UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
CEI: Liceo Guatemala
Nombre de la Carrera: LITAE
Curso: Automatización de procesos administrativos, Casos Empresariales
Horario: Jueves 18:00 hrs.
Tutor: Jahiron Giovanni Gómez Morales

CASO ALIMENTOS DE NELSON, S.A.

Godoy Guevara Rosa Marina 10282024

Ruiz Hernandez Elsa Magali 12182329
Cifuentes Rosales Jennifer Xiomara 15002029
Quiñonez Barillas Levi Neftali 04114064
Fecha de entrega:
22/08/2018

1
 TABLA DE CONTENIDO
TAREA NO.1 ................................................................................................................................................... 5
1. Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores externos
(oportunidades y amenazas), debidamente CUANTIFICADO1, cada aspecto. (Mínimo 5 de cada uno). ..... 6
2. Basado en los factores internos y externos cuantificados del caso ALINESA, elabore la identificación
del problema. ................................................................................................................................................ 7
3. Con base al cuadro del inciso anterior, mencione el problema que al resolverse puede coadyuvar a
la solución de la problemática actual de la empresa. Cabe mencionar que la solución al problema
identificado debe orientarse a la aplicación de los conceptos de sistematización y equipamiento. ........... 8
TAREA NO.2 ................................................................................................................................................... 9
1. Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos cuadrantes. Recuerde que las
estrategias deben ir orientadas al problema determinado en tarea No.1. ................................................ 10
MATRIZ FODA .............................................................................................................................................. 10
2. Haga un cuadro colocando sus estrategias y su clasificación según Porter ........................................ 11
ESTRATEGIAS Y SU CLASIFICACIÓN SEGÚN PORTER. .............................................................................. 11
SOLUCION DEL PROBLEMA.......................................................................................................................... 12
BENEFICIOS QUE TENDRÁ LA EMPRESA CON LA IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISTEMA ...................... 13
PLANEACIÓN DE LA SOLUCIÓN, IDENTIFICANDO UNA LISTA DE ACTIVIDADES NECESARIAS PARA CUMPLIR
CON EL OBJETIVO. ....................................................................................................................................... 13
MODELO IPO ............................................................................................................................................... 14
ACTIVIDADES A REALIZAR SEGÚN PROCESO MODELO IPO ......................................................................... 15
8. Generare un nuevo proceso, mediante el análisis de Valor Agregado (AVA). Tome como referencia
el proceso original, diseñado en el modelo IPO. ......................................................................................... 16
(A) Realice una comparación entre la situación actual de procesos y la propuesta. Compare el proceso
actual versus el nuevo proceso. .................................................................................................................. 17
TAREA NO. 3 ................................................................................................................................................ 18
ORGANIGRAMA PROPUESTO (NUEVO) ................................................................................................... 19
2. Clasifique el organigrama por su presentación, contenido y alcance, explique ............................. 20
3. Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta .................................. 20
4. Explique e identifique el departamento del organigrama en el cual se encuentra localizado el
problema. ................................................................................................................................................ 21
II Parte ......................................................................................................................................................... 22
Estructura de Procesos ................................................................................................................................ 22
1. Elabore un Diagrama de Flujo de datos con la simbología de Gane & Sarson, debe diagramar el
proceso resultante del Análisis de Valor Agregado AVA, agregue almacenes, flujos y entidades según a
su juicio lógico ......................................................................................................................................... 23

2
 2. Coloque información al DFD, como Título, elaborado por, revisado por, autorizado por, fecha de
creación y fecha de modificación. ........................................................................................................... 23
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS, DIAGRAMA TABULAR, TIPOS DE SISTEMAS Y TIPOS DE SALIDAS DE
INFORMACION......................................................................................................................................... 23
DIAGRAMA CONSULTA DE PRODUCTO EMPRESA ALINESA ........................................................................ 23
Análisis de Sistema o Lenguaje Estructurado o Identificación de Elementos ............................................. 24
6. Elabore un Diagrama Tabular Columnar acerca del proceso propuesto ............................................ 25
7. Elabore una tabla donde muestre propuesta de Hardware, Software, y recursos tangibles para la
ejecución del proceso propuesto. ........................................................................................................... 26
8. Elabore un pequeño presupuesto de la propuesta de Hardware, Software y recursos tangibles
necesarios para la ejecución del proceso................................................................................................ 26
TAREA NO.4 ................................................................................................................................................. 27
1. De acuerdo a la solución planteada en la primera entrega, elabore un listado de actividades,
(mínimo 10). ................................................................................................................................................ 28
2. Establezca las relaciones de precedencia y consecuencia en cada una de las actividades, indique
persona responsable, y recursos económicos (costo) ................................................................................ 28
3. Coloque tiempo optimista, pesimista y medio a cada actividad a base de ellos calcule el tiempo.... 29
4. Elabore el diagrama de Gant establezca la escala de medición a su criterio. ..................................... 30
5. Elabore el diagrama de red e identifique los tiempos, coloque ocurrencias tempranas y tardías. .... 31
6. Elabore la matriz CPM-PERT. Deje constancia del cálculo de las Holguras. Consulte el ejemplo en la
lectura complementaria. ............................................................................................................................. 32
7. Identifique la ruta crítica en el diagrama de red. ................................................................................ 33
8. Elabore un pequeño informe para Gerencia Financiera ..................................................................... 34
TAREA NO. 5 ................................................................................................................................................ 35
1. Elaborar un presupuesto de la inversión inicial, debe suman el presupuesto de equipamiento
(elaborado en la tarea #4), también debe incluir el total de la inversión definida en la tarea #5.............. 36
2. Análisis de retorno de inversión, costos operativos y beneficios. ...................................................... 36
3. Elabore un análisis del retorno de inversión, decida si es conveniente realizar el proyecto. ............ 36
4. Elabore una gráfica de retorno de inversión, haga análisis de la misma. ........................................... 37
5. Elabore un flujo de caja del proyecto (trimestral) .............................................................................. 37
6. Establezca el análisis del flujo de efectivo, explique la lógica del mismo. .......................................... 38
TAREA PARTE 6 ............................................................................................................................................ 39
AUDITORIA AL SISTEMA PROPUESTO...................................................................................................... 39
1. Seguridad física (mobiliario, equipo, instalaciones) ........................................................................ 40
2. Seguridad datos (procesamiento y almacenamiento de información) ............................................... 41

3
 3. Seguridad de procedimientos (normas que deben considerarse para resguardar la seguridad del
nuevo sistema de información) ............................................................................................................... 43
4. Identificación de puntos de riesgos y controles. ................................................................................. 45
Definición de puntos de Riesgo del sistema................................................................................................ 45
Identificación de puntos de control ............................................................................................................ 45
 CATEGORÍA DE CONTROLES ................................................................................................................. 46
TAREA PARTE 7 ............................................................................................................................................ 47
Tema: ........................................................................................................................................................... 47
PLAN DE CONTINGENCIAS. .......................................................................................................................... 47
Manual de Contingencia ............................................................................................................................. 48
1. TABLA ANALISIS DE CONTINGENCIAS .................................................................................................. 48
2. Diagrama de Contingencia .................................................................................................................. 49
3. Tabla de Llamadas ............................................................................................................................... 49
4. Tabla de Instructivos ........................................................................................................................... 49
CONCLUSIONES ........................................................................................................................................... 52
6. Por otro lado la seguridad de las instalaciones, incidentes y contingencias están bajo supervisión
de acuerdo a los manuales, diagramas, tablas de llamadas. .................................................................. 53
RECOMENDACIONES ................................................................................................................................... 54
1. Se recomienda continuar con los flujos proyectados para no tener un efecto negativo en cuanto
al crecimiento que se espera al solucionar el problema detectado en la empresa................................ 54
2. Se considera necesario que todos los empleados, directivos e intervinientes en los procesos de la
empresa, tengan conocimiento del nuevo sistema, ya que la finalidad del mismo es la mejora de
procesos de la empresa, permitiendo así, su crecimiento y rentabilidad. ............................................. 54

4
 TAREA NO.1

Tema:

ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL/IDENTIFICACIÓN DEL

PROBLEMA ANTECEDENTES

Usted fue contratado como consultor del área de Automatización de Procesos

Administrativos en ALINESA, según la información encontrada en el caso, usted
debe dar una solución a la problemática actual, para ello deberá usar
herramientas las cuales le ayuden a solucionar dicho problema. Recuerde que el
resultado de su trabajo será el factor decisivo para su permanencia en ALINESA.

5
 1. Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores
externos (oportunidades y amenazas), debidamente CUANTIFICADO1, cada
aspecto. (Mínimo 5 de cada uno).

Fortalezas: Debilidades:

1. Empresa pionera en Guatemala en la 1. El Departamento de rutas y entregas solo cuenta con 1

elaboración de productos alimenticios con Vehículo repartidor del producto.
experiencia en el mercado. 2. Tecnología de oficinas obsoleta equipos de cómputo,
2. Incrementos en las ventas del 15% impresoras, fotocopiadoras.
3. Departamento de producción todos los 3. Maquinaria de producción Molinos Hornos etc en mal
trabajadores poseen 20 horas de inocuidad. estado y obsoleto.
4. Productos con ingredientes naturales de alta 4. De 10,000 Quintales producidos 10 son malos
calidad 5. Rotación del personal mayor al 10% anual.
5. 1000 horas de prácticas profesionales en
hoteles y restaurantes.

Oportunidades:
Amenazas:
1. Introducir nuevos alimentos, y franquicias para
así cubrir el 75% de mercado faltante. 1. 45% del área de mercado se considera área roja o
2. Adquisición de materia prima a un Q25.00 menos marginal, por ello el mercado no está atendido en
que la competencia. esas áreas.
3. Se logró el 79% de aceptación en el mercado 2. Mercado de materias primas últimos meses subió el
nicaragüense de un nuevo producto. precio en un 2%.
4. Crecimiento demográfico del 2.6% 3. 5% del mercado nacional cubierto.
5. Aranceles son relativamente bajos con otros 4. Del 2016 al 2018 el costo de la materia prima ha
productos, puesto que se paga solo el 3% de subido un 2%.
arancel gracias al TLC 5. Empresas dedicadas a la elaboración de materia
prima crearan una asociación para acabar con las
medianas empresas.

6
 2. Basado en los factores internos y externos cuantificados del caso
ALINESA, elabore la identificación del problema.

NO. PRIORIDAD PROBLEMA OBJETIVO RECURSOS NECESARIOS LIMITANTES

Capital
Atraso en los
Creación de un Contratación de una empresa
pedidos y Mejorar el tiempo de entrega Tiempo,
1 Sistema de de creación de sistemas, crear
ordenes de de pedidos capital.
información departamento de IT que
trabajo
controle el sistema.
Los productos
Equipo y pierden calidad Comprar maquinaria nueva y
Capital, capacitación de Falta de
maquinaria de debido a la falta mantenimiento a la que esta
2 personal, departamento de inventario de
producción de calidad y en buen estado y asi mejorar
mantenimiento maquinaria.
deteriorada funcionamiento la producción.
de la maquinaria
Gastos de
Evitar rotación
contratación y
3 constante de Disminución de costos. Capacitación de Personal Tiempo
capacitaciones.
personal.

Insatisfacción de
De 10000 quintales clientes y falta
4 producidos 10 son de uso de toda Calidad en la producción Control en la producción Tiempo
malos. la materia prima
de la producción.
No se cuenta
con un capital
Compra de para poder Definición final
unidades de invertir en la Entregarle el productor al está en manos
5 Capital
reparto (vehículos) compra de cliente en la fecha promesa de la entidad
de productos unidades de bancaria
reparto
(vehículos)

7
 3. Con base al cuadro del inciso anterior, mencione el problema que al
resolverse puede coadyuvar a la solución de la problemática actual de la
empresa. Cabe mencionar que la solución al problema identificado debe
orientarse a la aplicación de los conceptos de sistematización y
equipamiento.

RESOLUCION DEL PROBLEMA

Con base a la información analizada en el caso ALINESA, se identifican algunos
problemas detallados a continuación:

1. No cuentan con sistema para controlar procesos.

2. Poca rotación de inventario.
3. Equipo y maquinaria deteriorada.
4. Alta rotación anual del personal
5. Pocas unidades de reparto.

Considerando los problemas antes expuestos, se considera oportuno iniciar con la

resolución del problema detallado en punto uno, tomando como referencia la
implementación de un sistema de información tipo TPS (Sistema de procesamiento de
transacciones).

Para implementar dicho sistema se hace necesaria la adquisición de equipo de

cómputo, capacitación al personal con respecto a la nueva plataforma, así como la
creación de un nuevo departamento de informática dentro de la empresa.

Con la implementación del nuevo sistema se espera una importante reducción en

cuanto a la demanda insatisfecha que ALINESA maneja, así como reducción, control
adecuando de órdenes de trabajo así cómo inventarios. AREA No. 2

8
 TAREA NO.2

Tema:

MATRIZ FODA / SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

9
 1. Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos
cuadrantes. Recuerde que las estrategias deben ir orientadas al
problema determinado en tarea No.1.

MATRIZ FODA

FORTALEZAS
FACTORES
1. Empresa pionera en Guatemala en la DEBILIDADES
INTERNOS elaboración de productos alimenticios
1. El Departamento de rutas y entregas
con experiencia en el mercado. solo cuenta con 1 Vehículo repartidor
2. Incrementos en las ventas del 15% del producto.
3. Departamento de producción todos 2. Tecnología de oficinas obsoleta
los trabajadores poseen 20 horas de equipos de cómputo, impresoras,
inocuidad. fotocopiadoras.
FACTORES 4. Productos con ingredientes naturales 3. Maquinaria de producción Molinos
de alta calidad Hornos etc. en mal estado y obsoleto.
EXTERNOS 5. 1000 horas de prácticas 4. De 10,000 Quintales producidos 10
profesionales en hoteles y son malos
restaurantes. 5. Rotación del personal mayor al 10%
anual.
ESTRATEGIAS (DO)

ESTRATEGIAS (FO) Mini-Maxi

Maxi-Maxi 1. Alquilar una empresa de entregas a domicilio

Oportunidades:
1. Introducir nuevos alimentos, y franquicias
para así cubrir el 75% de mercado faltante.
2. Adquisición de materia prima a un Q25.00
menos que la competencia.
3. Se logró el 79% de aceptación en el
mercado nicaragüense de un nuevo
producto.
4. Crecimiento demográfico del 2.6%
5. Aranceles son relativamente bajos con
otros productos, puesto que se paga solo el
3% de arancel gracias al TLC
1. Lanzamiento de campaña publicitaria con el
nuevo producto para abarcar mercado.
2. Adquirir un sistema de información para
controlar el inventario pedidos y órdenes de
trabajo para agilizar el proceso de entrega.
3. Crear un departamento de importaciones para
cubrir el 79% del área de Nicaragua
aceptado.
4. Capacitar al personal sobre el manejo del
nuevo producto.
5. Compra de nueva tecnología para
complementar la maquinaria en el área de
producción.
para poder realizar entregas en lugares poco
accesibles y de zonas consideradas como
áreas peligrosas.
2. Realizar la compra de equipo de cómputo para
oficina para los trabajos administrativos.
3. Crear una campaña de lanzamiento de
franquicias y empezar a realizar la distribución
de las mismas.
4. Aprovechar el precio del arancel gracias al
TLC 3% y con ello empezar a distribuir nuestro
producto a centro américo.
5. Con las franquicias y la materia prima más
barata, poder cubrir el resto de producción
para llegar a los 6933 quintales de los 5200
que se producen actualmente.

ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)

AMENAZAS Maxi-Mini Mini-Mini

1. 45% del área de mercado se
considera área roja o marginal, por
ello el mercado no está atendido en
esas áreas.
2. Participación de mercado de otras
empresas en un 42% ALINESA
catalogada como mediana empresa.
3. 5% del mercado nacional cubierto.
4. Del 2016 al 2018 el costo de la
materia prima ha subido un 2%.
5. Empresas dedicadas a la elaboración
de materia prima crearan una
asociación para acabar con las
medianas empresas.
1. Por la capacidad de los ingredientes 100% naturales
insertar nuevos productos para la distribución única
en franquicias y así poder cubrir el 75% de mercado
restante.
2. Trabajar las importaciones con países que tengan
TLC donde las restricciones de importación de
materia prima no afecte el precio de los productos.
3. Todo el producto No perecedero adquirirlo a un nivel
alto para que se mantenga en stock dentro del plazo
del aumento de la materia prima. Y reducir costos.
4. Elevar la facturación de la empresa a través de las
franquicias y nuevos productos para poder subir el
nivel de participación y cumplir con la meta
establecida del 15% en ventas para el 2020.
5. Subir el nivel de participación para poder entrar en la
asociación de consumidores de materia prima para
no ser descartado por las mismas.
1. Implementación de un sistema de control de
inventarios TPS.
2. Empezar a capacitar al personal con los
sistemas de inventario nuevo y de órdenes de
trabajo.
3. Organizar toda el área de bodega y
estandarizar todo por producto de manera que
sea más fácil el encontrarlos para su
despacho.
4. Presionar al departamento de recursos
humanos y contabilidad para implementar las
franquicias antes de finalizar el mes.
5. Crear un departamento de Mercadeo
estratégico para la inserción del nuevo
producto

10
 2. Haga un cuadro colocando sus estrategias y su clasificación según
Porter
ESTRATEGIAS Y SU CLASIFICACIÓN SEGÚN PORTER.

CLASIFICACION SEGÚN
ESTRATEGIA LAS ESTRATEGIAS DE
PORTER
Adquirir un sistema de información para controlar el inventario pedidos y órdenes
LIDERAZGO EN COSTOS
de trabajo para agilizar el proceso de entrega.
Con las franquicias y la materia prima más barata, poder cubrir el resto de
producción para llegar a los 6933 quintales de los 5200 que se producen LIDERAZGO EN COSTOS
actualmente.
Por la capacidad de los ingredientes 100% naturales insertar nuevos productos
para la distribución única en franquicias y así poder cubrir el 75% de mercado DIFERENCIACION
restante.
Crear un departamento de Mercadeo estratégico para la inserción del nuevo
DIFERENCIACION
producto
Crear un departamento de importaciones para cubrir el 79% del área de Nicaragua
SEGMENTACION
aceptado.
Compra de nueva tecnología para complementar la maquinaria en el área de
LIDERAZGO EN COSTOS
producción.
Por la capacidad de los ingredientes 100% naturales insertar nuevos productos
para la distribución única en franquicias y así poder cubrir el 75% de mercado DIFERENCIACION
restante.
Trabajar las importaciones con países que tengan TLC donde las restricciones de
SEGMENTACION
importación de materia prima no afecte el precio de los productos
Todo el producto No perecedero adquirirlo a un nivel alto para que se mantenga en
LIDERAZGO EN COSTOS
stock dentro del plazo del aumento de la materia prima. Y reducir costos.
Elevar la facturación de la empresa a través de las franquicias y nuevos productos
para poder subir el nivel de participación y cumplir con la meta establecida del 15% DIFERENCIACION
en ventas para el 2020
Subir el nivel de participación para poder entrar en la asociación de consumidores SEGMENTACION
de materia prima para no ser descartado por las mismas
Alquilar una empresa de entregas a domicilio para poder realizar entregas en LIDERAZGO EN COSTOS
lugares poco accesibles y de zonas consideradas como áreas peligrosas
Realizar la compra de equipo de cómputo para oficina para los trabajos
LIDERAZGO EN COSTOS
administrativos.
Crear una campaña de lanzamiento de franquicias y empezar a realizar la
SEGMENTACION
distribución de las mismas
Aprovechar el precio del arancel gracias al TLC 3% y con ello empezar a distribuir
SEGMENTACION
nuestro producto a centro américo
Con las franquicias y la materia prima más barata, poder cubrir el resto de
producción para llegar a los 6933 quintales de los 5200 que se producen DIFERENCIACION
actualmente
Implementación de un sistema de control de inventarios TPS DIFERENCIACION
Empezar a capacitar al personal con los sistemas de inventario nuevo y de órdenes
DIFERENCIACION
de trabajo.
Organizar toda el área de bodega y estandarizar todo por producto de manera que
SEGMENTACION
sea más fácil el encontrarlos para su despacho.
Presionar al departamento de recursos humanos y contabilidad para implementar
SEGMENTACION
las franquicias antes de finalizar el mes
Crear un departamento de Mercadeo estratégico para la inserción del nuevo SEGMENTACION
producto

11
 3. Establezca en media página una solución al problema identificado, dicha
solución debe obtenerla de las estrategias formuladas en el FODA, la misma
debe ir orientada tal como se indicó en la tarea 1, a la aplicación de conceptos
de sistematización y equipamiento en la organización.

SOLUCION DEL PROBLEMA

Con base a las estrategias formuladas en el análisis FODA, se establece que la

solución a la problemática actual de ALINESA, es la implementación de un sistema de
información TPS.

Tomando en cuenta que actualmente la empresa no cuenta con un sistema en el cual

llevar control de sus operaciones diarias, se dificulta tener la información al día y de
manera oportuna en los departamentos de producción, bodega, contabilidad y ventas,
lo cual contribuye a que ciertos procesos tomen más tiempo del requerido.

El sistema de información TPS, es el encargado de recolectar, almacenar y modificar

toda la información generada por las transacciones producidas por los departamentos
antes mencionados.

12
 4. Justifique los beneficios que tendrá la empresa con la implementación de la
solución de dicho problema

BENEFICIOS QUE TENDRÁ LA EMPRESA CON LA IMPLEMENTACION

DEL NUEVO SISTEMA

a) Reducción de costos mediante la automatización de procesos.

b) Simplicidad y efectividad de la información requerida por cada departamento
de la empresa para la continuidad de procesos así como la toma de
decisiones.
c) Almacenamiento de datos para posteriormente ser analizados.
d) Confiabilidad en la información.

5. Elabore la Planeación de la solución, identificando una lista de actividades

necesarias para cumplir con el objetivo.

PLANEACIÓN DE LA SOLUCIÓN, IDENTIFICANDO UNA LISTA DE

ACTIVIDADES NECESARIAS PARA CUMPLIR CON EL OBJETIVO.

PASOS DESCRIPCION
1 Presentación de propuesta de solución ante la gerencia de ALINESA
2 Verificación de presupuesto.
3 Proceso de cotización y adquisición de nuevo sistema
4 Revisión y estudio de procesos por parte de la empresa proveedora del sistema
5 implementación del nuevo sistema
6 capacitación al personal de la nueva plataforma de trabajo
7 Etapa de evaluación del sistema de información

13
 6. Elabore el Modelo IPO. Donde pueda visualizar el análisis del sistema
identificado en la problemática.

MODELO IPO

ENTRADA (INPUTS) Ordenes de trabajo

Verificación de existencia de materia prima y/o
PROCESO productos terminados de forma manual
Demora en el cumplimiento de tiempos de entrega.
SALIDAS (OUTPUT) Entrega de producto a repartidor para su distribución.
RETROALIMENTACION Verificación y actualización manual de inventario.

14
7. Escoja un proceso del modelo IPO, elabore una lista de los pasos o
actividades para realizar dicho proceso, incluya con un tiempo establecido a
su criterio.

ACTIVIDADES A REALIZAR SEGÚN PROCESO MODELO IPO

ACTIVIDADES A REALIZAR ANTES DE LA IMPLEMENTACIÒN DEL NUEVO

SISTEMALA
NO. ACTIVIDAD TIEMPO
Cliente
1 45 minutos
solicitud de producto
Vendedor
2 10 minutos
elaboración de orden compra y/o pedido
Vendedor lleva orden de compra y/o pedido a
3 1 día
bodega
Personal de bodega verifica existencia de 1 hora y
4
forma manual media
Personal de bodega traslada orden de pedido
5 1 hora
a producción
Producción
6 4 días
Inicia elaboración de producto
Producción traslada producto terminado al
7 2 días
Almacén
8 Almacén entrega producto a cliente 1 día

15
 8. Generare un nuevo proceso, mediante el análisis de Valor Agregado (AVA). Tome como referencia el
proceso original, diseñado en el modelo IPO.

ACTIVIDADES A REALIZAR DESPUÈS DE LA IMPLEMENTACIÒN DEL

NUEVO SISTEMALA
NO. ACTIVIDAD TIEMPO
Cliente
1 15 min.
solicitud de producto
Vendedor
2 10 min.
elaboración de orden compra y/o pedido en sistema
Personal de bodega recibe la notificación y verifica
3 15 min.
existencia en bodega.
Traslado de producto al área de producción y
4 1 hora
entrega
Programación de orden a maquinaria para su
5 2 hora
producción y agregar materia prima.
Producción
6 1 día
Traslado de producto terminado al almacén
Almacén
7 1 Hora
Entrega de producto a repartidor para su entrega
8 Entrega Producto al cliente 1 día

¿CONTRIBU
¿NECESARI ¿VALOR
YE A LAS
A PARA PARA EL VALOR VALOR SIN
NO. ACTIVIDAD FUNCIONES MEJORA OPTIMIZAR TRANSFERIR ELIMINAR
GENERAR CLIENTE REAL EMPRESA VALOR
DE LA
LA SALIDA? ?
EMPRESA?
1 Cliente: solicitud de producto SI SI SI SI X
Vendedor: elaboración de orden de
2 compra y/o Pedido SI SI SI SI X
Vendedor lleva orden de compra y/o
3 pedido a bodega SI SI SI X X
Personal de bodega verifica
4 existencia de forma manual SI SI SI X X X
Personal de bodega traslada orden
5 de pedido a producción SI SI SI X
Producción: Inicia elaboración de
6 producto SI SI SI X
Personal de bodega traslada orden
7 de pedido a producción SI SI SI X
8 Almacén entrega producto a cliente SI SI SI X

16
 (A) Realice una comparación entre la situación actual de procesos y la propuesta. Compare el proceso
actual versus el nuevo proceso.

ACTIVIDADES A REALIZAR ANTES DE LA IMPLEMENTACIÒN DEL NUEVO ACTIVIDADES A REALIZAR DESPUÈS DE LA IMPLEMENTACIÒN DEL NUEVO
SISTEMALA SISTEMALA
NO. ACTIVIDAD TIEMPO NO. ACTIVIDAD TIEMPO
Cliente Cliente
1 45 minutos 1 15 min.
solicitud de producto solicitud de producto
Vendedor Vendedor
2 10 minutos 2 10 min.
elaboración de orden compra y/o pedido elaboración de orden compra y/o pedido en sistema
Personal de bodega recibe la notificación y verifica existencia en
3 Vendedor lleva orden de compra y/o pedido a bodega 1 día 3 15 min.
bodega.
4 Personal de bodega verifica existencia de forma manual 1 hora y media 4 Traslado de producto al área de producción y entrega 1 hora
Personal de bodega traslada orden de pedido a Programación de orden a maquinaria para su producción y agregar
5
producción
1 hora 5 2 hora
materia prima.
Producción Producción
6 4 días 6 1 día
Inicia elaboración de producto Traslado de producto terminado al almacén
Almacén
7 Producción traslada producto terminado al Almacén 2 días 7 1 Hora
Entrega de producto a repartidor para su entrega
8 Almacén entrega producto a cliente 1 día 8 Entrega Producto al cliente 1 día

Antes:
Total: 175 Horas
Después:
Total: 42 Horas
-76% Tiempo Menos

17
 TAREA NO. 3

Tema:

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / ESTRUCTURA DE PROCESOS

I PARTE /ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

18
 1. Elaborare una nueva estructura organizacional de acuerdo a la solución del problema identificado

ORGANIGRAMA PROPUESTO (NUEVO)

Como parte de la implementación de la estrategia, debe proponer una nueva estructura organizacional, la cual debe
enmarcarse en lo establecido en la Pirámide de los Niveles Organizacionales.

Gerente
General

Depto. Depto. de depto. de Depto. Producción depto. depto. Depto. de depto.

comercial RRHH mantenimiento informatica finanzas ventas seguridad

Ventas Reclutamiento Operadores Agentes de

Mantenimiento Sistemas Contabilidad Vendedores
y selección seguridad

Mantenimiento de
Mercadeo Capacitación maquinas mantenimiento Auditoría

tecnicos
Control y Compras
calidad

Cajeros

19
 2. Clasifique el organigrama por su presentación, contenido y alcance,
explique

El organigrama propuesta para ALINASE es por su presentación:

Organigrama mixto:
Se utilizó este sistema considerando que la estructura de la empresa es bastante
compleja, por lo que necesita estructurar las relaciones empresariales y así
establecer funciones y responsabilidades en los altos mandos.

3. Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta

Los cambios efectuados en la estructura organizacional están basados en la creación

de departamentos, Informática y mercadeo,
Informática, se agregó este nuevo departamento en la estructura ya que va a ser el
encargado de administrar, capacitar y mantener el sistema TPS en óptimas
condiciones, por ello fue necesario agregarlo a la estructura.
Mercadeo, el encargado de administrar y gestionar toda la publicidad para la creación
de los nuevos productos y franquicias.
Actualizamos los departamentos y generamos nuevos en el área comercial está a
cargo de ventas y mercadeo esto ayudara a mantener un control interno de nuestros
clientes. No se contaba con un departamento de RR.HH es necesario tener un
departamento a cargo y capacitado ya que de esto depende el primer filtro para
contratar a nuestro personal, en el departamento de producción está a cargo de los
operadores es necesario brindarle mantenimiento a la maquinaria para que su
rendimiento sea adecuado y se cuenta con el departamento de control de calidad esto
para reducir los errores al momento de la producción.
En el departamento de informática está a cargo de sistemas es quien nos brinda todo el
informe con el tema de producción y existencias, y esto con soporte de los técnicos
Finanzas cuenta con un sistema más eficiente para llevar el control de la compra de
materia prima y control con proveedores.
“En la actualidad la mayoría de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a
un sistema de información o forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan
con un sistema de información de algún tipo, que sus empleados deben utilizar. Cuando
en cualquier organización se desea implantar un nuevo sistema, de tal forma que sus
miembros sean más productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se
requiere realizar una serie de acciones y previsiones.

20
 4. Explique e identifique el departamento del organigrama en el cual se
encuentra localizado el problema.

Análisis
En este caso sería el de informática que ya se va a implementar un nuevo
sistema para que la empresa trabaje de la mejor forma y tener control ya que le
proporciona a los gerentes de la empresa controles
internos, métodos y procedimientos que utiliza la misma para autorizar las operaciones,
proteger y asegurar la exactitud y confiabilidad de las salidas.
Toda organización es un sistema social, cuya estructura refleja de qué manera, ésta
interactúa. En tanto el sistema de informática a los subsistemas que la componen y los
condiciona, puesto que les impone su propósito. Es útil reconocer estos subsistemas y
cómo interactúan entre sí, para poder juzgar la coordinación que es precisa entre ellos y
poder actuar con oportunidad e introducir los cambios correspondientes.
La inconsistencia la hemos encontrado en la falta de un sistema que nos
reporte la información detallada y diaria o algún tipo de reporte que se pueda trasladar
a cada área involucrada de una manera más puntual. Así mismo la información tarda
mucho tiempo en viajar al área de producción , no se cuenta con un reporte que nos
indique cuanto producto tenemos en existencia o la cantidad de producto que
producción está generando esto atrasa demasiado el proceso y tarda la información en
viajar al momento que el cliente desea hacer alguna gestión. Contabilidad no recibe de
manera pronta el informe de pedido ni el estado de cuenta del cliente ventas no cuenta
con un sistema que pueda trabajar en línea para ver el detalle real del producto con que
se cuenta ya en existencia o un reporte que tenga el detalle de la producción que se
obtendrá en un tiempo estipulado.

21
 TAREA NO. 3

II Parte

Estructura de Procesos

22
 1. Elabore un Diagrama de Flujo de datos con la simbología de Gane & Sarson, debe diagramar el
proceso resultante del Análisis de Valor Agregado AVA, agregue almacenes, flujos y entidades según
a su juicio lógico
2. Coloque información al DFD, como Título, elaborado por, revisado por, autorizado por, fecha de
creación y fecha de modificación.
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS, DIAGRAMA TABULAR, TIPOS DE SISTEMAS Y TIPOS DE SALIDAS
DE INFORMACION.

DIAGRAMA CONSULTA DE PRODUCTO EMPRESA ALINESA

P1.1 P1.2 P1.3

Cliente F1 f3 f5 f7
Solicitud de Confirman Registro Cliente
producto producto solicitud de
pedido
F8

F2 f4 f6
Depto
Ventas
A Dat_productos B Dat_existencia C Dat_solicitudes

Elaborado por: Autorizado por: Fecha de elaboración:

23
3. Liste los elementos del diagrama de Flujo de Datos. (Procesos, almacenes y flujos)

Análisis de Sistema o Lenguaje Estructurado o Identificación de Elementos

ENTIDAD
Fuente: Cliente
Destino: Cliente ALINESA
PROCESOS
1. P1.1 Solicitud de producto
2. P1.2 Confirma producto
3. P1.3 Registro solicitud de producto

ALMACENAMIENTO
A. Data producto
B. Data existencias
C. Data solicitudes

FLUJO DE DATOS
F1. Datos de ALINESA + datos del solicitante (cliente)
F2. Ingreso y consulta productos de ALINESA
F3. Traslado
F4. Verifica y traslada la información
F5. Traslado
F6. Ingreso solicitud de pedido
F7. Entrega información al cliente sobre producto
F8. Registro del pedido y cliente en base de datos

4. Indique el tipo de Entrada y tipo de Salida del DFD. Explique.

Datos de entrada:
En línea ya que los datos que se ingresan al sistema son en el momento que el cliente
se acerca a realizar su pedido de producto.
Datos de salida / por su destino:
Interna, ya que la información será utilizada dentro de la empresa.

24
 6. Elabore un Diagrama Tabular Columnar acerca del proceso propuesto

Cliente Vendedor Sistema

INICIO

Vendedor Vendedor ingresa al

Solicitud de atiende a sistema para verificar
producto cliente existencia

Cliente Vendedor entrega

recibe
Se genera
información
cotización solicitada al cliente cotización

Ingreso
Vendedor
requerimiento de
concreto pedido
Si pedido
e ingresa al
Cliente
toma una sistema la
decisión solicitud de
producto

No
Se genera
orden de
trabajo
FIN

Vendedor confirma
El cliente recibe orden de trabajo y
copia de orden de entrega una al
trabaja y cliente y otra a
comprobante de producción. Genera
pago comprobante de
pago.

FIN

Elaborado por: Autorizado Por: Fecha de elaboración:

25
 7. Elabore una tabla donde muestre propuesta de Hardware, Software, y
recursos tangibles para la ejecución del proceso propuesto.

Cant. Producto Tipo Descripción

Computadoras Equipos necesarios para la instalación del nuevo sistema y uso
6 Desktop Hardware de las personas que interactúan con el mismo.
1 Servidor Hardware Equipo especial para guardar la base de datos del sistema
Dispositivos para el marcaje de productos y despachos por
2 Escáner de barras Hardware medio de código de barras
3 Impresoras laser Hardware Para imprimir las ordenes y solicitudes de bodega
Windows 10
6 Professional Software Para instalación de las computadoras de usuarios
1 Windows server 2010 Software Para instalación del sistema del servidor
Software sistema
1 TPS Software Sistema de información para el control general de transacciones

8. Elabore un pequeño presupuesto de la propuesta de Hardware, Software y

recursos tangibles necesarios para la ejecución del proceso.

Cant. Producto Tipo Precio Total

6 Computadoras Desktop Hardware Q 2,200.00 Q 13,200.00
1 Servidor Hardware Q 15,000.00 Q 15,000.00
2 Scaner de barras Hardware Q 500.00 Q 1,000.00
3 Impresoras laser Hardware Q 750.00 Q 2,250.00
6 Windows 10 Professional Software Q 1,800.00 Q 10,800.00
1 Windows server 2010 Software Q 2,500.00 Q 2,500.00
1 Software sistema TPS Software Q 20,000.00 Q 20,000.00
1 Asesoría y capacitación Recurso Q 1,500.00 Q 1,500.00
Total Presupuesto Q 66,250.00

26
 TAREA NO.4

Tema:

PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS / CPM-PERT/ DIAGRAMA

DE GANTT

27
 1. De acuerdo a la solución planteada en la primera entrega, elabore un
listado de actividades, (mínimo 10).
Actividad Descripción
A Cotizar empresa de creación de sistemas y elegir una
B Reunión con los asesores de dicha empresa para exponer el funcionamiento
Estudio del funcionamiento actual de los procedimientos de pedidos y ordenes
C de trabajo
D Tiempo de creación del sistema de acuerdo al análisis junto con esta actividad
E Cotización y compra de equipos de cómputo servidores scanner de barras etc
Implementación de sistemas en los equipos de cómputo y servidor
F capacitación al personal de informática
G Capacitación al personal de ventas bodega y producción
H Tiempo de adaptación y mantenimiento
I Control del sistema
J Entrega de sistema al departamento de informática

2. Establezca las relaciones de precedencia y consecuencia en cada una de

las actividades, indique persona responsable, y recursos económicos
(costo)
Cotizar empresa de creación de Recursos
Act. sistemas y elegir una Precedente Consecuente Responsable E.
Reunión con los asesores de dicha
empresa para exponer el - B
A funcionamiento Compras 66,250.00
Estudio del funcionamiento actual
de los procedimientos de pedidos y A C Gerente,
B ordenes de trabajo Proveedor -
Tiempo de creación del sistema de
acuerdo al análisis junto con esta B D
C actividad proveedor -
Cotización y compra de equipos de
cómputo servidores scanner de C F,E
D barras. proveedor -
Implementación de sistemas en los
equipos de cómputo y servidor
F H
capacitación al personal de
E informática Compras 31,450.00
Capacitación al personal de ventas Proveedor,
D G
F bodega y producción informática 13,500.00
Tiempo de adaptación y Recursos
F H,I
G mantenimiento Humanos 1,500.00
Ventas,
G,E J Bodega,
H Control del sistema Producción -
Entrega de sistema al departamento
G J
I de informática Proveedores -
Cotizar empresa de creación de
H,I FIN
J sistemas y elegir una Informática 20,000.00
28
 3. Coloque tiempo optimista, pesimista y medio a cada actividad a base de ellos calcule el tiempo.

Activida Precedent Consecuen

d Descripción e te to tm tp tiempo
- B
A Cotizar empresa de creación de sistemas y elegir una 1 2 5 2
Reunión con los asesores de dicha empresa para exponer el
A C
B funcionamiento 4 6 12 7
Estudio del funcionamiento actual de los procedimientos de pedidos
B D
C y ordenes de trabajo 3 5 8 5
Tiempo de creación del sistema de acuerdo al análisis junto con
C F,E
D esta actividad 5 8 10 8
Cotización y compra de equipos de cómputo servidores scanner de
F H
E barras etc 3 5 8 5
Implementación de sistemas en los equipos de cómputo y servidor
D G
F capacitación al personal de informática 5 8 12 8
F H,I
G Capacitación al personal de ventas bodega y producción 3 6 10 6
G,E J
H Tiempo de adaptación y mantenimiento 7 10 13 10
G J
I Control del sistema 5 8 12 8
H,I FIN
J Entrega de sistema al departamento de informática 3 6 10 6

66 Días

29
 4. Elabore el diagrama de Gant establezca la escala de medición a su criterio.
ACTIVIDAD t 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 # 21 # # # # # # # # # 31 # # # # # # # # # 41 # # # # # # # # #

Cotizar empresa de creación de

A sistemas y elegir una 2
Reunión con los asesores de dicha
empresa para exponer el
B funcionamiento 7
Estudio del funcionamiento actual
de los procedimientos de pedidos
C y ordenes de trabajo 5
Tiempo de creación del sistema de
acuerdo al análisis junto con esta
D actividad 8

Cotización y compra de equipos de

cómputo servidores scanner de
E barras etc 5

Implementación de sistemas en los

equipos de cómputo y servidor
capacitación al personal de
F informática 8
Capacitación al personal de ventas
G bodega y producción 6
Tiempo de adaptación y
H mantenimiento 10
I Control del sistema 8
Entrega de sistema al
J departamento de informática 6

30
5. Elabore el diagrama de red e identifique los tiempos, coloque ocurrencias tempranas y tardías.

Diagrama de Red

31
 6. Elabore la matriz CPM-PERT. Deje constancia del cálculo de las Holguras. Consulte el ejemplo en la
lectura complementaria.

Descripción Actividad Precedente Consecuente t EI EJ LI LJ RC Ht HL HI

Cotizar empresa de creación de sistemas y elegir una A - B 2 0 2 0 2 V 0 0 0
Reunión con los asesores de dicha empresa para exponer el
funcionamiento B A C 7 2 9 2 9 V 0 0 0
Estudio del funcionamiento actual de los procedimientos de
pedidos y ordenes de trabajo C B D 5 9 14 9 14 V 0 0 0
Tiempo de creación del sistema de acuerdo al análisis junto
con esta actividad D C F,E 8 14 22 14 22 V 0 0 0
Cotización y compra de equipos de cómputo servidores
scanner de barras etc E F H 5 22 27 31 36 F 9 0 -9
Implementación de sistemas en los equipos de cómputo y
servidor capacitación al personal de informática F D G 8 22 30 22 30 V 0 0 0
Capacitación al personal de ventas bodega y producción G F H,I 6 30 36 30 36 V 0 0 0
Tiempo de adaptación y mantenimiento H G,E J 10 36 46 36 46 V 0 0 0
Control del sistema I G J 8 36 44 38 46 F 2 0 -2
Entrega de sistema al departamento de informática J H,I FIN 6 46 52 46 52 V 0 0 0

Fórmula para Holguras:

Holgura total = Lj – (Ei+t) Holgura Libre = Ej – (ei + t) Holgura Independiente = Ej – (li + t)

Actividad E
Ht = 36 - (22 + 5) = 9 Hl= 27 - (22 + 5) = 0 Hi = 27 - (31 + 5) = -9

Actividad I
Ht = 46 - (36 + 8) = 2 Hi= 44 - (36 + 8) = 0 Hi = 44 - (38 + 8) = -2

32
7. Identifique la ruta crítica en el diagrama de red.

DIAGRAMA DE RED

La ruta crítica es identificada con el siguiente icono donde identificamos que la ruta crítica es
RC = cuando Ei = Li y Ej = Lj

33
8. Elabore un pequeño informe para Gerencia Financiera, con el logo de la empresa, indicando como se
distribuirán los recursos a través de los días del proyecto, indique los días permitidos que se pueden
retrasar las actividades NO críticas. Temporalidad del proyecto, costo total del desarrollo del proyecto.

34
 TAREA NO. 5

Tema:

EVALUACIÓN FINANCIERA.

35
 1. Elaborar un presupuesto de la inversión inicial, debe suman el presupuesto
de equipamiento (elaborado en la tarea #4), también debe incluir el total de
la inversión definida en la tarea #5.

PRIMER SEGUNDO TERCER CUARTO

ACTIVIDAD DESCRIPCION TOTAL
TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE
ASESORES 66.250,00 16.562,50 16.562,50 16.562,50 16.562,50
COMPRA DE SERVIDORES 31.450,00 7.862,50 7.862,50 7.862,50 7.862,50
INSTALACION
CAPACITACIONES 13.500,00 3.375,00 3.375,00 3.375,00 3.375,00
SISTEMA
MANTENIMIENTO 1.500,00 375,00 375,00 375,00 375,00
COTIZACIONES 20.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00
MANO DE OBRA PERSONAL DE SISTEMAS 54.000,00 13.500,00 13.500,00 13.500,00 13.500,00
TOTAL 186.700,00 46.675,00 46.675,00 46.675,00 46.675,00

2. Análisis de retorno de inversión, costos operativos y beneficios.

Beneficios % beneficios
PERIODOS COSTO Costo acumulado Beneficios
acumulados acumulados
0 186,700.00 186,700.00 - - 0
1 22,404.00 209,104.00 52,276.00 52,276.00 25%
2 26,138.00 235,242.00 82,334.70 134,610.70 35%
3 29,872.00 265,114.00 132,557.00 267,167.70 50%
4 33,606.00 298,720.00 209,104.00 476,271.70 70%

3. Elabore un análisis del retorno de inversión, decida si es conveniente

realizar el proyecto.

Con base a los datos del punto 2, se determina que el proyecto es viable, teniendo
como referencia que la inversión se recuperará en el trimestre 3 del año. Por lo que se
recomienda la ejecución del proyecto con todos aspectos identificados a lo largo de
este trabajo.
.

36
 4. Elabore una gráfica de retorno de inversión, haga análisis de la misma.

La implementación del nuevo sistema tiene un periodo de recuperación de 3 trimestres,

dejando muy lucrativos para la empresa, trayendo consigo un crecimiento notable para
la empresa, así como la innovación, que permitirá a la empresa ser más competitiva y
estar a la vanguardia de la tecnología.

Retorno de inversión
Costo acumulado Beneficios acumulados

700,000.00
600,000.00
500,000.00
400,000.00
300,000.00
200,000.00
100,000.00
-
0 1 2 3 4 5

5. Elabore un flujo de caja del proyecto (trimestral)

TOTALES TRIMESTRE 1 TRIMESTRE 2 TRIMESTRE 3 TRIMESTRE 4

SALDO INICIAL - - 16,803.00 - 7,281.30 48,728.70
INGRESOS 476,271.70 52,276.00 82,334.70 132,557.00 209,104.00
ASESORES 66,250.00 16,562.50 16,562.50 16,562.50 16,562.50
COMPRA DE SERVIDORES 31,450.00 7,862.50 7,862.50 7,862.50 7,862.50
CAPACITACIONES 13,500.00 3,375.00 3,375.00 3,375.00 3,375.00
MANTENIMIENTO 1,500.00 375.00 375.00 375.00 375.00
COTIZACIONES 20,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00
PERSONAL DE SISTEMAS 54,000.00 13,500.00 13,500.00 13,500.00 13,500.00
TOTAL GASTOS
186,700.00 46,675.00 46,675.00 46,675.00 46,675.00
ADMINISTRATIVOS
TOTAL COSTOS OPERATIVOS 112,020.00 22,404.00 26,138.00 29,872.00 33,606.00
TOTAL DE EGRESOS 298,720.00 69,079.00 72,813.00 76,547.00 80,281.00
SALDO FINAL 177,551.70 - 16,803.00 - 7,281.30 48,728.70 177,551.70

37
 6. Establezca el análisis del flujo de efectivo, explique la lógica del mismo.

Del análisis y proyección de los flujos de efectivo, se logra determinar los flujos de
efectivo para cuatro trimestres, reflejando para los primeros dos trimestres un saldo
negativo, siendo para el primer trimestre –Q16, 803.00 y para el segundo trimestre –Q7,
281.30.
Así mismo podemos decir que para el tercer y cuarto trimestre se observa una
recuperación positiva. Estableciéndose que para el cuarto trimestre los flujos serán de
Q.177, 551.70

38
 TAREA PARTE 6

Tema:

AUDITORIA AL SISTEMA PROPUESTO.

INSTRUCCIONES

 En esta parte se desarrollará la auditoría de acuerdo al sistema propuesto en el entregable 1

(tarea 3), dado que se utilizará principalmente el Diagrama de Flujo de Datos (Gane-Sarson), y
los procedimientos respectivos.

 Aplique los conocimientos adquiridos en el curso de Implementación y evaluación

administrativa 2, por medio del estudio de la auditoria a los sistemas, para ello realice lo
siguiente

39
 1. Seguridad física (mobiliario, equipo, instalaciones) En este inciso debe evaluar
la instalación física de la oficina o del área en estudio, evaluando los posibles riesgos
que se pueden presentar dentro de las instalaciones, tales como:

 Incendios,  Robos,  Inundaciones,  Acceso Físico,  Fallo de Equipo,  Protección de

Corriente Eléctrica,  Personal.

Descripción Control Descripción

Riesgos Causas Ventajas Desventajas
del Riesgo Propuesto del Control
Fijar una ruta
Cortó Circuito, Extintores, Tener un
Perdida de de evacuación,
Manipulación capacitación, control para Costo y
Incendios equipo de instalación de
incorrecta sobre rutas de contrarrestar Mantenimiento
cómputo. extintores y
el equipo. evacuación. tragedias
alarmas
Mantener en
Pérdida total de Lluvias en Drenajes buen estado los
equipo de exceso, y amplios. techos y Evitar Costo y
inundaciones
cómputo, desbordamientos Tubería pluvial limpieza inundaciones Mantenimiento
servidores. de ríos. limpia. preventiva a los
drenajes.
Posibilidad de
Contratación de
ingreso de Control de
Robo y Hurto a seguridad
personas acceso por DPI Control total
instalaciones. privada, para el
Acceso ajenas a la y lector de de ingreso en
Ingreso de control de Costo
Físico empresa y huella las
personas no personal que
pongan en Detectores de instalaciones.
autorizadas. entra a las
riesgo nuestros metal.
instalaciones.
recursos.
Mantenimientos Que se
constantes a los cumpla con el
Uso inadecuado Mantenimientos equipos, tiempo de vida
Perdida de del equipo y los correctivos y scanner, y establecido,
Fallo de
información servidores, falta preventivos a servidores. Vida útil. tiempo muerto
Equipo
importante. de todo equipo Capacitación al no contar
mantenimiento. tecnológico para mejorar la con equipo de
forma de uso de cómputo de
los equipos. emergencias.
Fallas por
empresa
proveedora, Capacitación
Contar con
mala distribución con el personal
Capacitación e un respaldo Costo de
de cargas sobre el uso y
Protección Falta de instalación de de energía mantenimiento
eléctricas en el manejo en el
Corriente energía planta eléctrica eléctrica al y falla en el
tablero principal, sistema
Eléctrica eléctrica. para casos de momento momento
personal no eléctrico e
emergencia. que surja una inadecuado.
capacitado para instalación de
falla
la manipulación planta eléctrica.
en el área de
electricidad.
La falta de
Capacitación al
Perdida de capacitación y la Implementación
personal,
materia prima, mala de un nuevo
implementación Que el
atraso en manipulación y uniforme que Protección
uso de personal no
Personal tiempo de falta de cumpla con física al
redecilla, casco, cumpla con lo
producción, conocimiento todas las personal,
botas, establecido.
accidentes sobre el uso y caracterizas
protección
laborales. manejo de adecuadas.
auditiva.
maquinaria.

40
 2. Seguridad datos (procesamiento y almacenamiento de información) En este
inciso debemos establecer si existe riesgos en la seguridad de los datos de la
empresa, sea en forma física (documentos) o electrónica, o en la forma de
almacenamiento, debemos tomar en cuenta los Backup´s si son o no realizados
en la empresa o área, y donde van a ser almacenados o guardados estos.

Se debe garantizar la integridad y exactitud de la información, se debe incluir controles

de seguridad de accesos y tomar en cuenta los siguientes aspectos:
 Ingreso inadecuado de datos.
Para este riesgo el sistema cuenta con reconocimiento de información y la mayoría de
campos son filtrados para no escribir si no únicamente seleccionar opciones.
 Proceso inadecuado de datos.
Los datos manejados dentro del sistema son de uso exclusivo del gerente del área y
personal de contabilidad, para ello se cuenta con usuarios de diferentes tipos
Administrados y usuario terminales. Con esto se evita que los usuarios sin privilegios
usen la información. Y con los usuarios administradores se lleva un control del uso que
ellos le dan a la información y sus solicitudes al sistema.
 Almacenamiento inadecuado de datos.
El almacenamiento de datos es exclusivo dentro del servidor, no se permite el uso de
cualquier dispositivo de almacenamiento dentro de los usuarios sin privilegios y
administradores. Si por emergencia es necesario el uso de algún dispositivo de
almacenamiento fuera de los discos duros del servidor tienen que ser analizados por el
área de informática.
 Copias inadecuadas de seguridad de datos.
Prohibida la copia de los datos. El sistema tiene comandos específicos para evitar la
copia de archivos y bloqueo teclas IMP PNT para evitar la copia de pantallas.
 Salida inadecuada de datos.
Las únicas salidas de datos aceptadas por el sistema son la muestra de la interface al
usuario y la impresión de reportes. La única forma de controlar esta salida es dejar
registro de todo reporte y formulario generado por usuario. Si existieran datos de uso
privado el sistema muestra la alerta para ser autorizada la impresión de dicho
formulario.

41
 Infiltración (Intrusos o accesos no autorizados.)
Dentro del servidor se emplea el firewall o cortafuegos donde se administran todos los
usuarios por contraseñas para el manejo de información dentro del sistema, y con ello
evitar filtración de intrusos y accesos no autorizados.
 Uso malicioso.
Dentro de las medidas de seguridad en los puntos anteriores se emplea el mismo
procedimiento para el uso malicioso ya que todo movimiento de información debe de
tener una previa autorización y queda registro de todo lo que se hace dentro de los
usuarios. Si existiera un uso malicioso todo queda registro dentro del sistema para su
debido procedimiento en el acceso malicioso.
 Divulgación de datos.
Antes de la manipulación del sistema todos los usuarios pasan por el proceso de
capacitación donde se les indica que tienen la obligación de mantener todo tipo de
datos de forma privada. Por ello se implementó todo tipo de medida de seguridad para
el uso de información del sistema.
 Vigilancia e intercepción de las comunicaciones de datos.
El sistema tiene alarmas predeterminadas para la vigilancia efectiva de la información y
de los usos que los usuarios le dan al sistema y a los datos. Todo está registrado en la
base de datos, toda llamada realizada dentro de la planta telefónica es registrada y
también puede ser monitoreada, así como el uso del internet.
 Acceso no autorizado a información confidencial.

Todos los usuarios registrados están autorización y tienen su categoría dependiendo de

la manipulación de los datos dentro del sistema.
Usuarios terminales y usuarios administradores.

El departamento de informática tiene a su cargo el manejo uso y administración de

usuarios, datos y sistemas.
Son los encargados de la realización de backups del servidor a discos duros externos.
Así como la actualización de los antivirus.

42
 3. Seguridad de procedimientos (normas que deben considerarse para
resguardar la seguridad del nuevo sistema de información)

 En este punto debemos evaluar los procedimientos realizados dentro de la

empresa, evaluando si ellos conllevan a un riesgo.
Procedimientos:
Uso de sistema:
Usuarios terminales:
Todos los usuarios para conectarse al sistema necesitan estar conectados en la
intranet del sistema, ingresar con su usuario y contraseña, y con ello podrán manipular
y realizar las operaciones que correspondan dentro del sistema. Impresión, generación
de formularios, consultas y reportes. Todo esto dependerá del tipo de usuario que tenga
asignado.
Con este procedimiento evitamos posibles riesgos de mal uso inadecuado de
información y filtración de personas ajenas al sistema y a la empresa.
Usuarios Administradores:
Todo usuario administrador también necesita estar conectado a la intranet del sistema,
ingresar usuario y contraseña. Ellos podrán manipular y editar todo tipo de información.
Impresión, generación de formularios, consultas y reportes así como su edición.
Este usuario tiene riesgos ya que si lo hacen de forma no autorizada podrían editar y
manipular información importante. La única manera que tenemos para contrarrestar ese
riesgo es que todo movimiento queda registrado en el sistema y es registrado por
usuario en línea.
Servidores y backups.
Solo los usuarios del personal de it tienen autorización para la manipulación del sistema
de información y de los servidores del mismo. Cambios en base de datos, formularios
usuarios.
Existen riesgos dentro de este tipo de usuarios de IT pero esto se corrige de la misma
forma que los demás usuarios todo es registrado en una base de datos no editable del
servidor. También la capacitación al personal para su forma correcta de uso.

43
 Esta se refiere a la vigilancia con las normas y procedimientos establecidos
dentro de la organización.
Toda vigilancia, mantenimiento preventivo correctivo del sistema y equipo de cómputo
está a cargo del área de informática, ellos tienen la función de velar por que todo el
sistema tenga sus alarmas, sus notificaciones y comandos establecidos funcionando al
100%.
Procedimientos:
Al inicio de cada día laboral se necesita de que el personal de informática, corra el
programa de backups, confirme que los sistemas están funcionando bien, y que los
antivirus están actualizados.
En el transcurso del día es importante que ellos verifiquen constantemente que todos
los usuarios estén online con sus categorías asignadas.
Proveer mantenimientos correctivos en el momento de alguna falla en algún equipo o
usuario.
Al finalizar el día, se necesita nuevamente correr los programas de backups confirmar
que los usuarios estén desconectados y con su sesión cerrada.
Realizar mantenimientos preventivos 1 vez por semana a todo equipo electrónico.

 Los aspectos tomados en cuenta para la seguridad de datos pueden arriesgar la

seguridad administrativa de la empresa y a sus procedimientos.

El servidor, el firewall o cortafuegos, antivirus. Están generados para evitar la

filtración, manipulación, violación de datos. Esto también está a cargo del área de
informática para velar que estos dispositivos funcionen sin problemas.

44
 4. Identificación de puntos de riesgos y controles.
Definición de puntos de Riesgo del sistema.

En una copia del diagrama de flujo de datos (Gane Searson) del sistema propuesto en la entregable 1 debe identificar
los puntos de riesgos (mínimo 3).

Identificación de puntos de control

En la copia del diagrama de flujo de datos (Gane Searson) que uso para identificar los riesgos, localizar con otro
círculo (achurado o en color) los puntos de control.

P1.1 P1.2 P1.3

Cliente F1 f3 f5 f7
Solicitud de Confirman Registro Cliente
producto producto solicitud de
pedido
F8
C1 C2

F2 f4 f6
Depto
Ventas
A Dat_productos B Dat_existencia C Dat_solicitudes

C2

45
  CATEGORÍA DE CONTROLES

CONTROL DESCRIPCION DE CONTROL

PREVENTIVOS Prever un daño o anticiparse al mismo
DETECTIVOS Determina si el evento está sucediendo y notifica o emite señal de advertencia.
CORRECTIVOS Subsanar una situación generada al ocurrir un evento de riesgo.

TIPO DE
CONTROL DESCRIPCIÓN
FUNCION
El usuario del sistema deberá de ingresar su clave, la
cual dejara registro de las consultas y ventas que este
Preventivo realice. Este se realiza para llevar un control estadístico
C1
del interés del cliente. Y el porqué de las ventas no
realizadas al momento de contactarnos el cliente.
Si llegase a faltar algún dato del cliente, como número
de pasaporte, documento de identificación, teléfono, nit,
C2 Correctivo
etc. El registro no podrá ser guardado en el sistema ya
que solicitará automáticamente los datos faltantes.
En este punto se debe verificar que todos los datos de
las ordenes de pedido estén correctos, que todo lo que
Detectivo el cliente solicita este en la solicitud. También es
C3
importante que el cliente de un anticipo del valor de su
compra, para iniciar el proceso de producción.

46
 TAREA PARTE 7

Tema:

PLAN DE CONTINGENCIAS.

En esta parte se desarrollará el manual de contingencias basado en la definición de

riesgos y controles establecidos en la tarea anterior.
 Aplique los conocimientos adquiridos en el curso de Implementación y evaluación
administrativa 2, por medio del estudio de la auditoria a los sistemas, para ello realice lo
siguiente:
1. Manual de contingencias.
2. Diagrama de contingencias.
3. Tablas de llamada.
4. Tabla de instructivos.
5. Informe final del caso.

47
 Manual de Contingencia

1. TABLA ANALISIS DE CONTINGENCIAS

PASO DESCRIPCIÓN CONTINGENCIA SOLUCIÓN

P1.1 Información errónea en el No se registró Verificar datos y
registro de productos adecuadamente la actualizarlos.
(AA) información de los
productos.(XA)
P1.2 Pendiente información del El sistema no permite Al ingresar todos los
cliente. generar el datos solicitados por
(AB) documento. (XB) el sistema se
genera el
documento
P1.3 Problema al realizar el La base no tiene Lleva un registro del
ingreso de la consulta que ninguna configuración cliente que desean
se realizó. para generan un nuestros productos
(AC) registro de consultas. y poder ofrecer
(XC) otras alternativas.

48
 2. Diagrama de Contingencia

3. Tabla de Llamadas

Prioridad A Quien Puesto Tel. Casa Celular Oficina

1 Marina Rosales Gerente Ventas 24357860 51448899 110
2 Jennifer Cifuentes Asesora Comercial 24658890 43556648 120
3 Magali Hernández Despachadora 66548896 55465548 130

4. Tabla de Instructivos

NO Qué hacer si no se
Quien Acción
. logra
1 Vendedor Revisar que el sistema esté conectado a internet Paso 2
2 Vendedor Verificar cableado y equipo de internet Paso 3
Revisar que la contraseña del sistema de ingreso sea la
3 Vendedor Paso 4
correcta
4 Vendedor Llamar al departamento de IT, tabla de llamada FIN

49
 Cliente Vendedor Sistema

INICIO

Vendedor Vendedor ingresa al

Solicitud de atiende a sistema para verificar
producto cliente existencia

PR1

Cliente Vendedor entrega

recibe
Se genera
información
cotización solicitada al cliente cotización C1

Ingreso
Vendedor
requerimiento de
concreto pedido
Si pedido
Cliente
e ingresa al
toma una sistema la
decisión solicitud de
producto PR1 C3

PR2 C2
No
Se genera
orden de
trabajo
FIN

Vendedor confirma
El cliente recibe orden de trabajo y
copia de orden de entrega una al
trabaja y cliente y otra a
comprobante de producción. Genera
pago comprobante de
pago.

FIN

Elaborado por: Autorizado Por: Fecha de elaboración:

50
 5. Informe Final

Pendiente

51
 CONCLUSIONES

1. Considerando los problemas a los que la empresa ALINESA se enfrenta, se

considera oportuno iniciar con la implementación de un sistema de información
tipo TPS (Sistema de procesamiento de transacciones). Para implementar dicho
sistema se hace necesaria la adquisición de equipo de cómputo, capacitación al
personal con respecto a la nueva plataforma, así como la creación de un nuevo
departamento de informática dentro de la empresa. Con la implementación del
nuevo sistema se espera una importante reducción en cuanto a la demanda
insatisfecha que ALINESA maneja, así como reducción, control adecuando de
órdenes de trabajo así cómo inventarios.

2. La implementación del nuevo sistema es altamente beneficiosa para la empresa,

permitiendo así: reducir costos mediante la automatización de procesos,
generando simplicidad y efectividad en la información requerida por cada
departamento de la empresa, almacenar datos para posterior ser analizados
entre otros.

3. Aunado a lo antes expuesto, se considera que rentable ya que se espera que el

retorno de la inversión sea en el tercer trimestre después de la inversión. por lo
anterior se recomienda la inversión de manera absoluta.

4. Se obtuvieron resultados eficientes en cuanto a la adquisición del nuevo sistema

para la empresa, considerando una inversión de Q186, 700.00. El proveedor
seleccionado cumplen con los requerimientos solicitados, ya que de acuerdo a
evaluación en varios aspectos que manejan, quedamos muy satisfechos con la
rapidez en cuanto aplicación del nuevo sistema considerando que nos ofrece un
10% de descuento.

52
5. Se definieron puntos del riesgo y de control, para identificar las fallas que se
puedan dar en el sistema y la mejor forma de solucionarlas. Tomando como
referencia la viabilidad de solución de cada punto.

6. Por otro lado la seguridad de las instalaciones, incidentes y contingencias están

bajo supervisión de acuerdo a los manuales, diagramas, tablas de llamadas.

53
 RECOMENDACIONES

1. Se recomienda continuar con los flujos proyectados para no tener un efecto

negativo en cuanto al crecimiento que se espera al solucionar el problema
detectado en la empresa.

2. Se considera necesario que todos los empleados, directivos e intervinientes en

los procesos de la empresa, tengan conocimiento del nuevo sistema, ya que la
finalidad del mismo es la mejora de procesos de la empresa, permitiendo así, su
crecimiento y rentabilidad.

54