UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS PÁGINA: 1 DE 2

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-FO-22

ACTA DE REUNIÓN VERSIÓN: 2

FECHA: 2 de julio de 2019 HORA INICIO: 8:00am HORA FIN: 10:00am

PROCESO: Direccionamiento Estratégico LUGAR: OAP
OBJETIVO

Realizar empalme de actividades para cesión del contrato 1438 de 2019.

DESARROLLO
TEMA: Actualización Documental del Proceso TIEMPO:
Teniendo en cuenta el plan de trabajo del proceso de Direccionamiento Estratégico se efectuó actualización de los
siguientes documentos los cuales se encuentran actualizados en el diagrama del proceso de la Intranet:

1. PE-ES-03 Contexto Organizacional.

2. PE-GU-03 Guía para la Formulación y Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos.
3. PE-PR-02 Seguimiento al Plan de Acción.
4. PE-FO-01 Solicitud de Modificación al Plan de Acción.

En la actualización documental
La actualización del Contexto Organizacional se documenta en la carpeta “Actualización Contexto URT” con el fin de
soportar el ejercicio efectuado desde Direccionamiento Estratégico con el apoyo de las Direcciones Misionales. Es
importante tener en cuenta que esta actualización se efectúa en respuesta a los Planes de Mejoramiento No.

TEMA: Conclusiones TIEMPO: 15 minutos

De conformidad con lo descrito anteriormente y una vez expuesta la propuesta de reingeniería del Grupo de Atención y Servicio al
Ciudadano, se presentan las siguientes observaciones:

1. Frente a la Eficiencia: proponer un indicador orientado a la medición del reparto de las PQRSD conforme tipificación,
competencia y Acuerdos de Nivel de Servicio definidos para tal fin.
2. Unificar la gestión de los PQRSD (Ley 1561 y demás peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias) para la medición
de la oportunidad de la respuesta de acuerdo con los términos de Ley, indicando la pertinencia de evaluar con el cuerpo
directivo, los mecanismos de seguimiento y toma de decisión, teniendo en cuenta que los mismos dependen en un
porcentaje de la gestión de las dependencias de nivel central o territorial según su competencia técnica o misional para la
proyección de la respuesta y que por ende las acciones de mejora que pueda emprender el Grupo de Atención y Servicio
al Ciudadano no atacan la causa raíz ante incumplimientos derivados de la inoportunidad de la respuesta.
3. En cuanto a la Eficacia, se recomienda mantener los indicadores asociados a medir la capacidad de respuesta de los canales
de atención frente al total de solicitudes que sean presentadas por los ciudadanos y grupos de interés a través de los
canales.
4. Finalmente, sobre la Efectividad, se recomienda realizar mediciones de satisfacción de elementos internos del proceso de
Atención al Ciudadano, consolidando la información con la encuesta final que recoge temas transversales de la Entidad.

De acuerdo con las conclusiones derivadas de la mesa de trabajo, se convoca a reunión el martes 5 de febrero a las 8:30am con el
propósito de revisar la propuesta de indicadores y realizar los ajustes correspondientes.

La propuesta de indicadores será consignada en el formato Excel establecido por la Oficina Asesora de Planeación, los reportes se
realizarán en dichas matrices, una vez se definan los mecanismos de reporte en la plataforma de Strategos.

COMPROMISOS
FECHA MAX.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
DE LOGRO
Grupo de Atención y
Realizar propuesta de indicadores 4 de febrero Servicio al Ciudadano
de 2019

Grupo de Atención y
5 de febrero Servicio al Ciudadano
de 2019
Asistencia a reunión convocada para revisión de indicadores
8:30am Oficina Asesora de
Planeación

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ACTA DE REUNIÓN VERSIÓN: 2

ASISTENTES
NOMBRE CARGO DEPENDENCIA/ENTIDAD FIRMA

1 Carolina Farfán Profesional universitario OAP/URT

2 Marcela Vargas Contratista OAP OAP/URT

3 Marta Isabel Labrador Profesional Especializada AC-SG/URT

4 Catalina Bustos González Contratista AC AC-SG/URT

ASISTENCIA: 100% LOGRO OBJETIVOS DE LA REUNIÓN: 100%

Asistentes/Total de convocados*100 Temas tratados/Temas Planeados

Elaborada por: Catalina Bustos González

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