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Microsoft Access Pág. 1
INDICE
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION ..................................................................... 2

¿QUÉ ES EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS? ................................................................. 2
METODO DEL CICLO DE VIDA CLÁSICO DE UN SISTEMA. DE INFORMACION ..................... 2
BASES DE DATOS .................................................................................................................... 4
BASE DE DATOS EN ACCESS .................................................................................................. 5
ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS ............................................................................... 5
DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS ........................................................................................ 5
¿QUE ES EL MICROSOFT ACCESS? ......................................................................................... 6
EL ENTORNO DEL MICRSOSOFT ACCESS ............................................................................ 7
TABLAS .............................................................................................................................. 7
CONSULTAS....................................................................................................................... 7
FORMULARIOS .................................................................................................................. 7
INFORMES ......................................................................................................................... 8
CREAR UNA BASE DE DATOS .................................................................................................. 9
CREAR UNA TABLA: ............................................................................................................ 10
LA CLAVE PRINCIPAL .......................................................................................................... 10
TIPOS DE DATOS ................................................................................................................ 11
CREAR LA BASE DE DATOS MATRICULAS-UNSAAC............................................................... 14
CREAR LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS ................................................................... 15
CREAR CONSULTAS ............................................................................................................... 17
Introducción de criterios de Selección .................................................................................. 18
Consulta de varias tablas ..................................................................................................... 18
Consultas de Totales............................................................................................................ 19
FORMULARIOS ...................................................................................................................... 20
CREACIÓN DE UN FORMULARIO AVANZADO ......................................................................... 22
CREAR INFORMES CON EL ASISTENTE ................................................................................ 23
INFORME HACIENDO USO DE VISTA DISEÑO ....................................................................... 25
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Docente: Elida Falcón H.

SESION 01- CONCEPTOS GENERALES

DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION
OBJETIVOS
 Conocer y aprender los Conceptos de Sistemas de Información.
 Conocer y aprender los conceptos de Bases de Datos
TEMAS:
 Introducción al Desarrollo de Sistemas de Información
 Método del ciclo de vida clásico de un sistema de Información.
o Investigación Preliminar
o Determinación de los requerimientos del sistema.
o Diseño del sistema.
o Desarrollo de Software.
o Prueba de los sistemas.
o Implantación y Evaluación.
 Bases de Datos.
 Diseño de Bases de Datos
 Elementos de las Bases de Datos
INTRODUCCION AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En la actualidad en nuestra sociedad se apoya en la tecnología de sistemas de información
para trabajar con “mayor inteligencia”, Las computadoras y los sistema de información ocupan
ahora un sitio especial en las empresas en donde facilitan las operaciones haciéndolas más
eficientes (reservación de aerolíneas, archivos clínicos de hospitales, contabilidad, farmacias,
bibliotecas, etc.). Con un S.I. se busca básicamente ahorrar: tiempo, dinero y errores.
¿QUÉ ES EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS?
Dentro de las organizaciones, el análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar
la situación de una empresa con el propósito de mejorarlo con métodos y procedimientos mas
adecuados.
El Diseño de Sistemas es el proceso de Planificar, Remplazar o Complementar un sistema
organizacional existente, determinando previamente si es necesario la utilización de
computadoras.
El Análisis de Sistemas es el proceso de Clasificar e Interpretar hechos, Diagnosticar
problemas y emplear información para recomendar mejoras al sistema.
Ejemplo: en un Almacén (capturar datos, actualizar archivos, emitir reportes, etc.), primero
debemos saber como opera el almacén con que documentación cuenta(pedidos facturas, etc.),
para luego relacionar esta información.
El almacenamiento, manipulación y recuperación de información en forma eficiente, es vital y
estratégico para cualquier organización. Las bases de datos juegan un rol crítico en casi todas
las áreas donde las computadoras son usadas, incluyendo negocios, ingeniería, medicina,
leyes, educación, etc.
METODO DEL CICLO DE VIDA CLÁSICO DE UN SISTEMA. DE INFORMACION
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Es el conjunto de actividades que los analistas diseñadores y usuarios realizan para

desarrollar e implantar un S.I. El método del ciclo de vida para el desarrollo de S.I. consta de
las siguientes actividades:
1. Investigación Preliminar
2. Determinación de los requerimientos del sistema.
3. Diseño del sistema.
4. Desarrollo de Software.
5. Prueba de los sistemas.
6. Implantación y Evaluación.
1.- INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
La solicitud para recibir ayuda de un S.I. se inicia generalmente con la petición de una
persona, administrador, empleado o especialista en sistemas.
Cuando se formula esta solicitud comienza la investigación preliminar, esta actividad consta
de 3 partes:
a.- Aclaración de la Solicitud.-La solicitud que nos proporciono la persona debe ser
examinado para determinar con precisión lo que el solicitante desea, y conversar con
este hasta que la petición sea claramente planteada
b.- Estudio de factibilidad.-Consiste en determinar si el sistema solicitado es factible.

Existen 3 aspectos relacionados con la factibilidad:
1.- Factibilidad Técnica.-
2.- Factibilidad Económica.-
3.- Factibilidad Operacional.
c.- Aprobación de la solicitud.-No todos los proyectos solicitados son deseables o
factibles, No todas las solicitudes de crear un S.I se desarrolla.
Después de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para
terminarlo y las necesidades de persona, el cual esta listo para ser desarrollado.
2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.
Hay que comprender todas las facetas de la empresa en estudio, debemos estudiar los
procesos de la empresa y dar respuesta a las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que se hace?
¿Cómo se hace?
¿Con que frecuencia se presenta?
¿Qué tan grande es el volumen de transacciones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Existen problemas?
Para responder estas preguntas el analista conversa con varias personas, para lo cual emplea
una serie de herramientas de recolección de información, como por ejemplo los cuestionarios,
o las entrevistas con los miembros de la organización, así como el estudio de manuales,
reportes, documentos, etc. Todo esto con el propósito de comprender el proceso en su
totalidad.
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3.- DISEÑO DEL SISTEMA.

El Diseño de un S.I. produce los detalles que establece la forma en la que el sistema cumplirá
con los requerimientos durante la fase de análisis. En esta etapa debemos identificar: los
reportes y demás salidas, mostrar un bosquejo de cómo el sistema quedara al finalizarse,
identificar que los datos de entrada que serán calculados y la información que será
almacenada, seleccionar los dispositivos de almacenamiento, estas especificaciones deben
estar representadas en diagramas, tablas, símbolos especiales, etc, esta información luego
debe ser proporcionada a los programadores para comenzar con la fase de desarrollo de
software.
Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de
software completas y claramente delineadas.
Es en esta etapa en donde el ACCESS entra a tallar como un Gestor de Bases de Datos
para hacer los bosquejos del Análisis
4.- DESARROLLO DE SOFTWARE.
Esta fase esta a cargo de los programadores, quienes son los encargados de transcribir el
diseño a un lenguaje de programación escribiendo líneas de código, y seleccionando a su vez el
software adecuado.
Los programadores también son responsables de la documentación de los programas, la
documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez
que la aplicación se encuentra instalada.
5.- PRUEBA DE LOS SISTEMAS.
En el que el sistema es puesto a prueba para asegurarse que el software no tenga fallas, es
decir que funcione de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios
esperan que lo haga. Hacer que los usuarios utilicen el sistema y lo empleen incluso de formas
no previstas(validación de datos). Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que la
organización implante el sistema y dependa del.
6.- IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN.
La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, e
instalar la aplicación
BASES DE DATOS
Una Base de Datos es un conjunto de información (un conjunto de datos) relacionada que se
encuentra agrupada o estructurada, y que puede ser compartida por varios usuarios y/o
aplicaciones
Cuando utilizamos una guía de teléfonos, el archivo con las fichas de los libros existentes en
una biblioteca o un catálogo de artículos de una tienda, lo que en realidad estamos tratando
son bases de datos manuales.
Una base de datos manual resulta difícil de gestionar y modificar, ya que los datos se
encuentran clasificados por un único aspecto en la mayoría de los casos. Una guía de
teléfonos esta organizada por los apellidos de los abonados, pero seria imposible por ejemplo
conocer a quien pertenece un determinado numero telefónico.
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En una base de datos informatizada los datos son almacenados en memorias masivas (discos),
permitiendo un acceso directo a ellos. Estas bases de datos requieren una gran cantidad de
espacio de almacenamiento que se miden en términos de gigabytes, o para bases de datos mas
grandes en términos de terabytes de datos
BASE DE DATOS EN ACCESS
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de
base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento
independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio
de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por
medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de
informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos
desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos.
ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS
TABLA: Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o
proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los
datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de
entrada de datos.Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas
(denominadas registros).
CLAVE PRIMARIA: es un identificador único que distingue un registro de otro añadiendo un

campo de clave primaria de una tabla a otra y definiendo una relación.
CLAVE FORÁNEA: es un atributo de una tabla que en otra es la clave primaria.
RELACIONES: Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita
una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este
proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e
informes para mostrar información de varias tablas a la vez.
DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
Es recomendable que antes de diseñar una base de datos nos detengamos unos momentos en
pensar sobre nuestras necesidades en concreto y después (con ayuda de papel y lápiz) hacer una
estructura previa de nuestra base.
Antes de proceder de crear una base son éstas las decisiones que hemos de tomar:
1. Decidir los campos que vamos a necesitar:
Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qué campos va a tener
nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de Matriculas, necesitaríamos crear
los campos espaciales para Alumnos, docentes, cursos, matriculas, carreras profesionales, etc..
Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitarías como mínimo los campos del Nombre y
Apellido, Cargo, Dirección, Teléfono, y uno que otro más dependiendo de las necesidades de
nuestra empresa.
2. El tipo de información para cada campo:
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Una vez definidos los campos tenemos que saber qué tipo de datos tendría cada campo: los más
utilizados son texto, número y fecha pero no son los únicos, como lo veremos más adelante.
3. Diseñar la estructura:
Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en
nuestra tabla.
4. Establecer relaciones entre tablas:
Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos
datos están el la tabla de autores, debes establecer una relación entre estas dos tablas. Este
proceso se llama normalización.
5. Designar los campos como claves principales:
La clave principal es muy importante en el diseño de una base de datos que no debemos omitir
en el proceso de la creación de una base de datos.
6. Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.
En esta etapa nos queda por decidir qué tabla debe ser la que primero diseñamos, por ejemplo,
en nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberían crearse antes de crear la
Tabla de Títulos.
SESION 02- MICROSFT ACCESS
OBJETIVOS
 Conocer y aprender el entorno del Access 2000
 Conocer los componentes u objetos del Access
 Conocer la Base de Datos NEPTUNO del Access.
TEMAS:
 ¿Qué es el Microsoft Access?
 El Entorno del Access
 Elementos del Access (Tablas, Formularios, Consultas, Informes, Paginas, Macros, Modulos)
¿QUE ES EL MICROSOFT ACCESS?

Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse
como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las
bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato Un campo
es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su
nombre. Un registro está formado por el conjunto de información en particular. Un dato es la
intersección entre un campo y un registro.
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EL ENTORNO DEL MICRSOSOFT ACCESS
ELEMENTOS DEL ACCESS

TABLAS
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo,
una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas
contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras,
ventas, etc.
Ejemplo del componente principal de una Base de Datos (la Tabla)
Campos ó columnas
Nombres Apellidos Teléfono Dirección Edad

Flor Torres Luna 226578 Av. Regional 456 25 Filas
Tuplas
Mario Valencia Huaman 232345 Jr. Los Lirios G-6 34 ó
Registros
Yanet Vargas Romero 201452 Av. El Sol 788 21
Donde : Flor, 226578, 25 son Datos
CONSULTAS
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener
información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas
pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no
tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La
importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que
permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.
FORMULARIOS
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas,
principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos
redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de
información desarrollado con Access.
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INFORMES
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la
hora de imprimir nuestros datos. Páginas de acceso a datos Una página de acceso a datos
es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos
actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas
que se utilizarán para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de
Access. También se pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente,
de manera similar a los informes de Access.
Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para
agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de
Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden
enviar en un mensaje de correo electrónico.
Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los
detalles que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También
se pueden ordenar y filtrar registros.
Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras
mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y
cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden
ver datos representados en un gráfico. Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código
HTML en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la
página. Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el
formato de cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página
para mostrar el valor en cursiva.
 Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas
utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones
similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.
MACROS
Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es
posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de
operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una
macro no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo
automáticamente.
MÓDULOS
Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación
denominado Access Basic.
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SESION -03 CREAR UNA BASE DE DATOS

OBJETIVOS
 Aprender a crear bases de datos con Access.
 Aprender a crear tablas
 Conocer los Tipos de datos en Access
 Aprender a realizar modificaciones en las tablas
TEMAS:
 Crear bases de datos sin asistente
 Crear tablas.
 Tipos de datos
 Establecer las claves primarias.
 Eliminar, insertar, modificar atributos de las tablas
CREAR UNA BASE DE DATOS

Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una
base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros
objetos; éste es el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea
definido de forma separada.
El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas,
formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es
la forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de
haber creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.
Crear una base de datos sin usar un asistente:
1. Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones
para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este
cuadro de diálogo, haga clic en Crear Archivo Nuevo, Clic en Base de datos blanco.
2. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos por ejemplo Sistema de
Matriculas, Ubicación MIS DOCUMENTOS, haga clic en Crear.
3. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en
Nueva base de datos en la barra de herramientas estándar y luego haga doble clic en el
icono Base de datos en blanco en el Panel de Tareas , Especifique un nombre y la
ubicación donde va ha guardar la base de datos y haga clic en Crear.
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4. Abrir una Base de datos: Si ya tiene una base de datos y desea abrir, Por Ejemplo: Haga
Clic en el icono abrir, Seleccione Sistema de Matriculas, Clic en abrir del cuadro de
diálogo.
CREAR UNA TABLA:
Para crear una tabla.
1. Haga clic en la ficha Tablas, a continuación.
2. Doble clic en Crear nueva tabla en vista diseño (o Clic en Nuevo, doble clic en Vista
Diseño).
3. Escriba los Nombres de cada uno de los campos y Defina el tipo de dato que se almacenará
en estos campos de la tabla.
4. Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Si no define una clave
principal, Microsoft Access le preguntará si desea crear una clave principal
automáticamente al guardar la tabla.
5. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuación,
escriba un nombre para la tabla, ejemplo Alumno.
Para el caso del ejemplo Sistema de matriculas se crearan todas las tablas y las relaciones
entre estas en la Sesión3.
LA CLAVE PRINCIPAL
El último paso que hay que dar en el diseño de una tabla consiste en definir lo que se
denomina la clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:
1. Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.
2. Porque permite definir relaciones entre tablas.
Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de
manera única. Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:
El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden
contener valores iguales. La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a
través de la clave principal. Haga que los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de recordar.
Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos.
Establecer o cambiar la clave principal:
Abra una tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea definir como
clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que
desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación,
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haga clic en el selector de filas de cada campo. Haga clic en Clave principal en la barra de
herramientas.
Crear una tabla con el Asistente para tablas:
Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo. Haga doble clic en Asistente
para tablas. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas.
Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos
En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:
Procurar que describa el contenido que tendrá éste. Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden
incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el
punto (.), el signo de admiración (!), el acento grave y los corchetes ([ ]).No pueden comenzar
por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la
mayoría de los ejemplos de la documentación de Microsoft Access los nombres de los campos y
controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios
pueden producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones. Al dar nombre a un campo,
control u objeto, es recomendable asegurarse de que no coincida con el nombre de una
propiedad u otro elemento que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede
tener un comportamiento inesperado en algunas circunstancias.
TIPOS DE DATOS
Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un
campo de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que
se podrán introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:
La clase de datos que se podrán introducir en el campo. El espacio que Access reservará para
los datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrán efectuar con los
datos de ese campo. Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.
Valor Tipo de datos Tamaño
Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y Hasta 255 caracteres o la longitud
números, así como números que no requieran que indique la propiedad Tamaño
cálculos, como los números de teléfono. del campo (el menor de los dos
valores).
Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y Hasta 65.535 caracteres.
números.
Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el
valor de la propiedad Tamaño del
campo es Id. de réplica).
Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999. 8 bytes.
Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en 8 bytes.
cálculos matemáticos en los que estén implicados
datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La
precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del
mismo.
Auto numérico Número secuencial (incrementado de uno a uno) 4 bytes (16 bytes si el valor de la
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único, o número aleatorio que Microsoft Access propiedad Tamaño del campo es
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a Id. la réplica).
una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden
actualizar.
Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de 1 bit.
entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Hasta 1 gigabyte (limitado por el
Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u espacio disponible en disco)
otros datos binarios) vinculado o incrustado en una
tabla de Access.
Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada Cada una de las tres partes del
como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. tipo de datos hipervínculo puede
contener hasta 2048 caracteres.
Asistente para Crea un campo que permite elegir un valor de otra Tamaño igual al del campo clave
búsquedas tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de principal utilizado para realizar la
lista o un cuadro combinado. búsqueda (habitualmente 4
bytes).
Descripción
En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del
contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción
es útil tanto para usted, que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a
utilizar más tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un
formulario, suministrando así más información al usuario.
Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:

Abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para
seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo
de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic
en Eliminar filas en la barra de herramientas.
Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima del que quiere
insertar el nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edición/Insertar
fila. Access insertará una fila en blanco y ya podrá introducir los datos.
Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuación
haga clic sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva posición.
Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o
muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden
utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por
ejemplo, es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un
campo de Texto mediante el establecimiento de su propiedad Tamaño del campo. Las
propiedades de un campo se establecen mediante la visualización de una tabla en la vista
Diseño.
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Cambiar el tamaño del campo para campos de Texto y Numéricos: Es posible controlar el
número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y
el tipo de valores numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico.
En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya
propiedad Tamaño del campo desee establecer. En la parte inferior de la ventana, haga clic en
el cuadro de la propiedad Tamaño del campo. Para un campo de Texto, escriba el número
máximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo
Numérico, haga clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee.
Tamaño del campo en campos de tipo Numérico
Valor Descripción Posición Tamaño
decimal
Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite Ninguna 1 byte
fracciones).
Entero –32.768 y 32.767 (no admite fracciones). Ninguna 2 bytes
Entero largo –2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite Ninguna 4 bytes
fracciones).
Simple De –3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 7 4 bytes
Doble De –1,79 x 10308 a 1,79 x 10308 15 8 bytes
Id. de réplica Identificador global único (GUID) N/D 16 bytes
Decimal Almacena números entre -1038 y -1 y 1038 -1(.ADP) 28 12 bytes
Almacena números entre -1028 y 1028 -1 (.MDB)
Formato
Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números, las
fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos
predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato.
Formatos predefinidos
La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el
tipo de datos Fecha/Hora.
Valor Descripción
Fecha general (Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el
valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00
PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de
Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sábado, 3 de
Abril de 1993.
Fecha Ejemplo: 3-Abr-93.
mediana
Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo
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SESION 04 – TABLAS, RELACIONES, INGRESO DE DATOS

OBJETIVOS
Analizar y diseñar la bases de datos Matriculas-UNSAAC. Crear las tablas de esta base de datos.
Establecer las relaciones entre tablas, considerando la multiplicidad y la integridad referencial
Aprender llenar datos en las tablas
TEMAS:
 Crear La Base de Datos Matriculas-Unsaac

 Llenar Datos en las tablas.
CREAR LA BASE DE DATOS MATRICULAS-UNSAAC

Proceder la creación de las 5 tablas independientemente como en la Practica Nro1., con las
siguientes consideraciones.
TALUMNO
NombreCampo Tipo de Dato Tamaño Requerido
CodAlumno Texto 8 SI (ClavePrimaria)
APaterno Texto 25 SI
AMaterno Texto 25 SI
Nombres Texto 30 SI
CP Texto 2 SI
Foto Objeto OLE NO
TCURSO
CodCurso Texto 8 SI (ClavePrimaria)
NomCurso Texto 50 SI
Cr Numérico Byte SI
Cat Texto 3 SI
TDOCENTE
CodDocente Texto 6 SI (ClavePrimaria)
APaterno Texto 25 SI
AMaterno Texto 25 SI
Nombres Texto 30 SI
Categoría Texto 30 NO
Régimen Texto 30 NO
TMATRICULA
CodAlumno Texto 8 SI (ClavePrimaria)
Nota1 Numérico Byte NO
Nota2 Numérico Byte NO
TDOCENTE_CURSO
CodDocente Texto 6 SI (ClavePrimaria)
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Semestre Texto 6 NO
CREAR LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS

Para efectuar las relaciones entre cada una de estas tablas se procede de la forma siguiente:
1. En la barra de menú del Access, escoger la
opción “Herramientas”, luego
“relaciones”.(ver la Fig.), La misma operación
podemos realizar haciendo un Clic con botón
derecho en la parte blanca de la Ventana,
elegimos la opción RELACIONES del menú
contextual que pararece
2. Del cuadro de dialogo “Mostrar Tabla”, agregar las 5 tablas, escogiendo primero la tabla a
insertar, luego haciendo click en el botón “Agregar”.
3. Una vez que tengamos las 5 tablas se procede a relacionar (arrastrar), uniendo las claves
primarias de cada tabla con las claves primarias o foráneas de las otras.
4. Al hacer la unión de las claves primarias, nos mostrar un nuevo cuadro de dialogo, en el
que debemos marcar la “integridad referencial”, esto para evitar la duplicidad de datos,
luego de hacer esto clic en el botón “Crear” (Vea la figura).
5. Proceder de esta misma forma hasta lograr la relación de las 5 tablas, con lo cual se
obtiene el siguiente grafico
________________________________________________________________________________________

6. Luego de relacionar las tablas se debe “guardar” las relaciones.

Una vez que tengamos nuestras tablas relacionadas se procede al llenado de las tablas.
LLENAR DATOS EN LAS TABLAS.

El llenado de datos es un proceso muy sencillo. Existen hasta 3 formas de abrir las tablas para
agregar datos (ver el grafico):
1. Hacer doble clic en la tabla que deseamos llenar
datos.
2. Click derecho en la tabla y escoger la opción
“Abrir”.
3. Activar la tabla que se desea llenar, y luego click
en la opción “Abrir” de la ventana de bases de
datos
Una vez abierta las tablas se procede al llenado de

datos
________________________________________________________________________________________

SESION 05- CONSULTAS

OBJETIVOS
Aprender a desarrollar consultas, para obtener información especificas de las tablas.
TEMAS:
 Consultas utilizando el Asistente

 Consultas de una sola tabla
 Modificación de las consultas
 Consultas con criterios de selección
 Consultas en Vista Diseño
 Ejercicios
CREAR CONSULTAS
1. En la ventana de la base de datos haga Clic en consultas
2. Doble clic en Nueva consulta en vista diseño (o Nuevo, vista diseño, Clic en Aceptar).
3. De la ventana mostrar tabla, seleccione uno o varias tablas que desea utilizar para realizar
una consulta, como ejemplo primero realizaremos una consulta con una sola tabla luego
generalizaremos para varias tablas.
Consulta de una sola Tabla
Deseamos una consulta de la lista de cursos que tenemos en nuestra base de datos; para lo cual
siga la siguiente secuencia:
Haga doble Clic en la tabla cursos, luego cierre la ventana mostrar tabla, ahora seleccione los
campos que desea ver en la consulta, haciendo doble Clic en cada campo o arrastrando los
campos que se desea ver. Luego quedara la consulta tal como se muestra en la figura3
________________________________________________________________________________________

En este cuadro de diálogo la opción orden: se usa para seleccionar ascendente o descendente en
el campo por la cual que se quiere ordenar. Mostrar: se usa para indicar si un campo aparece o
no en el resultado de la consulta. Criterio: Los criterios son restricciones impuestas en una
consulta para filtrar los registros específicos con los que se desea trabajar.
Para ver el resultado haga Clic en ejecutar:  entonces en la pantalla observará una lista de los
curso almacenados en la base de datos.
Figura 3
Modificar una consulta.- para modificar la consulta haga Clic en Ver, Vista diseño, de la barra
de menú
Introducción de criterios de Selección
Haga una consulta tal como se muestra en la figura 2 haciendo uso la tabla Alumno, En la fila
de criterios escriba el código de carrera que desea que nos muestre en este caso “DE”. Luego
haga Clic en la Ver/vista hoja de datos de la barra de menú. Observe aquí que nos muestra solo
los estudiantes de la cerrera Profesional de derecho
Consulta de varias tablas
Para realizar una consulta haciendo uso de varias tablas, el proceso es igual que para una
consulta de una sola tabla, Ejemplo. Si deseamos una consulta que nos muestre la lista de
alumnos con el respectiva nombre de carrera profesional. Siga la siguiente secuencia.
Haga Clic en: consulta, crear consulta en vista diseño, Aceptar, seleccione las tablas alumnos y
carrera, haciendo doble clic en cada uno de ellos, cerrar la ventana mostrar tablas, ahora
seleccione los campos CodAlumno, Paterno, Materno, Nombres, NomCarrera. Observe que las dos
________________________________________________________________________________________

tablas están enlazados, si se utiliza variar tablas para realizar una consulta siempre estas tablas
deben estar enlazados en caso de no ser así esta consulta estará mal hecha, ahora clic en
ejecutar.
SESION 06- GENERADOR DE EXPRESIONES PARA CONSULTAS

OBJETIVOS
Utilizar el generador de expresiones para consultas complejas, promedios, totales, etc.
TEMAS:
 El Generador de Expresiones
 Consultas de totales.
 Ejercicios
EL GENERADOR DE EXPRESIONES
Para las expresiones más complejas, Access proporciona una utilidad denominada generador de
expresiones. Supongamos que deseamos calcular el promedio de las notas obtenida en cada
curso por los alumnos, entonces siga la siguiente secuencia:
Haga Clic en crear nueva consulta en vista diseño, aceptar, seleccione las tablas Alumnos,
Matricula y cursos haciendo doble clic en cada tabla, luego cierre el cuadro de diálogo mostrar
tablas, ahora incluya los campos CodAlumno, paterno, materno, Nombres, NomCurso, Nota1,
Nota2 haciendo doble Clic en cada campo. Enseguida es importante guardar la consulta
con in nombre adecuado. Para el caso del ejemplo guarde con el nombre de promedio. En
un campo vacío de la consulta haga clic. Luego clic en generar de la barra de
herramientas.
Observará el cuadro de diálogo de Generador de expresiones, en esta ventana haga clic para
abrir paréntesis, doble clic en Nota1, clic en el signo más(+), doble clic en Nota2, cierre
paréntesis, clic en /, y escriba el número2, entonces en la ventana generador de expresiones
observará la siguiente expresión matemática ([Nota1]+[Nota2])/2, clic en aceptar. Clic en
ejecutar, en la consulta observa que en el campo calculado aparece Expr1, esto se puede
cambiar por la palabra promedio, para lo que vuelva a vista diseño, y borre cuidadosamente
Expr1, en su lugar escriba la palabra Promedio. Y vuelva a ejecutar para ver los resultados.
Consultas de Totales
En algunas ocasiones, no estaremos interesados en visualizar todos los registros de la tabla.
Pueda que prefiera ver los totales de los diferentes grupos de datos. Por ejemplo el promedio total
de cada alumno, el total de cursos en las que está matriculado, la máxima nota obtenida, etc.
________________________________________________________________________________________

Para obtener dicha información necesitará una consulta de totales. Para calcular una consulta de
totales Pulse el botón  Totales de la barra de herramientas en vista diseño.
Access Proporciona nueve funciones de totales diferentes, las que a continuación presentamos.
Seleccione Para encontrar él Utilice con estos tipos de datos de campos

Suma Total de los valores de un campo Número, Fecha/ Hora, Moneda y Auto numérico
Promedio Promedio de los valores de un campo Número, Fecha /Hora, Moneda y Auto numérico
Mín Menor valor de un campo Texto, Número, Fecha/ Hora, Moneda y Auto
Numérico
Máx Mayor valor de un campo Texto, Número, Fecha/ Hora, Moneda y Auto
Numérico
Cuenta Número de valores de un campo, sin contar Texto, Memo, Número, Fecha/ Hora, Moneda,
los valores Null (en blanco) Auto Numérico, Sí/No y Objeto OLE
DesvEst Desviación estándar de los valores de un Número, Fecha/ Hora, Moneda y Auto numérico
campo
Var Varianza de los valores de un campo Número, Fecha/ Hora, Moneda y Auto numérico
Primero El primero de este campo
Ultimo El ultimo de este campo
SESION 07- FORMULARIOS

OBJETIVOS
Aprender a crear Formularios como una herramienta para introducir datos en forma visual
TEMAS:
Crear Formulario haciendo uso de del asistente
 Crear formulario haciendo uso de vista diseño
 Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas
FORMULARIOS
Para crear un formulario de captura de datos, después de abrir la base de datos Sistema de
matricula, ubíquese en la ventana Formulario.
Crear Formulario haciendo uso de del asistente para formularios
1. Haga Clic sobre el botón Nuevo, en la ventana Nuevo formulario, seleccionamos una tabla,
para la que se diseñará el formulario de captura de datos. Para nuestro ejemplo, utilizaremos
la tabla Alumnos.
2. Para el diseño de este primer formulario seleccione Asistente para Formularios, ahora Clic
en Aceptar.
3. En la ventana Asistente para Formularios, se observa la lista de campos de la tabla
seleccionada, en el caso del ejemplo los campos de la tabla alumnos. De los campos
disponibles seleccionamos los que deseamos ver en el formulario, Pulsando Clic en > si
queremos seleccionar uno por uno los campos y Clic en >> si se desea seleccionar todos los
campos disponibles, luego presione Clic en Siguiente.
4. En la nueva ventana podemos elegir la distribución de los campos en el formulario, a criterio
propio. Por ejemplo En columnas, Clic en siguiente.
________________________________________________________________________________________

5. En siguiente ventana elegimos el estilo que tendrá el formulario. Por ejemplo Piedra, Clic en
Siguiente.
6. Finalmente nos mide el nombre para el formulario, elegimos el nombre FormAlumnos y
presione el botón terminar, con lo que damos por concluido el proceso de diseño del
formulario.
Cualquier dato que se ingrese a través de este formulario, será almacenado en la tabla
Alumnos.
Crear formulario Haciendo uso de vista diseño
1. En el siguiente ejemplo, trabajamos con la tabla Cursos y crearemos un formulario para la
captura de datos haciendo uso de vista Diseño. Para ello en la ventana Nuevo Formulario,
elija la opción Vista Diseño y la tabla Cursos, luego clic en Aceptar.
2. Ahora desde la lista de campos arrastre todos los campos que desea que se vea en el
formulario, si desea seleccionar todos varios campos, entonces mantenga presionado la tecla
Ctrl y haga clic en el campo que desea seleccionar.
3. Luego guardamos con el nombre de formCursos.
Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas
1. Crearemos un formulario para la tabla Carrera, para lo que clic en formulario, Nuevo, vista
diseño, seleccione la tabla Carrera luego clic en aceptar.
2. A continuación agregamos los campos necesarios para enlazar el formulario con la tabla
carrera. Para el ejemplo, utilizando el cuadro de herramientas, para lo cual inserte 2 cuadros
de texto ab|, los cuales definimos de la siguiente manera.
3. Haga Clic en ab| del cuadro de herramientas, ahora Clic en el formulario, nos mostrará, un
cuadro donde se observa texto 0 y otro cuadro donde muestra un cuadro independiente, en
el cuadro independiente pulse el botón secundario (Menú contextual) allí seleccionamos
propiedades, Datos, origen de control, Clic en  y seleccione CodCarrera, cierre esta
ventana.
4. Para modificar el rotulo del texto 0 podemos utilizar también propiedades, Formato,
titulo, escriba aquí código de Carrera.
5. Repita el ejercicio para el otro cuadros de texto. Se puede utilizar también el icono
Propiedades de la barra de herramientas.
Cuadro de texto2 Origen de control =NomCurso
________________________________________________________________________________________

6. Guardar el formulario con el nombre FormCarreras.

SESION 08- FORMULARIOS AVANZADOS
OBJETIVOS
Aprender a crear formularios mas especializados con botones e hipervinculos
TEMAS:
 Crear Formularios avanzados
 Formulario de varias Paginas y Botónes de comando
CREACIÓN DE UN FORMULARIO AVANZADO
En esta etapa, desarrollaremos un formulario para la captura de datos de matrícula de los
alumnos, Para esto será necesario relacionar los datos de tres tablas: Cursos, alumnos, y la
tercera tabla que relaciona a estas dos: Matricula.
1. Para crear un formulario de captura de datos después de abrir la base de datos Sistema de
Matriculas, ubíquese en la ventana Formulario. Haga clic en nuevo formulario en vista
diseño o (Haga clic sobre el botón Nuevo, Vista Diseño, y dejando en blanco el campo de
origen de datos, haga clic en aceptar).
2. En la ventana de propiedades elija el campo origen del registro, haga clic en ... con el
propósito de elaborar una consulta, como podrá observar en la pantalla se ve la ventana vista
diseño de consulta, a continuación.
2.1. Agregue las tablas: Matricula y cursos, desde la ventana mostrar tablas.
2.2. Seleccione los campos CodAlumno, CodCurso, Semestre, Nota1, Nota2 de la tabla
matricula y NomCurso, de la tabla Cursos.
2.3. En esta consulta calcularemos el promedio de las dos notas, para lo cual haga clic en el
icono generar
2.4. En la ventana generador de expresiones escriba la formula del promedio(nota1+nota2)/2,
luego Aceptar
2.5. Cierre la consulta, cuando salga el menaje de guardar esta consulta haga clic en si, con
lo que ha quedado guardado esta consulta inclusive cuando no se puede observar en la
ventana de consultas.
3. En la venta propiedades de formulario, clic en Formato, establezca la propiedad Vista
predeterminada como Hoja de Datos, cierre esta ventana de propiedades y guarde el
formulario con el nombre SubformularioMatricula.
4. Desde la lista de campos arrastramos al formulario los siguientes campos: CodCurso,
semestre, NomCurso, Nota1, Nota2 y promedio.
5. Hasta este punto no tenemos información sobre los alumnos, aun que sí sobre el código del
alumno (que no fue incluido en el formulario SubformularioMatricula). En lugar de trabajar
con el código del alumno, sería más cómodo trabajar con sus apellidos y nombres. Para esto
creamos un formulario simple sobre la tabla Alumnos (o podemos utilizar el formulario
FormAlumnos que creamos en la sección anterior).
6. Teniendo el formulario de Alumnos abierto en vista diseño, volvemos a la ventana base de
datos, hacemos clic sobre el SubformularioMatricula que creamos en la parte anterior, y
________________________________________________________________________________________

sin soltar el Mouse desplazamos el formulario y lo soltamos sobre la ventana de formulario

Alumnos.
Otra manera de crear este formulario es utilizando el cuadro de herramientas Clic en el
icono Subformulario/Subinforme, clic sobre el formulario, alumnos, nos muestra una venta
de asistente para subformularios, seleccione el SubformularioMatricula, Siguiente,
Siguiente, Terminar.
7. Como se puede ver en la ventana de propiedades, el formulario que se creo basándose en la
consulta a pasado a ser un subformulario de Alumnos y ambos están relacionados por el
campo común CodAlumno.
Formulario de varias Paginas y Botón de comando
En el formulario anterior si se quiere agregar un nuevo curso, se puede agregar un botón de

comando que nos permita abrir el formulario FormCursos, sin abandonar el formulario
Alumnos, paro lo que se sigue la secuencia siguiente.
El formulario Alumnos debe estar en vista diseño, Clic en el botón de comando del cuadro de
herramientas, clic en el formulario Alumnos, luego nos muestra la ventana de asistente para
botones de comando, elija en categorías operaciones con formularios, en acciones Abrir
formulario, siguiente, elija FormCursos, siguiente, siguiente, terminar.
En el formulario FormCursos también se puede insertar un botón de comando para retornar al
formulario Alumnos.
Formulario de Varias Páginas.
SESION 09 - INFORMES
OBJETIVOS
Aprender a crear Informes como una herramienta para la elaboración de Reportes.
TEMAS:
Crear Informes con el Asistente
CREAR INFORMES CON EL ASISTENTE
En el ejemplo Sistema de Matriculas, diseñe un informe haciendo uso del asistente de modo
que muestre los datos generales del alumno y la carrera profesional que está estudiando, para lo
que:
Clic en informe, Nuevo, Asistente para informes, aceptar. Luego en la pantalla se muestra, el
cuadro de diálogo Asistente para informes.
1. En este cuadro de diálogo se observa la ventana campos disponibles y campos seleccionados,
desde la ventana de campos disponibles seleccione los campos que se desea ver en el
informe, para el caso de nuestro ejemplo Seleccione CodAlumno, Paterno, Materno,
Nombres, haciendo Clic en >, en este mismo cuadro de diálogo haga clic en la venta
________________________________________________________________________________________

Tabla/Consultas, de allí escoja la tabla Carrera, y seleccione el campo NomCarrera, luego

Clic en Siguiente,
2. Se observa en el cuadro de diálogo ¿Cómo desea ver los datos?, seleccionamos Por alumnos
Siguiente, Terminar, Ahora observamos la lista de alumnos con las siguientes
características
Lista de Alumnos
CodAlumno Paterno Materno Nombres NomCarrera
982318-H Alzamora Lopez Rodrigo Derecho
984521-A Quispe Aparicio Juan Historia
001245-I Portugal Sarmiento Rosa Contabilidad
________________________________________________________________________________________

INFORME HACIENDO USO DE VISTA DISEÑO

Existen informes que no se puede hacer con el asistente para informes, en este caso tenemos que
utilizar vista diseño, como primer ejemplo elaboremos carné para todos los estudiantes de
nuestra base de datos.
1. Clic en formulario, nuevo, vista diseño y seleccionamos la tabla Alumnos, Aceptar.
2. Esta ventana de informe se observa dividido en 3 partes importantes que son: encabezado de
página, Detalle y pie de página.
3. Para diseñar el carné haga clic en el rectángulo del cuadro de herramientas y marque un
rectángulo en el Detalle para que el carné tenga un fondo, este rectángulo debe de tener el
tamaño de un carné (4.5cm x 8 cm).
4. Haga clic en etiqueta del cuadro de herramientas, luego clic sobre el rectángulo y escriba
“Universidad Nacional San de Antonio abad del Cusco”. Repita el ejercicio para escribir
“carné de Laboratorio”.
5. Desde la lista de Campos, Arrastre los campos deseados sobre el rectángulo insertado en el
detalle. Con lo que quedará como se muestra en el gráfico.
6. Finalmente guarde este informe con el nombre de carné, luego entre a vista preliminar,
entonces observará que para cada alumno existe un carné.
SESION 10- INFORMES ESPECIALIZADOS

OBJETIVOS
Aprender a Crear Informes especializados para la generación de reportes de varias tablas
TEMAS:
Crear Informes especializados
CREAR INFORMES ESPECIALIZADOS

Cuando los informes proceden de varias tablas entonces, antes de comenzar a diseñar el
informe se debe realizar una consulta con los campos requeridos en el informe.
Elaboraremos una Lista de alumnos tal que esté agrupado por carreras.
________________________________________________________________________________________

1. Para el informe Pedido primero realizaremos una consulta, para lo que: Haga una consulta
con los siguientes campos. CodAlumno, Nombres, Paterno Materno, NomCarrera. Guarde
esta consulta con el nombre de lista.
2. Ahora haga clic en Informe, nuevo, vista diseño, seleccionamos la consulta lista, aceptar,
como deseamos agrupar por carreras, entonces no nos sirve el encabezado de página, por lo
que desactivaremos, Clic en Ver, encabezado o pie de página, con lo que nos quedamos
solo con detalle.

3. Clic en el menú Ver, Ordenar y agrupar o (Clic en el icono ordenar y agrupar de la barra de
herramientas). En la pantalla se observa el gráfico que se muestra
4. En este cuadro de diálogo en campo/expresión seleccionamos el campo por el que queremos

agrupar, en el caso de nuestro ejemplo por el campo NomCarrera
5. El encabezado de grupo Clic y activamos Si. Lo mismo hacemos con El pie de grupo
activamos Si, tal como se muestra en el gráfico anterior.
6. Cierre el cuadro de diálogo ordenar y agrupar, con lo que queda la ventana de informes, en la
que diseñaremos el informe deseado.
7. Utilizando etiqueta Aa del cuadro de herramientas escribas en el encabezado de grupo
“Universidad Nacional de San Antonio Abad del Cusco” en la siguiente fila “Lista de alumnos
por Carreras”. Se puede modificar tipo, color, tamaño de fuente.
8. Desde la lista de campos arrastre el campo NomCarrera al encabezado de grupo, observa que
se inserta dos cuadros al cuadro que está a la izquierda del estudiante llamaremos etiqueta y
al cuadro que está a la derecha del estudiante llamaremos cuadro de texto, ahora, puede
modificar la etiqueta NomCarrera con el texto Carrera Profesional, dejando el cuadro de
texto NomCarrera, sin modificar.
9. Ahora arrastre el campo CodAlumno, al Detalle, haga clic en la etiqueta CodAlumno, clic en
cortar, clic en el encabezado de grupo, clic en pegar, puede observar que ha sido pegado en la
parte superior Izquierda de la ventana informe con respecto al estudiante. Acomode esta
etiqueta encima de la barra de Detalle, haga lo mismo con los de más campos, hasta obtener
como se muestra en el gráfico.
________________________________________________________________________________________

10. Guarde con el nombre Lista de alumnos, luego vista preliminar.

Ejemplo 2
Diseñaremos un informe para la entrega de constancias de matricula
1. Haga una consulta con los campos, NomCarrera, CodAlumno, Paterno, Materno, Nombres,
CodCurso, NomCurso, Créditos, Categoría y semestre. Guarde con el nombre constancia de
matricula.
2. Repita la misma secuencia que en el item 2 al 9 del ejemplo anterior, con la única diferencia
que ahora debe agrupar por el CodAlumno.
3. Para calcular el total de créditos en el que esta matriculado cada alumno. Haga clic en el
cuadro de texto ab de la barra de herramientas, clic en el pie de Grupo.
4. Observa que en el pie de grupo aparece dos cuadros Texto O e Independiente en el cuadro
texto O escriba total de créditos.
5. Clic en el cuadro Independiente, clic en el icono propiedades, seleccione, datos, origen de

control, clic en, ... observe que ahora estamos frente al generador de expresiones, en esta
ventana escriba suma(créditos), aceptar, el informe debe quedar como se observa en el
gráfico.
6. Guarde este informe con el nombre de Constancia de matricula y entre a vista previa.
________________________________________________________________________________________

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MICROSOFT

DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION ..................................................................... 2

Docente: Elida Falcón H.

SESION 01- CONCEPTOS GENERALES

Docente: Elida Falcón H.

Es el conjunto de actividades que los analistas diseñadores y usuarios realizan para

b.- Estudio de factibilidad.-Consiste en determinar si el sistema solicitado es factible.

Docente: Elida Falcón H.

3.- DISEÑO DEL SISTEMA.

Docente: Elida Falcón H.

ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS

CLAVE PRIMARIA: es un identificador único que distingue un registro de otro añadiendo un

Docente: Elida Falcón H.

6. Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.

¿QUE ES EL MICROSOFT ACCESS?

Docente: Elida Falcón H.

EL ENTORNO DEL MICRSOSOFT ACCESS

ELEMENTOS DEL ACCESS

Nombres Apellidos Teléfono Dirección Edad

Docente: Elida Falcón H.

Docente: Elida Falcón H.

SESION -03 CREAR UNA BASE DE DATOS

CREAR UNA BASE DE DATOS

Docente: Elida Falcón H.

Docente: Elida Falcón H.

Docente: Elida Falcón H.

Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:

Docente: Elida Falcón H.

Docente: Elida Falcón H.

SESION 04 – TABLAS, RELACIONES, INGRESO DE DATOS

 Crear La Base de Datos Matriculas-Unsaac

CREAR LA BASE DE DATOS MATRICULAS-UNSAAC

Docente: Elida Falcón H.

CodCurso Texto 8 SI (ClavePrimaria)

CREAR LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS

Docente: Elida Falcón H.

6. Luego de relacionar las tablas se debe “guardar” las relaciones.

LLENAR DATOS EN LAS TABLAS.

Una vez abierta las tablas se procede al llenado de

Docente: Elida Falcón H.

SESION 05- CONSULTAS

Aprender a desarrollar consultas, para obtener información especificas de las tablas.

 Consultas utilizando el Asistente

Docente: Elida Falcón H.

Docente: Elida Falcón H.

SESION 06- GENERADOR DE EXPRESIONES PARA CONSULTAS

Docente: Elida Falcón H.

Seleccione Para encontrar él Utilice con estos tipos de datos de campos

Ultimo El ultimo de este campo

SESION 07- FORMULARIOS

Docente: Elida Falcón H.

Docente: Elida Falcón H.

6. Guardar el formulario con el nombre FormCarreras.

Docente: Elida Falcón H.

sin soltar el Mouse desplazamos el formulario y lo soltamos sobre la ventana de formulario

Formulario de varias Paginas y Botón de comando

En el formulario anterior si se quiere agregar un nuevo curso, se puede agregar un botón de

Docente: Elida Falcón H.

Tabla/Consultas, de allí escoja la tabla Carrera, y seleccione el campo NomCarrera, luego

Docente: Elida Falcón H.

INFORME HACIENDO USO DE VISTA DISEÑO

SESION 10- INFORMES ESPECIALIZADOS

CREAR INFORMES ESPECIALIZADOS