Semana 1

3.1.1 Hoy vamos a reflexionar sobre la siguiente historieta

1 ¿Alguna vez ha sentido extrañar algún documento que parecía ya no

importante?
NO
2 ¿Teniendo en cuenta la historieta, cree usted que la vigencia de un documento
es importante?
SI por qué se puede evidenciar algo que se compró para saber que es verdad
“evidencia comprobatoria”.

3 ¿Por lo general que tipo de documentos guarda y que valor tienen para usted?
El certificado de bachiller, fotocopias de la EPS, recibos públicos, incapacidades,
esto es vital en la vida laboral ya que para todo nos piden fotocopias por ejemplo
del bachiller y también los recibos públicos ya que así saben en donde vivimos.

4 ¿Considera usted que la conservación de documentos y la forma en cómo se

gestionan son necesarios en su vida personal y laboral? ¿Por qué?
Porque si uno no tiene evidencia no valdría nada las palabras que uno dice sin
comprobarlas de que son verdad.

SEMANA 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

3.2.1
Aspectos Generales de las Comunicaciones: concepto, clases, tipos de
documentos,
Comunicaciones oficiales y empresariales.
Definición: Aspectos Generales de las Comunicaciones El término comunicación
procede de la raíz latina “comunis” que significa “poner en común algo con otro” y
la raíz expresa comunión, comunidad, algo que se comparte, se tiene o se vive en
común.
Elementos esenciales: emisor es el que habla y el receptor es el que le contesta.
Canal dialogo intercambios de dialogo se observa cuáles son los elementos canal,
código y receptor y emisor
Tipos de documentos:
La comunicación gráfica
La comunicación verbal
No verbal.

La comunicación verbal se refiere a la comunicación que se vale De la palabra

para dar el mensaje, es la principal forma de Comunicación que se utiliza. Puede
ser oral o escrita. Por Ejemplo: Conversaciones, juntas, entrevistas, memorandos,
Cartas, tablero de avisos, correo electrónico, páginas de internet etc.

No verbal: incluye expresiones faciales, tono de voz, patrones de contacto,

movimientos, diferencias culturales, etc. En la comunicación no verbal se incluyen
tanto las acciones que se realizan como las que dejan de realizarse. Así, un
apretón de manos fuerte, o llegar tarde todos los días al trabajo son también
comunicación.

La comunicación gráfica: son las ilustraciones son complemento para la

comunicación de tipo verbal, se refiere a los apoyos gráficos que se utilizan tanto
para apoyar un mensaje como para trasmitir una idea completa.

.
 Elementos esenciales de la Documentación organizacional: concepto,
elementos, importancia y aplicabilidad

Concepto de documentos: documento es un soporte material que contiene

información y que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas, permiten
la comunicación humana.

Documento técnico: Es un sistema de datos e información que se obtiene

de
Forma sistemática de una experiencia que implica análisis e
Investigación; y es procesada por diversas técnicas que:
Resume, sintetiza, describen, explican, argumentan etc.; y
Que se presentan con una estructura que contiene los
Elementos básicos de: Titulo, introducción, desarrollo,
Conclusión y referencias.
Tipos de documentos: Argumentativos
Descriptivos
Científico

Argumentativos definición: contienen información en la que destacan la

persuasión, la opción del
Escritor, confrontación de ideas, etc. sobre determinada temática,
sobretodo, de percepción
(Subjetiva). (Ejemplos artículos de opinión, artículos de análisis y debate,
ensayos, etc.)

Definición de descriptivos: contienen información que consiste en relatar

con palabras lo que se observa
O se siente. Es una técnica literaria que se utiliza cuando se quiere
plasmar, como en una
Pintura aquello que se ve. Es el modo que utilizamos para presentar
lingüísticamente la
Realidad.

Científica: contienen información referente a una determinada experiencia

de investigación
(Documental, de campo, experimental) en la que se exponen posibles
soluciones a
Problemas planteados por determinadas áreas de conocimiento.

Documentación oficial y empresarial: Es la disciplina que trata del estudio de

los diversos documentos que intervienen en las transacciones empresariales ya
sea en la comercialización y distribución de los productos; para su estudio y
comprensión lo clasifica de acuerdo a su importancia y efecto legal.

Oficial: El proceso de comunicación entre las dependencias de una entidad

o entre las Organizaciones genera como soporte una serie de documentos,
tanto en el Ámbito interno como externo, a los cuales se denominan
Comunicaciones Oficiales.

Empresarial: es un proceso con fines comerciales o industriales para el

beneficio de cualquier empresa. Por lo tanto, empresarial supone el
desarrollo de cualquier compañía con el fin de conseguir aumentar sus
ganancias y su potencial en un mercado competitivo. Dependiendo de la
tipología de la empresa, encontraremos diferentes actividades
empresariales según las características de la misma.

Según el soporte podemos encontrar: papel, cintas magnéticas,

Fotografías, discos ópticos, etc.

Según el ente productor: Documento privado: el que es producido por

Particulares. Documento público: es el producido por el funcionario
Publico en el ejercicio de sus actividades.

.
Según la finalidad: están los documentos dispositivos, los que imparten
Normas de obligatorio cumplimiento; los documentos testimoniales,
Son los que sirven de prueba o testimonio y los documentos
Informativos conforman la generalidad de los documentos dentro de la
Gestión administrativa entre ellos están informes, circulares, cartas, etc.

.
Según la función para la que fue creado: es donde se identifica el valor,
La importancia que posea el documento en la gestión administrativa de
La empresa.
Vitales: son los documentos indispensables para el funcionamiento y
Crecimiento de la organización, para rehacer el estado legal, reanudar
Operaciones.
Importantes: son los documentos que poseen valor para la gestión por
Periodos de 5 a 6 años.
Útiles: son los que únicamente aportan a la gestión administrativa por
El año de vigencia.
No esenciales: son aquellos que no poseen ningún valor primario ni
Secundario.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y

TRADICIONALES.

Ventajas de documentos Desventajas de documentos

-Producción de espacio físico -control de fiabilidad y autenticidad

-no requiere copias en papel
-mayor facilidad de acceso
-facilidad de edición
-más sencillas de ordenar
-permiten simultaneidad de acceso
a varias personas
-incompatibilidad no existe un
estándar
-complejidad del documento
-virus informáticos

3.3.1