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Alistar el proceso de evaluación de

competencias laborales
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Alistar el proceso de evaluación de competencias laborales

Alistar el proceso de evaluación de competencias laborales

Estructura de contenido
Contextualización
1. Certificación de competencias laborales
2. Normatividad
3. Participantes del proceso
4. Código de ética
5. Proceso de evaluación
6. Control documental
7. Testimonios sobre el proceso de certificación
Conclusiones
Referencias
Glosario
Créditos

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Estructura de contenido

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Contextualización
Cuando una organización toma la decisión de certificar a sus colaboradores
teniendo en cuenta el modelo de competencias laborales, requiere un trabajo no
solo con las personas que van a ser certificadas, sino un proceso de cambio cultural
que vincula a toda la empresa y busca mejorar las prácticas de Recursos Humanos.
Este proceso de certificación genera múltiples beneficios para todos los
involucrados.

Para la organización:

• Mejora su competitividad elevando los estándares de desempeño de sus


colaboradores.
• Incrementa la productividad de los procesos críticos al identificar las
contribuciones individuales.
• Mejora la efectividad de procesos como selección, formación y evaluación, ya
que unifica los criterios basados en competencias.

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Para los colaboradores:

• Mejora sus niveles de competencia personal preparándolos para afrontar de


manera efectiva los cambios del entorno laboral.
• Mejora su empleabilidad al permitir el desarrollo de competencias que facilitan
su mantenimiento en oportunidades de trabajo.
• La certificación de sus competencias les permite acreditar su nivel de experticia.
• Permite mayor movilidad laboral al contar con niveles de preparación superior.

Por lo anterior, se hace necesario que usted conozca cual debe ser el proceso que
una organización debe seguir para lograr la certificación de competencias de sus
colaboradores.
Al finalizar esta Actividad de Aprendizaje, usted, Aprendiz- Consultor, podrá:
Alistar el proceso de evaluación de competencias laborales para un grupo crítico
de la organización.

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1. Certificación de competencias laborales

L a certificación de competencias laborales es un reconocimiento


de las capacidades de una persona para poder lograr un resultado
de calidad en relación con una función que debe desarrollar. Además,
ésta certificación hace referencia a una norma de competencia que
previamente ha sido definida y establecida.

Características del proceso de evaluación y certificación de


competencias laborales.

Gratuito: no requiere ningún aporte de tipo económico o en especie


para los involucrados. (Empresa o empleado)

Accesible: es voluntaria, libre y espontaneo, teniendo en cuenta que


el candidato es quien decide en qué momento puede demostrar las
evidencias de desempeño.

Sistémico: se desarrolla por fases, requisito y condiciones.

Legítimo: se define y establece por el SENA como organismo certificador,


garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente, interna y
externa.

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Práctico: se centra en la experiencia y experticia que debe demostrar el


candidato.

Estandarizado: se basa en un modelo propio y de uso exclusivo del SENA


a nivel nacional, soportado en normas adaptadas y reconocidas por los
sectores productivos.

Válido: mide evidencias de conocimiento, desempeño y producto


requeridos para el desempeño o función.

Justo: brinda a todos los candidatos la misma oportunidad en la


valoración de evidencias.

Confiable: este proceso mide de manera consistente evidencias que


debe demostrar el candidato.

Independiente: los actores del proceso (SENA, empresa, candidatos) no


deben de desempeñar más de un rol simultáneamente.

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2. Normatividad

Las normas que se deben tener en cuenta para este proceso entre otra son:

• Decreto 249 de 2004, Numeral 6 del Artículo 12: “Avalar planes


de evaluación y certificación del desempeño, propuestos para ser
ejecutados a todo costo por las empresas, asociaciones, gremios u
otras entidades mediante evaluación y auditoría de calidad del SENA”.

• Decreto 249 de 2004, Numeral 7 del Artículo 12: “Reconocer los


Centros de Formación Profesional Integral que actuarán como
evaluadores-certificadores y las personas naturales o jurídicas
que realizarán la evaluación de competencias de los trabajadores
colombianos”.

• Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003


y se adopta la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública - NTC-
GP 1000:2004. 4.

• Decreto 933 de 2003, Artículo 19: “Certificación de Competencias


Laborales. El Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA regulará,
diseñará, normalizará y certificará las competencias laborales”

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3. Participantes del proceso

• Candidato: es la persona que presenta las evidencias.

• Evaluador: planea, evalúa, recoge evidencias y emite juicios de


competencia.

• Coordinador de empresa: compila la información general de la empresa


y se comunica con el Coordinador del SENA.

• Coordinador del SENA: gestiona la información de la empresa, soporta a


la empresa, expide certificados de competencia.

• Auditor: validad el proceso garantizando la transparencia.

• Subdirector de centro: expide la certificación de competencias.

• Formador de evaluadores: transfiere la metodología a expertos técnicos


en la competencia a certificar.

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Características del evaluador

D ebe ser experto técnico en la competencia a evaluar, (certificado)


Formado y certificado como evaluador de competencias
laborales (a partir de año 2013 debe estar certificado en la Norma de
Competencia Laboral, NCL que evaluará) Debe ser ético, Íntegro,
contar con capacidades para planificar, analizar y organizar procesos
de recolección de evidencias relacionadas con la competencia laboral.
Ser hábil para comunicarse y saber escuchar. Disposición para trabajar
en equipo. Competencia para contribuir con la resolución de problemas.
Adaptación al cambio y mentalidad abierta.

No debe ser capacitador de las personas evaluadas (no debe


evaluarlas antes de un año luego de la capacitación). Otras cualidades
como: observador, perceptivo, seguro, puntual y responsable, deben
complementar su actitud y aptitud para aplicar el procedimiento para
evaluar NCL. Finalmente, debe contar con conocimientos genéricos
y específicos sobre evaluación, desarrollo profesional continuo y
permanente mejoramiento, mantenimiento y mejora de la competencia
a evaluar.

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4. Código de ética

Sanciones originadas por incumplimiento al Código de ética:

• Llamado de atención escrito o retiro temporal del certificado.


• Retiro definitivo del certificado.
• Llamado a descargos (derecho a dar explicaciones por acciones
irregulares) Todo proceso debe ser notificado por escrito y se tendrá
un plazo de diez días para presentar descargos frente al comité
de resolución de quejas y apelaciones. Se analizará el informe y se
comunicará la sanción a aplicar, si procede (el comité tendrá un plazo
de quince días hábiles a partir del recibo para contestar)

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Flujograma del proceso de evaluación y certificación de competencias

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E n el flujograma expuesto anteriormente, se pueden apreciar los pasos


a seguir en la evaluación y certificación de competencias laborales, por
ello tenga en cuenta que:

• Una vez sean publicadas las normas de competencias en el observatorio


laboral, las empresas o personas pueden seleccionar cual o cuales son las
normas sobre las cuales desean obtener la certificación.
• Normalmente la empresa selecciona un grupo de empleados que
considera expertos y desea que sean formados como evaluadores
internos.
• Estas personas reciben de parte del SENA, la formación necesaria para
convertirse en evaluadores.
• La formación que reciben se centra generalmente en diseño de
instrumentos de evaluación. Luego reciben el entrenamiento para poder
ser evaluadores de sus compañeros.
• Para ser evaluador interno se requiere ser reconocidos formalmente por
el SENA.

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5. Proceso de evaluación

El SENA define la evaluación como el proceso por el cual se recogen


evidencias sobre el desempeño laboral de una persona, con el fin de
determinar si es competente, o todavía no, para cierta función laboral.

En el desarrollo de esta evaluación intervienen directamente las


personas que previamente fueron formadas, quienes recolectan toda la
información necesaria para certificar al trabajador.

Sin embargo, el SENA es el encargado de hacer seguimiento a todo este


proceso por medio de auditorías externas e internas, que ayudarán a
confirmar las certificaciones que posteriormente van a otorgarle al
trabajador.

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Proceso metodológico

Inducción - Autodiagnóstico

Es responsabilidad del evaluador realizar inducción al grupo de candidatos.


En ella debe socializar y facilitar el conocimiento y comprensión
básicamente de los siguientes temas, utilizando un lenguaje sencillo y
claro, acorde con las características del grupo:

Finalidad del Sistema Nacional de Formación para el trabajo,


procedimiento para certificar la competencia laboral; fases y registros
utilizados. Esto además de las definiciones, conceptos y normas inscritas
para certificación, evidencias requeridas, procedimiento para la entrega
de la certificación por parte del SENA, Código de ética y beneficios que se
obtienen con la certificación.

El evaluador, en la inducción, debe hacer claridad a los candidatos acerca


de que él no ofrece ni provee formación, ni ayuda a otros en la preparación
de tales servicios, declarándose impedido para realizar el proceso de
evaluación si ha participado en actividades de formación de candidatos
en el último año.

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El candidato, con la orientación del evaluador, analiza si cumple con los


requisitos establecidos en la norma para proceder, con criterio propio, a
hacer la inscripción o bien abandonar la formación para el desarrollo de
competencias.

Es responsabilidad del candidato, como actor clave del proceso, decidir si


está listo o no para formalizar su inscripción, asumiendo los retos que ello
le genera. El SENA y la empresa, brindarán asesoría sobre dónde, cuándo
y cómo podría desarrollar la competencia faltante.

Es deber del SENA, a través de los centros de formación certificadores,


acompañar a las empresas cuando sus evaluadores tengan previsto
realizar la inducción.

El evaluador debe registrar los nombres de los asistentes al evento


de inducción en el formato Lista de participantes a la inducción-
Autodiagnóstico, el cual debe reposar en la carpeta de control documental,
junto con el material que ha utilizado.

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Inscripción de candidatos

La inscripción del candidato ante el SENA, organismo certificador,


formaliza el inicio del proceso de certificación. Para ello se debe
diligenciar el formato de inscripción física o digitalmente.

La inscripción del candidato no podrá efectuarse sin la constancia laboral


que señala tiempo de trabajo (mínimo seis meses) y que describe las
funciones que él ha realizado o realiza actualmente. Con la inscripción
formalizada se da apertura al Portafolio de evidencias de cada persona.

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Plan de evaluación y presentación de evidencias deben ser también concertadas entre el evaluado y el evaluador; y
consignadas en el mismo registro. En ningún caso las acciones durante
El Plan de evaluación y presentación de evidencias tiene como fin el proceso de evaluación tienen carácter unilateral.
planificar y concertar las actividades necesarias para que el candidato
presente y el evaluador recoja todas las evidencias exigidas en la norma. La aplicación de instrumentos en un segundo momento, cuando el
candidato no produce el total de la evidencia exigida en la norma, o
En el plan se deben consignar las evidencias requeridas (componente bien porque la norma exige más de un momento de observación, debe
normativo), las técnicas y los instrumentos a utilizar por el evaluador, así registrarse en el mismo instrumento utilizado (lista de chequeo) el cual
como el sitio, fecha y hora de recolección. debe reposar en la carpeta del evaluador o en el sistema digital utilizado.

En él también se registra el resultado final de las evaluaciones realizadas,


lo cual le permite posteriormente al evaluador hacer el análisis de todas
las evidencias recogidas y emitir el juicio objetivamente. Las evidencias,
para ser evaluadas en su calidad y funcionalidad, deben ser previamente
valoradas bajo los siguientes tres criterios:

Pertinencia: el producto debe guardar directa correspondencia con la


norma evaluada.

Vigencia: debe asegurarse que el producto no es obsoleto debido a


cambios tecnológicos o legislativos.

Autenticidad: el producto es resultado del trabajo del candidato a


certificación. Si el plan de evaluación es modificado, dichas modificaciones

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En la actividad de planificar el proceso de certificación, el


evaluador debe tener claridad sobre:

Qué normas va a evaluar y a qué titulación pertenecen. Cuántos y cuáles


elementos conforman la norma. Las posibles situaciones complejas que
los rangos de aplicación puedan generar. Cuántas y cuáles evidencias
requeridas exige la norma. Las posibles limitaciones de costos para
obtener evidencias. El tiempo requerido para obtener evidencias, según
alcance de la norma. Las técnicas e instrumentos que debe y puede
utilizar. Los formatos establecidos para registrar los desarrollos del
proceso. La disponibilidad de máquinas, equipos, elementos, materiales,
procedimientos, instructivos. La disponibilidad del Portafolio de
evidencias para cada candidato, físico o virtual.

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Juicio de competencia laboral

La emisión del juicio de la competencia laboral, es el resultado del proceso


de evaluación realizado, de la producción de evidencias y de su recolección
y tiene como fin establecer si el candidato tiene la competencia para
desempeñarse laboralmente.

El evaluador analiza los resultados de evaluar las evidencias presentadas


por el candidato y emite uno de los dos juicios: competente; o aún no
competente.

Finalizado el proceso y si el candidato es declarado aún no competente,


debe éste bajo su responsabilidad y autonomía desarrollar la competencia
faltante a través de planes de capacitación, formación o entrenamiento,
contando con las alternativas que le brinde el SENA o la empresa.

Considerando que el proceso tiene un carácter interactivo, el candidato


tiene la opción de hacer nuevos intentos, teniendo en cuenta la fecha
de oferta del servicio de certificación del SENA en la misma norma
de competencia; para ello debe hacer su inscripción registrando su
nuevo intento, sin necesidad de realizar nuevamente la inducción-
autodiagnóstico.

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Las evidencias aprobadas en procesos anteriores, que permanecen


en el portafolio de evidencias inicial del candidato serán reconocidas
actualmente, es decir, serán aceptadas siempre y cuando la norma no
haya cambiado para ese momento, por tanto el candidato, presentaría
evidencias sólo de las competencias que no pudo demostrar.

Es responsabilidad del evaluador registrar en el formato Juicio de la


competencia laboral, las competencias faltantes identificadas en el
candidato para que éste tenga claro qué competencias debe desarrollar.
Emitido el juicio, se realiza el proceso de auditoría, que determinará o no
la conformidad del proceso para que el SENA, organismo certificador,
proceda a expedir los certificados a las personas competentes.

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6. Control documental

D ocumentación que deben tener en cuenta los participantes de un


proceso de certificación por competencias.

Documentación del Documentación del


evaluador auditor

Documentación del Documentación del


coordinador en la Portafolio de evidencias
empresa del candidato

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Documentación en carpeta del evaluador:

• Certificado de formación como evaluador.


• Certificado del perfil técnico del evaluador, expedido por la
empresa o centro de formación.
• Certificado de actualización en el proceso ajustado.
• Normas de competencia laboral que está evaluando.
• Proceso para evaluar-certificar competencias laborales.
• Presentación utilizada en la inducción a candidatos (medio
digital o material impreso).
• Lista de participantes en la Inducción-autodiagnóstico.
• Prueba utilizada para evaluar (instrumentos definidos por mesa
sectorial).
• Cronograma del evaluador.
• Normatividad del sector, si existe, relacionada con la norma de
competencia a certificar y emitida por entidad gubernamental.

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Documentación en carpeta del auditor:

• Certificado de formación como auditor del sistema de


certificación de competencias laborales, expedido por el SENA.
• Certificado de formación como evaluador de competencias
laborales y certificado de la actualización realizada.
• Procedimiento para auditar el sistema de certificación de
competencia laboral.
• Registros de las auditorías realizadas, debidamente
organizadas según procesos auditados.

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Documentación en carpeta del coordinador en la empresa

• Solicitud de interés dirigida al Subdirector del Centro de


Formación, para iniciar el proceso de certificación en la empresa.
• Copia del Acta de apoyo mutuo y de confidencialidad para
adelantar el proceso de certificación de competencias laborales.
• Directorio de sus evaluadores formados, pertenecientes a la
empresa y grupo de candidatos asignados a cada uno de ellos.
• Carta en donde la empresa presenta a las personas expertas,
para ser formadas como evaluadoras de competencias laborales.
• Registro de Lista de participantes en la Inducción-
autodiagnóstico.
• Carta dirigida al Subdirector de Centro enviando fotocopia
del registro de inscripción, fotocopia de documento de
identificación y del registro de la emisión del juicio.
• Informes de auditorías realizadas por el SENA.
• Evidencias de las novedades de los candidatos (actas que se
levanten por aplazamiento, retiro voluntario, traslado del
proceso a otro Centro y cancelación por abandono o deserción).

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Documentación en carpeta del Portafolio de evidencias


del candidato

• Constancia de trabajo.
• Registros de inscripción, plan de evaluación, presentación de
evidencias y emisión del juicio evaluativo.
• Fotocopia del documento de identificación.
• Norma(s) de competencia evaluada(s).
• Hoja de respuestas a cuestionarios aplicados.
• Solicitud o acta de aplazamiento, retiro, traslado o cancelación
del proceso.
• Apelaciones y respuestas a ellas, si existiesen.

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7. Testimonios sobre el proceso de certificación

U na de las instituciones gubernamentales pioneras en el proceso de certificación en competencias es el Instituto Nacional de Medicina Legal y
Ciencias Forenses. Yolanda Pabón, líder del área de Talento Humano, explica en el siguente video el paso a paso de éste proceso realizado por
el SENA.

Link: https://www.youtube.com/watch?v=b92v-pSGXLk

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L os primeros trabajadores que se vinculan a los procesos de certificación de competencias, terminan siendo los evaluadores de otros, que
posteriormente, deciden tomar este camino. En el Instituto Nacional de Medicina Legal realizó un plan piloto de certificación en el área de
Lofoscopia. En el siguiente video, María Lucía Bustamante relata cómo vivió ese proceso de certificación en el área y terminó siendo una de las
evaluadoras internas de la entidad.

Link: https://www.youtube.com/watch?v=4_AV7WY64gA

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Conclusiones

E l proceso de evaluación y certificación de competencias laborales


busca que el trabajador se capacite para mantenerse vigente y para
desarrollar sus planes de mejoramiento personales en el marco del
proyecto de vida individual.

Por ello este proceso se constituye en un excelente pilar para el


mejoramiento del talento humano de las empresas. Pero se requiere que
sea visto al interior de la empresa, no solo como buscar una certificación
para sus empleados, sino que debe estar unido a elementos estratégicos
y funcionales que ayuden al logro de resultados.

Además al incorporar todos los procesos de talento humano, esta


evaluación permite dar retroalimentación de cómo se debe realizar la
selección, inducción, formación y evaluación del desempeño.

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Referencias

Dessler, G., (2001). Administración de Personal. México D.F.,México: Prentice Hall.

Dólar, S., Jackson¸E. & Schuler, S. (2003). Gestión de los Recursos Humanos: Preparando Profesionales para el Siglo XXl (2 ª ed.). Madrid,España: Editorial
Mc. Graw–Hill/Interamericana de España.

Gómez-Mejía, L., Balkin, D. (2004). Administración de Recursos Humanos. Madrid, España: Editorial Mac. Graw-Hill/ Interamericana de España.

Sherman, A., Bohlander, G., & Snell, S. (1999). Administración de Recursos Humanos (11 ª ed.). México D.F.,México: Thomson Editores.

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Glosario

Análisis funcional Norma de competencia


Método que permite la identificación de competencias a partir Estándar reconocido que describe los resultados del
de un propósito clave hasta identificar las contribuciones desempeño en una función laboral.
individuales.

Clasificación nacional de ocupaciones (C.N.O)


Organización sistemática de ocupaciones del mercado laboral
colombiano.

Competencia laboral
Capacidad de una persona para desempeñar funciones
productivas en el mercado laboral.

Criterios de desempeño
Resultados que una persona debe obtener en situaciones de
trabajo, que demuestren un desempeño competente.

Elementos de competencia
Descripción de lo que una persona debe ser capaz de hacer,
que se evidencian en aspectos como: criterios de desempeño,
rangos de aplicación, conocimientos y evidencias requeridos.

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Créditos
EQUIPO TÉCNICO PEDAGÓGICO

Luz Marina Maldonado Cifuentes


Anna Victoria Paipilla Paipilla
Hugo Alberto Torres Garzón
Martha Urquijo Puerto

LÍDERES LÍNEA DE PRODUCCIÓN


Jairo Antonio Castro Casas
Mónica Patricia Osorio Martínez

ASESORA PEDAGÓGICA

Johana Melina Montoya

GUIONISTAS

Gustavo Eduardo Reyes Ramirez


Fabio Andrés Tabla Rico

DISEÑADORES
David Leonardo Barrios Rodríguez
Cristian Camilo Castillo Castillo
Marióm Alejandra Cruz Casas
Óscar Iván Pineda Céspedes
David Oswaldo Pinzón Rojas
John Milton Zárate Martínez

PROGRAMADORES
Diego Armando Monroy Barrera
Gisell Rodriguez Ortegón

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