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Manual MM SAP

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DOMINOSAP - Manual MM

Índice

1. Resumen 3
2. Conceptos SAP 3
2.1. Definiciones 3
2.2. Módulos de SAP 3
3. Navegación del sistema 5
3.1. Entrada al sistema 5
3.2. Trabajar con el sistema SAP 6
3.2.1. Menú SAP 6
3.2.2. Barra de Menú 6
3.2.3. Barra de Herramientas 6
3.2.4. Barra de Aplicaciones 8
3.2.5. Barra de Estado 8
4. MM - Conceptos básicos 10
4.1. Estructura organizacional 10
4.2. Tipos Aprovisionamiento 13
5. Datos Maestros SAP 17
5.1. Gestión de Materiales 17
5.1.1. Creación Material 17
5.2. Gestión de Proveedores 24
5.2.1. Creación Proveedor 24
5.3. Gestión de Registro INFO 30
5.3.1. Creación de Registro INFO 30
6. Proceso de compras 33
6.1. Gestión de solicitudes de pedido 33
6.1.1. Creación de SOLPED 33
6.2. Gestión de pedidos (Ordenes de compra) 33
6.2.1. Creación de pedido 33
6.1. Liberación de pedidos (Ordenes de compra) 33
6.1.1. Liberación de pedido 33
7. Proceso de recepción 34
7.1. Entrada de Mercancias 34
7.1.1. Entrada de mercancias para pedido. 34
8. Recepción de factura 35
8.1. Facturación 35
8.1.1. Recepción de factura para un pedido 35

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1. Resumen

En este curso se dará a conocer los aspectos generales del sistema SAP, luego se
profundiza con una explicación sobre la navegación en el sistema, por ultimo enfocarse en
conocer los principales procesos del modulo MM tales como aprovisionamiento, gestión de stock e
inventario y recepción de facturas.

2. Conceptos SAP

2.1. Definiciones

SAP es un sistema informático que administra los recursos de las principales empresas
del mundo, brindando una gestión eficiente de los recursos financieros, recursos humanos,
canales de ventas, procesos de logística, manejo de stock y mucho más!

La empresa que fabrica al Sistema SAP se llama SAP AG, es una empresa alemana, cuyas siglas
provienen AlemánSysteme, Anwendungen und Produkte, Lo que se traduce al español
como: Sistemas, Aplicaciones y Productos.

El Sistema SAP es un Sistema ERP de excelencia, potente, estable y el más eficaz en su tarea
del mercado, es por ello que las grandes empresas del mundo confían a SAP la gestión de sus
productos y servicios.

A esta clase de Sistemas se los denominan Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que
significa Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales.

¿Qué hace el Sistema SAP?


Maneja los procesos de negocios de las empresas que lo usan, gestionado sus recursos
humanos, sus finanzas, el control de sus costos, su logística, sus materiales y un laaaaargo etc.

2.2. Módulos de SAP

El sistema SAP está compuesto por módulos, cada módulo se encarga de una brindar una
solución específica sobre un área empresarial determinada, por ejemplo el módulo SAP MM se
encarga del manejo de los materiales de una empresa, mientras que SAP FI del sector Finanzas.

Como lo puede ver en la siguiente figura, los módulos de SAP se pueden englobar en 4 grandes
grupos según la clase de solución que brinden:

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 Soluciones SAP de Logística.


Los Módulos SAP que aplican son: PM, QM,PP, MM y SD.

 Soluciones SAP para el área Financiera.


Los Módulos SAP que aplican son: FI, CO y TR.

 Soluciones SAP para gestión de Recursos Humanos.


Los Módulos SAP que aplican son: HR.

 Soluciones Multiaplicaciones.
Los Módulos SAP que aplican son: IS, WF y PS.

Los Módulos de SAP interactúan entre si y comparten información. Por ejemplo en SAP
MM se hace un pedido de compra, luego con SAP FI se contabiliza la entrada del stock y
finalmente con SAP SD se distribuye.

Ahora bien, cada empresa al momento de instalar SAP decide que módulos necesitará,
adquiriendo los que le son útiles para su modelo de negocios.

Por ejemplo una empresa puede adquirir el modulo SAP FI y SAP CO, para que SAP de esta
manera maneje de manera completa sus área financiera.

Otra empresa puede querer que SAP maneje los procesos de logística y distribución, entonces
debería adquirir el módulo SAP SD.

O bien la empresa puede adquirir la Suite MySAP completa.

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3. Navegación del sistema

3.1. Entrada al sistema

Como cualquier software que esté basado en arquitectura cliente/servidor, SAP


dispone de un programa cliente que se debe instalar en cada uno de los servidores de
presentación (PC’s) para poder realizar la conexión al sistema . Este programa cliente se
llama SAPGUI o SAP Frontend y es la herramienta que nos permite navegar por las
distintas aplicaciones integradas que conforman el sistema de SAP.

Luego de solicitarlo, aparece la pantalla de acceso, en la cual deben completarse los


siguientes campos:

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 Mandante o Cliente: Su sistema


 Nombre del usuario: Nombre de usuario que lo identifica en el sistema
 Clave de acceso: Clave alfanumérica del usuario. Inicialmente es proporcionada
por el administrador, luego debe cambiarla.

3.2. Trabajar con el sistema SAP

3.2.1. Menú SAP

El menú desplegable es la herramienta básica para la navegación por las


distintas aplicaciones del sistema SAP . En él podremos encontrar todas las
funciones necesarias para un llevar a cabo un control total sobre las
transacciones y programas.

3.2.2. Barra de Menú

3.2.3. Barra de Herramientas

Cada uno de los componentes de la Barra de herramientas se explica a


continuación.

Botones Estándares

Botón de Intro

Haciendo un clic en este botón en la Barra de herramientas o presionando


la tecla INTRO en su teclado, Ud. confirma las entradas realizadas en una
pantalla.

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Campo de comandos

Campo para ingresar comandos, como códigos de transacción, letras para la


selección directa y otros comandos.

Botón de guardar

Haciendo clic en este botón, Ud. guarda su trabajo. El botón de guardar ejecuta
la misma función que Guardar en el menú Editar. En diversos menús en
cascada, este botón también se utiliza para "contabilizar", por ejemplo,
facturas.

Botón Atrás

Haciendo clic en este botón, Ud. retrocede un nivel de jerarquía de aplicación.


En caso de que se pierdan datos, aparecerá una ventana de consulta en donde
Ud. puede guardar los datos.

Botón de Finalizar

Haciendo clic en este botón, Ud. finaliza con la aplicación actual. El sistema
regresa al nivel anterior o al nivel principal de SAP.

Botón de Cancelar

Haciendo clic en este botón, Ud. cancela la aplicación actual. El botón Cancelar
es idéntico a la función Cancelar en el menú Editar.

Botón Imprimir

Haciendo clic en este botón, Ud. puede imprimir los datos que se visualizan
en la pantalla actual.

Botón Buscar

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Haciendo clic en este botón, Ud. puede buscar los datos que necesite en la
pantalla actual. El ingreso de buscar palabra puede realizarse con "*". Como
resultado de búsqueda se indican todos los aciertos de la palabra ingresada.
(Por ejemplo: buscar palabra: ABB, usted ingresará *ABB*; resultado de
búsqueda ABB Técnica de conmutación y de mando.

Botón de Continuar búsqueda

Haciendo clic en este botón, Ud. puede comenzar una búsqueda ampliada
de datos que necesite en la pantalla actual.

Botones de desplazamiento

Botones con los que Ud. puede acceder al comienzo o al final, a la página
anterior o a la página siguiente de una información. En el sistema , las teclas
F21 a F24 están reservadas para estas funciones. En su teclado hay teclas de
desplazamiento especiales, por ejemplo RePág o AvPág .

3.2.4. Barra de Aplicaciones

Con la visualización antigua del sapgui se encuentra entre la barra estándar


de herramientas y la parte principal de la pantalla. En ella disponemos de
las opciones básicas para el control de la aplicación actual (ejemplos de
aplicaciones: visualizar pedido de compras, creación de cliente,). En la
nueva visualización del sapgui se encuentra entre la barra de títulos y la
parte principal de la pantalla.

3.2.5. Barra de Estado

En el borde inferior de la pantalla siempre se visualiza una barra de estado. En


esta barra, el usuario puede leer informaciones acerca del estado actual del
sistema, mensajes de error, mensajes de advertencia, hora, mandante, etc

3.2.6. Código de Transacción

El menú del usuario facilita el acceso a las aplicaciones. En el menú de usuario,


los usuarios pueden ingresar las aplicaciones que utilizan normalmente.

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Haciendo un clic con el ratón, entran directamente en la aplicación deseada, sin


tener que pasar por cada uno de los niveles.

Un código de transacción se compone de cuatro caracteres que Ud.


ingresará en el campo de comandos. Delante de este código de
transacción se podrá colocar /N u /O. La preposición /N permitirá acceder a
la transacción independientemente del área en la que Ud. se encuentre. La
preposición /O creará un modo nuevo para la transacción deseada.

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4. MM - Conceptos básicos

4.1. Estructura organizacional

En el sistema SAP, los niveles de organización son estructuras que representan la


vista jurídica u organizativa en una empresa

Mandante, sociedad, centro y almacén

El mandante es una unidad dentro de un sistema SAP que es autónoma tanto en el


aspecto legal y organizativo como en lo que se refiere a los datos, con registros maestros
independientes así como un conjunto de tablas independiente. Desde el punto de vista
empresarial, el mandante representa, por ejemplo, un grupo de empresas.

El mandante es el nivel jerárquico alto dentro del sistema SAP. Las especificaciones o los
datos que se realizan y se registran en este nivel se aplican a todas las sociedades y a
todas las demás unidades organizativas. Por lo tanto, sólo hace falta indicar una vez las
especificaciones y los datos a nivel de mandante en el sistema. Esto garantiza un status de
datos uniforme.
La autorización de acceso se asigna de forma específica al mandante. Se debe crear un
registro maestro de usuario para cada usuario en el mandante en el que se desea trabajar.
Si el campo Mandante no se ha completado previamente, cada usuario debe especificar
una clave de mandante al entrar en un sistema SAP.

De este modo, el usuario especifica el mandante en el que desea trabajar. Todas las
entradas de usuarios se graban separadas por mandante. El tratamiento y la evaluación de

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los datos se realiza también de forma específica para el mandante. Un mandante se define
de forma unívoca en el sistema mediante una clave numérica de tres dígitos.

La sociedad es la unidad organizativa más pequeña de las finanzas externas para la que
se puede reproducir un sistema completo y autónomo de contabilidad.

Esto incluye la entrada de todos los eventos que precisen ser contabilizados en las
cuentas y la creación de un log completo para balances y cuentas de pérdidas y
ganancias. Una sociedad representa una entidad contable independiente que realiza su
propio balance, por ejemplo, una empresa dentro de un grupo de empresas (mandante).

Una sociedad se define en el sistema por medio de una clave alfanumérica de cuatro
caracteres que es exclusiva en el mandante.

El centro es una unidad organizativa dentro de Logística que subdivide una empresa
desde el punto de vista de la producción, el aprovisionamiento y la planificación de
necesidades.
Un centro puede representar una variedad de entidades dentro de una empresa como, por
ejemplo:

• Instalación de producción
• Centro de distribución
• Oficina de ventas regional
• Sede central de una empresa
• Ubicación de mantenimiento

Un centro se define en el sistema por medio de una clave alfanumérica de cuatro


caracteres que es exclusiva en el mandante.

El almacén es una unidad organizativa que permite diferenciar los stocks de material
dentro de un centro. La gestión de stocks por cantidades se realiza en el nivel de almacén
del centro. El proceso de inventario también se realiza en este nivel.

Un almacén se define por medio de una clave alfanumérica de cuatro caracteres que es
exclusiva en el centro.

Niveles de organización de Gestión de stocks

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Grupo de compras y organización de compras

Un grupo de compras es una clave para un encargado de compras o un grupo de


encargados de compras responsables de determinadas actividades de compra.
Internamente, el grupo de compras es responsable del aprovisionamiento de un material o
una clase de materiales. Externamente, se trata del canal principal para las relaciones
comerciales de una empresa con sus proveedores. El grupo de compras no es equiparable
a otras unidades de la estructura de la empresa.

La organización de compras es una unidad organizativa dentro de Logística que


subdivide la empresa según las necesidades de compra. Una organización de compras
adquiere materiales o servicios, negocia condiciones de compras con los proveedores y
asume la responsabilidad de estas transacciones.

Puede incorporar el departamento de Compras a la estructura de la empresa asignando la


organización de compras a una sociedad y a centros. Esto significa que se puede tener en
cuenta si en su empresa el departamento de Compras se organiza de forma centralizada o
descentralizada. Se puede tener una combinación de estas dos formas de organización.

Se pueden asignar varias organizaciones de compras a una sociedad. Sin embargo, una
organización de compras determinada sólo puede pertenecer a una sociedad. Se puede
decidir no asignar la organización de compras a una sociedad (compras multisociedad).
Existe una relación m:n entre organizaciones de compras y centros. Es decir, se pueden
asignar varios centros a una organización de compras, y un centro a varias organizaciones
de compras.

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4.2. Tipos Aprovisionamiento

Proceso de aprovisionamiento externo

El aprovisionamiento externo de materiales se basa en un ciclo de actividades generales.


Más concretamente, un proceso de aprovisionamiento habitual comprende las etapas
siguientes:

Determinación de necesidades: un Área de especialización responsable puede transferir


manualmente una necesidad de materiales al departamento de compras mediante una
solicitud de pedido. Si ha parametrizado una característica de planificación de necesidades
en el registro maestro de materiales, el sistema SAP creará una solicitud de pedido de
forma automática.

Determinación de fuente de aprovisionamiento: como encargado de compras, se le


ayudara durante la determinación de posibles fuentes de aprovisionamiento.
Puede utilizar la determinación de fuente de aprovisionamiento para crear peticiones de
oferta y después registrar las ofertas. Además, puede hacer referencia a pedidos, pedidos
abiertos y condiciones que ya existen en el sistema.

Selección proveedor: el sistema simplifica la selección de proveedores comparando los


precios de las distintas ofertas. Envía las comunicaciones de rechazo de forma automática.

Tratamiento de pedidos: como ocurre con las solicitudes de pedido, puede crear pedidos
manualmente o que el sistema los cree automáticamente. Cuando cree pedidos, puede
copiar datos de otros documentos, como por ejemplo solicitudes u ofertas, para reducir la
cantidad de trabajo de registro necesaria. También tiene la opción de trabajar con
contratos marco.

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Supervisión de pedido: usted puede controlar el status de tratamiento del pedido en el


sistema. También puede comprobar, por ejemplo, si se ha registrado una entrega o una
factura para una posición de pedido. Puede reclamar entregas pendientes a los
proveedores.

Entrada de mercancías: cuando registre entregas entrantes en el sistema, remítase al


pedido correspondiente. Por lo tanto, la cantidad de trabajo de registro se reducirá y podrá
verificar si las mercancías y las cantidades entregadas se corresponden con el pedido. El
sistema también actualiza el historial del pedido.

Verificación de facturas: cuando registre facturas, remítase al pedido o a la entrega


anterior para poder verificar los cálculos y la precisión general de la factura. La
disponibilidad de los datos del pedido y la entrada de mercancías le permiten remitirse a
las variaciones de cantidad y precio.

Gestión de pagos: el programa de pagos autoriza el pago de las obligaciones del


acreedor. Gestión financiera ejecuta este programa de forma regular.

Además del proceso de aprovisionamiento "normal" descrito anteriormente, son posibles


muchos otros procesos de aprovisionamiento especial.
A continuación encontrará una breve introducción ellos.

Traslados con pedidos de traslado

Con esta clase de aprovisionamiento, la mercancía se aprovisiona y se suministra dentro


de la empresa. El centro que necesita los materiales envía un pedido de compras interno
CO a otro centro que puede suministrárselos. En consecuencia, en este proceso de
traslado no sólo participa Gestión de stocks, sino también el departamento Compras del
centro receptor.

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El proceso empieza en el centro receptor con la creación de una orden de traslado en


Compras. A continuación se introduce una salida de mercancías en el centro emisor con
referencia al pedido de traslado. Al principio se da salida a la cantidad en un stock
especial, el stock en tránsito del centro receptor. El proceso finaliza cuando la salida de
mercancías se contabiliza para el pedido de traslado en el centro receptor. Después de
esto, la cantidad se traslada de stock en tránsito a stock de almacén en el centro.

Subcontratación

Mediante este proceso la empresa solicita material a un proveedor externo. A diferencia


del proceso de aprovisionamiento externo normal, la empresa facilita al proveedor algunos
o todos los componentes para la producción del material (es decir, utiliza la
subcontratación).

El tratamiento presenta las características siguientes: El producto final se solicita mediante


un pedido de subcontratación. Este pedido no sólo contiene información acerca del
material que se debe entregar, sino también información detallada acerca de los
componentes que deben ponerse a disposición del subcontratista.

Acto seguido se deben suministrar estos componentes al subcontratista. Este suministro


se reproduce en el sistema mediante un traslado. Los materiales suministrados ya no se
encuentran físicamente en su empresa, pero siguen siendo gestionados en sus stocks, ya
que le pertenecen. La información se visualiza en el tipo de stock especial Stock de
material facilitado al proveedor.

Cuando el subcontratista completa el servicio, entrega el material elaborado o refinado. La


entrada de mercancías se introduce con referencia al pedido (de subcontratación). Esto

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significa que no sólo la entrada de productos elaborados se contabiliza correctamente, sino


también el consumo de componentes debido al stock de materiales suministrado al
proveedor. Finalmente, el subcontratista crea una factura por el servicio prestado.

Consignación de proveedor

Esta forma de consignación significa que un proveedor le suministra un material que usted
almacena, pero por el que no debe pagar nada. El proveedor sigue siendo el propietario
del material hasta que usted retire parte del almacén de artículos en consignación. Sólo
entonces se genera una obligación con el proveedor. La liquidación de estas tomas se
efectúa a intervalos acordados, por ejemplo, mensualmente.

Para poder aprovisionar un material de un proveedor para consignación, deberá acordar


un precio por el material. La información acerca del precio se guarda en lo que se conoce
como un registro info de consignación en el sistema. Sólo entonces se puede llenar el
almacén de artículos en consignación de su empresa con este material.

Puede solicitar el material al proveedor mediante un pedido para consignación. Si se


suministra el material, la entrada de mercancías se contabiliza con referencia al pedido
para consignación. Con ello finaliza el proceso de aprovisionamiento, ya que el material no
se debe pagar tras el suministro, sino después de la toma.

El sistema SAP incluye una función especial para liquidar obligaciones derivadas de tomas
de stock en consignación. A raíz del proceso de aprovisionamiento se generan un abono y
un mensaje correspondiente para el proveedor.

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5. Datos Maestros SAP


5.1. Gestión de Materiales
5.1.1. Creación Material

Ruta
Logística -> Gestión Materiales -> Maestro de Materiales -> Material -> Crear en general ->
Inmediatamente

Transacción MM01

Agregamos:

Campo Descripción
Ramo 1 Comercio
Tipo Material HAWA Mercaderia

Luego Enter

En esta pantalla seleccionamos las sg vistas:

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Luego Enter, ahora ingresamos lo sg:

Campo Descripción
Centro 1000
Almacén 0001

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Luego Enter

En la vista Datos Base 1, Ingresamos lo sg:

Campo Descripción
Descripcion del material Envases de metal
Unidad de Medida UN
Grupo de Articulos 0001 Tratamiento de metales

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Luego Enter

Vemos la vista Datos Básicos 2

Luego Enter

Vemos la vista Compras


Ingresamos el grupo de compras 000

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Vemos la vista DATGralCCe/Almacen1, Luego Enter

Vemos la vista DATGralCCe/Almacen2, Luego Enter

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Vemos la vista de Contabilidad 1.ingresamos

Campo Descripción
Categoría Valoracion 3100
Control de Precios V
Precio Variable 1000

Vemos la vista de Contabilidad 2

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Luego Enter y presionamos el botón guardar

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5.2. Gestión de Proveedores


5.2.1. Creación Proveedor

Ruta
Logística -> Gestión de materiales -> Compras -> Datos Maestros Proveedor -> Central ->
Crear

Transacción XD01

Campo Descripción
Sociedad 1000
Org Compras 1000
Grupo de cuentas 0001

Luego Enter,

En la pantalla Dirección ingresamos

Campo Descripción
Nombre Proveedor general
Concepto de Busqueda general
Calle Calle azul
Numero 123
Codigo Postal 12334
Poblacion Mar
Pais PE
Region 06

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Luego Enter, en la pantalla Control dejar en blanco

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Luego Enter, en la pantalla Pagos dejar en blanco

Luego Enter, en la pantalla Persona de Contacto dejar en blanco

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En la pantalla Gestion de cuenta, ingresamos

Campo Descripción
Cuenta Asociada 160000
Grupo de Tesorería A1

En la pantalla Pagos ingresamos Condicion de pago igual a 0009

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Luego Enter, en la pantalla Control dejar en blanco

En la pantalla Compras, ingresamos:

Campo Descripción
Moneda de Pedido EUR
Condición de pago 0009
Verif Fact Base EM X

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Luego Enter, en la pantalla Func Interlocutor dejar en blanco

Procedemos a Guardar

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5.3. Gestión de Registro INFO


5.3.1. Creación de Registro INFO

Ruta

Transacción ME11

Ingresamos los sg datos:

Campo Descripción
Proveedor 9900000052
Material 3224
Org Compras 1000

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En la pantalla Datos generales, dejamos todos los campos en blanco

En la pantalla Datos organización Compras

Campo Descripción
Plazo Entre Prevr 5
Ctd Estandar 100
Precio Neto 999

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Luego Guardamos

Nos aparece:

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6. Proceso de compras

6.1. Gestión de solicitudes de pedido


6.1.1. Creación de SOLPED

Ruta

Transacción

6.2. Gestión de pedidos (Ordenes de compra)


6.2.1. Creación de pedido

Ruta

Transacción

6.1. Liberación de pedidos (Ordenes de compra)


6.1.1. Liberación de pedido

Ruta

Transacción

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7. Proceso de recepción

7.1. Entrada de Mercancias


7.1.1. Entrada de mercancias para pedido.

Ruta

Transacción

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8. Recepción de factura

8.1. Facturación
8.1.1. Recepción de factura para un pedido

Ruta

Transacción

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