

5. Compra a crédito de activos diferentes de mercancía

Compra a crédito muebles para la oficina por valor de $ 3.500.000

Código Cuenta Debe Haber

1524 Equipo de oficina 3.500.000
2205 Bancos 3.500.000

Préstamos recibidos por la empresa

La empresa obtiene un préstamo del Banco de América por $ 35.000.000 y lo consigna

en la cuenta corriente.

Código Cuenta Debe Haber

1110 Bancos 35.000.000
Bancos Nacionales
2105 35.000.000
(pagares)
6. Abono de clientes

Un cliente abonó $ 400.000 a la deuda por la venta de mercancías a crédito y giró un

cheque a favor de la empresa.

Código Cuenta Debe Haber

1105 Caja 400.000
1305 Clientes 400.000

7. Se abona a un proveedor

La empresa gira cheque por $ 1.000.000 a un proveedor por concepto de abono a

deuda por mercancía.

Código Cuenta Debe Haber

2205 Nacionales 1.000.000
1110 Bancos 1.000.000

8. Gastos

La empresa gira un cheque por $ 900.000 por concepto de arrendamiento de oficina por
un mes.

Código Cuenta Debe Haber

5120 Arrendamientos 900.000
1110 Bancos 900.000

9. Gastos pagados por anticipado

La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondientes a tres meses de

honorarios anticipados.

Código Cuenta Debe Haber

Gastos pagados por
1705 300.000
anticipado
1110 Bancos 300.000
10. Ingresos

La empresa recibe consignación por $ 100.000 por concepto de arriendo del

parqueadero.

Código Cuenta Debe Haber

1110 Bancos 100.000
4220 Arrendamientos 100.000
 Referencias

 Coral, L. (2007). Contabilidad universitaria. (Sexta Edición). Bogotá, Colombia: Mc

Graw Hill.

 Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril.

 Decreto 1009. (1996, 21 de junio). Diario Oficial, 42814, 1996, 26 de junio.

 Decreto 1165. (1996, 28 de junio). Diario Oficial, 42824, 1996, 5 de julio.

 Decreto 2649. (1993, 29 de diciembre). Diario Oficial, 41156, 1993, 29 de diciembre.

 Díaz, H. (2008).Contabilidad general. (Segundo edición). México: Prentice Hall.

 Fierro, A. (2011). Contabilidad General. (Cuarta edición). Bogotá, Colombia: Eco

ediciones.

 Fotolia. (2004). Business accounting. Consultado el 20 de noviembre de 2013, en

http://co.fotolia.com/id/56710032

 Fotolia. (2004). Young businesswoman calculating stock market with rising graph i.
Consultado el 20 de noviembre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/58261179

 Fundación IASC. (2009). Material de formación sobre la NIIF para las PYMES.
Consultado el 20 de noviembre de 2013, en
http://www.ifrs.org/Documents/3_PresentaciondeEstadosFinancieros.pdf

 Universidad del Quindío. (s.f.). Ejercicios de aplicación. Consultado el 22 de

noviembre de 2013, en
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/trabajos/5/grupo1/dignory/paginas/ejerci
cios.htm

 Universidad del Quindío. (s.f.). Factura de ventas. Consultado el 20 noviembre de

2003, en
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/trabajos/5/grupo1/dignory/paginas/factur
a.htm
 Universidad Libre de Colombia. (2009). Soportes de contabilidad. Consultado el 20
noviembre de 2003, en
http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontaduria/estudie/Conta/Conta
Sopor.htm#ir3

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