eae CARGO Municipalidad Distrital de Bellavista Gerencia de Control institucional “Afio dela lucha contra la corrupcién y la impunidiad” Bellavista, 28 de junio de 2019 Waricpaicen Dist de Belarisi OFICIO N° 0136-2019-MDBIGCI ALCAtor Sefior | ure. 2 DANIEL JUAN MALPARTIDA FILIO | : Alcalde |RECIBIDO Municipalidad Distrital de Bellavista ) aie | Presente.- [rows } Asunto : Comunisacién de Informe de Orientacién de Oficio 1, ° 011-2019-0C1/1619-00, Ref. a) Aticulo 8° dela Ley n.° 27785, Ley Orgénica det Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Repiblca, y sus modificatorias. b} Directiva n.° 002-2019-CGINORM, "Servicio de Control Simulténeo’, —aprobada__ mediante Resolucién de Contraloria n.° 115-2019-CG de 28 de marzo de 2019, Me dinjo a usted en el marco de la normativa do la referencia, que regula el servicio de Control Simuiténeo y establece la comunicacion al Titular de fa entidad Oo responsable de la dependencia, y de ser el caso a las instancias competentes, respecto de la existencia de stuaciones adverses que afectan o podrian afectar la continuidad del proceso, el resultado o el logro de los objetivos del proceso en curso, a fin que se adopten oportunamente las acciones preventivas y correctivas que correspondan. Sobre el particular, de la revision de la Informacion y documentacion vinculada al archivo central dela Subgerencia de Tesoreria de la Municipalidad Distrial de Bellavista, comunicamos que se ha identficado la situacion adversa contenida en el Informe de rientacion de Oficio N° 011-2019-OC1/1619-00, que se adjunta al presente documento, En tal sentido, solicitamos remitir a este Organo de Control Insitucional ~ OCI, el Plan de Acoién correspondiente, en un plazo de diez (10) dias habiles ‘contados a partir del dia siguiente habil de recibida la presente comunicacion. Es propicia la oportunidad para expresarie las seguridades de mi consideracion, Rim 7ABO8 Wiad CARESS ROUNERO NEA ‘CoDIGO N 17761@ MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA a ee GERENCIA DE CONTROL INSTITUCIONAL INFORME DE ORIENTACION DE OFICIO N° 011- 2019-OC1/1619-00 ORIENTACION DE OFICIO MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA PROVINCIA CONSTITUCIONAL DEL CALLAO, REGION CALLAO “ESTADO SITUACIONAL DEL ARCHIVO DE LA SUBGERENCIA DE TESORERIA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA” PERIODO DE EVALUACION: 17 AL 21 JUNIO DEL 2019 TOMO! DE! CALLAO - PERU 2019 "Deven de a Igusad de Opotunidaces par Mujeres y Hombres" “Ao de la Lucha contr la Corupcn yl mpunidad”MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA GERENCIA DE CONTROL INSTITUCIONAL Pagina 2 de7 INFORME DE ORIENTACION DE OFICIO N° 011-2019-IOCI/MDB / 2-1619-2019-003 - SOO “ESTADO SITUACIONAL DEL ARCHIVO DE LA SUBGERENCIA DE TESORERIA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA” INDICE N° Pag. Ll ORIGEN 3 | __ SITUACIONES ADVERSAS 3 lI DOCUMENTACION E INFORMACION QUE SUSTENTA LA ORIENTACION DE OFICIO 7 IV. CONCLUSION 7 V. RECOMENDACION 7 APENDICES 8MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA GERENCIA DE CONTROL INSTITUCIONAL Pagina 3 de 7 INFORME DE ORIENTACION DE OFICIO N° _041-2019-lOCI/MDB/2-1619-2019-003-SOO “ESTADO SITUACIONAL DEL ARCHIVO DE LA SUBGERENCIA DE TESORERIA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA” 1. ORIGEN El presente informe se emite en mérito a lo programado en o! Plan Anual de Control 2019 del rgano de ConitolInsituciona, aprobado mediante Resolucion de Contralora n.* 057-2018-CG, publicada en el Diario Ofcial ‘El Pervano' el 14 de febrero de 2049 y regisirado en el Sistema de Control Gubemamental con ol Cédigo n.* 2-1619-2019-003, en el marco de lo previsto en la Diretiva n.° 002-2019-CGINORM ‘Servicio de Contol Simultaneo" aprobada mediante Resolucién de Contralora n.* 115-2019-C6, de 28 de marzo de 2019 I, SITUACIONES ADVERSAS De la revisién efectuada a la documentacién con respecto al Archivo Central de la Municipalidad Distital de Bellavista se hen identficado situaciones adverses que ameritan la adopcién de acciones para asegurar el logro de los objetvos La situacion adversa identiicada se expone a continuacion:| Sumilla: “SE ADVIRTIO HURTO DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA SUBGERENCIA DE ‘TESORERIA, DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA, NO HABIENDO INICIADO ACCION CORRECTIVA ALGUNA TENDIENTE A SU PROCESO DE RECOMPOSICION COMO LO ESTABLECE LA NORMATIVA VIGENTE” a) Condicién: De acuerdo al parte de ocurrencias n.” 001942 con Informe n.* 054-2019-MDBIGSCISGS, de 23 de abril de 2019, se ha tomado conocimiento, que el 20 de abril d 2019, ha ocurrido un hurto de 3 costales y una caja conteniendo de documentos (varios) del segundo piso donde esta ubicado el archivo central de la Municipalided Distrtal de Bellavista, al percatarse los agentes de serenazgo legaron a recuperar solo dos costales y la caja de documentos; siuacién que fue ‘comunicada por el Subgerente de Serenazgo el ser Ismael Edvar Arroyo Roca, En ese sentido la Subgerencia de Tesoreria con Informe n.® 157-2019-MDBIGAF-SGT, de 18 de junio de 2019, remite la denuncia hecha por la sefiora Giovanna Raquel Payhuanca FuentesMUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA GERENCIA DE CONTROL INSTITUCIONAL Pagina 4 de 7 ‘Subgerente de Tesoreria, a la Comisaria PNP de Bellavista, del hurto de archivos de documentos del loca dela Subgerencia de Tesoreria de la Municipaidad Distal de bellavista ‘A tespecto, esta Gerencia de Control institucional, viene ejecutando una Audtoria de Cumplimiento a la Municipalidad Distital de Bellavista - Callao ‘A los pagos de beneficios econémicos funcionarios y servidores piblicos que desempefiaron cargos de confianza o de dlreccién’, del periods O2 de enero de 2011 al 30 de junio de 2017, raz6n que se esta requiiendo los ‘comprobantes de pago de las planilas de pago, para su evaluacion, hecho que limita nuestra accién de control, reprogramandose nuestro alcance b) Criterio: La nomatvdad aplcable alos hechos descrtos es la siguiente: Y-— Resolucién de la Contraloria General N° 320-2008-CG, de 30 de octubre de 2008. Normas de Control interno (.) 4, Norma General para el componente de informacién y comunicacién. 46 Archivo Institucional “El ttularo funcionatio designado debe establecer y aplicarpolticas y procedimientos de archivos adecuados para la preservacin y conservacién de los documentos e informacion de acuerdo con su utlidad 0 por requerimiento técnica 0 jurdica, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestion, entre otros, incuyendo las fuentes de sustonto’ Y —Decreto Ley N° 19414 de 16 de mayo de 1972 “Es de utilidad publi e incremento del Patrimonio Documental”, dofensa, conservacion bu) Articulo 2. “El Patrimonio Documental de la Nacién esté constituido por la documentacion ‘existente en los archivos de todas las reparticiones y organismos del Sector Publico Nacional" V _ Resolucién Jefatural N.° 364-2002-AGN/J de 3 de diciembre de 2002. Con el que aprueba el Manual sobre uso y manejo de documentos, ¥ TWO de fa Ley n.° 27444, Ley de Procedimiento Administrative General, aprobado por Decreto Supremo N.° 006-2017-JUS, 17 de marzo de 2017, Articulo 162.-Intangibiidad de! expediente 162.1. El contenido del expeciente es intangible, no pudiendo introducrse enmendaduras, alteraciones,entrlineados ni agregados en fos documentos, una vez que hayan sido frmados por la autoridad competente. De ser necesarias, deberd dejarse constancia expresa y detalada de las ‘modificaciones introducidas. 162.2. Los desgloses pueden solctarse verbalmenle y son otorgados bajo constancia del instructor y del solitante, indicando fecha y folios, dejando una copia auterticada en el lugar correspondiente, con la fliatura respectiva,MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA GERENCIA DE CONTROL INSTITUCIONAL Pagina 5 de7 162.3. Las entidades podrén emplear tecnologia de microformas y madios informatoos para el archivo y tramitacién de expedientes, previendo las seguridades, inlterabildad e integridad de su Contenido, de conformidad con la normatvidad de la materia, 162.4. Si un expediente se extraviara, la administracion tiene la obligacion, bajo responsabilidad de reconsirur el mismo, independientemente de la solcitud del interesado, para tal efecto se anlcaran, en lo que le fuera apicable, las reglas contenidas en el Artculo 140 del Cbdigo Procesal Chl ) Gonsecuen El eventual incumplimiento de la situacién expuesta viene ocasionando el incumplimiento de la fentrega de documentacién, debido a una mala gestion documental, problemas de seguridad principalmente a la falta de un ambiente seguro y adecuado para el manejo de la documentacién que ‘orman parte del archivo, lll, DOCUMENTACION E INFORMACION QUE SUSTENTA LA ORIENTACION DE OFICIO La informacién y documentacién que la aucitora ha revisado y analizado durante el desarrollo del servicio de Orientacion de Ofiio @ la Municipaldad Distitl de Bellavisia “ESTADO SITUACIONAL DEL ARCHIVO DE LA SUBGERENCIA DE TESORERIA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA”, La situacion adversa identificada en el presente informe se sustenta en la revision y andlisis de la documentacién e informacion obtenida por el OCI, la cual ha sido sefialada en la condicion y se encuentra en el acervo documentario de la entidad. 'V, CONCLUSION Durante la ejeoucién del servicio de Orientacion de Oficio a la Municipaidad Distital de Bellavista “ESTADO SITUACIONAL DEL ARCHIVO DE LA SUBGERENCIA DE TESORERIA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA", se han advertido una situacién adversa que afectan 0 podrian afectar el patrimonio documental histerico de la Subgerencia de Tesoreria, ast como mejorar la implementacin de protocoles de seguridad para el acceso y manipulacion de los documentos del archivo, V. RECOMENDACION: 1, Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad el presente Informe de Orlentacion de Oficlo, el cual ‘contiene sitiacién adversa identficado como resultado del servicio de Orientacién de Ofcio al Municipaidad Distrtal de Bellavista “ESTADO SITUACIONAL DEL ARCHIVO DE LA ‘SUBGERENCIA DE TESORERIA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA”, con la finaidad que se adopten las acciones preventvas y correctivas que correspondan, en el marco de sus competencias y obigaciones en la gestin institucional, con el objeto de asegurar el logro de los objetivos de la entidad,MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA GERENCIA DE CONTROL INSTITUCIONAL Pagina 6 de 7 2. Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad que debe comunicar al Organo de Control Insttucional, a través del plan de accién, las acciones preventivas o cortectivas que implemente respecto a las situaciones adversas contenidas en el presente Informe de Oriantacién de Offcio, Calizo, 27 de junio del 2019 “TUAN CARLOS ROMERO inca ‘COBIGO NT 17761MUNICIPALIDAD DISTRIFAL DE BELLAVISTA, GERENCIA DE CONTROL INSTITUCIONAL, Pagina 7 de7 APENDICE n.° 4 DOCUMENTACION VINCULADA A LA ACTIVIDAD. “ESTADO SITUACIONAL DEL ARCHIVO DE LA SUBGERENCIA DE TESORERIA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE BELLAVISTA” ne Documento 1_| Informe n.* 0167-2019-MDBIGAF-AGT de 18 de junio de 2019 2 | Informe n,* 0117-2019 MDBIGAF-AGT de 9 de mayo de 2019 3 | Informe n,” 054-2019-MDB/GSCISGS, de 23 de abil de 2019