EVIDENCIA DE ACTIVIDAD # 1

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

VIVIA YIZETH LEGUIZAMON CARRILLO

09/ AGOSTO/ 2019
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado
considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás;
se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e
instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas
veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o
simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban
estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por
alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente
ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por
buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el
gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y
manejo de este mismo.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su
archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que
existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una

empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado
para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una
colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta
alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero
como un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos
brinda el servicio para proceder contra algún acto para hacerlo más simple
daré un pequeño ejemplo:
- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador
desde que entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito
debería enviar una carta donde solicita aquello que quiere.
Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos,
eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:
Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información
como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza,
describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario
externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a
los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos
son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los
principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que
no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida
por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o
privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte
que se encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como
testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma
que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado,
los investigadores y los ciudadanos.
 LAS REDES
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable
mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.
 El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de
intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío
de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de
comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de
documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de
gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios
externos para petición de información. Entre el archivero y los proveedores.
Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con
la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de
difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un
archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar
todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los
servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información
más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. Es
enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio de
difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar
información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un
servicio más a nuestros usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de
documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar
ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes
y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones
y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos
documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra
empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta
transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de
eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.