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CODIGO:

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD


ISO 9001 CHP3-CA-PR-0001-
Rev0

VERSION: 01
PROCEDIMIENTO DE ALMACEN
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para la recepción, almacenamiento, control y despacho de


materiales del almacén.

2. ALCANCE

El presente documento es de alcance para todo el personal que intervenga en el proceso de


almacenamiento de materiales para la Obra del Hospital de Ayabaca.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1 Orden de Compra

3.2 Guías, facturas en la recepción

3.3 Matriz de identificación, manipulación y conservación

3.4 Orden de trabajo


4. DEFINICIONES

4.1. Orden de compra: Documento que emite el comprador para pedir un producto al vendedor;
indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas.

4.2. Guía de remisión: Es el documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de
bienes con motivo de su compra o venta y la prestación de servicios que involucran o no la
transformación de bienes, cesión en uso, Consignaciones y remisiones entre
establecimientos de una misma empresa y otros.

4.3. Producto: Todo material, repuesto y/o insumo que ingrese al almacén.
5. CONDICIONES BÁSICAS

5.1. Todo ingreso de almacén debe ser validado a través de la orden de compra respectiva.

5.2. Todo material y/o repuesto debe ser revisado por personal con conocimientos del producto
a recibir.

5.3. Se debe mantener los movimientos de almacén al día a través el respectivo ingreso y
salidas en el sistema informático.

5.4. Se debe almacenar los materiales y repuestos según describa la matriz de identificación,
manipulación y conservación.

5.5. Toda salida de materiales debe realizarse a través de un requerimiento aprobado por la
Jefatura de almacén.

5.6. Se debe realizar inventarios en forma aleatoria semanalmente, con la finalidad de verificar
el stock en físico con el stock en sistema.

5.7. Se debe realizar inventario General por lo menos una vez al año.
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Para la recepción de productos

6.1 Todo producto que ingrese al almacén deberá ser recibido encargado de almacén, o por
personal asignado en caso de las respectivas ausencias.

6.2 Todo producto para su ingreso deberá estar acompañado de su orden de compra caso
contrario, deberá ser validado con el requerimiento respectivo.

6.3 Todo producto antes de ser aceptado en el almacén, deberá ser revisado en cuanto a su
adecuación, cantidad, estado y calidad por la Administradora de taller o personal que
designe, quien firmara en la guía de recepción la conformidad respectiva.

6.4 Cuando se trate de algún producto de características (especificaciones) complejas o de


algún producto alternativo al solicitado, la verificación respecto a su adecuación solo será
ingresado al almacén previa revisión y aceptación por el personal que ha realizado
requerimiento, quien para este caso adicionara su firma a la de responsable de recepción
en la guía de remisión respectiva.

6.5 Luego de aceptados los productos y la recepción, el encargado de almacén o el


administrador ingresarán al sistema logístico de almacenes actualizando los stocks y los
kardex respectivos cuando aplique.

6.6 Cuando se trate de entregas parciales, el encargado de almacén registrara en la parte


trasera de la guía la cantidad recibida y hará firmar a proveedor como evidencia de lo
entregado.

6.7 Cuando en la recepción, los productos no cumplan los requisitos especificados, el


encargado de almacén y/o persona que designe, podrá rechazarlos comunicando en
forma inmediata al Administrador y a Calidad de Obra.

Del almacenamiento de productos

6.8 Con la verificación y aceptación de los productos, el encargado de almacén o persona que
designe procederá a su respectivo almacenamiento según se describe en el
Procedimiento de almacenamiento del Producto o en todo caso el RNE.

6.9 El encargado de almacén o la persona que designe, deberá mantener el orden y la limpieza
del almacén de mantenimiento a través de una verificación diaria.

6.10 El encargado de almacén verificara diariamente que los productos se encuentren en buen
estado y correctamente identificados y protegidos como se define en las recomendaciones
del Proveedor.

6.11 De detectar algún producto en mal estado y/o incompleto o dañado en esta revisión se
comunicará a la administración y a Calidad respecto a los inconvenientes presentados
para que tomen las acciones debidas.

6.12 El encargado de almacén realizara inventario semanal de algún producto en forma


aleatoria, con la finalidad de un adecuado control de stocks.

6.13 De detectar diferencias en esta revisión, realizara en forma manual a través de sus
registros y en forma inmediata una trazabilidad del producto inventariado detallando todos
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los ingresos y salidas, hasta detectar el punto de desequilibrio. Solicitará al área de


logística la corrección respectiva sustentando el cuadre con los registros respectivos.

6.14 El encargado de almacén, deberán realizar por lo menos una vez al año el inventario
general, solicitando los recursos que sean necesario a la administración de este Proyecto.
De detectarse diferencias se procederá a su corrección de acuerdo a lo definido en el
numeral 6.11 del presente procedimiento.

De la salida de productos de almacén

6.15 Toda salida de producto será autorizado a través de la firma del encargado del almacen y
evidenciada en la Solicitud de autorización de trabajo.

6.16 Cuando sea necesario algún producto de almacén y se dé el caso de ausencia del
responsable del almacén, el Capataz podrá hacer el retiro respectivo y regularizaran en
forma inmediata a la llegada de cualquiera de los responsables.

6.17 De no regularizar y se ocasione finalmente algún faltante de almacén, esto será


responsabilidad exclusiva del personal que ejecuto la salida del producto, con el cargo
respectivo.

6.18 El encargado de almacén en forma diaria ingresara al sistema las salidas de productos de
almacén, descritas en las órdenes de trabajo.

7. REGISTROS

7.1 Trazabilidad de producto.


7.2 Orden de compra.
7.3 Guía de remisión.
7.4 Orden de trabajo

ELABORADO REVISADO APROBADO


Nombre Juan Peláez Vigo Nombre Nombre
Ingeniero de
Cargo Cargo Cargo
Calidad