Manuales administrativos

Definición.
Son documentos que contienen la descripción de las actividades que se deben realizar
para cumplir las funciones de la organización.
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y
cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos
y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Importancia.
La tarea principal de un administrador es organizar delegar, supervisar y estimular. Esto
hace evidente que existe una secuencia de acciones y seguir y nos indica que:
a) Antes de delegar los puestos de trabajo es necesario organizar los recursos con
que cuenta la empresa.
b) La delegación que induce el establecimiento de normas de actuación debe
proceder al acto de supervisión
c) Los jefes deben delegar y vitalizar las normas de actuación y reconocer y
recompensar la ejecución del trabajo para motivarlos.
Las acciones de organizar no se limitan a desarrollar un manual de organización también
se ocupan de centralizar los objetivos de organismo el análisis de los bienes o servicios
comercialización finanzas administración de personal presupuestos y una apreciación de
las habilidades y capacidades del personal con que se cuenta
De una estimación de Estos y otros factores realizados entre sí se derivan un plan de
organización que se expresa Generalmente en un organigrama
Algunos manuales no sólo tienen organigramas otros también contienen gráficas y
material con el que desea indicar
 Los objetivos de empresa.
 Los canales de comunicación.

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  Las bases sobre las que se diseñó la estructura orgánica (por proceso, por
funciones, por productos, etc.)
 Las relaciones del personal con autoridad de línea y de asesoría.
 Los deberes y responsabilidades de cada puesto específico.
Un manual de organización es el producto final tangible de la planeación organizacional
en la medida en que el manual contenga los aspectos anteriormente indicados la
dirección superior manifiesta su responsabilidad Para organizar los recursos humanos e
indicar dónde y quién debe hacer el trabajo.
Cuando no se cuenta con un manual de organización o cuando se dispone de uno, pero
éste no está actualizado o sólo se limita a gráficas es de suponer que la planeación de
la organización no se realizó de manera sistematizada.
Objetivo de los manuales administrativos.
En la actualidad, una de las estrategias para el desarrollo de organizaciones de todo tipo
y tamaño es la formalización. Ésta se refiere al grado en que un organismo social
establece por escrito la estructura organizacional, la estructura procedimental, las
políticas, etc., que guiarán el comportamiento de los empleados. Es necesario elaborar
guías sobre la actuación individual o por departamentos, para llevar a cabo un control
adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.
Por lo general, en la administración pública y la privada se observa que la aplicación de
la estructura orgánica, los procedimientos y la declaración de políticas están diseñados
y elaborados de manera muy confusa y dispersa.
Los manuales administrativos son instrumentos que contienen información sistemática
sobre historia, objetivos, políticas, estructura orgánica, procedimientos de un organismo
social o de un área funcional básica, que dados a conocer al personal sirven para normar
su actuación y a coadyuvar al logro de los objetivos organizacionales.
Por uno u otro motivo, la mayoría de los manuales administrativos parecen estar
diseñados de manera predeterminada para alcanzar diversos fines: manuales de
bienvenida, de organización, de procedimientos, de políticas, etcétera. En opinión de A.
F. Bortz, los manuales básicos (de organización, reprocedimientos y de políticas) están
interrelacionados entre sí. Sin embargo, hay dos requisitos indispensables para asegurar
su éxito. El primero es una manifestación clara de los objetivos y planes generales de la
empresa, y el segundo, una comprensión total de la estructura de la empresa. Ahora es
necesario tratar lo referente a los objetivos que se pueden lograr con la preparación de

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manuales administrativos. Existen diversos objetivos en éstos, entre los más
sobresalientes se encuentran los siguientes:

• Estimular la uniformidad.
• Eliminar la confusión.
• Reducir la incertidumbre y la duplicación de funciones.
• Disminuir la carga de supervisión.
• Servir de base para la capacitación del personal.
• Evitar la implantación de procedimientos incorrectos.
• Presentar de manera clara y concisa el trabajo que se está haciendo en cada
departamento.
Con base en su clasificación y grado de detalle, con la elaboración e implantación de
manuales administrativos se pretenden lograr los objetivos siguientes:
• Instruir al personal acerca de aspectos básicos como: objetivos, funciones, relaciones
de trabajo, procedimientos, políticas, etc., para lograr una estandarización.
• Precisar la estructura orgánica de toda la empresa, de un área funcional para deslindar
responsabilidades, evitar la duplicidad de funciones y detectar omisiones
• Coadyuvar al personal de la empresa para la ejecución correcta de las tareas asignadas
y propi-ciar uniformidad en el trabajo.
• Servir como medio de integración a la empresa para el personal de nuevo ingreso.
• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de un programa de
reorganización. Por su parte, la Coordinación General de Estudios Administrativos de la
Presidencia de la República de México indica que: los manuales administrativos
proporcionan en forma ordenada información necesaria a las entidades públicas y/o a
las unidades que las integran, para el mejor desarrollo de las tareas administrativas. Los
manuales permiten lograr los objetivos generales siguientes:
• Presentar una visión de conjunto de la entidad.
• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar
responsabilidades.

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• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y
proporcionar uniformidad.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando la repetición
de instrucciones.
• Facilitar el reclutamiento y la selección de empleados.
• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos.
• Proporcionar información al público para su orientación. De lo antes expuesto se puede
concluir que el objetivo principal de los manuales administrativos es: especificar en
términos claros y concisos el “porqué” de las decisiones de la dirección superior y el
“cómo se debe llevar a la práctica” en un organismo social

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