OP-002

PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN CONSULTA MÉDICA PRIVADA
REV FECHA DESCRIPCIÓN Elaborado por

00 30/11/12 Emisión Original del Procedimiento Lic. Lolimar Jimenez

Elaborado Revisado Aprobado por:

Nombre: Lic. Lolimar Jimenez Econ. Miryam Madriz Dr. Leopoldo Melian
Coord. de Control de
Cargo: Gestión Gerente Administrativo Director Médico

Firma:
Fecha: 30/11/2012

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ÍNDICE

1. OBJETO ................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ................................................................................................................ 4
3. REFERENCIAS ........................................................................................................ 4
4. CONSIDERACIONES GENERALES ............................. Error! Bookmark not defined.
5. PROCEDIMIENTO ................................................................................................. 4-6

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INTRODUCCIÓN

La Atención Médica Primaria surge como una estrategia de organización de los

servicios de salud por distintos niveles de atención, con la finalidad de lograr la
integración de la asistencia, la promoción de la salud y la rehabilitación de los
pacientes de manera preventiva. Con esta estrategia las Instituciones Hospitalarias
buscan ofrecer un servicio que permita disminuir los costos mediante un mejor uso de
los recursos del sistema de atención médica primaria.

Alineada a esta realidad, La Clínica crea la Unidad de Atención Medica Primaria, la

cual tiene entre sus objetivos fundamentales la prestación del servicio de consultas
privadas con la mayor variedad de médicos especialistas, que permiten además la
realización de estudios especiales, de imágenes, exámenes de laboratorio y/o
procedimientos menores ambulatorio; a fin de ofrecerle a la comunidad en general
que no está amparada por pólizas de seguro, un servicio integral en un solo lugar,
brindando una excelente atención tanto del profesional de la salud como del resto del
equipo humano que integra la Unidad a precios sumamente accesibles, trato cordial y
respetuoso; así como respuestas rápidas y oportunas a sus clientes.

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OBJETIVO:

El objetivo de este procedimiento es definir los pasos a seguir para la atención y el

control de pacientes por la Unidad de Atención Medica Primaria, a fin de garantizar un
proceso ágil, efectivo y eficiente, así como la satisfacción de los usuarios.
Adicionalmente este documento sirve como instrumento fundamental en la
transferencia de conocimiento para el personal de nuevo ingreso a los puestos de
trabajos que intervienen en el proceso.

ALCANCE:

Las normas y procedimientos descritos en este documento serán aplicadas al

Departamento de Operaciones, específicamente a la Unidad de Atención Médica
Primaria, los Médicos que presten sus servicios a través de la Unidad, las diversas
entidades que interactúan con esta unidad; así como a los Pacientes que demandan
sus servicios.

USUARIOS:

- Gerente Administrativo
- Jefe de Operaciones
- Supervisor de A.M.P.
- Coordinador AMP y Consultas
- Auxiliar de AMP y Consultas
- Secretaria de Consultas
- Médicos Especialistas

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REFERENCIAS:

Para la elaboración de este procedimiento se han tomado los criterios establecidos

en los siguientes documentos:
- Manual de la Calidad de la Clínica., SGC-MAN-001
- Procedimiento “Elaboración de Documentos del SGC”, SGC-PRO-001

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

- Convenio Servicio de Consulta.

- Vídeo tutorial Sistema MediOffice.
- Manual de Usuario Clinic.
- Normas Generales de A.M.P. y Consultas

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS:

- A.M.P.: Siglas de la Unidad de Atención Médica Primaria donde los médicos

especialistas atienden a los pacientes a través de consultas para la evaluación
médica en la especialidad que le compete.
- Clinic: Sistema para el registro, control y facturación de los Pacientes de la Clínica
- Estudios Especiales: Son todos los Estudios que ofrece la Unidad de A.M.P. y la
Clinica para el estudios de los pacientes, tales como: ecografia, eco duppler,
electrocardiograma, eco cardiograma, ecoperinatales, biopsias, citología, endoscopia,
entre otros.
- Estudios de Imágenes: Son todos los Estudios que ofrece la Unidad de A.M.P. a
través de la Unidad de Imágenes de la Clínica, tales como: mamografia, eco
mamario, radiografias.

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- Ficha Patronímica: Son los datos primarios del Paciente, incluye: nombre completo,
sexo, fecha de nacimiento, estado civil, cédula de identidad, domicilio y lugar de
trabajo.
- Informe Medico A.M.P.:
- La Clínica: Clínica
- Médico de triage: Es el medico general que evalua al paciente y selecciona a partir
de su necesidad segun su diagnóstico, el tratamiento médico, estudios, exámenes
y/o médicos especialistas que deben tratar al paciente.
- MediOffice: Sistema de Historias electronicas para Adminisitración y Control de
Consultas Medicas.
- Orden Médica: Es la Orden emitida por el Médico (en hojas de recipe o a través del
MediOffice), como resultado de la atención médica realizada al Paciente, que puede
comprender Estudios Especiales, Exámenes de Laboratorio y/o Referencias a otro
Médico Especialista.
- Orden de Servicio: Es el reporte emitido a través del Sistema Clinic para ordenar la
realizacion de Estudios Especiales, Examenes de Laboratorio o Referencias a otros
Médicos Especialistas.
- Pacientes Asegurados: Son todos los pacientes que esten amparados por los
seguros o empresas afiliadas a la Unidad de Atencion Medica Primaria.
- Recaudos: Autorización de la Empresa o de la Aseguradora, Ordenes de Estudios o
Referencia Medica.

FORMATOS, ARCHIVOS Y REPORTES:

- Formato: Ordenes de Exámenes de Laboratorio

- Formato: Ordenes de Estudios Especiales
- Formato: Informe Médico
- Formato: Datos Primarios del Paciente (F-AMP-001).
- Reporte: Referencia a Médico Especialista

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- Reporte: Informe Médico A.M.P.

- Reporte: Récipe
- Reporte: Constancia de Consulta
- Reporte: Reposo
- Reporte: Presupuesto
- Reporte: Lista de Pacientes

ANEXOS:

- No aplica.
-
-
NORMAS GENERALES:

1. Todo paciente que se presente para la realización de estudios o consultas

presentará su Cédula de Identidad laminada, para ser atendido; en los casos de
niños sin Cédula de Identidad, los representantes llenarán el Formato “Datos
Primarios del Paciente” (F-AMP-001).
2. Los Médicos Especialistas atenderán máximo cuatro (4) Pacientes provenientes de
los Seguros afiliados a la Unidad de A.M.P.
3. Al finalizar el turno de cada Médico, la Secretaria de Consulta emitirá por sistema
MediOffice dos (2) juegos del Reporte Listado de Paciente atendidos por el Médico
y pagará el monto reflejado en el Reporte.
4. La Secretaria de Consulta entregará al finalizar su turno los Reportes: Informes
Medico A.M.P., Listado de Pacientes, con sus respectivos soportes a la Auxiliar de
AMP y Consulta o a la Coordinadora de A.M.P. y Consulta.
5. La Auxiliar de AMP y Consulta verificará que se encuentren todos los Informes de
AMP debidamente firmados y sellados.

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6. El cobro de las consultas se realizará en el momento que el paciente es registrado

y asignado a la Lista de Espera del Médico, es decir antes de la entrada al
consultorio.
7. Los Estudios Especiales y Procedimientos Eventuales que no están programados y
que son realizados por los Médicos Especialistas tales como: Cardiólogo, Gineco-
Obstetra, Otorrino, Urólogo, en función a lo que observan en la consulta, deben ser
indicados por el Médico a la Secretaria de Consulta para registrarlo en el Sistema
MediOffice y procesar el pago.
8. En caso que el Medico avise imposibilidad de asistir a la Consulta, la Secretaria de
Consultas llamará por su nombre a cada uno de los Pacientes registrados en la
Lista de Espera del Médico en cuestión, le informará imposibilidad de ser atendido
por el Medico, pedirá disculpas en su nombre y le reintegrará el dinero que haya
pagado por la consulta.
9. La Secretaria de Consulta verificará con el Médico en cuestión, la posibilidad de
pago a través de punto de venta (tarjeta de debito), para aquellos casos solicitados
por los Paciente.

NORMAS ESPECÍFICAS:

Clínica:

10. Las Órdenes de Servicio para las Consultas Medicas, Estudios Especiales y
Exámenes de Laboratorio, de los casos de salud ocupacional de la Clínica (Pre-
empleo, Pre-vacaciones, Post-vacaciones), serán tramitadas directamente por el
Coordinador de Recursos Humanos.
11. Las Órdenes de Servicio para las Consultas Pre-operatorias (Historias Medicas,
Evaluación Cardiovascular, Preanestesia), serán tramitadas directamente por el
Analista de Admisión.
12. En los casos de Evaluación de Preanestesia, el Analista de Admisión le entregara
a la Auxiliar de A.M.P. y Consulta los resultados de las Evaluaciones Especiales,

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Exámenes de Laboratorio requeridos para realizar dicha evaluación y los retirará

de A.M.P. una vez culminada.
13. Los Estudios Especiales serán realizados a través de las Órdenes de Servicios,
dentro de la Consulta del Medico Especialista.

RESPONSABILIDADES:

La Auxiliar de A.M.P y Consulta es la responsable de:

1. Emitir las Órdenes de Servicios para las consultas con Médicos Especialistas y/o
Estudios Especiales, ordenados por el Médico de triage o por la compañía
aseguradora.

El Coordinador de A.M.P y Consulta es el responsable de:

La Secretaria de Consulta es la responsable de:

1. Atender a los pacientes que se solicitan atención médica privada, así como los
referidos por A.M.P. para ser atendidos por Especialistas.
2. Registrar las historias de los Pacientes que van a Médicos Especialistas en el
Sistema MediOffice.
3. Informar al Paciente que así lo requiera las diversas Especialidades Médicas
ofrecidas, Nombre de los Médicos Especialistas, Horarios de Atención de los
mismos, Costo de consultas.
4. Informar al Paciente que lo requiera los diversos Estudios Especiales ofrecidos,
Horarios, Costos y las recomendaciones de preparación para realizarse los
mismos.
5. Canaliza las consultas a los Médicos Especialistas en el Sistema MediOffice, en
función a los requerimientos de los Pacientes, así como las citas de los Estudios
Especiales que se requieran.

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6. Cobrar las Consultas y Estudios Especiales en caso que hayan sido debida y
oportunamente notificados por el Médico Especialista tratante.
7. Llevar el control de la Caja.
8. Emitir Orden de Servicio para las consultas con Médicos Especialistas, los
Estudios Especiales y/o Exámenes de Laboratorios ordenados por el Médico
tratante.
9. Emitir el Reporte Listado de Pacientes y pagarle al Médico en función al monto
señalado en el reporte.
10. Verificar que los Médicos Especialistas entreguen todos los Informe Medico A.M.P.
de los Pacientes atendidos por Seguro, y que los mismos estén debidamente
firmados y sellados.
11. Entregar al final del su jornada de trabajo o turno los Informes Médicos A.M.P. a la
Auxiliar de A.M.P. y Consulta y/o Coordinadora de A.M.P. y Consulta.
12. Llevar la disponibilidad de talonarios utilizados por los Médicos Especialistas
(Orden de Laboratorio, Informe Médico, Orden de Biopsia, Orden de Servicio,
Orden de Imágenes y Orden de Presupuesto). En caso de baja disponibilidad
solicitarlo a Suministros.
13. Reintegrar el monto pagado por cada Paciente, en los casos que el Médico
Especialista informe que no podrá asistir a la Consulta.

Los Médicos Especialistas son responsables de:

1. Elaborar, firmar y sellar el Informe Médico de AMP en caso de Pacientes referidos
por Seguro de AMP.
2. Notificar a la Secretaria de Consulta con anticipación ausencia y/o demora en su
llegada.

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3. Notificar a la Secretaria de Consulta la realización de Estudio o Procedimiento al

Paciente en el Consultorio durante la consulta, a fin de que los ingrese en el
Sistema MediOffice y lo cobre al Paciente.

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PROCEDIMIENTO:

Responsable Nro. Acción

Paciente 1 Entrega en taquilla Cédula de Identidad laminada,
Orden de Servicio (si la posee), notifica Especialidad
Médica requerida, Nombre del Medico o sintomatología
presentada.
Secretaria de 2 Verifica si el Paciente entregó la Cédula de Identidad
Consulta laminada
 Si lo entrego, ir a paso 4.
 Si no, entrega formato Datos Primarios del Paciente
(FA.M.P.-001) y solicita llenarlo.
Paciente 3 Llena Formato Datos Primarios del Paciente (FA.M.P.-
001) y lo entrega a La Auxiliar de Consultas A.M.P.
Secretaria de 4 Verifica si el Paciente no tiene un médico especifico:
Consultas  Si es si, informa médicos especialistas, horarios de
consultas, costo de consultas, y selecciona en función
a la respuesta del Paciente.
 Si no, ir a paso 5.
5 Verifica en MediOffice si la Especialidad Medica,
Estudio Especial o Medico requerido por el Paciente
tiene disponibilidad para ser atendido ese día, en
función a horarios y cupos:
 Si existe disponibilidad, Ir a paso 6.
 Si no, explica al Paciente venir otro día, mas
temprano para poder ser atendido. Ir a paso fin.
6 Verifica a través del número de Cédula o fecha de
nacimiento si el Paciente se encuentra registrado en el
Sistema MediOffice:
 En caso afirmativo, verifica que los datos estén
actualizados.
o Si están actualizados, Ir a paso 7.
o Si no están actualizados, modifica los datos
desactualizados del Paciente y toma fotografía.
 En caso negativo, solicita y registra los datos
personales del Paciente en el Sistema MediOffice,

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toma fotografía del Paciente.

7 Asigna el Paciente a la lista de espera del Médico
Especialista en MediOffice.
8 Verifica si el Paciente tiene Orden de Servicio:
 En caso afirmativo, introduce en el Sistema
MediOffice la clave del Seguro que aparece en la
Orden de Servicio, Ir a paso 10.
 En caso contrario, le informa al paciente el monto a
pagar por la consulta.
9 Recibe pago del Paciente y lo coloca en la casilla
correspondiente al Médico.
10 Entrega Cédula de Identidad e informa al Paciente:
Nombre del Médico, Número de Consultorio donde será
atendido, Posición en la cola de espera, Posición del
Paciente que esta atendiendo el Medico y que será
llamado por su nombre.
Paciente 11 Espera su turno para ser atendido por el Médico
Especialista.
Médico Especialista 12 Verifica en Sistema MediOffice nombre y foto del
próximo paciente, en lista de espera.
13 Llama por su nombre al Paciente en el pasillo.
14 Realiza Evaluación Médica del Paciente, realizando
preguntas respectivas, evaluación física requerida y
revisión de Resultados de Exámenes y Estudios, en
caso de poseerlos.
15 Registra y/o actualiza Historia Médica del Paciente en
el Sistema MediOffice, describiendo sintomatología,
presunción diagnóstica o diagnóstico en caso de
detectarlo.
16 Explica al Paciente presunción diagnóstica o
diagnóstico.
17 Verifica si el Paciente requiere consultas sucesivas:
 En caso afirmativo, incluye esa nota en MediOffice y
en el Informe Médico A.M.P.
 En caso negativo, Indica al Paciente que no tienen
necesidad de volver a consulta por la sintomatología

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que presentaba, ir a paso 21.

18 Verifica si el paciente requiere tratamiento:
 Si es si, emite Récipe Firma, sella y explica
tratamiento a seguir.
 Si es no, ir a paso 19.
19 Verifica si el Paciente requiere Estudios Especiales,
Exámenes de Laboratorio y/o Referencia a otro
Especialista:
 Si es si, emite Orden(es) Médica(s) en formato de
Récipe o a través del Sistema MediOffice y lo
imprime. Firma, sella y entrega Orden(es) Médica(s)
al Paciente.
 Si no, ir a paso 20.
20 Verifica si el Paciente requiere otros Informes:
 En caso de ser requerido, realiza a través de
MediOffice: Informe Médico y/o Constancia de
Consulta y lo imprime. Firma, sella Informe Médico
y/o Constancia de Consulta y lo entrega al Paciente.
 Si no, ir a paso 21.
21 Verifica si el paciente viene por seguro:
 En caso afirmativo, elabora e imprime Informe
Médico AMP, firma y sella. Archiva temporalmente, y
entrega a la Secretaria de Consultas al final de su
jornada laboral. Ir a paso 22.
 En caso negativo, Ir a paso 23.
22 Informa al Paciente entregar Ordenes Médicas a la
Auxiliar de Consultas A.M.P. para tramitar Órdenes de
Servicios. Ir a Proceso Atención Médica Primaria
Paciente Asegurados.
Paciente 23 Verifica documentación
 Si tiene particulares.
 Si no, Ir a paso 77.

Médico Especialista Informa a la Secretaria fin de su jornada laboral y

entrega Informes Médicos AMP en caso de poseerlos.
Secretaria de Imprime 2 copias del Reporte Listado de Pacientes,

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Consultas verifica y paga el monto indicado al final del mismo,

tomando el dinero de la casilla correspondiente al
Médico.
Entrega las 2 copias del Reporte Listado de Paciente al
Médico en conjunto con el dinero, solicita verificarlo y
firmar una copia del Reporte en señal de recibido y
conformidad.
Medico Especialista Verifica que el dinero entregado coincida con el monto
indicado en Reporte Listado de Pacientes
 Si coincide, firma una copia del Reporte en señal de
recibido y conformidad y lo devuelve a la Secretaria
de Consulta, archiva su copia.
 Si no coincide, Indica diferencia a la Secretaria de
Consulta.
Secretaria de Verifica e indica razones de diferencia o verifica dinero
Consulta faltante
Archiva Listado de Pacientes
Verifica en MediOffice tener todos los Informes Médicos
AMP y que estén debidamente firmados y sellados:
 Si los tiene,
 Si no, Imprime Informe(s) Medico AMP faltante y
solicita firma y sello al Médico.
Anexa a las Órdenes de servicios, los Informes
Médicos de AMP y estos a su vez al Reporte de cierre
Entrega a la Auxiliar de AMP y Consulta y/o
Coordinador de AMP y Consulta Informes Médicos de
AMP con sus respectivas Órdenes de Servicios.
77 Fin del procedimiento.

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