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MANUAL DEL USUSARIO PARA REGISTRAR

UNA SUGERENCIA U OPORTUNIDAD DE MEJORA

Al ingresar al buzón de sugerencias y oportunidades de mejora el sistema muestra un


formulario para ingreso de datos en el que se pueden registrar los tipos de casos:
sugerencias y oportunidades de mejora yal como se muestra en la siguiente imagen:

Nota. La información que se incluye en el formulario queda directamente vinculada


con el Modulo de Mejoramiento Continuo que se encuentra en Isolución, donde
posteriormente el usuario responsable le dará la gestión y cierre a la respectiva
sugerencia u oportunidad de mejora.

A. Nombre. Campo descriptivo que se muestra automáticamente de la


información que registra el usuario inicialmente cuando accede a la intranet de
la Universidad.
B. Identificación. Campo que se muestra de manera descriptiva en el cual se
refleja el dato incluido en la identificación del usuario, este se alimenta de dato
que se ingresa cuando el usuario accede a la intranet.

C. Tipo cliente. Campo que describe el tipo de usuario que está creando la
sugerencia u oportunidad de mejora .Por ejemplo estudiante, empleado.

D. Email. Campo descriptivo que se muestra automáticamente de la información


que registra el usuario inicialmente cuando accede a la intranet de la
Universidad.

Nota. Al correo que aquí se determine llega posteriormente una notificación


confirmando que el caso fue registrado. Adicionalmente, le informa al usuario la
observación que dio el responsale para el cierre del caso.

E. Teléfono. Caja de texto en la cual el usuario incluye su número de teléfono. No


es obligatorio.

F. Tipo de Caso. Campo que se define por medio de una lista desplegable en la
que se selecciona el tipo de caso (sugerencia u oportunidad de mejora) que se
esta reportando.

G. Proceso. Campo de selección donde se relaciona el proceso al que se quiere


vincular la sugerencia u oportunidad de mejora.

Para seleccionar el proceso se debe hacer clic en la opción , luego el


sistema arroja una ventana emergente con la lista de procesos.
Cuando se ha definido el nivel de proceso el usuario debe dar clic sobre el ítem
correspondiente que quiere vincular a la sugerencia u oportunidad de mejora.

Para cerrar la ventana se debe dar clic en el ítem .

Cuando el usuario requiere cambiar el proceso que ha seleccionado debe dar


clic en el botón .

H. Producto. Campo obligatorio que se muestra en forma de lista desplegable del


cual se selecciona el producto asociado al proceso que se relacionó
anteriormente.

I. Descripción de los hechos. Campo descriptivo que se muestra de forma


obligatoria en donde el usuario debe definir la sugerencia u oportunidad de
mejora que desea realizar.

Si el usuario desea eliminar los datos de la sugerencia u oportunidad de mejora


que está registrando, debe dar clic sobre el botón , automáticamente el
sistema realiza una limpieza de los datos que se incluyeron previamente en
cada uno de los campos del formulario.

Cuando se quiere enviar la sugerencia u oportunidad de mejora reportada se debe


hacer clic sobre el botón , en este caso el sistema envía un correo electrónico a
cada uno de los siguientes usuarios:

 Responsable del producto al que se le está reportando la sugerencia u


oportunidad de mejora. Este producto se determina en el formulario de captura
durante la creación del caso.

 Usuario que esta reportando la sugerencia u oportunidad de mejora. En la


creación de la sugerencia u oportunidad de mejora cuando se está
diligenciando el formulario, al usuario se le fija una dirección de correo
electrónico, este correo es el asignado por la institución.

 E-mail remitente. “calidad@uninorte.edu.co”.