Para iniciar con el proceso de documentación del sistema de gestión de la
calidad, de la empresa Confecciones S.A, se debe dividir la documentación de la siguiente manera: Documentación interna: Esta documentación corresponde a la que es elaborada, aprobada y controlada por la organización, para una correcta ejecución de sus actividades. Esta documentación se divide en tres partes: 1. Documentación obligatoria Alcance del sistema Política de calidad Objetivos de la calidad Operaciones de los procesos
2. Especificaciones Mapa de procesos Caracterización de procesos Manual de calidad
3. Registros: Proporciona evidencia de las actividades realizadas en la
organización. Listado de algunos registros obligatorios según la NTC ISO 9001 Evidencia de mantenimiento y calibración de equipos Los nuevos requisitos para los productos y servicios Entradas para el diseño y desarrollo Controles al proceso de diseño y desarrollo Salidas del diseño y desarrollo Registro de la pérdida de la propiedad del cliente o su deterioro Liberación de los productos y servicios Control de las salidas no conformes Auditorías internas al sistema de gestión Revisión por la dirección al sistema de gestión de la calidad.
Documentación externa: Estos documentos no son elaborados por la
organización, pero son adoptados por el sistema de gestión, ya que son una guía para el correcto desarrollo de los procesos. Esta documentación se divide en tres partes: 1) Requisitos legales: Son establecidas por un organismo legislativo y deben cumplirse obligatoriamente. 2) Normas internacionales: Son estándares establecidos y acogidos a nivel internacional.
3) Manuales de operación de maquinaria: Documentos donde se encuentra
la descripción general de la máquina.
Si la organización Confecciones S.A quiere obtener resultados efectivos y
completos, es necesario que lleve una documentación externa adecuada, en la cual le permita evitar cualquier tipo de problema que retrase las actividades de los procesos. Además, cabe resaltar que, con un buen manejo por parte de un líder en la documentación externa, se puede lograr una planificación organizacional que ayude a cumplir con las actividades planteadas y así, se puedan finalizar y mejorar los procesos, cumpliendo con los objetivos planteados desde un inicio.
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