Presentado por: Sonia Viviana Piedrahita Gutierrez

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: Compass Group Services Colombia

Dirección: kilómetro 10 vía Ciénaga Magdalena
Representante: Obdulio Gaviria
Tel: 562-2290-09
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: gg@CompassGroup.com.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
audgercali@CompassGroup.com.co
Para: Jefe de laboratorio de investigación y ensayos
Fecha: JULIO 8 de 2019
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de Compass Group Services
Colombia, en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de
Investigación y Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Compass Group Services
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de

2013

 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013

Reunión de Apertura:
8 de Agosto de 2019
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:
8 de Agosto de 2019
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoquímico, el día 8 de Agosto del presente año, con una duración
de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos.
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del
30 de Julio de 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre,
cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la
reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes
del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la
documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su
área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La
información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto Coordinador de Analisis y Ensayos firma

Maritza Gomez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 Política de Logística y Servicio Última actualización 18 de julio
al Cliente 2018

2 Política de Gestión Financiera Última actualización 5 de enero

Instructivos de desarrollo de 2018
Ensayos de laboratorio I-EL-002
Carpetas de Protocolos e
Instructivos

3 Manual de Procedimientos. Última actualización 9 de febrero

Cap. Compras y Logística. 2018

4 Manual de Procedimientos de M-PC-002

Laboratorio Versión Marzo de 2018

5 Manual de Documentos de M-DR-005

Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
6 Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2018

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Se usara el método de escucha activa.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación nivel
Si I)
calidad

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicación
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus funciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

(Documentación nivel III)

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo

Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La informacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion

Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuaciónNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medición, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 8 de Agosto de 2019 Auditor(es): Oficina asesora de

control interno.
Proceso auditado: compras Auditado(s): Superintendencia de
Logística.
N° Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Procedimientos de política de Falta agregar X
costos en gestión financiera implementación de
materiales en procedimiento para
bodega y stand-by costos en
materiales de
bodega y stand-by
2 formato único de Cap. Compras y No se tiene en X
despachos, Manual logística cuenta el formato
de procedimientos único de despachos
y recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta actualización X
organizacionales logística y de la política de
servicio al cliente logística, cuya
última actualización
fue el 18 de julio
2011 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un

procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-
by.
 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.
 Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en
unosolo.
 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
 Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
 Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medición, análisis y mejora.
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso

estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.