Alamacenes PDF

Capacitación para
la EPSA Boliviana
No. 42
Almacenes
Autor: Egr. Freddy E. Guzmán Velásquez
Abril, 2003
La Paz - Bolivia
Administración
s i s t e m a m o d u l a r d e c a p a c i t a c i ó n
Financiera
Módulo Nº 42 – Almacenes en EPSAs
PREFACIO
Proporcionar herramientas operativas sencillas y ágiles que faciliten el manejo de los
sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios
de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el
fortalecimiento y la consolidación especialmente de las pequeñas y medianas
empresas de servicio en el país. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley
No. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.
En el marco de sus servicios de capacitación, el SAS quiere dar a conocer guías
prácticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestión de las entidades
prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo pretende crear
determinados conocimientos y competencias transversales mínimas que deberían
existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta
iniciativa puede contribuir a la reducción de los consabidos efectos de los deficientes
servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman
parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.
El presente documento es uno de los textos didácticos de la serie de módulos de
capacitación del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma
de presentación representa una innovación didáctica en el sector saneamiento básico
en el país; todos los módulos corresponderán a un mismo concepto didáctico y a un
estilo uniforme de diagramación.
Deseamos que éste como todos los textos didácticos por publicar enriquezcan a
capacitandos y docentes, sea en la situación del curso como en el estudio individual.
Ing. Ronny Vega Márquez Lic. Michael Rosenauer

Gerente General Coordinador del Programa de Agua
ANESAPA Potable y Alcantarillado Sanitario
en Pequeñas y Medianas Ciudades
PROAPAC - GTZ
42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

ÍNDICE GENERAL
Pág.
PREFACIO 2
SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS 5
INTRODUCCION 6
1. ORGANIZACIÓN DE ALMACENES 8
1.1 ¿Qué es un almacén? 8
1.2 La administración de almacenes 9
1.3 Estructura organizativa 11
1.3.1 Estructura funcional micro 11
1.3.2 Estructura funcional macro 13
1.3.3 Organización de cargos 15
1.4 Relación con otros sistemas operativos de la EPSA 20
1.4.1 Relaciones internas 23
1.4.2 Relaciones externas 24
2. NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES 26
3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE 30
3.1 Ubicación geográfica de los almacenes 30
3.2 Manejo de materiales en almacén 31
3.2.1 Organización del espacio 32
3.2.2 Medios y técnicas de almacenaje 35
3.3 Movimientos de materiales 39
4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS DE LA UNIDAD DE
ALMACENES 43
4.1 Control de almacenes 43
4.1.1 Formularios 44
4.1.2 Retiro de materiales del almacén 45
4.1.3 Ingreso de materiales 45
4.2 Recepción de materiales 47
4.2.1 Recepción de materiales de origen externo 49
4.2.2 Recepción de materiales de origen interno 50
4.3 Almacenamiento y resguardo de materiales 51
4.4 Normas de almacenamiento 52
4.4.1 Rotación de los materiales 53
4.4.2 Volumen y peso del material 54
4.4.3 Orden de entrada / salida 54
4.4.4 Similitud de materiales 57
4.4.5 Valor del material 57
4.5 Catalogación de los materiales 58
4.6 Entrega de materiales y actualización del kárdex 61
5. GESTION DE EXISTENCIAS 66
5.1 Necesidad de stock de materiales 67
5.2 Una buena administración de materiales 68
5.2.1 Niveles de stocks 69
5.2.2 Materiales justo a tiempo 73
5.3 Métodos de previsión de materiales 73
SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 3 de 148

5.3.1 Clasificación de los métodos de previsión 74

5.3.2 Las series temporales 77
5.3.3 Horizonte de proyección 84
5.4 Costo y niveles de almacenaje 84
5.4.1 Costos de almacenaje 85
5.4.2 Cálculo de colchones de seguridad 87
5.5 Políticas básicas en la administración de almacenes en las EPSAs 89
5.5.1 Políticas organizativas 89
5.5.2 Políticas administrativas 90
5.5.3 Políticas de administración de personal 92
6. CONTABILIZACION DE MATERIALES 94
6.1 Control e inventario de materiales 94
6.2 Procedimientos administrativos para el inventario 96
6.2.1 Instrucciones para el registro de información 97
6.2.2 Instrucciones para el cierre de las tarjetas de existencia 98
6.2.3 Consideraciones finales 99
ANEXO 101
Anexo 1: Formato de Planificación del Módulo (FPM) 102
Anexo 2: Normas legales y otras que rigen las actividades
administrativa-financieras de las EPSAs 104
Anexo 3: Modelo de formulario de solicitud de compra de materiales 107
Anexo 4: Modelo de formulario de ingreso de materiales a almacenes 108
Anexo 5: Modelo de formulario para pedido de materiales 109
Anexo 6: Modelo de vale de salida de materiales de almacén 110
Anexo 7: Modelo de resumen diario de salidas de materiales de
almacenes 111
Anexo 8: Modelo de tarjeta de existencias 112
Anexo 9: Modelo de kardex valorado de existencia de materiales 113
Anexo 10: Modelo de planilla de inventarios almacén central 114
Anexo 11: Modelo de formulario de transferencia de materiales 115
Anexo 12: Sistemas, técnicas y medios de almacenamiento 116
Anexo 13: Ejercicios de administración de almacenes 134
a) Ejercicios 134
b) Soluciones 137
Anexo 14: Glosario 142
Anexo 15: Bibliografía 146
Pág. 4 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS

ALC Alcantarillado
ANESAPA Asociación Nacional de empresas e Instituciones de Servicio de Agua
Potable y Alcantarillado
AP Agua potable
Art. artículo (de una norma legal)
cap. capítulo (del Texto Técnico en el presente documento)
CT Comisión Técnica
D.S. Decreto Supremo
EPSA Entidad Prestadora de Servicios de Agua y Alcantarillado Sanitario
(antiguamente EPS)
Fig. Figura
FPM Formato de Planificación de Módulos
FT Fuerza de Tarea
GTZ Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit mbH (Cooperación
técnica alemana)
L.A. Lote de abastecimiento
MVSB Ministerio de Vivienda y Servicios Básicos
O&M operación y mantenimiento
párr. párrafo (de una sección del presente documento)
P.R. Punto de reposición
R.M. Resolución Ministerial
RR.HH. Recursos Humanos
R.S. Resolución Secretarial
SB saneamiento básico
SAS Dirección de Servicios de Capacitación y Asistencia Técnica de ANESAPA
(Servicios de Apoyo a la Sostenibilidad en Saneamiento Básico)
SISAB Superintendencia Sectorial de Saneamiento Básico
VSB Viceministerio de Servicios Básicos
***

INTRODUCCION
Este texto está orientado a capacitar a los responsables administrativos de los
servicios de AP y ALC-S (EPSAs) con la finalidad de mejorar la capacidad
administrativa de las entidades prestadoras de servicios. El texto es además una
herramienta de consulta que permite tener una clara concepción de la Administración
de Almacenes, los principios que se deben considerar para su ejecución adecuada en
estas entidades empresariales.
En muchas empresas la Administración de Almacenes ha sido relegada a un segundo
plano de importancia, lo que ha causado problemas en la operacionalidad de la
empresa (administración, operación, mantenimiento y obras), debido a mal manejo y
control de los materiales que requiere para el buen desempeño de su gestión.
El administrador de la empresa deberá estar atento para propiciar el equilibrio sensato,
dotando a las áreas finales y a las áreas intermedias de una estructura mínima
necesaria, con el objetivo de que cada una cumpla adecuadamente las funciones
propuestas. En ese contexto la Administración de Almacenes deberá ser tecnificada,
adecuadamente capacitada y su responsable deberá estar imbuido de la importancia
de su función y de su espacio en el ámbito de las actividades que debe cumplir.
Los objetivos del texto son esencialmente: dotar a estas entidades empresariales de
servicios de AP y ALC-S, de un instrumento que contribuya a una adecuada
organización y administración de los almacenes. Este manual es aplicable a todas
los tipos de EPSAs, pero cada cual debe adecuar los métodos y procedimientos a las
características y condiciones de su empresa.
El texto estará dirigido principalmente a:
• los directores, gerentes o administradores de las EPSAs pequeñas
• directores o gerentes de las diferentes áreas funcionales de las EPSAs
• jefes de departamentos de la EPSA,
• los encargados y operarios de almacenes
y, en un segundo plano, a:
• contadores, abogados y auditores
El perfil deseable del participante en este curso implica como formación mínima
necesaria el bachillerato.
Los contenidos del presente módulo están estructurados de la siguiente manera:
En el cap. 1 revisa los conceptos básicos de almacenes, sus generalidades, los
objetivos y funciones generales y los principios de su organización interna. El cap. 2
explica las relaciones que establece con otros sistemas y subsistemas dentro y fuera
de la EPSA y las normas y marco legal que sustenta este proceso. El cap. 3 aborda
los aspectos físicos de la organización de los almacenes, la localización de
materiales, las técnicas de almacenaje y el movimiento de materiales. Por su parte,
el cap. 4 se refiere a los procesos administrativos que se realizan en el almacén, los
procedimientos de control, normas de almacenamiento, ingreso, recepción y salida,
el control de existencias y su catalogación. El cap. 5 recoge los elementos
fundamentales relacionados con la gestión de existencias en el almacén, los niveles
de stock, los métodos de previsión de materiales y las políticas relacionadas con la

administración de almacenes. Concluye el texto con el cap. 6 en el cual se abordan

los aspectos del inventario del almacén y los procedimientos para su realización.
Los anexos que acompañan este texto complementan la información necesaria para
ayudar a la mejor comprensión del tema y contiene los formularios principales para
ejecutar los movimientos de materiales del almacén. Finalmente el glosario y la
bibliografía serán útiles como instrumentos de orientación terminológica y
profundización durante toda la lectura y estudio del tema.
La definición de contenidos de capacitación y la elaboración del presente módulo, es
necesariamente un proceso dinámico; la práctica de la capacitación y el trabajo en
las entidades permitirán que esta primera edición pueda ser retroalimentada y
actualizada con esas experiencias y por los diferentes actores que intervienen con
algún grado de competencia dentro del sector. Invitamos entonces a todos los
usuarios del texto a hacernos llegar sus comentarios y observaciones al e-mail
sistema.modular@proapac.org.
No queremos terminar esta introducción sin expresar nuestro agradecimiento a los
integrantes de la CT4 quienes han aportado las bases curriculares, el enfoque
sistémico del área administrativa-financiera y la recopilación de normas legales
pertinentes, al Dr. Ricardo Batista Moliner, lector del presente texto quien lo sometió
a una profunda y amplia revisión, al Lic. Thomas M. Sonntag, Coordinador del
Sistema Modular, quien aportó relevantes sugerencias, y finalmente a la Lic. Janett
Ferrel Díaz por su prolija revisión de la edición técnica del documento.
Egr. Freddy Guzmán Velásquez Dr. Ricardo Batista Moliner

Autor Lector
Fuerza de Tarea 4

Cap. 1. ORGANIZACIÓN DE ALMACENES
LA ADMINISTRACION DE ALMACENES
EN EPSAS
1. ORGANIZACIÓN DE ALMACENES
1.1 ¿Qué es un almacén?

(1) Un almacén es un ambiente o local específico en el
que se depositan objetos o materiales de cualquier especie
(materia prima, productos semiacabados y acabados; a granel o
en piezas), los cuales serán destinados al uso de una entidad
económica o institución social.
(2) El almacén de una empresa es por tanto la unidad física Concepto
encargada de recepcionar y conservar organizadamente
todo género de productos o materiales de la empresa, ya sean
insumos, herramientas, equipos, mercancías y otros que la
misma requiere para desempeñar sus actividades Í ¡Ojo!: En algunas
específicas según el tipo de entidad empresarial. Estos regiones, un almacén es
materiales son mantenidos en las condiciones en que nada más (ni nada menos)
fueron recibidos, sin considerar contablemente su que la tienda de abarrotes
depreciación, en forma ordenada y bajo riguroso a la vuelta de la esquina!
control físico y financiero.
(3) Los almacenes deben cumplir las siguientes condiciones:
a) En cada entidad se organizará el número necesario de
almacenes, en función del volumen, la cantidad y del
movimiento de materiales susceptibles de almacenamiento.
b) Si fuera necesario, la entidad creará sub-almacenes (ver
Fig. 6 más adelante).
c) Los almacenes y sub-almacenes deberán estar
especialmente diseñados y habilitados para facilitar el
ingreso y recepción de materiales, procurar condiciones de
seguridad, armonizar la asignación de espacios según las
características de los mismos, simplificar sus operaciones,
facilitar la manipulación y el transporte.
d) En función del volumen, complejidad y características
técnicas de los materiales que se administra, un almacén
deberá contar con personal operativo calificado.
(4) Las empresas que nos interesan en el contexto del
presente Módulo de Capacitación, las EPSAs, también necesitan
almacenar; de principio bajo los mismos conceptos generales
vertidos arriba, pero con unas cuantas particularidades:
• La EPSA produce dos productos:

Módulo No 42 – Almacenes en EPSAs
Materia prima procesamiento Producto acabado Materiales almacenados

Agua natural cruda → Agua potable (AP) por la EPSA
Aguas servidas (AS) → Aguas servidas (AS)
crudas tratadas
Son susceptibles de almacenamiento el agua natural cruda,

el agua de lavado (producto semiacabado) y el AP. La EPSA no
suele “almacenar” AS, por más que las retenga y estanque p.ej.
en lagunas de oxidación, porque es solo para fines del proceso de
depuración.
El almacenaje del producto acabado listo para distribución, el AP,
se hace en reservorios o tanques que vienen a ser unos almacenes
sui generis, dada la naturaleza líquida del producto. Entonces
podemos diferenciar entre
• almacenes que albergan los insumos, mayormente piezas,
para la producción de las aguas y la prestación de los
servicios de abastecimiento y recolección, y
• “almacenes” de agua a granel, con una altísima Í Por mucho se diferencien de
la “imagen” que habitualmente
rotación de stocks.
tenemos de un almacén, éstos
Estos últimos no son objeto del presente texto. también son almacenes.
1.2 La administración de almacenes

(5) Aparte de ser un ambiente o local físico, el almacén
corresponde además a una unidad operativa del Área
Administrativa Financiera de una empresa que pertenece al grupo
de los subsistemas de Gestión de Bienes y Servicios, subordinada
al gerente de esta Área y vinculado al resto de los subsistemas de
la misma, según se verá más adelante (ver Fig. 4).
(6) La administración de almacenes es la función
administrativa de la empresa que comprende actividades y
procedimientos relativos al ingreso, registro,
almacenamiento, distribución, medidas de salvaguarda y
control de los bienes materiales de consumo en una entidad
pública o privada.
(7) La administración de almacenes tiene por objetivo Objetivos
general optimizar la:
• disponibilidad de materiales de consumo e insumo,
• el control de sus operaciones y
• la minimización de los costos de almacenamiento.
(8) La administración de almacenes a través de su gestión en
la empresa, tendrá como objetivos específicos:

a) reflejar con fidelidad los stocks físicos en tiempo real

b) registrar y recopilar la información de los consumos, demanda
reducida y consumo estacional
c) apoyar las actividades de planeamiento de materiales.
(9) El subsistema de Almacenes tiene como unidad central el
almacén y dentro de él se desarrolla todo el proceso de
administración de almacenes. Sus funciones básicas son: Funciones
recibir, mantener, almacenar, controlar y expedir
materiales.
(10) La administración de almacenes es el eslabón de unión
de los subsistemas de Gestión de Bienes y Servicios con los
usuarios internos de la empresa, en el abastecimiento
adecuado de materiales en las cantidades, tiempos y lugares
requeridos. Considerando que la función de suministro de
materiales representa una actividad de apoyo, un servicio
interno, y que la falta de atención a las solicitudes de las
unidades usuarias podrá provocar atrasos en la ejecución de los
quehaceres de la empresa y hasta interrupciones en la
producción y distribución de sus productos y en la prestación de
sus servicios, el sub-área de Almacenes debe tener su propia
estructura funcionar eficazmente, dirigiendo su misión a los
clientes internos en el sentido de identificar y prever sus
necesidades.
(11) Los movimientos de materiales deben estar siempre
sustentados por documentos apropiados para posibilitar los
correspondientes registros contables, su control físico y
financiero. Por tanto, la administración de almacenes, tiene las
siguientes funciones específicas:
a) recibir y verificar cualitativa y cuantitativamente los materiales
(movimientos de entrada)
b) mantener adecuadamente la custodia de los materiales bajo
su responsabilidad; buscando mejorar y perfeccionar
constante de los métodos y técnicas de almacenamiento.
c) controlar la existencia física de los materiales,
confrontando periódicamente su existencia, con los registros
contables
d) atender las necesidades de los usuarios de manera adecuada
y oportuna (movimientos de salida)
e) efectuar oportunamente la transferencia física de materiales
a otros sub-almacenes, cuando corresponda
f) registrar de forma sistemática los movimientos
(ocurrencias) de entrada, salida y transferencia de los
materiales, en fichas o en un sistema específico; respaldado

siempre por documentación administrativa pertinente y

apropiada.
(12) Un almacén debe tener un sólo
responsable de su administración. La Í Lamentablemente, no siempre
capacitación, motivación y concientización del se logra evitar que “algún
personal” crea que puede disponer
personal que actúan en el subsistema de
libremente de los “algunos”
almacenes deben ser permanentes, con el materiales almacenados.
propósito de mantener un constante
perfeccionamiento de los servicios prestados.
1.3 Estructura organizativa

(13) La estructura organizativa de los almacenes, dependiendo
de la magnitud de la empresa, tiene dos niveles:
• uno micro que implica la definición de sus actividades básicas
de funcionamiento, y
• otro macro que consiste en el establecimiento de actividades
de coordinación y control adicionales.
1.3.1 Estructura funcional micro

(14) Cualquier sistema, independientemente de su complejidad; Organización interna
necesita de una estructura organizacional interna
previamente definida, de tal manera que se puedan obtener los
mejores beneficios de su existencia y actuación. La organización
de almacenes exige una estructura que establezca nítidamente
sus actividades operativas internas, independientemente del
número de personas que actúe en el proceso. En un almacén
pequeño, una sola persona puede asumir todas las funciones a
realizar dentro del almacén.
(15) De un modo genérico, podemos desglosar las funciones
de los almacenes de la siguiente manera (Ver Fig. 1):

ALMACEN
CONTABILIDAD
APOYO
ALMACENAJE DE STOCK / EXPEDICIÓN RECEPCIÓN
ADMINISTRATIVO
CONTROL
Fig. 1: Organización funcional micro del almacén
(16) El almacenaje es una sub-función esencial dentro del

almacén, bajo la cual se ejecutan las operaciones de manipuleo
de materiales dirigidas a mantener adecuadamente la custodia
de los materiales, bajo lineamientos técnicos y buscando la
mejora y perfeccionamiento constante de los métodos de
almacenamiento.
(17) El área de almacenaje solamente efectúa el
almacenamiento definitivo de los materiales, después de la
verificación de la Nota Remisión y certificado de recibo por el
área de Recepción / Expedición, así como solamente separa
los materiales para envío al área de Recepción / Expedición
después de la emisión del documento por la unidad
solicitante.
(18) La contabilidad de stock / control es la sub- Í Es aquí, precisamente
función que permite registrar de forma sistemática los donde se enlaza este
movimientos (ocurrencias de entrada y salida) de los subsistema con el área
materiales, en fichas o en un sistema específico, contable del sistema
administrativo-financiero.
respaldado siempre por documentación legal y apropiada.
(19) El área de contabilidad de stock controla y registra los
movimientos de materiales después de la verificación de
ingreso y salida efectuados por el área de recepción y
expedición. Esta área solamente emite la Nota de Transferencia
(ver Anexo 11), de aquellos materiales que han sido
transferidos del almacén central a un sub-almacén.
(20) La expedición y recepción de materiales consiste en
dos funciones opuestas que tienen relación entre sí:
• una es el despacho de materiales para atender las
necesidades de los usuarios internos de manera adecuada y
oportuna

• la otra la recepción y verificación cualitativa y cuantitativa

de materiales, de acuerdo a solicitudes de compra
original.
(21) El área de expedición solamente entrega el Í ¡Cuidado! Este puede ser
material después de verificar el stock disponible de un momento de errores o
acuerdo a la Solicitud de Materiales expedido por la una oportunidad para
unidad solicitante. Por su parte el área de recepción cometer violaciones en el
solamente recibe el material después de verificar la manejo de materiales.
Nota de Remisión del proveedor con el Pedido de Compra,
emitida por el subsistema de Adquisiciones.
(22) El apoyo administrativo incluye el resto de las
operaciones del almacén, facilitando el control de la existencia
física de los materiales, confrontándolo periódicamente con los
registros contables. El área de apoyo administrativo es la
encargada de realizar el archivo de los documentos de ingreso y
salida de materiales en forma ordenada, para fines de control
posterior.
(23) En el desarrollo de las actividades propias de almacenes,
es necesario establecer comunicaciones internas adecuadas
que faciliten los mecanismos de control y/o revisión; aspecto éste
que es necesario para impedir la actuación arbitraria de cualquier
subsector. Todos los funcionarios que integran la unidad de
almacenes, en correspondencia con sus funciones específicas,
trabajan interrelacionadamente para permitir un funcionamiento
ágil y fluido de todo el subsistema.
1.3.2 Estructura funcional macro

(24) La estructura ideal para el funcionamiento del
almacén, será aquella que permita el flujo adecuado de
información entre las unidades que posean acción de decisión
y ejecución; sobre todo que favorezca su operación y
garantice la coordinación entre los diferentes sistemas de la
empresa.
(25) Sobre todo en una empresa de gran tamaño, la Organización externa
administración de almacenes debe estar debidamente
organizada, para llevar un adecuado control de sus
inventarios, ya que éstos representan una parte importante
de las propiedades y bienes que posee la entidad. Una
posible organización general de los almacenes se ilustra en la
Fig. 2.

ADMINISTRATIVO
LOGÍSTICA
ADMINISTRACIÓN
DE SUMINISTROS
CODIFICACIÓN Y
INVENTARIO
ESPECIFICACIÓN
PLANEAMIENTO DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN

MATERIALES DE ALMACENES DE COMPRAS
ANÁLISIS
DISTRIBUCIÓN
ALMACÉN SUB ALMACÉN SUB ALMACÉN

REGIONAL REGIONAL
CENTRAL -A- -B-
Fig. 2: Organización funcional macro del almacén
(26) La administración de suministros expresa que el

almacén es el responsable de todos los bienes materiales
depositados en él. Por tanto deberá ejercer todas las actividades
de conservación, custodia, limpieza, organización, distribución y
control de los materiales.
(27) La codificación y especificación es la función que
permite designar los grupos contables por agrupaciones
significativas de material, abriéndose si es necesario grupos y
subgrupos de material con características similares, asignando un
código a cada ítem según corresponda.
(28) El inventario es el proceso de control y registro Í inventario: del latín
de existencias en el almacén, es decir el recuento de los inventarium. Asiento de los
materiales en el lugar donde se encuentren bienes y demás cosas
pertenecientes a una
almacenados. Aunque se confiera la mayor exactitud y
persona o comunidad, hecho
corrección a las anotaciones contables, puede ocurrir que con orden y precisión.
los valores reflejados en los libros discrepen con el stock

físico del material. Con el objeto de evitar discrepancias, se

realizará un cotejo de los saldos contables y el inventario físico.
(29) El planeamiento de materiales es una actividad que
constituye sin duda uno de los puntos más complejos e
importantes de la administración de almacenes, dado que realiza
un balance global de la disponibilidad de materiales de la
empresa y determina las necesidades para su adquisición y que
posteriormente van a ser consumidos en un proceso de
producción o funcionamiento, de acuerdo a un Plan Operativo
Anual, implementando un cronograma de compras.
(30) La administración de compras o adquisiciones tiene su
origen en la necesidad de gestionar todas las adquisiciones de
materiales de la empresa, trabajos tales como la elección del
proveedor adecuado en función a las cotizaciones de precios,
calidad de los artículos, tiempo de entrega y transporte de los
productos, generando ordenes de compra con la oportunidad y
tiempos adecuados.
(31) La administración de almacén es la recepción y Í Bueno, resulta obvio
almacenaje de los materiales, su control físico, el registro, que se trata de la función
su custodia y la obligación de realizar recuentos físicos central y decisiva que le da
sentido a esta actividad en
rotativos, como algunas de las responsabilidades que
cualquier empresa.
recaen en el almacén.
(32) El análisis de distribución es la función que determina la
cantidad de materiales consumidos, la valoración de las existencias,
la distancia de las unidades de producción o funcionamiento que
requieran el material, sugiriendo en forma permanente la
transferencia de materiales del almacén central a sub-almacenes o
almacenes regionales, de tal manera que no se interrumpa el
proceso de funcionamiento y producción de la empresa.
(33) Esta organización funcional macro no implica la
obligatoriedad de asignar responsables para cada sector dentro
de la estructura organizativa del almacén, tan sólo tiene como
objetivo ayudar a planificar y delinear con nitidez las funciones
necesarias para un desempeño eficaz.
1.3.3 Organización de cargos

(34) Como ya hemos dicho, la administración de almacenes a
través de su gestión en la empresa, tendrá como objetivo
básico reflejar fielmente los stocks físicos en tiempo real,
registrar y recopilar la información de los consumos, demanda
reprimida y consumo estacional, con el objetivo de apoyar las
actividades de planeamiento de materiales.

(35) Dependiendo orgánica y funcionalmente del Área Estructura jerárquica

Administrativa Financiera de la EPSA, el Subsistema de Almacenes
contempla una relación de autoridad vertical, es decir se
subordina a la máxima autoridad de esta Área. Para desarrollar la
gestión de este subsistema, se debe disponer de una Unidad de
Almacenes que cuenta con una estructura de cargos que le
permite cumplir sus objetivos. Un organigrama adecuado para
una empresa mediana se presenta como sigue: (Ver Fig. 3)
JEFE DE ALMACENES
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DE ENCARGADO DE ENCARGADO

ALMACENAJE SUMINISTROS BODEGAS
AYUDANTE
BODEGA
Fig. 3: Organigrama de una Unidad de Almacenes (ejemplo)
(36) La cantidad de empleados estará Í No como sucede en algunas

condicionada y será directamente proporcional al empresas que tienen empleados en
volumen de servicios demandado al subsistema. almacenes dándose cabezazos, de
Siguiendo el anterior ejemplo, la distribución tantos que son y tan poco que
de funciones por cargo podría ser la que se necesitan; en otras por el contrario
detalla a continuación. Lo importante es que los no alcanzan los que tienen.
cargos y las respectivas funciones queden
claramente definidas y establecidas en el correspondiente
Manual de la empresa.
(37) El Jefe de Almacenes es la máxima autoridad de esta El Jefe de almacén
Unidad, para lo cual se recomienda que posea un grado de
instrucción universitario o técnico superior. Sus tareas
principales son:
a) asegurar que los almacenes sean administrados dentro de
las normas, con principio de economía y preservación
de los materiales

b) garantizar que los movimientos de materiales sean

debidamente sustentados por documentos contables, según
las normas de la empresa y normas legales en vigencia
c) coordinar y supervisar las actividades de recepción,
almacenaje y distribución de materiales de gasto e
inversión a las unidades internas de la empresa
d) coordinar los estudios de análisis de los consumos y
tendencias de los stocks en el almacén central y en los
sub-almacenes
e) desarrollar estudios sobre almacenaje y de logística de
distribución, con miras a la optimización de recursos,
garantizando el abastecimiento de materiales demandados
por la empresa
f) analizar y establecer parámetros de abastecimiento,
definiendo punto de reposición (P.R.) y lote de abastecimiento
(L.A.) en función de los consumos registrados y características
de los almacenes que serán abastecidos
g) ejecutar estudios de viabilidad de exclusión o Í Tampoco se trata de
implantación de nuevos sub-almacenes hacer muchos estudios o
investigaciones sofisticadas
h) administrar los contratos de provisión de o superacadémicas, solo
materiales entre la EPSA y terceros, en lo ajustarse a la realidad y
referente a avance físico / financiero, aplicación de necesidades de la empresa.
cláusulas, desempeño de los proveedores, etc.
i) coordinar y supervisar los RR.HH. y materiales específicos
disponibles en el área, según el tipo de área a la que
pertenecen.
(38) El Encargado de Almacenaje es el responsable Encargado de almacén
principal del almacenaje y distribución de materiales dentro
del almacén. El grado de instrucción recomendable para este
cargo debe ser universitario o técnico superior. Sus tareas
principales son:
a) supervisar las actividades de ingreso de materiales,
almacenaje y distribución de materiales
b) realizar visitas periódicas de inspección a los almacenes
centrales y operacionales para seguimiento de las
actividades, orientación y divulgación de los procedimientos
administrativos vigentes
c) coordinar los servicios de reciclaje de materiales morosos,
obsoletos y sin movimiento en los almacenes de la empresa,
optimizando y minimizando sus stocks
d) elaborar informes de los movimientos de materiales y
efectuar estudios de los consumos

e) acompañar y aplicar los controles físicos y financieros

de los almacenes
f) desarrollar estudios referentes a
• los consumos promedio mensual (o en el semestre y año)
• parámetros para implantación, alteración o
mantenimiento de los puntos de reposición (P.R.) y lote
de abastecimiento (L.A.)
• la mejora en los controles internos, en la distribución, en
el almacenaje y en layout de los stocks regulares de la
empresa
g) aportar criterios a la planificación presupuestaria, a
partir de las necesidades históricas de materiales
demandados por la empresa, basados en los movimientos
registrados en los controles de los almacenes
h) coordinar las actividades inherentes a los registros
contables de todas las salidas y entradas de materiales
ocurridas en los almacenes.
(39) El Encargado de Suministros es el responsable de la Encargado de suministros
recepción y despacho de materiales. Debe tener al menos un
grado de instrucción de técnico superior. Sus tareas principales:
a) actuar en el área de recepción de materiales, efectuando
la revisión cuantitativa y cualitativa
b) efectuar los controles físicos y financieros de los
materiales existentes en los stocks.
c) elaborar los informes referentes a los movimientos
físicos y financieros de los materiales en los almacenes
d) basados en el registro histórico de los movimientos y
consumos de los materiales en la empresa, hacer la
programación de abastecimiento de los almacenes.
e) realizar investigaciones y análisis de materiales Í Tampoco se tiene que
similares, excedentes o sin movimiento, con dedicar a hacer informes y
miras a la optimización de los stocks de la análisis innecesarios, solo
empresa debe garantizar que la
empresa tenga los materiales
f) generar las transferencias de materiales requeridos en tiempo y forma.
necesarias para la reposición de los stocks de los
almacenes y depósitos subordinados en la cadena de
suministro
g) ejecutar los ajustes necesarios (inclusión-exclusión-alteración)
en los parámetros de suministros de los almacenes, para
el correcto abastecimiento dentro del P.R. y L.A.

h) efectuar el levantamiento de la demanda de materiales

en la empresa para ser comprendidos en el proceso de
compra de acuerdo al POA y el Presupuesto.
(40) El Auxiliar Administrativo de almacenes está a
cargo del apoyo administrativo a la gestión del almacén. El
grado de formación debe ser secundaria o técnico medio. Sus
tareas principales son:
a) ejecutar los servicios generales de oficina comprendidos
como: archivos, clasificación de documentos,
atención telefónica y personal, servicios de transcripción
y controles administrativos diversos
b) hacer el seguimiento contable de la recepción,
almacenaje y expedición de materiales, haciendo la
correspondiente revisión cualitativa y cuantitativa
c) efectuar las actividades de asientos contables de Í Significa que este
entradas y salidas de materiales, así como la elaboración personal debe tener
de los registros financieros de los almacenes, emisión y también una mínima
revisión de documentos preparación contable.
d) apoyar las actividades de almacenaje y control de los

materiales mantenidos en los stocks.
e) participar activamente en todas las demás actividades
administrativas del Subsistema de Almacenes.
(41) El Encargado Bodeguero es el responsable de Encargado bodeguero
administrar la bodega. Su grado de formación recomendable es
secundaria o técnico medio. En conjunto con el equipo a su
cargo, las tareas principales de este funcionario son:
a) distribuir, orientar y ejecutar los servicios de carga,
descarga, almacenaje y control
b) coordinar y elaborar los servicios de orden, limpieza de
las dependencias del almacén, así como de
conservación y mantenimiento de las piezas y
materiales de los stocks
c) auxiliar en la revisión de los materiales recibidos y
expedidos, en cuanto a cantidad, peso, medida, etc.
d) efectuar la recepción y el despacho de materiales de la
bodega a su cargo, de acuerdo a solicitud de las diferentes
unidades de la empresa
e) otras actividades acordes con las necesidades del almacén.
(42) El Ayudante de Bodega apoya en las tareas habituales Ayudante de bodega
de funcionamiento del almacén. Se recomienda un grado de
formación de bachillerato o técnico medio. Sus actividades
principales son:

a) efectuar la carga y descarga de materiales en los almacenes

b) ayudar en los servicios de recepción, separación, conteo,
almacenaje y expedición de materiales
c) ejecutar servicios de naturaleza manual, conservación y
limpieza de las dependencias del almacén, así como el
mantenimiento de las piezas y de los materiales en
existencias
d) otras actividades acordes con las necesidades del almacén.
1.4 Relación con otros sistemas operativos de la EPSA

(43) La administración de almacenes es un Subsistema
operativo integrante del Sistema Administrativo-financiero que
tiene amplias relaciones con otros sistemas y
subsistemas de la empresa. Por su responsabilidad en la
conservación de materiales necesarios para la gestión de toda
la entidad, alimenta con información relevante a la contabilidad
integrada, en función a los reportes de ingreso y consumo de
materiales y repuestos, para calcular los costos de los
materiales y suministros aplicados a los diversos programas y
proyectos del POA y del presupuesto. Enfoque sistémico
(44) Una visión integral del Área Administrativa Financiera y la

ubicación del Subsistema de Almacenes se presenta en la
siguiente Fig. 4. Para comprender bien todos los detalles
contenidos en la mencionada figura, cabe considerar los
siguientes comentarios:
• La figura principal abarca todo lo que es el "Sistema
Administrativo-Financiero", el cual queda delimitado
por el correspondiente límite exterior. Como se observa,
hay dos esferas ovaladas externas correspondientes al
"Subsistema de RR.HH." y al Í En el caso de Almacenes la
"Subsistema de Ventas" como parte del vinculación con el Subsistema de
"Sistema Comercial"; ellas significan que el Ventas adquiere especial relevancia y
Sistema Administrativo-Financiero puede o exige una comunicación muy directa.
no integrar las funciones mencionadas. Las
EPSAs pequeñas y medianas normalmente no pueden tener
esas funciones organizativamente separadas; su grado de
diferenciación organizacional no es tan fuerte.
• El gráfico muestra 2 anillos y 1 núcleo central, los cuales
representan 4 dimensiones del enfoque sistémico; la lectura
de afuera hacia adentro sería así: un solo sistema funcional
que incluye subsistemas funcionales que a su vez tienen
cada cual un componente operativo y otro contable; este
último corresponde a un submódulo que, junto con otros

submódulos, finalmente conforma el "Módulo de

Contabilidad Integrada" que es el núcleo de todo el sistema
y produce los Estados Financieros.
• Los anillos están segregados mediante líneas radiales en
sectores, distinguiendo así uno por uno los 3 grupos de
subsistemas, los 8 subsistemas y los 7 submódulos. Un
determinado subsistema abarca desde la línea exterior de la
figura hasta su punto central. A la altura de los dos anillos,
un subsistema tiene un mismo color, pero en diferentes
tonos, para señalar la diferencia entre la dimensión
operativa no contable (tono oscuro) y la dimensión contable
como tal (tono claro).
• Normalmente, a un subsistema operativo corresponde un
submódulo contable; con excepción del grupo de
subsistemas "gestión de bienes y servicios", donde 3
subsistemas están vinculados a solamente 2 submódulos. El
motivo de esta excepción es que el subsistema de gestión
de bienes y servicios se refiere al proceso previo de
adquisición, que luego de la recepción, serán procesados
detalladamente en los módulos de Activos Fijos o
Almacenes.

SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
DE ADM. DE RR. HH.
VENTAS
SUBSISTEMA S
P UB
MA DE OP LANI SIST
TE DE ER F E
BSIS IÓN ALMACENES AT ICAC MA
SU ISIC S Y (P I VA IÓ
QU E O A ANU N
AD BIEN ICIOS ) AL
R V
SE SUBMODULO SUBMOD
DE PROGRAMACIUL
ON
O
O
ALMACENES OPERATIVA
PRESUPUESTO
DUL
OS
SUBSISTEMA
A
SUBMO
PRESUP
OS FIJ
SUBSISTEM
S
MO
DE
VO
FIJOS
DE
SUB
ACTIV
ACTI
D U LO
U ESTO
SUBMODULO SUB SUBMODULO
DE CONTABILIDAD MODULO DE
DE COSTOS CONTABILIDAD TESORERIA
SU FINANCIERA
CO BSIS EMA
N T
DE TABI EMA SIST
SUB RERIA
CO LIDA SUBSISTEMA TES
O
ST
OS D CONTABILIDAD
FINANCIERA
Fig. 4: Enfoque sistémico ideal del área administrativa financiera en las EPSAs

1.4.1 Relaciones internas

(45) El Subsistema de Almacenes mantiene relaciones
operativas con los siguientes subsistemas del Área
Administrativa-financiera:
• Con el Subsistema de Programación de Operaciones Dentro del Área
proporcionando estadísticas de disponibilidad y movimiento administrativa-financiera
de materiales para la ejecución de programas y proyectos por
área funcional a corto plazo. La relación es de doble sentido
la programación operativa aporta al Subsistema de
Almacenes información sobre sus demandas de bienes y
materiales para que se atiendan los requerimientos de
programas, proyectos y otras actividades, en términos de
oportunidad, calidad y eficiencia.
• Con los Subsistemas de Contabilidad, incluyendo la
Financiera, de Costos y la Contabilidad Integrada, al aportar
información relevante a la contabilidad, en función a los
reportes de ingreso y consumo de materiales, para calcular
los costos de los materiales y suministros aplicados a los
diversos programas y proyectos, así como información
periódica de los movimientos de materiales de entradas y
salidas, a través de sus Movimientos Financieros de
Almacenes. A su vez la contabilidad entrega a Almacenes la
información de las cuentas contables para realizar las
comprobaciones correspondientes de los saldos en libros y
saldos físicos.
• Con el Subsistema de Presupuestos para prever la
asignación de recursos en las diferentes partidas y dar
seguimiento de la ejecución presupuestaria en
función a las metas previstas en la programación Í Con estos subsistemas
de la empresa. El Subsistema de Presupuestos (contabilidad, presupuestos,
actúa entonces como un sistema de planificación y tesorería) se mantiene
básicamente una relación
control de recursos financieros para la adquisición
basada en mecanismos
de artículos, materiales y bienes necesarios en la financiero-contables.
gestión de la empresa; los cuales serán en su
mayor parte, destinados a conservación en almacenes con el
fin de ser posteriormente utilizados en la ejecución de obras
y la reparación de bienes de capital.
• Una de las funciones del Subsistema de Tesorería es la de
facilitar la ejecución el presupuesto, para lo cual requiere
información permanente proveniente de la administración de
almacenes respecto de las operaciones que impliquen
erogación de fondos para comprometer y definir las
condiciones de financiamiento requeridos, a fin de autorizar
el inicio y ejecución del proceso de compra de materiales
teniendo en cuenta la calidad, oportunidad y competitividad

del precio del suministro, incluyendo los efectos de los

términos de pago.
• Con el Subsistema de Adquisición de Bienes y
Servicios, con el que se definen los bienes materiales que
serán adquiridos para ser empleados de acuerdo con los
objetivos y actividades previstos en la programación de
operaciones, identificando a los responsables del uso de los
mismos. Ello incluye la recepción de los pedidos de compras
o convenios de abastecimiento que fueron formalizados con
terceros, en lo que se refiere a calidad, cantidad y plazos de
entrega de materiales.
• Con el Subsistema de Activos Fijos para establecer los
mecanismos de mantenimiento y reparación de los bienes,
donde necesariamente se utilizarán materiales tomando en
cuenta las necesidades de las unidades de
funcionamiento y proyectos. Í Mientras que con el
resto de los sistemas y
(46) Con otros sistemas de la empresa establece las subsistema y de la
siguientes relaciones: empresa se mantienen
vínculos de intercambio
• con el Sistema de Operaciones Técnicas, es decir físico de materiales.
las unidades de producción de agua y prestación de los
servicios de distribución y recolección, para asegurar el
efectivo cumplimiento de su actividad final, mediante el
suministro de materiales necesarios en cantidad, calidad,
tiempo y lugar oportuno, acorde a lo planificado en su plan
operativo
• con el Sistema Comercial, entregándole materiales
necesarios para su funcionamiento, así como información
sobre el consumo de materiales.
1.4.2 Relaciones externas

(47) Adicionalmente, si la EPSA es pública, Almacenes tiene una Fuera del Área
estrecha relación con el Sistema de Control Gubernamental administrativa-financiera
que es externo a la empresa pero interviene internamente sobre

procesos, registros y resultados, con carácter posterior a las
acciones. Ese Sistema ejerce una fiscalización periódica sobre la
administración de almacenes, verificando la información,
procedimientos y registros que la misma efectúa. El control
gubernamental, cualquiera sea su forma, busca con una actitud
positiva, retroalimentar al subsistema de Almacenes con
recomendaciones de auditorías internas y externas
encaminadas a mejorar su eficacia, eficiencia de gestión y
resultados.

(48) En el desempeño de sus actividades, la administración de

almacenes a través de sus brazos operativos que son los
almacenes, se relaciona necesariamente con algunos organismos
externos. Estos organismos son:
• los proveedores en lo que concierne a las entregas,
probables diferencias constatadas en el recibo; la Í Las relaciones con los
proveedores representan
descarga, almacenaje y apilamientos previstos en los
un aspecto clave para los
instrumentos de contratación; la programación de almacenes. Ello facilita la
entregas parciales cuando conste en la cláusula llegada y recepción de
contractual; las devoluciones de mercaderías, etc. suministros y la calidad
de los mismos.
• los órganos externos de inspección, cuando se
contrata la participación de terceros para la
verificación de la calidad de los materiales que fueron
adquiridos y están siendo recibidos
• las entidades de auditoría externa, cuando se efectúen
auditorías financieras de un determinado período, el
seguimiento a los sistemas de administración de bienes y
servicios por auditores externos o por la Contraloría General
de la República, o auditorías técnicas.
1. El proceso de administración de almacenes representa una actividad esencial de

la actividad económica por cuanto, casi todas las empresas necesitan disponer
de locales destinados a almacenar mercancías y productos para su
funcionamiento. Las existencias en almacén representan un bien integrante del
! patrimonio de la empresa, por lo que su control requiere una dedicación especial.

2. Es imprescindible por tanto, que la creación y organización de los almacenes
respondan a las necesidades de la empresa y su estructura permitan cumplir
cabalmente las funciones básicas de almacenamiento y preservación óptima de
los materiales que la empresa requiere o aquellos que resultan de la actividad de
cada entidad.
1. ¿En su opinión cuáles son las razones, internas y externas, que hacen
necesaria la existencia de almacenes para una empresa?
?
2. Mencione los objetivos del almacenamiento de materiales.
3. Enumere las funciones básicas que debe cumplir la administración de
almacenes.
4. ¿Explique como organizaría usted la administración de almacenes en una EPSA
pequeña?
1. Revise la organización de almacenes de su empresa, analice la estructura macro

y micro; realice un análisis critico de las mismas, sus deficiencias y proponga las
alternativas para mejorar su funcionamiento.
1. Una buena organización y adecuada dotación de personal con la preparación y
conciencia necesaria, es muchas veces determinante del funcionamiento de una
# empresa, pues asegura la continuidad y calidad de la gestión. En la medida que

los almacenes están bien suministrados, ordenados y su administración es
eficiente la empresa puede desempeñarse mas plenamente y sus resultados son
más exitosos.

Cap. 2. NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES
2. NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS

ALMACENES
(49) Existe un grupo de disposiciones legales que
regulan el Subsistema de Almacenes: la Ley 1178 de
Administración y Control Gubernamentales (SAFCO) Bases legales
promulgada el 20 de julio de 1990 junto con sus normas y
reglamentos. En el artículo 10º de esta Ley se establecen
los preceptos básicos de este sistema, los cuales son
ampliados en forma detallada por las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS),
aprobadas por D.S. No. 25964 del 21 de octubre de 2000 y
complementadas por los D.S. No. 26144 y 26208 que
aprueban modificaciones a dichas normas básicas,
constituyendo el marco legal fundamental de este
subsistema (ver Tabla 1).
(50) En la Tabla 1 se presentan además otras normas
jurídicas que deben tenerse en cuenta para desarrollar
adecuadamente el proceso de administración de
1
almacenes.
(51) Cabe notar que las normas citadas son de aplicación
en las EPSAs de acuerdo a la característica de su
constitución, ya sea pública, privada o cooperativa. En ese
sentido, es necesario precisar que las normas emitidas sobre
la base de la Ley SAFCO son de aplicación obligatoria en
las EPSAs públicas; en cambio en las EPSAs privadas o
cooperativas estas normas pueden tomarse como
referencia para reforzar sus procesos en el Í Significa, en resumen, que
recomendamos con fuerza la
manejo de materiales, ya que estas EPSAs
aplicación de la mayoría de las
habitualmente, solo se rigen por principios y regulaciones y normativas
normas internacionales de control que son de establecidas para las
aceptación y aplicación a todo tipo de gestión de empresas públicas, también en
almacenes. las privadas o cooperativas.
(52) Como se nota en esta recopilación, las
EPSAs públicas están mucho más reglamentadas en sus
quehaceres administrativos y financieros, que las no
públicas. Ello por un lado implica un mayor grado de
libertad para estas últimas; sin embargo, en la práctica de
algunas de ellas se puede notar que la ausencia de
normatividad externa, no es suplida por una normatividad
interna creada por ellas, faltando entonces sistematizar su
administración. Así por ejemplo, es recomendable utilizar
las normas referentes a Almacenes, así como las del resto
1
El Anexo 2 repite los datos de la siguiente Tabla 1, pero en un contexto más amplio
que da una visión completa de todas las normas legales de diferentes niveles que
intervienen en los quehaceres del Área 4 Administrativa-Financiera de las EPSAs.

de las que tienen que ver con los subsistemas del Área,
destinadas a empresas públicas, también en las no públicas.
(53) En percepción de los autores de los módulos del Área
4 Administrativa-Financiera, estas normas en general
permiten a las EPSAs un desarrollo fluido de su
administración, no pudiéndose notar contradicciones entre
una y otra norma que afecten su aplicabilidad práctica.
(54) El manejo de almacenes se rige también por normas
y reglamentos técnicos que no serán explicadas en el
presente Módulo. En este contexto se destacan las normas
relacionadas al manejo de sustancias peligrosas (bajo la Ley
1333 de Medio Ambiente) y a la seguridad industrial.

Cap. 2. NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES
Norma No. (x antigüedad )2
Obligatorio
Subsistema / Módulo
en las
Afectado
EPSAs
Planif. Operativa Anual
Presupuesto
Tesorería
Contabilidad Financiera
Contabilidad de Costos
Adquis. Bienes y Serv
Almacenes
Activos Fijos
Contabilidad Integrada 10
Públicas
Privadas
Cooperativas
CAPYS
Vigencia
desde
Nombre del instrumento normativo Entidad emisora
(DD/MM/AA)
14
15
16
17
1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13
Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales
4 X X X X X X X X X 20/07/90 Honorable Congreso Nacional X
("SAFCO")
D.S. 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la
6 X X X X X X X X X 03/11/92 Poder Ejecutivo de la Nación X
Función Pública
R.S. 218040 Normas Básicas del Sistema de
Contabilidad Gubernamental Integrado
D.S. 25964 Normas Básicas del Sistema de
20 X X X X X 21/10/00 Poder Ejecutivo de la Nación X
Administración de Bienes y Servicios
D.S. 26144 Complementación de las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios
D.S. 26455 Ámbito de responsabilidades del uso y
26 X X X X X X X X 19/12/01 Poder Ejecutivo de la Nación X
administración de información del SIGMA
Tabla 1: Normas legales y otras que rigen la administración de almacenes en las EPSAs
2
Los instrumentos normativos están ordenados por antigüedad de vigencia.
Módulo N° 42 – Almacenes en EPSAs
3. La integración de cada subsistema dentro de una EPSA es vital para el buen

desempeño de esta entidad. La administración de almacenes constituye un área
clave dentro del sistema administrativo financiero y como tal es la que garantiza
la existencia y conservación de materiales. Para ello debe cumplir estrictamente
un grupo de regulaciones y normas legales, especialmente las empresas
publicas.
! 4. En las relaciones con cada subsistema se debe enfatizar en que cada sistema o
subsistema interno de la empresa mantenga un enlace directo con los
almacenes que asegura el funcionamiento continuo de cada actividad.
Externamente la administración de almacenes debe velar porque el flujo de
materiales requeridos se mantenga al día, estableciendo vínculos directos y
seguros con sus proveedores. Al mismo tiempo debe responder con eficiencia a
cualquier control externo, dando muestras de buen control y manejo de
materiales.
5. Explique las relaciones que establece la administración de almacenes con el
resto de los subsistemas del Área Administrativa-financiera.
6. Estudie detenidamente la Fig. 4; y explique por qué los Subsistemas de
Almacenes, de Adquisición de Bienes y Servicios y Activos Fijos comparten solo
? dos submódulos de control contable.

7. En su opinión cómo deben ser las relaciones de los almacenes con los
proveedores de materiales. ¿Cómo organizaría Ud. el proceso de
almacenamiento atendiendo al tipo de proveedor?
8. ¿Diga cuáles son las normas legales que regulan aspectos de los Subsistemas
de Gestión de Bienes y Servicios dentro de una EPSA?
2. Revise las normas legales que se presentan en la Tabla 1, y explique como

pueden ser de utilidad en las EPSAs privadas las regulaciones que son
obligatorias para las entidades públicas..
2. Para un mejor desempeño y eficaz gestión de la administración de almacenes
seria de gran utilidad tener a mano las regulaciones y normas legales
# relacionadas con esta actividad. Obtenga una copia de las disposiciones y
documentos que se presentan en la Tabla 1; a fin de poder consultarlos en
cualquier momento que se requiera.

Cap. 3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE
3. ASPECTOS FISICOS DEL ALMACENAJE

(55) Un buen proceso de organización y administración de
almacenes debe partir de una adecuada ubicación y
construcción de los almacenes. Estas unidades deben tener las
condiciones de seguridad y protección que le permitan conservar
correctamente los materiales que contienen. (Ver Fig. 5)
Fig. 5: Un almacén de una EPSA con buena seguridad y protección3
3.1 Ubicación geográfica de los almacenes

(56) Si fuera necesario, una empresa creará sub-almacenes,
Localización física
aparte del almacén central. Esto será cuando ella opere de
forma descentralizada o cuando de otra manera haya una
separación física de sus unidades o una alta rotación de
materiales susceptibles de almacenamiento. En estos casos, cada
sub-almacén debe contar con su responsable de administración y
funcionamiento, quien responderá ante el jefe del almacén.
(57) En el caso de las EPSAs, su área geográfica
de operaciones puede ser bastante extensa Í Significa que pueden
(muchos km2), sobre todo si las fuentes de agua crearse varios sub-almacenes,
pero solo la cantidad
cruda y los puntos de descarga de AS se encuentran imprescindible que resulten
lejos del asentamiento humano al que se provee los costo-eficientes para las
servicios de distribución y recolección. Entonces, necesidades de la empresa.
desde el punto de vista logístico, puede ser muy
3
Fotografía tomada por el autor en un almacén de Sela, Oruro, 2001.

indicado establecer varios sub-almacenes. La siguiente Fig. 6

muestra una distribución posible de almacenes en una EPSA.
Planta de
tratamiento Reservorio
Cuenca
B
Línea de
A Linea de C aducción
conducción
Captación Red de
distribución
Leyenda
Red de
alcantarillado
Almacén central
Subalmacenes
D
Planta
depuradora
Cuerpo Línea de
receptor descarga
Fig. 6: Ubicación posible de almacenes en el área operativa de una EPSA4
3.2 Manejo de materiales en almacén

(58) El almacenamiento de material se debe llevar a
cabo de acuerdo con determinados principios y reglas Í Como siempre,
básicas, cuya aplicación debe considerar no solamente existen reglas y normas
pero también hay
los aspectos internos y las peculiaridades de cada excepciones y cada
almacén; sino también la naturaleza y el tipo de los situación exige una
materiales cuyas características de tamaño, peso, forma, solución específica.
dimensión, uso, expirabilidad, etc. En muchos casos
exigen soluciones individuales de almacenaje.
(59) Estos requerimientos técnicos condicionan el diseño de
las instalaciones de almacenamiento, con la finalidad de:
• propiciar condiciones satisfactorias para la preservación y Protección de materiales
protección de los materiales de los daños consecuentes

de operaciones normales de movimientos y de influencias
del ambiente
4
Fuente: Diagrama elaborado por el autor.

• racionalizar el trabajo de localización y el manejo de los

ítems,
todo ello con un mínimo de esfuerzo y un máximo de economía.
Un buen diseño coadyuva entonces a
Í El buen diseño exige no solo
• reducir las pérdidas por quiebra técnica, también requiere arte para
encontrar la mejor alternativa.
• disminuir accidentes de trabajo (movimiento
de cargas pesadas)
• reducir tiempos gastados en los movimientos y expedición, y
• optimizar el aprovechamiento del área útil de
almacenamiento.
Un buen diseño también preverá y facilitará posteriores
ampliaciones del almacén.
3.2.1 Organización del espacio

(60) Para asegurar el orden en el almacén, deben
estructurarse las denominadas unidades de almacenamiento.
Una unidad de almacenamiento es una determinada parte del
espacio disponible, techado o no, conformada por un conjunto de
sectores, equipados o no con estantes, enrejados u otros medios
de almacenaje (ver cap. 3.2.2). Así, la distribución interna de
material en el almacén debe estar orientada a
• conseguir un ordenamiento compatible con el área Ordenamiento de
materiales
disponible de almacenamiento
• conseguir mejor aprovechamiento del espacio útil de
almacenamiento, tanto en el sentido horizontal como y
principalmente en el sentido vertical
• proveer la mayor concentración posible de material, sin
perjuicio del orden y de la eficiencia del funcionamiento del
almacén
• hacer la localización de material más fácil y rápida
• facilitar operaciones de movimiento, circulación e
inventario del material.
(61) En la ocupación de estas unidades debemos tener en
consideración, entre otros factores,
• la ubicación y conformación de las vías de acceso
• el lay-out del almacén, sus dimensiones (superficies de
almacenamiento, altura utilizable, áreas de circulación interna)
• los equipos de manipuleo disponibles y la capacidad de
elevación de éstos

• las características físicas de los materiales (tamaño, peso etc.)

• las frecuencias de rotación del material almacenado.
(62) La localización no es más que la dirección y
Í En la práctica, solo es
ubicación del material dentro del almacén. Es necesario que el sistema de
común la utilización de códigos alfanuméricos que ubicación y localización de
indican el local exacto en donde se encuentra un materiales resulte eficaz y útil.
determinado ítem. La forma de localización depende
del medio de almacenaje; estos pueden ser: estantes, sectores
y “patios”.
(63) El almacenamiento en estantes de anaqueles es aquel Formas de almacenaje
que permite ubicar los materiales en estantes divididos y
ordenados donde se colocan los mismos agrupados por
categorías y codificados lógicamente. Por ejemplo, se puede
adoptar el siguiente sistema de códigos de localización:
• Se identifican los anaqueles por número: P1 (Estante 1), P2
(Estante 2) y así sucesivamente.
• Se atribuyen letras para las hileras horizontales y números
para las hileras verticales, resultando casilleros con
identificación inconfundible.
• De esta forma, el código de localización P1C4 indica que el
material se encuentra en el estante No. “1”, hilera
horizontal “C” e hilera vertical “4” (Ver Fig. 7).
6
5
4
3
2
1
A A A A
A A
1 2 3
B B B B
B B
C C C C C C
D D
D D D D
P1C4
Fig. 7: Sistema de organización de estantes de anaqueles en el almacén5
• En el caso de estantes dobles, se utilizan números pares de

un lado e impares del otro.
5
Fuente: Latin Consult / Estática Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo
Retamozo y Asoc. (1996).

(64) Otro ejemplo es la localización por sector de superficie.

Este tipo se utiliza cuando un material se deposita en el piso del
almacén que está dividido en sectores demarcados con
señalización en el suelo (líneas o placas indicativas), dándose al
material un número de “lote” (Ver Fig. 8).
L2
MATERIAL LOCALIZADO EN EL SECTOR “C” LOTE “2”
Fig. 8: Sistema de localización de materiales por sector dentro del almacén6
(65) Una tercera forma de localización en “patios”, que viene

a ser una variante del tipo por sectores. Se ubica los materiales
utilizando un sistema de calles (R), cuadras (Q) y lotes (L). Las
letras pueden variar según la entidad (ver Fig. 9).
CALLE A
CUADRA 3
COD.LOC:
C
L1 A RD.Q3.L1
C L RE.Q3.L1
A L
L E
L
CUADRA 1 CALLE B E E LOTES
D
L
O
T
E
S L3
CALLE C
CUADRA 2 CODIGO DE LOCALIZACION RC.Q2.L3
Fig. 9: Sistema de localización de materiales en “patios” 7
6
7

(66) Los anchos de las calles y cuadras deben ser

dimensionados de tal manera que permitan el acceso y utilización
de equipos de movimiento y elevación de cargas. En caso de que
el material ocupe toda la extensión de la cuadra, se puede omitir
la identificación de ésta, bastando indicar calle y cuadra.
3.2.2 Medios y técnicas de almacenaje

(67) El proceso de almacenamiento requiere utilizar diferentes
medios y la aplicación de un grupo de métodos y técnicas que
faciliten este proceso. Entre los medios de almacenaje pueden
mencionarse las armazones, los estrados y los enrejados, así
como el uso de equipos para realizar el movimiento de materiales
dentro y entre almacenes; mientras que entre los métodos
principales utilizados se encuentran el embalaje y el apilamiento.
(68) Como ya hemos dicho entre los medios o estructuras
de almacenaje con que se equipa las unidades básicas de
almacenamiento, los de uso más común en las EPSAs son los
armazones, los estrados y los enrejados.
(69) Los armazones son estructuras sólidas, fabricadas en Armazones
forma modular, generalmente de acero, desmontables y de forma
variable dependiendo del volumen del material que será
almacenado. Uno de los materiales más utilizados por las EPSAs
son los tubos de diferentes tipo y calibres. Ellos exigen un amplio
espacio de almacenaje o armazones con características específicas
según las propiedades de la tubería. Un ejemplo del
almacenamiento de tuberías se aprecia en la foto de la (Fig. 12).
Fig. 10: Almacenamiento de tuberías en un armazón especial8
8
Fuente: Fotografía tomada por el autor en un almacén de Sela, Oruro, 2001.

(70) Los estrados o paletas (pallets) son estructuras de Estrados o paletas

madera sobre las cuales se colocan las mismas o diferentes
mercancías en cantidades grandes, de forma apilada y
patentada en una sola carga, a fin de facilitar su movimiento y
almacenamiento. Esta formación de cargas unitarias sobre
estrados apropiados para el movimiento por equipos propios
del almacén (apiladoras, grúas etc.), se conoce como
paletización. La paletización permite el apilamiento Í Una ventaja de este
mecanizado sin problemas donde las paletas sistema es la economía de
descansan cada una en un piso del armazón o anaquel tiempo y esfuerzo en el
del estante (“de altura en altura”). proceso de manipulación
de grandes cargas.
(71) Los estrados o paletas existen en diversos tipos
y dimensiones, y se diferencian por sus características de
empleo y principios de fabricación. El tamaño y la forma de
fabricación de los estrados varían en función de la naturaleza
y peculiaridades de los materiales que serán almacenados y/o
movidos de las instalaciones existentes en el almacén, de la
capacidad de carga de las apiladoras, además de otros
factores.
(72) El enrejado, otra estructura de almacenaje, es un Enrejados
estrado con protección a los lados. Observa las mismas

características de uso de la paleta y el mismo principio de carga
unitaria. Además, debido a que las paredes laterales evitan el
peso de la carga superior sobre la inferior, ofrece la ventaja del
apilamiento directo fácil y seguro, sin armazón o anaquel de
por medio, hasta alturas medianas. Sin embargo, los enrejados
también pueden ser almacenados en armazones de acero
preparados para recibir esas unidades de almacenamiento, de
la misma manera que los pallets.
(73) Los enrejados se utilizan para el almacenamiento de
materiales que, frente a la fragilidad de su embalaje y/o a la
irregularidad de su forma, no se adecuan al uso de estrados
para fines de apilamiento y/o de movimiento. Los tipos de
enrejados más conocidos se presentan en el Anexo 12.
(74) Entre los métodos mas conocidos de manipulación y Embalaje
conservación de los materiales se conocen el embalaje y el
apilamiento. El embalaje es la forma en que agrupa y
empaquetan los materiales una vez producidos para ser
protegidos y manipulados durante todo su recorrido hasta el
destinatario, es decir desde la fábrica y sus almacenes a los
puntos intermedios de comercialización y de ahí hasta el
centro de almacenamiento principal de la EPSA, luego a los
Subalmacenes y finalmente hasta la obra específica en que
serán usados. Entre estos métodos de embalaje están las
cajas, los fardos, los sacos, etc. Una explicación mas detallada
de estos métodos se presenta en el Anexo 12.

(75) El apilamiento es la forma en que se acumulan Apilamiento

ordenadamente los materiales para facilitar su almacenamiento
y conservación, protegiéndolos de daños y evitando su
deterioro. En dependencia del tipo de material se utilizan
formas diversas de apilamiento, entre las que se pueden
señalar:
a) El apilamiento de tubos de hierro puede ser efectuado de
las siguientes maneras: Í Dado el uso frecuente, por
• sobre carriles de acero o vigas de madera, parte de las EPSAs, de tubos
de diferentes características y
• pila cruzada y dimensiones, es necesario
conocer los requerimientos de
• pila piramidal (tubos con puntas).
almacenaje de cada uno de
b) El apilamiento de tubos de fibra de cemento estos materiales.
puede realizarse de dos maneras:
• pila piramidal y
• sobre listones.
c) Debido a la fragilidad de los tubos cerámicos, se debe
tomar cuidados especiales en el almacenamiento de estos
tubos y sus conexiones. Deben ser apilados haciendo
contacto con todo su cuerpo en superficies planas, de
forma piramidal, disponiendo cada capa con las bolsas
dirigidas al mismo lado, invirtiéndose la posición en la capa
subsiguiente y así sucesivamente.
d) Los tubos de concreto pueden ser colocados
directamente en el suelo, calzando las extremidades de las
capas inferiores, apilando a lo máximo dos capas dispuestas
del mismo modo que los tubos cerámicos.
e) El almacenamiento de tubos y piezas especiales de acero
requieren también cuidados especiales. Los tubos de acero
nunca pueden ser colocados directamente en el suelo, pues
así sufrirían daños en el revestimiento externo.
Preferiblemente deben ser almacenados en una única capa,
apoyados individualmente sobre sacos de arena.
(76) En caso que haya necesidad de apilarlos, para
aprovechamiento del espacio, la pila no podrá exceder las dos
capas y el diámetro no deberá exceder las 48”. En este caso,
se tiene dos opciones de apilamiento:
• una es la piramidal donde los tubos, tanto de la capa inferior
como de la superior, estarán apoyados en sacos de arena.
• y la otra es la vertical sobre vigas, teniendo cuidado de
apoyar los tubos por las puntas, donde no hay
revestimiento, calzando las extremidades de las capas con

cuñas de madera y manteniendo una de las partes de la

cruceta en el sentido vertical.
(77) Los tubos en general deben ser almacenados teniendo
cuidado que no se apoyen en objetos puntiagudos, para que
no se dañen. Además de los cuidados con el material en sí,
también se debe evitar la retención de agua en las
conexiones de los tubos, lo que puede propiciar la proliferación
de insectos, algunos de ellos peligrosos por transmitir
enfermedades.
(78) El almacenamiento de otros materiales exige Métodos para otros
materiales
condiciones y métodos específicos de acuerdo al tipo de
material y los riesgos de deterioro o peligro de afectaciones a
las personas o la empresa. A continuación exponemos algunos
ejemplos.
(79) Los combustibles, lubricantes y pinturas son
sustancias peligrosas por ser inflamables. Por tanto se deben
mantener en locales apropiados, separadamente de otros
tipos de materiales. Tales locales deben tener las siguientes
características:
• cobertura (techo) menos resistente que las
paredes y puertas, ya que en el caso de Í El incumplimiento de estos
explosión, su propagación se dará hacia lo requisitos puede poner en
peligro el resto de los materiales
alto, protegiendo el área circundante y del almacén e incluso de otras
manteniendo las llamas confinadas en un instalaciones, ante la ocurrencia
ambiente restringido de accidentes.
• ventilación natural abundante a través de
elementos despejados en la parte superior de las paredes
• poseer repisas y estantes metálicos o en albañilería
• poseer equipos contra incendio (hidrantes, extintores).
(80) Para arena y piedra chancada se recomienda la
utilización de travesaños o paredes divisorias
dimensionados de acuerdo con las cantidades normalmente
mantenidas en stock que permitan el movimiento de palas-
cargadoras. Tales instalaciones deben tener las paredes
reforzadas, de modo que soporten la presión ejercida por el
material en stock, así como ser construidas en superficies
planas.
(81) Para la madera se debe tomar básicamente los
siguientes cuidados:
• Sobre todo las maderas secas deberán ser almacenadas en
galpones cerrados u otros locales cubiertos; si esto no
fuera posible, debe ser protegida con lonas que no cubran
las columnas de apoyo.

• Las columnas de apoyo de una pila deberán ser hechas en

concreto; puede ser otro material siempre que tenga la
debida resistencia a la compresión. Las columnas tendrán
sus topes nivelados entre sí.
• Las piezas con largos mayores deberán ser colocadas
debajo de las menores, evitando que sus puntas queden sin
apoyo.
• Es conveniente no almacenar piezas de maderas distintas,
en una misma pila.
• Si es necesaria la ejecución de un mayor número de pilas,
éstas podrán ser colocadas en paralelo a una distancia
mínima de 1.20 m.
3.3 Movimientos de materiales

(82) Como ya se ha mencionado anteriormente, podemos Tipos de
movimientos
distinguir entre los siguientes tipos de movimientos de
materiales:
• hacia el almacén = recepciones en el
contexto de Í Fíjese que este proceso es un
ciclo, en el que se conecta, el exterior
• entradas (generalmente desde entidades de la empresa con el sitio final del
externas, pero también devoluciones de material y una vez que se ha usado se
unidades internas) repone, por otro pasando siempre por
los mismos pasos
• transferencias de otro almacén de la
empresa
• dentro del almacén = movimientos internos
• horizontales
• verticales
• del almacén = despachos en el contexto de
• salidas (generalmente hacia unidades internas, pero
también devoluciones a entidades externas)
• transferencias a otro almacén de la empresa.
(83) Para hacernos una idea de cuan complejo en algunos
casos puede llegar a ser el historial de los movimientos de
material en una EPSA, veamos el ejemplo de los
micromedidores:

Ubicación física del micromedidor

Ambito interno de la EPSA
Dinámica
Sistema Sistema Comercial o Basurero,
del micro-
Proveedor Adm.-Fin. Sistema de Operaciones Técnicas compra-
medidor
Conexión Taller / Stock rotativo dor
Almacén
domiciliaria Laboratorio = Subalmacén
Movi-
mientos
posibles
• nuevo • nuevo • instalado • en ensayo • usado • dado

• vida útil = • dado de • en opera- o repara- • sin y con de baja
0 alta ción ción (= reparación
• antes de • en mante- manteni- (incl. micro-
Estado
entrada nimiento miento medidores
operativo
en opera- preventivo correctivo) "bastardos")
ción o correcti- • cambio de • stand-by
• vida útil = vo in situ piezas para reinsta-
0 lación
Tabla 2: Movimientos posibles de micromedidores en el seno de la EPSA9
(84) Como se observa en la Tabla, en el caso de

micromedidores, el almacén es la instancia al interior de la
EPSA que menos interviene en el manejo de este material;
solamente lo puede recibir de (adquisición) y despachar
(devolución por reclamo) al proveedor, o despacharlo al taller
para el examen del lote adquirido, o despacharlo a una
conexión domiciliaria para primera instalación (ver flechas
verdes). Esta baja frecuencia en comparación con otras
unidades involucradas, se debe a la naturaleza del
micromedidor como aparato de precisión susceptible de uso
múltiple que requiere de instancias especializadas para su
manejo: el taller y el sub-almacén de micromedidores (stock
rotativo) donde se toman las decisiones acerca de su destino.
(85) Para efectuar movimientos mecanizados en un Equipos para movimiento
almacén, la empresa puede recurrir a la siguiente maquinaria de materiales
(ver también Anexo 12):
• apiladoras motorizadas, montacargas o estibadoras de
horquilla (Ver Fig. 11)
9
Elaboración propia en base a ROMERO / SONNTAG, Tabla 16

Fig. 11: Apiladora10
• carros hidráulicos, manuales o eléctricos (Fig. 12)

• camiones equipados con grúa
• grúas especiales, etc.
Fig. 12: Carros hidráulicos11
(86) Un ejemplo habitual de movimiento de materiales en

las EPSAs es el traslado de tubos de cloro-gas para lo cual
deben utilizarse medios apropiados que faciliten su movimiento
y evitar daños o accidentes (ver Fig. 13).
10
Fuente: Jungheinrich Verbrennungsmotorische Stapler: http://www.jungheinrich.de/
11
Fuente: Jungheinrich Verbrennungsmotorische Stapler: http://www.jungheinrich.de/

Fig. 13: Movimiento de tanques de cloro gas con carros hidráulicos
(87) Debe recordarse en este caso que para realizar el

movimiento de un material de un almacén a otro es obligatorio
cumplir con el llenado del formulario de transferencia de materiales,
previa verificación de la aprobación de dicho movimiento.
5. El resultado exitoso del proceso de administración de almacenes parte desde la

localización de los almacenes y sus características, pasa por la forma y los
medios de almacenamiento y culmina con la gestión y el control que se realiza
! en los mismos.
6. Para alcanzar una buena administración de estas dependencias de la empresa,
una vez decidido su ubicación y funciones, es necesario contar con los medios que
faciliten su movimiento y asegurar su conservación; para lo cual es necesario
aplicar los métodos mas apropiados de almacenamiento, apilamiento y protección.
9. Para una buena ubicación y gestión de almacenes solo se requiere de un local
bien amplio y suficientes estantes para colocar los materiales que necesita la
empresa. ¿Esta de acuerdo con esa afirmación? Discuta.
10. Mencione las formas de localización de materiales y diga ejemplos de materiales
que se almacenan en cada tipo.
?
11. Enumere las estructuras y medios de almacenamiento más comunes. Discuta las
ventajas y desventajas de cada una de ellas, para su utilización en una EPSA.
12. ¿Cuáles son las formas de apilamiento de materiales que Ud. conoce?. ¿Cuales
de ellas son de mayor utilidad en una EPSA?
13. ¿Qué importancia le concede Ud. al resguardo y protección adecuada de
materiales por el almacén?
14. ¿Qué medidas tomaría para asegurar una óptima conservación de los materiales
requeridos para el buen funcionamiento de una EPSA?
3. Analice las características de su EPSA, u otra cualquiera; y prepare una
propuesta de la cantidad y ubicación de almacenes o sub-almacenes que sean
necesarios para cumplir con efectividad y eficiencia su trabajo.
4. Presente además cuáles serian los métodos y medios de almacenamiento que
requeriría.
3. Debe insistirse en una buena ubicación de los almacenes y sub-almacenes que
# permitan un manejo eficiente de los materiales y faciliten el movimiento rápido

hacia su lugar de destino. Un segundo aspecto básico es garantizar medidas de
protección y seguridad que eviten perdidas innecesarias a la empresa.

4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS DE LA UNIDAD

DE ALMACENES
(88) Como norma general es importante realizar un control por
cada uno de los materiales; cada vez que tengan
movimientos de entrada y salidas. Para ello es recomendable
organizar un almacén de tal manera que cada movimiento este
respaldado por la documentación pertinente.
(89) El control administrativo de almacenes, es un
procedimiento importante que permite conocer en forma
periódica el total de las existencias de materiales con los que
cuenta el almacén. Este proceso va dirigido a evaluar los
siguientes aspectos:
• Entrada de materiales, su recepción y registro. Se Procesos básicos
elabora al recibir un pedido de compra de materiales
tomando como base la orden de compra y la nota de
remisión del proveedor.
• Almacenaje y conservación. El almacenamiento tiene por
objetivo facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y
entrega de los materiales que ingresan al almacén. Estas
operaciones se realizarán tomando en cuenta lo siguiente:
clasificación de bienes, asignación de espacios, disponibilidad
de instalaciones y medios auxiliares, conservación y seguridad.
• Entrega de materiales o destino final. La salida de un
material necesariamente debe estar respaldada por un
documento con autorización escrita por autoridad
competente o que el Área Administrativo-
Í El problema está en que el
financiera establezca previamente como material llegue oportunamente a
suficiente, el mismo que permita determinar la su destino. Muchas veces eso
cantidad y condiciones del bien entregado, se complica por situaciones
identificar a su receptor, constatar la eventuales y emergencias que
conformidad de la entrega y conocer su destino. exigen soluciones rápidas sin
violar los procedimientos.
• Máximos y mínimos (existencias). Es necesario
que se establezcan niveles de stock de materiales máximos y
mínimos en función del movimiento de materiales, de tal
manera que no se perjudique el normal desarrollo de las
actividades de la empresa (ver cap. 5.1).
4.1 Control de almacenes

(90) Los limitados recursos con que cuentan las diferentes
empresas plasmados en el presupuesto de ingresos y gastos,
exigen un minucioso control; no solo de las adquisiciones sino del
destino de los mismos y de los saldos existentes.

Cap. 4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS DE LA UNIDAD DE ALMACENES
(91) Este control ingreso-salida–saldo; adquiere vital

importancia por el hecho de manejar recursos materiales que de
acuerdo a su magnitud, significan importantes recursos financieros;
los cuales reflejan en el activo circulante de la entidad.
(92) Evidentemente el segmento comprendido por la actividad de
almacenes y distribución de materiales además de la organización y
de las normas, necesita algunos elementos básicos para su
funcionamiento, denominados instrumentos de apoyo. Ellos
son:
• Relación de empleados autorizados para el retiro de materiales.
• Formularios
• Catálogo de materiales.
4.1.1 Formularios
(93) Las actividades de suministro dentro de la empresa,
requieren para fines de información y control; diversos modelos
impresos que permitan y demuestren el registro de las entradas
y salidas de materiales, sus saldos, aplicaciones, destinos, etc.
(94) De acuerdo con la complejidad de la empresa y
Í En ese caso debe
la consecuente exigencia de mayor control; podrá
tenerse cuidado de no
aumentarse el número de formularios impresos en complejizar y burocratizar
uso, o reportes elaborados por un sistema excesivamente el proceso.
computarizado.
(95) Sin embargo cualquiera que sea el tamaño de la
organización; se debe establecer un número mínimo de
formularios, lo que implica la necesidad de contar con una
cantidad apropiada de formularios impresos o reportes,
adecuadamente estandarizados. Algunos de estos formularios
imprescindibles se especifican en los Anexos 3 al 11. Estos
formularios mínimos deben ser:
• Solicitud de compra de materiales (Anexo 3) Formularios básicos
• Ingreso de materiales al almacén (Anexo 4)

• Pedido de materiales (Anexo 5)
• Vale de salida de materiales (Anexo 6)
• Resumen diario de salida de materiales (Anexo 7)
• Tarjeta de existencias (Anexo 8)
• Tarjeta valorada (Anexo 9)
• Planilla de inventario (Anexo 10)
• Nota de transferencia de materiales (Anexo 11)

(96) Como puede apreciarse los formularios de almacén se

emplean para respaldar y cumplir todas las actividades del
proceso de administración de almacenes; es decir la compra, la
entrada-recepción, el pedido, la salida, los movimientos o
transferencia; así como los controles físicos o contable con los
formularios resumen de salidas, de existencia, el kardex valorado
y de inventario.
4.1.2 Retiro de materiales del almacén

(97) Un almacén podría ser comparado con una entidad
financiera; y como tal, los documentos para retiros exigen una
confrontación con las firmas de los formularios. Un ejemplo de Salida de materiales
listado de funcionarios con autorización para la extracción de
materiales del almacén se presenta en la Tabla 3. Este listado
debe estar visible a la entrada del almacén.
Item Cargo Apellidos y nombres Firma autorizada

1 Gerente General Zubieta Gandarillas Fernando
10 Ger. Adm. Financ. Belzu García Marcos
22 Ger. Técnico Flores Vásquez Egberto
35 Ger. Comercial Veizaga Ismael Walter
60 Jefe Dpto. Adm. Morales Perez Jaime
Tabla 3: Ejemplo de listado de personal con acceso al pedido de materiales en el

almacén
(98) Por tanto la unidad de almacenes deberá poseer una ficha

de registro con la firma y datos básicos de cada funcionario
facultado para aprobar los retiros de materiales; la que Í ¡Ojo, se requiere tanto
debe ser confrontada con la firma que figura en el del que aprueba como
formulario Vale de salida de materiales. del que lo recibe!
(99) Para un mejor control, eficacia del sistema y posible
verificación de cualquier evento, también se hace necesario,
que el empleado responsable por el retiro efectivo de materiales
en el almacén; sea debidamente identificado con nombre,
número de material o tarjeta de identificación; inclusive
certificando (firmando) la conformidad de la cantidad recibida.
4.1.3 Ingreso de materiales

(100) La recepción de bienes de consumo será realizada por
el Jefe de Almacenes, siempre y cuando se trate de compras
menores. En el caso de compras mayores o de materiales con
características técnicas especiales se requerirá la

verificación técnica de un funcionario de la unidad solicitante o

de algún profesional especializado.
(101) Una vez que el material haya sido verificado, debe Entrada de materiales
ingresar al almacén de la empresa antes de ser entregado al
destinatario final.
(102) El Jefe de Almacenes debe organizar el ingreso de
materiales al almacén en función al monto. Para ello seguirá los
siguientes criterios:
a) Si es menor o igual a Bs. 60.000, recibirá el material
comprado según el detalle contenido en el documento "Nota
de adjudicación" u "Orden de Compra" (para el caso de
compras menores, por invitación directa), el formulario que
muestra la autorización para efectuar la compra y donde se
describe la cantidad, características técnicas del o los
materiales adquiridos (ver Anexo 3).
b) Si es mayor a Bs. 60.000, convocará a la Comisión de
recepción, que está integrada por el Jefe del Área
Administrativo-financiera, un representante técnico de la
unidad solicitante y el Jefe de Almacén (para el caso de
Licitación Pública o Invitación Pública); para que, sobre la
base de las especificaciones detalladas en el pliego de
condiciones, se realice la recepción de los materiales
adquiridos. Esta comisión realizará las pruebas, análisis,
peritajes y otras que consideren pertinentes para el ingreso
de los materiales al almacén.
(103) El Jefe de Almacén o la Comisión de recepción, en esta
etapa tienen la tarea específica de verificar que los bienes
comprados sean los requeridos en cantidad, en propiedades
técnicas, físicas, funcionales o de volumen.
(104) Solamente si los bienes adquiridos cumplen con las
especificaciones detalladas en las notas; se deberá permitir
el ingreso definitivo al almacén. Pero, si los bienes no Í Que debe hacerse
rápidamente para disponer
cumplen con las especificaciones, entonces se recibirán del material oportunamente.
provisionalmente estos materiales, hasta poner en orden
cualquier irregularidad, en un tiempo determinado por la comisión.
(105) Si el material está de acuerdo con las normas estipuladas,
se deberá llenar el formulario de Ingreso de Materiales al
Almacén (Anexo 4); firmando solamente el Jefe de Almacén si
se trata de montos iguales o menores a 60.000 Bs. Si el monto es
mayor a esta cifra, firmarán el formulario los integrantes de la
Comisión de recepción, incluido el Jefe de Almacén.
(106) Estas cuantías están determinadas por las “Normas
Básicas del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios”, a partir de la gestión 2002. Decreto Supremo No.
25964 (ver Tabla 1).

4.2 Recepción de materiales

(107) Una vez que se verifican las condiciones de ingreso se
procede a realizar el proceso de recepción de los materiales en
el almacén. El flujo general de recepción de materiales se
presenta en la (Fig. 14)
FLUJO BASICO DE RECEPCION DE

MATERIALES
INICIO
RECIBE
GUIA DE
REMISION
N CONSULTA DEVUELVE
EXISTE TIENE N
AREA DE ORDEN DE
EL
ORDEN DE
COMPRA COMPRAS COMPRA MATERIAL
S
S
CONFRONTA
FIN
DATOS CON LA
ORDEN DE
COMPRA
N COMUNICA
ESTÁ ES N RESOLVIO N
AREA
CORRECTO NEGOCIABLE ?
PERTINENTE
?
S
S S
AUTORIZA
DESEMBARQUE
VERIFICA
MATERIAL
CONSULTA
ESTÁ N N
ÁREA AUTORIZA?
CORRECTO PERTINENTE
?
S S
ACEPTA EL EFECTUA
MATERIAL EL REGISTRO
CONTABLE ESTOQUEA EL
Y EFECTUA FIN
ELABORA INFORME MATERIAL
EL REGISTRO EN PARA LAS AREAS
LOS CONTROLES COMPETENTES
Fig. 14: Flujo básico de recepción de materiales

(108) De modo general los materiales recibidos en los almacenes

pueden tener dos orígenes: interno o externo. Los materiales de Origen de materiales
origen externo pueden tener las siguientes procedencias:
a) De un proveedor; persona natural o representante legal
de una empresa que se dedica a la venta de materiales; por
ejemplo, Ferretería “Los Ángeles”
b) Préstamo de terceros; en casos excepcionales la empresa
puede solicitar préstamo de materiales de otra empresa
similar o de un proveedor (en época de iliquidez financiera)
con el fin de devolver los mismos después de un periodo
determinado.
c) Donación; materiales entregados por organismos
internacionales o agrupaciones sociales en caso de
desastres naturales, donde la empresa necesite de
colaboración adicional.
d) Custodia provisional (material en juicio); materiales que
por diversas circunstancias no hayan cumplido
Í Por ejemplo medidores
con las características técnicas del pedido original que no correspondan con
y estén contemplados en proceso de devolución. la capacidad solicitada.
e) Devolución por reparación externa;
materiales que por consecuencia del inadecuado medio de
transporte necesite una reparación externa, tomando en
cuenta que existe un único proveedor.
f) Recibo por devolución de préstamo; materiales que
por fines de compromisos contraídos con empresas
similares hayan cumplido con el periodo de préstamo y se
encuentren en etapa de devolución. Ejemplo: préstamo de
100 m. de tubería, devolución prevista en dos stocks, 60
metros en la primera partida y 40 metros en la segunda.
g) Prueba; materiales que deben ser sometidos
necesariamente a un periodo de prueba antes de ser puestos
en funcionamiento, ejemplo: micromedidores.
(109) Los materiales de origen interno pueden tener las
siguientes procedencias:
a) Devolución. La devolución de materiales sucede
exclusivamente de una unidad interna a un almacén;
cualquiera que sea su origen o justificación, solamente
serán recibidos para reincorporación a los stocks, en criterio
de rutina, los materiales en perfectas condiciones de uso, y
que no hayan sufrido cualquier tipo de alteración en su
característica original, ejemplo: medicamentos dentro de la
fecha de expiración.
b) Transferencia. La transferencia sucede exclusivamente
entre el almacén central y un subalmacenes. Su efecto

contable da como resultado un crédito en el origen y un

débito en el destino, ambos de igual valor, sin que haya
alteración en la cuenta stock a nivel de empresa, es decir,
la transferencia no es más que el movimiento de materiales
de stock de un local a otro, sustentada por documento. Su
finalidad principal es la de colocar los materiales lo más
próximo posible de las áreas de demanda.
c) Custodia provisional. En los casos excepcionales y
respaldado en un evento relevante, el almacén podrá Í Sucede principalmente
efectuar la custodia provisional de cualquier material, con materiales de uso
frecuente: tuberías, uniones,
sin embargo deberá estar respaldado con
medidores, etc.
documentación del área interesada, para que se
tenga el origen para el respectivo control físico. En
ese caso, se resalta que la custodia jamás deberá ser de
carácter permanente o definitivo.
4.2.1 Recepción de materiales de origen externo

(110) La operación de recepción, exceptuando los
materiales provenientes de donación de terceros, materiales
que estaban en consignación y devolución de préstamos que
fueron efectuados a terceros; es casi exclusivamente
procedente de proveedores. Esta operación se concreta con el
formulario Ingreso de Materiales al Almacén (ver Anexo 4)
Materiales de origen
(111) En este caso es imprescindible que el almacén esté interno
informado sobre lo que va a recibir, a través de la copia del
documento de adquisición que podrá ser una Solicitud de
Compra de Materiales o Pedido de Materiales (Anexos 3 y
5), de manera que tenga la información necesaria para el
previo planeamiento del almacenaje y correcta recepción de las
mercaderías. Esta información debe ser referida a:
a) Origen, de dónde proviene el material, material local o
importado
b) Especificación, características técnicas del material: color,
materia prima utilizada, marca, industria
c) Cantidad, cantidad determinada en la solicitud de compra u
orden de compra
d) Unidad de medida, kilo, pieza, metros, juego, etc.; de
acuerdo al catálogo de materiales o solicitud de compra
e) Precio, precio estipulado en la orden de compra o respaldos
de la transacción contable
f) Plazo de entrega, determinado en las cotizaciones de ley,
generalmente determinados por el proveedor

g) Condiciones generales, otras condiciones por ejemplo:

material puesto en nuestro almacén o recojo de la casa
comercial o proveedor
h) Cualquiera que sea el caso, los materiales deberán ser
recibidos de los proveedores, siempre acompañados de su
respectivo documento, Guía de remisión u otro documento
que la entrega del material al almacén.
(112) Es de entera responsabilidad de los almacenes la
verificación de la Guía de remisión, con la Orden de Compra o
Contrato de Suministro de Materiales.
(113) Cualquier discrepancia detectada en el acto de
recepción, que no pueda ser resuelta en el propio almacén,
debe ser inmediatamente comunicada al área pertinente
(compras, unidad solicitante, usuario) para que pueda negociar
la aceptación o no de la mercancía.
(114) Después de la verificación e inspección del material Í Este proceso debe
el responsable por el recibo; deberá certificar al reverso realizarse con agilidad y
de la Guía de remisión, los siguientes datos: precisión para evitar
retrasos de operaciones.
a) fecha,
b) responsable por el recibo (nombre y cargo),
c) diferencia verificada entre lo enviado por el proveedor y lo
efectivamente recibido,
d) cantidad rechazada y devuelta.
Tales anotaciones deberán ser obligatoriamente transcritas a
la copia del proveedor.
(115) En los casos en que el material esté sujeto a inspección
técnica, por cualquier entidad externa o interna; es necesario
que en el acto de la inspección sea expedido un documento
de conformidad, con el fin de efectuar la recepción definitiva.
Tal inspección se podrá realizar antes o después de la entrega
de la mercancía.
(116) Después de cumplidas las formalidades de la recepción;
las Guías de remisión deberán ser remitidas a la Sección de
Adquisiciones y Contabilidad, para anotación en los
controles de los pedidos, registros y distribución de copias; y
los materiales, después de la verificación; serán remitidas al
área de almacenaje.
4.2.2 Recepción de materiales de origen interno

(117) La recepción por el almacén, de materiales de origen
interno, puede suceder por devolución de los usuarios internos,

por transferencia de otro almacén o esporádicamente y en

carácter muy especial, para custodia provisional.
(118) La operación de transferencia sucede exclusivamente Materiales de origen
entre almacenes. Su efecto contable da como resultado un crédito interno
en el origen y un débito en el destino; ambos de igual valor, sin
que haya alteración en la cuenta stock a nivel de empresa.
(119) Es decir, la transferencia no es más que el movimiento
de materiales de stock de un local a otro; sustentada por
documento, un formulario de transferencia (ver Anexo 11). Su
finalidad principal es la de colocar los materiales lo más
próximo posible de las áreas de demanda.
(120) Las transferencias deben ser generadas por un área
específica (sector de planeamiento o sector de
distribución) basada en las necesidades o en los Í Hasta aquí se habla
stocks (consumo promedio, lote y punto de mucho de “necesidades
abastecimiento). de stocks”; ya veremos
más adelante por que
(121) El registro físico-financiero en el almacén son importantes y como
receptor; debe corresponder exactamente al registro de se determinan.
origen. Si hubiera divergencia entre lo que consta en el
documento y el material efectivamente remitido, se procederá
de la siguiente manera:
a) En caso de que la cantidad recibida sea menor que la que
consta en el documento; se acepta la cantidad del
documento, anotando el suceso y transfiriendo
contablemente la diferencia; de manera que en el almacén
de origen va a haber una mayor cantidad de material.
b) En caso que la cantidad recibida sea mayor; de modo
similar, se acepta la cantidad que consta en el documento y
se devuelve el excedente al origen. En caso contrario se
debe efectuar la compensación de existencias, transfiriendo
la diferencia al almacén receptor, de tal manera que este
almacén se quedará con un excedente y en el almacén de
origen constará una falta física.
c) En caso de que el material recibido sea otro diferente del
especificado en el documento de transferencia; se devuelve
la totalidad del material para que el almacén de origen
efectúe el ajuste contable y realice la transferencia
correctamente.
4.3 Almacenamiento y resguardo de materiales

(122) Es a través de la formulación y de la aplicación de reglas o
normas específicas de almacenamiento; que se realiza un
almacenamiento correcto.

(123) En estas formulaciones, debemos buscar soluciones

para minimización del esfuerzo individual, la optimización de las
operaciones internas; expresada a través de un mejor
rendimiento operacional con costos mínimos, así como dar mayor
sentido de organización a los almacenes.
(124) El almacenamiento de material se debe llevar a
cabo de acuerdo con determinados principios y reglas Í Se refiere a exigencias
básicas; cuya aplicación debe considerar, no solamente técnicas y condiciones
los aspectos internos y las peculiaridades de cada particulares referidas al tipo
de almacén y materiales
almacén; sino también, la naturaleza y el tipo de
que debe conservar.
materiales cuyas características (tamaño, peso, forma,
dimensión, uso, etc.); lo que exige, la mayor parte de las veces,
soluciones individuales de almacenamiento.
(125) El conocimiento de estas reglas influye, igualmente, en
la determinación de las instalaciones y de las unidades de
almacenamiento más apropiadas para que el almacenamiento sea
adecuado. Ello tiene la finalidad, no sólo de preservar los
materiales de los daños consecuentes de las operaciones
normales de movimientos, sino también de los arreglos físicos, en
la localización y en el manejo más racional de los materiales, con
un mínimo de esfuerzo y un máximo de economía.
(126) Las normas de almacenamiento, además de contribuir a la
reducción de costos, permiten: Ventajas y desventajas
• reducir de las pérdidas por quiebra,
• disminuir los accidentes en el trabajo por brindar al elemento
humano en el movimiento de cargas pesadas,
• menor tiempo gastado en los movimientos y expedición, y
• ampliar y mejorar el aprovechamiento del área útil de
almacenamiento.
(127) En otro sentido; lo que procuramos a través de la
aplicación correcta de las normas de almacenamiento, es
aumentar la eficiencia del proceso; llevando al máximo su
rendimiento y al mínimo sus costos.
4.4 Normas de almacenamiento

(128) La aplicación de las normas de almacenamiento está
influida por diferentes factores relacionados con las condiciones
que facilitan la organización y manejo de los materiales en el
almacén. Los criterios más comunes y que influyen en la
determinación de las reglas de almacenamiento, entre otros
que eventualmente podrían ser añadidos, son:
• rotación de los materiales,

• volumen y peso,
• orden de entrada / salida,
• similitud, y
• valor.
4.4.1 Rotación de los materiales

(129) Los materiales mantenidos regularmente en stock de
almacén, para atender a las necesidades de las diversas áreas
solicitantes de la empresa (producción, mantenimiento, taller,
oficinas, etc.); presentan una determinada demanda que varía
de uno a otro; en función del mayor o menor requerimiento por
los usuarios. Este requerimiento es el que determina la
“popularidad” de un material con relación a los demás.
(130) De esta manera, vamos a encontrar materiales que;
dentro de un conjunto mayor de materiales existentes en
los stocks; presentan movimiento constante y frecuente Í No quiere decir que
de salida. Estos presentan un consumo elevado, en se le da una vuelta al
contraposición a otros, cuyo consumo es menor o tienen material o se “rota”
dentro del almacén.
menor frecuencia de salida; es decir, presentan demanda en
períodos más espaciados de tiempo.
(131) Considerando el factor de mayor o menor movimiento de
salida de un material, debemos procurar; que aquellos de mayor
índice de rotación de stock, sean almacenarlos en locales
situados en las proximidades de las puertas o locales de salidas
(sectores de expedición y embalaje) del almacén. Esta medida
tiene la finalidad de:
Criterios de rotación
• aportar mayor rendimiento operacional,
• minimizar del número de viajes entre las áreas de
almacenamiento y la de expedición,
• descongestionar el tránsito interno en el almacén,
• mejorar el aprovechamiento de la mano de obra existente,
con menor desgaste físico de los operadores, y
• maximizar el tiempo utilizado en la expedición del material.
(132) En general, las salidas de stock se repiten en mayor
número de veces que las entradas de estos materiales.
Mientras el material sale repetidas veces, dentro de
determinados períodos, la reposición (entrada) no siempre
acontece dentro de ese mismo espacio de tiempo; ni en igual
número de veces que sale. Consecuentemente las entradas
tienen una menor frecuencia de movimiento con relación a
las salidas.

(133) Esta observación se hace más importante, cuando se

verifica normalmente, la tendencia en algunos almacenes de
concentrar en áreas más próximas al sector de recibo los
materiales cuya periodicidad de entrada es más frecuente y
regular que la de otros.
(134) Las ventajas enumeradas se vuelven más evidentes
mientras mayor sea el área útil de almacenamiento y más
complejo sea el almacén; así como mayor sea el número de
movimientos diarios. En almacenes de pequeño tamaño; que
presentan poco movimiento o baja rotación; los beneficios
resultan menos significativos.
4.4.2 Volumen y peso del material

(135) Los materiales voluminosos y pesados, considerando
no sólo volumen y peso unitario por material, sino también,
volumen y peso por unidad de carga (carga unitaria); deben ser
almacenados preferentemente, en las áreas del almacén más
próximas a la puerta de salida (áreas de embarque).
De esta manera la distancia a recorrer sea menor que Í Además de que se
la de los materiales leves de más fácil manejo. necesitan equipos especiales
para su movimiento. Vea mas
(136) Estos materiales y su la carga unificada deben adelante.
ser colocados sobre estrados para facilitar el uso de
equipo de manejo propio. Debemos procurar almacenarlos junto
a las vías de circulación principales de manera que el acceso y el
movimiento sean fáciles, con un mínimo costo operacional de
utilización de equipos y mano de obra y permitiendo que la
remoción hacia el área de expedición se procese sin mayores
esfuerzos y dificultades.
(137) Al proceder al almacenamiento de los materiales o de las Cargas pesadas
cargas unificadas pesadas; independientemente de los aspectos
de localización, acceso y movimiento; debemos asegurarnos si
el piso sobre el cual van a ser depositadas, posee capacidad
de carga o tasa de compresión suficiente para soportar el peso
de la carga.
4.4.3 Orden de entrada / salida

(138) El criterio principal para organizar la entrada y salida de
materiales almacenados debe obedecer a un orden
cronológico, en función de su época de entrada, evitando
situaciones en que unidades almacenadas hace más tiempo, sean
olvidadas o permanezcan por tiempo demasiado largo en sus
locales de almacenamiento, provocando la ocurrencia de

oxidación, deterioros, obsolescencia, pérdida de determinadas

propiedades físicas, endurecimiento, desecamiento y otras
pérdidas posibles de verificarse con los materiales.
(139) Esta situación ocurre con frecuencia en Í Este es un problema
almacenes que no disponen de área suficiente para el definitivamente evitable si
tenemos en cuenta lo que
almacenamiento de los materiales. Por tanto; para
hemos dicho hasta aquí en
hacer economía de espacio se eliminan los corredores o cuanto a organización y
vías secundarias de acceso; quedando apenas una sola métodos de almacenaje.
vía de entrada y salida.
(140) Así con el transcurso de los sucesivos movimientos; los
materiales de poco movimiento que se encuentran al final de la
fila permanecen indefinidamente y quedan obsoletos, debido a
que los espacios vacíos dejados por la salida de las mercancías
depositadas por delante de ellos, son ocupados nuevamente por
otras de reciente adquisición.
(141) Existen al menos dos criterios o variantes para Primeros en entrar-
primeros en salir
organizar la salida de materiales del almacén, de acuerdo con la
valoración del costo de los mismos, una es la conocida como
“primeros en entrar primeros en salir” (PEPS) y la segunda es
“últimos en entrar primeros en salir” (UEPS).
(142) La primera de estas variantes es conocida también por su
denominación en inglés first-in first-out y consiste en valorar las
salidas de almacén utilizando el costo de los primeros artículos
ingresados o adquiridos, por esta razón las existencias finales
quedarán valoradas a los precios o costos más recientes. Es
recomendable utilizar esta opción cando los precios están hacia la
baja o en épocas de deflación.
(143) Por ejemplo si tenemos la siguiente situación:
• Existe un saldo inicial de 200 piezas de tubería a un costo de
Bs. 10, para un total de Bs. 2.000
• Se compran 200 piezas de tubería a un costo de Bs. 9 para un
total de Bs. 1.800
El estado en almacén de las piezas de tubería es el siguiente:
Cantidad Costo Importe total

(piezas) (Bs.) (Bs.)
Primer lote (saldo inicial) 200 10 2.000
Segundo lote (compra) 200 9 1.800
Saldo 400 - 3.800

Debido a la solicitud para realizar determinada instalación se

despachan o entregan 250 piezas de dicha tubería. El proceso de
salida sería el siguiente:

Primer lote 200 10 2.000
Segundo lote 50 9 450
Total solicitado 250 - 2.450
Saldo 150 9 1.350
Como se aprecia la primera parte del contenido total del material
solicitado corresponde al del saldo inicial.
(144) La segunda variante es la que se aplica cuando la salida Últimos en entrar-
primeros en salir
de almacén se realiza a los precios de las últimas entradas hasta
agotar las existencias cuya entrada es más reciente, por esta
razón el inventario final de existencias quedará valuado a los
costos más antiguos de entrada. Esta técnica es recomendable
cuando los precios tienden constantemente a incrementarse por
efectos inflacionarios.
Í En estos cuadros se
(145) Por ejemplo partimos de la siguiente situación: da una definición de un
• Existe un saldo inicial de 400 piezas tapones a un término, un ejemplo, una
costo de Bs. 5, para un total de Bs. 2.000 complementación clave,
un concepto adicional o
• Se compran 600 piezas de tapones a un costo de Bs. 6 una información actual.
para un total de Bs. 3.600
El estado en almacén de las piezas de tubería es el siguiente:
Primer lote (saldo inicial) 400 5 2.000
Segundo lote (compra) 600 6 3.600
Saldo 1000 - 5.600
Para la ejecución de cortes de servicio se despachan o entregan
800 tapones. El proceso de salida sería el siguiente:
Segundo lote 600 6 3.600
Primer lote 200 5 1.000
Total solicitado 800 - 4.600
Saldo 200 5 1.000

(146) Como se ve en este caso la primera parte del contenido

total del material solicitado, corresponde al de la última compra
efectuada, es decir el segundo lote es el que aporta la primera
salida para completar la cantidad solicitada.
4.4.4 Similitud de materiales

(147) Siempre que sea posible; los materiales deben ser
almacenados considerando su similitud con otros; lo que se logra
a través del sistema de clasificación de material (ver también
caps. 4.5 y 6.1).
(148) La concentración de materiales portadores Í Eso significa que todos los
de características físicas, aplicaciones o materiales no son iguales, cada
naturalezas semejantes en locales adyacentes; uno requiere condiciones y formas
facilita la localización, el abastecimiento y el de almacenamiento y cuidado
inventario. especificas; por tanto es necesario
tenerlos clasificados a fin de
(149) Con relación a este aspecto; si todos los optimizar su manipulación.
materiales de una determinada clase de material
están situados en una misma área o local de almacenamiento, el
inventario de éstos; además de demandar menos hombres/hora;
tendrá un procesamiento más rápido dada la economía de idas
y venidas, constantes de un local a otro.
(150) El riesgo de tener estos inconvenientes será más
notable, cuanto mayor sea el almacén, la cantidad y diversidad
de materiales de la misma clase, así como el número de locales
donde se encuentran almacenados.
(151) La práctica de esta norma determina el establecimiento o
utilización de locales fijos y preestablecidos para el
almacenamiento, que habitualmente se denominan bodegas.
Estas bodegas tienen características especiales de organización y
funcionamiento, en las cuales se almacenan materiales
agrupados por sus características similares en términos de
fabricación y uso. Por ejemplo se establecen bodegas de
herramientas, de papelería, de lubricantes, tuberías, etc.
4.4.5 Valor del material

(152) Este aspecto tiene en cuenta lo que representa
financieramente un material para la empresa, determinando el
valor del stock, lo que a su vez condiciona su forma de
almacenamiento.
(153) En el caso de materiales que presentan mayor peso por su
valor invertido en stock, y a fin de evitar o minimizar posibles

problemas que puedan acarrear perjuicios debidos a pérdidas por

averías, extravíos, corrosión, etc.; deben ser observadas las
siguientes reglas:
Cuidados especiales
a) Acondicionamiento y preservación conveniente para
protección contra daños durante el almacenamiento o manejo
b) Localización en áreas apropiadas, en las que no haya posibilidad
de desvíos o hurtos de cantidades; principalmente de piezas
pequeñas y de buen valor de reventa
c) Utilización de estrados para facilitar su remoción por
apilamiento, evitándose, al mismo tiempo; el contacto
directo del material con el suelo (afectados por la humedad)
y propiciando, además, una mayor estabilidad al apilamiento
d) Acomodo en locales o áreas de fácil acceso; de modo que la
remoción de los stocks se efectúe con el mínimo manejo y
con el menor riesgo de avería.
(154) Estas reglas, aunque igualmente aplicables en términos
generales a todos los materiales; deben ser Í Es decir a “mayor
observadas con mayor énfasis, para aquellos de valor” “mayor cuidado y
mayor valor económico, con el fin de minimizar daños protección”.
que puedan ocurrir.
4.5 Catalogación de los materiales

(155) Luego de que el encargado del almacén haya identificado
el material, deberá codificarlo. La codificación consiste en dar
al material un símbolo o código, con el propósito de permitir dos
aspectos de importancia relacionados con el bien ingresado: su
clasificación y su ubicación.
(156) Además de la localización; es necesario que los materiales Codificación
sean identificados por su número de código. Los materiales
colocados en tabiques pueden ser identificados a través de
etiquetas; fijadas en el estante. Por ejemplo repuestos y
papelería.
(157) La mayor parte de los materiales de patio pueden recibir el
número de código en su propio cuerpo. Por ejemplo: material
de construcción, tuberías y accesorios.
(158) Los materiales a granel y los demás materiales localizados
en distintos sectores del almacén, pueden ser identificados por
tablillas, indicando de preferencia, el código y el nombre del
material. Por ejemplo lubricantes y material de limpieza.
(159) Para diseñar la codificación el Jefe de Almacén tomará en
cuenta la relación lógica entre el símbolo y lo que representa el
material. Este aspecto se denomina principio de significación.

Por ejemplo en el caso de la papelería se identifican los distintos

tipos de papel con la letra “P” y un numero correlativo, las
herramientas con la letra “H” y su correspondiente numero
correlativo.
(160) Adicionalmente, para realizar la codificación se tomarán Principios de codificación
en cuenta los siguientes principios:
• Amplitud. Estimar los límites del universo o del total de
materiales susceptibles de codificación. Significa dejar abierta
la posibilidad de aumentar los códigos en la medida de las
necesidades por la cantidad y variedad de materiales.
• Concisión o precisión. Emplear el menor número posible
de cifras o letras para designar cada material. Indica también
que el diseño del código debe ser lo más simple posible y de
fácil interpretación.
• Funcionalidad. Permitir la adaptación del código a las
necesidades operativas de la entidad, es decir que la
codificación pueda ser aplicable en cualquiera de las áreas
funcionales de la entidad, evitando la creación de diferentes
sistemas de clasificación.
(161) La catalogación o codificación podrá realizarse de acuerdo Criterios de codificación
a los siguientes criterios:
a) Según la denominación básica de los materiales,
teniendo en cuenta la clasificación por diferentes grupos:
útiles de oficina, papel de escritorio, materiales de vidrio,
material de construcción, etc. Por ejemplo:
• Material de oficina: lápices, bolígrafos, engrapadoras, Í Obviamente no son
perforadoras, diskettes y otros los únicos grupos
posibles, todo depende
• Material de vidrio: vidrios planos, ceniceros, floreros, del tipo de almacén y de
adornos para uso de la empresa sus materiales, y... ¡del
sentido común!.
• Materiales de construcción: cemento, cal, yeso, tejas,
bloques de cemento y otros utilizados en edificaciones
• Materiales eléctricos: focos, cables, tubos fluorescentes,
lámparas, fusibles, pilas, interruptores, enchufes, etc.
• Herramientas menores: alicates, martillos, tenazas,
serruchos, picos, palas y otros
(162) Según la denominación del clasificador
presupuestario, es decir de acuerdo con el objeto del gasto o
partida presupuestaria. Por ejemplo:
• 31000 Productos alimenticios y de madera Códigos
• 32000 Minerales

• 33000 Textiles y vestuarios

• 34000 Material de escritorio y papelería
• 35000 Productos de cuero y caucho
• 36000 Productos químicos y lubricantes
• 37000 Productos metálicos y plásticos
(163) Por ejemplo, considerando el criterio del clasificador
presupuestario antes mencionado; el código para las hojas papel
bond tamaño carta sería:
04 - 01 - 0016
Donde:
04 es el Grupo: Material de escritorio y
papelería
01 es el Subgrupo: Papel de Escritorio
0016 es el Número correlativo: Numero para identificar a
las hojas de papel bond
tamaño carta
(164) El proceso de catalogación de materiales debe
consolidarse en la elaboración del catálogo de materiales. El
Catálogo
catalogo de materiales es el instrumento que presenta de
forma ordenada los materiales estandarizados para su uso en la
empresa de acuerdo a una codificación determinada.
(165) La codificación de los materiales permite la rápida y
exacta identificación de los artículos por parte de todas las
unidades internas de la organización; facilitando el planeamiento,
gestión de compras, control de los stocks; así como su
almacenaje y distribución.
(166) La especificación establece las Í Este es un aspecto que en
características mínimas, normas tecnológicas, ocasiones no se completa
dimensión, constitución del material; así como otras correctamente y puede provocar
anotaciones particulares, como: embalaje, lugar de confusión en relación con el uso
aplicación, unidades especializadas que lo utilizan, adecuado del mismo
etc.
(167) El sistema de administración de materiales actúa
básicamente en el abastecimiento de materiales para
diversos destinos y aplicaciones. Además de una forma de
control y catalogación; se hace necesaria una definición más
general, con el objetivo de uniformar los conceptos y la
comunicación interna. Un ejemplo parcial de catálogo de
materiales se presenta en la Tabla 4.

CODIGO DESCRIPCIÓN
GRUPO SUB GRUPO ITEM
04 01 0001 Papel bond tamaño carta de 65 gramos
04 01 0002 Papel bond tamaño oficio de 65 gramos
04 01 0003 Papel bond con membrete tamaño carta
04 01 0004 Papel bond con membrete tamaño oficio
04 01 0005 Papel bond tamaño carta de 75 gramos
04 01 0006 Papel bond tamaño oficio de 75 gramos
04 01 0007 Papel sábana tamaño carta
04 01 0008 Papel sábana tamaño oficio
04 01 0009 Papel sábana tamaño pliego
04 01 0010 Papel carbónico tamaño carta
04 02 0001 Sobres tamaño oficio
04 02 0002 Sobres tamaño corriente
04 02 0003 Sobres manila tamaño carta
04 02 0004 Sobres manila tamaño oficio
04 02 0005 Sobres azules para cotizaciones
Tabla 4: Ejemplo parcial de un catálogo de almacén
4.6 Entrega de materiales y actualización del kárdex

(168) El área de expedición o distribución de material ha sido
un punto de significativa vulnerabilidad en los almacenes,
exigiendo una constante supervisión y la dotación de técnicos
entrenados y con perfil adecuado.
(169) Básicamente, los servicios de un área de expedición de Salida del material
materiales en un almacén, tienen origen en la salida al
destinatario final o transferencia de materiales hacia otros
almacenes. Este proceso se realiza mediante los formularios
Vale de Salida de Materiales del Almacén, Pedido de
Materiales o Nota de Transferencia (ver Anexos 5, 6 y
11).
(170) En un almacén de mediano o gran tamaño, se
acostumbra adoptar el criterio de evitar que un mismo
empleado ejecute las dos fases básicas, es decir, quien
separa no es el mismo que verifica y expide. Por ejemplo en
el manejo de la papelería quien prepara lotes o paquetes de
1000 hojas, no debe ser el que verifica y entrega la cantidad
requerida al destinatario final.
(171) En la actividad de expedición y separación de materiales;
es necesario que los empleados responsables tengan un
conocimiento básico de los materiales que manejan, con el fin

de evitar posibles cambios y errores que pueden perjudicar

alguna operación de la empresa.
(172) En este momento se hace imprescindible que los
materiales almacenados estén adecuadamente
codificados y con la correcta localización; siendo la
etiqueta de identificación del material de fundamental
importancia.
(173) Cuando se trata de material en stock en área
cubierta, la etiqueta engomada es perfectamente adecuada.
Sin embargo, cuando se trata de materiales almacenados en
el patio; al aire libre, se utiliza una placa metálica de
identificación o pintado del código en una de las piezas del
lote.
(174) Por su importancia para el funcionamiento de una
empresa la salida de materiales de un almacén debe ser
cuidadosamente organizada.
(175) Un tipo especial de salida de material lo Í También: requisición:
constituye la requisición de material. Este proceso recuento y embargo de bienes
consiste en el movimiento de un material de los para el servicio en tiempo de
guerra (militar); o acto judicial
stocks de un almacén hacia una unidad usuaria. Se por el que se intima que se
refiere particularmente a materiales específicos de haga algo (derecho)
uso exclusivo para determinada actividad; como por
ejemplo tubería para una instalación de AP y no para un
laboratorio de análisis químico.
(176) Este proceso señala la pertinencia y autorización
de un área funcional para solicitar determinado tipo de
material de acuerdo a su actividad específica. Debe ser
respaldado por un formulario Vale de Salida de Materiales de Autorización
Almacén o Pedido de Materiales; debidamente llenado y
aprobado (ver Anexos 5 y 6).
(177) El nivel de aprobación debe ser previamente definido y
divulgado, pudiendo existir nivel de aprobación por tipo de
material o de aplicación.
(178) Desde el punto de vista contable, la atención de la
solicitud genera un crédito al almacén y un débito a la unidad
usuaria, relativo a una cuenta de gastos o de inversión,
clasificada contablemente en el momento del consumo.
(179) El formulario de Vale de Salida de Materiales de
Almacén debe contener básicamente los siguientes datos:
• Número tipográficamente impreso
• Fecha de aprobación
• Identificación de la unidad solicitante
• Aplicación (Centro de costo o clasificación contable)

• Código del material

• Unidad de medida
• Especificación del material (descripción técnica del material)
• Cantidad solicitada
• Aprobación (Nombre y firma)
(180) Un ejemplo de Vale de Salida de Materiales de Almacén se
presenta en el Anexo 6.
(181) El proceso de entrega de materiales sigue varios pasos Pasos de entrega
(ver Fig. 15)
a) Recepción del Vale de Salida de materiales (ver Anexo 6)
b) Verificación del documento. Comprobar que el vale se
encuentra correctamente llenado y con las firmas
autorizadas. Si no está bien llenado comunica al usuario y
devolver el documento.
c) Consultar el stock de materiales. Para comprobar la
pertinencia y existencia del material solicitado a fin de
atender el pedido.
d) Separar el material, verificando cantidad y características
técnicas para su entrega al usuario.
e) El usuario retira el material y firma el documento de Í ¡Si está tan clara la
recepción. secuencia de pasos, por
qué ocurren tantos
f) El almacén efectúa el descargo de salida, archiva el vale problemas con este
de entrega y envía copia a contabilidad. proceso!.

FLUJO BASICO DE ATENCION POR LA SOLICITUD DE

MATERIALES
(ALMACEN)
inicio
recibe
documento
verifica
está consulta devuelve

n correcto n
correcto usuario documento fin
?
?
s s
consulta
stock
mantiene
atiende n documento llegó
saldo pendiente material
? ?
s s
atiende
documento
separa
material
n
verifica usuario programar cargar
material retira transporte mercaderías
?
entrega obtiene distribuye

material firma de copias fin
recepción
Fig. 15: Flujo básico de entrega de materiales

7. Como todo proceso operativo la administración de almacenes requiere de la

definición de un grupo de actividades y procedimientos, ordenados y precisos
para cumplir cabalmente con su función. Como es de suponer una unidad de
almacenes debe recibir almacenar, controlar y entregar materiales para el
desempeño de la empresa.
!
8. La función de almacenamiento implica el cumplimiento de normas de control de
materiales, para lo cual se emplean formularios específicos, acordes al tipo de
movimiento que se ejecuta. Al mismo tiempo los formularios utilizados por el
almacén permiten tener un registro permanente de todo lo existente en el mismo,
a fin de facilitar el control físico y contable.
9. Es cierto que no existen formularios únicos y universales para todo tipo de
empresa, pero si se recomienda que estos tengan el mínimo de datos
imprescindibles para garantiza un buen control físico y contable.
15. ¿Cuáles son los orígenes que puede tener los materiales que ingresan a un
almacén?. Ponga tres ejemplos de cada uno de esos orígenes.
16. ¿Diga cuáles son los instrumentos de apoyo imprescindibles para un buen control
de almacén?
17. Diga los criterios que determinan las normas de almacenamiento de materiales y
explique cada uno de ellos.
18. Explique los principales mecanismos de entrada y salida de materiales del
? almacén que usted conoce y explique los criterios que sustentan la aplicación
cada uno.
19. Mencione las reglas a considerar para garantizar un optimo almacenamiento de
materiales con alto valor económico en una empresa. ¿A qué materiales dentro
de una EPSA, Ud. aplicaría estas reglas?.
20. Enumere los pasos que debe seguir el proceso de entrega de materiales de un
almacén.
21. ¿Cómo se clasifican los materiales de acuerdo al criterio de planificación? Ponga
ejemplos de cada uno de ellos.
5. Seleccione tres tipos de materiales de uso común en una EPSA y haga un
análisis de cómo se aplican, para cada uno de ellos, los criterios para un
adecuado almacenamiento.
6. Elabore una propuesta de catálogo para el almacenamiento de los materiales de
construcción utilizados por un EPSA. Especifique el criterio utilizado.
4. El éxito de un buen proceso de administración de almacenes radica en un
riguroso cumplimiento de las normas de control y uso adecuado de los
# formularios y reglas establecidas para este proceso. Se sugiere que el personal

que vaya a trabajar en esta actividad tengan a mano permanentemente las
Normas legales que regulan este proceso así como el manual interno del
funcionamiento de estas instituciones en cada empresa.

Cap. 5. GESTION DE EXISTENCIAS
5. GESTION DE EXISTENCIAS
(182) En el proceso de administración de almacenes deben
tenerse en cuenta los elementos de demanda y consumo con
el objetivo de establecer niveles mínimos y máximos de stocks de
materiales; a fin de asegurar la existencia de éstos para satisfacer
las necesidades de la empresa, sin interrumpir el normal
desarrollo de sus actividades.
(183) Esto significa que deben existir actividades de
planificación para la adquisición oportuna de materiales.
Planear es una actividad común a cualquier tipo de empresa,
independientemente del tamaño o rama a la que se dedique.
Constantemente todas las áreas están involucradas con
planeamiento de manera formal o informal.
(184) Existe un grupo de factores que influyen en el propio
planeamiento o se derivan del mismo; entre ellos pueden Criterios de predicción
mencionarse:
• cuánto se va a consumir en los próximos días, semanas o
meses
• necesidad de ampliación y/o construcción de nuevas
instalaciones
• necesidad de contratación de personal y capacitación del
mismo, etc.
(185) Además de varios tipos de
Í El horizonte de predicción depende
planeamiento, los horizontes de tiempo
básicamente del período de gestión para
también son variables. Hay necesidad de el cual se necesita disponer de
planear para meses y años; así como para los determinada cantidad de materiales.
próximos días o semanas; aunque el grado de
detalle sea muy diferente en los dos casos. De forma general,
cuanto mayor es el período cubierto por el planeamiento, menor
es la precisión con la que podemos realizar la estimación.
(186) A pesar de las eventuales diferencias, hay por lo menos
una gran e importante base común a todo el planeamiento, que
es la previsión de la demanda. Es necesario saber cuánto la
empresa pretende ejecutar en sus actividades finales, pues esa
expectativa es el punto de partida, directo o indirecto, para
prácticamente todas las decisiones (ver cap. 5.2)..
(187) El consumo y las actividades pueden depender de
muchos factores: aumento vegetativo de la población, situación
de la economía nacional o mundial, esfuerzos para incrementar la
participación de la empresa; y en algunos casos hasta
consideraciones políticas, religiosas, climáticas, etc.

(188) Sin embargo, por más imperfecta que sea una previsión,
siempre es necesaria. La previsión de la demanda es un
proceso de búsqueda de información acerca del consumo de un
material o conjunto de ellos (ver cap. 5.2).
5.1 Necesidad de stock de materiales

(189) El almacenar materiales no es el objetivo final de la
empresa; pero es necesario para que la misma pueda realizar
sus obras (instalaciones, mantenimiento, etc). Lo ideal sería que
los materiales se adquieran en la víspera de su efectiva
utilización; para algunos materiales es posible estar próximos a
este ideal, para otros poco previsibles es posible aproximarse.
(190) De acuerdo con los criterios de planificación, Tipo de materiales
clasificaremos los materiales en:
a) programables,
b) previsibles y
c) poco previsibles.
(191) Los materiales programables son aquellos que deben
ser adquiridos de acuerdo con el proyecto y programación
de una obra, con la anticipación necesaria debido al plazo Í Es decir, aquellos
de entrega, fabricación y sus fluctuaciones. materiales que dependen
de la actividad específica
(192) La programación debe hacerse con el debido que se vaya a realizar, y de
margen de seguridad por los imprevistos del proyecto y los materiales que requiere
variaciones entre el cronograma y la efectiva ejecución de para ser ejecutada.
la obra. Ejemplo de este tipo de material son tuberías,
material de construcción herramientas y repuestos.
(193) Los materiales previsibles son los materiales que
pueden ser previstos de acuerdo con el promedio y fluctuación de
su consumo en el pasado y durante determinados periodos de
tiempo.
(194) El promedio de consumo utilizado deberá ser ajustado
para la previsión del futuro y las fluctuaciones del consumo en el
pasado servirán para el dimensionamiento del stock de
seguridad, previendo posibles variaciones futuras. Son ejemplos
de materiales previsibles los de uso permanente en el
funcionamiento de la empresa, como el material de escritorio,
papelería, lubricantes, combustibles, etc.
(195) Los materiales poco previsibles son aquellos
materiales cuya previsión es más difícil, y su estimación se realiza
conforme a la importancia de éstos para las operaciones, equipos
o sectores en que serán utilizados, porque son de uso eventual.

Es necesario sin embargo prever por seguridad un stock mínimo

para imprevistos.
(196) Son ejemplos de este tipo de materiales las tuberías de
aducción de 12”, repuestos para bombas, algunos repuestos para
vehículos (barra de dirección, volante).
5.2 Una buena administración de materiales

(197) Planificar es una actividad común y esencial para
cualquier tipo de empresa, Í Planificar es también el proceso de
independientemente del tamaño o ramo a que elaborar un plan científicamente
se dedique. Constantemente todas las áreas organizado y de gran amplitud o más
están involucradas con planeamiento de detallado para obtener un objetivo
manera formal o informal. determinado, como el desarrollo
económico, la investigación o el
(198) Hay un sinnúmero de decisiones que funcionamiento de una industria.
componen el propio planeamiento o se derivan
del mismo, como por ejemplo:
• ¿Cuánto se va a consumir en los próximos días, semanas o
meses?
• Necesidad de ampliación y/o construcción de nuevas
instalaciones
• Necesidad de contratación de personal y capacitación
(199) Como ya se ha planteado mientras mayor es el horizonte
de predicción, menor es la precisión con que podemos contar,
debido a la influencia cada vez mayor de detalles y factores que
Previsión de la demanda
intervienen a favor o en contra de esa estimación. Ese es un
inconveniente que se presenta en el proceso de previsión de
la demanda.
(200) La previsión de la demanda es por tanto un proceso
racional de búsqueda de información acerca del consumo de
un conjunto de ítems y a partir de ella estimar su proyección
futura. Tanto como sea posible, esa previsión debe suministrar
también información sobre la calidad y ubicación final (lugar
donde serán necesarios) de los materiales en el futuro.
(201) La falta de material ocasiona un alto en las operaciones
de la empresa y de los equipos, presencia de personal ocioso,
reducción en el ritmo de la obra y otros inconvenientes. Los
niveles de stocks dependen de una buena administración y
previsión de materiales: cuanto más exactas sean las previsiones
del consumo y de plazos de entrega, menores serán los stocks;
cuanto peores sean las previsiones del consumo y de los plazos
de entrega, mayores deberán ser los stocks.

(202) ¿Cómo medir el desempeño de la administración de

materiales?. Para realizar una buena administración de
materiales es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos:
• Mantener stocks, lo más bajo posible, sin falta de materiales
• Lograr la disponibilidad de materiales justo a tiempo
5.2.1 Niveles de stocks

(203) Es necesario encontrar un equilibrio entre una buena
rotación y una buena atención, debido a la dificultad de medir
el costo de los stocks y el costo de las faltas de material, para
lo cual podemos usar el Índice de Rotación y el Nivel de
Í Finalmente llegamos a
Atención. los stocks.
(204) Stocks altos pueden conducir a un buen nivel de
atención, pero, en general, conducen a un bajo nivel de
rotación. Por el contrario stocks bajos pueden conducir a un
buen índice de rotación, pero a un bajo nivel de atención.
(205) Para mantener stocks, lo más bajo posible, sin falta de
materiales, es necesario medir si los stocks están bajos o si las
cantidades son las adecuadas, para lo cual se utiliza el índice Índice de rotación
de rotación. Este indicador permite conocer cuantas veces el
stock gira en un período determinado. El cálculo de este índice
se realiza de la siguiente forma:
Consumo promedio mensual.

Indice de rotación = ...(5.1)
Stock promedio
(206) ¿Qué es un índice de rotación considerado bueno?.

Varía según el material. Veamos varios ejemplos:
• Combustible. Consumo: 300,000 l/mes
Stock variable de 15,000 a 45,000 (promedio 30,000 l.)
Consumo mensual 300.000

Indice de rotación = = = 10
Stock promedio 30.000
Este resultado se considera óptimo y se consigue con 10

entregas por mes, cada 3 días, 30,000 litros en cada
entrega.

• Guantes. Consumo: 5,000 guantes por mes.

Stock: variable de 500 a 3,000 guantes. (compra de 2,500
guantes, quincenalmente)
Consumo mensual 5.000

Indice de rotación = = = 2.5
Este resultado también se considera óptimo
• Electrodo. ∅ 1/8: Consumo: 200 Kg por mes

Stock: Variable de 100 a 800 Kg (en promedio 200 Kg)
Compra mensual de 200 Kg
Consumo mensual 200

Indice de rotación = = =1
Sotck promedio 200
Este índice se considera muy bueno
• Correa de ventilador. Consumo: 100 correas / mes (más

de 50 tipos)
Stock: Variable 3 a 5 correas de cada tipo, esto es: 4
correas de cada tipo x 50 tipos = 200 correas en stock, en
promedio.
difícilmen te se consigue
100 
Indice de Rotación = = 0,5 un índice mejor sin faltas
200 frecuentes
(207) ¿Cómo obtener un buen índice de rotación?. Para la

obtención de un buen índice de rotación, es necesario un stock
promedio, lo menor posible. Esto se consigue
teniendo en cuenta: Í ¡Que interesante!, ya
estamos entre los stocks, pero
• Compras en cantidad (lotes) menor posible hay que controlar la “rotación”.
• Características del mercado proveedor
• Costo y tiempo de compra (adecuados)
• Tiempo de reposición del material
• Costo de oportunidad

• Capacidad de stock
• Importancia y costo del material
• Stock de seguridad pequeño, pero con atención
satisfactoria de las imperfecciones del sistema.
(208) Se debe tener en cuenta que el stock continúa
disminuyendo desde el plazo de entrega hasta la llegada del
lote. El plazo de entrega comprende el tiempo que necesitan
los procedimientos administrativos: transferencia de almacén a
almacén, procedimiento de compra, eventual, negociación,
emisión de la orden de compra, fabricación por el proveedor,
transporte, etc.
(209) La fijación del punto de pedido (punto de reposición),
es decir el momento en que se determina la necesidad de
efectuar una nueva compra, es hecho de modo que, si el
consumo fuera normal y el material llegase en el plazo previsto,
aún habrá un stock de seguridad, cuando llegue el nuevo lote.
(210) El stock de seguridad sirve para cubrir un eventual Tipos de stocks
aumento de consumo durante el plazo de entrega, un atraso en
la entrega del suministro, o ambos. En el caso típico de las
EPSAs el stock de seguridad cubre también el denominado
crecimiento vegetativo, o sea el incremento de personal o de
nuevas obras no previstas pero necesarias, que amplían las
capacidades de trabajo de la empresa en determinado período
de tiempo.
(211) La observación de estos eventos obligará al analista o
almacenero, la ejecución de acciones para modificar
relacionadamente los parámetros plazo de entrega y tamaño
del lote; ya que la simple variación de este último no resolverá
el problema.
(212) Giro de stock. Existe otro indicador para Í Y seguimos dentro de los
evaluar el movimiento de material y los niveles de stocks, pero ahora encontra-
stock, es el denominado giro de stock o rotación mos un “giro”, espero que no
del stock. Es la relación que existe entre el consumo terminemos mareados.
y el stock promedio e indica el tiempo en el cual se
agota el stock promedio del material.
Consumo
Giro = ...(5.2)
Stock promedio
(213) El consumo es expresado en unidad por unidad de

tiempo (día, mes o año). El stock promedio deberá ser
expresado en las mismas unidades de tiempo. El giro viene
pues expresado en inverso de unidad de tiempo, o en “veces”,

esto es: veces por día, veces por mes, veces por año. Se
acostumbra decir que giro es de tantas veces por año. Por
ejemplo: un producto con un stock promedio mensual de 2000
unidades y un consumo mensual de 20 tendría la rotación
siguiente:
Consumo mensual 20
Giro = = = 0,01 por mes
Stock promedio mensual 2000
(214) Por otro lado se calcula el antigiro de stock que

representa el tiempo que sería necesario para, con aquel
consumo, agotar el stock promedio. Su cálculo es inverso al
giro de stock y viene expresado en unidad de tiempo, días por
ejemplo. Utilizando los mismos datos tenemos el siguiente
resultado para este índice:

Antigro = = = 100 días
Consumo 20 por día
(215) Esto significa que con un consumo de 20 unidades por

día, el stock se agotará en 100 días
(216) La programación de la obra; es decir su proyecto y el
Datos adicionales
diseño definitivo suministran la mayoría de la información
necesaria para la compra de materiales y previsión del stock.
Posteriormente, el procesamiento de datos, podrá dar
información valiosa (como materiales, promedios pasados,
etc.). Sin embargo, el análisis cuidadoso y casi individual de la
prioridad de cada material, es responsabilidad de los ejecutores
de la obra.
(217) Es necesario definir, para cada material el promedio de
consumo, al responsable por su administración, mantenimiento
de los stocks, almacenaje, programación, etc.
(218) No hay criterio universal o sistema único para Í Como siempre no hay
administrar toda la variedad de ocurrencias con el soluciones ni criterios
consumo; debido a la diversidad de los materiales, la absolutos, además de la
técnica hay que tener
rapidez con que cambian las fases de ejecución u otros
intuición y perspicacia.
factores de orden político, socioeconómico que influencian
algunas EPSAs; principalmente las públicas.
(219) Sin embargo, de manera general; consideramos
conveniente adoptar un modelo patrón; como solución para
todos los casos, sin atenerse a las características regionales;

como por ejemplo el “justo a tiempo”; que es eficaz en muchas

situaciones, aunque es inoportuno en algunos casos.
5.2.2 Materiales justo a tiempo

(220) En la actualidad, los índices de inflación, la libre oferta y
demanda y la poca liquidez económica de las empresas hacen
necesaria una programación de materiales mucho más
cuidadosa. Determinándose adquisición de materiales
programados o por periodos determinados: semanal, mensual,
trimestral y anual.
(221) En varios de los casos la compra de materiales para uso
inmediato sin mantener un stock, entregándose en forma
directa a las diferentes obras o unidades de funcionamiento.
(222) Materiales justo a tiempo, traducción del
inglés just in time, significa, se presenta cuando Í Esta variante requiere de gran
realizamos la compra de un material contemplando organización y precisión de cada
paso, para evitar interrupciones
todas las variables del mercado proveedor en en el proceso y por tanto riesgos
cuanto a la cantidad, calidad y tiempo de entrega, o daños a los materiales.
con el fin de utilizarlo de inmediato sin almacenar.
(223) En al mayoría de estos casos se utilizará la modalidad de
compra por excepción, sin límite de monto, donde debe
necesariamente crearse un riguroso proceso administrativo que
permita contratar directamente la provisión de materiales. Esta
alternativa para el uso de materiales en las condiciones de
nuestras EPSAs tiene poca aplicación y se utiliza
excepcionalmente en contratación entre entidades publicas,
en la adquisición de accesorios o materiales de empresas
especializadas, así como en caso de emergencias declaradas.
5.3 Métodos de previsión de materiales

(224) La previsión de materiales consiste en el proceso de
proyectar las necesidades de materiales en función del
consumo histórico de determinado periodo anterior, con el fin
de garantizar la disponibilidad de los mismos para las
actividades comunes de la empresa.
(225) Los métodos de previsión generalmente asumen que las Premisas básicas
mismas causas que estuvieron presentes en el pasado,
configurando la demanda; continuarán presentes en el futuro.
Eso quiere decir que el comportamiento del pasado es la base
para deducir sobre el comportamiento del futuro.

(226) Para algunos, las previsiones son excelentes en el

conocimiento del pasado y engañarnos acerca del futuro. Sin
embargo; dada la real necesidad de hacer previsiones, es
difícil imaginar alguna forma de previsión que no sea; de forma
directa o indirecta, asociada a la experiencia del pasado.
(227) Muchos métodos nos ofrecen recursos para prever el
comportamiento de determinado fenómeno, dentro
de un intervalo de valores, es decir con una cierta Í Eso también hay que
precisión. Además, es posible controlar el error tenerlo en cuenta: a pesar
de todo siempre hay un
de previsión de forma que; si él aumenta
margen de error; y también
exageradamente tengamos la oportunidad de debe considerarse.
cambiar para un método más conveniente.
5.3.1 Clasificación de los métodos de previsión

(228) Es posible clasificar los métodos de previsión por criterios
variados, pero la clasificación más simple es aquella que lleva
en cuenta el tipo de enfoque usado, o sea; el tipo de
instrumentos y conceptos que forman la base de la previsión.
Por ese criterio, los métodos pueden ser:
Tipos de métodos
a) Cualitativos o basado en el juicio. Son métodos que
reposan básicamente en el juicio de las personas que, de
forma directa o indirecta, tengan condiciones de opinar
sobre la demanda del futuro, tales como gerentes, clientes,
proveedores, almaceneros, etc. En ese sentido, el uso del
juicio personal no se restringe de ninguna manera a las
previsiones de la demanda, pudiendo ser usado para
analizar movimientos de comercio internacional, orientación
de la tecnología, tendencia de nuevos productos, futuras
condiciones económicas y políticas, etc.
No se apoyan en ningún modelo específico, aunque puedan
ser conducidos de manera sistemática. Son muy útiles, por
ejemplo, en el caso de la ausencia de datos (o presencia de
datos no confiables), de uso o lanzamiento de nuevos
productos.
b) Cuantitativos o matemáticos. Son aquellos que usan
modelos matemáticos para llegar a los valores previstos.
Permiten un control de errores, pero exigen información
cuantitativa preliminar. Los métodos matemáticos se
subdividen en:
• Métodos causales.
• Análisis de las series temporales (ver cap. 5.3.2)
(229) En los métodos causales la demanda de un material o
conjunto de materiales es relacionada a una o más variables

internas o externas a la EPSA. Esas variables son llamadas

variables causales
(230) Son ejemplos de variables causales: la población, el
número de casas en construcción, el consumo de ciertos Métodos causales
productos, etc. Verdaderamente lo que determina la elección de
una variable causal en particular para la previsión de la
demanda de un material; es su conexión lógica con este último.
(231) Si tuviéramos conocimiento del valor futuro de la
variable causal, o si tuviéramos una buena estimativa de ese
valor; sería posible obtener la proyección deseada para un
producto o grupo de productos en estudio.
(232) El análisis de las series temporales es un
procedimiento que se basa en el estudio del comportamiento de
un evento atendiendo a la evolución cronológica de los
diferentes componentes de la serie numérica de ese hecho.
Dentro de las series temporales son muy conocidas y usadas
algunas clases de promedios que pueden ser extraídos de los
valores pasados de la demanda (ver cap. 5.3.2).
(233) También son muy útiles los modelos de Í Las series temporales pueden
descomposición de las series temporales. Estos tener cuatro componentes:
abarcan la determinación de la línea de 9 tendencia
tendencia; obtenida por medio de una regresión 9 ciclo
que considera el tiempo como variable vinculada a 9 estacionalidad
la demanda (el término causal evidentemente no 9 aleatorio o irregular
(ver más adelante)
se aplica). Valores previstos por la línea de
tendencia pueden entonces ser corregidos para
responder por otras características de la demanda. Este
procedimiento será discutido ampliamente más adelante (ver
cap. 5.3.2).
(234) Nótese que los modelos que fueron comentados no
agotan las posibilidades de previsión. Por este motivo nos
restringiremos a la simple descripción para algunos de los casos
anteriormente citados.
(235) Dentro de las dos categorías de modelos matemáticos
citados, se cuentan algunas subdivisiones. En el caso de los Método de la regresión
modelos causales, uno de los más populares es la regresión
de la demanda sobre las variables causales.
(236) En la regresión se intenta descubrir; utilizando pares de
valores de la demanda y de las variables causales; alguna
regularidad que las vincule. Esa regularidad es expresada por
una ecuación matemática. Existen dos tipos de regresión lineal:
• simple: Es el caso en que se considera la demanda
asociada apenas a una variable causal.

• múltiple: Es el caso en que son consideradas dos o más

variables causales supuestamente vinculadas a la demanda.
(237) Como vimos antes, dentro de los métodos causales la
regresión (simple o múltiple) es la técnica más conocida. La
regresión expresa la relación entre dos variables; una variable
independiente (o causal) que condiciona o determina el
comportamiento o el resultado de la otra, la variable
dependiente (o de efecto).
(238) Matemáticamente, tenemos la siguiente
representación para la regresión lineal simple: Í Mayor información y
detalles matemáticos de
estos modelos pueden ser
y = F(x) ...(5.3) obtenidos en textos
especializados de estadística
Donde y es la variable dependiente (en nuestro caso, la

demanda) y x es la variable causal o variable independiente.
(239) El símbolo F(x) indica que los valores de y pueden ser
determinados a partir del conocimiento de los valores de x o en
otras palabras; que y es una función de x.
(240) Para la regresión lineal múltiple, tenemos la siguiente
expresión matemática:
y = F(x1; x 2;...x n ) ...(5.4)
Donde x1; x2; ...xn son el conjunto de n variables

independientes de las cuales y puede ser expresada como una
función.
(241) Consideremos por un momento apenas la regresión
lineal simple, donde la variable dependiente está asociada
solamente a una variable independiente; y la relación entre
ellas puede representarse gráficamente a través de una línea
recta.
(242) Existen varias alternativas matemáticas del modelo Modelos de regresión
de regresión, ya sea lineal o no lineal. Las más utilizadas son
las siguientes:
Modelo de regresión lineal simple y = a + bx ...(5.5)
Modelo de regresión exponencial y = ab x ...(5.6)
Modelo de regresión parabólica y = a + bx + cx 2 ...(5.7)

(243) Las dos últimas son modelos no lineales. Para cada uno
de los tres casos citados, las letras a y b representan
parámetros, o sea, valores numéricos constantes. La Fig. 16
muestra la representación gráfica de las tres funciones.
EXPONENCIAL PARABOLA
A
CT
RE
Fig. 16: Representación graficas de los tipos de regresión: lineal (recta),

exponencial y parábola
(244) En el caso de la regresión múltiple, las posibilidades

quedan abiertas, debido, tanto al formato de la función como al
número de variables independientes que se quieran considerar.
Este es un modelo más complejo que no será motivo de mayor
análisis en este texto.
5.3.2 Las series temporales

(245) Como vimos anteriormente, una serie temporal es
una secuencia de observaciones de la demanda (en Í El trabajo con las
series cronológicas es un
el caso más general, de cualquier variable) a lo largo del
tema particular de la
tiempo. econometría, pero se ha
(246) El término serie temporal indica apenas una extendido a otras áreas
recolección de valores de la demanda tomados en fuera de la economía.
instantes específicos de tiempo, generalmente con igual
intervalo. La expectativa es que el patrón observado en los
valores pasados suministre información adecuada para la
previsión de valores futuros de la demanda.
(247) El análisis de series temporales exige el conocimiento
Premisas básicas
de valores pasados de la demanda (o de la variable que se
quiere prever). Es necesario que las observaciones sean
realizadas en igual espacio de tiempo (días, semanas, meses,
trimestre, años, etc.).
(248) No debe asociarse la demanda con otra variable de la
cual supuestamente pueda depender. La hipótesis básica en el
uso de series temporales es que los valores futuros de las
series pueden ser estimados con base en los valores pasados.

Esa hipótesis es bastante razonable, como lo prueba el uso

generalizado de las series temporales.
(249) Al colocar los valores de una serie temporal en un
gráfico; con la demanda en el eje vertical y el tiempo en el
eje horizontal, se obtendrá algo parecido a la Fig. 17 que
aparece a continuación:
TIEMPO
Fig. 17: Ejemplo de serie temporal
(250) Si el período cubierto fue suficientemente largo; el

patrón de demanda resultante permite distinguir cuatro
componentes o efectos asociados con una serie temporal: Componentes de la
serie
• Efecto de tendencia. Efecto que confiere a la demanda
un comportamiento a crecer o disminuir con el tiempo.
Puede darse el caso, también, de la demanda mantenerse
estacionaria, variando siempre en torno de un valor
promedio. En el caso de la figura anterior; la tendencia es
nítidamente creciente.
• Efecto de estación (seasonal). Este efecto representa el
hecho de que la demanda de muchas mercaderías asume
comportamientos semejantes en épocas bien definidas del
año, también del gráfico anterior, puede ser atribuido al
efecto de estación o también denominado estacionalidad.
• Efecto de ciclo. Efecto que refleja las fluctuaciones cíclicas
de los negocios; que pueden ser de orden Í El componente cíclico es
general, de periodicidad variable, debidas a una esencial para el análisis
multiplicidad de causas, aún en debate por los económico, pues permite
expertos en economía. Son movimientos típicos proyectar comportamientos
de las economías capitalistas modernas, de probables de diferentes
parámetros económicos a fin
difícil previsión. El análisis de los ciclos de
de que las empresas tomen
negocios está fuera de los objetivos de este previsiones oportunamente.
trabajo.

• Variación irregular, aleatoria o al azar. Como el propio

nombre lo indica, son variaciones irregulares y de magnitud
variable, que se deben a causas no identificables,
ocurriendo en un corto o muy corto plazo; diferente de los
ciclos de negocios. Por el simple hecho de que ocurren al
azar, esas variaciones no pueden ser previstas por ningún
modelo de previsión. En la figura anterior, parte también
del aspecto de “dientes de sierra” puede ser atribuido a las
variaciones del acaso.
(251) El análisis de las series temporales es en sí mismo, una
riquísima materia de estudio; motivo por el cual abordaremos
solamente sus elementos básicos.
(252) El análisis de las series de tiempo utiliza diferentes Técnicas de análisis
técnicas matemáticas para estudiar los componentes de las
mismas. Entre estas técnicas la más conocida y simple es el
método de los promedios móviles. Además se conocen otros
métodos más complejos como el alisamiento exponencial y la
modelación Arima; por lo que no serán motivo de análisis en
nuestro texto.
(253) El método de los promedios móviles es uno de los
más conocidos y se basa en un conjunto de modelos que
posee algunas peculiaridades dignas de ser anotadas: Í El uso de los
promedios móviles es
• la previsión es siempre obtenida a través de algún relativamente frecuente
tipo de promedio que tiene en cuenta valores reales por su simplicidad y
anteriores de la demanda, facilidad de aplicación.
• contrario a lo que sucede con la regresión; sólo podemos
prever un período adelante, aunque sea posible concebir
adaptaciones para obtener un mayor número de previsiones
futuras,
• los promedios son móviles, significa que; en cada nueva
previsión, son abandonados (o más débilmente ponderados)
los valores más antiguos de la demanda real e incorporados
los más recientes.
(254) La forma de cálculo de los promedios móviles permite la
Modelos de promedios
distinción entre los diversos modelos. Son particularmente móviles
importantes los siguientes:
a) Promedio móvil simple (PMS)
b) Promedio móvil ponderado (PMP)
c) Promedio móvil exponencialmente ponderado de 1er. orden
(PMEP1)
(255) Pasemos a analizar por separado, algunos de estos
modelos.

(256) El promedio móvil simple (PMS). La regla Promedio móvil simple

fundamental de este modelo es la siguiente: “la previsión para
el período t, inmediatamente futuro; es obtenida tomándose la
media aritmética de los n valores reales de la demanda
inmediatamente pasada”.
(257) Por ejemplo si tenemos las demandas reales de un
producto, en millares de unidades, de junio hasta septiembre;
en términos de tiempo, estamos situados exactamente al inicio
de octubre, mes para el cual queremos estimar la demanda.
Demanda real
Mes
(1,000 unid.)
Junio 10
Julio 12
Agosto 15
Septiembre 14
Octubre ¿...?
(258) Antes de comenzar, debemos escoger el valor de n, es

decir en número de observaciones que serán analizadas Esa
elección es relativamente arbitraria. Como regla general,
cuanto mayor sea n; en mayor medida los efectos estacionales
serán suavizados.
(259) En nuestro ejemplo n = 3, lo que implica
Í Otros ejemplos pueden
decir que la demanda prevista para cualquier revisarse consultando la bibliogra-
mes será siempre la media aritmética de las fía presentada en este texto.
demandas reales de los tres últimos meses.
Entonces tendremos la siguiente situación:
la previsión para octubre es: 13.7 [(12+15+14) ÷ 3 = 13.7]
(260) Dos casos particulares merecen ser mencionados.
• si n =1; la previsión se resume en tomar simplemente el
valor de la última demanda real verificada,
• si n =12; eso significa anular completamente los efectos
estacionales, distribuidos a lo largo del año.
(261) Como regla general, el PMS puede ser un método
eficiente cuando la demanda es estacionaria; o sea, cuando ella
varíe alrededor de una valor promedio.
(262) Para demandas crecientes o decrecientes a lo largo del
tiempo, la tendencia es que la previsión suministrada por el
PMS sea siempre en “atraso” en relación con los valores reales.
De esta forma, si la demanda es creciente, las previsiones
darán valores cada vez menores con relación a los valores
reales.

(263) Además, el método no es muy eficiente para captar las

variaciones estacionales; pudiendo ignorarlas casi
completamente, dependiendo del valor escogido para n.
(264) El promedio móvil ponderado (PMP). Este promedio
Promedio móvil
posee en común con la PMS el hecho de tomar n valores reales ponderado
anteriores de la demanda para la composición del promedio.
Sin embargo, a diferencia del PMS, los valores reciben pesos
diferentes, generalmente dando una mayor importancia a los
valores más recientes de la demanda.
(265) En el ejemplo anterior, podríamos adoptar el sistema de
pesos 0,2; 0,3 y 0,5 (en este caso, n =3); para las demandas
reales de julio, agosto y septiembre, respectivamente.
(266) La previsión para el mes de octubre sería entonces de:
13.9 pesos [0,2(12) + 0,3(15) + 0,5(14)=13,9].
(267) Nótese que la suma de los pesos debe ser igual a 1. Tal
como en el caso del PMS, la elección de n es arbitraria, no así la
elección de los pesos, que debe asignarse al periodo más
cercano, bajo el supuesto de que el mes a estimar se parecerá
mas al inmediato anterior.
(268) La ventaja del PMP sobre el PMS es que los valores más
recientes de la demanda, que pueden estar revelando alguna
tendencia, reciben mayor importancia.
(269) Entre tanto, valen aquí las mismas observaciones en
cuanto al valor de n: a mayor valor; la previsión suavizará más
los efectos estacionales y con mayor lentitud responderá a las
variaciones en la demanda.
(270) El promedio móvil exponencial ponderado
Í En la práctica pueden
de 1er orden (PMEP1). El modelo de promedio móvil construirse también modelos
exponencial ponderado es más sofisticado y mucho de 2do ó 3er orden.
más utilizado que los dos anteriores.
(271) Tal como en el PMS y en el PMP, la previsión alcanza en
principio apenas un período inmediatamente posterior. Hay
adaptaciones posibles, entre tanto, que pueden extender la
previsión para varios períodos adelante.
(272) En el caso del PMEP1, la previsión para el período t está
dada por una fórmula empírica:
cPrevisión (t) = Previsión (t-1) + Fracción de errorc ...(5.8)
(273) Esto se interpreta como: la previsión para el período t
es igual a la previsión en el período inmediatamente anterior
(t-1) acrecentada por el error cometido en ese período. Ese
error corresponde a la diferencia entre la previsión y el valor
real, para el mismo período (t-1). En términos matemáticos, la
previsión se puede calcular:

D t = D t −1 + α(Y t −1 − D t −1 ) ...(5.9)
Donde:
Dt = Previsión para el período t
Dt-1 = Previsión para el período inmediato anterior (t-1)
α = Constante de suavización (fracción del error)
Yt-1 = Demanda real para el período inmediato anterior (t-1)
(274) Es conveniente observar que, cualquiera que sea el

período para el cual se desea la previsión; siempre es necesaria
la previsión del período inmediatamente anterior (Dt-1). De esta
forma, al iniciarse una secuencia de previsiones, el primer valor
debe ser obtenido de alguna otra manera que no sea a través
de la ecuación (5.8).
(275) También el valor constante de suavización α debe ser
escogido, generalmente en el intervalo entre 0 (cero) y 1 (uno).
(276) Volveremos a ese problema luego de la presentación de
un ejemplo. Retomamos el mismo ejemplo que utilizamos en
la ilustración del PMS y del PMP. Asumiendo la demanda
prevista de junio como igual a 10 (coincidente pues, con el
valor real) y adoptando α = 0,3; se obtiene una previsión para
octubre de 12.5.
Demanda Demanda
Mes
Real (Y) Prevista (D)
Junio 10 10
Julio 12 10
Agosto 15 10.6
Septiembre 14 11.9
Octubre ¿? 12.5
(277) Realizamos los cálculos correspondientes.

DJulio = DJunio + ∝ (YJunio - DJunio)
= 10 + 0,3 (10 - 10) Í Le parecerá engorroso y aburrido
= 10 pero es solo para comprender el
DAgosto = D Julio + ∝ (Y Julio - DJulio) proceso de cálculo. En la práctica
puede utilizar programas que pueden
= 10 + 0,3 (12 - 10)
realizar los cálculos automáticamente.
= 10,6
DSeptiembre = DAgosto + ∝ (YAgosto - DAgosto)
= 10,6 + 0,3 (15 - 10,6)
= 11,9

DOctubre = DSeptiembre + ∝ (YSeptiembre - DSeptiembre)

= 11,9 + 0,3 (14 - 11,9)
= 12,5
(278) No debemos olvidar que la finalidad primordial del
modelo es la previsión; para lo cual es fundamental que
tengamos una serie de valores reales pasados de la demanda
con los cuales el modelo pueda ser aplicado. La posesión de
esa serie pasada permite, tanto la fijación de un valor inicial
para la previsión, como la elección de la constante α.
(279) Existen por lo menos dos prácticas en vigor para fijar Alternativas de
aplicación
el valor inicial de la demanda prevista que; como vimos, no
puede ser dada por el modelo. La más simple consiste en
tomarse la demanda prevista inicial como idéntica al primer
valor real de la demanda de la serie; tal como hicimos en el
ejemplo visto.
(280) Si la serie de datos pasados fuera suficientemente
extensa; ese criterio no tendrá influencia en las previsiones
futuras.
(281) Otra práctica consiste en tomarse como previsión
inicial la media aritmética de k valores reales inmediatamente
anteriores de la demanda. No hay una regla definitiva en
cuanto al valor de k; pero se usa comúnmente la siguiente
fórmula:
2
k= −1 ...(5.10)
α
(282) Si el valor de α fuera muy pequeño, la ecuación (5.10)

puede exigir un k muy grande; además del número de datos
disponibles.
(283) Así por ejemplo, para α = 0,1; entonces k resulta igual
a 19. En caso de que k sea demasiado grande; la solución es
tomar todos los datos disponibles en la composición promedio.
(284) En cuanto al valor de α, este es normalmente
obtenido por tentativas, de acuerdo con las siguientes Í Siga los pasos, no
etapas: trate de hacer magia, ... o
le puede ir mal.
• Primero se aplican varios valores de α a los datos
existentes, obteniéndose entonces varias series de
previsiones. El valor de α varía generalmente entre 0 (cero)
y 1 (uno).
• A continuación como cada conjunto de previsiones
corresponde a un valor α; entonces se calcula una medida
de error total de la previsión en relación con los valores
reales.

• Finalmente se escoge el valor α que da a las previsiones el

menor error total asociado.
(285) Por ahora, es suficiente lograr que una vez escogido α,
sea posible controlar el desempeño del modelo (siempre a
través del error asociado) de manera que podamos saber si el
valor adoptado continúa siendo satisfactorio para fines de la
previsión.
5.3.3 Horizonte de proyección

(286) El horizonte de proyección es la longitud del período
para el cual se pretende establecer la estimación del consumo.
De esta forma pueden realizarse previsiones a corto, mediano y
largo plazo. Las proyecciones a corto y mediano plazo suelen
tener mayor precisión, mientras que las de largo plazo tienen
mayor margen de error.
(287) Hay métodos que se muestran mejores para previsión a
largo plazo, es decir varios años hacia el futuro (especialmente
métodos multivariados), mientras que otros son rutinariamente
aplicados a previsiones para períodos más cortos, como meses,
semanas o días.
(288) Los métodos no conducen a resultados Í Esto significa que ningún
perfectos y el margen de error es tanto mayor método matemático nos va
cuanto más profundizamos en el futuro, o sea, cuanto a decir lo que sucederá en la
mayor sea nuestro horizonte de previsión. Eso sucede realidad, solo nos permitirá
porque los factores aleatorios, que ninguna previsión aproximarnos a lo que
consigue captar, pasan a ejercer cada vez más podría ocurrir.
influencia en la medida en que el horizonte de
predicción se aleja del presente.
5.4 Costo y niveles de almacenaje

(289) Hace un tiempo atrás, pocas empresas se preocupaban
de un modo particular de sus stocks. La custodia, movimiento y
control eran de responsabilidad exclusiva del almacenero, cuyo
sector de trabajo siempre fue considerado de menor
importancia, quedando, obviamente, en primer lugar la
producción.
(290) No obstante se hacía necesario controlar detalladamente Necesidad de costos
los volúmenes y costos de los stocks de materiales de las
empresas.

5.4.1 Costos de almacenaje

(291) Con el aumento de la producción y la inserción de nuevas
técnicas, en todos los campos, los costos de fabricación bajaron,
pero los problemas comenzaron a surgir en el área de almacenaje.
(292) Los movimientos de entrada y salida en los almacenes y
depósitos se aceleraron, lo que exigió cambios de
comportamiento, estructurales y hasta la búsqueda de
Í Como cualquier proceso
alternativas; una vez que el costo de almacenaje; económico el almacenaje
anteriormente pequeño y con poca posibilidad de “cuesta” e implica gastos.
reducción, era considerable.
(293) Se percibe entonces que acciones en ese segmento
podrían representar un medio de gran eficacia para disminuir
los costos globales y consecuentemente un arma poderosa para
enfrentar la competencia.
(294) Para calcular el costo de almacenaje de determinado Estimación del costo
material, se puede utilizar la siguiente expresión.
Q
Costo de almacenaje = ×T× P × I ...(5.11)
2
donde:
Q = Cantidad del material en stock en el tiempo considerado.
T = Tiempo considerado de almacenaje.
P = Precio unitario del material.
I = Tasa de almacenaje, expresada generalmente en
términos de porcentaje del costo unitario.
el cual puede ser representado gráficamente en una curva
como la que se presenta en la Fig. 18.
STOCK
STOCK X
MAXIMO
STOCK
MEDIO
COSTO DE
Y ALMACENAJE
Fig. 18: Curva del costo de almacenaje

(295) Otro aspecto a tener en cuenta en el área de los costos

de almacenaje es el costo unitario del pedido. Este no es
más que el costo de cada pedido individualmente; mientras que Costo total anual
el costo total anual de pedidos es el costo de todos los
pedidos realizados durante el año.
(296) Consideremos que “B” es el costo en dólares de un
pedido de compra. Para poder calcular el costo anual de
todos los pedidos colocados en el período de un año, es
necesario multiplicar el costo de cada pedido por el número de
veces que en un año fue procesado.
(297) En el caso de que “N” fuera el número de pedidos
efectuados durante un año; el costo total anual de pedidos
(CTA) sería:
cCTA = B x Nc ...(5.12)
(298) El CTA está compuesto por los

gastos implicados en los siguientes cargos: Í Esta es una fórmula estándar en el
análisis de costos:
a) Costo directo. Son aquellos que Costo total = Costo directo + Costo indirecto.
inciden directamente sobre el servicio;
creciendo proporcionalmente a la cantidad de pedidos
emitidos. Incluye:
• Mano de obra directa, para emisión y procesamiento,
manipulación dentro de los ambientes del almacén.
• Material utilizado, en la confección del pedido, gastos de
embalaje.
b) Costo indirecto. Son aquellos que participan
indirectamente en la composición de los costos y necesitan
prorrateo para adecuarlos. Incluye:
• Alquiler de inmuebles, (que tengan otros sectores), para
el almacenamiento temporal de materiales.
• Costo de la alta administración. Costos que se utilizan en
la organización, administración del almacén.
(299) Después de la depuración anual de esos gastos,
tendremos el costo total anual de los pedidos. Para calcular el Otros costos
costo unitario del pedido (B) sólo hay que dividir el CTA por
el número total de los pedidos en el año.
CTA
B= (5.13)
Número anual de pedidos
Este indicador se representa gráficamente en la Fig. 19.

C
COSTO EN S/.
B. ---
Q
CANTIDAD POR PEDIDO

CURVA DEL COSTO DEL PEDIDO
Fig. 19: Curva del costo del pedido
(300) Costo de falta de stock. Existen ciertos componentes

del costo que no pueden ser calculados con gran precisión;
pero que ocurren cuando un pedido se atrasa o no puede ser
entregado.
(301) Podemos determinar los costos de falta de
Í O sea, situaciones críticas y
stocks o costo de ruptura, considerado diferentes riesgos de gran consideración
eventos que provocan irregularidades en la para la entidad.
disponibilidad de materiales. En el caso específico de
una EPSA estos eventos pueden ser:
• Quiebra de la imagen de la EPSA
• Atraso de los cronogramas de la obra
• Mano de obra disponible sin actividad
• Pérdidas por fuga
• Improvisación en el mantenimiento y tener que rehacer
posteriormente el servicio que fue improvisado
• Paralización en el abastecimiento de agua
• Paralización en el tratamiento de desagües
• Pérdida irreparable al medio ambiente.
5.4.2 Cálculo de colchones de seguridad

(302) La determinación de los niveles de stock, en la fase del
planeamiento, consiste básicamente en la fijación de los stocks
mínimo y máximo del suministro. A estos niveles se le llaman
colchones de seguridad.

(303) Stock mínimo. El stock mínimo busca mantener

interrumpido el flujo de consumo cuando ocurrieran situaciones Stock mínimo
anormales de suministro; como el abastecimiento para otros
almacenes; así como el aumento del consumo.
(304) Las situaciones anormales que consideraremos
específicamente son; el atraso del plazo de entrega del
proveedor y en el aumento del ritmo de consumo. Ante una
situación como esa; la siguiente fórmula simplificada podrá, ser
adoptada para el cálculo de stock mínimo.
Stock mínimo = consumo x atraso en el plazo de

entrega + plazo de entrega x ...(5.14)
aumento del consumo + atraso de
entrega x aumento del consumo.
(305) Para ver un ejemplo de aplicación del cálculo del stock

mínimo, supongamos los siguientes valores para las magnitudes
que figuran en la fórmula.
• Consumo = 100 unidades por día
• Plazo de entrega = 30 días
• Aumento de consumo = 10 unidades por día
• Atraso en el plazo de entrega = 5 días
(306) Llevando estos valores en la fórmula (5.14), resulta:
Stock mínimo = 100 x 5 + 30 x 10 + 5 x 10 = 850 unidades
(307) Todas las magnitudes que figuran en la fórmula, son
valores fijos que en la práctica, pueden variar, y a veces
mucho. Es necesario entonces trabajar con valores medios y
siempre habrá un cierto riesgo de llegarse al stock cero y aún
peor, crear demanda reprimida.
(308) Las limitaciones del stock mínimo están dadas por el
hecho de tener que realizar verificaciones constantes de los
saldos y acondicionar las actividades de la EPSA a la reposición
de materiales evitando la falta de los productos necesarios para
el desempeño de la gestión.
(309) Stock máximo. El stock máximo busca prever el Stock máximo
almacenamiento de materiales por periodos relativamente
largos; principalmente cuando los materiales a ser adquiridos
significan un ahorro considerable a la empresa.
(310) En estos casos deben tomarse en cuenta los índices de
inflación y si la provisión de los materiales tiene que efectuarse
desde lugares o ciudades alejadas del centro de operaciones de
la empresa.

(311) Las previsiones de materiales con stock máximo, se

efectúan en forma esporádica. La estimación de niveles
máximos de materiales se realiza según la capacidad de trabajo
de la empresa, las cantidades máximas utilizadas
previamente como promedio de varias gestiones Í En este caso pueden utilizarse
anteriores; así como las expectativas de uso en la también los métodos causales y
próxima gestión. Un rubro que generalmente es las series temporales.
objeto de este tipo de proceso es el material de
oficina. Asimismo para algunos recursos es necesario tener en
cuenta la capacidad de almacenaje, por ejemplo equipos,
maquinaria pesada, etc. Que puede limitar la cantidad máxima
de material a adquirir.
5.5 Políticas básicas en la administración de almacenes en las

EPSAs
(312) En general, las organizaciones definen políticas que
dirigen la actuación de sus unidades. Tales criterios pueden ser
de carácter general o específico, aplicados a un determinado
sector.
(313) La administración de almacenes debe estar orientada
entre otras, por políticas orientadas hacia las diferentes áreas
del funcionamiento de la empresa. De esta forma podemos
agruparlas en organizativas, de personal y
administrativas o gerenciales.
5.5.1 Políticas organizativas

(314) Estas políticas están dirigidas a regular, dirigir y
controlar el funcionamiento interno del almacén. Los aspectos
principales de estas políticas se describen a continuación.
a) Exceptuando las cantidades mínimas y necesarias Aspectos organizativos
mantenidas bajo control físico (materiales ya solicitados en
los almacenes) en las áreas de operación o en las obras,
para aplicación inmediata; las demás cantidades de
materiales deberán permanecer bajo control físico y
financiero dentro de los almacenes.
b) Muebles y equipos no deben en ningún caso; pertenecer a
stocks regulares, debiendo ser adquiridos con aplicación
definida.
c) Los materiales de abastecimiento permanente también
denominados “materiales de uso regular” o simplemente
“materiales de stock” deben ser codificados, especificados y
catalogados.

d) Todo material adquirido para la empresa,

obligatoriamente deberá ser recibido por el Í Esto, que parece una “verdad
de Perogrullo”, lamentablemen-
almacén, En casos excepcionales; el material te, no siempre se cumple así
.
podrá ser entregado directamente en el lugar de
aplicación. Sin embargo la documentación se deberá
tramitar a través del almacén los movimientos contables del
caso, es decir, deberá ser remitida la guía de remisión del
proveedor (nota de entrada); debidamente revisada y
certificada; así como la correspondiente solicitud de material
concerniente a la aplicación.
e) Materiales permanentes (máquinas, muebles, equipos,
etc.), no deben permanecer en los stocks; debiendo ser
enviados a la unidad usuaria de destino, después del debido
control patrimonial y dados de baja de los stocks.
f) Toda la chatarra con valor comercial (latón, cobre hierro,
acero cruceta, llantas, etc.), generada en el ámbito de la
empresa, deberá ser devuelta al almacén para futura
transferencia; incluyéndose obligatoriamente en esta política
a las sobras de obras provenientes de las pérdidas máximas
admisibles.
g) Para toda obra ejecutada en la empresa, ya sea por
administración directa o indirecta; deberá ser elaborado el
Balance de materiales y obras; donde la cantidad de
material solicitado y el devuelto; será objeto de revisión con
la documentación que fue contabilizada por el almacén y la
cantidad efectivamente asentada será la constitución básica
del catastro.
h) Los materiales adquiridos para los stocks regulares, así
como aquellos destinados a aplicación específica; ya sea de
estantes o de patio, durante su período de almacenamiento;
deben permanecer obligatoriamente en condiciones
adecuadas para la inmediata aplicación; no debiendo sufrir
ningún tipo de depreciación o deterioro.
5.5.2 Políticas administrativas

(315) Numerosas situaciones, acciones impropias o la
inexistencia de un procedimiento inadecuado, podrán causar
serios problemas al subsistema de suministros, con los
consiguientes perjuicios o daños al desempeño de la empresa.
(316) Entre los diversos problemas ya identificados por la Aspectos gerenciales
experiencia, podemos enumerar algunos factores de tipo
administrativo y gerencial que provocan afectaciones al
funcionamiento de la empresa.

(317) La existencia de un subsistema de suministros

descentralizado propicia que las unidades internas se
autoabastezcan de forma no uniforme, con pérdida de la ventaja
de la especialización, de la economía de escala, así como exceso
del número de compras y de las cantidades adquiridas,
descontrol cuantitativo y cualitativo. Además provoca dificultades
para la creación de parámetros por la inexistencia de un histórico
de consumo e imposibilidad para el planeamiento de las
programaciones anticipadas de las compras.
(318) Por otro lado, con un sistema descentralizado del Í En resumen parece que
abastecimiento de los stocks, difícilmente se podrá el sistema descentralizado,
conocer la cantidad de materiales y su valor inmovilizado no es muy recomendable.
al nivel de empresa. Esto significa que en toda la
organización, la administración y las directivas de suministros
deberán emanar de manera unitaria, es decir, bajo un sólo
comando. Sin embargo, el almacenamiento, de las existencias
debe estar descentralizado mediante almacenes ubicados con la
adecuada proximidad al cliente final.
(319) Otras situaciones relacionadas con una mala
administración de almacenes pueden producir serias
limitaciones al desempeño de la empresa. Entre ellas podemos
mencionar:
a) Inexistencia o inadecuados recursos financieros, humanos y
físicos
b) Dificultades en el transporte: inexistencia, Í Aquí nuevamente
insuficiencia o inadecuados vehículos y/o precarias problemas que ocurren con
condiciones de las carreteras frecuencia. En las EPSAs
también se observan.
c) Falta de uniformidad y especificación de los
materiales de uso en la empresa
d) Stocks en niveles inadecuados
e) Suministro inoportuno de materiales
f) Retiro en los almacenes, por las unidades internas, en
cantidad superior a su consumo estimado para un periodo
(mes)
g) Retiros o entregas de materiales en los almacenes sin
respaldo documental
h) Falta de relaciones interpersonales adecuadas dentro del
área de suministro, principalmente durante la existencia del
pseudo elitismo de función.

5.5.3 Políticas de administración de personal

(320) Las características del personal, que debe trabajar El personal del
en el almacén se diferencian de las demás, por las acciones que almacén
deben estar determinadas por la transparencia, legalidad,

responsabilidad, licitud, buena fe y eficiencia, tomando en
cuenta que los almacenes constituyen un patrimonio de la
EPSA.
(321) La noción distorsionada de que el equipo que trabaja
en los almacenes no necesita poseer buen nivel, de preparación
académica ha ocasionado en varias oportunidades una
inadecuada funcionalidad. La exigencia posteriormente de
lograr buenos resultados en la administración, se demuestra en
los hechos que esta actividad es de suma importancia para el
buen funcionamiento de la EPSA.
(322) La subordinación a administradores excesivamente
teóricos u operativos en exceso, genera una crisis en todo el
equipo desprestigiando su desempeño, por eso es muy
importante que lo ejecutivos de la EPSA, equilibren el trabajo
técnico con el trabajo manual en esta área.
(323) En varias oportunidades se identifican también equipos
de verificación, conteo y control que practican inventarios a
personal, con preparación muy superior a la del equipo de
almacenes, creando susceptibilidad en el desempeño y la
responsabilidad de ejecutar efectivamente los trabajos al
interior del almacén.
(324) Los niveles de preparación del personal Í Es un esfuerzo por
dependiendo del tamaño del almacén, debe desterrar el mito de que el
centrarse en elegir a un profesional o en su caso un personal que trabaja en
técnico superior, entendido en la materia, almacenes no requiere de
mucha preparación.
fundamentalmente del área de las ciencias
económicas y financieras, para una mejor y adecuada
administración de este subsistema.
10. La dinámica de trabajo de una empresa de servicios en la actualidad requiere del

uso irregular o constante, y a veces urgente, de materiales y medios para cumplir
los compromisos de trabajo inherentes a su actividad. Aun cuando dicha entidad
económica realice una adecuada planificación, es necesario también desarrollar un
proceso de análisis y determinación de la cantidad, frecuencia y tipo de materiales
!
necesarios para determinado período de tiempo, y ello prevé incluso considerar
eventualidades e incertidumbres que la planificación misma no tiene en cuenta.
11. Este importante aspecto se logra con un buen proceso de gestión de existencias
por parte de la administración de almacenes; ello que implica la aplicación de
procedimientos estadístico-matemáticos propias de la econometría moderna y
que permiten determinar con cierto grado de precisión la cantidad y frecuencia de
movimiento de materiales que requeriría una empresa para desarrollar
adecuadamente su gestión.

22. Una buena administración de almacenes es aquella que mantiene en el almacén

todos los materiales que utiliza la empresa, en cantidades suficientes y con una
reserva de cada tipo para situaciones eventuales. ¿Está Ud. de acuerdo con esa
afirmación? Discuta.
23. Explique la importancia de los niveles de stocks y los indicadores para su
correcta evaluación.
24. Explique la clasificación de los métodos de previsión de materiales.
? 25. ¿Cuales son las ventajas y desventajas de la regresión para la previsión de

materiales?
26. Mencione los componentes o efectos de una serie temporal. Diga cual de ellos
es el que mejor refleja el comportamiento de un evento a largo plazo.
27. De los métodos estudiados para estimar o prever la demanda de materiales,
señale cual utilizaría Ud. en una EPSA y por qué.
28. Señale cuales son las variables que determinan el costo de almacenaje y como
haría Ud. Para reducir estos costos.
29. ¿Cuál es el objetivo de la determinación de los niveles de stock?
7. Para los siguientes materiales utilizados en una EPSA, calcule los índices de
rotación correspondientes. Analice los resultados y exprese su opinión sobre
ellos.
Consumo/mes Rango de stock
Pilas de agua 150 450 a 600
Micromedidores 60 300 a 550
Uniones para conexiones de AP 45 260 a 380
8. Dada la siguiente secuencia de datos sobre la disponibilidad de un material
realice la estimación de la cantidad necesaria para el último período. Utilice el
método del PMP1 con un α = 0,5.
Enero
Mes Demanda real
100
Demanda prevista
100
Febrero 120 100
Marzo 150 110
Abril 140 130
Mayo 130 135
Junio 160 132.5
Julio 145 146.3
Agosto 130 145.6
Septiembre ¿?
5. Para realizar una buena gestión de stocks y mantener niveles adecuados de
materiales respondiendo a exigencias de las obras se requiere una buena
preparación del personal, contrario a la equivocada idea de lo contrario. Es
# recomendable que se organicen cursos específicos dirigidos a los temas claves
de la gestión de almacenes, particularmente los relativos al calculo de los niveles
de stocks y al mismo tiempo aplicar diferentes métodos buscando los más
efectivos de acuerdo con las condiciones de cada empresa en particular.

Cap. 6. CONTABILIZACION DE MATERIALES
6. CONTABILIZACION DE MATERIALES
(325) La responsabilidad de efectuar un
control físico (inventario) de los materiales Í inventario: asiento de los bienes y
recae en el encargado del almacén; sin demás cosas pertenecientes a una
persona o comunidad, hecha con
embargo es aconsejable que este control lo
orden y precisión. Papel o documento
realice el Jefe del Área Administrativo- en que están escritas dichas cosas.
financiera, con el apoyo de funcionarios ajenos
al almacén.
(326) No existe una frecuencia fija establecida para realizar este
proceso, pero según las Normas de Administración de Bienes y
Servicios debe hacerse como mínimo un control físico anual, al
cierre de cada gestión.
(327) Es recomendable sin embargo, que el Jefe de Almacén
realice este control por lo menos cada tres meses, con el fin de
mantener la información de los niveles de abastecimiento de
materiales debidamente actualizada.
(328) El documento de registro que sirve para efectuar el control
físico de los materiales es la Tarjeta de Existencia que es la
base del sistema de control físico del almacén (ver Anexo 8). Este
proceso no es más que el control físico de los materiales o
inventario de almacén.
6.1 Control e inventario de materiales

(329) Bajo esta denominación se registran los bienes
dispuestos para el uso de la entidad o para instalaciones
nuevas, de acuerdo a la naturaleza de la empresa los
inventarios podrán clasificarse por tipo de material o artículo, lo
que facilitaría su rápida ubicación tanto física como de registro
contable. Ejemplo de codificación
(330) La codificación y registros contables, debe ser

adecuada de acuerdo a las políticas contables de cada una de
las empresas. En este caso se refiere al sistema de control
contable de los recursos existentes en almacenes. Por ejemplo
para el caso de las EPSAs se puede utilizar la siguiente:
Código: 114000 - Rubro: Inventarios
Descripción: Las existencias de materiales, tales como

cañerías, coplas, niples, uniones, tubos,
químicos, etc. Están registradas en éste
rubro agrupados por su similitud, en cuentas
auxiliares.

Código: 114100 - Rubro: Existencias
Descripción: Agrupa a todas las cuentas de materiales de

escritorio, plomería, varios, eléctricos,
herramientas, combustibles y lubricantes,
materiales obsoletos y materiales en transito.
(331) La dinámica de este proceso permite conocer los
movimientos contables que se efectúan al realizarse entradas y
salidas de materiales. Este proceso consta de los siguientes
componentes:
a) Débitos. Se efectuará el cargo a esta cuenta por toda Movimientos contables
compra de materiales clasificados en cualquiera de los grupos
establecidos; registrándose en la cuenta el 87% del total de
la nota fiscal. Por lo tanto debe observarse la determinación
del costo unitario considerando el 87% y no así los precios
unitarios consignados en la nota fiscal; a los cuales se
efectuará un proceso de reducción del 13% correspondiente
al crédito fiscal.
Se efectuarán cargos por las devoluciones de materiales no
utilizados; cuyo ingreso se registrará a los costos de las
unidades a las que fueron entregadas.
b) Créditos. El registro de los créditos será exclusivamente por
la salida de materiales a los diferentes centros de costos y
gastos; los mismos que serán documentados con las
respectivas notas de pedido de las diferentes unidades,
utilizando los formularios oficiales elaborados para el efecto.
(332) Las sub-cuentas se pueden agrupar en varios grupos
contables, dicha clasificación generalmente por la afinidad de
materiales, o por las cuentas del clasificador presupuestario.
Algunos ejemplos de cuentas se describen a continuación:
• 114101 Materiales de escritorio. Registra todas las Ejemplos de sub-cuentas
compras de papel, archivadores, lápices, borradores, papel
carbónico, cintas para máquina de escribir, tampos, folders,
perforadoras, engrapadoras, grapas, clips, etc.
• 114102 Materiales de plomería. Bajo este título están
comprendidos los codos, uniones, cañerías de hierro
galvanizado, válvulas, abrazaderas, juntas, llaves finales,
tapones, reducciones, pegamentos, y otro material de
instalación de redes para surtir el líquido elemento a los
clientes.
• 114103 Materiales varios. Se contabilizará en este rubro
las compras de materiales de limpieza, y otros materiales no
estipulados en las demás sub-cuentas de existencias.

• 114104 Materiales eléctricos. Los cables para conducción

eléctrica, disyuntores, tomacorrientes, interruptores, palancas
trifásicas, fusibles, condensadores, reactancias, tableros
eléctricos, interruptores térmicos, etc.
• 114105 Repuestos. Se registrarán las compras de
accesorios y partes para los equipos comprendidos en el rubro
de los activos fijos. Podemos citar: amortiguadores, ejes de
acero, cajas de cambio, cojinetes, cadenas de transmisión,
filtros, crucetas, engranajes, cámaras, llantas, etc.
• 114106 Herramientas. Herramientas menores, como
palas, picotas, destornilladores, alicates, llaves, etc.
• 114107 Materiales químicos y reactivos. Se refiere al
control de compuestos químicos como ácidos, sales, bases
industriales, salitres pulimentos y otros relacionados.
• 114108 Combustibles y lubricantes. Corresponde a los
materiales y productos derivados del petróleo crudo o
parcialmente refinado: gasolina, kerosén, alcohol, aceites y
lubricantes, diessel, gas y otros
• 114109 Materiales de construcción. Son los materiales
destinados a las edificaciones como piedra, arcilla, arena,
cemento entre otros.
• 114110 Implementos de trabajo. Este rubro corresponde
a la ropa de trabajo, uniformes, calzado de diferentes tipos
utilizados principalmente en las labores diarias de la empresa.
• 114111 Material obsoleto. Se trata de una cuenta de
control para materiales que ya no son de utilidad para la
empresa.
• 114112 Materiales en tránsito. Es una Í No está de más decir que un
cuenta transitoria de control de materiales que esquema de cuentas debe
permanecerán por un periodo determinado de responder a las condiciones y
tiempo para luego ser registrados en las cuentas características de cada empresa.
que correspondan.
6.2 Procedimientos administrativos para el inventario

(333) Para efectuar el trabajo de control físico de los
materiales del almacén, se describen a continuación una serie de
pasos y funciones que deben ser realizadas en una toma de
inventarios.
(334) La toma del inventario físico, tiene como objetivo
fundamental el de efectuar el cierre de operaciones y el corte en
los saldos de las existencias físicas del material en el Almacén
Central de la empresa.

(335) Para que luego de efectuar en detalle el inventario físico,

se efectúen todos los ajustes que sean necesarios de
conformidad a los saldos físicos existentes, los saldos del
Kardex Valorado o los saldos en la contabilidad de la empresa.
(336) Para este control se utiliza el Kardex Í kardex, de dónde habrán
valorado de existencia de materiales (ver sacado esa palabra; no habrá
Anexo 9), en el cual se registran los movimientos de un termino mejor en español.
entradas y salidas del material, teniendo un saldo de
existencia en el mismo, que debe ser verificado en forma física
in situ en los ambientes del almacén.
6.2.1 Instrucciones para el registro de información

(337) El proceso de registro de información para el control de
materiales debe cumplir varios requisitos y contener información
básica. Para ello se utiliza la Planilla de Inventarios de
Almacén Central (ver Anexo 10). Esta información es la
siguiente:
(338) El encabezado recoge la información general de la
empresa y del almacén en el que se encuentran los materiales.
En él debe completarse la siguiente información:
• Indicar el nombre o razón social de la institución.
• Detallar el nombre del formulario a utilizar: Planilla de
inventarios almacén central
• Indicar el período o fecha de corte correspondiente, por
ejemplo: Practicado al 31 de diciembre de 2002
(339) Las columnas recogen los aspectos específicos Datos del registro
relacionados con los materiales, sus características, codificación,
cantidad, etc. Los datos son los siguientes:
• Código. En esta columna se debe especificar el código del
material, de acuerdo al catálogo de materiales. En el
formulario el código, viene impreso.
• Unidad de manejo. En esta columna se debe especificar la
unidad de manejo del material, ejemplo: pieza, kilo, metro,
etc. En el formulario la unidad de manejo, viene impreso. De
existir diferencia con las Tarjetas de Existencia (ver Anexo 8),
esta unidad debe ser corregida dependiendo de la unidad que
se utilice en el mismo momento del control físico del material.
• Descripción del material. En esta columna se describirá en
forma correcta el material que se está inventariando. En el
formulario la descripción del material, viene impreso. Se
considera que esta descripción es la adecuada y esta
contemplada en el catálogo de materiales. De existir

discrepancias sobre la descripción de un material específico,

se deberá consultar con un técnico entendido dentro de la
empresa (estas diferencias se pueden presentar en el rubro
de repuestos de vehículos).
• Saldos en Tarjetas de Existencia (ver Anexo 8) En esta
columna se debe copiar el último valor contemplado en la
columna de saldo de la tarjeta de existencias de un
determinado material; en forma clara y correcta, sin efectuar
modificación alguna.
• Saldo físico En esta columna se anotará la cantidad contada
físicamente del material inventariado, el mismo que debe
encontrarse dentro de los ambientes y dependencias del
Almacén, la anotación se efectuará en forma clara y correcta.
Una vez finalizada la verificación in sito.
• Faltantes. Una vez verificada las cantidades en las columnas
del saldo en la tarjeta de existencias y el saldo físico; deberá
determinarse la diferencia. En caso de que exista material
faltante; anotar la cantidad exacta en forma inmediata, para
obviar contradicciones posteriores a la Í Faltantes y sobrantes; dos
conclusión del inventario. categorías opuestas y nunca
• Sobrantes. Una vez verificada las cantidades equilibradas; generalmente falta
en las columnas del saldo en la tarjeta de más de lo que sobra, ¿no es cierto?.
existencias y el saldo físico, deberá determinarse la diferencia.
En caso de que exista material sobrante, anotar la cantidad
exacta en forma inmediata, para obviar contradicciones
posteriores a la conclusión del inventario.
• Observaciones. Esta columna debe ser utilizada con mucho
cuidado y responsabilidad. En ella se anotará alguna
observación sobre los materiales faltantes o sobrantes. Por
otro lado es importante que en esta columna se identifique
con claridad el periodo de aquellos materiales que por
diversas causas se encuentran sin movimiento alguno. Ya
sean materiales que ya no son utilizados por la empresa o que
su estado de conservación no sea el adecuado para
permanecer como material en existencia del almacén.
6.2.2 Instrucciones para el cierre de las tarjetas de existencia

(340) La Tarjeta de Existencia (ver Anexo 8) es el formulario
en el cual se registra el tipo y la cantidad física de cada material
existente en el almacén. Una vez que se ha iniciado el inventario,
todas las Tarjetas de existencia con las que cuenta el almacén
central, deben ser entregadas al funcionario que toma el
inventario físico de materiales.

(341) En el momento que se efectué la verificación física, este

funcionario procederá a efectuar el corte o cierre
correspondiente de cada una de las tarjetas. Este proceso se
realizará de acuerdo al siguiente procedimiento:
a) Proceder a rayar una línea, debajo del último registro de la
tarjeta.
b) Copiar la última cantidad de la columna saldo debajo de la
línea, conservando la misma columna.
c) Indicar el período del cierre, por ejemplo: Inventario al 31-
12-2002
d) Estampar su firma para constancia del cierre de la tarjeta y
como constancia de ejecución del corte.
6.2.3 Consideraciones finales

(342) Además de los elementos mencionados antes el proceso
de control de almacenes, ya sea físico o contable, debe realizarse
bajo los reglamentos y normas que se establecen para este
proceso. Entre estos otros aspectos vale la pena insistir en los
siguientes:
Í Tal parece que las
a) Todos los materiales a ser inventariados deben recomendaciones no terminan
encontrarse en los ambientes y dependencias nunca. En la realidad de cualquier
del almacén de la empresa. empresa en verdad, los aspectos
a tener en cuenta para asegurar
b) Todo material que se encuentre en otras un buen control siempre son
dependencias o domicilios particulares se necesarios. A pesar de todo,
debe considerar como material faltante. siempre se presentan problemas.
c) El Jefe de Almacenes; de existir diferencias, principalmente
faltantes; debe aclarar en forma clara la razón por la que
existan estas diferencias; con el objetivo de ser contempladas
en la columna de observaciones de formulario.
d) A la fecha del inventario, todo material que se encuentre
físicamente en el almacén; sin determinarse su
procedencia o haberse realizado su ingreso; deberá
considerarse como material de propiedad de la empresa y
por tanto se procederá a su correspondiente incorporación.

12. Como ya se ha visto a lo largo del texto, el control de materiales en los

almacenes no solamente es físico sino también financiero. El procedimiento
básico para realizar ese control es el inventario.
!
13. Este proceso resulta clave para definir la capacidad de una empresa de realizar
una adecuada gestión económica observando el balance entre los materiales
que adquiere, los que utiliza y los que mantiene en almacenes y al mismo tiempo
el nivel de confiabilidad con que es capaz de valorar económicamente la
magnitud de esos movimientos también en términos financieros que le permita
evaluar los cambios en el patrimonio de la entidad.
30. Explique la relación que existe entre los subsistemas de almacenes, presupuesto
y contabilidad dentro de la empresa, y el papel que juega el inventario en ese
?
conjunto de interacciones.
31. ¿Cuáles son los pasos y procedimientos a seguir para la realización del
inventario y que instrumentos de control se utilizan en ese proceso?.
32. ¿Con qué frecuencia es recomendable realizar el inventario de almacén en una
EPSA? Justifique su respuesta.
9. Diríjase al Anexo 13 del texto y realice los ejercicios sobre movimientos de
materiales y valoración de inventarios que allí se presentan.
6. El proceso de contabilización de materiales tiene particular importancia. Dentro

de este proceso la actividad principal es el inventario. Para lograr un resultado
# efectivo del inventario deben seguirse las normas y principios del mismo para
cada entidad, especialmente las correspondientes al manual interno de este
subsistema y someter este proceso a un estricto control por parte de la gerencia
del área administrativa-financiera.
***

ANEXOS
ANEXOOS

ANEXO 1
Anexo 1: Formato de Planificación del Módulo (FPM)

Código: Código:
Area: Administrativa-Financiera Programa: Administrar los Recursos
4 4.3
Prestar Servicios Administrativos y Financieros de acuerdo a la demanda de la EPSA, según lo

Objetivo del Programa:
establecido en el POA y el Presupuesto.
Código: Tener conocimientos básicos en

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES EN Requi-
Módulo:
EPSAS 4.3.2 sitos: administración y manejo de bienes.
Objetivo
Los/las participantes consolidan conceptos, instrumentos y procedimientos para Tiempo total
terminal 18:00
la Administración de Almacenes en las EPSAs. [hr:min reloj]:
del Mód.:
UNIDADES TEMÁTICAS
Objetivo parcial Tiempo
Bibliografía
Cód.
Tema y contenidos Prerrequisitos [hr:min

recomendada
Los/las participantes reloj]
• Conocimientos • Laura Zegarra,
4.3.2.1
... mantienen un Organización de Almacenes 02:00

Almacén de 1. ¿Quçe es un almacén? básicos de Rafael Curso de
Materiales y 2. Administración de Almacenes administración y organización de
Suministros acorde a 3. Estructura organizativa contabilidad almacenes con
las necesidades de 4. Relación con otros sistemas operativos enfoque orientado a
la Empresa. de la EPSA la calidad. Nivel
básico ed.
INFOCAL y
AMETEX, La Paz
1999
Normas que rigen el funcionamiento de • Conocimientos • SeLA. Normas
4.3.2.2
... conocen las 02:00

normas que rigen el los almacenes básicos de básicas del Sistema
funcionamiento de administración y de Contratación de
los almacenes. contabilidad. Bienes y Servicios.
Reglamento
específico. Oruro
2002
• Conocimientos • SAS.
4.3.2.3
.. saben y aplican los Aspectos físicos del almacenaje 02:00

conocimientos sobre 1. Ubicación geográfica de los almacenes básicos de • Administración de
el manejo de 2. Manejo de materiales en el almacén administración y activos fijos y
materiales en un 3. Movimiento de materiales contabilidad almacenes. Texto
almacén. de capacitación
Santa Cruz 2001
Procesos administrativos básicos de la • Conocimientos • Normas Básicas del
4.3.2.4
... manejan los 06:00.

aspectos esenciales unidad de almacenes básicos de Sistema de
sobre los 1. Control de almacenes administración y Administración de
procedimientos 2. Recepción de materiales contabilidad Bienes y Servicios.
administrativos para 3. Almacenamiento y resguardo de D.S. 25964. La
el control y manejo materiales Paz, 2000
de los materiales. 4. Normas de almacenamiento • Complementación
5. Catalogación de materiales de las Normas
6. Entrega de materiales y actualización del Básicas del
kardex Sistema de
Administración de
Bienes y Servicios.
D.S. 26144. La
Paz, 2001

UNIDADES TEMÁTICAS
Objetivo parcial Tiempo
Bibliografía
Cód.
Tema y contenidos Prerrequisitos [hr:min

recomendada
Los/las participantes reloj]
• Conocimientos • Normas Básicas del
4.3.2.5
... aplican técnicas Gestión de existencias 04:00

para determinar los 1. Necesidad de stock de materiales básicos de Sistema de
niveles de 2. Una buena administración de materiales administración y Administración de
existencias y el 3. Métodos de previsión de materiales. contabilidad Bienes y Servicios.
calculo de previsión 4. Costos y niveles de almacenaje D.S. 25964. La
de materiales en un 5. Políticas básicas en la administración de Paz, 2000
almacén. almacenes en EPSAs
• Conocimientos • SAS.-
4.3.2.6
... realizan los Contabilización de materiales 02:00

procedimientos para 1. Control e inventario de materiales básicos de Administración de
el registro, inventario 2. Procedimientos administrativos para el administración y activos fijos y
y actualización de inventario contabilidad almacenes. Texto
existencias en el de capacitación
almacén Santa Cruz 2001
• Complementación
de las Normas
Básicas del
Sistema de
Administración de
Bienes y Servicios.
D.S. 26144. La
Paz, 2001

ANEXO 2
Anexo 2: Normas legales y otras que rigen las actividades administrativa-financieras de las EPSAs
Obligatorio
en las
afectado
EPSAs
Presupuesto
Tesorería
Almacenes
Activos Fijos
Públicas
Privadas
Cooperativas
CAPYS
Vigencia
desde
(DD/MM/AA)
14
15
16
17
1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13
1 X X X Decreto Ley 14379 Código de Comercio 25/02/77 Poder Ejecutivo de la Nación X X X X
2 X X X X X X Ley 843 Impuestos 20/05/86 Honorable Congreso Nacional X X X X
R.M. 704/1989 Reglamento para la elaboración,
3 X X X X X X 22/06/89 Ministerio de Hacienda X
presentación y ejecución de presupuestos
4 X X X X X X X X X Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales ("SAFCO") 20/07/90 Honorable Congreso Nacional X
5 X X X D.S. 23251 Reglamento de modificaciones al presupuesto de gasto 13/08/92 Poder Ejecutivo de la Nación X
D.S. 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la
Función Pública
R.S. 216768 Normas Básicas del Sistema Nacional de
7 X X X X X 18/06/96 Poder Ejecutivo de la Nación X X X X
Inversión Pública
R.S. 216779 Normas Básicas del Sistema Nacional de
Planificación
9 X X X X X X 16/08/96 Poder Ejecutivo de la Nación X
Programación de Operaciones
10 X X 20/05/97 Poder Ejecutivo de la Nación X
Organización Administrativa del Sector Público
11 X X X X R.S. 217095 Normas Básicas del Sistema de Presupuestos 04/06/97 Poder Ejecutivo de la Nación X
Contabilidad Gubernamental Integrado
12
Los instrumentos normativos están ordenados por antigüedad de vigencia.
Obligatorio
en las
afectado
EPSAs
Presupuesto
Tesorería
Almacenes
Activos Fijos
Públicas
Privadas
Cooperativas
CAPYS
Vigencia
desde
(DD/MM/AA)
14
15
16
17
1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13
13 X X Ley 1788 de Organización del Poder Ejecutivo 16/09/97 Honorable Congreso Nacional X
14 --- 23/05/97 Poder Ejecutivo de la Nación X
Administración de Personal
Res. Adm. Regulatoria ??? Guías para la elaboración del Superintendencia General del
15 X X ??/??/97 X X X X
Programa de Operaciones en las Superintendencias Sectoriales SIRESE
Res. Adm. Regulatoria SA 1098/1998 Guías para la formulación,
16 X X 13/04/98 Superintendencia de Aguas X X X X
seguimiento y control del Programa de Operaciones Anual
17 X X X R.S. 218056 Normas Básicas del Sistema de Tesorería 27/01/98 Poder Ejecutivo de la Nación X
Ley 2066 modificatoria a la Ley 2029 de Servicios de
18 X X 11/04/00 Honorable Congreso Nacional X X X X
Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
D.S. 25875 Sistema Integrado de Gestión y
19 X X X X X X 18/08/00 Poder Ejecutivo de la Nación X
Modernización Administrativa (SIGMA)
D.S. 25964 Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios
R.M. 717/01 Directrices de formulación presupuestaria
23 X X X 27/08/01 Ministerio de Hacienda X
para la gestión 2002
24 X X X R.M. 718/01 Clasificador presupuestario para el año 2002 27/08/01 Ministerio de Hacienda X
D.S.26449 Procedimiento para la remisión de la
25 X X 18/12/01 Poder Ejecutivo de la Nación X
información de contrataciones estatales

ANEXO 2
Obligatorio
en las
afectado
EPSAs
Presupuesto
Tesorería
Almacenes
Activos Fijos
Públicas
Privadas
Cooperativas
CAPYS
Vigencia
desde
(DD/MM/AA)
14
15
16
17
1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13
D.S. 26455 Ambito de responsabilidades del uso y
26 X X X X X X X X 19/12/01 Poder Ejecutivo de la Nación X
administración de información del SIGMA
R.M. 013/02 Reglamento de Operación del Sistema de
27 X X 28/01/02 Ministerio de Hacienda X
Información de Contratación Estatal
Ley 2331 Financial o Ley del Presupuesto General de la
28 X X X 08/02/02 Honorable Congreso Nacional X
Nación – Gestión 2002
actualiz. Comité de Normas Inter-
29 X X X X Normas Internacionales de Contabilidad X X X X
2001 nacionales de Contabilidad
Ministerio de Vivienda y
30 X Plan Nacional de Saneamiento Básico 2001-2010 10/01 X X X X
Servicios Básicos (MVSB)
Guía para la presentación de información del Plan
31 X X 02/02 Superintendencia Sectorial X X X X
Operativo Anual (POA) ("Guía - D")
Saneamiento Básico (SISAB)
32 X X Contratos de Concesión EPSA - SISAB --- X X X X
Conclusiones de la FT4:
• En percepción de los autores de los módulos del Area 4 Administrativa-Financiera, estas normas en general permiten a las EPSAs un desarrollo fluido de
su administración, no pudiéndose notar contradicciones entre una y otra norma que afecten su aplicabilidad práctica.
• Como se nota claramente en esta recopilación, las EPSAs públicas están mucho más reglamentadas en sus quehaceres administrativos y financieros,
que las no públicas. Ello por un lado implica un mayor grado de libertad para estas últimas; sin embargo, en la práctica de algunas de ellas se puede
notar que la ausencia de normatividad externa, no es suplida por una normatividad interna creada por ellas, faltando entonces sistematizar su
administración. Así por ejemplo, es recomendable utilizar las normas referentes a POA y Presupuestos destinadas a empresas públicas, también en las
no públicas.

Anexo 3: Modelo de formulario de solicitud de compra de materiales13
SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES

Almacén:
__________________________________________________________________________ No. _________________
_
Fecha de solicitud: _____ de _________________ de 200___
Unidad de Existencia Promedio Ultima compra Apertura Partida Centro

Item Descripción Cantidad consumo presupuesto
manejo actual Fecha Costo unitaio presupuesto de costo
mes
Pedido (s) No. (s) :
Pedido por: Recibido por:
Encargado de Almacenes Encargado de Adquisiciones
13
Fuente: Formularios usados en SeLA Oruro
ANEXO 4
Anexo 4: Modelo de formulario de ingreso de materiales a

almacenes14
INGRESO DE MATERIALES AL ALMACÉN
No. ______________
Almacén : ___________________________ Proveedor: __________________
Fecha : _____ de ________________ de 200__ Código proveedor: __________________

Unidad Documento C a n t i d a d C o s t o (Bs.)
Item Descripción de de respaldo Pedida Entregada Unitario Total
manejo
Pedido por: Visto bueno: Control existencias Recibido por:
Encargado almacén Nombre y cargo Encargado almacén

Original (1) ... Contabilidad
Copia (2) ... Almacenes
14

Anexo 5: Modelo de formulario para pedido de materiales15
PEDIDO DE MATERIALES
Día Mes Año No.: ______
Ítem Cantidad Unidad Detalle P/unit. Importe

Pedida Despachada
Destino:
Solicitado por: Autorizado por: Aprobado por: Recibido por:
15

ANEXO 6
Anexo 6: Modelo de vale de salida de materiales de almacén16

Programa : _______________________
Subprograma : _______________________
VALE SALIDA DE MATERIALES DE ALMACEN Proyecto : _______________________
Act. u obra : _______________________
Almacén: _____________________________________________ Unidad ejecutora : _______________________
Código presupuestario: |__|__|__|__|__|__|__|__|
Fecha del pedido : _________de ___________________de 200___
Centro de Costo : _______________________
No. de código D e s c r i p c i ó n Unidad de Cantidad C o s t o

Grupo Subgrupo Ítem manejo Pedido Entregado Unitario Total
Partida
presup
.
(En caso de repuestos y accesorios)
Industria:_________________ Marca:___________________ Modelo:__________________

_______ ____ _________
Pedido por: Autorizado por: Entregado por: Recibido por: Control existencias
No se despacharán vales que tengan más de un ítem
16

Anexo 7: Modelo de resumen diario de salidas de materiales de

almacenes17
RESUMEN DIARIO DE SALIDAS DE MATERIALES DE ALMACENES
No. _____________
Almacén: _________________________ Fecha: ______ de ______________ de 200 ___
Código Partida
No. Pedido Nombre de la unidad ejecutora Costo Total
Presupuestario Presupuesto
Total general
Remitido por: Recibido por: Contabilizado por:
Encargado almacenes Jefe Dpto. Adm. Finanzas Nombre y cargo
17

ANEXO 8
Anexo 8: Modelo de tarjeta de existencias18
TARJETA DE EXISTENCIAS
Tarjeta No.: ______________
Código No.
Articulo : _____________________________ Grupo Subgrupo Ítem
Descripción: __________________________
Unidad : _____________________________ Partida

Presupuesto
Stock mínimo: ________________________.
Código contable:
Ingreso
Pedido Saldo en
Fecha Material con cargo Departamento Entradas Salidas
Salida material existencia
a:
18

Anexo 9: Modelo de kardex valorado de existencia de materiales19
KARDEX VALORADO DE EXISTENCIA DE MATERIALES

Tarjeta No.: ___________
Código No.
Artículo: _____________________________________________________________________ Grupo Subgrupo Ítem
Descripción: __________________________________________________________________
Unidad: ______________________________________________________________________ Partida

Presupuesto
Stock mínimo: _________________________________________________________________
Ingreso no. Comprobante Apertura Cantidad Precio Costo

Fecha
Pedido no. contabilidad programática Entrada Salida Saldo unitario Entrada Salida Saldo
19
ANEXO 10
Anexo 10: Modelo de planilla de inventarios almacén central20
PLANILLA DE INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL
Almacén: ____________________________________________ Fecha: _______ de _____________________ de 200 ____

Unidad Precio Saldos en Bind card Saldo físico Faltantes Sobrantes
Código de Descripción unitario Observaciones
Valor en Valor en
manejo Cantidad Cantidad Cantidad Valor en Bs. Cantidad Valor en Bs.
Bs. Bs. Bs.
20
Anexo 11: Modelo de formulario de transferencia de

materiales21
Nº
EPSA
NOTA DE TRANSFERENCIA
Fecha de Emisión
Destino - # Almacén Nombre
Dirección:
Origen - # Almacén Nombre
Dirección:
Llenar sólo si el Material tiene un destino específico
Aplicacion Específica N° Obra / Contrato Código de Programa Clasificación Contable
DATOS DE LOS MATERIALES
Código Nombre
1 Dcto. Refer. Cantidad Unid. Medida Precio Unitario Valor Total del Item
Código Nombre
Código Nombre
Código Nombre
Código Nombre
Observaciones VALOR TOTAL S/.
Emitido por Aprobado por Constancia de Recepción
_________________________________ _______________________________ _____/____/_____ ___________________________________ _____/____/____

Nombre : Fecha Nom bre Fecha
21

ANEXO 12
Anexo 12: Sistemas, técnicas y medios de almacenamiento
(1) El almacenaje requiere del uso de medios, técnicas y procedimientos para la

organización de los materiales. A continuación describimos un grupo de estos procedimientos y
medios.
Medios de almacenaje
(2) Entre los posibles tipos de medios o estructuras de almacenaje con que se equipa las
unidades básicas de almacenamiento, entre los de uso más común en las EPSAs están los
armazones, los estrados y los enrejados.
(3) Los armazones son estructuras sólidas, fabricadas en forma modular, generalmente de
acero, desmontables y de forma variable dependiendo del volumen del material que será
almacenado (ver Fig. 20).
Fig. 20: Modelo de estructura de armazones para el almacén22
(4) Los armazones fabricados en madera son de uso más restringido por requerir
cuidados y tratamientos especiales contra fuego, insectos y roedores de modo general, así
como por limitar su utilización por cuestiones de seguridad y por poseer capacidad de peso
más reducida. La utilización de este tipo de estantes debe limitarse al almacenamiento de
materiales grandes o pesados, debido a la pérdida de espacio útil que acarrea, sobre todo si
consideramos el almacenamiento de materiales con recipientes o formas geométricas
uniformes.
(5) Una solución posible para este tipo de problema es el uso de armazones metálicos
o mejor aún el sistema de dos pisos que consiste en la colocación de un piso adicional
sobre el armazón ya existente, apoyado sobre el mismo o sobre nuevas columnas de
sustentación. Sobre este piso serán levantados nuevos estantes con tantos tabiques,
22
Fuente: Latin Consult / Estática Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996

rincones, cajones etc. como sean necesarios. Los diferentes pisos están conectados por
escaleras con descansos para uso de los empleados y, opcionalmente por montacargas
para elevación de los materiales. De esta manera se alcanza el máximo aprovechamiento
del espacio vertical con la utilización de estantes.
(6) Existen armazones especiales para determinados materiales. Así p.ej. en el caso de
las EPSAs, se utilizan armazones especiales para almacenamiento de tubos y perfilados,
para llantas, planchas, etc. (ver Fig. 21).
Para tubos y perfilados
Para llantas
Para planchas
Diversos tipos de armazones
Fig. 21: Modelos de armazón según el tipo de material a almacenar23
23

ANEXO 12
(7) Uno de los materiales más utilizados por las EPSAs son los tubos de diferentes tipo
y calibres. Ellos exigen un amplio espacio de almacenaje o armazones con características
específicas según las propiedades de la tubería.
(8) Los estrados o paletas (pallets) son estructuras de madera sobre las cuales se
colocan las mismas o diferentes mercancías en cantidades grandes, de forma apilada y
patentada en una sola carga, a fin de facilitar su movimiento y almacenamiento. Esta
formación de cargas unitarias sobre estrados apropiados para el movimiento por equipos
propios del almacén (apiladoras, grúas etc.), revolucionó los métodos y técnicas de
almacenamiento y modificó radicalmente la concepción de transporte y movimiento de
material vigente aún hasta hace poco tiempo. La paletización surgió en los EE.UU. ya en los
años de la década de 1940.
(9) Antes de la introducción de los estrados, prácticamente no existía una buena
utilización del espacio vertical, limitándose cuando mucho al apilamiento manual a poca
altura, y sólo del material que se prestaba para la elevación manual. La inestabilidad de las
pilas y la posibilidad de daños a los materiales, causados por la acción del peso de la carga
de encima, estaban siempre presentes en este tipo de almacenamiento. La paletización sin
embargo permite el apilamiento mecanizado sin problemas donde las paletas descansan
cada una en un piso del armazón o anaquel del estante (“de altura en altura”). Este sistema
de apilamiento mejorado con inserción de estrados, presenta grandes ventajas en relación
con el apilamiento directo de material, pues permite corredores más estrechos.
(10) Los estrados o paletas existen en diversos tipos y dimensiones, y se diferencian por
sus características de empleo y principios de fabricación (ver Fig. 22). El tamaño y la forma de
fabricación de los estrados varían en función de la naturaleza y peculiaridades de los materiales
que serán almacenados y/o movidos de las instalaciones existentes en el almacén, de la
capacidad de carga de las apiladoras, además de otros factores. Los fabricantes los producen
en dimensiones y patrones normados, con suficientes tipos como para tratar la mayoría de las
mercaderías de forma paletizada. Básicamente se tiene los siguientes patrones de medidas
adoptados por la ASME, con ligeras variaciones por la ISO:
Estrados rectangulares Estados cuadrados

(mm) (mm)
600 x 800 900 x 900
800 x 1,000 1,050 x 1,050
900 x 1,050 1,200 x 1,200
800 x 1,200
900 x 1,200
1,000 x 1,200
1,200 x 1,500
1,200 x 1,800
2,200 x 2,700
Tabla 5: Medidas estándares de paletas24
(11) El elemento en común de todos los estrados son las aberturas laterales para la
entrada y sustentación de los garfios (horquillas, ganchos) de la apiladora o del carro
hidráulico. Su forma de construcción puede variar: pueden ser fabricados con dos entradas,
lo que permite solamente la penetración de los garfios de la apiladora en dos lados
opuestos, o con cuatro entradas permitiendo la entrada por cualquiera de los lados del
estrado (ver Fig. 22).
24

Fig. 22: Tipos de paletas según su forma de construcción25
(12) El enrejado, otra estructura de almacenaje, es un estrado con protección a los lados.
Observa las mismas características de uso de la paleta y el mismo principio de carga
unitaria. Además, debido a que las paredes laterales evitan el peso de la carga superior
sobre la inferior, ofrece la ventaja del apilamiento directo fácil y seguro, sin armazón o
anaquel de por medio, hasta alturas medianas. Sin embargo, los enrejados también pueden
ser almacenados en armazones de acero preparados para recibir esas unidades de
almacenamiento, de la misma manera que los pallets.
(13) Los enrejados se utilizan para el almacenamiento de materiales que, frente a la
fragilidad de su embalaje y/o a la irregularidad de su forma, no se adecuan al uso de
estrados para fines de apilamiento y/o de movimiento. Los tipos de enrejados que se
conocen son básicamente éstos:
25

ANEXO 12
Acceso para Aberturas laterales para el garfio en

carga y Uso más
descarga frecuente 2 lados 4 lados
en la parte
materiales
menores que
pueden ser
superior manipulados
manualmente,
directamente en
el enrejado
materiales
mayores o más
pesados que
para ser
superior y manipulados
frontal requieren de
ayuda de varios
operadores o de
una apiladora
mecánica
superior y
frontal,
permitiendo cualquier
opcionalmen material
te el cierre
de la parte
frontal
Fig. 23: Tipos de enrejados según su forma de construcción26
Apilamiento
(14) Existen materiales que, más allá de motivos espaciales, deben ser almacenados en
forma apilada de acuerdo a sus características técnicas especiales, por su dimensión y
forma particular, para que el tiempo de conservación sea mayor y su manipulación sea
adecuada. Este es el caso fundamentalmente para el almacenamiento de tubos pero
también de otros materiales. Algunas de las formas de apilamiento se describen a
continuación. El apilamiento de tubos de hierro puede ser efectuado de las siguientes
maneras:
a) Sobre carriles de acero o vigas de madera:
Este tipo de apilamiento se hace en el suelo sobre una base de carriles o vigas,
dispuestos paralelamente y distantes entre sí aprox. la mitad del largo del tubo. Se
26
Elaboración propia

colocan los tubos intercalados, con la extremidad ancha alternando hacia un lado o el
otro, y así sucesivamente, calzando las extremidades de las capas con cuñas (ver Fig.
24). Este método se recomienda para diámetros de hasta 250 mm y permite movimiento
por apiladora o izamiento por cabos (grúa).
1,5 m 3,0 m 1,5 m
6,0 m
CUÑAS VIGAS
Fig. 24: Apilamiento de tubos de hierro sobre carriles de acero o vigas de madera27
La ventaja de este método es que permite un aprovechamiento máximo del terreno y

que no hay necesidad de calles entre las pilas. El acceso se da por las extremidades. Su
desventaja es que requiere de muchos carriles o vigas.
b) Pila cruzada:
Se hace una base con tubos intercalando las bolsas, en una extensión igual al largo del
propio tubo, más el largo de una bolsa. Sobre la base se coloca otra camada con la
misma cantidad de tubos, dispuestos transversalmente y así sucesivamente hasta una
altura que aún permita el movimiento de los tubos con seguridad (ver Fig. 25). Es un
método recomendado para cualquier diámetro de tubería. El movimiento se realiza por
izamiento (grúa).
27

ANEXO 12
PILAS CRUZADAS
PRIMERA CAPA SEGUNDA CAPA
Fig. 25: Apilamiento de tubos de hierro en forma cruzada28
La ventaja de este tipo de apilamiento es que no necesita carriles o vigas. Su

desventaja es que ocupa más espacio que el apilamiento sobre rieles o vigas, pues a
cada dos hileras de pilas se debe dejar una calle con un mínimo de 8 metros de ancho,
para posibilitar las operaciones de carga y descarga.
c) Pila piramidal (tubos con puntas):
Se hace en el suelo una base con carriles o vigas dispuestas paralelamente y distantes
entre sí cerca de 1.00 a 1.50 m menos que el largo del tubo. La primera capa debe tener
cuñas bien fijas en las extremidades. Las capas subsecuentes deben tener siempre un
tubo menos que la anterior (ver Fig. 26).
cuña
viga
no colocar partes torneadas de las puntas

sobre las vigas
Fig. 26: Almacenamiento de tubos de hierro y de fibra de cemento en forma

piramidal29
28
29

Si los tubos fueran de tamaños diferentes, se debe alinear uno de los lados de la pila,
disponiendo las capas superiores distantes 10 cm del alineamiento de la anterior, en
cuyas extremidades se marcan los largos de los tubos.
El apilamiento de tubos de fibra de cemento puede realizarse de dos maneras, pero
siempre sobre superficies planas, teniendo siempre la capa inferior (base) apoyada
sobre vigas o viguetas de madera con cuñas en las extremidades.
d) Pila piramidal:
Es la más utilizada y es similar a la anterior, es decir consiste en apilar varias capas
sucesivas con un tubo menos en cada capa siguiente (ver anterior Fig. 26).
e) Sobre listones:
Este método facilita el trabajo con apiladora, pues impide el rodamiento libre de los tubos de
cada capa. Consiste en colocar sobre la primera capa (base) listones de madera de 15 x 2,5
cm con cuñas en las extremidades, que sustentarán la segunda capa y así sucesivamente
(ver Fig. 27).
Fig. 27: Apilamiento de tubos de fibra de cemento sobre listones30
(15) Debido a la fragilidad de los tubos cerámicos, se debe tomar cuidados especiales
en el almacenamiento de estos tubos y sus conexiones. Deben ser apilados haciendo
contacto con todo su cuerpo en superficies planas, de forma piramidal, disponiendo cada
capa con las bolsas dirigidas al mismo lado, invirtiéndose la posición en la capa subsiguiente
y así sucesivamente. Las extremidades deben ser sostenidas con estacas (ver Fig. 28).
Fig. 28: Apilamiento de tubos de cerámica31
30
31

ANEXO 12
(16) Los tubos de concreto pueden ser colocados directamente en el suelo, calzando las
extremidades de las capas inferiores, apilando a lo máximo dos capas dispuestas del mismo
modo que los tubos cerámicos.
(17) El almacenamiento de tubos y piezas especiales de acero requieren también cuidados
especiales. Los tubos de acero nunca pueden ser colocados directamente en el suelo, pues así
sufrirían daños en el revestimiento externo. Preferiblemente deben ser almacenados en una
única capa, apoyados individualmente sobre sacos de arena (ver Fig. 29).
Fig. 29: Apilamiento de tubos de acero en una capa32
(18) En caso que haya necesidad de apilarlos, para aprovechamiento del espacio, la pila
no podrá exceder las dos capas y el diámetro no deberá exceder las 48”. En este caso, se
tiene dos opciones de apilamiento:
• una es la piramidal donde los tubos, tanto de la capa inferior como de la superior,
estarán apoyados en sacos de arena (ver Fig. 30)
Fig. 30: Apilamiento de tubos de acero en forma piramidal33
• y la otra es la vertical sobre vigas, teniendo cuidado de apoyar los tubos por las puntas,
donde no hay revestimiento, calzando las extremidades de las capas con cuñas de
madera y manteniendo una de las partes de la cruceta en el sentido vertical (ver Fig. 31).
32
33

cruceta
cuña
viga
tubo
viga
Fig. 31: Apilamiento de tubos de acero en forma vertical34
(19) El almacenamiento de otros materiales exige condiciones y métodos específicos de

acuerdo al tipo de material y los riesgos de deterioro o peligro de afectaciones a las
personas o la empresa. A continuación exponemos algunos ejemplos.
(20) Los combustibles, lubricantes y pinturas son sustancias peligrosas por ser
inflamables. Por tanto se deben mantener en locales apropiados, separadamente de otros
tipos de materiales. Tales locales deben tener las siguientes características:
• cobertura (techo) menos resistente que las paredes y puertas, ya que en el caso de
explosión, su propagación se dará hacia lo alto, protegiendo el área circundante y
manteniendo las llamas confinadas en un ambiente restringido
• ventilación natural abundante a través de elementos despejados en la parte superior de
las paredes
• poseer repisas y estantes metálicos o en albañilería
• poseer equipos contra incendio (hidrantes, extintores).
(21) Se debe mantener los tambores y barriles horizontalmente en soportes apropiados
o inclinados para evitar acumulación de agua en la tapa. Si fuera necesario apilar
verticalmente, nunca colocar directamente uno sobre otro y usar listones para reparación o
como se aprecia en la Fig. 32.
34

ANEXO 12
Fig. 32: Almacenamiento de tambores con sustancias peligrosas35
(22) Para arena y piedra chancada se recomienda la utilización de travesaños o

paredes divisorias dimensionados de acuerdo con las cantidades normalmente mantenidas
en stock que permitan el movimiento de palas-cargadoras. Tales instalaciones deben tener
las paredes reforzadas, de modo que soporten la presión ejercida por el material en stock,
así como ser construidas en superficies planas.
(23) En caso de que el almacén no esté provisto de este tipo de instalación, se deben
almacenar estos materiales en superficies planas y limpias, procurando evitar la pérdida por
dispersión, principalmente la arena, que podrá ser protegida en bloques o tablas
sostenidas por estacas (ver Fig. 33).
piedra
arena
Fig. 33: Formas de almacenamiento de arena y piedra chancada36
35
36

(24) Para la madera se debe tomar básicamente los siguientes cuidados:

• Sobre todo las maderas secas deberán ser almacenadas en galpones cerrados u otros
locales cubiertos; si esto no fuera posible, debe ser protegida con lonas que no cubran
las columnas de apoyo.
• Las columnas de apoyo de una pila deberán ser hechas en concreto; puede ser otro
material siempre que tenga la debida resistencia a la compresión. Las columnas tendrán
sus topes nivelados entre sí.
• Las piezas con largos mayores deberán ser colocadas debajo de las menores, evitando
que sus puntas queden sin apoyo.
• Es conveniente no almacenar piezas de maderas distintas, en una misma pila.
• Si es necesaria la ejecución de un mayor número de pilas, éstas podrán ser colocadas
en paralelo a una distancia mínima de 1.20 m.
(25) Veamos algunas particularidades más del apilamiento de madera:
a) Viguetas y vigas (ver Fig. 34)
El espacio recomendable de 500 mm entre vigas de madera podrá ser reducido a un
mínimo de 250 mm, si el volumen a ser almacenado se encuentra con poco espacio
disponible.
columnas de
apoyo
Fig. 34: Apilamiento de viguetas y vigas de madera37
b) Tablas (ver Fig. 35)

El entabicamiento deberá ser efectuado con cuñas o pedazos de madera con espesor
uniforme (~25 mm). Las vigas de apoyo deberán ser de 180 x 120 mm, siendo que la
cara de menor dimensión quedará apoyada en las columnas de apoyo.
37

ANEXO 12
Fig. 35: Apilamiento de tablas de madera38
Accesorios para movimiento de las cargas

Apiladora: Maquinaria utilizada para transportar y apilar volúmenes en general. Sólo debe ser
operada por personal debidamente capacitado (ver Fig. 36).
Apiladora
Fig. 36: Apiladora o montacarga39
Carrito hidráulico: Sirve para levantar y transportar cargas sobre “pallets”. Tiene capacidad
para transportar hasta 2000 Kg. (ver Fig. 37).
Carrito Hidraúlico
Fig. 37: Carro hidráulico manual40
38
39
40

Carro plataforma: Es útil para transportar volúmenes en general hasta 800 Kg. (ver Fig. 38)
Carro Plataforma
Fig. 38: Carro plataforma41
Carrito tortuga: Sirve para transportar rollos de alfombras o mercaderías voluminosas y

pesadas, hasta 1.200 Kg. (ver Fig. 39)
Carrito Tortuga
Fig. 39: Carro “tortuga”42
Carrito simple de mano: Se usa para transportar fardos, cajas y volúmenes diversos hasta
300 Kg. (ver Fig. 40)
Carrito de Mano Simple
Fig. 40: Carro simple de mano43
Embalaje de transporte
Dentro de la red de distribución de mercaderías, estos embalajes pueden acompañar el
material desde el Almacén hasta el destinatario final (como en el caso de máquinas,
refrigeradoras, etc.), o desde la fábrica o el comercio donde se adquieren materiales hasta el
centro de almacenamiento principal de la EPSA, subalmacén, una obra específica, etc.
41
42
Fuente: Ibíd.
43
Fuente: Ibíd.

ANEXO 12
(26) Hay diversos tipos de embalajes que son utilizados con frecuencia, entre los cuales se
destacan:
• Cajas de cartón: Son usadas normalmente para acondicionar productos leves, tales como
frascos, televisores, papelería, libros, etc. (ver Fig. 41)
Fig. 41: Embalaje en caja de cartón44
• Cajas de madera: Son usadas para acondicionar productos más pesados, tales como
motores, baterías, herramientas, espejos, frascos con ácido, etc. (ver Fig. 42).
Fig. 42: Embalaje en caja de madera45
• Enrejados de madera: Son usados para acondicionar mercaderías de formas irregulares,

que dificultan el transporte, tales como: cabinas de camión, muebles, transformadores,
equipos electrónicos, etc. (ver Fig. 43).
Fig. 43: Embalaje en enrejado de madera46
• Fardos: Son usados para acondicionar mercaderías que no exigen un embalaje muy
resistente, tales como: tejidos, algodón, etc. (ver Fig. 44).
44
Fuente: Ibíd.
45
Fuente: Ibíd.
46
Fuente: Ibíd.

FARDOS
Fig. 44: Embalaje en fardo47
• Sacos: Existen tres tipos: sacos de papel, de paño y de plástico. Son usados para embalar
en pequeña cantidad las mercaderías a granel, tales como: maíz, cemento, carbón, etc.
(ver Fig. 45).
Sacos
Fig. 45: Embalaje en sacos48
• “Manojos”: Es el tipo de embalaje utilizado en mercaderías que no necesitan de mucha

protección, tales como: pala, pico, escoba, etc. (ver Fig. 46).
Manojos
Fig. 46: Embalaje en manojo49
• Cilindros: Son usados para transportar gráneles, líquidos, tales como: aceite, combustible,
grasa, etc. (ver Fig. 47).
Cilindros
Fig. 47: Embalaje en cilindros50
47
Fuente: Ibíd.
48
Fuente: Ibíd.
49
Fuente: Ibíd.
50
Fuente: Ibíd.

ANEXO 12
• Tanques: Son usadas para transportar gráneles líquidos, tales como: ácidos, detergentes,
etc. (ver Fig. 48).
Tanques
Fig. 48: Embalaje en tanques51
• Latas: Son utilizadas para transportar líquidos a granel, tales como: pinturas, kerosén,
alcohol, etc. (ver Fig. 49).
Latas
Fig. 49: Embalaje en latas52
• Cilindros pequeños: Son utilizados para transportar productos tales como, lubricantes,
jabón en polvo, etc. (ver Fig. 50).
Cilindros Pequeños
Fig. 50: Embalaje en cilindros pequeños53
• Bobinas: Es la forma de acondicionamiento de papel, planchas de hierro, planchas de

aluminio, alfombras, etc. (ver Fig. 51).
51
Fuente: Ibíd.
52
Fuente: Ibíd.
53
Fuente: Ibíd.

Bobinas
Fig. 51: Embalaje en bobinas54
• Carretes: Son utilizados para acondicionamiento de cables eléctricos, cables de acero,

mangueras, etc. (ver Fig. 52).
Carretes
Fig. 52: Embalaje en carretes55
54
Fuente: Ibíd.
55
Fuente: Ibíd.

ANEXO 13
Anexo 13: Ejercicios de administración de almacenes

Nota importante:
Trate de resolver primero todos los ejercicios del Anexo 13 a), y recién después coteje sus
resultados con las soluciones correctas que figuran en el Anexo 13 b).
a) Ejercicios
1.- Realice los siguientes ejercicios de valoración de inventarios:
1.1 En el almacén de una EPSA, al 1º de enero de 2002, se tiene un inventario en el rubro

de material de escritorio, el ítem: bolígrafos marca Pilot, la cantidad de 180 piezas
valorizados a un costo unitario de Bs. 2.
Los ingresos efectuados durante el primer semestre del 2002, fueron las que se detallan en
el siguiente cuadro:
Valoración de inventario al 30 de junio de 2002 (en Bs.)
Fecha ingreso Cantidad Unidad Costo unitario Costo total

Inventario al 01-01-2002 180 pieza 2.00 360.00
Enero, 6 de 2002 50 pieza 2.00 100.00
Febrero, 12 de 2002 100 pieza 1.96 196.00
Marzo, 14 de 2002 70 pieza 2.10 147.00
Abril, 18 de 2002 40 pieza 2.20 88.00
Mayo, 23 de 2002 110 pieza 2.30 253.00
TOTALES 550 --- --- 1,144.00
Al 30 de junio de 2002, se tenía en existencia 200 piezas de bolígrafos Pilot, según el

recuento físico.
Con la información aportada, determine el costo del inventario final utilizando cada uno de
los siguientes métodos de valorización:
a) Promedios simples
b) Promedios ponderados
c) Primeros en entrar, primeros en salir (PEPS)
d) Últimos en entrar, primeros en salir (UEPS)
1.2 El inventario del rubro de lubricantes y combustibles de la EPSA al 31-12-2002 tiene

un saldo final de 10,000 galones de aceite 10 W 40, con un costo por galón de Bs.
23.00. El inventario al 30 de junio de 2002 era de 14,000 galones.
Todos las ventas en el período de 6 meses se efectuaron a Bs. 30 el galón, y los ingresos
en este período fueron los que se detallan en el siguiente cuadro:

Valorización del inventario al 30 de junio de 2002 (en Bs.)
Fecha de compra Cantidad Unidad Costo unitario Costo total

Enero, 15 de 2002 7,000 galón 22.00 154,000.00
Marzo, 1 de 2002 9,000 galón 23.00 207,000.00
Abril, 15 de 2002 5,000 galón 24.00 120,000.00
Mayo, 5 de 2002 8,000 galón 24.00 192,000.00
Mayo, 26 de 2002 5,000 galón 25.00 125,000.00
Junio, 20 de 2002 6,000 galón 24.00 144,000.00
TOTALES 40,000 --- --- 942,000.00
Al 31 de diciembre 2002, la situación es la siguiente:

Inventario al 31-12-2002 10,000 galón 23.00 230,000.00
Empleando cada uno de los siguientes métodos de valorización, prepárese los estados
parciales de pérdidas y ganancias mostrando la utilidad bruta sobre ventas:
e) Promedios simples
f) Promedios ponderados
g) Primeros en entrar, primeros en salir (PEPS)
h) Últimos en entrar, primeros en salir (UEPS)
2.- Realice los siguientes ejercicios de proceso de materiales del almacén:
2.1 Se cuenta con la siguiente información del movimiento del mes en el almacén de una
EPSA:
a) Nov. 30: saldo del mes 400 piezas a Bs. 5 = Bs. 2,000
b) Dic. 04: ingresan 600 piezas por Bs. 3,600
c) Dic. 07: se entregan 800 piezas a Bs. 5.60 cada una
d) Dic. 10: ingresan 700 piezas por Bs. 4,900
e) Dic. 15: se entregan 650 piezas a Bs. 6.69 cada una
f) Dic. 20: ingresan 300 piezas por Bs. 2,400
Con los datos anteriores, elabore el Kardex Valorado de Existencia de Materiales y los
cálculos auxiliares.
2.2 Dada la siguiente información sobre los movimientos en el almacén de una empresa
mediana:
a) Dic. 01: inventario inicial 200 unidades valuado en Bs. 2,000
b) Dic. 01: ingresan 200 unidades por Bs. 2,068.97
c) Dic. 03: se entregan 250 unidades a Bs. 15 cada una.
d) Dic. 08: ingresan 500 unidades por Bs. 4,597.70
e) Dic. 10: ingresan700 unidades por Bs. 5,632.18

ANEXO 13
f) Dic. 18: se entregan 1,100 unidades a Bs.15

g) Dic. 27: ingresan 400 unidades por Bs. 2,758.62
Con estos datos, elaborar el Kardex Valorado de Existencia de Materiales y los cálculos
auxiliares, utilizando la variante de movimiento PEPS.
2.3 Los datos del almacén de otra empresa aportan la siguiente información sobre los
movimientos de materiales:
a) Nov. 30: saldo del mes 400 piezas a Bs. 5 = Bs. 2,000
b) Dic. 4: ingresa 600 piezas por Bs. 3,600
c) Dic. 7: se entrega 800 piezas
d) Dic. 10: ingresan 700 piezas por Bs. 4,900
e) Dic. 15: se entrega 650 piezas
f) Dic. 20: ingresan 300 piezas por Bs. 2,400
Con los datos presentados, elaborar el Kardex Valorado de Existencia de Materiales y
los cálculos auxiliares, utilizando la variante de movimiento UEPS.

b) Soluciones
1.1 Los resultados de inventario final se presentan a continuación.

i) Método promedios simples:
2 + 2 + 1,96 + 2,10 + 2,20 + 2,30 12,56

Valorización = =
6 6
= 2,09
Valorizando = 200 * 2,09 = 418
Solución correcta: El costo del inventario final es de Bs. 418,00.
j) Método promedio ponderado:
Costo Total 1.144,00

Valorización = =
Cantidad Total 550
= 2,08
Valorizando = 200 * 2,08 = 416
k) Método PEPS:
Mayo, 23 de 2002 110 pieza 2.30 253.00

Abril, 18 de 2002 40 pieza 2.20 88.00
Marzo, 14 de 2002 50 pieza 2.10 105.00
TOTAL 200 --- --- 446.00
a) Método UEPS:
Inventario al 01-01-2002 180 pieza 2,00 360,00

Enero, 6 de 2002 20 pieza 2,00 40,00
TOTAL 200 400,00

ANEXO 13
1.2. Los resultados se presentan a continuación.
a) Método promedios simples:
23 + 22 + 23 + 24 + 24 + 25 + 24 165
Valorización = =
7 7
= 23,57
Valorizado = 14.000 ∗ 23,57 = 329.980,00
Solución correcta: El valor del inventario al 30-06-2002 era de Bs. 329.980,00
l) Método promedio ponderado:

23 + 22 + 23 + 24 + 24 + 25 + 24 165
Valorización = =
7 7
= 23,57
Valorizando = 14.000 * 23.57 = 329.980,00
Valorizando = 14.000 * 23.44 = 328.160,00
m) Método PEPS:
Mayo, 5 de 2002 3,000 Galón 24.00 72,000.00

Mayo, 26 de 2002 5,000 Galón 25.00 125,000.00
Junio, 20 de 2002 6,000 Galón 24.00 144,000.00
TOTAL 14,000 341,000.00
n) Método UEPS:
Inventario al 31-12-2002 10,000 Galón 23.00 230,000.00

Enero, 15 de 2002 4,000 Galón 22.00 88,000.00
TOTAL 14,000 318,000.00

o) Estado de pérdidas y ganancias:
Resumen de los resultados:

Total de ingresos 50,000
Inventario al 30-06-2002 14,000
Ventas 36,000
Método simple:
36,000 x 30.00 = 1,080,000.00
36,000 x 23.57 = 848,520.00
Ventas 1,080,000.00
Costo de ventas 848,520.00
Utilidad bruta 231,480.00
Método ponderado:
36,000 * 30.00 = 1,080,000.00
36,000 * 23.44 = 843,840.00
Ventas 1,080,000.00
Método PEPS:
Total ingresos 1,172,000.00
Menos
Saldo al 30-06-2002 341,000.00
Costo de venta 831,000.00
Ventas 1,080,000.00
2.1. La elaboración del Kardex valorado es la siguiente:
p) Kardex valorado de existencia de materiales:

Factur Cantidad física Costo unitario Costos
a
Fecha Detalle Entrada Salida Saldo Ingreso Promedio Ingreso
salida Salida Saldo
(1) (2) (3) (4) (5) (6=4-5) (7) (8=11/6) (9) (10) (11=9-10)
Nov. 30 Saldo final 400 400 5.00 2,000.00 2,000.00
Dic. 4 Ingreso 600 1,000 6.00 5.60 3,600.00 5,600.00
Dic. 7 Salida 800 200 - 4,480.00 1,120.00
Dic. 10 Ingreso 700 900 7.00 6.69 4,900.00 - 6,020.00
Dic. 15 Salida 650 250 - 4,347.78 1,672.22
Dic. 20 Ingreso 300 550 8.00 7.40 2,400.00 - 4,072.22

ANEXO 13
Solución correcta: La valuación del inventario final de materiales quedaría de la siguiente

forma: Saldo: 550 piezas a 7.40 Bs. = 4,072.22 Bs.
2.2. En este caso la elaboración del Kardex valorado, según la variante primeros en entrar,
primeros en salir; es la siguiente:
q) Kardex valorado de existencia de materiales – PEPS:

Factur Costo
a Cantidad física unitario Costos
Fecha Detalle salida Entrada Salida Saldo compra Ingreso Salida Saldo
(1) (2) (3) (4) (5) (6=4-5) (7) (8) (9) (10=8-9)
Dic. 1 Saldo final 200 200 10.00 2,000.00 2,000.00
Dic. 1 Ingreso 200 400 9.00 1,800.00 3,800.00
Dic. 3 Salida 250 150 2,450.00 1,350.00
Dic. 8 Ingreso 500 650 8.00 4,000.00 5,350.00
Dic. 10 Ingreso 700 1,350 7.00 4,900.00 10,250.00
Dic. 18 Salida 1100 250 8,500.00 1,750.00
Dic. 27 Ingreso 400 650 6.00 2,400.00 4,150.00
Cálculos auxiliares:
Primera entrega:
Saldo inicial 200 Pzas. a Bs 10 Bs 2,000.00
Dic.1° Ingreso 50 Pzas. a Bs 9 Bs 450.00
Total primera entrega 250 2,450.00
Segunda entrega:
Dic.1° Ingreso 150 Pzas. a Bs 9 Bs 1,350.00
Dic.8 Ingreso 500 Pzas. a Bs 8 Bs 4,000.00
Total segunda entrega 1,100 8,500.00
Valuación de las existencias finales al 31/12/2002:

Total existencia final 650 4,150.00

2.3. En este caso la elaboración del Kardex valorado, según la variante últimos en entrar,
primeros en salir; es la siguiente:
r) Kardex valorado de existencia de materiales – UEPS:
Factura Costo
Cantidad física unitario Costos
salida
Fecha Detalle Entrada Salida Saldo compra Ingreso Salida Saldo
(1) (2) (3) (4) (5) (6=4-5) (7) (8) (9) (10=8-9)
Nov. 30 Saldo final 400 400 5.00 2,000.00 2,000.00
Dic. 4 Ingreso 600 1,000 6.00 3,600.00 5,600.00
Dic. 7 Salida 800 200 4,600.00 1,000.00
Dic. 10 Ingreso 700 900 7.00 4,900.00 5,900.00
Dic. 15 Salida 650 250 4,550.00 1,350.00
Dic. 20 Ingreso 300 550 8.00 2,400.00 3,750.00
Cálculos auxiliares:
Primera entrega:
Ingreso de Dic. 4 600 Unid. a Bs 6 Bs 3,600.00
Saldo inicial 200 Unid. a Bs 5 Bs 1,000.00
Total primera entrega 800 Unid. Bs 4,600.00
Segunda entrega:
Total segunda entrega: 650 Unid. Bs 4,550.00
Valuación de las existencias finales al 31/12/2002:

Saldo inicial 200 Unid. a Bs 5 Bs 1,000.00
Ingreso de Dic. 10 50 Unid. a Bs 7 Bs 350.00
Total existencia final 550 Unid. Bs 3,750.00

ANEXO 14
Anexo 14: Glosario

Notas:
• Los términos en este glosario están definidos para fines del presente Módulo y de acuerdo
a la realidad en las EPSAs, o sea que las definiciones no necesariamente son aplicables
tal cual a otros ámbitos. Se ha tratado de lograr un juego lógico de definiciones sin
contradicciones entre ellas, combinando diferentes definiciones halladas en la literatura
existente con formulaciones propias. 56
• La flecha → señala otros términos que también son explicados en este glosario. En el
caso que un mismo término a referenciar aparezca varias veces en una definición, la flecha
se usa solamente la primera vez.
activo • cualquier objeto físico (tangible) o derecho (intangible) que se posea en
propiedad, que tenga un →valor en →dinero; en economía puede ser
sinónimo de capital57
• todas las partidas de un balance que indican las propiedades o
recursos de una persona o →empresa; se divide en activo realizable y
activo fijo58
(ver también →pasivo)
administración actividades que permiten la adecuada gestión gerencial (planificar,

coordinar, dirigir, organizar y controlar)
adquisición término general que engloba todas las actividades referidas a la

compra de un bien o servicio
almacén ambiente o instalación donde se depositan y resguardan bienes

tangibles (p.ej. mercancías o material) antes de su distribución,
destinados al uso de la empresa, mantenidos en las condiciones en que
fueron recibidos, excepto de depreciación; y bajo riguroso control físico y
financiero
bodega depósito, →almacén, despensa. Sección física del almacén donde se

ubican materiales ordenados o agrupados por tipo
centro de costo unidad de una organización, identificada por un código, donde fue
realizado un gasto
circulante = →dinero = →efectivo = →moneda = numerario
clasificación código que identifica y registra los gastos que están siendo (o fueron)
contable realizados en un programa específico
código de complemento de la clasificación contable que identifica el material y su

programa cantidad en los →stocks, identificando también la fuente de recurso
(p.ej.: 000 / 000 - Financiamiento BID; 000 / 010 - Aductora Agua Cruda:
Trecho ABC
56
Gran parte de las definiciones son formulaciones propias en base a ROSENBERG (ver bibliografía en el
Anexo siguiente).
57
Fuente: KOHLER, pág. 13
58
Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 8

costo →valor en →efectivo, en especie o en servicios, cedido por una

entidad para la obtención de bienes o servicios
Todos los →gastos son →costos, pero no todos los costos son
→gastos.59
cuenta de gastos Son las cuentas que identifican en qué tipo de gasto se hizo la aplicación
del material. Por ejemplo: operación de planta de tratamiento,
mantenimiento de inmuebles, mantenimiento de la red de agua,
mantenimiento de la red de desagüe, etc.
dinero = →circulante = →efectivo = →moneda = numerario

• recurso financiero en forma de →moneda o papel moneda (billete),
utilizado libremente como medio de cambio; objeto aceptado en
intercambio por otras cosas (p.ej. metales preciosos); sus
características principales incluyen: fácil reconocimiento, calidad
uniforme, →valor relativamente alto en un volumen reducido60
• medio de pago establecido por el estado61
• pagaré sobre el producto social62
El dinero tiene funciones como
• unidad de cálculo que permite una asignación exacta de valores a
los bienes y servicios
• medio de intercambio o trueque
• medio de conservación de valores, que permite transferir un poder
adquisitivo actual hacia el futuro (con restricciones en el caso de
inflación)
• reserva de liquidez
• medio de préstamo y amortización de deudas.63
efectivo = →circulante = →dinero = →moneda = numerario

• vocablo de sentido amplio asociado con cualquier transacción
comercial que implique la utilización de →dinero64
• en el contexto de asientos: base o criterio de registro contable que
considera el registro solamente cuando efectivamente estén recibidos
los ingresos o pagados los →gastos (ver también comprometido y
devengado)
empresa unidad de organización económica dedicada a actividades industriales,

mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos. En el
presente Módulo y dependiendo del contexto, incluye o se refiere
exclusivamente a las EPSAs
entrada Son los movimientos de →materiales con lanzamiento a débito del

→almacén contra crédito de origen, correspondiendo a un documento de
entrada
59
60
61
Fuente: formulación propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1657, término “Geld”
62
Fuente: formulación propia en base a BENDIXEN, cit. en SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1656,
término “Geld”
63
Fuente: formulación propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1657, término “Geld”
64
Fuente: ROSENBERG, pág. 155

ANEXO 14
fondos recursos financieros en forma de →dinero en →efectivo, →valores u

otros →activos, depositados a nombre de una →empresa o de una
persona
gasto • →costo de un recurso usado para crear un ingreso

• cantidad en la cuenta de pérdidas y ganancias como una
deducción de los ingresos
El gasto no debe confundirse con el →costo; todos los gastos son costos,
pero no todos los costos son gastos.65 Asimismo, todos los gastos son
egresos, pero no todos los egresos son gastos.
glosa nota que se pone en un instrumento o libro de cuentas y razón para

advertir la obligación a que está afecta o sujeta alguna cosa: como una
casa o juro. Nota o reparo que se pone en las cuentas, a una o varias
partidas de ellas
inventario • resultado del proceso de recuento de las existencias poseídas en

una →empresa, en un momento determinado
• el proceso de recuento mismo
inversión toda aplicación de recursos que aumenta lo inmovilizado (patrimonio) de

la →empresa, tales como: edificio, terreno, vehículos, red colectora,
planta de tratamiento de agua, etc.
kárdex sistema de registro de control de materiales, conformado por tarjetas

en las cuales se recogen las características de los mismos
logística conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la

organización de un servicio especialmente de distribución. Por
ejemplo: apoyo de vehículos, herramientas u otros instrumentos con
los que cuentan otras secciones, en la organización los mismos que
pueden servir de ayuda en la administración del →almacén en
periodos y trabajos determinados
moneda = →circulante = →dinero = →efectivo = numerario
nota de remisión documento utilizado para remesa de material, equipo o cualquier otro
simple bien mueble, de un local a otro, con el objetivo de un simple control del
movimiento, aunque sin efecto contable
pasivo • cualquier objeto físico (tangible) o derecho (intangible) que se

adeuda, que tenga un →valor en →dinero
• todas las partidas de un balance que indican las →obligaciones
con terceros que tiene una persona o →empresa y que deben ser
cumplidas en las fechas comprometidas o a requerimiento del
acreedor
(ver también →activo)
65
Fuente: ROSENBERG, pág. 200

requisición (de movimiento de un material de los →stocks de un →almacén hacia una

materiales) unidad usuaria
La requisición debe ser respaldada por un documento (Vale de salida de
materiales) debidamente llenado y aprobado. El nivel jerárquico
competente para la aprobación debe ser previamente definido y
divulgado al interior de la →empresa, pudiendo existir diferentes niveles
de aprobación según el tipo de material o de aplicación.
salida movimiento de materiales con lanzamiento a crédito del →almacén

contra débito del destino, respaldado por un documento de salida
sistema conjunto de unidades y actividades, que coordinadas e

interrelacionadas permiten el logro de objetivos de gestión institucional
/ empresarial
stock cantidad de mercancía que se tiene en depósito; existencias en

→almacén (término del idioma inglés)
transferencia traslado interno de material de un →almacén para otro, en el ámbito de

la propia →empresa, con lanzamiento a crédito de un almacén, contra
débito de otro almacén, permaneciendo inmovilizado los →stocks de la
empresa, y respaldado siempre por un documento que autoriza el
movimiento
valor • importancia, expresada en términos monetarios, que se atribuye a

un bien o servicio en cuanto a su capacidad de servir como medio
de satisfacción de necesidades, y que es determinada por el
beneficio que brinda ese bien o servicio así como por su grado de
escasez en relación a la demanda66
• título, acción u →obligación que representa cierta cantidad de
→dinero
66
Fuente: formulación propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 2, col. 2241, término “Wert”

ANEXO 15
Anexo 15: Bibliografía

1 Literatura utilizada
AGUIRRE, Armando (ed) Introducción al tratamiento de series temporales
Ed. Díaz de Santos, Madrid 1994
AGUIRRE ORMACHEA, Biblioteca práctica de contabilidad. Contabilidad general II

Juan M (ed) T-4 Ed. Cultural Sociedad Anónima de Ediciones, Madrid 1987
ANDERSON, T.W. (ed) The statistical analysis of time series

Ed. John Wiley and Sons, New York 1971
CUESTA TERÁN, Alvaro Biblioteca práctica de contabilidad. Tomo 4: Contabilidad

María (ed.) analítica
Ed. Cultural Sociedad Anónima de Ediciones, Madrid 1987
FUNES ORELLANA, Juan El ABC de la contabilidad

Ed. La Sabiduría, Cochabamba 2002
DAUBER, Nicky A. / Respuestas rápidas para contadores

SIEGEL, Joel / Ed. Prentice Hall, México 1998
SHIM, Jae K. (eds.)
KOHLER, Eric L. Diccionario para contadores

Unión Tipográfica Editorial Hispano-Americana, 1ª ed. / 1ª
reimpresión, México D.F. 1976
Latin Consult / Estática Normas para el movimiento y almacenamiento de carga.

Engenharia de Projetos Compañía de saneamineto basico do estdo do Sao Paolo, Sao
Ltda. / SABESP / Rodolfo Paulo 1996
Retamozo y Asoc. (ed.)
LAURA ZEGARRA, Curso de organización de almacenes con enfoque orientado a la

Rafael calidad. Nivel básico
ed. INFOCAL y AMETEX, La Paz 1999
ROMERO ROJAS, Administración del sub-sistema de micromedición de consumos

Germán / SONNTAG, de agua potable
Thomas M. (red.) (= Sistema Modular de Capacitación, Texto didáctico Nº 34,
Módulo de capacitación # 3.3.5, ed. ANESAPA/GTZ), La Paz, 1ª
ed., borrador de Enero 2003
ROSENBERG, Jerry M. Diccionario de administración y finanzas

Ed. Océano/Centrum, Madrid 1993
SELLIEN, R. / SELLIEN, Dr. Gablers Wirtschafts-Lexikon, 2 tomos

H. (eds.) Ed. Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler, 9ª ed.,
Wiesbaden 1975
SAS (ed.) Administración de activos fijos y almacenes. Texto de

capacitación
Santa Cruz 2001

2 Normas legales pertinentes

Minº de Hacienda (ed.) Directrices de formulación presupuestaria. Gestión 2001
R.M. No. 788 del 1º de septiembre de 2000, La Paz 2001
SeLA (ed.) Normas básicas del Sistema de Contratación de Bienes y

Servicios. Reglamento específico
Oruro 2002
Poder Ejecutivo de la Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y

Nación (ed.) Servicios. D.S. 25964
La Paz, 2000
Poder Ejecutivo de la Complementación de las Normas Básicas del Sistema de

Nación (ed.) Administración de Bienes y Servicios. D.S. 26144
La Paz, 2001
Poder Ejecutivo de la Complementación de las Normas Básicas del Sistema de

Nación (ed.) Administración de Bienes y Servicios. D.S. 26208
La Paz, 2001

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Todos los derechos reservados.
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Capacitación para

Autor: Egr. Freddy E. Guzmán Velásquez

Ing. Ronny Vega Márquez Lic. Michael Rosenauer

42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 3 de 148

5.3.1 Clasificación de los métodos de previsión 74

Pág. 4 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 5 de 148

Pág. 6 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

administración de almacenes. Concluye el texto con el cap. 6 en el cual se abordan

Egr. Freddy Guzmán Velásquez Dr. Ricardo Batista Moliner

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 7 de 148

1.1 ¿Qué es un almacén?

Pág. 8 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

Materia prima procesamiento Producto acabado Materiales almacenados

Son susceptibles de almacenamiento el agua natural cruda,

1.2 La administración de almacenes

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 9 de 148

a) reflejar con fidelidad los stocks físicos en tiempo real

Pág. 10 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

siempre por documentación administrativa pertinente y

1.3 Estructura organizativa

1.3.1 Estructura funcional micro

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 11 de 148

Fig. 1: Organización funcional micro del almacén

(16) El almacenaje es una sub-función esencial dentro del

Pág. 12 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

• la otra la recepción y verificación cualitativa y cuantitativa

1.3.2 Estructura funcional macro

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 13 de 148

PLANEAMIENTO DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN

ALMACÉN SUB ALMACÉN SUB ALMACÉN

Fig. 2: Organización funcional macro del almacén

(26) La administración de suministros expresa que el

Pág. 14 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

físico del material. Con el objeto de evitar discrepancias, se

1.3.3 Organización de cargos

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 15 de 148

(35) Dependiendo orgánica y funcionalmente del Área Estructura jerárquica

ENCARGADO DE ENCARGADO DE ENCARGADO

Fig. 3: Organigrama de una Unidad de Almacenes (ejemplo)

(36) La cantidad de empleados estará Í No como sucede en algunas

Pág. 16 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

b) garantizar que los movimientos de materiales sean

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 17 de 148

e) acompañar y aplicar los controles físicos y financieros

Pág. 18 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

h) efectuar el levantamiento de la demanda de materiales

d) apoyar las actividades de almacenaje y control de los

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 19 de 148

a) efectuar la carga y descarga de materiales en los almacenes

1.4 Relación con otros sistemas operativos de la EPSA

(44) Una visión integral del Área Administrativa Financiera y la

Pág. 20 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

submódulos, finalmente conforma el "Módulo de

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 21 de 148

Pág. 22 de 148 42-Almacenes-V1 SISTEMA MODULAR

1.4.1 Relaciones internas

SISTEMA MODULAR 42-Almacenes-V1 Pág. 23 de 148

del precio del suministro, incluyendo los efectos de los

1.4.2 Relaciones externas

que es externo a la empresa pero interviene internamente sobre