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NORMA IRAM-ISO

ARGENTINA 30300
30300 Primera edición
2017 2017-10-20

Información y documentación
Sistemas de gestión para los
documentos de actividades

Fundamentos y vocabulario
(ISO 30300:2011, IDT)

Information and documentation


Management system for records
Fundamentals and vocabulary

Referencia Numérica:
IRAM-ISO 30300:2017
* DOCUMENTO PROTEGIDO POR EL DERECHO DE PROPIEDAD INTELECTUAL

IRAM 2017-10-20
No está permitida la reproducción de ninguna de las partes de esta publicación por
cualquier medio, incluyendo fotocopiado y microfilmación, sin permiso escrito del IRAM.

Licenciado por IRAM a BD Gesti=n Empresarial: Navas Lares; Beatriz Adriana. Orden ZRDX0WRNG40B2SQJVSOW del 20180227.
Descargado el 20180227. Licencia monousuario. Prohibido su copiado y uso en redes.
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Prefacio
El Instituto Argentino de Normalización y Certificación (IRAM) es
una asociación civil sin fines de lucro cuyas finalidades específicas,
en su carácter de Organismo Argentino de Normalización, son
establecer normas técnicas, sin limitaciones en los ámbitos que
abarquen, además de propender al conocimiento y la aplicación de
la normalización como base de la calidad, promoviendo las
actividades de certificación de productos y de sistemas de la
calidad en las empresas para brindar seguridad al consumidor.

IRAM es el representante de Argentina en la International


Organization for Standardization (ISO), en la Comisión
Panamericana de Normas Técnicas (COPANT) y en la Asociación
MERCOSUR de Normalización (AMN).

Esta norma es el fruto del consenso técnico entre los diversos


sectores involucrados, los que a través de sus representantes han
intervenido en los Organismos de Estudio de Normas
correspondientes.

Esta norma es una adopción idéntica (IDT) de la ISO 30300 -


Information and documentation. Management system for records.
Fundamentals and vocabulary.

Solo se han realizado los cambios editoriales siguientes:

Se agregó un anexo informativo con la bibliografía considerada y


otro donde se indican los organismos de estudio de la norma.

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Prefacio ISO
lSO (Internacional Organización for Standardization) es una
federación mundial de organismos nacionales de normalización
(organismos miembros de lSO). El trabajo de preparación de las
normas internacionales normalmente se realiza a través de los
comités técnicos de lSO. Cada organismo miembro interesado
en una materia para la cual se haya establecido un comité
técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comité.
Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en
coordinación con lSO, también participan en el trabajo. ISO
colabora estrechamente con la lnternacional Electrotechnical
Comissión (IEC) en todas las materias de normalización
electrotécnica.

Las normas internacionales se redactan de acuerdo con las reglas


establecidas en la Parte 2 de las Directivas lSO/IEC.

La tarea principal de los comités técnicos es preparar normas


internacionales. Los proyectos de normas internacionales
adoptados por los comités técnicos se envían a los organismos
miembros para su votación. La publicación como norma
internacional requiere la aprobación, como mínimo, del 75% de los
organismos miembros requeridos para votar.

Es importante tener en cuenta la posibilidad de que algunos de


los elementos de este documento puede ser objeto de derechos
de patente. ISO no se hace responsable de la identificación de
los derechos de cualquiera o todas estas patentes.

La ISO 30300 fue preparada por el Comité Técnico ISO/TC 46,


Information and documentation, SC 11, Archives/records
management. La ISO 30300 es parte de una serie de normas
internacionales bajo el título general: Information and documen-
tation - Management systems for records:

– ISO 30300, Information and documentation - Management


systems for records - Fundamentals and vocabulary.

– ISO 30301, Information and documentation - Management


systems for records - Requirements.

La IRAM-ISO 30300 especifica la terminología para los sistemas


de gestión de documentos de la actividad, así como los objetivos
y los beneficios de un SGDA; IRAM-ISO 30301 especifica los re-
quisitos para un SGDA cuando una organización necesita
demostrar su capacidad para crear y controlar los documentos
de la actividad durante el tiempo que los necesita.

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Índice
Página
0 INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 7 

1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN .............................................................. 9 

2 FUNDAMENTOS DE UN SGDA ........................................................................ 9 

3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................ 17 

Anexo A (Informativo) Metodología utilizada para elaborar el vocabulario .......... 23 

Bibliografía de la ISO 30300:2011 ....................................................................... 26 

Índice alfabético ................................................................................................... 27 

Anexo B - IRAM (Informativo) Bibliografía ........................................................... 28 

Anexo C - IRAM (Informativo) Integrantes de los organismos de estudio ........... 29 

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Información y documentación
Sistemas de gestión para los documentos de actividades
Fundamentos y vocabulario

0 INTRODUCCIÓN

El éxito de las organizaciones depende en gran medida de la implementación y mantenimiento de un


sistema de gestión que esté diseñado para la mejora continua de su desempeño, a la vez que atien-
da las necesidades de todos los interesados. Los sistemas de gestión ofrecen metodologías para
tomar decisiones y gestionar los recursos para alcanzar las metas de la organización.
La creación y gestión de documentos de actividades es parte integrante de las actividades, procesos y
sistemas de toda organización. Los documentos de actividades contribuyen al desempeño, responsabi-
lidad, gestión de riesgos y continuidad de la administración. Permiten a las organizaciones capitalizar el
valor de sus recursos de información como activo empresarial, comercial y del conocimiento, y contribuir
a la conservación de la memoria colectiva, como respuesta a los desafíos del entorno global y digital.
Las normas del sistema de gestión (NSG) (MSS Management System Standards, por sus siglas en
inglés) proporcionan herramientas a la alta dirección para implementar un enfoque sistemático y veri-
ficable de control de la organización en un entorno que fomente las buenas prácticas administrativas.
Las normas sobre sistemas de gestión de documentos de actividades elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11
están diseñadas para ayudar a las organizaciones de todo tipo y tamaño, o grupos de organizaciones
con actividades administrativas comunes, a implementar, operar y mejorar un sistema de gestión efi-
caz de los documentos de actividades (en lo sucesivo referido como SGDA). En una organización el
SGDA favorece el establecer una política y objetivos con respecto a los documentos de actividades y
el logro de esos objetivos. Esto se hace mediante el uso de:

a) roles y responsabilidades definidos;


b) procesos sistemáticos;
c) medición y evaluación;
d) revisión y mejora.

La implementación de una política y objetivos relativos a los documentos de actividades, sólidamente


fundada sobre los requisitos de la organización, asegura que la información fidedigna, confiable y evi-
dencia de las actividades administrativas, sea creada, gestionada y accesible a aquellos que la
necesitan por el tiempo que sea necesario. La implementación exitosa de buenas políticas y objetivos
sobre documentos de actividades devienen en adecuados sistemas y documentos de actividades para
todos los propósitos de la organización.
La implementación de un SGDA en una organización también ayuda a asegurar la transparencia y la
trazabilidad de las decisiones tomadas por la dirección y el reconocimiento de su responsabilidad.
Las normas sobre SGDA elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11 se desarrollan en el marco de las NSG para
ser compatibles y compartir elementos y metodología con las otras normas de sistemas de gestión.
La IRAM-ISO 15489 y otras normas internacionales e informes técnicos desarrollados por el
ISO/TC 46/SC 11, son las principales herramientas para el diseño, implementación, seguimiento y mejora

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de los procesos y controles de los documentos de la actividad, que operan bajo el gobierno del SGDA,
donde las organizaciones determinan implementar la metodología NSG.
NOTA. La ISO 15489 es la norma de base que establece buenas prácticas para las operaciones de gestión de documentos
de la actividad.

La estructura de las normas sobre SGDA preparada por el ISO/TC 46/SC 11, ya sea publicada o en
preparación, se muestra en la figura 1.

Figura 1 - Normas sobre sistemas de gestión de documentos preparadas por


ISO/TC 46/SC 11, y normas internacionales y reportes técnicos asociados

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Estas normas se aplican como un marco y una guía para:

a) el establecimiento de una gestión sistemática de políticas, procedimientos y responsabilidades


relacionadas con documentos de la actividad, independientemente de su finalidad, contenido y
soporte de grabación;

b) la determinación de responsabilidades, autoridades y competencias de las organizaciones con


respecto a los documentos de la actividad y políticas, procedimientos, procesos y sistemas;

c) el diseño e implementación de un SGDA; y

d) la obtención de resultados de calidad desde el SGDA a través de la evaluación del desempeño y


la mejora continua.

Estas normas están destinadas a ser utilizadas por:

1) la alta dirección que toma las decisiones sobre el establecimiento y aplicación del sistema de
gestión dentro de su organización;

2) las personas responsables de la aplicación de SGDA, como los profesionales en las áreas de ges-
tión de riesgos, auditoría, documentos de la actividad, tecnologías y seguridad de la información.

1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Esta norma define los términos y definiciones aplicables a las normas sobre SGDA elaboradas por el
ISO/TC 46/SC 11. Asimismo, establece los objetivos y los principios para el uso de un SGDA, descri-
be un enfoque basado en procesos y específica los roles de la alta dirección.

Esta norma es aplicable a cualquier tipo de organización que desee:

a) establecer, implementar, mantener y mejorar un SGDA como apoyo a sus actividades;

b) asegurar la conformidad con su política declarada en materia de documentos de la actividad; y

c) demostrar la conformidad con esta norma para:

1) la realización de una autoevaluación y autodeclaración, o

2) la confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización, o

3) la búsqueda de la certificación de su SGDA por una parte externa.

2 FUNDAMENTOS DE UN SGDA

2.1 Relaciones entre el SGDA y el sistema de gestión

Todas las organizaciones crean y controlan la información y los documentos resultantes del ejercicio
de sus actividades, para alcanzar sus objetivos organizacionales.

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El sistema de gestión de documentos de la actividad (SGDA) define las políticas, los objetivos y las
directrices para controlar los documentos de la actividad en los sistemas documentales de la organi-
zación y garantiza que estos sistemas respondan a las exigencias del organismo.

Dentro del marco del SGDA, los procesos y controles de los documentos de la actividad deben ser
diseñados, implementados y controlados y verificados para cumplir con la política, los objetivos y las
directrices establecidas. Esto incluye la determinación de cómo los procesos documentales y los con-
troles son gestionados por los sistemas de gestión de documentos de la actividad, como evidencias
de sus resultados, y cómo los documentos de la actividad se relacionan con todos los sistemas de
gestión que requieren una evaluación.

Los mismos sistemas de gestión, incluyendo el SGDA, crean documentos de la actividad. Estos docu-
mentos y la forma en que se gestionan, retroalimentan a su vez nuevas actividades de la organización,
tales como el desarrollo de nuevos productos o servicios. Los documentos de la actividad también se
pueden utilizar para supervisar el funcionamiento de los sistemas de gestión y cómo estos sistemas y
actividades cumplen con los requisitos de la organización. De este modo, el SGDA fija las exigencias
documentales de los otros sistemas de gestión incluyendo el propio.

2.2 Contexto de la organización

Una organización o grupo de organizaciones pueden utilizar todos o algunos elementos de las nor-
mas sobre SGDA elaborados por ISO/TC 46/SC 11 de acuerdo con sus propios requisitos y su
contexto, que incluye:

a) el tamaño y la complejidad de la organización u organizaciones o los procesos que requieren


control de los documentos de la actividad;

b) el nivel de riesgo operacional asociado a un control inadecuado de los documentos de la actividad;

c) la voluntad de mejoramiento interno para satisfacer la demanda actual o potencial de las partes
interesadas;

d) las demandas o expectativas específicas de las partes interesadas.

Las normas sobre SGDA preparadas por el ISO/TC 46/SC 11 pueden ser usadas:

1) para uno o más procesos específicos dentro de la organización,

2) a través de toda la organización, cubriendo todos los procesos operacionales,

3) para una serie de organizaciones que comparten procesos, en un sector específico, por ser so-
cios comerciales o socios colaborativos.

Cuando una organización implementa las normas sobre SGDA preparada por el ISO/TC 46/SC 11,
debe consultar los requisitos y las directrices de la legislación nacional, los reglamentos y las normas
que se aplican en la jurisdicción correspondiente.

2.3 Necesidad de un SGDA

2.3.1 Propósito

Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o la naturaleza de sus actividades, generan


información de sus procesos de trabajo. Como un tipo de fuente de información, los documentos de la ac-
tividad son parte del capital intelectual, y por lo tanto, los activos de una organización.

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El propósito de la implementación de un SGDA es la gestión sistemática de la información como do-


cumentación de las actividades de la organización. En estos documentos se apoyan las decisiones
de las actividades actuales y subsiguientes, y garantizan la responsabilidad presente y futura de las
partes interesadas.

El objetivo de la implementación de un SGDA es la de crear y controlar los documentos de la activi-


dad de una forma sistemática y verificable para:

a) dirigir las actividades y prestar servicios de manera eficiente;

b) cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y de responsabilidad;

c) optimizar la toma de decisiones, la coherencia y la continuidad de las actividades de una organiza-


ción;

d) facilitar el funcionamiento eficaz de una organización en caso de un siniestro;

e) proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluida la gestión de riesgos asociados con la exis-
tencia, o la falta de evidencias de una actividad organizacional;

f) proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, clientes y partes in-
teresadas presentes y futuras;

g) servir de base a las actividades de investigación y desarrollo;

h) servir de base a las actividades de promoción de la organización;

i) preservar la memoria corporativa o colectiva y asumir su responsabilidad social.

2.3.2 Documentos de la actividad fiables, auténticos y utilizables

2.3.2.1 Generalidades

Cada organización que implementa un SGDA establece una política y objetivos adaptados a su con-
texto. La implementación de un SGDA garantiza la creación y el control de los documentos de la
actividad que respondan a las necesidades de la organización y la sociedad, durante el tiempo que
los documentos de la actividad sean requeridos. Alcanzar los objetivos supone la creación y control
de los documentos de la actividad para que sean fiables, auténticos, íntegros y utilizables, tal como
se describe en 2.3.2.2 a 2.3.2.5.

2.3.2.2 Fiable

Un documento de la actividad es de confianza si su contenido puede ser confiable como un todo y es


una exacta representación de transacciones, actividades o hechos de los que da testimonio y de los
cuales se puede depender en el curso de transacciones o actividades posteriores. Es conveniente
que estos documentos sean creados en el momento de la transacción o del incidente al que están
asociados, o inmediatamente después, por los individuos con conocimiento directo de los hechos o
por los instrumentos utilizados habitualmente en la organización para conducir las transacciones.

2.3.2.3 Auténtico

Un documento de la actividad auténtico es aquel que puede probar:

– que es lo que afirma ser;

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– que ha sido creado o enviado por la persona que afirma que lo ha creado o enviado, y

– que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma.

Para garantizar la autenticidad de los documentos de la actividad, es conveniente que las organiza-
ciones implementen y documenten políticas y procedimientos que controlan la creación, recepción,
transmisión, mantenimiento y disposición de los mismos. Esto asegura que los creadores de los do-
cumentos de la actividad estén autorizados e identificados y que dichos documentos estén
protegidos frente a cualquier agregado, supresión, alteración, utilización u ocultación no autorizada.

2.3.2.4 Integridad

La integridad de un documento de la actividad se refiere a que esté completo e inalterado. Es nece-


sario que este documento de la actividad sea protegido contra alteraciones no autorizadas. Las
políticas y procedimientos de gestión de documentos de la actividad deben especificar qué agrega-
dos o anotaciones se pueden hacer después de su creación, bajo qué circunstancias y quién está
autorizado para hacerlas. Cualquier anotación, agregado o supresión autorizada de un documento de
la actividad debe ser explícitamente documentada y trazable.

2.3.2.5 Utilizable

Un documento de la actividad utilizable es aquel que puede ser localizado, recuperado, presentado e
interpretado. Se recomienda que posteriormente pueda ser presentado como directamente relacio-
nado a la actividad administrativa o transacción que lo produjo. Es conveniente que los vínculos
contextuales de los documentos de la actividad contengan la información necesaria para la compren-
sión de las transacciones que los creó y utilizó. Se recomienda que pueda ser posible identificar un
documento de la actividad dentro del contexto más amplio de las actividades y funciones de la orga-
nización. Es conveniente mantener los enlaces entre los documentos de la actividad que documentan
la secuencia de las actividades.

2.3.3 Establecimiento de sistemas de documentos de la actividad

2.3.3.1 Generalidades

Los objetivos de un SGDA se logran con el establecimiento de un sistema o sistemas fiables, segu-
ros, compatibles, exhaustivos y sistemáticos para la incorporación y el control de estos documentos.
Se dan ejemplos en 2.3.3.2 a 2.3.3.6.

2.3.3.2 Fiable

Los sistemas de confianza de documentos de la actividad:

a) incorporan sistemáticamente todos los documentos de la actividad del ámbito que cubren las ac-
tividades administrativas;

b) organizan los documentos de la actividad en una forma que refleja los procesos administrativos;

c) protegen los documentos de la actividad de la alteración o disposición no autorizada;

d) funcionan habitualmente como la principal fuente de información de las acciones documentadas


en ellos;

e) proporcionan un acceso rápido a todos los documentos de la actividad cuando sea necesario;

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f) incorporan información acerca de la recuperación, el uso y la disposición de los documentos de la


actividad que gestionan;

g) son capaces de operaciones continuas y regulares.

Los sistemas de documentos de la actividad fiables permiten la continuidad de la actividad y la ges-


tión de riesgos.

2.3.3.3 Seguro
Los sistemas de documentos de la actividad seguros emplean medidas de control adecuadas para evitar
acciones no autorizadas (acceso, destrucción, alteración o eliminación). Los sistemas de documentos de
la actividad seguros apoyan la responsabilidad organizativa y la gestión de riesgos.

2.3.3.4 Compatible
Los sistemas de gestión de documentos de la actividad compatibles son los que se gestionan para
satisfacer todas las necesidades derivadas de las actividades actuales y expectativas de las partes
interesadas y el entorno regulatorio en el que opera la organización. Los sistemas pueden ser eva-
luados por su compatibilidad con respecto a estos requisitos, como parte de los procesos de
mantenimiento y mejora del SGDA. Los sistemas de documentos de la actividad compatibles asegu-
ran la responsabilidad organizativa, la buena gobernanza y la gestión de riesgos.

2.3.3.5 Exhaustivo
Los sistemas de documentos de la actividad exhaustivos gestionan documentos derivados de la gama
completa de actividades de la organización, grupo de organizaciones, o secciones de la misma, en las
cuales son utilizados. Los sistemas de documentos de la actividad exhaustivos facilitan la eficiencia y
eficacia organizativas.

2.3.3.6 Sistemático
Los procesos de creación y gestión de documentos de la actividad son sistematizados a través del dise-
ño y operación de sistemas documentales y sistemas operacionales de acuerdo con las políticas
documentadas, las responsabilidades asignadas y metodologías formales. Esto ayuda a conducir efi-
cazmente las actividades y gestionar el riesgo.

2.4 Principios de un SGDA

2.4.1 Generalidades
La implementación exitosa de un SGDA se basa en los principios establecidos en los apartados 2.4.2
a 2.4.8.

2.4.2 Enfoque al cliente y otras partes interesadas


Centrarse en las necesidades actuales y futuras de los clientes de la organización y las expectativas
de otras partes interesadas, integrándolas con los requisitos del sistema documental establecido en
el marco del SGDA.

2.4.3 Liderazgo y responsabilidad


El liderazgo establece la ética del propósito, la dirección y el gobierno de la organización en un entorno
en el que la gente entienda y se les motive para lograr una buena práctica de gestión de documentos de
la actividad para cumplir los objetivos y los requisitos de responsabilidad de la organización.

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2.4.4 Toma de decisiones basada en la evidencia

El establecimiento de un SGDA permite la creación, incorporación y control de los activos de infor-


mación de la organización en forma de documentos de la actividad fiables y auténticos para apoyar la
toma de decisiones basada en la evidencia en toda la organización.

2.4.5 Implicación del personal

Es conveniente que se definan claramente las responsabilidades sobre los documentos de la activi-
dad y la capacitación adecuada para todos los empleados de la organización que crean, manejan, o
utilizan los mismos. Esto se aplica a los contratistas, u otras partes interesadas y al personal de otras
organizaciones que comparten procesos de actividades y sus correspondientes documentos. Un me-
jor conocimiento de los documentos de la actividad en toda la organización mejora su base de
información y aumenta la toma de decisión eficaz.

2.4.6 Enfoque por procesos

La gestión de las actividades y programas de la organización como procesos en los que la creación de
documentos de la actividad y las actividades de la organización están integradas aumenta la eficiencia
tanto para las actividades documentales como para las restantes actividades de la organización.

2.4.7 Enfoque sistémico de la gestión

La integración de la gestión de documentos de la actividad dentro de las actividades de la organiza-


ción en el contexto más amplio de un sistema de gestión incluye el análisis de los requisitos y planes,
así como de ejecución, revisión y mejora con regularidad de las políticas y procedimientos en toda la
organización.

2.4.8 Mejora continua

La supervisión regular, la revisión y la mejora continua del desempeño global del SGDA alimentan la
revisión y mejora del sistema de gestión de la organización en general.

2.5 Enfoque por procesos de un SGDA

Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o la naturaleza de sus actividades, de-


terminan y aplican los procesos de trabajo adecuados para alcanzar sus metas y objetivos
específicos. Esta norma hace hincapié en la aplicación consciente de un sistema para todos los pro-
cesos de una organización y cuya naturaleza dinámica de los procesos y sus interrelaciones sean
reconocidas y gestionadas.

El enfoque por procesos de un SGDA enfatiza la importancia de:

a) la identificación de los requisitos para los documentos de la actividad de una organización, inclu-
yendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas y estableciendo políticas y
objetivos para los documentos de la actividad;

b) la implementación y operación de los controles para la gestión de riesgos de una organización


en relación con sus documentos de la actividad, en el contexto de una gestión global de riesgos;

c) la supervisión y la revisión del desempeño y la eficacia de un SGDA; y


d) la mejora continua basada en mediciones objetivas.

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La figura 2 ilustra cómo el SGDA determina los requisitos de gestión de los documentos de la actividad
y las expectativas de las partes interesadas (clientes y otros) y, a través de los procesos necesarios,
produce como salida documentos de la actividad que cumplan los requisitos y expectativas.

Figura 2 - Estructura del SGDA

Esto se puede aplicar de una manera escalonada para adaptarse a las necesidades de una organi-
zación, pequeña, mediana o grande. Esto significa que el nivel de detalle y complejidad de un SGDA,
y el alcance de los recursos empleados, depende de factores tales como el alcance del sistema y el
tamaño y la naturaleza de las actividades, los productos y los servicios de la organización.

2.6 Rol de la alta dirección

La alta dirección es responsable del establecimiento de la orientación de una organización y de la


comunicación de las prioridades a empleados y partes interesadas. Esto incluye la vinculación del
SGDA a las necesidades y objetivos de la organización, y la comprensión de los riesgos asociados
con una gestión inadecuada de los documentos de la actividad.

La alta dirección fija las políticas con el fin de:

a) lograr la coherencia de las operaciones en toda la organización;

b) exigir a los empleados la adopción de los requisitos de un SGDA;

c) garantizar que los procesos operacionales sean transparentes y comprensibles;

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d) asegurar a los accionistas, consejos de dirección, organismos reguladores, auditores y otras par-
tes interesadas que los documentos de la actividad se gestionan apropiadamente.

A través de un liderazgo y responsabilidad visibles, la alta dirección crea un entorno en el cual un


SGDA puede operar de manera eficiente. Los principios del SGDA (ver 2.4) son utilizados por la alta
dirección como fundamento de su rol para:

1) establecer, mantener y promover la política y los objetivos de gestión de documentos de la acti-


vidad con el fin de aumentar el conocimiento organizacional, la motivación y la conformidad;

2) asegurar que las responsabilidades y las autoridades referentes a la gestión de documentos de


la actividad estén definidas, asignadas y comunicadas a toda la organización;

3) asegurar que se establece, implementa y mantiene un SGDA eficaz y eficiente, para alcanzar los
objetivos de la organización;

4) asegurar la disponibilidad de los recursos y las competencias necesarias para apoyar y mante-
ner el SGDA;

5) revisar periódicamente el SGDA; y

6) decidir las acciones de mejora del SGDA.

2.7 Relaciones con otros sistemas de gestión

Los sistemas de gestión se centran en el logro de resultados y la gestión de riesgos a fin de satisfacer los
objetivos operacionales, los requisitos de responsabilidad y las expectativas de las partes interesadas.

La integración de un SGDA en un sistema de gestión global de una organización tiene por objetivo:

a) optimizar los procesos y recursos mediante la integración de los procesos documentales con
otras actividades;

b) apoyar la toma de decisiones basada en la evidencia;

c) favorecer la coherencia entre los sistemas de gestión;

d) cumplir con los requisitos y proporcionar evidencia de dicho cumplimiento.

La implementación de normas sobre SGDA elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11 pueden asistir a las
organizaciones en el cumplimiento de los objetivos de otras normas de sistemas de gestión (NSG),
tales como la calidad, la gestión de riesgos, la conformidad y la seguridad, contribuyendo así a al-
canzar los objetivos de las organizaciones. Esto se hace para:

1) asegurar que la información autorizada, confiable y la evidencia de las actividades de la organi-


zación realizadas dentro de un sistema de gestión se creen, gestionen y sean accesibles a
quienes las necesitan, y durante el tiempo que las necesitan;

2) establecer un enfoque sistemático y verificable de la gestión de documentos de la actividad y de


procesos documentales asociados con las actividades de otros sistemas de gestión;

3) establecer un marco de evaluación para los documentos de la actividad, prácticas y procesos


documentados con otros sistemas de gestión;

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4) contribuir a la mejora continua del desempeño de la organización a través de sus sistemas inte-
grados de gestión.

La integración de un SGDA en los sistemas de cumplimiento, desempeño, auditoría y automatización


de la organización, proporciona una estructura que fomenta la satisfacción del cliente y la calidad del
producto.

3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para los fines de este documento, se aplican los términos y definiciones siguientes:

3.1 Términos relacionados con los documentos de la actividad

3.1.1
archivos
“archives”
documentos de la actividad permanentes
documentos de la actividad que se conservan para un uso continuo

NOTA 1. Los archivos pueden ser el lugar donde los materiales de archivo se conservan y están disponibles para su con-
sulta. También puede referirse como depósito de archivo.

NOTA 2. Los archivos pueden ser una organización, agencia o servicio responsable de la selección, adquisición, conserva-
ción y acceso a los archivos. A veces esto se refiere a una agencia archivística, institución archivística o un servicio
archivístico.

3.1.2
activo
“asset”
cualquier bien que tiene valor para la organización
NOTA. Existen muchos tipos de activos, que incluyen:

a) información;
b) software, tal como un programa informático;
c) físicos, por ejemplo un computador;
d) servicios;
e) personas y sus calificaciones, habilidades y experiencia; e
f) intangibles, como reputación e imagen.

[ISO/IEC 27000:2009, definición 2.3]

3.1.3
documento
“document, noun”
información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad

[IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.10]

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3.1.4
documentación
“documentation”
conjunto de documentos que describe operaciones, instrucciones, decisiones, normas y procedimien-
tos organizativos referidos a una determinada función, proceso o transacción

[ISO/TR 26122:2008, definición 3.1]

3.1.5
evidencia
“evidence”
documentación de una transacción
NOTA. Es una prueba de realización de una transacción que puede demostrar que ha sido creada en su curso normal y que
está intacta y completa. No se limita al sentido legal del término.

3.1.6
metadatos
“metadata”
datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos de la actividad y su
gestión a través del tiempo

[IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.12]

3.1.7
documentos de la actividad
“records”
información creada o recibida, conservada como evidencia y prueba, por una organización o una
persona, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales

NOTA 1. Adaptación de IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.15.

NOTA 2. El término evidencia no está limitado al sentido legal (ver 3.1.5).

NOTA 3. Se aplica a la información en cualquier medio, forma o formato.

3.2 Términos relacionados con gestión

3.2.1
responsabilidad
“accountability”
principio según el cual, los individuos, las organizaciones y la sociedad son responsables de sus ac-
ciones y se les puede requerir una explicación al respecto
[IRAM-ISO 15489-1:2002, definición 3.2]

3.2.2
no conformidad
“nonconformity”
incumplimiento de un requisito

[ISO/TMB/TAG13-JTCG, definición T.3.6]

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3.2.3
organización
“organization”
persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con responsabilidad, autoridad y rela-
ciones para llevar cabo sus objetivos
NOTA. El concepto de organización incluye, aunque no exclusivamente, emprendimientos unipersonales, compañías, cor-
poraciones, firmas, empresas, autoridades, asociaciones, establecimientos o instituciones benéficas, una parte o
combinación de éstas, constituidas o no, públicas o privadas.

[ISO/TMB/TAG13-JTCG, definición T.1.1]

3.2.4
política relativa a los documentos de la actividad
“records policy”
intenciones y dirección generales de una organización en relación con los sistemas de gestión de do-
cumentos de la actividad, expresados formalmente por la alta dirección

3.2.5
alta dirección
“top management”
persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel
NOTA 1. La alta dirección tiene el poder de delegar la autoridad y proveer los recursos dentro de la organización.

NOTA 2. Una organización puede ser identificada para esta finalidad en relación con el alcance de la implementación de un sis-
tema de gestión.

[ISO/TMB/TAG13-JTCG, definición T.1.5]

3.3 Términos relacionados con los procesos de gestión de documentos de la actividad

3.3.1
acceso
“access”
derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información
[IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.1]

3.3.2
clasificación
“classification”
identificación y ordenación sistemática de las actividades de las organizaciones o de los documentos
de la actividad en categorías, de acuerdo con convenciones lógicamente estructuradas, métodos, y
normas de procedimiento representados en un sistema de clasificación
[IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.5]

3.3.3
conversión
“conversion”
proceso de transformación de los documentos de la actividad de un formato a otro

EJEMPLO. Escanear documentos en papel para crear imágenes digitales (TIFF, JPG, etc.), convertir
documentos de texto en PDF, archivos de texto UNIX en archivos de texto Microsoft (Windows), actuali-
zar archivos MS Word desde la versión 1 a la versión 2.

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3.3.4
destrucción
“destruction”
proceso de eliminación o borrado de documentos de la actividad, de manera tal que no sea posible
su reconstrucción

NOTA. Adaptación de IRAM-ISO 15489-1:2008, DEFINICIÓN 3.8.

3.3.5
disposición
“disposition”
serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de conservación, destrucción o trasferencia
de documentos de la actividad que son detallados en las reglas de conservación u otros instrumentos.

[IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.9]

3.3.6
documentar
“document, verb”
registrar, verificar o anotar para una recuperación posterior

3.3.7
indización
“indexing”
establecimiento de puntos de acceso para facilitar la recuperación

NOTA. Adaptado de IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.11.

3.3.8
migración
“migration”
proceso de transferencia de los documentos de la actividad de una configuración de hardware o
software a otro sin modificar su formato

EJEMPLO. La migración comprende, por ejemplo, la transferencia de datos de discos magnéticos a cin-
tas magnéticas, de archivos de una base de datos Oracle a SQL Server (ver 3.3.3 para uso consistente).

3.3.9
conservación
“preservation”
procesos y operaciones realizados para garantizar la conservación de los documentos de la actividad
a través del tiempo

NOTA. Adaptado de IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.14.

3.3.10
registro
“registration”
acto por el cual se adjudica a un documento de la actividad un identificador único en el momento de
su entrada en el sistema.

[IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.18]

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3.3.11
trazabilidad
“tracking”
Creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y uso de los documentos
de la actividad

[IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.19]

3.3.12
transferencia
“transfer”
cambio de la custodia o propiedad de los documentos de la actividad

NOTA 1. La transferencia puede incluir el traslado de los documentos de la actividad desde una localización a otra.

NOTA 2. Adaptado de IRAM-ISO 15489-1:2008, definiciones 3.20 y 3.21.

3.4 Términos relacionados con el SGDA

3.4.1
sistema de gestión
“management system”
conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización para establecer polí-
ticas, objetivos y procesos para alcanzar dichos objetivos

NOTA 1. Un sistema de gestión puede abordar una sola disciplina o varias disciplinas.

NOTA 2. Los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización, roles y responsabilidades, planificación, ope-
ración, etc.

NOTA 3. El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identifi-
cadas de la organización, secciones específicas e identificadas de la organización, o una o más funciones de un grupo de
organizaciones.

[ISO/TMB/TAG13-JTCG, definición T.2.1]

3.4.2
sistema de gestión de documentos de la actividad
“management system for records”
sistema de gestión de una organización para dirigir y controlar los documentos de la actividad

3.4.3
gestión de documentos de la actividad
“records management”
ámbito de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mante-
nimiento, uso y disposición de los documentos de la actividad, incluidos los procesos para la
incorporación y el mantenimiento de la evidencia y la información acerca de las actividades y
transacciones de la organización en forma de documentos de la actividad

[IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.16]

NOTA. En inglés se denomina también “record keeping”.

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3.4.4
sistema documental
“records system”
sistema de información que incorpora, gestiona y proporciona acceso a los documentos de la activi-
dad a través del tiempo.

NOTA. Adaptado de IRAM-ISO 15489-1:2008, definición 3.17.

3.4.5
sistema
“system”
conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan

[IRAM-ISO 9000:2005, definición 3.2.1]

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Anexo A
(Informativo)

Metodología utilizada para elaborar el vocabulario

A.1 Generalidades

La aplicación universal de las normas relativas a SGDA elaborados por el ISO/TC 46/SC 11 necesita
la utilización de:

a) una descripción técnica, sin el uso de lenguaje técnico, y

b) un vocabulario coherente y armonizado que sea de fácil comprensión para todos los usuarios po-
tenciales de normas del SGDA.

Los conceptos no son independientes unos de otros, y un análisis de las relaciones entre conceptos
dentro del ámbito del SGDA y la disposición de ellos en sistemas de conceptos es un prerrequisito de
un vocabulario coherente. Tal análisis fue utilizado en el desarrollo del vocabulario especificado en
esta norma. Incluidos los diagramas conceptuales empleados en el proceso de desarrollo, reproduci-
dos en A.3, podrían ser útiles en un sentido informativo.

A.2 Relaciones entre los conceptos y sus representaciones gráficas

Hay cuatro formas principales de relaciones entre los conceptos indicados en este anexo, según la
norma ISO 704:2009 en referencia a la ISO 9000:2005 y a la GB T-19.100-2003 (China):

a) asociativa (ISO 704:2009, 5.5.3 y la IRAM-ISO 9000:2000, A.3.4) (con flechas);

b) circulación en un sentido (GB-T 19100-2003, A.2.2.2) (con flechas);

c) partitiva (ISO 704:2009, 5.5.2.3 y la IRAM-ISO 9000:2000, A.3.3) (sin flechas);

d) genérica (ISO 704:2009, 5.5.2.2 y la IRAM-ISO 9000:2000, A.3.2) (sin flechas).

A.3 Diagramas conceptuales

Las figuras A.3.1 a A.3.4 muestran los diagramas de conceptos en los que se basan los grupos temá-
ticos del capítulo 3.

Puesto que los términos se repiten sin la definición y las notas relacionadas, se recomienda hacer re-
ferencia al capítulo 3 para consultar estos elementos.

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Figura A.3.1 - Conceptos sobre documentos de la actividad (3.1)

Figura A.3.2 - Conceptos relacionados con gestión (3.2)

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Figura A.3.3 - Conceptos relativos a los procesos de gestión de la actividad (3.3)

Figura A.3.4 - Conceptos relacionados con sistemas de gestión


de documentos de la actividad (3.4)

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Bibliografía de la ISO 30300:2011

[1] ISO 704:2009, Terminology work - Principles and methods.

[2] ISO 9000:2005, Quality management systems - Fundamentals and vocabulary.

[3] ISO 10241-1, Terminological entries in standards - Part 1: General requirements and examples
of presentation.

[4] ISO 15489-1:2001, Information and documentation - Records management - Part 1: General.

[5] ISO/TR 26122:2008, Information and documentation - Work process analysis for records.

[6] ISO/IEC 27000:2009, Information technology - Security techniques - Information security


management systems - Overview and vocabulary.

[7] GB/T 19100-2003 (China), Terminology work - Establishment of concept system.

[8] ISO/TMB/TAG13-JTCG Final draft High Level Structure and identical text for MSS and common
MS terms and core definitions, February 2011.

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Índice alfabético

A M

acceso 3.3.1 metadatos 3.1.6


archivos 3.1.1 migración 3.3.8
activo 3.1.2
alta dirección 3.2.5
N

C no conformidad 3.2.2

clasificación 3.3.2
conservación 3.3.9 O
conversión 3.3.3
organización 3.2.3

D
P
destrucción 3.3.4
disposición 3.3.5 política relativa a los documentos
documentar (verbo) 3.3.6 de la actividad 3.2.4
documentación 3.1.4
documento (sustantivo) 3.1.3
documentos de la actividad 3.1.7 R

registro 3.3.10
E responsabilidad 3.2.1

evidencia 3.1.5
S

G sistema 3.4.5
sistema de gestión 3.4.1
gestión de documentos sistema de gestión de documentos
de la actividad 3.4.3 de la actividad 3.4.2
sistema documental 3.4.4

I
T
indización 3.3.7
transferencia 3.3.12
trazabilidad 3.3.11

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Anexo B - IRAM
(Informativo)

Bibliografía

En el estudio de esta norma se han tenido en cuenta los antecedentes siguientes:

ISO - INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION


ISO 30300:2011 - Information and documentation. Management system for records.
Fundamentals and vocabulary.

AENOR - ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN


UNE-ISO 30300:2011 - Información y documentación. Sistemas de gestión para los
documentos. Fundamentos y vocabulario.

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Anexo C - IRAM
(Informativo)

Integrantes de los organismos de estudio

El estudio de esta norma ha estado a cargo de los organismos respectivos, integrados en la forma
siguiente:

Subcomité de Archivos

Integrante Representa a:

Sr. Nicolás GULMINELLI VI-DA DIGITAL S.A.


Srta. Alicia Verónica LASZLO HOLLAND ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Arch. José A. RUIZ ADIMINSTRADORA DE ARCHIVOS (ADEA)
Sra. Ana SÁNCHEZ VI-DA DIGITAL S.A.
Prof. Anna SZLEJCHER UNIVERSIDAD NACIONAL DE CÓRDOBA -
ESCUELA DE ARCHIVOLOGÍA
Lic. Verónica Marcela VALIENTE ARCHIVO HISTÓRICO - GOBIERNO DE LA CIUDAD
Bib. Natalio TENUTA IRAM
Bib. Ezequiel ACUÑA IRAM

Comité General de Normas (C.G.N.)

Integrante Integrante

Ing. Alberto BUSTOS ROYER Téc. Hugo D. MARCH


Ing. Ramiro FERNÁNDEZ Ing. Darío MISLEJ
Lic. Alicia GUTIÉRREZ Lic. Héctor MUGICA
Ing. Jorge KOSTIC Ing. Tulio PALACIOS
Dr. Ricardo MACCHI Ing. Pablo PAISAN
Ing. Jorge MANGOSIO

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ICS 01.040.01; 01.140.20


* CNA 7650

* Corresponde a la Clasificación Nacional de Abastecimiento asignada por el Servicio Nacional de Catalogación del Ministerio de Defensa.

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