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PERFIL DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL

PLANEACIÓN 1 2 3 4 JUSTIFICACIÓN
Tiene un enfoque reactivo, ya que, cae en el error de las mayorías empresas públicas
del país, toman decisiones después de que ocurre un evento. Es debilidad menor
porque tienen matrices que miden los riesgos, pero son enfocados a temas netamente
Enfoque X
financieros.

Además,

1. Tiene amplio alcance; no incluye montos monetarios, cifras, porcentajes,


Misión X
proporciones u objetivos.
2. Su extensión es menor a 250 palabras.
3. Es inspiradora.
4. Identifica la utilidad de los productos de una empresa.
5. Revela la responsabilidad social de la empresa.
6. Revela la responsabilidad ambiental de la empresa.
7. Toma en cuenta nueve componentes: clientes, productos o servicios,
mercados, tecnología, preocupación por la supervivencia/el crecimiento/la
rentabilidad, filosofía, autoconcepto, preocupación por la imagen pública,
preocupación por los empleados.
8. Es conciliatoria.
9. Es perdurable.

Visión X

Los objetivos de 472 son: medibles, ya que, se pueden determinar en forma objetiva
si se cumplieron o no. Son realistas, ya que, se pueden alcanzar. Son
Objetivos X comprensibles, porque son claros para los colaboradores de la empresa. Son
desafiantes, puesto que estimulan a la acción y son congruentes, ya que, da
respuestas a preguntas como ¿qué? ¿cuándo? Y ¿cuánto?
Metas X Las metas en su formulación dan respuestas a las tres preguntas que los objetivos
responden. Se tienen metas a corto, mediano y largo plazo donde representan el
desglose de los objetivos. Dentro de estas, están en función a la asignación de
recursos físicos, financieros, tecnológicos y de factor humano.
La estrategia de negocio de 472 está enfocado en ser líder de costos, ya que, se basa
en ofrecer servicios aceptables para los clientes y a un costo más bajo posible. A
través de una logística interna, marketing y operaciones aceptables y de calidad, con
Estrategia de Negocio X los estándares internacionales y nacionales. Sin embargo, al no tener un costeo de
ABC hace 2 años, este proceso y estrategia se está apenas consolidando y formado
en la entidad, lo que le imposibilita tener una efectividad en la estrategia afectando la
toma de decisiones de sus directivos.
Estrategias X 472 al ser la red postal del país tiene como obligación que sus servicios de
competitivas paquetería y envíos, lleguen a todo el territorio nacional, contando municipios, áreas
de difícil acceso, y territorios no municipalizados inclusive. Lo hace tener una
estrategia competitiva frente a sus competidores y está basado en el desarrollo del
mercado.
Las políticas de 472 permiten saber a sus colaboradores lo que se espera de ellos
dentro de la organización, aumentando la posibilidad de que las estrategias se
Políticas X ejecuten de manera exitosa. Estas permiten la coordinación entre las unidades
organizativas y reduce la cantidad de tiempo que los gerentes dedican a la toma de
decisiones.
Planes de La organización no cuenta con planes de contingencias en áreas que son el Core del
Contingencia X negocio.
Proceso Racional de Se establece a través de planes de acción donde se definen y diagnostican los
toma de decisiones X problemas, se establecen metas, se buscan algunas soluciones alternativas y se
gerenciales evalúan, se eligen las alternativas y se implementan. Aunque, no cuentan con un
seguimiento y controles fuertes.
Modelo de
racionalidad limitada X No hay un modelo de racionalidad limitada para la toma de decisiones.
para la toma de
decisiones
Proceso de Hay divergencias en la definición de algunos problemas entre áreas, hay
racionalidad de X divergencias en algunas metas y hay divergencias en sus soluciones.
decisiones gerenciales
políticas
ORGANIZACIÓN 1 2 3 4 JUSTIFICACIÓN
472 cuenta con una estructura funcional. La alta dirección debe asegurarse de que los
diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están
definidas y comunicadas dentro de la Entidad.”

La estructura apoya
las estrategias X

La definición de cargos en 472 están basadas en las necesidades que presenta cada
área. Están son soportadas por las normas técnicas de calidad ISO 9001 y
X NTCGP1000, donde es importante que el perfil este enfocado en sus habilidades,
Definición de cargos conocimientos, entre otros factores. También presenta que algunos cargos, están
regidas dentro de sus necesidades y son asesoradas por las Comisión Nacional del
Servicio Civil.
Equilibrio entre 472 en cada cargo tiene equilibrio entre autoridad y responsabilidad, como se
autoridad y X evidencia en el organigrama de estructura funcional.
responsabilidad
Principio de unidad de En la organización cada colaborador tiene un solo superior inmediato.
mando X
Principio de margen Se limita la cantidad de personas que reportan directamente a un administrador.
de control X

INTEGRACIÓN DE 1 2 3 4 JUSTIFICACIÓN
PERSONAL
Cuenta con un procedimiento aprobado y elaborado por la Dirección Nacional de
Reclutamiento X Talento Humano. Dentro del Sistema Integrado de Gestión esta aprobado este
procedimiento, donde establece claramente lo que se realiza en el proceso de
reclutamiento.
Cuenta con un procedimiento aprobado y elaborado por la Dirección Nacional de
Talento Humano. Dentro del Sistema Integrado de Gestión esta aprobado este
Selección X procedimiento, donde establece claramente lo que se realiza en el proceso de
selección. Además, este está basado en procesos de concurso por méritos para los
colaboradores de carrera administrativa.

Inducción X
Capacitación X

Evaluación del La evaluación de desempeño que se realiza mediante los lineamientos de la función
desempeño X pública y la CNSC. Sin embargo, a los contratistas no hay una evaluación definida
que mida el desempeño de los colaboradores por esta modalidad de contrato.
Compensación X 472 tiene establecido un procedimiento de compensación y promoción para sus
colaboradores, sin embargo, aplica únicamente para el personal de planta, dejando
de lado a los colaboradores por OPS
Promoción X 472 tiene establecido un procedimiento de compensación y promoción para sus
colaboradores, sin embargo, aplica únicamente para el personal de planta, dejando
de lado a los colaboradores por OPS

Desarrollo X

DIRECCIÓN 1 2 3 4 JUSTIFICACIÓN

Motivación X
Además, la entidad, trata de enfocarse en todas las necesidades que establece la
pirámide de maslow y la teoría Bifactorial.
El liderazgo que se enfoca 472 está basado en un poder legítimo, ya que, se basa
en la influencia que ejerce el cargo formal del líder en la jerarquía de la empresa. A
Liderazgo X través del Código de ética se espera que el liderazgo esté encaminado a un
liderazgo ético expresando todo sin el temor de represalias dentro de la entidad.
Además, la ley de transparencia en el estado está dentro de este código.
En la organización se trata de establecer una comunicación asertiva en cada área, y
esta se establece a través de una matriz de comunicación, que se socializa a todos
los colabores de la entidad. Esta focalizada en lo siguiente:

Comunicación X

El trabajo en equipo en 472 se basa de manera formal y estricta, enfocada de


acuerdo a su estructura organizativa. Es muy rígida, imposibilitando la
Trabajo en equipo multidisciplinareidad en los procesos, sesgando la creatividad y la innovación.
X

Cultura X
Organizacional

CONTROL 1 2 3 4 JUSTIFICACIÓN
472 posee controles preventivos y correctivos a través de oficinas de control interno
Modalidades de gestión y control interno disciplinario. Estos establecen planes de mejoramiento
generales de control X por cada hallazgo encontrado. El control esta establecido por medio de control
organizacional, que comprende las normas y los procedimientos formales para
prevenir o corregir las desviaciones que se presenten.
Fuentes de control El control esta establecido por medio de control organizacional, que comprende las
X normas y los procedimientos formales para prevenir o corregir las desviaciones que
se presenten.
Eficacia de los X Los controles tienen una eficacia basada en relación con las metas deseadas de 472
controles con sus objetivos que se desea lograr. Tiene una objetividad, integridad y
oportunidad.
Modelo de Control En 472 no hay modelo de control correctivo establecido, son vistos o tratados de
Correctivo X manera informal dentro de las funciones de oficinas asesoras como control interno
de gestión o la gestión de los riesgos.
Métodos primarios de Presenta métodos primarios de control como control de mercado, donde recopila y
control X evalua datos relacionados con las ventas, los precios, costos, y las utilidades, los
cuales sirven para orientar las decisiones y evaluar resultados. Aquí se trata el
reparto de utilidades, supervisión de los clientes, control financiero y análisis
financiero.
CAPACIDAD DE
PRODUCCIÓN, 1 2 3 4 JUSTIFIACIÓN
INVESTIGACIÓN Y
DESARROLLO
Pronóstico
sistemático sobre
demanda de
productos y/o
servicios
Análisis del ciclo de
vida de los productos
y/o servicios y
planeación de la
capacidad de
producción
Programación lineal
Planeación agregada
Programación de los
recursos. Método de
ruta crítica (CPM) y la
Técnica de evaluación
y revisión de
programas (PERT)
Ubicación de la planta
Distribución de
instalaciones
Diseño del lugar de
trabajo
Condiciones de
trabajo (iluminación,
ruido y condiciones
atmosféricas)
Análisis de procesos
Estudio de
movimientos
Estudio de tiempos
Administración de
materiales e inventario
Aseguramiento de la
Calidad
Productividad
CAPACIDAD
COMPETITIVA Y DE 1 2 3 4 JUSTIFICACIÓN
MERCADOS
En 472 se realiza anállisis de clientes donde se realiza examen y evaluación de las
necesidades, los deseos y las carencias de los consumidores, realizando encentasa
los clientes, análisis de la información al consumidor, evaluación de las estrategias
Análisis de clientes X de posicionamiento en el mercado, desarrollo de perfiles de clientes y diversas
determinaciones de estrategias óptimas para la segmentación del mercado, a tráves
de la oficina asesora de marketing.
Venta de productos La oficina Asesora de Marketing diseña estrategias de ventas de servicios a través
y/o servicios X de la publicidad, promoción de ventas, ventas voz a voz, venta personal por medio
de ejecutivo de ventas o asesores comerciales y por vía internet ofrecen los servicios
como por ejemplo casillero virtual.
Establecimiento de No está consolidada todavía el área de costos por lo que la fijación de los precios se
precios X ven afectados a la hora de desarrollar una estrategia de integración vertical hacia
adelante, sin embargo, se estar formando el grupo de costos que se articulen
directamente con las áreas de comercial y marketing.
Distribución X 472 a pesar de tener dentro su distribución almacenaje, canales de distribución,
cobertura de la distribución, ubicaciones de los sitios de venta, niveles y ubicación de
inventarios, líneas de transportación, no evalúan diversas formas de alcanzar sus
mercado objetivo.
Investigación de La oficina asesora de marketing cuenta con un departamento de investigación de
mercados X mercados, asesores multidisciplinarios que realizan investigación de mercados a
nivel nacional.
Análisis de La idea de un área de Costos es precisamente evaluar los costos, beneficiios y los
Oportunidades X riesgos relacionados con las decisiones de mercadotecnia. Una vez consolidada h
fortalecida esta área se podrán ver los beneficios sobre los análisis de
oportunidades.

CAPACIDAD 1 2 3 4 JUSTIFICACIÓN
FINANCIERA
Razón de Solvencia
Razón de Prueba
ácida
Razón del pasivo total
al activo total
Razón pasivo – capital
Razón pasivo a largo
plazo – capital
Razón de Cobertura
Rotación del
inventario
Rotación de activos
fijos
Rotación de activos
totales
Rotación de las
cuentas por cobrar
Período de cobro
promedio
Margen Bruto de
Utilidades
Margen de Utilidades
Operativas
Margen neto de
utilidades
Rendimiento sobre los
activos totales
Tasa de crecimiento
de las ventas
Tasa de crecimiento
de la Utilidad
PROPUESTA CADENA DE VALOR 472

Análisis Cadena de Valor

En la cadena de valor propuesta se identifican varios eslabones de la cadena de valor postal, asociados
fundamentalmente a los procesos productivos de los clientes de servicios postales por el uso de
documentos fiś icos.

Proceso de admisión.

En este segmento de la cadena de valor postal, los clientes entregan en los puntos de admisión del
operador postal sus piezas postales, los cuales son fundamentalmente de cuatro tipos, si bien su
denominación varia
́ de ciudad a ciudad:

Puntos de admisión del operador postal: Son oficinas fiś icas de propiedad del operador, con
funcionarios de la empresa. En estos puntos se lleva a cabo una clasificación primaria básica, donde
se separan los envió s locales, cercanos geográficamente, de otros tipos de envió s, para ser enviados
a los centros de clasificación correspondiente, dependiendo de la ruta de clasificación previamente
definida por el operador.

▪ Casilleros postales: Son buzones de propiedad de la empresa, que se encuentran en puntos de las
calles de las ciudades o centros urbanos.

▪ Agencias: Corresponden a locales de menor tamano ̃ , bajo modelos de tercerización, en los cuales se
́ bolos de la companĩ a
opera bajo el logo y sim ́ y, generalmente, con algunos sistemas de información y
equipos que facilitan la admisión de piezas postales.

▪ Concesiones. Estos son puntos en los que se admiten piezas postales del operador, pero en los
cuales se venden otro tipo de productos, pudiéndose ofrecer también servicios de otros operadores
postales.
Proceso de transporte.

A continuación, existe un proceso de transporte primario (o inicial) del punto de admisión hacia el centro
de clasificación, el cual puede ser de tipo terrestre, aéreo o a través de otros medios, dependiendo de la
ubicación del punto de transporte. El medio de transporte depende de la ubicación del punto de admisión
y sus niveles de acceso a medios de transporte, las distancias entre los dos puntos y las dificultades de
acceso, la ubicación del centro de clasificación y los medios de transporte disponibles. En el caso
colombiano, existen puntos que, por su lejania ́ o dificultad de acceso, deben ser transportados por
medios acuáticos básicos y otros medios aún más elementales bajo el concepto de transporte multi-
modal.

Ahora bien, el transporte troncal entre centros de clasificación depende de un conjunto de variables
particulares: ubicación de los centros de clasificación, volúmenes transportados, que hacen que un
operador por economia ́ s de escala.

Proceso de clasificación.

Las piezas postales fluyen entonces a centros de clasificación donde se discriminan las piezas postales,
utilizando procedimientos bien sea manuales o automáticos, dependiendo de los volúmenes que maneje
el operador. Inicialmente, dichas piezas se clasifican en los centros de clasificación en dos grupos:

Piezas cuya entrega tendrá lugar dentro del área de influencia del centro de clasificación, para las cuales
se surte un proceso detallado definiendo la zona postal en que se entregará o el centro de distribución
que organizará la entrega final de la pieza postal.

Piezas postales con destino a otro centro de clasificación, con un área de influencia diferente al centro
que realiza la clasificación de dichos objetos postales.

Existen esquemas de transporte y clasificación de piezas dependiendo del sistema de operación y de la


red de encaminamiento.

Sistemas de clasificación centralizados (centralized hubs3): La totalidad de las piezas postales se envia ́ n
a uno o dos centros de clasificación, donde la totalidad del correo se clasifica para su transporte y
distribución final. El esquema se justifica en la medida en que los volúmenes de piezas postales son tan
elevados que los menores costos de clasificación automática compensan los costos adicionales de
transporte. Para lograr eficiencias y ganancias bajo este esquema, se debe operar con volúmenes que
permitan altas economia ́ s de escala que justifiquen la centralización del proceso de clasificación.

▪ Sistemas de clasificación descentralizados: Es el sistema más común en Colombia y corresponde a las


redes tradicionales de correo con bajos volúmenes de piezas postales o sin la existencia de sistemas
automatizados de clasificación.

Proceso de transporte troncal.

En este proceso se transportan las piezas postales entre los centros de clasificación. Generalmente, se
utilizan medios de transporte aéreo, aunque se acostumbra también tener rutas terrestres que
transportan correspondencia entre centros de clasificación. La periodicidad y el medio de transporte
dependen de los volúmenes transportados, la red de enrutamiento definida por el operador, el tipo de
envio ́ (normal o expreso) y los tiempos de entrega pactados con los clientes.
Nótese que la red de encaminamiento definida por el operador termina definiendo las caracteriś ticas
particulares y los costos de los procesos de transporte y de clasificación y, en últimas, el esquema de
operación del operador postal.

Proceso de distribución y entrega.

Una vez clasificadas las piezas postales, estas surten el proceso de distribución y entrega. En este
proceso existen varios subprocesos que tienen lugar dentro de la cadena de valor postal:

▪ Transporte del centro de clasificación al punto de distribución: Las piezas postales se transportan hasta
los puntos de distribución. Teniendo en cuenta que el transporte del centro de clasificación al punto de
distribución implica generalmente distancias más cortas, dichos costos se suelen tomar como parte del
proceso de distribución y entrega.

▪ Distribución: Las piezas postales se enrutan hacia puntos de distribución, donde se lleva a cabo su
arreglo, alistamiento, clasificación e identificación, dependiendo de las rutas de distribución que haya
definido el operador postal. Es frecuente que, dependiendo de los volúmenes a ser entregados, existan
centros de distribución particulares donde estas actividades tienen lugar. Dependiendo de los
volúmenes, también es frecuente que desde los centros de clasificación se ordenen y clasifiquen
previamente las piezas postales, las rutas de entrega y aún se asignen los carteros o mensajeros que
entregarán las piezas postales en su destino final.

2
3
4
1 Debilidad mayor.
2 Debilidad menor.
3 Fortaleza menor.
4. Fortaleza mayor.