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9. EXPORTAR O IMPORTAR DATOS A OTRO FORMATO DE

ARCHIVO

El Asistente para exportación e importación le ayuda a transferir los datos del proyecto entre Microsoft Office Project

2007 y otros programas. Estos asistentes proporcionan instrucciones para colocar los datos exportados o importados

en los campos de destino correspondientes. Al definir o editar las equivalencias de exportación o importación de

estos asistentes, puede transferir fácilmente los datos a y desde los campos de tareas, recursos o asignación que

desee. Una vez definidas las equivalencias de exportación o importación, puede exportar o importar los datos.

9.1. Exportar la información del proyecto

Puede exportar la información de Office Project 2007 a otro formato, como Microsoft Office Excel (como un libro o un

Informe de tabla dinámica), sólo texto (delimitado por tabulaciones), valores separados por comas (CSV) o Lenguaje

de marcado extensible (XML).

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro Guardar como tipo, seleccione el formato de archivo al que desea exportar los datos.

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Ilustración 1 – Exportar proyecto a formato .XML

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo exportado.

4. Haga clic en Guardar.

NOTA Sólo puede exportar un proyecto completo a formato XML. Project asigna los datos

automáticamente, sin el asistente para exportación. Asimismo, para minimizar el tamaño del archivo, los

campos que contienen valores NULL no se incluyen en el archivo XML exportado.

5. Siga las instrucciones del Asistente para exportación para exportar los datos que desee en los campos

correspondientes del archivo de destino.

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Ilustración 2 – Asistente de exportación

6. Cuando el asistente le solicite que cree una nueva equivalencia o use una existente, realice una de las

siguientes acciones:

 Haga clic en Equivalencia nueva para crear una nueva equivalencia de exportación desde cero.

 Haga clic en Utilizar una equivalencia existente para usar una equivalencia predeterminada o una

que haya definido y guardado previamente.

Ilustración 3 – Asistente para exportación - Equivalencia

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7. En la página Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones del

Asistente para exportación, compruebe o edite las suposiciones de equivalencia de o cree una nueva

equivalencia:

Ilustración 4 – Asistente para exportación – Opciones de equivalencia

 Para exportar información de proyecto específica, escriba o seleccione el campo que desee en la

columna De y después presione ENTRAR.

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Ilustración 5 – Asistente para exportación – Equivalencia de tareas

 Para agregar todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de su proyecto a la equivalencia

de exportación, haga clic en Agregar todo.

 Para agregar todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de una tabla específica a la

equivalencia de exportación, haga clic en Basar en tabla. Haga clic en la tabla que desea utilizar y,

después, haga clic en Aceptar.

 Para quitar todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de una equivalencia de exportación,

haga clic en Borrar todo.

 Para insertar un nuevo campo sobre otro, haga clic en un campo de la columna De y después haga

clic en Insertar fila.

 Para eliminar un campo, haga clic en él en la columna De y después haga clic en Eliminar fila. Para

cambiar el nombre del campo en el archivo de destino, haga clic en éste en la columna Para y

después escriba un nuevo nombre.

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SUGERENCIA En la página Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de

asignaciones del Asistente para exportación, en Vista previa, puede revisar el diseño de la equivalencia

de exportación.

8. Para exportar sólo determinadas tareas o recursos, haga clic en el filtro que desea en el cuadro Filtro de

exportación.

9. Si desea cambiar el orden de los campos en el archivo de destino, haga clic en un campo de la columna

Para y, a continuación, haga clic en los botones del comando Mover para mover el campo a la posición

que desee.

10. En la última página del Asistente para exportación, haga clic en Finalizar para exportar sus datos.

Ilustración 6 – Asistente para exportación - Finalizar

SUGERENCIA Puede guardar una equivalencia de exportación nueva o editada si desea utilizarla de nuevo.

En la última página del Asistente para exportación, haga clic en Guardar equivalencia y escriba un

nombre en el cuadro Nombre de la equivalencia. La nueva equivalencia se agregará a la lista de

equivalencias predefinidas.

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NOTAS

Puede utilizar una equivalencia de exportación de otro proyecto si ésta está disponible en el archivo global.

Si utiliza el Organizador, puede copiar una equivalencia de exportación de un archivo de proyecto al archivo

global.

Si crea una equivalencia de exportación para guardar los datos con formato de archivo CSV o TXT y

establece el delimitador de texto, será éste el que controle el tipo de archivo y no la extensión del archivo.

Por ejemplo, si guarda los datos en un archivo denominado MiProyecto.csv pero especificó un delimitador

de tabulaciones en la equivalencia, el archivo CSV tendrá tabuladores en lugar de comas, incluso si la

extensión de archivo indica comas.

9.2. Importar la información del proyecto

Puede importar la información de Microsoft Office Project 2007 si utiliza cualquier campo indicado en el formato de

archivo de otro producto, como Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Lenguaje de marcado extensible

(XML), valores separados por comas (CSV) o formato de texto delimitado por tabuladores.

1. Haga clic en Abrir. .

Si está conectado a Microsoft Office Project Server 2007, haga clic en Abrir de archivo.

2. En el cuadro Archivos de tipo, haga clic en el tipo de archivo del que desea importar los datos.

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Ilustración 7 – Cuadro de diálogo Abrir

3. En el cuadro Buscar en, localice la carpeta que contiene el archivo que desea importar y selecciónelo en la

lista de archivos.

4. Haga clic en Abrir.

5. Siga las instrucciones del Asistente para importación para importar los datos que desee en los campos

correspondientes.

Ilustración 8 – Asistente para importación - Equivalencia y Opciones de equivalencia

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6. En la página Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones del

Asistente para importación, compruebe o modifique las suposiciones de equivalencia de :

Ilustración 9 – Asistente para importación – Equivalencia de tareas

 Para importar los datos de un campo del archivo de origen a un campo de diferente, haga clic en el

campo en la columna Para, seleccione un nuevo campo y después presione ENTRAR.

 Para cambiar el nombre de un campo en el archivo de destino, haga clic en el campo en la columna

Para y escriba el nuevo nombre.

 Para eliminar un campo, haga clic en él en la columna De y después haga clic en Eliminar fila.

 Para insertar un nuevo campo sobre otro, haga clic en un campo de la columna De y después haga

clic en Insertar fila.

 Para quitar todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de una equivalencia de importación,

haga clic en Borrar todo.

 Para agregar todos los campos de tareas, recursos y asignaciones del archivo de destino a la

equivalencia de importación, haga clic en Agregar todo.

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SUGERENCIA En la página Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de

asignaciones del Asistente para importación, en Vista previa, puede mostrar una vista previa del diseño

de la equivalencia de importación.

7. Si desea cambiar el orden de los campos en el archivo de destino, haga clic en un campo de la columna

Para y, a continuación, haga clic en los botones del comando Mover para mover el campo a la posición

que desee.

8. En la última página del Asistente para importación, haga clic en Finalizar para importar sus datos.

Ilustración 10 – Asistente para importación – Finalizar

SUGERENCIA Puede guardar una equivalencia de importación nueva o editada si desea utilizarla de nuevo.

En la última página del Asistente para importación, haga clic en Guardar equivalencia y escriba un

nombre en el cuadro Nombre de la equivalencia. La nueva equivalencia se agregará a la lista de

equivalencias predefinidas.

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NOTAS

Puede utilizar una equivalencia de importación de otro proyecto si ésta se encuentra disponible en el

archivo global. Si utiliza el Organizador, puede copiar una equivalencia de importación de un archivo de

proyecto al archivo global.

Si crea una equivalencia de importación para guardar los datos con formato de archivo CSV o TXT y

establece el delimitador de texto, será éste el que controle el tipo de archivo y no la extensión del archivo.

Por ejemplo, si guarda los datos en un archivo denominado MiProyecto.csv pero especificó un delimitador

de tabulaciones en la equivalencia, el archivo CSV tendrá tabuladores en lugar de comas, incluso si la

extensión de archivo indica comas.

Aunque puede indicar valores en algunos campos calculados, puede volver a calcular dichos valores, ya

sea automáticamente o cuando los indique.

sólo puede importar datos XML que se puedan validar contra su esquema de intercambio de datos.

Si importa información de otro formato de archivo en un proyecto empresarial que requiera que se indique

información específica para tareas, no podrá guardar el proyecto hasta que haya indicado toda la

información requerida.

Los campos de costo de recursos no se pueden actualizar en un proyecto empresarial. Sólo puede importar

la información del costo de los recursos en los proyectos que no son de la empresa o en los recursos de un

proyecto que no son de la empresa.

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