Antes de hacer una

inversión o un gasto, se
deben seguir los
siguientes pasos:
1. Verificar que el gasto o inversión este contemplado en el Plan de Inversión,
Operativo, Desarrollo, Plan de Compras, PAC, Plan de necesidades y
Presupuesto, pues de lo contrario se tendría que hacer ajustes a estos
documentos e informar al Consejo Directivo y al SICE cada que un gasto o
inversión no esté en estos soportes.
2. Tener el formato de solicitud del bien y servicio por parte del funcionario que lo
esté solicitando totalmente diligenciado y firmado.
3. Tener el valor del artículo, garantías, características técnicas o el valor de la
obra, si es a todo costo, que materiales se van a utilizar, el valor de los
materiales, tiempo de entrega de la misma, garantías, especificaciones técnicas,
plan y cronograma de actividades.
4. Cotizar en el SICE (Sistema Integral de Contratación Estatal).
5. Realizar la Disponibilidad y firmarla.
6. Publicar la invitación (antes de publicarlas deben estar revisadas y aprobadas).
7. Recibir las propuestas con la totalidad de documentación que se solicite (la
tesorería no debe hacer las cuentas cobro, cotizaciones o sacar las
certificaciones de contraloría y procuraduría, esto es un requisito que debe
llevar el proveedor).
8. Hacer el estudio técnico por parte del Rector, pues como ordenador del gasto
le corresponde determinar cuál es la mejor propuesta y por qué de su
escogencia.
9. Realizar el Contrato u Orden y firmarlas por las partes.
10. El rector debe tener una reunión al iniciar la obra o la compra para la firma del
acta de inicio y otra reunión al terminar para la firma del acta final, como
también hacer el registro fotográfico del antes, durante y después.
11. Realizar el pago solamente los días viernes, después que la contadora haga las
respectivas revisiones y ajustes contables.
12. Solamente entregar el cheque al representante legal o con carta de
autorización autenticada.