PLAN ARCHIVÍSTICO AP SENA

Bucaramanga, 05 de agosto de 2019

ELABORADO POR: Brayan Antonio Mora Ruiz

Dayana Marcela Alvarado Ortiz
Juanita Gutiérrez Díaz
Karen Paola Gómez Vecino

1. INTRODUCCIÓN

La metodología empleada en la elaboración de este plan consistió en pruebas de campo

en varios archivos, se analizaron los resultados obtenidos y a partir de ahí, se
establecieron promedios y fórmulas según el caso. También se tuvo en cuenta la
información de fabricantes de papel, estantería y unidades de conservación y los datos
suministrados por la entidad.
Proyectar áreas de depósito para archivo, teniendo en cuenta el volumen actual de los
documentos, peso, tipo de estantería y crecimiento.
La Asociación de Pensionados del Sena (APSENA) representa a los pensionados de las
Regionales Distrito Capital y Dirección General, ante el SENA, Ministerio de la Protección
Social y demás entidades públicas y privadas que tengan relación con el pensionado.

2. OBJETIVO

Conocer las primeras instancias del archivo de la entidad APSENA y proponer la mejor
distribución y conservación adecuada del mismo.
Plan archivístico 2

3. JUSTIFICACIÓN

Todo lo propuesto en este plan para la Asociación de Pensionados del Sena se realiza
con base en el acuerdo 049 del Archivo General de la Nación en el cual se especifican
las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, así como también la guía
“Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo” de donde se toman las dimensiones,
materiales y referencia de las cajas a utilizar.
En cuanto a la fórmulas utilizadas en los procedimientos desarrollados, se tomaron de la
Norma Técnica Colombiana 5029 del 2001, que trata la medición de archivos.
El plan archivístico representa una mejor disposición del archivo y contribuye con la
consecución de la conservación adecuada del mismo. Es importante que con el pasar del
tiempo y a medida que se presente el incremento natural de la documentación se sigan
haciendo cambios pertinentes para seguir conservando el acervo documental en buen
estado.

4. ESTADO INICIAL

Disposición de la documentación: Una parte en mueble librero y otra ubicada en el suelo

dentro de bolsas
Unidades de conservación: La documentación se encuentra almacenada en carpetas y
tomos
Gramaje del papel: 75 g

5. TOMA DE DATOS

Para el caso de la documentación que se encuentra en estantería se utiliza el método de

metros lineales y se obtienen 1.59 m
Plan archivístico 3

La documentación que se encuentra en el piso tiene forma de paralelepípedo y es preciso

aplicar la fórmula para hallar el volumen

V = (Área de la base) x h

Las variables medidas dieron los siguientes resultados

ab = 0,2574
h = 0,37

6. CALCULOS FINALES

Para la documentación en estantería

 LIBROS
 Libros 1
Q = # metros x PFM
Donde:
Q = cantidad de folios
# metros = 0.46m
PFM = 8700
Resulta Q = 0.46 X 8700 = 4.002 folios
Para obtener datos adicionales
Donde:
Folios = 4.002
Libros = 17
Libros por caja = 6
Resulta = 4.002 / 17 = 235 folios por libro
= 17 / 6 = 3 cajas requeridas
Plan archivístico 4

 Libros 2
Q = # metros x PFM
Donde:
Q = cantidad de folios
# metros = 0.60m
PFM = 8700
Resulta Q = 0.60 X 8700 = 5220 folios
Para obtener datos adicionales
Donde:
Folios = 5220
Libros = 18
Libros por caja = 6
Resulta = 5220 / 18 = 290 folios por libro
= 18 / 6 = 3 caja requerida
 Libros 3
Q = # metros x PFM
Donde:
Q = cantidad de folios
# metros = 0.23m
PFM = 8700
Resulta Q = 0.23 X 8700 = 2.001 folios
Para obtener datos adicionales
Donde:
Folios = 2.001
Libros = 7
Libros por caja = 6
Plan archivístico 5

Resulta = 2.001 / 7 = 286 folios por libro

= 7 / 6 = 1 ---(2 cajas requeridas)

 LEGAJOS
Q = # metros x PFM
Donde:
Q = cantidad de folios
# metros = 0.18m
PFM = 8700
Resulta Q = 0.18 X 8700 = 1.566 folios
Para obtener datos adicionales
Donde:
Folios = 1.566
Folios por carpeta = 286
Carpetas por caja = 7
Resulta = 1.566 / 190= 8 carpetas requeridas
= 8 / 7 = 1 caja requerida

 CARPETAS
 Carpetas 1
Q = # metros x PFM
Donde:
Q = cantidad de folios
# metros = 0.36m
PFM = 9000
Resulta Q = 0.36 X 9000 = 3.240 folios
Plan archivístico 6

Para obtener datos adicionales

Donde:
Folios = 3.240
Carpetas = 7
Folios por carpeta = 160
Carpetas por caja = 6
Resulta = 3.240 / 7 = 463 folios por carpeta
Hay 463 folios por carpeta y la cantidad promedio por carpeta es de 160 folios
= 3.240 / 160 = 20 carpetas requeridas
= 20 / 6 = 3 cajas requeridas

Totales de la documentación en estantería

Q total = 4176 + 2088 + 2871 + 1701 + 3240 = 14.076 folios
Metros lineales = 0.48 + 0.24 + 0.33 + 0.18 + 0.36 = 1.59 m
Cajas requeridas: 11
Carpetas requeridas: 30 carpetas requeridas
Plan archivístico 7

Para la documentación en el piso se aplica la fórmula de volumen con las mediciones

obtenidas en el sitio del archivo

V = (Área de la base) x h

Total de folios obtenidos por la medición en la estantería y los cálculos en el piso

Q total =
Medición lineal total =
Mediciones en otras unidades:
Medición cúbica total =
Medición de área de depósito necesaria =
Peso total =
Plan archivístico 8

7. RECURSOS REQUERIDOS

RECURSO DESCRIPCIÓN CANTIDAD

Caja para archivo de
referencia X200
-Dimensiones internas
ancho: 20 cm x alto: 25
CAJAS
cm x largo 39 cm.
-Dimensiones externas
ancho: 21 cm x alto: 26.5
cm. X largo: 40 cm.

Se pueden usar carpetas

plegadas por la mitad
CARPETAS para almacenar
documentos de diferentes
tamaños.
- Deberá tener una altura
de 2.20 mts y cada
bandeja soportar un peso
de 100kg/mt lineal.
ESTANTERÍA
- La estantería total no
deberá tener más de 100
mts de longitud.

8. CONCLUSIONES

 Es importante aclarar que los cálculos realizados tienen un margen de error del
10%, por lo que debe tenerse en cuenta al momento de llevar a cabo toda acción.

 Para el almacenamiento de documentos del archivo de la Asociación de

Pensionados del Sena se requieren X cajas, X carpetas y X estantes.
Plan archivístico 9

 El área del archivo es de X metros cuadrados.