APLICABILIDAD Y USO DE LAS HERRAMIENTAS EN LA GESTIÓN DE

PROYECTOS

GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Presentado por: GERARDO GUILLERMO ROBAYO LEON

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE - 2019

 La gerencia de proyectos se ha venido imponiendo como una disciplina

cada vez más importante en el ámbito de las instituciones y empresas en la

medida que el entorno se ha vuelto cambiante y exige la adaptación de estas.

Se requiere cada vez más la utilización de prácticas adecuadas en la

administración de los proyectos para el ahorro de costos, la reducción de los

riesgos y mejorar en la consecución de la satisfacción de los clientes. La

inclusión de oficinas de administración de proyectos (PMO) originan la

adopción de prácticas en este tema a lo largo de las organizaciones

permitiendo obtener beneficios en el tiempo y su supervivencia en el medio

todo esto con el apoyo de las directivas que deben mantener el compromiso en

el uso de estas.

La mayoría de las empresas que han adoptado estrategias para la gestión

de proyectos o invertido en la formación de sus recursos en estas han logrado

permanecer en sus mercados. Tal es el caso de compañías como Intel,

DirecTV y otras que mediante la adopción de la cultura de proyectos a través

de una PMO o la realización de mejoras a sus procesos de satisfacción con sus

clientes han logrado agregar valor a sus compañías al ejecutar acciones

basadas en estos principios y aumentar el número de proyectos exitosos en

tiempo y costo. La medición en los procesos de negocio tiene gran importancia

pues los valores son los que permiten establecer un control sobre algo y en

referencia a algo anterior que se quiere cambiar o mejorar.

Un caso del mejoramiento logrado por la compañía Intel fue logrado por la

utilización de una metodología ágil donde los proyectos se acortaban (promedio

de seis meses) o particionaban para lograr cubrir expectativas de los clientes

en un menor tiempo logrando frenar los cambios de alcance o de los casos de

negocio que usualmente se traducían en mayores tiempos y controles de

cambio.

Un aspecto relacionado con la importancia de la agilidad de las compañías

es la necesidad de adoptar medidas que apoyen la facilidad de respuesta a los

cambios junto con la administración del cambio mismo. El estudio realizado por

el PMI de 2012 “Pulse of the Profession In-Depth Report: Organizational

Agility“, muestra la importancia de tener mecanismos en la administración del

cambio como ayuda en la obtención de agilidad en las compañías (92%) y

demuestra cómo se obtienen respuestas más adecuadas y oportunas a

cambios externos así como su detección anticipada por una lectura basada en

los principios y prácticas de la gestión de proyectos.

De manera similar se tiene que aquellas compañías con una administración

de los riesgos contemplada dentro de sus procesos de negocios obtenían una

mayor agilidad de respuesta a los cambios (90%) utilizando oficinas para la

gestión de proyectos, así como estandarización del manejo del riesgo.

Por último y no menos importante es la utilización de prácticas relacionadas

con la gestión de proyectos donde aquellas compañías con estándares para su

gestión a través de todos sus departamentos y/o contemplaban elementos de

administración de portafolios con frecuencia tenian tres veces más agilidad que

las demás.

Todo lo anterior apunta a la importancia de generar una cultura

organizacional hacia la gestión de los proyectos incluyendo el tema de

administración del cambio que se ha vuelto la constante en todos los mercados

para lograr la agilidad requerida en la toma de las decisiones administrativas y

financieras de forma oportuna.

La agilidad como concepto se debe acompañar de medidas para lograrla

dada la evidencia de su efectividad en el logro de proyectos exitosos en tiempo

y presupuesto alineados con los objetivos organizacionales permitiendo una

mejora en el desempeño que se traduce en una ventaja competitiva para la

supervivencia frente al mercado.

En un enfoque hacia la administración de proyectos ágil esta les ayuda a

controlar el riesgo, a mantener el enfoque en las prioridades, les permite ser

más rápidas y responder a sus clientes y mercados. Dada la entrega en

tiempos más cortos se pueden optar por financiar proyectos al ritmo que se

desee incluso de una iteración y se obtiene la capacidad de cambiar de

dirección sin el riesgo y el costo de abandonar proyectos a medio camino.

Bibliografía

https://www.pmi.org/Business-Solutions/White-Papers/organizational-agility-speed-strategy
https://www.pmi.org/Business-Solutions/White-Papers/valur-project-management
https://www.pmi.org/learning/library/sustainable-organizational-agility-transformation-approaches-5816
Project Management Institute (2017). “Una Guía a los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBoK Guide)".
Sexta Edición. Inc.