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LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DEL ARCHIVO PARA UNA


BUENA GESTION EMPRESARIAL

La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su


lengua.
Octavio Paz.

“Pese a la obviedad hay que insistir en un Estado de derecho, y los documentos son el lenguaje natural de la
administración, y que en una sociedad democrática, el control social y la participación ciudadana se basan en registros
confiables, verídicos y consultables de los actos de la administración”.

AGN

INTRODUCCION

Es de suma importancia que los directivos de las empresas como el personal encargado
dominen a cabalidad todo lo relacionado con los conceptos técnicos y los lenguajes
archivísticos, implementados en la Ley 594 del 2000.

De donde establece claramente una definición muy clara sobre la Gestión Documental1;

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y


organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Entre otras tantas definiciones importantes, reglas y principios generales que regulan esta
función archivística del Estado, y su ámbito de aplicación.

Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y cultural;
pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país, pasada su vigencia.

Importantes a la hora de toma decisiones basándose en sus antecedentes en su historia…

“…los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,


económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de
los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como
centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano”.

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http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/ley_594_2000.pdf
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LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DEL ARCHIVO PARA UNA
BUENA GESTION EMPRESARIAL

C olombia, históricamente siempre ha padecido por así decirlo; de la corrupción en todos


los niveles. Porque somos uno de los países productores y exportadores de droga, por qué en
nuestro país existe el lavado de activos, porque existe la guerrilla, los paramilitares, porque
existe la corrupción en la política; y no terminaríamos de mencionar tantas flaquezas
humanas. Que son quizás el promotor de la pobreza, las guerras, la desigualdad en las
riquezas y muertes en el territorio colombiano.

No es raro que existan empresas públicas o privadas que no quieren seguir las reglas y
principios del gobierno estatal. Porque lo más probable es que su patrimonio, su actividad
como tal no sea legal. Debería existir una conciencia de emprendimiento en aras del
mejoramiento de vida de los habitantes del territorio colombiano. En el mismo momento de
empezar labores una empresa.

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de


los documentos. El profesional en documentación de la información archivística; debe tener
plena conciencia de la gran importancia de los archivos, que se debe ser multiplicador y
promotor de la buena costumbre de organizar los archivos. Solo si somos persistentes y se
da el ejemplo; podemos soñar con que algún día Colombia, contará con un orden como parte
de las políticas del Estado Colombiano. Que el trabajo del Archivo General de la Nación
vale la pena implementarlo y mejorarlo cada día más.

Por muy antiguos que sean ciertos documentos; ya no existe la labor de desecharlos. Sino
que se deben proteger y guardar. Aplicándoseles las técnicas adecuadas para tal fin. En busca
de dar respaldo a cualquier gestión y perpetuando nuestra historia.

Las instituciones y empresas2 deben tomar conciencia de la importancia de la conservación,


clasificación y ordenación de los archivos, deben dar estricto cumplimiento a la norma, que
es de mucha importancia la conservación de la documentación que se genera día a día en sus
actividades, como también tener un acceso fácil al manejo y consulta de los documentos
recibidos y generados, preservando así su memoria institucional y brindando un adecuado
servicio de información a los usuarios internos y externos.

Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y cultural;
pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país.

Podría decirse que la importancia de la conservación del archivo para una buena gestión
empresarial; se planifican en una serie de principios fundamentales que se acogen
perfectamente a lo establecido por ley. Estos delineamientos o principios serian en su orden:

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http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=290
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 Principio de institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos generados son un
respaldo en la gestión administrativa, económica, política y cultural sino también en el campo
de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo
así en garantizadores de derechos y núcleos de información.

 Principio de responsabilidad: Los servidores públicos son los responsables de la


organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Que debe ser cumplidas
tanto como por las entidades públicas y privadas con funciones públicas para su mayor
eficiencia en la gestión.

 Principio de dirección y coordinación de la función archivística: El gobierno ha


designado al Archivo General de la Nación como el encargado de orientar y coordinar la
actividad archivística en las entidades del estado y las vigiladas por este. Esta entidad ha sido
designada para esta tarea teniendo en cuenta que es una obligación del estado proteger la
riqueza cultural, propender por una gestión transparente tal y como lo indica la Constitución
Política del país.

 Principio de administración y acceso: Deben proporcionarse las condiciones y aplicar


y utilizar los sistemas correspondientes para la organización y administración de los archivos,
proporcionar igualmente el acceso a los documentos que él público solicite con las
excepciones de ley.

 Principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a los


lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la
producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración pública, permitiendo
así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención oportuna para quien
requiera consulta e información.

 Principio de modernización: Es por ello que la modernización es parte de la


organización y aplicación del sistema de archivos, así podrán cumplir con su función y se
aprovechara mejor este recurso. Son los documentos donde se ha registrado información, sea
cual fuere su soporte, los que pueden probar o testimoniar las actividades o gestiones de un
país entero

 Principio de interpretación: Para la adecuada interpretación y aplicación de esta ley,


el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la capacitación y
acompañamiento a las empresas públicas como a las privadas con funciones públicas en la
modernización y organización de sus archivos.

El sistema nacional de archivos está constituido por órganos asesores, coordinadores y


ejecutores. El gobierno lo conforma con el Archivo General de la Nación, los archivos de las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización administrativa, territorial y
por servicios.

Esto con el fin de que los programas de organización de archivos se desarrollen no solo bajo
los principios y políticas y normas ya establecidas, sino para que esta operación sea
debidamente coordinada y descentralizada.
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El objetivo del gobierno es que por medio de esta Ley, su aplicación y seguimiento se logre
conocer y controlar la información y sus soportes en todas las entidades, pues bien
sabemos lo que hoy en día sufrimos a causa de la corrupción, el no poseer pruebas por
falta de organización y control de los archivos ha impedido que la ley se aplique a muchas
personas que han realizado actividades corruptas y en detrimento del patrimonio nacional.

CONCLUSIONES:

Crear conciencia acerca de su importancia no solamente le compete al gobierno


nacional o a las empresas ya sean públicas o privadas, nos compete a nosotros también
como ciudadanos responsables debemos contribuir para que este sueño se cumpla.

La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización de los
archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según
organización del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos organismos
están obligados a organizar sus archivos.

Todos y cada uno de los profesionales en administración archivística debemos saber


cuál es la situación de los archivos en la empresa para la cual laboramos, si aún no se
ha propuesto un programa de gestión documental, es nuestra responsabilidad, con el
firme propósito de ser propiciar un ambiente de orden.

Es muy importante para la vida laboral la sensibilización y capacitación del personal


de la empresa, pues la administración de la información requiere de la importancia y
las prácticas documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado
para la empresa.

Todos somos actores importantes en el proceso de modernización de la


administración documental de la institución.
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LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DEL ARCHIVO PARA UNA
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BIBLIOGRAFIA

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=290

http://www.clubensayos.com/Temas-Variados/MEDIDAS-DE-CONSERVACION-Y-
MANEJO/1754301.html

http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/ley_594_2000.pdf

http://es.slideshare.net/NILENSE/la-importancia-de-la-gestion-documental-en-el-desempeo-
profesional